KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại văn PHÒNG HĐND UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH. 3 1.Giới thiệu chung về huyện Đông Hưng , tỉnh Thái Bình. 3 2.Vị trí địa lý. 3 3.Hành chính. 3 4.Giao thông. 4 5.Những địa danh du lịch nổi tiếng của huyện. 4 6.Đặc sản vùng và danh nhân nổi tiếng của huyện Đông Hưng gắn liền với chiều dài lịch sử. 4 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH. 6 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. 6 1.1.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 11 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyề nhạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 12 1.2.1.Chức năng của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 12 1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND. 14 2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 17 2.1. Các loại văn bản Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng ban hành. 17 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 17 2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 17 2.3.1. Quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 17 2.3.2. Thực trạng về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 21 2.3.3. Nhận xét, đánh giá. 24 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 25 3. Quản lý văn bản đi Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 26 3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng văn bản. 26 3.2. Đăng ký văn bản. 27 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 28 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 28 3.5. Lưu văn bản đi. 29 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 30 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 30 4.2. Đăng kí văn bản đến. 31 4.2.1. Quy định về việc đăng kí văn bản đến. 31 4.2.2. Đăng kí văn bản đến tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 32 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 32 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 33 4.4.1. Giải quyết văn bản đến : 33 4.4.2. Theo dõi , đôn đốc và giải quyết văn bản đến. 33 4.5. Quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 33 4.6. Các loại dấu cơ quan. 34 4.7. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 34 4.7.1. Nguyên tắc sử dụng con dấu : 34 4.7.2. Nhận xét về việc bảo quản con dấu tạiVăn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng . 35 4.7.3. Bảo quản con dấu. 35 5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 36 5.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 36 5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 36 5.2.1. Khái niệm 36 5.2.2. Căn cứ xây dựng hồ sơ. 36 5.2.3. Các cách xây dựng danh mục hồ sơ. 37 5.3. Phương pháp lập hồ sơ. 37 5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 40 5.4.1. Quy định về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan. 40 5.4.2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. 40 5.4.3. Thủ tục giao nộp. 40 6. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 41 6.1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 41 6.2. Nhận xét, đánh giá chung. 42 7. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 43 7.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 43 7.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng. 44 7.2.1. Quản lý các thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 45 7.2.2. Sử dụng các thiết bị văn phòng 45 7.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 46 C. PHẦN KẾT LUẬN 47 1.Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. 47 1.1.Về công tác văn phòng. 47 1.2.Về công tác văn thư lưu trữ. 48 2.Những giải pháp cụ thể cho việc phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm chung cho Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 48 3.Kết luận chung. 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 51 PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN

Báo cáo kiến tập này được em hoàn thành tại Văn phòng HĐND&UBNDhuyện Đông Hưng tỉnh Thái Bình Có được bài báo cáo kiến tập này tôi xinđược bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến Uỷ ban nhân dân huyệnĐông Hưng, các phòng ban, đặc biệt là phòng Văn Thư- Lưu trữ do chị PhạmThị Luận quản lý Báo cáo kiến tập của em là báo cáo kiến tập tại Văn phòngHĐND&UBND huyện Đông Hưng

Em xin chân thành cám ơn khoa “Quản trị văn phòng” đã tổ chức chochúng em được tiếp cận và theo học hữu ích đối với sinh viên học ngành “Quảntrị văn phòng”

Em xin chân thành cám ơn đến nhà trường, đặc biệt là cô giáo Lâm ThuHằng đã tận tâm hướng dẫn chúng trên giảng đường để bài báo cáo của chúng

em được hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cám ơn cô

Em xin gửi tới Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng lời cám ơnsâu sắc vì đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thu thập số liệu và những tài liệuliên quan để hoàn thành báo cáo này

Báo cáo này được thực hiện trong suốt thời gian 3 tuần Bước đầu đi vàothực tế tìm hiểu về lĩnh vực và ngành học mà bản thân theo học bấy lâu nay,kiến thức của bản thân cũng còn rất nhiều bỡ ngỡ và hạn chế Do vậy, cũngkhông tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vì vậy em rất mong nhận được sựđóng góp quý báu của các thầy cô trong khoa để bài báo cáo lần tới có thể hoànthiện hơn nữa

Em xin chân thành cám ơn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- Văn phòng HĐND&UBND : Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH 3

1 Giới thiệu chung về huyện Đông Hưng , tỉnh Thái Bình 3

2 Vị trí địa lý 3

3 Hành chính 3

4 Giao thông 4

5 Những địa danh du lịch nổi tiếng của huyện 4

6 Đặc sản vùng và danh nhân nổi tiếng của huyện Đông Hưng gắn liền với chiều dài lịch sử 4

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH 6

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 6

1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 6

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 11

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyề nhạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 12

1.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 12

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Hưng .13

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND 14

2 Soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện

Đông Hưng 17

2.1 Các loại văn bản Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng ban hành .17

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 17

2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 17

2.3.1 Quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng 17

2.3.2 Thực trạng về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng 21

2.3.3 Nhận xét, đánh giá 24

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 25

3 Quản lý văn bản đi Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 26

3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng văn bản .26

3.2 Đăng ký văn bản 27

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 28

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 28

3.5 Lưu văn bản đi 29

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 30

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 30

4.2 Đăng kí văn bản đến 31

4.2.1 Quy định về việc đăng kí văn bản đến 31

4.2.2 Đăng kí văn bản đến tại Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng .32

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 32

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 33

4.4.1 Giải quyết văn bản đến : 33

4.4.2 Theo dõi , đôn đốc và giải quyết văn bản đến 33

4.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND& UBND huyện

Đông Hưng 33

4.6 Các loại dấu cơ quan 34

4.7 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 34

4.7.1 Nguyên tắc sử dụng con dấu : 34

4.7.2 Nhận xét về việc bảo quản con dấu tạiVăn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng 35

4.7.3 Bảo quản con dấu 35

5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 36

5.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 36

5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 36

5.2.1 Khái niệm 36

5.2.2 Căn cứ xây dựng hồ sơ 36

5.2.3 Các cách xây dựng danh mục hồ sơ 37

5.3 Phương pháp lập hồ sơ 37

5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40

5.4.1 Quy định về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan 40

5.4.2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 40

5.4.3 Thủ tục giao nộp 40

6 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Hưng 41

6.1 Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở .41

6.2 Nhận xét, đánh giá chung 42

7 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 43

7.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong Văn phòng HĐND-&UBND huyện Đông Hưng 43

7.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 447.2.1 Quản lý các thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng 457.2.2 Sử dụng các thiết bị văn phòng 457.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 46

C PHẦN KẾT LUẬN 47

1 Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình 471.1 Về công tác văn phòng 471.2 Về công tác văn thư lưu trữ 48

2 Những giải pháp cụ thể cho việc phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm chung cho Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng 48

3 Kết luận chung 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Chắc hẳn ai cũng biết đến Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ởbất kì một cơ quan nào Văn phòng có một vai trò vô cùng quan trọng đối vớicác hoạt động quản lý của nhà nước và các cơ quan , tổ chức Văn phòng là mộttrụ sở làm việc của cơ quan, hiệu quả làm việc của văn phòng trở thành cơ sởcho động lực thúc đẩy và phát triển trong các hoạt động của cơ quan Vai trò, vịtrí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu cho lãnhđạo cơ quan trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch trong tổ chức điềuhành, quản lý, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan Ngoài chức năngtham mưu cho lãnh đạo, văn phòng còn đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhaunhư : giúp việc theo ngành, chức năng hậu cần

Bản thân em là một sinh viên của ngành quản trị văn phòng trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội, với niềm đam mê với những công việc trong văn phòngcùng với ước mơ cháy bỏng trở thành một nhà quản trị văn phòng trong tươnglai Em đã luôn không ngừng học hỏi, cố gắng dưới giảng đường của trường ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội để thực hiện ước mơ của bản thân Tại trường, em đã đượchọc hỏi, trau dồi những kiến thức bổ ích cùng những kĩ năng kinh nghiệm đặctrưng của ngành học không chỉ trên cơ sở lý thuyết mà còn trên cả cơ sở thực tế.Vừa qua, trường cùng với khoa đã tổ chức cho toàn bộ sinh viên năm ba chúng

em được cơ hội đi kiến tập trên thực tế ở các văn phòng của các cơ quan, doanhnghiệp cũng là để củng cố kiến thức thực tế cho sinh viên, những kinh nghiệmthực tế, rèn luyện kĩ năng học và thực hành trên thực tế cho sinh viên

Qua đợt kiến tập này, em đã học hỏi được thêm rất nhiều những kiến thức

bổ ích và kĩ năng văn phòng cần thiết cho bản thân Để trình bày những côngviệc, những vấn đề liên quan đến qúa trình kiến tập của mình, em đã viết báocáo kiến tập về Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng tỉnh Thái Bình ,

em hi vọng qua việc đi kiến tập và báo cáo này sẽ giúp bản thân em nắm đượcphần nào và sự hiểu biết về Văn phòng HĐND &UBND huyện Đông Hưng

Bài báo cáo của em được chia thành 8 vấn đề như sau :

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng

HĐND&UBND huyện Đông Hưng.

2 Soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng HĐND&UBND huyệnĐông Hưng

3 Quản lý văn bản đi của văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến của văn phòng HĐND&UBNDhuyện Đông Hưng

5 Quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND-UBND huyện ĐôngHưng

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của văn phòngHĐND&UBND huyện Đông Hưng

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giảo tiếp của văn phòngHĐND&UBND huyện Đông Hưng

8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tácvăn phòng của văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH.

1 Giới thiệu chung về huyện Đông Hưng , tỉnh Thái Bình.

- Huyện Đông Hưng là một trong 7 huyện của tỉnh Thái Bình , thuộcvùng Nam đồng bằng bắc bộ, trung tâm tỉnh Thái Bình, với diện tích191,76km2, toàn bộ là đồng bằng, tổng cộng có 246.335 người, trong đó thànhthị là 3.500 người, mật độ dân số là 1.285 người/km2 (theo số liệu năm 2007)thành lập năm 1969 với trụ sở UBND tại ngã ba Cầu Nguyễn thị trấn ĐôngHưng phân chia thành 43 xã và 1 thị trấn

- Huyện Đông Hưng cũng là một huyện theo làng nghề truyền thống củatỉnh Thái Bình với các nghề đặc trưng như : làng nghề dệt chiếu, làng nghề mâytre đan, khâu nón hay múa rối nước và một số nghề khác,…

2 Vị trí địa lý.

- Huyện Đông Hưng nằm giữa trung tâm tỉnh Thái Bình, phía Đông giápvới huyện Thái Thụy, phía Bắc giáp với huyện Quỳnh Phụ, phía Tây và phíaTây Bắc giáp với huyện Hưng Hà, phía Tây Nam giáp với Vũ Thư, chính giữaphía Nam giáp thành phố Thái Bình, phía Đông Nam giáp huyện Kiến Xương.Con sông Trà Lý chảy men theo ranh giới phía Nam của huyện với các huyện

Vũ Thư và Kiến Xương

- Trên địa bàn huyện có một mạng lưới nhằng nhịt các con sông nhỏ lấynước từ hai con sông là sông Luộc và sông Trà Lý để cấp nước cho sông Diêm

Hộ Trong đó con sông lớn nhất là con sông Tiên Hưng, là nhánh lớn của sôngDiêm Hộ, lấy nước từ sông Luộc, chảy qua thị trấn huyện lỵ Đông Hưng

- Cực Đông của huyện là xã Đông Kinh, cực Bắc là xã Đô Lương, cựcTây là xã Bạch Đằng

- Huyện có diện tích tự nhiên là 191,76km2, toàn bộ là đồng bằng

3 Hành chính.

- Huyện có 44 đơn vị hành chính cấp xã gồm 1 thị trấn là thị trấn ĐôngHưng : An Châu, Bạch Đằng, Chương Dương, Đỗ Lương, Đông Á, Đông Các,

Đông Quang, Đông Sơn, Đông Tân, Đông Vinh, Đông Xá, Đông Xuân, Hoa Lư,Hoa Nam, Hồng Châu, Hồng Giang, Hồng Việt, Hợp Tiến, Liên Giang, LỗGiang, Mê Linh,Minh Châu, Minh Tân, Nguyên Xá, Phong Châu, Phú Châu,Phú Lương, Thăng Long, Trọng Quan.

4 Giao thông.

- Thị trấn huyện Đông Hưng nằm trên điểm giao giữa quốc lộ 10 đi HảiPhòng - Quảng Ninh và quốc lộ 39 đi Hưng Yên - Hà Nội Đường quốc lộ 39còn một đoạn ngắn phía Đông cũng nối với đường quốc lộ 10, nhưng ở tại vị tríphía Nam, gần giáp ranh với thành phố Thái Bình, đoạn này đi sang Thái Thụy

5 Những địa danh du lịch nổi tiếng của huyện.

- Huyện Đông Hưng cũng có khá nhiều những địa danh du lịch đượcnhiều người biết đến ngoài các làng nghề truyền thống như : từ đường, lăng mộ,các đền thờ tổ nghề bánh cáy hay những trò chơi dân gian được tổ chức vào cácdịp lễ của hội làng như múa rối nước truyền thống được coi là một di sản vănhóa của huyện

6 Đặc sản vùng và danh nhân nổi tiếng của huyện Đông Hưng gắn liền với chiều dài lịch sử.

- Thái Bình vốn nổi tiếng với đặc sản bánh cáy, kẹo lạc, mứt hoa quả vàchả quế được nhiều vùng biết đến Và Đông Hưng là một trong những huyệnđược gọi là làng nghề sản xuất và buôn bán những đặc sản ấy nổi tiếng nhất tỉnhThái Bình

H1 Bánh cáy – một đặc sản của tỉnh Thái Bình

H2 Kẹo lạc- một đặc sản của tỉnh Thái Bình.

- Ngoài những đặc sản nổi tiếng gần xa khắp nước, thì bên cạnh đóhuyện Đông Hưng còn nổi tiếng với rất nhiều những danh nhân lịch sử đáng tựhào như tướng sĩ Trần Thị Dung – nữ tướng hậu cần đời nhà Tần, hya Nhạc sĩThái Cơ, Nguyễn Bảo, Thượng Thư Quách Đình Bảo, Lễ nghi học sĩ NguyễnThị Lộ,

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG

HĐND&UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH.

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng.

1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng.

- Trước hết, Uỷ ban nhân dân là do Hội đồng nhân dân bầu cử, cũngchính là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhànước cấp địa phương, có trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và các

cơ quan cấp trên

- Uỷ ban nhân dân cũng phải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồngnhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách trên địabàn

- Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương huyện Đông Hưng góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lýthống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng.

Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng tỉnh Thái Bình thực hiện nhiệm vụ vàquyền hạn theo đúng luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện đúng theonhững nhiệm vụ và uyền hạn sau đây :

 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổchức việc kiểm tra và thực hiện kế hoạch đó

 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn , dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, quyết toán

ngấn sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sashc địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáoUBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND xãthị trấn xây dựng về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của phápluật

 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội của xã, thị trấn

- Trong lĩnh vực nông-lâm-ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai UBND huyệnĐông Hưng có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây :

 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích , phát triển nông-lâm-ngư nghiệp ở địa phương và tổ chứcthực hiện các chương trình đó

 Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật

 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn

 Xây dựng quy hoạc thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthủy lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng luwosi thủy nông trên địa bàn theo quy địnhcủa pháp luật

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện ĐôngHưng có trách nhiệm và quyền hạn sau :

 Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch , kế hoạchphát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn

 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND

 Quản lý , khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp.

 Quản lý việc sử dụng, cấp giẩy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật và xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, UBND huyện Đông Hưng cónhiệm vụ và quyền hạn như sau :

 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ trên địa bànhuyện

 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thểthao Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa

bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử.

 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá do địa phương quảnlý

 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chốngdịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kếhoạch hoá gia đình

 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm

 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động

từ thiện, nhân đạo

- Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.Tổ chức thực hiện bảo vệ môitrường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt

 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ.

 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật

 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương

 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo

 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương

 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân

 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật

 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật

 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên

 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên

 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng (Xem phụ lục 01).

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyề nhạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng.

1.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng.

- Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Hưng là cơ quan giúp việccủa Thường trực HĐND và UBND huyện, có chức năng tham mưu và giúp việccho UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về điều hành, chỉ đạo, cung cấpthông tin phục vụ cho hoạt động quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN

PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG VH-TT

VĂN PHÒNG

HĐND-UBND

PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

PHÒNG TÀI

CHÍNH-KẾ HOẠCH PHÒNG NỘI VỤ

PHÒNG Y TẾ

PHÒNG KINH TẾ HẠ

TẦNG PHÒNG LĐ VÀ TBXH

THANH TRA

P.TÀI NGUYÊN-MÔI TRƯỜNG PHÒNG GD-ĐT

BAN QUẢN LÝ DỰ

ÁN XÂY DỰNG CƠ

SỞ HẠ TẦNG

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT (ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP)

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN CỤM CN (ĐƠN

VỊ SỰ NGHIỆP) TRUNG TÂM DÂN SỐ

(ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP)

các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạtđộng của HĐND & UBND huyện Đông Hưng.

- Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng có hai chức năng chính

là : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hành chính quản trị

 Chức năng tham mưu tổng hợp : Văn phòng HĐND&UBND có chứcnăng tham mưu tổng hợp cho UBND về các hoạt động của UBND , cung cấp phục

vụ quản lý đảm bảo về cơ sở vật chất cho cơ quan

 Chức năng hành chính quản trị : Văn phòng HĐND&UBND đề xuất thựchiện các công việc được phê duyệt

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Hưng.

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác theo tuần tháng năm,báo cáo sơ kết, tổng kết, kiểm điểm, công tác chỉ đạo điều hành của Thường trựcHĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện

- Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơquan chuyên môn của UBND huyện, xã, thị trấn trong việc chỉ đạo, điều hành

- Thu thập xử lý thông tin phối hợp với các phòng chuẩn bị báo cáo phục

vụ cho việc điều hành và quản lý

- Phối hợp với huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyện trongviệc tổ chức và tiếp nhận giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo theo quy định củapháp luật

- Chuẩn bị nội dung và chuẩn bị các phiên họp của HĐND và UBNDhuyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UB huyện vớicác cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân

- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến, tập huấn, triển khai thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước cấp trên, của UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc và kiểm tracác ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

- Quản lý về mặt hành chính, bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa hồ sơhành chính

- Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBNDhuyện đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của Đảng và các quy định của phápluật

- Quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND huyện ĐôngHưng

- Quản lý, tổ chức cán bộ đội ngũ công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,hàng hóa được giao theo đúng quy định của nhà nước, đảm bảo điều kiện về cơ

sở vật chất, kĩ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND và UBNDhuyện

- Quản lý các hoạt động của Nhà khách và hội trường UBND huyện

- Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác được Thường trựcHĐND và UBND huyện giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND.

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện ĐôngHưng

1 Trần Đức Cường - Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG 2

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG TẠP VỤ PHÒNG VĂN

THƯ

- Điện thoại: Cơ quan: 0363.851.435 Di động: 0918.341.136

- Nhiệm vụ của Chánh Văn phòng :

Chánh Văn Phòng là người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt côngtác đôn đốc kiểm tra công tác

Chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp dưới và các phòng

Chánh Văn Phòng trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy,cán bộ; tài chính; tham mưu, tổng hợp Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận:Tham mưu Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ;

Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành

Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

- Quyền hạn của Chánh Văn Phòng :

Được Chủ tịch giao cho kí thừa lệnh một số văn bản

Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của Văn phòng

- Yêu cầu về trình độ của Chánh Văn Phòng :

Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên

Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhànước

Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước

Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị

Có khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kếhoạch

Có khả năng giao tiếp tốt

Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác Văn phòng

2 Nguyễn Minh Báu - Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện

- Điện thoại: Cơ quan: 0363.851.236 Di động: 01235.066.999

- Email: nmbau.ubdh@thaibinh.gov.vn

Phạm Đình Ánh - Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Điện thoại: Cơ quan: 0363.554.737

- Email: Pdanhubdh@gmail.com

- Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn Phòng :

Phó Chánh Văn phòng là người tham mưu, giúp việc trực tiếp chochánh Văn Phòng, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, điều hành hoạt động củamột số phòng

Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vựcquản lý được phân công

Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vựcthuộc nhiệm vụ quản lý

Giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, Kế hoạch và Báo cáocông tác thường kỳ (năm, quý, tháng)

Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộmáy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

7.Phạm Thị Luận - Văn Thư- Lưu trữ

 Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc Văn phòng HĐND-UBND cóchức năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chánh Văn Phòng và Phó

UBND huyện Đông Hưng được quyền ban hành 1 loại văn bản quy phạm

pháp luật là Quyết định và 32 loại văn bản hành chính thông thường.

Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng tỉnh Thái Bình ban hành

32 loại văn bản hành chính thông thường : Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cábiệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chươngtrình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợpđồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấychứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy điđường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng được quyền ban hành 32loại văn bản hành chính thông thường

2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.

2.3.1 Quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng.

a Thể thức văn bản

- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x

297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trêngiấy mẫu in sẵn (khổ A5)

- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổA4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có cácbảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thểđược trình bày theo chiều rộng của trang giấy

Lề trên: cách mép trên từ 20 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20

-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20mm.

b Kĩ thuật trình bày văn bản

- Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo

chiều ngang, ở phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12,thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầucủa các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phíadưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn theo quy định tại văn bản

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếmkhoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái Tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ củaQuốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chứcchủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bảntheo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trangnhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thựchiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốcphòng

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đượcban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ

ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trêncùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địadanh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốchiệu

- Nội dung của văn bản :

+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

+ Trình bày ngắn gọn, chính xác, rõ ràng

+ Ngôn ngữ viết đơn giản, khó hiểu

+ Dùng từ ngữ tiếng việt phổ thông

+ Đối với những văn bản có căn cứ pháp lý, phần, mục, khoản,… đượctrình bày theo bố cục được quy định sẵn

- Quyền hạn, chức vụ, chữ kí của người có thẩm quyền, là kiểu chữuđứng đậm, in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14

+ Đối với những vấn đề quan trọng của Ủy ban nhân dân huyện mà theoquy định của pháp luật phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số(thẩm quyền chung), việc ký văn bản được quy định như sau:

 Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký cácvăn bản của Ủy ban nhân dân huyện;

 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các thành viên Ủy ban đượcthay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện những văn bản theo

ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và những văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

+ Đối với những vấn đề của Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo chế

độ thủ trưởng (thuộc thẩm quyền riêng), Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện cóthẩm quyền ký tất cả văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện có thể giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có thể ủyquyền cho Thủ trưởng các cơ quan ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản màmình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản vàgiới hạn trong một thời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủyquyền lại cho người khác ký.

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có thể giao cho Chánh Văn phòng Hộiđồng nhân dân-Ủy ban nhân dân huyện ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản

+ Thủ trưởng các cơ quan có thẩm quyền ký tất cả văn bản của đơn vị.Người đứng đầu cơ quan chuyên môn có thể giao cho cấp Phó của mình ký thay(KT) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người kývăn bản trong Ủy ban nhân dân, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm in hoa,được canh giữa so với quyền hạn và chức vụ của người ký

- Đóng dấu cơ quan, tổ chức

Được trình bày tại ô số 8, dấu được đóng thẳng đúng, chùm lên 1/3 chữ

kí , dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản

- Nơi nhận : được xác định cụ thể trong văn bản về những cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giảiquyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; đểbiết và để lưu

+ Được trình bày tại ô số 9, 9a hoặc 9b được trình bày trên một dòngriêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lềtrái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng,đậm

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuốidòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu

hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

- Ngoài những thành phần bắt buộc ở mỗi văn bản được nêu trên thì còn

có những thành phần khác như : dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn đượcđóng và trình bày theo đúng quy định của pháp luật

2.3.2 Thực trạng về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng.

Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng trình bày các văn bảnhành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.Tuy nhiên, qua quá trình đi thực tế kiến tập tại cơ quan UBND huyện ĐôngHưng, tôi nhận thấy như sau :

- Thứ nhất, về thể thức văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyệnĐông Hưng :

 Nhìn chung các văn bản soạn thảo đã đầy đủ các thành phần về thể thức

và kĩ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản hành chính; và căn cứ theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 04năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

 Văn bản được trình bày theo khổ giấy A4 dọc ngang, khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phôngchữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các yếu tố thể thức như: Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngàytháng năm, số kí hiệu, tên cơ quan tổ chức, số kí hiệu văn bản, tên loại, địa danh,ngày tháng năm, trích yếu, nội dung, quyền hạn, chức năng, chữ ký của người cóthẩm quyền, nơi nhận dấu cơ quan… theo quy định của nhà nước

 Theo kết quả khảo sát, con dấu của cơ quan khi đóng được trình bàytheo đúng quy định về đóng dấu là đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 hoặc ¼

về bên trái chữ kí

( Xem phụ lục số 03, 04, 05, 06)

 Tuy nhiên, một số ít văn bản vẫn còn sai thể thức và kĩ thuật trình bày

như sau :

Phần Quốc hiệu tiêu ngữ : chưa in đậm

Phần trích yếu : thiếu gạch dưới của phần trích yếu nội dung (xem phụlục số 08, 09)

Phần số, kí hiệu :

Số : 01/TT-HĐGPMB Số : 01/TTr-HĐGPMB(Xem phụ lục số 08)

- TT Huyện ủy; TT HĐND huyện;

- Các thành viên đoàn giám sát;

- Các thành viên đoàn giám

+ Thứ hai về nội dung :

 Nội dung trong các văn bản đã hoàn chỉnh, đầy đủ, rõ ràng phù hợp vớiđiều kiện kinh tế - xã hội, điều kiện phát triển của địa phương

 Bảo đảm tính hợp Hiến, hợp pháp và thể hiện được ý chí nguyện vọngcủa nhân dân

 Phản ánh được công việc cần giải quyết một cách cụ thể nội dung dễhiểu không lập luận, không biểu cảm

 Hệ thống văn bản toàn diện, đồng bộ, công khai minh bạch, phát huyđược vai trò và hiệu lực

 Có tính khả thi cao, tính cấp thiết, phù hợp với văn bản

+ Thứ ba, về ngôn ngữ :

 Ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục, có minh chứng rõ ràng

 Chính xác, dễ hiểu, không dung nạp những ý diễn đạt qua loa, đại khái

 Sử dụng ngôn ngữ diễn đạt nhất quán, đơn nghĩa

 Các văn bản cũng không dùng các từ ngữ địa phương, tiếng lóng mà sửdụng ngôn ngữ toàn dân, chính xác về chính tả

 Các văn bản được ban hành cũng không sử dụng các từ ngữ mang sắcthái biểu cảm, hay các biện pháp tu từ, hình ảnh bóng bẩy, cầu kì

 Không sử dụng các loại dấu câu như: dấu (!), dấu (?), dấu (~)…

2.3.3 Nhận xét, đánh giá.

- Ưu điểm :

+ Văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng được banhành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền ban hành, nội dung của văn bảnphù hợp với quy định của Hiến pháp và pháp luật

+ Đảm bảo về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

+ Đảm bảo được tính mục đích và tính cần thiết của văn bản được banhành

+ Bố cục văn bản chặt chẽ, mạch lạc , rõ ràng

+ Nội dung được sắp xếp một cách logic, trình tự và hợp lý

+ Đảm bảo về quy trình và trình tự soạn thảo ban hành văn bản

+ Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn bản tại UBND

xã được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệthống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý

- Nhược điểm :

+ Vẫn còn một số văn bản ban hành sai thể thức và kĩ thuật trình bày :phần Quốc hiệu tiêu ngữ chưa in đậm, không gạch dưới phần trích yếu nội dung,phần nơi nhận vẫn còn sai về thể thức

+ Còn tồn tại trường hợp quy trình ban hành và giải quyết văn bản chưađược tiến hành hoàn chỉnh

+ Một số văn bản ban hành vẫn còn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa, khôngnhất quán

+ Nội dung ở một số văn bản ban hành thiếu tính thực tế và tính khả thi.+ Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản của UBND xã và cán bộchưa được tiến hành thường xuyên

+ Các phương tiện để bảo quản văn bản, tài liệu còn thiếu như kho lưu trữbảo quản đúng quy cách

+ Trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo còn nhiều hạn chế.

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản.

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó căn cứ theo Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Qua quá trình soạn thảo văn bản có thể khái quát thành các bước của quytrình soạn thảo văn bản như sau :

- Bước 1 : Chuẩn bị soạn thảo.

+ Phân công soạn thảo : cơ quan , đơn vị hoặc cá nhân sẽ soạn thảo

+ Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng củavăn bản

+ Xác định tên loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin

- Bước 2 : Lập đề cương và viết bản thảo.

+ Đề cương văn bản là trình bày những điểm cốt yếu, dự định thể hiện ởnội dung văn bản

+ Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn đề đượcxác định trong mục đích và giới hạn của văn bản

+ Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

+ Viết bản thảo : dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng,những dự định được lập trong đề cương

- Bước 3 : Duyệt bản thảo, sữa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình:

Căn cứ tổ chức của cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thểtheo từng bước, từ việc soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửachữa, bổ sung và trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là ngườingười đứng đầu cơ quan ký theo thẩm quyền Trước khi trình người đứng đầu

ký, người được phân công rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản(nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại)

- Bước 4 : Nhân văn bản.

Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượngtại nơi nhận văn bản

- Bước 5 : Kiểm tra, xử lý kĩ thuật , kí để hoàn thiện văn bản ban hành.

Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản của Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện

 Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng soạn thảo văn bảnđúng theo trình tự trên theo Thông tư 01/2011/TT-BNV

o Về ưu điểm : Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng

nghiêm chỉnh các quá trình soạn thảo

o Về nhược điểm : Đối với văn bản không có tính chất quan trọng, đơn

giản, trong quá trình soạn thảo các chuyên viên đã bỏ qua một số bước

3 Quản lý văn bản đi Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng.

Quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưngđược thực hiện đầy đủ, chính xác theo 4 bước được quy định cụ thể, rõ ràng tại

Quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ huyện Đông Hưng (Ban hành kèm theo Quyết định số /2012/QĐ-UBND ngày tháng năm 2012 của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng (Phụ lục số 2).

3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng văn bản.

Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng văn bản của Vănphòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng được thực hiện đúng theo quy địnhcủa Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ

+ Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưkiểm tra lại về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện cósai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

+ Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đánh số theo hệ thống sốchung của cơ quan thống nhất theo văn thư quản lý

+ Ghi số văn bản :

 Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác

 Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Ghi ngày, tháng , năm văn bản

 Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

 Nhờ có công tác kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày ; ghi số, ngàytháng văn bản mà Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng đã tiến hànhđược công tác kiểm tra văn bản một cách thường xuyên, kịp thời theo đúng quyđịnh của pháp luật, đảm bảo sự chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, tránh trườnghợp văn bản lỗi, sai xót và kịp thời báo cáo để xem xét và giải quyết

3.2 Đăng ký văn bản.

Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng đăng kí văn bản theo cáchlập sổ đăng kí văn bản đi Căn cứ phương pháp ghi số và đăng kí văn bản điđược hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 của Thông tư 07/2012/TT-BNVhướng dẫn quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

So với việc đăng kí văn bản đi của Văn phòng HĐND& UBND huyệnĐông Hưng với quy định hiện hành thì Văn phòng HĐND& UBND huyện ĐôngHưng vẫn còn áp dụng theo cách đăng kí thủ công, không đăng kí trên máy tính

và các thiết bị hiện đại

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.

- Nhân bản :

+ Văn bản đi của Văn phòng HĐND-& UBND huyện Đông Hưng đượcnhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản vàđúng thời gian quy định

+ Việc nhân văn bản mật đi được thực hiện theo đúng quy định tại Khoản

1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

- Đóng dấu :

+ Văn bản đi của Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng đượcđóng dấu theo đúng quy định, rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấuquy định Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn hoặc phụlục văn bản trùm lên một phần của tờ giấy, và mỗi dấu đóng tối đa 5 trang vănbản

+ Về việc đóng dấu khẩn, mật của Văn phòng HĐND& UBND huyệnĐông Hưng : được thực hiện theo đúng quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15,Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Khoản 2 , Thông tư số 12/2002/TT-BCA

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Làm thủ tục phát hành văn bản : Văn phòng HĐND&UBND huyện ĐôngHưng thực hiện thủ tục phát hành văn bản theo đúng trình tự các bước được quyđịnh tại Thông tư 07/2012/TT-BNV gồm 3 bước như sau :

+ Bước 1 : Lựa chọn bì

+ Bước 2 : Trình bày bì và viết bì

+ Bước 3 : Vào bì và dán bì

- Chuyển phát văn bản đi : Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát

hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được kí, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hànhsau 03 ngày, kể từ ngày kí văn bản

+ Đối với văn bản chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơquan, tổ chức

+ Đối với văn bản chuyển phát hành văn bản đi qua bưu điện: tất cả cácvăn bản được phát hành qua bưu điện đều được đăng kí vào sổ

+ Đối với văn bản chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác : khichuyển giao văn bản, người nhận phải kí nhận vào sổ

+ Đối với văn bản đi chuyển phát bằng fax, qua mạng : sau khi chuyển đi,giữ lại bản chính

+ Chuyển phát văn bản mật : được thực hiện theo quy định tại Điều 10 vàĐiều 16, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA

 Nhận xét về việc chuyển giao văn bản đi củaVăn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng

o Ưu điểm : Đã thực hiện đúng theo trình tự và yêu cầu mà pháp luật quy

định, đảm bảo văn bản được chuyển giao một cách kịp thời và hiệu quả

o Nhược điểm : Vẫn còn tồn tại một số trường hợp văn bản chưa được

chuyển giao đúng thời hạn

3.5 Lưu văn bản đi.

Mỗi văn bản đi đều được lưu lại tại Văn thư cơ quan, trách nhiệm của Vănthư cơ quan chính là bảo quản và quản lý văn bản được lưu đó Vì vậy Văn thư

cơ quan có một vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác lưu văn bản đi tại cơquan

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đượcsắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc

và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định

Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mậtNhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp Tuyệt đốikhông được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải được

có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu.

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng.

- Văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng thực hiện quản lý và

giải quyết văn bản đến theo đúng quy định trình tự của Thông tư

07/2012/TT-BNV , và Quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ huyện Đông Hưng (Ban hành kèm theo Quyết định số /2012/QĐ-UBND ngày tháng năm 2012 của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng (Phụ lục số 02) không làm tắt các bước , bao gồm

đầy đủ 4 bước :

+ Bước 1 : Tiếp nhận văn bản đến

+ Bước 2 : Đăng kí văn bản đến

+ Bước 3 : Trình chuyển giao văn bản đến

+ Bước 4 : Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

4.1 Tiếp nhận văn bản đến.

Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng có trách nhiệm tiếp nhậnvăn bản đến Nội dung của việc tiếp nhận văn bản đến gồm 3 bước như sau :

- Bước 1 : Tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra bì văn bản đến.

+ Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, nhân viên vănthư hoặc người được giao tiếp nhận công văn đến hoặc người được giao nhiệm

vụ tiếp cận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờlàm việc hoặc ngày nghỉ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng, nơi nhận,dấu niêm phong, đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửitrước khi nhận và kí nhận

+ Nếu phát hiện văn bản thiếu hoặc mất bì, trong tình trạng không cònnguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, phảibáo cáo ngay với người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quanquản lý công tác văn thư

+ Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhânviên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗivăn bản, trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi

hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Bước 2 : Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến

+ Việc bóc bì phải đảm bảo yêu cầu : Bóc bì văn bản đến gửi cho cơ quan,

tổ chức; không bóc bì những văn bản đến có dấu mật hoặc gửi đích danh cho cánhân tổ chức; bóc bì văn bản mật theo đúng quy định tại Thông tư 12/2002/TT-BCA

- Bước 3 : Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến.

+ Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cầnthiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

+ Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới

số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản

 Nhận xét : Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng đã vậndụng đầy đủ thực hiện nghiêm túc việc áp dụng lý luận về tiếp nhận văn bản đếnvào thực tiễn tại cơ quan mình

4.2 Đăng kí văn bản đến.

4.2.1 Quy định về việc đăng kí văn bản đến.

- Văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sở dữ liệu

văn bản đến trên máy vi tính

- Đối với nhân viên văn thư thì sử dụng máy vi tính để quản lý văn bản

đến nhưng vẫn có sổ theo dõi văn bản đến để phòng ngừa , xử lý khi cần thiết

- Đối với các bộ phận khác chỉ cần sử dụng sổ đăng kí văn bản đến.

- Đối với phòng nhân sự phải lập sổ theo dõi những đơn, từ khiếu nại, tố

cáo và cách giải quyết

- Khi đăng kí văn bản đến cần đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết

bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, những cụm từ không thôngdụng

4.2.2 Đăng kí văn bản đến tại Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng.

- Văn bản đến được Văn thư cơ quan đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến,

văn thư cơ quan của UBND huyện Đông Hưng dùng sổ đăng kí văn bản đến ,không dùng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến bằng máy tính

Việc đăng kí văn bản đến của Văn phòng HĐND- UBND huyện ĐôngHưng gồm các bước như sau :

+ Bước 1 : Lập sổ đăng kí văn bản đến Căn cứ số lượng văn bản đếnhàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phùhợp

+ Bước 2 : Đăng kí văn bản đến : Đăng kí đầy đủ rõ ràng, chính xác cácthông tin cần thiết về văn bản vào sổ đăng kí văn bản đến, không ghi bằng bútchì, bút mực đỏ và theo Mẫu sổ đăng kí văn bản đến

 So với quy định hiện hành thì Văn phòng HĐND& UBND huyệnĐông Hưng cũng đã thực hiện nghiêm túc và chính xác việc đăng kí văn bản đếntại cơ quan mình

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Trình văn bản đến : Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình

kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giảiquyết

- Chuyển gia văn bản đến : Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có

thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giảiquyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đốitượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạogiải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn

vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,

Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến củabản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổchuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng

ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổchuyển giao văn bản đến

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.

4.4.1 Giải quyết văn bản đến :

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơquan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyếttrước

4.4.2 Theo dõi , đôn đốc và giải quyết văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,

đôn đốc về thời hạn giải quyết

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng hoặc

người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bảnđến

- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao

trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan,

tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổtheo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm

theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

4.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND& UBND huyện Đông Hưng.

Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được thực hiệntheo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm

2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.

4.6 Các loại dấu cơ quan.

- Mỗi cơ quan, tổ chức có một con dấu duy nhất thể hiện giá trị pháp lý

đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức mình

- UBND huyện Đông Hưng có một con dấu cơ quan duy nhất, và dấu cơ

quan do Văn thư bảo quản

- Con dấu của UBND huyện Đông Hưng thể hiện vị trí pháp lý và khẳng

định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của UBND huyện Đông Hưng

4.7 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Đông Hưng được thực hiện đúng theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP

4.7.1 Nguyên tắc sử dụng con dấu :

 Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật

 Bảo đảm công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổchức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu

 Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảođảm các điều kiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP

- Ngoài ra nguyên tắc sử dụng con dấu còn thể hiện ở trách nhiệm quản

lý và sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức được quy định tại Quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ huyện Đông Hưng (Ban hành kèm theo Quyết định số /2012/ QĐ-UBND ngày tháng năm 2012 của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng

(Phụ lục số 02)

+ Con dấu là hình tròn và mực con dấu là màu đỏ

+ Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ

+ Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ kýnháy của bộ phân, cơ quan chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ

ký không rõ ràng, lem luốc

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏtươi theo quy định