Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã phú châu, huyện đông hưng, tỉnh thái bình

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 1 3. Phương pháp nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu. 2 5. Mục tiêu nghiên cứu. 2 6. Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc . 3 CHƯƠNG I.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂUHUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH 4 1.1. Một số lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 5 1.1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 6 1.2. Khái quát về UBND xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình 7 1.2.1. Giới thiệu về xã Phú Châu 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phú Châu 8 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã. 11 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHÚ CHÂU 13 2.1. Lịch sử nghiên cứu công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu qua các thời kỳ 13 2.2, Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu 13 2.2.1, Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc 13 2.2.2. Sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND xã Phú Châu đối với công tác văn thư. 14 2.2.3. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản 14 2.2.4. Công tác quản lý văn bản đi 17 2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến 18 2.2.6. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan 19 2.2.7. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 20 2.3. Đánh giá nhận xét về thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu 21 CHƯƠNG III.PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHÚ CHÂU 25 3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu 25 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu 25 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Đề tài nghiên cứu tên “Công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Phú Châu, huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng đề tài Thái Bình, ngày tháng 08 năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài nghiên cứu tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình dạy giúp tơi hồn thành đề tài nghiên cứu cá nhân Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo, cán công chức UBND xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình tạo điều kiện thuận lợi để tơi đợc tìm hiểu, thu thập thơng tin, tài liệu cách đầy đủ khoa học Do trình độ nghiên cứu thân cịn hạn chế nên dù cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận đóng góp nhiệt tình từ Q quan Q thầy để rút kinh nghiệm cho thân đồng thời giúp cho đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Có thể khẳng định, cơng tác văn thư có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính trị cao, liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, gắn với văn hoạt động quản lý quan Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư Viết công tác văn thư có nhiều tác giả, tác phẩm cơng trình nghiên cứu hay ý nghĩa Tuy nhiên Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu huyện Đông Hưng – Thái Bình chưa có cơng trình nghiên cứu công tác Cho nên muốn viết cơng trình nghiên cứu để thấy tầm quan trọng công tác Văn thư quan đơn vị “UBND xã Phú Châu - huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình” nói riêng quan, đơn vị, cở sở nói chung Vốn u thích công tác văn thư lâu Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu “Cơng tác Văn thư” có ích phục vụ cho công việc sau Với lý chọn “ Công tác Văn thư UBND xã Phú Châu - Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình” làm đề tài nghiên cứu khoa học tơi Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: Đối tượng nghiên cứu công tác Văn thư UBND xã Phú Châu Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình năm 2016 Cơng tác văn thư bao gồm : Công tác soạn thảo ban hành văn bản, Công tác quản lý văn đi, công tác quản lý văn đến, Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Công tác quản lý sử dụng dấu, tổ chức cán điều kiện làm việc Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra (bằng hỏi, vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê ) - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo - Nguồn từ mạng Internet - Thông báo từ báo cáo công tác văn thư lưu trữ định kì Văn phịng UBND xã Phú Châu Lịch sử nghiên cứu Trong năm qua, UBND xã Phú Châu chưa có đề tài nghiên cứu có nhiều nghiên cứu công tác văn thư nước nói chung : văn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia … có số sách đề tài sau: - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức quyền hạn nhiệm vụ tổ chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ - Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức - Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Khơng riêng nhà nước cịn có trường học, thạc sĩ, tiến sĩ tham gia tạp chí, luận nghiên cứu cơng tác văn thư như: - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 ThS.Trần Kim Liễu; - Giáo trình văn thư Lê Gia Bảo; - Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội Những tài liệu có giá trị hướng dẫn tham khảo lớn để thực đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư UBND xã Phú Châu – huyện Đông Hưng – tỉnh Thái Bình năm 2016” Mục tiêu nghiên cứu - Cơ sở lý luận công tác văn thư UBND xã Phú Châu - Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ UBND xã Phú Châu năm 2016, phân tích nguyên nhân hạn chế công tác UBND xã Phú Châu - Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư UBND xã Phú Châu Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác Văn thư UBND xã Phú Châu - Trở thành tư liệu nghiên cứu cho nghiên cứu công tác văn thư nói chung UBND xã Phú Châu nói riêng - Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu vào công tác Văn thư UBND xã Phú Châu Cấu trúc Ngoài phần mở bài, thân bài, kết bài, tài liệu danh mục tham khảo phụ lục, đề tài chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát UBND xã Phú Châu Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư UBND xã Phú Châu Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư UBND xã Phú Châu CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂU HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH Một số lý luận cơng tác văn thư 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước, việc làm cơng văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động Những hoạt động cần tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt sở quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định toàn cơng việc quan quản lý hành Nhà nước xây dụng văn quản lý, giải văn hoạt động Ngày khái niệm cơng tác văn thư khơng cịn xa lạ quan tổ chức, nhiên tồn khuynh hướng khác quan niệm công tác văn thư như: “Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lý công văn giấy tờ quan, tức công tác gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản lý văn tổ chức giải văn bản” “Cơng tác văn thư tồn công việc xây dựng văn ( soạn thảo ban hành văn bản) quan tổ chức quản lý, giải văn quan” Ngày khái niệm công tác văn thư hiểu hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Cơng tác văn thư bao gồm nhóm cơng việc chủ yếu sau: - Soạn thảo ban hành văn bản: + Thảo văn (soạn thảo) + Duyệt thảo + Đánh máy, in,chụp văn + Ký ban hành văn - Quản lý văn tài liệu khác + Quản lý văn + Quản lý giải văn đến + Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu + Bảo quản dấu + Sử dụng dấu theo quy định 1.1.3 u cầu cơng tác văn thư Đứng trước địi hỏi hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư quan, đơn vị trình thực nội dung công văn, giấy tờ phải đảm bảo yều cầu Để đảm bảo cho công tác điều hành quản lý đạt hiệu cơng tác văn thư cần đạt yêu cầu sau:  Yêu cầu nhanh chóng - Q trình quản lý cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh công việc quan - Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc nêu văn  Yêu cầu xác Trong q trình thực hiện, yều cầu xác địi hỏi cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau: - Chính xác nội dung văn tức nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác số liệu phải đầy đủ, chứng rõ ràng - Chính xác thể thức văn bản, văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Chính xác khâu, kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu tính xác phải quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn u cầu xác cịn phải thể việc thực chế độ quy định Nhà nước  Yêu cầu bí mật - Trong nội dung văn đến, văn quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật Nhà nước Vì vậy, trình tiến hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật - Khi lựa chọn cán văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật quan Qn triệt tinh thần giữ bí mật theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Về khía cạnh định, yêu cầu bí mật cơng tác văn thư cịn phải thể việc giữ gìn bí mật nội dung công việc bàn bạc chưa đưa thành định thức quan chưa ban hành thành văn  Yêu cầu đại Nội dung công tác văn thư đa dạng, phong phú, phức tạp, có thao tác lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có thao tác cần phải sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải xử lý văn kịp thời Yêu cầu đại công tác văn thư trở thành yêu cầu để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý Hiện đại hóa cơng tác văn thư hiểu ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ cơng tác văn thư sử dụng có hiệu trang thiết bị văn phòng đại Hiện đại hóa cơng tác văn thư coi yêu cầu cấp bách phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung đất nước đơn vị, quan Việc áp dụng phương tiện kỹ thuật đại, phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư giai đoạn 1.1.4 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư * Vị trí: Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phịng, cơng tác văn thư nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung văn phịng Cơng tác văn thư nội dung thiếu, mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị *Ý nghĩa: Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, nhiên khái quát thành điểm chủ yếu sau: - Công tác văn thư yêu cầu cách kịp thời xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước, sợi dây liên hệ Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân quan, tổ chức với Đồng thời, công tác văn thư thực tốt tạo điều kiện bảo vệ bí mật của đảng nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành quan Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, đường lối sách chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan đơn vị chặt chẽ - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dụng cụ trình xây dựng ban hành văn - Cơng tác văn thư góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác Quản lý nhà nước - Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị - Góp phần giải công việc quan tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức hoạt động cá nhân tổ chức 1.1 Khái quát UBND xã Phú Châu, huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình 1.1.1 Giới thiệu xã Phú Châu Trước cách mạng tháng năm 1945, Phú Châu có làng Cổ Cốc, làng Phạm thuộc Tổng Cổ Cốc, làng Tăng thuộc Tổng Cao Mỗ thuộc Phủ Tiên Hưng, tỉnh Thái Bình Từ năm 1947, ba làng xã Phú Châu với làng xã Phong Châu, Nguyên Xá sát nhập thành liên xã Tây Sơn Đến năm 1949, xã Tây Sơn chia tách thành hai xã Nguyên Xá Phong Châu Tháng năm 1955 Xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình thức thành lập sở chia tách từ xã Phong Châu thành xã Phú Châu Phong Châu, xã có làng: Làng Tăng, làng Phạm, làng Cốc gồm 14 xóm Thực Quyết định 65/QĐ - UBND tỉnh Thái Bình việc chuyển đổi mơ hình xóm thành thơn Phú Châu thành lập 04 Thôn gồm: Thôn Cốc, thôn Phạm, thôn Quốc Dương, thơn Tăng * Xã Phú Châu có vị trí địa lý: Phía Đơng: giáp xã Đơng Hợp, Đơng Động Phía Tây: giáp xã Trọng Quan, Minh Châu Phía Nam: giáp xã Đơng Quang, Trọng Quan Phía Bắc: giáp xã Hợp Tiến, Phong Châu, Nguyên Xá - Với diện tích đất tự nhiên 418 ha, diện tích đất nơng nghiệp 294 Dân số tồn xã 6.650 nhân khẩu, 1.820 hộ gia đình ( có 03 nhà thờ họ giáo , với 37 nhân khẩu, chiếm 0,5 % dân số ) - Xã cách trung tâm huyện Đông Hưng 02 km, cách Thành Phố Thái Bình 10 km, có Quốc lộ 39A qua nối liền từ Thái Bình - Hưng Yên - Hà Nội Tỉnh, thành nước, xã nằm trục đường liên xã Huyện, có hệ thống sơng ngịi, giao thơng thuỷ lợi bao bọc nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển KT - XH Đặc biệt lĩnh vực sản xuất nông nghiệp ngành nghề truyền thống địa phương, đời sống vật chất tinh thần nhân dân không ngừng cải thiện, mặt nông thôn ngày đổi mới, tạo tiền đề quan trọng cho địa phương Xây dựng nông thôn Phú Châu xã có truyền thống yêu nước chống giặc ngoại xâm, có truyền thống văn hố, văn nghệ dân gian độc đáo hát chèo, múa rối nước, múa rối khô Nhân dân cần cù, thông minh, sáng tạo học tâp, lao động sản xuất 10 nhau, đầy đủ, tài liệu có giá trị, văn đảm bảo thể thức, hồ sơ biên mục đầy đủ, xác phản ánh trình tự giải công việc b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trư quan - Các phòng cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan theo quy định - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành thực theo quy định sau: + Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu xây dựng bản: Sau tháng kể từ cơng trình toán - Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan lập hai ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai ”Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại - Cán Văn phịng UBND xã, đơn đốc, kiểm tra công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý - Cán bộ, cơng chức, cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan - Cán văn thư phối hợp với phòng, chuyên viên, cá nhân lập hồ sơ hành tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu 2.2.7 Cơng tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư UBND xã Phú Châu nói chung phận văn thư nói riêng thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Con dấu quan giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Khơng đóng dấu khống 23 Văn thư giúp Cán văn phòng bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Những dấu UBND xã Phú Châu bao gồm loại dấu sau: + Dấu UBND xã (dấu quốc huy) + Dấu chức danh + Dấu công văn đi, đến + Dấu hỏa tốc, Dấu mật Các loại dấu cất tủ sắt khố cẩn thận Khi cần đóng dấu cán văn thư lấy ra, đóng dấu xong, dấu lại cất vào tủ khố lại - Đóng dấu: + Trước đóng dấu cán văn thư kiểm tra thể thức văn đóng dấu văn có chữ ký người có thẩm quyền Cán văn thư người trực tiếp phép đóng dấu chịu trách nhiệm hồn tồn dấu đóng Con dấu quan phép đóng vào văn UBND làm sau có chữ ký hợp pháp người có thẩm quyền Dấu đóng chức danh đề ký, trùm 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu phải rõ ràng, đủ nét + Trong trường hợp cán văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Cán Văn phòng UBND xã để giao lại chìa khố tủ đựng dấu Trường hợp đặc biệt khẩn cấp thời gian cán văn thư giữ dấu nghỉ Cán văn phịng người đóng dấu 2.3 Đánh giá nhận xét thực trạng công tác văn thư UBND xã Phú Châu a) Ưu điểm: - Nhìn chung cơng tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu thực theo Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Cán Văn thư đánh máy đào tạo nghiệp vụ văn thư nên công tác quản lý giải văn đến coi trọng thực theo quy định Pháp luật trình tự thủ tục cụ thể : Các văn đến qua phận văn thư tiếp nhận từ cán văn thư kiểm tra, phân loại vào sổ theo dõi trước gửi cho ban, phận cá nhân UBND xã, văn đến chuyển đến phận liên quan giải cán văn phòng theo dõi kết giải quyết… - Thường trực UBND xã vào quy định cơng tác văn thư để có đạo sâu sát thường xuyên kiểm tra công tác quản lý giải văn đến nên văn gửi đến UBND xã giải kịp thời - UBND xã ban hành Quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng nên có phân công cụ thể cho phận, cán phận phụ trách công tác văn thư thể tinh thần trách nhiệm với công việc tiếp nhận, quản lý giải văn đến 24 - Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán Văn thư trọng quan tâm - Công tác Văn thư thực cách thống hiệu Những văn quan trọng mẫu hóa tạo nên thống soạn thảo ban hành văn đơn vị Việc tổ chức giải văn đi, văn đến lập hồ sơ UBND xã văn thư thực theo quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước quy trình, xác, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ giải cơng việc tính bí mật Văn hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu Bên cạnh việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ việc quản lý văn mạng huyện đem lại hiệu cao - Ủy ban đưa phần mềm quản lý văn máy vi tính vào sử dụng, giúp cán văn thư tiết kiệm thời gian mà hiệu công việc lại cao b) Nhược điểm: - Việc lập hồ sơ hành cịn hạn chế, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu thu thập - Mặc dù có nhiều văn quy định cơng tác Văn thư song đơn vị ,các cán bộ, công chức chưa thực theo quy trình nghiệp vụ - Việc xử lý văn Văn thư : Kiểm tra,chuyển giao văn bản,theo dõi giải văn đơi lúc cịn chậm, thủ cơng Cơng nghệ thơng tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực, khâu dễ nhận thấy công tác Văn thư nói chung văn thư Uỷ ban nhân dân xã cán Văn thư nói riêng - Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: Trong trình soạn thảo ban hành văn thực tế quan cịn bỏ sót thực khâu nghiệp vụ như: Thể thức ký nháy không quy định quy chế làm việc quan, thực công việc việc ký nháy cịn tuỳ tiện khơng theo quy trình số thao tác bị bỏ qua như: thủ trưởng đơn vị ký nháy vào văn chuyển cho chủ tịch ký ban hành sau chuyển xuống văn phòng ký nháy thể thức Xử lý thơng tin cịn chậm gây hiệu cơng việc khơng cao Chất lượng văn hành soạn thảo chưa kỹ thuật, thể thức, sai nhiều lỗi tả, - Trong qúa trình quản lý giải văn đến bộc lộ số khuyết điểm, hạn chế là: Văn đến tiếp nhận phân loại gửi cho phận liên quan giải giải xong không báo lại để phận văn thư cập nhật kết văn đến giải Ví dụ: Cơng an huỵên Đơng Hưng có văn u cầu Ban cơng an xã Phú Châu lập Kế hoạch thực Nghị định số 36/2009/NĐ-CP Chính Phủ quản 25 lý sử dụng pháo, Quyết định số 95/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ cấm nhập khẩu, vận chuyển tàng trữ, mua bán, đốt thả đèn trời nộp Công an huyện để cơng an huyện có số liệu báo cáo Thường trực huyện ủy, HĐND – UBND huyện, lãnh đạo công an tỉnh trước ngày 15/08/2016 Khi phận văn thư xã tiếp nhận công văn chuyển cho Ban công an xã để thực Ban công an xã lập kế hoạch gửi không thông báo lại cho phận Văn thư biết - Quy trình quản lý giải văn đến đơi cịn làm tắt, chuyển giao văn không cụ thể dẫn đến văn bị thất lạc làm cho trình giải văn đến gặp khó khăn - Về điều kiện làm việc cán làm cơng tác văn thư cịn hạn chế diện tích phịng cịn hẹp, cịn dùng chung phịng với Cơng chức Văn phịng thống kê nên việc bố trí đồ dùng phịng văn thư cịn chưa hợp lí thuận tiện 26 TIỂU KẾT Dựa sở lý luận công tác văn thư chương 1, kết hợp với khái quát trình hình thành phát triển UBND xã Phú Châu, huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình, chương này, tơi tìm hiểu, nghiên cứu nêu lên thực trạng công tác văn thư gồm nội dung như: công tác soạn thảo ban hành văn bản; Công tác quản lý văn đi; Công tác quản lý văn đến; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Công tác quản lý sử dụng dấu Bên cạnh chúng tơi cịn tìm hiểu công tác Tổ chức cán điều kiện làm việc UBND xã Phú Châu 27 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHÚ CHÂU 3.1 Phương hướng nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND xã Phú Châu Hiện nay, mạng văn phòng điện tử liên thông coi giải pháp để cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch hoạt động quản lý cho cơng tác Văn thư Việc thực mạng văn phòng điện tử liên thông ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực liên quan đến việc quản lý,trong có cơng tác Văn thư Nhận thức rõ tác động việc thực mạng văn phòng điện tử liên thông tới công tác Văn thư trước yêu cầu đặt việc làm cần thiết, cần có số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác Văn thư Uỷ ban nhân dân xã sau: - Hồn thiện mơ hình quản lý công tác Văn thư, xây dựng ban hành đồng văn đạo,hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,hành văn phịng; Đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư,làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng - Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành chính, quy trình nghiệp vụ Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã cấp thiết, cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 công tác Văn thư Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành làm xây dựng xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, mội phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ (làm gì); rõ người( làm); rõ cách làm( theo trình tự nào, theo biểu mẫu nào) ; đảm bảo sở, pháp lý để người lãnhđạo kiếm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác Văn thư, khắc phục tồn phổ biển lâu quan làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện - Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư , dừng việc đánh máy, in văn ( thay máy chữ trước kia) đăng ký văn - đến ( thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể công tác Văn thư như: Soạn thảo, xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh.Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND xã Phú Châu - Trước phải bố trí, xếp trụ sở làm việc Uỷ ban nhân dân xã để ổn định chỗ làm việc 28 - Xem xét làm rõ chức năng, nhiệm vụ nhằm tăng cường phối hợp Uỷ ban nhân dân xã với cán văn phòng cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân xã - Phải có sách động viên khuyến khích cán làm công tác Văn thư khen thưởng hay kỉ luật Đặc biệt phòng Văn thư phải xây dựng văn quy định chặt chẽ vấn đề soạn thảo theo thể thức thẩm quyền quy định - Nhanh chóng hồn thiện chương trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Văn thư, để công tác Văn thư vào nề nếp khoa học, tài liệu tra tìm nhanh chóng - Đào tạo cán cơng chức nói chung cán bộ, cơng chức làm cơng tác Văn thư nói riêng, theo Nghị định 110/2004/ NĐ- CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo văn bản, ban hành, quản lý văn quản lý sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy từ khơng có cán Văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác Văn thư việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán ,công chức kiến thức công tác Văn thư Cán Văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, Tin học ứng dụng - Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán quản lý, chuyên viên cán làm trực tiếp công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã - Đầu tư, nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, dung tiêu chuẩn phục vụ công tác Văn thư, cải thiện môi trường làm việc,tạo điều kiện nâng cao chất lượng cho cán làm công tác Văn thư -Tất văn đến quan, tổ chức phải xem xét giải nhanh Đối với công việc khẩn cấp, cần thiết, đột xuất,phải tổ chức xin ý kiến giải sau nhận văn - Cán văn thư phải có trách nhiệm trước nhiệm vụ giao,có phẩm chất trị, chun mơn nghiệp vụ, khơng ngừng nâng cao trình độ, sáng tạo, tiếp thu đại công tác văn thư - Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ khơng cịn hiệu lực pháp lý quan - Xây dựng quy chế công tác văn thư, phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để cán có trách nhiệm cơng việc - Công tác văn thư công tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt cơng tác địi hỏi phải có đội ngũ cán hiểu sâu kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghịêp vụ, đồng thời phải người cẩn trọng, tin tưởng Việc chăm lo xây dựng để có đội ngũ cán đủ lực đảm đương công việc trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức nên lãnh đạo quan cần ban hành văn đạo chấn 29 chỉnh tổ chức, kiện toàn biên chế cán văn thư Việc tuyển dụng cán phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên mơn, tổ chức trị Cần trọng cơng tác đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ, ý đầu tư có chiều sâu để tạo nên đội ngũ chuyên gia giỏi lĩnh vực chuyên môn 30 TIỂU KẾT Từ thực trạng công tác văn thư UBND xã Phú Châu nghiên cứu chương 2, qua nghiệp vụ nghiên cứu khảo sát tơi đánh giá thực trạng qua việc ưu điểm hạn chế nội dung công tác văn thư Đồng thời, đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế công tác văn thư UBND xã Phú Châu Để công tác văn thư ngày có bước cải tiến mới, đại chất lượng 31 KẾT LUẬN Ngày với lên đất nước phát triển kinh tế đời quan, tổ chức Mỗi quan tổ chức có cách săp xếp máy hoạt động riêng, quan văn giấy tờ cầu nối quan trọng nhà nước với nhân dân Vì cơng tác văn thư giữ vai trị khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư Công tác văn thư nội dung quan trọng, chiếm phần lớn trình hoạt động Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Bên cạnh đó, cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân quan Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư góp phần tích cực ngăn ngừa tệ nạn quan liêu, giấy tờ nảy sinh phát triển tiết kiệm tiền cho quan Thực công tác văn thư có khoa học lưu giữ tồn hồ sơ tài liệu q trình hoạt động quan tạo điều kiên thuận lợi cho cơng tác lưu trữ tài liệu văn thư nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ quan, công tác văn thư công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với để làm tốt cơng tác lưu trữ thì cần thực tốt công tác văn thư từ khâu soạn thảo văn ban hành văn đến lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Từ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ thuận lợi cho nghiên cứu sử dụng tài liệu Vì cơng tác văn thư cơng tác thiếu họat động quan tổ chức Nghiệp vụ văn thư thể từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Khi soạn thảo văn người soạn phải xác định mục đích, giới hạn văn bản, thu thập xử lý thông tin cần thiết để xây dựng thảo thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan góp phần làm cho văn soạn thảo đạt chất lượng tốt Trên thực tế quan tổ chức công hàng ngày diễn nhanh hay chậm thuận lợi hay khó khăn cơng tác văn thư có thực tốt hay khơng Thực tốt công tác văn thư lập hồ sơ tài liệu cách khoa học tiết kiệm thời gian tiền cho quan tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu Do quan tổ chức cần phải quan tâm thực tốt công tác văn thư để phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Để hoàn thành nghiên cứu đề tài cơng tác văn thư, tơi tham khảo tìm hiểu số tài liệu, giáo trình, văn pháp quy sau: Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ (2005), Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ TW1 (2006), Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư, NXB Văn hóa – Thông tin, Hà Nội GV Nguyễn Thị Phong Lê - Bài giảng Nghiệp vụ Văn thư PGS Vương Đình Quyền (2006), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội Cẩm nang nghiệp vụ văn thư (2008), NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội 10 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 11 Quy chế công tác Văn thư lưu trữ UBND cấp xã ban hành kèm theo Quyết định số 25/2013/QĐ-UBND UBND huyện Đông Hưng 33 PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Phú Châu Chủ tịch UBND Phó chủ tịch UBND phơ tr¸ch khèi néi chÝnh Cán văn phòng – thủ quỹ Cán kế toán ngân sách xã Cán Văn hoá - xã hội Cán thương binh, xã hội Cán tư pháp - hộ tịch Cán trưởng công an Cán huy trưởng quân Cán phó cơng an Cán địa - xây dựng Cán giao thông - thuỷ lợi Cán thể dục, thể thao Cán văn thư, bưu tá Cán văn thư, tạp dịch Cán huy phó quân Cán đài truyền Cán Dân số - KHHGĐ Cán T.Ban chăn nuôi thú y Cán trưởng, phó thơn Cán Văn phịng Đảng ủy Cán tài kế hoạch Phụ lục số 02 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂU -SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ……… Từ ngày …….đến ngày …… Từ số …… đến số … Quyển số: …… Phần nội dung bên trong: Ngà Số Tác Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi y đến giả hiệu tháng trích nhân nhận nhậ đến văn văn văn yếu nội văn n (1) (3) (4) (5) dung (6) (7) (8) (2) (9) * Hướng dẫn ghi cột sổ: Cột (1): Ghi ngày tháng nhận văn đến Cột (2): Ghi số thứ tự văn đến Cột (3): Ghi tên quan ban hành văn Cột (4): Ghi số ký hiệu văn Cột (5): Ghi ngày tháng văn đến Cột (6): Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột (7): Ghi đơn vị cá nhân nhận văn Căn theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột (8): Người nhận văn ký tên Cột (9): Ghi điều cần thiết khác Phụ lục số 03 Mẫu bìa sổ đăng ký văn ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂU -SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ……… Từ ngày …….đến ngày …… Từ số …… đến số … Quyển số: …… Phần nội dung bên trong: Số, Ngày Tên loại Người ký tháng trích yếu hiệu văn nội dung văn văn bản (1) (2) (3) ký Nơi Đơn vị Số Ghi nhận văn người lượng nhận bản lưu (4) (5) (6) (7) * Hướng dẫn ghi cột sổ: Cột (1): Ghi số, ký hiệu văn Cột (2): Ghi ngày tháng ban hành văn Cột (3): Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột (4): Ghi tên người ký văn Cột (5): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn Cột (6): Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột (7): Ghi số lượng văn ban hành Cột (8): Ghi điều cần thiết (8)