Quy trình xử lý các cuộc họp

8. Cấu trúc của đề tài

2.4. Quy trình xử lý các cuộc họp

2.4.1. Mục đích

Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp, nơi diễn ra rất nhiều các cuộc họp giao ban, họp chuyên môn...vì vậy việc áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 dảm bảo công tác tổ chức cuộc họp được thực hiện theo một qui trình thống nhất, nâng cao chất lượng các cuộc họp; nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của Văn phòng UBND.

2.4.2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng đối với các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, các cuộc họp chuyên môn.. .

2.4.3. Định nghĩa

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật;

Gồm các cuộc họp: Họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất và họp về chuyên môn.

Họp giao ban là cuộc họp giữa lãnh đạo Văn phòng với các các trưởng phó phòng để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên;

Họp giao ban đột xuất: Là cuộc họp giao ban để triển khai các nhiệm vụ cấp bách theo yêu cầu của cấp trên;

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, tác nghiệp của đơn vị;

Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp;

Người tham dự cuộc họp là người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp;

2.4.4. NỘI DUNG

• . Họp giao ban và họp chuyên môn

Trách nhiệm Trình tự công việc Phụ lục, mẫu biểu

Phòng Hành chính, tiếp dân

1 phòng Hành

chính tiếp dân và các phòng chuyên môn

2

Phòng Hành chính, tiếp dân

3

Phòng Hành chính, tiếp dân

4

Lãnh đạo Văn phòng và trưởng các phòng

5

Phòng Hành chính, tiếp dân

6

hình 4. Lưu đồ tổ chức cuộc họp

• Mô tả quy trình

Thực hiện định kỳ, hàng tuần hàng tháng hoặc họp đột xuất.

Bước 1: Đăng ký và thông báo lịch họp:

Phòng hành chính tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng và thông báo lịch họp, nội dung họp cho các phòng trong văn phòng

Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp:

Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp và gửi cho Lãnh đạo và các phòng tham dự cuộc họp (nếu là cuộc họp giao ban).

Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình cuộc họp: Chuẩn bị nôi dung

báo cáo tại cuôc họp Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình

cuộc họp Chuẩn bị phòng họp

Triển khai tổ chức họp Đăng ký và thông báo lịch

họp

Thông báo kết quả cuộc họp và lưu

Trên cơ sở nội dung báo cáo do các phòng gửi, phòng Hành chính tổng hợp các nội dung chính của cuộc họp, xác lập chương trình cuộc họp.

Bước 4: Chuẩn bị phòng họp:

Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp.

Bước 5: Triển khai tổ chức họp:

Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình cuộc họp và báo cáo tổng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng và các phòng thuộc Văn phòng UBND.

Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) chủ trì cuộc họp;

Trưởng các phòng hoặc cán bộ được ủy quyền đọc báo cáo kết quả các công việc đã thực hiện và dự kiến công việc sẽ triển khai. Báo cáo những nội dung công tác, những vấn đề vướng mắc cần có sự thống nhất trong chỉ đạo và trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận;

Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) kết luận về những nội dung

đã thực hiện, đánh giá về những kết quả đã đạt được, những tồn tại, khuyết điểm; đồng thời chỉ đạo biện pháp khắc phục và những nội dung công tác cần triển khai trước mắt hoặc những biện pháp thống nhất trong chỉ đạo và trong nghiệp vụ chuyên môn.

Phòng Hành chính tiếp dân ghi kết luận của Chánh Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) để ra thông báo kết quả cuộc họp.

Bước 6. Thông báo kết quả cuộc họp:

Phòng Hành chính tiếp dân hoàn thiện, gửi thông báo kết quả cuộc họp tới Lãnh đạo Sở, các phòng trong Sở chậm nhất sau 3 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp.

Chương 3

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN

ĐÔNG HƯNG

Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lượng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.

3.1. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng

3.1.1. Những kết quả trong việc triển khai xây dựng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quận.

Thực hiện Quyết định số: 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước và quyết định của UBND Tỉnh Thái Bình về việc về phê duyệt kế hoạch xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận. Từ những bước đầu UBND huyện đã triển khai đến toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức, các cơ quan đóng trên địa bàn huyện.

- UBND huyện đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại 07/12 cơ quan chuyên môn là: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài chính-Kế hoạch,

Phòng Tài nguyên-Môi trường, Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội, và tại UBND các xã , thị trấn

- Đối với 7 cơ quan chuyên môn của UBND Huyện áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001:2008, UBND Huyện đã chỉ đạo việc xây dựng các quy trình trên cơ sở danh mục TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp quận bao gồm 147 thủ tục trên các lĩnh vực: Đất đai (13 thủ tục); Môi trường (03 thủ tục); Giáo dục-đào tạo (18 thủ tục); Quy hoạch (04 thủ tục); Xây dựng (08 thủ tục); Hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (02 thủ tục); Nhà ở, công sở (01 thủ tục); Công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác (04 thủ tục); Lưu thông hàng hóa trong nước và xuất nhập khẩu (06 thủ tục); Đầu tư trong nước, đầu tư của nước ngoài và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài (02 thủ tục); Đấu thầu (03 thủ tục); Kế toán, kiểm toán (01 thủ tục); Khu vực kinh tế tập thể, Hợp tác xã (17 thủ tục); Thành lập và phát triển doanh nghiệp (06 thủ tục); Người có công (24 thủ tục); Bảo trợ xã hội (08 thủ tục); Thủy sản (04 thủ tục); Bồi thường nhà nước (07 thủ tục); Chứng thực (12 thủ tục); Phát triển nông thôn (04 thủ tục).

Hiện nay, đối với các lĩnh vực mới phát sinh như: Hộ tịch (16 thủ tục); Đăng ký giao dịch đảm bảo (14 thủ tục); Phổ biến giáo dục pháp luật (02 thủ tục) và hòa giải cơ sở (01 thủ tục); Hoạt động khoa học và công nghệ (02 thủ tục). UBND huyện đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tiếp tục rà soát và xây dựng mới các quy trình. Đồng thời, rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy trình trên cơ sở các quyết định hủy bỏ, bãi bỏ, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới của UBND Tỉnh Thái Bình về danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện.

3.1.2. Những kết quả đạt được trong việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của huyện.

Kết quả thu được trong quá trình xây dựng và thực hiện theo tiêu chuẩn ISO của quận là sự nhất quán, thể hiện quyết tâm, cam kết của lãnh đạo Văn phòng và sự đồng tình, tham gia tích cực của hầu hết cán bộ, công chức. Tập thể CBCNV đã vượt qua khó khăn, thách thức trước công việc mới mẻ, phức tạp, đòi hỏi nhiều

công sức, thời gian để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong kế hoạch. Đó là kết quả thiết thực, góp phần thực hiện CCHC của quận.

Đội ngũ cán bộ, công chức chủ chốt của Văn phòng được đào tạo về kiến thức về quản lý chất lượng công tác, hệ thống quản lý chất lượng quốc tế nói chung và áp dụng trong dịch vụ hành chính công.

Trong quá trình xây dựng HTQL chất lượng, các đơn vị có cơ hội rà soát chức năng, nhiệm vụ, xác định chức danh và nghiệp vụ yêu cầu đối với từng thành viên đơn vị trong vị trí công tác, sự phân công, phối hợp thực hiện từng loại công việc. Xác định sự liên quan, những việc đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị liên quan trong và ngoài Văn phòng.

Tổ chức rà soát, thu thập, sắp xếp các loại văn bản làm căn cứ thực hiện chức năng, nhiệm vụ và tham chiếu khi cần.

Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật.

Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.

Thực hiện nhiệm vụ trên đã giúp cán bộ, công chức làm việc khoa học hơn, giải quyết công việc khẩn trương hơn, nâng cao ý thức trách nhiệm và chủ động công việc đồng thời phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác trong và ngoài đơn vị. Đó cũng là cơ hội đi sâu, nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác cho cán bộ, công chức. Mặt khác cũng đề ra được yêu cầu đào tạo lâu dài, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho cán bộ, công chức, người lao động bảo đảm ở các vị trí công tác.

Từ khi tiến hành áp dụng thử hệ thống quản lý chất lượng đến nay, đã có sự chuyển biến rõ rệt trong các hoạt động của Văn phòng, nâng cao hiệu lực, mang lại hiệu quả thiết thực thể hiện ở các mặt

Các đơn vị chủ động tổ chức thực hiện công việc theo quy định, kể cả việc phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Văn phòng. Bảo đảm chất lượng

phục vụ điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, chất lượng công việc đo đếm được theo chuẩn mực quy định ngày càng đáp ứng yêu cầu của khách hàng (thông qua góp ý, đánh giá của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan).

Nền nếp làm việc, quản lý công việc chặt chẽ hơn, sắp xếp chấn chỉnh tài liệu, nhất là việc lập hồ sơ để theo dõi việc đánh giá kết quả công việc được khách quan, chính xác. Mặt khác chỉ rõ các lỗi, khiếm khuyết ở cá nhân, bộ phận giúp cho việc khắc phục được nhanh chóng. Về mặt ý thức, đã tạo sự chuyển biến quan trọng trong nhận thức từ cán bộ quản lý đến cán bộ, công chức, người lao động trước trách nhiệm thực thi công vụ và chất lượng công tác; mọi thành viên thấy rõ trách nhiệm trước yêu cầu công việc mà mình phụ trách để tự trau dồi, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ nhằm đáp ứng công việc được giao.

Kết quả áp dụng tiêu chuẩn ISO của Văn phòng được các đơn vị cơ quan đồng tình, ủng hộ và phối hợp chặt chẽ với Văn phòng trong các hoạt động.

a.Thuận lợi:

Có sự hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của cấp trên. cùng sự hỗ trợ tích cực của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan đảng Trung ương.

Có được sự quyết tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích của ISO từ các lãnh đạo Văn phòng.

Các cán bộ, công chức trong văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao về công việc của mình, cùng phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng cùng nhau học hỏi, ham gia góp ý kiến cho hệ hông được vận hành tốt hơn.

Được kế thừa tài liệu, quá trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn các tỉnh bạn đã xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành công trong cơ quan.

- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số cơ quan giải quyết công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành.

Được sự thống nhất chỉ đạo, hướng dẫn của Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ.

b. Khó khăn:

Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế.

Lãnh đạo của một số phòng chưa thực sự muốn triển khai xây dựng và áp dụng.

Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại một phòng đã ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai.

Tất cả thành viên trong Ban chỉ đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt là đại diện lãnh đạo về chất lượng tại các cơ quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.

Thói quen làm việc máy móc, thụ động của một số bộ phận, công chức gây khó khăn trong quá trình triển khai.

Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ. Kinh phí cho việc áp dụng, duy trì hệ thống còn hạn chế.

Các tổ chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu.

Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực hiện thường xuyên.

Thói quen xử lý công việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng đến quá trình cài tiến hệ thống chất lượng.

3.1.3. Một số kết quả đạt được:

Mặc dù còn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhưng Văn phòng UBND Huyện đã đưa hệ thống vào vận hành đạt được những kết quả như sau:

Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tránh được sự chống chéo, đồng thời tăng cường được sự phối hợp trong xử lý công việc.

Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.

Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót. Thuận tiện cho các cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính

Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng thời gian được nâng lên