Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã vĩnh chân huyện hạ hòa tỉnh phú thọ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài. 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 3 5. Mục tiêu nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu: 4 7. Đóng góp nghiên cứu: 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 6 1. Khái niệm về Công tác văn thư 6 1.1.1. Khái niệm về văn thư 6 1.1.2. Khái niệm công tác văn thư 6 1.2. Nội dung của công tác Văn thư 6 1.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi 6 1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7 1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ 7 1.2.4. Sử dụng con dấu 7 1.3. Yêu cầu về công tác văn thư 7 4.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8 4.4.1 Vị trí 8 4.4.2 Ý nghĩa 9 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 10 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân xã 10 2.1.1 giới thiệu chung về ủy ban nhân dân xã 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: 10 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dãn xã Vĩnh Chân 12 2.2 Thực trạng về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân 17 2.2.1. Thực trạng về quản lý văn bản đi 17 2.2.2 Thực trạng về tổ chức và quản lý văn bản đến. 19 2.2.3 Thực trạng về việc quản lý con dấu. 19 2.2.4Thực trạng thực hiện công tác văn thư đối với cán bộ tại UBND 20 2.2.5Thực trạng về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆ HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 22 3.1. Đánh giá về công tác văn thư 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 22 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC  

LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu khoa học với để tài “ Công tác văn thư tại

Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ”, qua tìm hiểu

thực tế và quan sát thực tiễn công việc đã giúp em thấy rõ được tầm quan trọngcủa công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan , tổ chức Đồng thời, qua đócũng thấy được tình hình cấp bách trong việc nâng cao chất lượng công tác vănthư hiện nay

Để hoàn thành tốt vấn đề này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân em,còn nhận được sự hướng dẫn tận tình cô giáo Ts.Lê Thị Hiền đồng sự giúp đỡnhiệt tình của các cán bộ nhân viên trong UBND xã Vĩnh Chân

Với thời gian em được tiếp xúc với công việc thực tế không quá dài vàcòn nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khitìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tác văn bản của UBND xã Vì vậy, emrất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của cô để bài tiểu luận của emđược hoàn thiện hơn

Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới cô và tập thể cán bộ , nhân viên,trong UBND xã nói chung và Ts Lê Thị Hiền- Giảng viên môn nghiên cứu khoahọc nói riêng đã tạo điều kiện , nhiệt tình và hết lòng giúp đỡ em trong thời gianvừa qua

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2016

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 3

5 Mục tiêu nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu: 4

7 Đóng góp nghiên cứu: 4

8 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 6

1 Khái niệm về Công tác văn thư 6

1.1.1 Khái niệm về văn thư 6

1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 6

1.2 Nội dung của công tác Văn thư 6

1.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi 6

1.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7

1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ 7

1.2.4 Sử dụng con dấu 7

1.3 Yêu cầu về công tác văn thư 7

4.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8

4.4.1 Vị trí 8

4.4.2 Ý nghĩa 9

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 10

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân xã 10

2.1.1 giới thiệu chung về ủy ban nhân dân xã 10

2.1.2 Cơ cấu tổ chức: 10

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dãn xã Vĩnh Chân 12

2.2 Thực trạng về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân 17

2.2.1 Thực trạng về quản lý văn bản đi 17

2.2.2 Thực trạng về tổ chức và quản lý văn bản đến 19

2.2.3 Thực trạng về việc quản lý con dấu 19

2.2.4Thực trạng thực hiện công tác văn thư đối với cán bộ tại UBND 20

2.2.5Thực trạng về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆ HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 22

3.1 Đánh giá về công tác văn thư 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Hạn chế 22

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập với nềnkinh tế thế giới, nền kinh tế nước ta đang trên đà tăng trưởng với tốc độcao, để phát triển được mạnh mẽ và bền vững thì cần phải có sự điều hànhquản lý và định hướng của nhà nước Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọithành viên tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước

Công tác văn thư hiện nay đã trở thành một bộ phận không thể thiếuđược trong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan doanh nghiệp tư nhânnói riêng, văn thư được xem như là cầu nối,mắc xích quan trọng trong hoạtđộng của cơ quan, tổ chức

Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy,thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý trong giải quyết công việccủa cơ quan, tổ chức mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tácvăn thư sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý trong các

cơ quan, tổ chức.Trong hoạt động giao tiếp văn bản là một trong những phươngtiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng Vănbản hành chính được hình thành trên nhiều lĩnh vực, hoạt động sống của conngười

Không những trong các cơ quan nhà nước, mà trong doanh nghiệp cũngvậy, thông tin có một vai trò hết sức quan trọng Có thể nói, hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp một phần thùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn bản đượcban hành Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín củamỗi nhà lãnh đạo nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung Văn bản ban hành

ra có đạt chất lượng và bảo đảm chất lượng đề ra hay không chủ yếu được quyếtđịnh ở khâu soạn thảo Nếu văn bản thảo ra không đảm bảo yêu cầu thì khôngnhững công việc giải quyết không đạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của các cơquan tổ chức

Soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt

động của lý của doanh nghiệp Vì vậy công tác văn thư cần phải được coi trọngđúng mức Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư ta có thế khẳng định:Công tác văn thư góp phần rất quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơquan cơ quan, tổ chức, góp phần vào sự phát triển cơ quan, tổ chức đó.

Qua thời gian học tập, rèn luyện được trang bị kiến thức chuyên môn tạitrường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng em đã có kiến thức nhất định về công tácsoạn thảo văn bản Nhưng học phải đi đôi với hành, kiến thức lý thuyết đượchọc trên lớp phải được áp dụng vào thực tế

Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và qua tìm hiểuchúng em đã có dịp tìm hiểu và chọn đề tài về công tác văn thư tại Ủy ban nhândân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới công tác văn thư tại Ủy bannhân dân xã

- Tập trung nghiên cứu việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý vănbản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng condấu

2.2 Phạm vi nghiên cứ

Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học tậptrung nghiên cứu về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện

Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ

3 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khoa học về Công tác soạn thảo văn bản tại công tác văn thưtại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ em có sử dụngkết hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương pháp chủ đạonhư :

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp quan sát;

- Phương pháp phỏng vấn;

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

- Phương pháp phân tích lý luận;

4 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề công tác văn thư đang nhận được nhiều sự quan tâm của nhiềucác nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khácnhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý , về kỹ thuật nghiệp vụhành chính , có nhiều công trình nghiên cứu trong và ngoài nước được công bốnhư sau:

- Năm 2004 Nhà xuất bản chính trị quốc gia cho xuất bản sách tra cứu

Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng,

Nguyễn Quốc Bảo

- Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản lý luận và phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền.

- Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất bản giáo trình Văn Bản quản

lý và kĩ thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn

Học

- Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi và bổ sung một số điều về nghị định số:58

- Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư lưu trữ cơ quan

bộ, ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Ủy ban mặt trận các cấp

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ

về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Nhìn chung các công trình nghiên cứu trên đã đề cập một cách trực tiếp

và gián tiếp vấn đề cụ thể về công tác văn thư từ các yếu tố thể thức và kỹ thuậttrình bày, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản, quản lý con dấn, lập hồ sơ.Những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong

quá trình làm bài của em.

5 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp các thôngtin về thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện HạHòa tỉnh Phú Thọ nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạnthảo văn bản tại cơ quan

- Mục tiêu cụ thể:

+ Khảo sát về phương thức soạn thảo và ban hành văn bản

+Khảo sát về việc quản lý và giải quyết văn bản

+Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+Quản lý và sử dụng con dấu

+ Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục

về công tác văn thư của cơ quan

6 Giả thuyết nghiên cứu:

Trong công tác công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện

Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.còn diễn ra một số vi phạm về mặt thẩm quyền ban hành ;

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo vănbản, lập hố sơ và tổ chức quản lý văn bản

7 Đóng góp nghiên cứu:

a) Ý nghĩa lý luận:

- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thựctiễn của vấn đề công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện HạHòa tỉnh Phú Thọ nói riêng và trên cả nước nói chung

b) Ý nghĩa thực tiễn:

- Làm rõ thực trạng công tác văn thư của cơ quan

- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caohiệu quả trong công tác Văn thư của cơ quan

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu thamkhảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu sẽ bao gồm 03 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã

Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ

Chương 2: Thực trạng về côngcông tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã

Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ

Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư tại Ủy

ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ

1 Khái niệm về Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về văn thư

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền

có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản

lý của cơ quan, tổ chức ( Tr 14).

1.1.2 Khái niệm công tác văn thư

Theo Nghị định số: 110/2001/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính

phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước

1.2 Nội dung của công tác Văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và giải quyết văn bản

- Thảo văn bản thuộc trách nhiệm cán bộ chuyên môn

- Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị

- Đánh máy, in văn bản căn cứ vào tình hình kinh tế của cơ quan có thểgiao cho cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, bộ phận đánh máy đảm nhiệm

-Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là do chánh văn phòng(trưởng phòng hành chính)

- Ký ban hành văn bản thuộc trách nhiệm của người có quyền ký (ký trựctiếp, ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền)

1.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Ghi số, ngày, tháng cho văn bản, nhân bản

- Đăng ký văn bản đi

- Làm thủ tục chuyển phát văn bản và theo dõi văn bản

- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng văn bản lưu

1.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản

- Phân loại, bóc bì văn bản (bóc về phía cơ quan nhận)

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

-Đăng ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến

1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ

- Hồ sơ công việc

- Thủ trưởng cơ quan là người quản lý con dấu

- Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan giữ dấu

và đóng dấu theo quy định

- Con dấu phải được bảo quản an toàn, có hòm tủ chắc chắn, cận thận

1.3 Yêu cầu về công tác văn thư

- Nhanh chóng từ khâu xây dựng văn bản truyền đạt thông tin, tổ chứcquản lý văn bản, tiếp nhận và kiểm tra, đăng ký vào sổ, chuyển giao

- Chính xác:

+ thông tin càng chính xác thì hiệu quả của hoạt động quản lý càng cao vàngược lại, nếu thông tin không chính xác thì hiệu quả xẽ thấp

+ Yêu cầu chính xác thể hiện trên tất cả các phương diện

+ Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành không được trái với

quy định của hiến pháp, của pháp luật và chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của

cơ quan ban hành

- Số liệu dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, rõ ràng

- Thể thức văn bản được trình bày theo mẫu quy định của cơ quan cóthẩm quyền ( ví dụ: đối với văn bản quy phạm pháp luật thì thể thức văn bảnđược áp dụng theo thông tư số 25, 55 Thể thức văn bản hành chính được ápdụng và thực hiện theo thông tư số 04 )

- Kỹ thuật nghiệp vụ: Trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ phảituân theo các bước của quy trình quản lý văn bản

- Bí mật:

+ Trong quá trình xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản, bố tríphòng làm việc của cán bộ văn thư phải đảm bảo yêu cầu về bí mật đã được quyđịnh trong các văn bản có thẩm quyền như: pháp lệnh bảo vệ của nhà nước số30/2000/PL-UBTVQH, nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm

2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ nhà nước

+ Trách nhiệm của cán bộ cơ quan đặc biệt là cán bộ văn thư phải sắp xếpngăn nắp, gọn gàng các tài liệu, văn bản không được để bừa bãi trên bàn làmviệc, không tiếp khách ở phòng làm việc của cán bộ văn thư

- Hiện đại:

+ Hiện đại hóa văn thư chính là áp dụng các phương tiện hiệ đại, mà cụthể là ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư như: Chữ ký điện tử, con dấuđiện tử, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản

+ Sử dụng trang thiết bị văn phòng và các phương tiện hiện đại

4.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

4.4.1 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,các cơ quan đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sửdụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ chương, chính sách, phản awsnh tìnhhình lên cấp trên, trao đổ, liên hệ, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày,đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị là các cơ

quan tổ chức điều hành bộ máy có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnhđạo, chỉ thị thì công tác văn thư lại càng quan trong nó giữ vị trí trọng yếu trongcông tác văn phòng.

