KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại văn PHÒNG HĐND UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH. 3 1.Giới thiệu chung về huyện Đông Hưng , tỉnh Thái Bình. 3 2.Vị trí địa lý. 3 3.Hành chính. 3 4.Giao thông. 4 5.Những địa danh du lịch nổi tiếng của huyện. 4 6.Đặc sản vùng và danh nhân nổi tiếng của huyện Đông Hưng gắn liền với chiều dài lịch sử. 4 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH. 6 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. 6 1.1.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng. 6 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 11 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyề nhạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 12 1.2.1.Chức năng của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 12 1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 13 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND. 14 2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 17 2.1. Các loại văn bản Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng ban hành. 17 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 17 2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 17 2.3.1. Quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 17 2.3.2. Thực trạng về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản trong soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 21 2.3.3. Nhận xét, đánh giá. 24 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 25 3. Quản lý văn bản đi Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 26 3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng văn bản. 26 3.2. Đăng ký văn bản. 27 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 28 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 28 3.5. Lưu văn bản đi. 29 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 30 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 30 4.2. Đăng kí văn bản đến. 31 4.2.1. Quy định về việc đăng kí văn bản đến. 31 4.2.2. Đăng kí văn bản đến tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 32 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 32 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 33 4.4.1. Giải quyết văn bản đến : 33 4.4.2. Theo dõi , đôn đốc và giải quyết văn bản đến. 33 4.5. Quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 33 4.6. Các loại dấu cơ quan. 34 4.7. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 34 4.7.1. Nguyên tắc sử dụng con dấu : 34 4.7.2. Nhận xét về việc bảo quản con dấu tạiVăn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng . 35 4.7.3. Bảo quản con dấu. 35 5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 36 5.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 36 5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 36 5.2.1. Khái niệm 36 5.2.2. Căn cứ xây dựng hồ sơ. 36 5.2.3. Các cách xây dựng danh mục hồ sơ. 37 5.3. Phương pháp lập hồ sơ. 37 5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 40 5.4.1. Quy định về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan. 40 5.4.2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. 40 5.4.3. Thủ tục giao nộp. 40 6. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 41 6.1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 41 6.2. Nhận xét, đánh giá chung. 42 7. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 43 7.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 43 7.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng. 44 7.2.1. Quản lý các thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND huyện Đông Hưng. 45 7.2.2. Sử dụng các thiết bị văn phòng 45 7.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 46 C. PHẦN KẾT LUẬN 47 1.Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. 47 1.1.Về công tác văn phòng. 47 1.2.Về công tác văn thư lưu trữ. 48 2.Những giải pháp cụ thể cho việc phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm chung cho Văn phòng HĐNDUBND huyện Đông Hưng. 48 3.Kết luận chung. 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 51 PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN Báo cáo kiến tập em hồn thành Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng tỉnh Thái Bình Có báo cáo kiến tập tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng, phòng ban, đặc biệt phòng Văn Thư- Lưu trữ chị Phạm Thị Luận quản lý Báo cáo kiến tập em báo cáo kiến tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Em xin chân thành cám ơn khoa “Quản trị văn phòng” tổ chức cho chúng em tiếp cận theo học hữu ích sinh viên học ngành “Quản trị văn phòng” Em xin chân thành cám ơn đến nhà trường, đặc biệt cô giáo Lâm Thu Hằng tận tâm hướng dẫn chúng giảng đường để báo cáo chúng em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn cô Em xin gửi tới Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng lời cám ơn sâu sắc tạo điều kiện thuận lợi cho em thu thập số liệu tài liệu liên quan để hoàn thành báo cáo Báo cáo thực suốt thời gian tuần Bước đầu vào thực tế tìm hiểu lĩnh vực ngành học mà thân theo học lâu nay, kiến thức thân nhiều bỡ ngỡ hạn chế Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế em mong nhận đóng góp quý báu thầy cô khoa để báo cáo lần tới hồn thiện Em xin chân thành cám ơn DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT - Văn phòng HĐND&UBND : Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Chắc hẳn biết đến Văn phòng phận khơng thể thiếu quan Văn phòng có vai trò vơ quan trọng hoạt động quản lý nhà nước quan , tổ chức Văn phòng trụ sở làm việc quan, hiệu làm việc văn phòng trở thành sở cho động lực thúc đẩy phát triển hoạt động quan Vai trò, vị trí đặc biệt văn phòng thể chỗ có chức tham mưu cho lãnh đạo quan việc thực chương trình, kế hoạch tổ chức điều hành, quản lý, điều phối cơng việc hàng ngày quan Ngồi chức tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng đảm nhiệm nhiều chức khác : giúp việc theo ngành, chức hậu cần Bản thân em sinh viên ngành quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, với niềm đam mê với cơng việc văn phòng với ước mơ cháy bỏng trở thành nhà quản trị văn phòng tương lai Em ln khơng ngừng học hỏi, cố gắng giảng đường trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội để thực ước mơ thân Tại trường, em học hỏi, trau dồi kiến thức bổ ích kĩ kinh nghiệm đặc trưng ngành học không sở lý thuyết mà sở thực tế Vừa qua, trường với khoa tổ chức cho toàn sinh viên năm ba chúng em hội kiến tập thực tế văn phòng quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức thực tế cho sinh viên, kinh nghiệm thực tế, rèn luyện kĩ học thực hành thực tế cho sinh viên Qua đợt kiến tập này, em học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích kĩ văn phòng cần thiết cho thân Để trình bày công việc, vấn đề liên quan đến qúa trình kiến tập mình, em viết báo cáo kiến tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng tỉnh Thái Bình , em hi vọng qua việc kiến tập báo cáo giúp thân em nắm phần hiểu biết Văn phòng HĐND &UBND huyện Đơng Hưng Bài báo cáo em chia thành vấn đề sau : Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng Soạn thảo ban hành văn văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Quản lý văn văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Quản lý giải văn đến văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND-UBND huyện Đơng Hưng Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giảo tiếp văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH Giới thiệu chung huyện Đơng Hưng , tỉnh Thái Bình - Huyện Đơng Hưng huyện tỉnh Thái Bình , thuộc vùng Nam đồng bắc bộ, trung tâm tỉnh Thái Bình, với diện tích 191,76km2, tồn đồng bằng, tổng cộng có 246.335 người, thành thị 3.500 người, mật độ dân số 1.285 người/km2 (theo số liệu năm 2007) thành lập năm 1969 với trụ sở UBND ngã ba Cầu Nguyễn thị trấn Đông Hưng phân chia thành 43 xã - thị trấn Huyện Đông Hưng huyện theo làng nghề truyền thống tỉnh Thái Bình với nghề đặc trưng : làng nghề dệt chiếu, làng nghề mây tre đan, khâu nón hay múa rối nước số nghề khác,… Vị trí địa lý - Huyện Đơng Hưng nằm trung tâm tỉnh Thái Bình, phía Đơng giáp với huyện Thái Thụy, phía Bắc giáp với huyện Quỳnh Phụ, phía Tây phía Tây Bắc giáp với huyện Hưng Hà, phía Tây Nam giáp với Vũ Thư, phía Nam giáp thành phố Thái Bình, phía Đông Nam giáp huyện Kiến Xương Con sông Trà Lý chảy men theo ranh giới phía Nam huyện với huyện Vũ - Thư Kiến Xương Trên địa bàn huyện có mạng lưới nhằng nhịt sông nhỏ lấy nước từ hai sông sông Luộc sông Trà Lý để cấp nước cho sông Diêm Hộ Trong sơng lớn sông Tiên Hưng, nhánh lớn sông Diêm Hộ, - lấy nước từ sông Luộc, chảy qua thị trấn huyện lỵ Đông Hưng Cực Đông huyện xã Đông Kinh, cực Bắc xã Đô Lương, cực Tây xã - Bạch Đằng Huyện có diện tích tự nhiên 191,76km2, toàn đồng Hành - Huyện có 44 đơn vị hành cấp xã gồm thị trấn thị trấn Đông Hưng : An Châu, Bạch Đằng, Chương Dương, Đỗ Lương, Đông Á, Đông Các, Đông Quang, Đông Sơn, Đông Tân, Đông Vinh, Đông Xá, Đông Xuân, Hoa Lư, Hoa Nam, Hồng Châu, Hồng Giang, Hồng Việt, Hợp Tiến, Liên Giang, Lỗ Giang, Mê Linh,Minh Châu, Minh Tân, Nguyên Xá, Phong Châu, Phú Châu, Phú Lương, Thăng Long, Trọng Quan Giao thông - Thị trấn huyện Đông Hưng nằm điểm giao quốc lộ 10 Hải Phòng - Quảng Ninh quốc lộ 39 Hưng Yên - Hà Nội Đường quốc lộ 39 đoạn ngắn phía Đơng nối với đường quốc lộ 10, vị trí phía Nam, gần giáp ranh với thành phố Thái Bình, đoạn sang Thái Thụy Những địa danh du lịch tiếng huyện - Huyện Đơng Hưng có nhiều địa danh du lịch nhiều người biết đến làng nghề truyền thống : từ đường, lăng mộ, đền thờ tổ nghề bánh cáy hay trò chơi dân gian tổ chức vào dịp lễ hội làng múa rối nước truyền thống coi di sản văn hóa huyện Đặc sản vùng danh nhân tiếng huyện Đông Hưng gắn liền với chiều dài lịch sử - Thái Bình vốn tiếng với đặc sản bánh cáy, kẹo lạc, mứt hoa chả quế nhiều vùng biết đến Và Đông Hưng huyện gọi làng nghề sản xuất buôn bán đặc sản tiếng tỉnh Thái Bình H1 Bánh cáy – đặc sản tỉnh Thái Bình H2 Kẹo lạc- đặc sản tỉnh Thái Bình - Ngồi đặc sản tiếng gần xa khắp nước, bên cạnh huyện Đơng Hưng tiếng với nhiều danh nhân lịch sử đáng tự hào tướng sĩ Trần Thị Dung – nữ tướng hậu cần đời nhà Tần, hya Nhạc sĩ Thái Cơ, Nguyễn Bảo, Thượng Thư Quách Đình Bảo, Lễ nghi học sĩ Nguyễn Thị Lộ, CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN ĐƠNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình 1.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 1.1.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng - Trước hết, Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu cử, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước cấp địa phương, có trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan cấp - Uỷ ban nhân dân phải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã - hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách địa bàn Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng thực chức quản lý nhà nước địa phương huyện Đơng Hưng góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng tỉnh Thái Bình thực nhiệm vụ - quyền hạn theo luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực theo • nhiệm vụ uyền hạn sau : Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức việc • kiểm tra thực kế hoạch Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn , dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, tốn ngấn sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sashc địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp • Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND xã thị trấn • - xây dựng thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông-lâm-ngư nghiệp, thủy lợi đất đai UBND huyện Đơng • Hưng có nhiệm vụ quyền hạn sau : Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích , phát triển nông-lâm-ngư nghiệp địa phương tổ chức thực • chương trình Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, • phát triển nơng nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải • • tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn Xây dựng quy hoạc thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa - nhỏ, quản lý mạng luwosi thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện Đơng Hưng có • trách nhiệm quyền hạn sau : Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch , kế hoạch phát triển • công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, dịch vụ • xã, thị trấn Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, - thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng giao thơng vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện Đơng • Hưng có nhiệm vụ quyền hạn sau : Tổ chức lập, trình duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch • duyệt Quản lý , khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở • theo phân cấp Quản lý việc sử dụng, cấp giẩy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở, quản lý đất • quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp 10 Phụ lục số 07 : Phụ lục số 08 : Phụ lục số 09 : Phụ lục số 10 : Phụ lục số 11 : ... HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Quản lý văn văn phòng HĐND&UBND huyện Đông Hưng Quản lý giải văn đến văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng Quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Hưng Lập hồ... phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH Giới thiệu chung huyện Đơng Hưng , tỉnh Thái Bình - Huyện Đơng Hưng huyện tỉnh Thái Bình , thuộc... CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HĐND&UBND HUYỆN ĐƠNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng HĐND&UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình