ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 3 5. Phương pháp nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết khoa học: 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài : 3 8. Cấu trúc đề tài: 4 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 5 1.1. Vài nét về văn phòng: 5 1.1.1 Khái niệm văn phòng: 5 1.1.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng 5 1.2. Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 8 2.1 Cơ sở lý luận về ISO 8 2.1.1 Khái niệm ISO 8 2.1.2 . Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.3 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai. 11 2.1.4 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai 11 2.2. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ trong UBND Quận Hoàng mai. 11 2.2.1. Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.2. Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 13 2.3. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai 14 2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001. 15 2.3.2. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng Mai . 15 2.4. Nguyên nhân 17 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 19 3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 19 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai 19 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện đề tài nghiên cứu : ”Từ thực tế làm việc tại cơ quan, trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị.”

Ngoài sự cố gắng của bản thân Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy bộ môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Quản trị văn phòng đã nhiệt tình chỉ bảo, và giảng dạy em để em có thể hoàn thành bài nghiên cứu một cách tốt nhất và hoàn chỉnh.

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai đã cung cấp cho tôi những tài liệu đáng quý và hữu ích để phục

vụ tốt và đảm bảo tính trung thực và thực tiễn cho luận văn của tôi đạt kết quả cao.

Tôi xin cảm ơn tất cả những ai quan tâm và đọc bài nghiên cứu này của tôi, góp

ý kiến cho tôi để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cánhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy bộ môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Quản trị văn phòng.

Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong đề tài nghiêncứu này trung thực và chưa từng công bố dưới bất kì hình thức nào Tất cảnhững tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả

Nếu có gì sai, tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Xin chân thành cảm ơn!

Người thực hiện

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu: 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 3

5 Phương pháp nghiên cứu: 3

6 Giả thuyết khoa học: 3

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài : 3

8 Cấu trúc đề tài: 4

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 5

1.1 Vài nét về văn phòng: 5

1.1.1 Khái niệm văn phòng: 5

1.1.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng 5

1.2 Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội: 6

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 8

2.1 Cơ sở lý luận về ISO 8

2.1.1 Khái niệm ISO 8

2.1.2 Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ 10

2.1.3 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai 11

2.1.4 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai 112.2 Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ trongUBND Quận Hoàng mai 112.2.1 Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ 122.2.2 Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ 122.2.3 Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ 122.2.4 Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ 132.3 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai 142.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001 152.3.2 Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tácVăn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng Mai 152.4 Nguyên nhân 17

CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 19

3.1 Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới 193.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai19

KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn

vị Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn,

đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng.

Khi một tổ chức, cơ quan thành lập thì phải có sự hoạt động, trao đổi thông tin, cung cấp thông tin,…Chính vì vậy mà văn phòng cần phải đáp ứng bằng việc cho ra đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,…

Công tác văn thư - lưu trữ vô cùng quan trọng trong hoạt dộng của văn phòng, đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải quyết công việc hàng ngày, chất lượng và hiệu quả hoạt dộng của cơ quan tổ chức.

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn

và vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản

lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp

tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức.

Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội luôn cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện đảm bảo chức năng thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng của công tác này Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu

đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập.

Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình Với mong muốn sẽ góp phần phát triển hệ thống quản

lý chất lượng phục vụ công tác văn phòng.

2 Lịch sử nghiên cứu:

Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng luôn góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức Do vậy đã có rất nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết về công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như:

- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.

- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.

- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng ,

Nhà xuất bản Hà Nội

- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê

- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của

Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian:

Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015.

- Không gian:

Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của

Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại

Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai

- Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyếtcác vấn đề còn tồn đọng

- Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội.

- Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào thực tế.

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu

+ Phương pháp định tính

+ Phương pháp định lượng

- Phương pháp diễn dịch

- Phương pháp quy nạp

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp thực thi nghiệm

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương phá điều tra, hỏi

- Phương pháp thực nghiệm

- Phương pháp tổng hợp thông tin

6 Giả thuyết khoa học:

Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là một bước tiến vượt bậc trong hoạt động của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai.

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài :

- Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tácđộng có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác

văn thư lưu trữ.

- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng

- Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện và nâng cao hoạt dộng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng trong cơ quan.

- Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực trong hoạt động công tác nghiệp vụ văn phòng.

- Đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho các bộ viên chức phục vụ công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan.

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI

1.1 Vài nét về văn phòng:

1.1.1 Khái niệm văn phòng:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin, thực hiện đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng gồm các bộ phận: Hành chính, kế toán, văn thư-lưu trữ, lễ tân, y tế, quản trị, tổ xe, bảo vệ.

1.1.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng

- Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong

đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng"

- Nhà nước Việt Nam ta luôn coi công tác văn thư lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.

- Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có

một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan

và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do

đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết côngviệc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, mà Ủy ban nhân

dân Quận Hoàng Mai Hà Nội luôn luôn cố gắng trau dồi công tác, bổ sung các trang thiết bị, cán bộ nâng cao trình độ để phục vụ tốt công tác soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, đến đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu giữ hồ sơ tài liệu trong quá trình hoạt động của đơn vị, góp phần phát triển bổ máy lãnh đạo được tốt hơn, lưu trữ những tài liệu giấy tờ trong quá trình hoạt động một cách khoa học phục vụ cho công tác tra cứu của cơ quan một cách nhanh chóng và thuận tiện Vì vậy mà Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai đã ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và công tác này.

1.2 Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai

Hà Nội:

- Quận Hoàng Mai nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà

Nội được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06/11/2003 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập các quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập các phường trực thuộc quận Long Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

- Quận Hoàng Mai có diện tích: 4.104,1 ha; dân số từ 19 vạn đến nay là 333.483 người (tính đến ngày 30/6/2009) Quận hiện có 58 tổ chức cơ sở Đảng với hơn 12.000 đảng viên.

- Quận Hoàng Mai phía Bắc giáp quận Thanh Xuân, Hai Bà Trưng, phía Tây và Nam giáp huyện Thanh Trì, phía Đông giáp sông Hồng-quận Long Biên Trải rộng từ Đông sang Tây, được chia làm 3 phần tương đối đều nhau bởi đường Giải Phóng, Tam

Trinh (theo trục Bắc-Nam) Đơn vị hành chính gồm 14 phường trên cơ sở hợp nhất 9

xã thuộc huyện Thanh Trì và 5 phường của quận Hai Bà Trưng: Hoàng Liệt, Yên Sở, Vĩnh Hưng, Định Công, Đại Kim, Thịnh Liệt, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Trần Phú, Mai Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ.

- Quận Hoàng Mai được thành lập Do vậy mà bộ máy lãnh đạo phải được thành lập vì vậy mà Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai ra đời.

- Dưới sự chỉ đạo của Thành uỷ, Ủy ban nhân dân Thành phố và sự lãnh đạo trực tiếp của Quận uỷ, HĐND, UBND quận, các tầng lớp nhân dân trong quận đã chung sức chung lòng phấn đấu không ngưng nghỉ xây dựng Hoàng Mai trở thành một quận phát triển, diện mạo đổi thay từng ngày với nhiều công trình nhà chung cư cao tầng hiện đại, các khu đô thị mới khang trang như Định Công, Linh Đàm, Đền Lừ… Đặc biệt, cơ cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá với tỷ trọng giá trị thương mại - du lịch - công nghiệp ngày càng cao Nông nghiệp phát triển theo chiều sâu với các loại cây có giá trị cao được đưa vào thâm canh tạo ra sản lượng hàng hoá cho thu nhập cao… Trên cơ sở kinh tế phát triển mạnh mẽ, các hoạt động văn hoá xã hội ngày càng được quan tâm và nâng cao chất lượng, hiệu quả nhất là trong sự nghiệp giáo dục-đào tạo, sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ nhân dân và xây dựng dời sống văn hoá trên địa bàn quận Chính hệ thống chính trị được xây dựng

và củng cố vững mạnh là nền tảng vững chắc tạo nên những thành tựu đáng phấn khởi của quận Hòang Mai trong những năm qua.

- Thành tích đạt được không chỉ thể hiện hiệu quả công tác lãnh đạo điều hành của các cấp uỷ, chính quyền, hoạt động của các đoàn thể quần chúng và tổ chức chính trị, sự nỗ lực cao của các tầng lớp nhân dân mà còn là nguồn cổ vũ, động viên rất lớn,

là niềm tự hào của Đảng bộ và nhân dân trong quận trong hành trình vươn tới tương lai, trong sự nghiệp đổi mới và quá trình hội nhập Vinh dự đón nhận Huân chương Lao động hạng Ba.

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI

2.1Cơ sở lý luận về ISO

2.1.1 Khái niệm ISO

ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch

là “ Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thốngquản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận,

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệthống quản lý chất lượng”

ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm

2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổchức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vựcsản xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động

ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào cơ quan hành

chính nhà nước đã tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trongcông việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục khôngcần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗihoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ýthức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series)

ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO

9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của cơ quanmình cần phải đáp ứng.

Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản

lý chất lượng cho tổ chức:

Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đếnsản phẩm

Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng vàduy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việcduy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với cácyêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managemet principles), 8

nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệmthực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toànthế giới Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩnmực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:

Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Cơ quanphải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:

1 Chính sách chất lượng

2 Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấpphòng ban chức năng.

3 Sổ tay chất lượng

4 Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ

- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục

- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa

Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắcchắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :

- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm củaLãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống

- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiệntừng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn

- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽđược thực hiện thích hợp và khoa học

- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sótở tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót vớinguyên nhân cũ đã từng xảy ra

- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiếntoàn bộ hệ thống

- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đềuchắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng

2.1.2 Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối vớitài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan.

Công tác lưu trữ là tất cả các công việc liên quan tới tổ chức quản lý vàkhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cơ quan, tổ chức

Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 cho bộ phận Văn thư- Lưu trữ

2.1.3 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai.

Công tác Văn thư – Lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và giữmột vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động của UBND Quận Hoàng mai

Để nâng cao hoạt động Văn thư – Lưu trữ thì việc áp dụng Hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001:2008 vào cơ quan không chỉ là một đòi hỏi cấp thiết, mộtbước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính khả thi cao góp phần nângcao ý thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên và việc tổ chức thực hiện nhiệm vụcông việc nội bộ Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan; đưa việcxây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tácVăn thư – Lưu trữ một cách khoa học, một hệ thống chất lượng hoàn chỉnh.Nhằm khắc phục những thiếu sót trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ,tạo điềukiện để Lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng mà còn góp phần quantrọng để đẩy mạnh cải cách hành chính trong cơ quan hiện nay

2.1.4 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai

Để xây dựng một quy trình một nghiệm vụ văn thư lưu trữ chính xác vàhiệu quả theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan,chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:

- Xác định tên gọi chính xác và tiêu chuẩn

- Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu trong việc xây dựngtiêu chuẩn

- Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, tráchnhiệm các phòng, ban, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn