Thực trạng và giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Bộ NN&PTNT

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 3 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng 5 1.1.1. Tổng quan về quản lý chất lượng 5 1.1.1.1. Chất lượng 5 1.1.1.2. Quản lý chất lượng 6 1.1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng 8 1.1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.1.2.1. Giới thiệu về tổ chức ISO và Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.1.2.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 11 1.1.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 13 1.1.3.1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ. 13 1.1.3.2. Các bước xây dựng quy trình xử lý công việc theo tiêu HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ. 15 *Tiểu kết: 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN. 16 2.1. Giới thiệu về Bộ NN&PTNT 16 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT 16 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT 18 2.2. Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.1. Giới thiệu về bộ máy làm văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.2. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCNV ISO 9001:2008 trong công tác văn thư 20 2.2.2.1. Quy trình trình kí, phát hành văn bản của Bộ 21 2.2.3. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ. 35 2.3.4. Đánh giá về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT 39 2.3.4.1. Ưu điểm 39 2.3.4.2. Nhược điểm 41 2.3.4.3. Nguyên nhân 41 * Tiểu kết: 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ NN&PTNT 43 3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện, bổ sung hệ thống tài liệu 43 3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo. 43 3.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng 44 3.4. Nhóm đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL. 45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 DANH MỤC PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Quảntrị Văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiếnthức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên cô: Đinh Thị Hải Yến đã hướng dẫngiúp em thực hiện đề tài này Đồng thời em xin gửi lời cám ơn tới các anh chị tạiVăn phòng Bộ NNPTNT đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế hoạt độngcủa văn phòng, cung cấp cho em các tài liệu cần thiết để em hoàn thành bài tiểuluận này Với vốn kiến thức hạn hẹp, và thời gian hoàn thành tiểu luận có hạn,

em không tránh được nhiều thiếu xót trong khi thực hiện Em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp, phê bình của các thầy cô, đó sẽ là hành trang quýbáu cho sự nghiệp sau này của em

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan tất cả những thông tin, trong bài tiểu luận này đều là

tình hình thức tế công tác ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn thư –

Lưu trữ tại Bộ NN&PTNT em không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác

Em xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu: 3

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5

1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng 5

1.1.1 Tổng quan về quản lý chất lượng 5

1.1.1.1 Chất lượng 5

1.1.1.2 Quản lý chất lượng 6

1.1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 8

1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 9

1.1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO và Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9

1.1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 11

1.1.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 13

1.1.3.1 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ 13

1.1.3.2 Các bước xây dựng quy trình xử lý công việc theo tiêu HTQLCL

TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ 15

*Tiểu kết: 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16

2.1 Giới thiệu về Bộ NN&PTNT 16

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT 18

2.2 Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ NN&PTNT 19

2.2.1 Giới thiệu về bộ máy làm văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ NN&PTNT 19

2.2.2 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCNV ISO 9001:2008 trong công tác văn thư 20

2.2.2.1 Quy trình trình kí, phát hành văn bản của Bộ 21

2.2.3 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ 35

2.3.4 Đánh giá về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT 39

2.3.4.1 Ưu điểm 39

2.3.4.2 Nhược điểm 41

2.3.4.3 Nguyên nhân 41

* Tiểu kết: 42

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ NN&PTNT 43

3.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện, bổ sung hệ thống tài liệu 43

3.2 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo 43

3.3 Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng 443.4 Nhóm đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL 45

KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 DANH MỤC PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Bộ NN&PTNN Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thônHTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng

VT- LT Văn thư – Lưu trữ

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ngày càng phát triển, yêu cầu đối với hoạt động nền hành chínhnhà nước ngày càng cao, đòi hỏi các cơ quan hành chính nhà nước phải hướngđến mục tiêu chất lượng, hoạt động hiệu quả Để triển khai thực hiện, Thủ tướngChính phủ đã đề ra chủ trương tất cả các cơ quan hành chính nhà nước phải ápdụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tạiQuyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/06/2006 Hiện nay, quyết định này đãđược thay thế bằng Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủtướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO9001;2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức hệ thống hành chính nhànước Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng hiệuquả Đòi hỏi về quản lý chất lượng được đặt ra trong hầu hết các hoạt động côngtác của cơ quan nhà nước

Thực hiện theo Quyết định đó, Bộ NN&PTNT là một trong các cơ quanhành chính nhà nước đi đầu trong việc thực hiện ứng dụng HTQLCL vào hoạtđộng của cơ quan Tại Bộ NN&PTNT đã thực hiện ứng dụng ISO vào nhiềuhoạt động, tiêu biểu công tác ứng dụng ISO 9001:2008 vào trong công tác Vănthư- lưu trữ của Bộ

Để hiểu rõ hơn về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2008 Em đã lựa chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại

Bộ NN&PTNT”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là một vấn đề được các cấp, cácnhà quản lý quan tâm Chính vì vậy hiện nay đã có nhiều sách, giáo trình, đề tàikhoa học nghiên cứu về ISO, cụ thể:

Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất

lượng,Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội

Mai Ngọc Lành (2012), Luận văn thạc sỹ, Nghiên cứu xây dựng hệ thống

hỗ trợ quản lý chất lượng sản phẩm in theo tiêu chuẩn ISO 9001:200 tại công ty TNHH MTV in Bình Định.

Đặng Minh Trí (2013), Tóm tắt Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

TCVN ISO 9001:2008 trong lĩnh vực hành chính cấp phường tại UBND phường Hòa Mnh, quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ.

Ngoài ra còn có một số bài viết trên tạp trí, báo:

Ngô Quý Việt (2003), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho các cơ

quan hành chính nhà nước, Bài viết do Tổng cục Trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn

đo lường chất lượng viết cho Diễn đàn Năng suất Chất lượng của Trung tâmNăng suất Việt Nam

Viết Trọng (2015), ISO trong cải cách hành chính, Bài viết trên báo Lâm

Đồng online

Mặc dù có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu về áp dụng ISO Tuy nhiên,chưa có bài viết nào cụ thể nghiên cứu cụ thể về tình hình ứng dụng ISO trongcông tác văn phòng cụ thể là công tác Văn thư- Lưu trữ tại Bộ NN&PTNT Dovậy, đề tài nghiên cứu này kế thừa và phát huy những cơ sở lý luận và HTQLCLtheo tiêu chuẩn ISO của các công trình đi trước, và áp dụng thực trạng tại BộNN&PTNT

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tácvăn thư, lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn

quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ tại BộNN&PTNT

+ Về thời gian: Nghiên cứu việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trongcông tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT từ năm 2012 đến năm 2016

4 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em đã sử dụng các phương phápnghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tìm hiểu các tài liệu liênquan đến chất lượng, HTQLCL theo ISO 9000, cơ sở khoa học về HTQCL

- Phương pháp thu thập tài liệu: Nghiên cứu, xin tài liệu các quy trìnhHTQLCL được ứng dụng tại Bộ để làm tài liệu nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích, đánh giá nhận xét, các quytrình của Bộ từ đó tổng hợp lại thành một hệ thống

- Phương pháp quan sát: Qua quá trình kiến tập tại Bộ, từ việc quan sát vàtrực tiếp tham gia thực hiện khi làm việc, sử dụng phương pháp quan sát em đãchỉ ra được ưu, nhược điểm và nguyên nhân hạn chế của nó

6 Giả thuyết nghiên cứu:

Thực hiện đề tài này góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả áp dụngHTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác vănthư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu về HTQLCL bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

- Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá thực tiễn và đề xuất kiến nghị nhằm nângcao hiệu quả việc áp dụng HTQLCL bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ứng dụngtrong công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ NNPTNT

8 Cấu trúc của đề tài

Đề tài: “Thực trạng và giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụngISO 9001:2008 trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Bộ NN&PTNT” gồm 3chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống quản lý chất lượng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công

tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc áp dụng

HTQLCLtheo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Bộ NN&PTNT

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

CHẤT LƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1 Tổng quan về quản lý chất lượng

1.1.1.1 Chất lượng

a) Khái niệm chất lượng

“ Chất lượng” là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau.

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng Hiện nay có một số định nghĩa

về chất lượng đã được các chuyên gia đưa ra như sau:

Theo Philips Crosby đã định nghĩa: “ Chất lượng là sự phù hợp với yêucầu”

Theo Barbara Tuchman cho rằng: “ Chất lượng là sự tuyệt hảo của sảnphẩm

Tiến sỹ Eward Deming: “ Chất lượng là sự phù hợp với mục đích sử dụnghay sự thỏa mãn của khách hàng

Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông “Chất lượng là tổng thể những tínhchất, thuộc tính cơ bản của sự vật (sự việc)…làm cho sự vật, sự việc này phânbiệt với sự vật (sự việc) khác

Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quanđiểm về chất lượng khác nhau Tuy nhiên có một định nghĩa về “Chất lượng”được thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức quốc tế về tiêuchuẩn hóa (ISO) đưa ra định nghĩa chất lượng trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhưsau: “ Chất lượng là mức độ mà một tập hợp các tính chất đặc trưng của thực thể

có khả năng thỏa mãn các nhu cầu đã nêu ra hay tiềm ẩn”

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tậphợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trìnhtheo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng

b) Đặc điểm của chất lượng

- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn yêu cầu

Yêu cầu có thể là nhu cầu, cũng có thể là những mong đợi Nhu cầu là

những đặc tính không thể thiếu đối với khách hàng hay các bên quan tâm về sảnphẩm được cung cấp Những mong đợi nếu được thỏa mãn sẽ đem lại tính hiệucạnh tranh cho sản phẩm, ví dụ như hình thức bên ngoài, thái độ, hành vi ứng xửtrong cung cấp dịch vụ.

Xuất phát từ phân tích trên có thể chia chất lượng thành hai loại: “Chấtlượng phải có” là để đáp ứng các nhu cầu, “Chất lượng hấp dẫn” là để đáp ứngcác mong đợi Tuy nhiên, mọi vấn đề luôn luôn thay đổi, điều kiện sống cũngvậy Do đó, có những đặc tính trong thời kì này được coi trọng nhưng sau đóđược coi là nhu cầu

- Chất lượng vừa mang tính cụ thể, vừa mang tính trừu tượng

Yêu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới các quy định, tiêu chuẩn nhưngcũng có những yêu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảmnhận chúng hoặc có khi chỉ phát hiện được chúng trong quá trình sử dụng Do

đó chất lượng cũng mang đặc điểm tương tự

- Chất lượng sản phẩm mang tính tương đối

Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn yêu cầu, mà yêu cầu lại luôn luônthay đổi nên chất lượng và tiêu chuẩn chất lượng cũng thay đổi thích ứng theothời gian, không gian và điều kiện sử dụng sản phẩm

- Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà

còn áp dụng cho mọi đối tượng bất kỳ như hệ thống, quá trình…

1.1.1.2 Quản lý chất lượng

a) Khái niệm

Khái niệm quản lý chất lượng đã có nhiều tác giả quan tâm được nhiều tổchức nghiên cứu:

- Theo GOST 15467-70 “ Quản trị chất lượng là xây dựng, đảm bảo và

duy trì mức chất lượng tất yếu của sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông vàtiêu dùng” Điều này được thể hiện bằng cách kiểm tra chất lượng có hệ thốngcũng như sự tác động tích cực đến các nhân tố, điều kiện ảnh hưởng đến sảnphẩm

- Theo giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong

lĩnh vực quản trị chất lượng của Nhật Bản cho rằng: “ Quản trị chất lượng là quátrình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm cóchất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏamãn nhu cầu của người tiêu dùng”.

 Nhìn chung, có rất nhiều định nghĩa về quản lý chất lượng khác nhau,nhưng ta hiểu theo một định nghĩa mà được công nhận và phổ biến rộng rãi đó

là khái niệm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tếISO: “ Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ramục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biệnpháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng vàcải tiến chất lượng trong khuôn khổ một nhất định”

b) Nguyên tắc của quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng bao gồm 07 nguyên tắc cơ bản Khi thực hiện quản lýchất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng của khách

hàng:

Trong cơ chế thị trường, khách hàng là người chấp nhận và tiêu thụ sảnphẩm Khách hàng có những yêu cầu về sản phẩm, chất lượng và giá cả sảnphẩm Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm phảihướng tới khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, được khách hàng chấpnhận và tin dùng

- Thứ hai, coi trọng con người trong quản lý chất lượng:

Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong quá trình hình thành, đảmbảo, nâng cao chất lượng sản phẩm Vì vậy, trong công tác quản trị chất lượngcần áp dụng các biện pháp thích hợp để huy động nguồn lực, tài năng của conngười ở mọi cấp, mọi ngành vào việc đảm bảo và nâng cao chất lượng

- Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng bộ, toàn diện:

Chất lượng sản phẩm là kết quả tổng hợp của các lĩnh vực kinh tế, tổchức, kỹ thuật… liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xâydựng chính sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau khi bán Nó

cũng là kết quả của những cố gắng, nỗ lực chung của các ngành, các cấp địaphương và từng con người Do vậy, đòi hỏi phải đảm bảo tính toàn diện và sựđồng bộ trong các mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo và nâng cao chất lượng.

- Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu

đảm bảo và cải tiến chất lượng:

Đảm bảo và cải tiến chất lượng là sự phát triển liên tục, không ngừng củacồng tác quản lý chất lượng Đảm bảo chất lượng bao hàm việc duy trì và cảitiến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Cải tiến chất lượng bao hàm việc đảmbảo chất lượng và nâng cao hiệu quả, hiệu suất của chất lượng nhằm thảo mãnnhu cầu của khách hàng Muốn tồn tại và phát triển trong cạnh tranh, doanhnghiệp phải đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng không ngừng

- Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính quá trình:

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và cáchoạt động được quản lý như một quá trình Quá trình là một tập hợp các hoạtđộng có liên quan với nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra Lẽ

dĩ nhiên, để quán trình có ý nghĩa, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, cónghĩa là, quá trình làm gia tăng giá trị Trong một doanh nghiệp, đầu vào củamột quá trình là đầu ta của quá trình trước đó Quản lý các hoạt động của mộtdoanh nghiệp thực chất là quản lý các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng

- Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra

Kiểm tra là khâu rất quan trọng của bất kì một hệ thống quản ký nào.Không có kiểm tra sẽ không có hoàn thiện, không có đi lên Trong quản lý chấtlượng cũng vậy, kiểm tra nhằm mục địch hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biệnpháp khắc phục khâu yếu, phát huy cái mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượngsản phẩm ngày một hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu của thị trường

Những nguyên tắc trên được coi là kim chỉ nam cho quản lý chất lượng đểcác cơ quan, tổ chức có thể áp dụng một cách đúng đắn nhất, đạt hiệu quả tốtnhất khi áp dụng các hoặc phương pháp quản lý chất lượng

- Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục:

Nguyên tắc cải tiến liên tục trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO là mộtđiều vô cùng quan trọng, nguyên tắc này đảm bảo cho việc không ngừng nângcao chất lượng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO

1.1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng

 Khái niệm:

Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là tổ chức, công cụ, phương tiện

để thực hiện mục tiêu và các chức năng quản lý chất lượng HTQLCL là tổ hợpnhững cơ cấu tổ chức, trách nhiệm thủ tục, phương pháp và nguồn lực hiệu quảquá trình quản lý chất lượng HTQLCL của một tổ chức có nhiều bộ phận hợpthành, các bộ phận này có quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau

HTQLCL trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước theo tiêuchuẩn TCVN ISO là mô hình về phương pháp quản lý, là công cụ hỗ trợ để các

cơ quan kiểm soát và hiệu quả cao trong hoạt động của mình; tạo dựng mộtphương pháp làm việc khoa học: xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm), và

rõ cách làm ( theo trình tự nào, theo biểu mẫu nào…); rõ thời gian thực hiệntừng công đoạn nhằm khắc phục những nhược điểm phổ biến lâu nay của quản

lý hành chính lag làm theo thói quen, kinh nghiệm…

HTQLCL phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ cùng với các yêu cầu kỹ thuật cho

các sản phẩm đó, các quy trình này đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

- Các yêu tố kỹ thuật, quản trị và con người ảnh hưởng đến chất lượng

sản phẩm phải được thực hiện theo kế hoạch đã định; hướng về giảm, loại trừ vàquan trọng nhất là ngăn ngừa sự không phù hợp

 Vai trò

HTQLCL là bộ phận hợp thành của hệ thống quản lý tổ chức, doanhnghiệp HTQLCL không chỉ là kết quả của hệ thống mà còn là yêu cầu đối với

hệ thống khác HTQLCL đóng vai trò quan trọng trên các điểm sau:

- Tạo ra sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng

- Đảm bảo cho tiêu chuẩn mà tổ chức được duy trì

- Tạo điều kiện cho các bộ phận, phòng ban hoạt động hiệu quả, giảm

thiểu sự phức tạp trong quản lý

- Tập trung vào việc nâng cao chất lượng, giảm chi phí,…

1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

1.1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO và Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

a) Tổ chức ISO

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO – International sở đặt tại Geneva –Thụy Sĩ ISO là một hội toàn cầu của hơn 180 các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia

Việt Nam là thành viên chính thức năm 1977.

Cơ cấu tổ chức của ISO bao gồm:

- Đại hội đồng;

- Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được đại hội đồng ISO bầu ra;

- Ban thư kí trung tâm;

- Ban chính sách phát triển;

- Hội đồng quản lý kĩ thuật;

- Các ban kĩ thuật tiêu chuẩn;

- Các ban cố vấn;

Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế và khuyếnnghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu và bảo vệ an toàn, sứckhỏe và môi trường cho cộng đồng

Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sảnphẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…

Hàng năm, tổ chức ISO đều tiến hành khảo sát về số lượng các giấychứng nhận đã được cấp đối với các HTQLCL, gần đây nhất là năm 2013 vànăm 2014 Các số liệu thống kế được thể hiện trong bảng sau:

Tiêu chuẩn

Số lượng giấy chứng nhận trong năm 2013

Số lượng giấy chứng nhận trong năm 2014

Mức tăng (%)

Bảng thống kê số lượng giấy chứng nhận được cấp của các HTQLCL

trong năm 2013 và năm 2014

(Theo ISO Survey ò Management System Standard Certifications-2014)

b) Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là tiêu chuẩn về HTQLCL được tiêu chuẩn hóaQuốc tế ban hành lần đầu vào năm 1987 nhằm mục đích đưa ra một mô hìnhđược chấp nhận ở mức độ quốc tế về hệ thống đảm bảo chất lượng và có thể ápdụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực khác nhau.ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệthống quản lý chất lượng không phải tiêu chuẩn cho sản phẩm Và được áp dụngcho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau

ISO 900 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các

tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích của ISO 900 là giúp tổ chứchoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình traođổi thương mai quốc tế dễ dàng hơm và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cầntrú trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồmnhiều tiêu chuẩn sau:

ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

ISO 9000: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu

ISO 9004: 2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá về hệ thống quản lý

Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015

1.1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đượccoi là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản đối vớiHTQLCL của một tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của tổ chức đó luôn cókhả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định Đồngthời, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một tổchức trong hoạt động nhằm suy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực

và hiệu quả hoạt động

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước, TCVN ISO 9001:2008 sẽ làbiện pháp hỗ trợ tích cực cho cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực vàhiệu quả quản lý nhà nước thông qua nâng cao chất lượng công việc (xem xét,giải quyết kịp thời, đầy đủ, không gây phiền hà ) và nssng cao tính chất phục

vụ ( có tinh thần trách nhiệm, quan tâm lợi ích của công dân, có văn hóa trong

cư xử…)

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:

- Nhóm 1 Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu

- Nhóm 2 Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:

+ Cam kết của lãnh đạo

+ Hướng vào khách hàng

+ Chính sách chất lượng

+ Hoạch định

+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

+ Xem xét của lãnh đạo

- Nhóm 3 Yêu cầu về quản lý nguồn lực bao gồm:

+ Cung cấp nguồn lực

+ Nguồn nhân lực

+ Cơ sở hạ tầng

+ Môi trường làm việc

- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:

+ Hoạch định về việc tạo sản phẩm

+ Thiết kế và phát triển

+ Mua hàng

+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ

+ Kiểm soát phương tiện và theo dõi đo lường

- Nhóm 5 Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Theo dõi và đo lường

+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

+ Phân tích dữ liệu

+ Cải tiến

1.1.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn

phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõđược trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏamãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số

cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối vớicác nghiệp vụ:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Quản lý văn bản đến

+ Quản lý nhân sự

+ Tổ chức sự kiện

+ Kiểm soát tài liệu

+ Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tácvăn phòng, các bộ phận phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩnISO 90001: 2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm,…

1.1.3.1 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ.

a) Mục đích:

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 vào trong công tácvăn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộcnội dung công tác văn thư, lưu trữ được khoa học, đồng thời tạo điều kiện đểlãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng

c) Yêu cầu:

Để việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vàotrong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả thì các cơ quan, tổ chức phải đáp

ứng các yêu cầu cụ thể sau:

 Yêu cầu chung:

+ Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư lưu trữ

+ Cơ quan, tổ chức đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ

+ Cơ quan, tổ chức có nguồn nhân lực thực hiện

+ Cơ quan tổ chức phải có cơ sở vật chất cần thiết

 Yêu cầu chi tiết:

+ Quy trình xử lý công việc phải được cụ thể hóa các quy trình hoạt động thành những bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế

+ Quy trình xây dựng phải rõ ràng, chỉ rõ trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân tham gia vào quy trình đó

+ Các quy trình xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện

d) Nội dung:

- Đối với công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gổm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu…nhằm đảm bảo chohoạt động quản lý của cơ quan tổ chức Chính vì vậy, chất lượng của công tácvăn thư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan tổchức Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư thì cần áp dụngHTQLCL vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

+ Quy trình quản lý văn bản đi

+ Quy trình quản lý văn bản đến

+ Quy trình tiếp nhận hồ sơ

+ Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;

+ Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…

- Đối với công tác lưu trữ:

Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng HTQLCL theo tiêu

chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

+ Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu

+ Quy trình phân loại tài liệu

+ Quy trình chỉnh lý tài liệu

+ Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

+ Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc…

1.1.3.2 Các bước xây dựng quy trình xử lý công việc theo tiêu HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ.

Thực hiện xây dựng quy trình quản lý văn thư, lưu trữ chính xác theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008 cần phải thực hiện những bước cơ bản sau:

+ Xác định tên gọi của quy trình

+ Xác định mục đích xây dựng quy trình

+ Xác định phạm vi áp dụng

+ Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình

+ Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc cụm từ viết tắt cần diễn giải+ Xác định nội dung, trình tự công việc… Trách nhiệm của mỗi cá nhân,đơn vị liên quan…

+ Xác định tên gọi của hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hìnhthành để đưa vào hồ sơ và nới lưu giữ hồ sơ

+ Xác định phục lục đính kèm

*Tiểu kết:

Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng không chỉ là yêu cầu mà con là tính cấp thiết của mọi cơ quan, tổ chức Để thực hiện được việc ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động của Văn phòng thì các cơ quan tổ chức cần nắm rõ được các nguyên tắc, yêu cầu, các căn

cứ pháp lý nhằm đảm bảo xây dựng được các kế hoạch đúng đắn và đạt hiệu quảcao khi áp dụng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ

PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.

2.1 Giới thiệu về Bộ NN&PTNT

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT

a) Chức năng:

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp

và phát triển nông thôn đã được quy định cụ thể tại Nghị định 199/2013/NĐ-CPngày 26 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ

Ngay tại Điều 1 của Nghị định đã quy định vị trí và chức năng của Bộnhư: “Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước;quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm viquản lý của Bộ

10 Cục Trồng trọt.

11 Cục Bảo vệ thực vật

12 Cục Chăn nuôi

13 Cục Thú y

14 Cục chế biến nông sản và nghề muối

15 Cục Quản lý xây dựng công trình

16 Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn

17 Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản

18 Tổng cục Lâm nghiệp

19 Tổng cục Thủy sản

20 Tổng cục Thủy lợi

21 Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn

22 Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I

23 Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II

24 Trung tâm Tin học và Thống kê

25 Báo Nông nghiệp Việt Nam

26 Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Tại Điều này, các đơn vị quy định từ Khoản 1 đến Khoản 20 là các tổchức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị quy định

từ Khoản 21 đến Khoản 26 là các tổ chức sự nghiệp công lập phục vụ chức năngquản lý nhà nước của Bộ

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT

a) Chức năng:

Tại Điều 1 của Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năngnhiệm vụ quyền hạn và Cơ cấu của Văn phòng của Văn phòng Bộ đã quy địnhrất rõ về vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ.ư

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việcthực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thựchiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộtheo quy định…

c) Cơ cấu tổ chức:

Theo Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng nhiệm vụquyền hạn và Cơ cấu của Văn phòng của Văn phòng Bộ thì hiện nay tổ chức bộmáy của Văn phòng bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập

- Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp;

- Trung tâm dịch vụ thương mại nông nghiệp phía nam;

2.2 Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ NN&PTNT

2.2.1 Giới thiệu về bộ máy làm văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ NN&PTNT

Thực hiện theo thông tư 06 của Bộ Nội vụ về việc thực hiện tiêu chuẩnhóa phòng văn thư – lưu trữ Văn phòng Bộ NN&PTNT đã ban hành Quyết định

số 1368/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/04/2016 của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT vềviệc thành lập Phòng Văn thư – Lưu trữ trên cơ sở tổ chức tại Phòng Lưu trữ và

bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Bộ

Bộ NN&PTNT là một cơ quan lớn, có nhiều tầng nấc, tính chất công việc

và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng; số lượng cán bộ, công chứcđông, khối lượng văn bản quản lý nhiều Chính vì vậy mà Bộ NN&PTNT thựchiện hoạt động của phòng Văn thư- Lưu trữ theo cơ chế một cửa nhằm tạo thuậnlợi cho việc quản lý và giải quyết văn bản, nâng cao năng xuất và chất lượngcông việc

Về nhân sự của phòng Văn thư lưu trữ khá đầy đủ đáp ứng khối lượngcông việc

Nguyễn Hồng Tiến Trưởng phòngNgô Bá Dụ Phó trưởng Phòng

05 chuyên viên… Chuyên viên văn thư

03 chuyên viên… Chuyên viên lưu trữ

Về cơ sở vật chất, Bộ khá trú trọng tới việc đầu tư cơ sở vật chất chophòng Văn thư – Lưu trữ Văn phòng và khu làm việc được bố trí rông rãi,khang trang, là nơi trung tâm của trụ sở Bộ thuận lợi cho việc đổi thông tin giữacác đơn vị Một số trang thiết bị may móc được đầu tư hiện đại như: Máy tinh,máy fax, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế, điều hòa… được bố trí theo tiêu chuẩnvăn phòng hiện đại Đặc biệt văn thư Bộ đã ứng dụng các phần mềm quản lý vănbản rất thuận tiện góp phần nâng cao hiệu quả công việc

2.2.2 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCNV ISO 9001:2008 trong công tác văn thư

Bộ đã soạn thảo và ban hành 02 quy trình chính dựa trên HTQLCL theotiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư Bên cạnh đó Bộ cũng

đã đưa ra các tài liệu hướng dẫn, biểu mẫu cụ thể nhằm giúp cho các cán bộ,công chức nắm được một cách dễ nhất về quy trình công việc cần thực hiện

2 quy trình trong công tác văn thư đó là:

- Quy trình trình kí, phát hành văn bản của Bộ

- Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến của Bộ

 Mục đích của các quy trình trong công tác Văn thư:

Bộ NN&PTNT xây dựng và duy trì việc áp dụng các quy trình trong côngtác văn thư mà cụ thể là quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến của Bộ; quy trìnhtrình ký, phát hành văn bản của Bộ nhằm đảm bảo các hoạt động quản lý cũngnhư trình tự giải quyết văn bản luôn luôn được tiến hành trong điều kiện có kiểmsoát.

 Phạm vi áp dụng của các quy trình trong công tác Văn thư:

Các quy trình này được áp dụng cho các hoạt động theo chức năng củaPhòng Văn thư – Lưu trữ của Văn phòng Bộ thuộc phạm vị hệ thống quản lýchất lượng của Bộ NN&PTNT

2.2.2.1 Quy trình trình kí, phát hành văn bản của Bộ

 Thuật ngữ/định nghĩa:

- Văn bản phát hành của Bộ: các loại văn bản do các đơn vị thuộc cơ quan

Bộ soạn thảo, trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành

- Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn: Bộ NN và PTNT:

- Quản lý văn bản tại Quy trình này bao gồm các hoạt động: Nhập tin, báocáo, thống kê; Đưa văn bản, thông tin văn bản phát hành lên mạng điện tử; Kiểmtra phát hiện, xử lý