4.4.2 Ý nghĩa

- Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan

- Công tác văn thư bao gồm nhiều việc liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho:

+ Lãnh đão cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả không chậmtrễ, sai sót tránh quan liêu

+ Góp phần giữ bí mật của cơ quan, tổ chức

+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ tài liệu, phản ánh trung thực hoạt động của cơquan, tổ chức khi cần thiết, tài liệu xẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

Tiểu kết : Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về

công tác văn thư Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thưcủa chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân xã

2.1.1 giới thiệu chung về ủy ban nhân dân xã

Xã Vĩnh Chân là một xã miền núi nằm ở cuối huyện Hạ Hoà tỉnh PhúThọ có vị trí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu

mỡ, môi trường của xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồngcách trung tâm huyện lỵ 14 km về hướng Đông nam Xã do hai làng hợp ,môi thành là Làng Vĩnh và Chân Lao Làng Vĩnh có 5 thôn (xóm) gồm:Minh Lăng, Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến và Trường Thiện Làng ChânLao nằm độc lập như 1 hòn đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân

là địa điểm thứ hai của Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộcsau thị xã Phú Thọ

2.1.2 Cơ cấu tổ chức:

- Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:

Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân có chủ tịch và phó chủ tịch

Chủ tịch là người đứng đầu của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụquản lý và lãnh đạo toàn bộ cơ quan

Phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch xã

- Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:

+ Văn phòng UBND xã.

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã lập kế hoạch, côngtác của UBND xã, đề xuất và có phương án để triển khai công việc màUBND xã đề ra, đồng thời đôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán

bộ chuyên môn thuộc UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản Ngoài ra cònthực hiện các công việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hộinghị của UBND

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường.

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,kinh tế tập thể.

+ Phòng Tư pháp

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp việc cho UBND xã về việctuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, xây dựng, thẩn định các văn bảnquy phạm pháp luật và rà soát các văn bản hành chính khác Trực tiếp quản

lý, đăng ký hộ tịch, thi hành án, trợ giúp pháp lý, quản lý tủ sách pháp luật

và công tác hoà giải trên địa bàn

+ Phòng Văn hoá – xã hội.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các hoạt động văn hoá,thông tin, tuyên truyền trên địa bàn xã

Nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễnthông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh

+ Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiềnlương; tiền công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động;người có công; bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệnạn xã hội; bình đẳng giới

+ Phòng tài chính – kế toán

Chức năng, nhiệm vụ: trực tiếp quản lý ngân sách xã tham mưu vớichủ tịch UBND xã về kế hoạch lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm,quý, tháng, lập dự án thu, chi ngân sách xã, dự toán điều chỉnh bổ sungngân sách xã trong trường hợp cần thiết, thực hiện báo cáo công tác tàichính trước UBND xã Tham mưu với UBND xã việc thực hiện casc biệnpháp thu, chi ngân sách theo đúng dự toán đã định, thực hiện chế độ báocáo, quyết toàn ngân sách theo quy định của pháp luật, mở hệ thống sổ

sách theo dõi thu, chi, quản lý ngân sách, quản lý tài sản cố định Hướngdẫn các ban ngành, đơn vị, thực hiện chế độ ngân sách theo đúng pháp luật.

+ Phòng địa chính – xây dựng

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp việc cho UBND xã về côngtác quản lý đất đai, quy hoạch sử dụng đất, biện pháp quản lý vi phạm đấtđai, thẩm định việc cấp phếp xây dựng nhà ở trên địa bàn UBND xã Chịutrách nhiệm lập hồ sơ địa chính trình duyệt với cơ quan cò thẩm quyền,quản lý, lưu trữ bản đồ, các văn bản có liên quan đến công tác quản lý đátđai của địa phương và tham gia giải quyết các công việc cò liên quan ới đấtđai, thường xuyên có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sử dụngđất

+ Phòng công an xã

Chức năng, nhệm vụ: than mưu, giúp UBND xã về các biện phápthực hiện bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng phongtrào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, thực hiện biện pháp phòng ngừa,ngăn chặn tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm khác, trựctiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và giải quyết các công việc thuộc thẩmquyền, quản lý hồ sơ, tổ chức đăng ký tạm chú tạm vắng theo quy định củapháp luật

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dãn xã Vĩnh Chân

- Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:

Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phươngchịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo

cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dâncùng cấp.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhândân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sáchkhác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước

- Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:

+ Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hộiđồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt;

tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mìnhlập

dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trìnhHội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quantài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quannhà nước cấp trên trong việc quản lí ngân sách nhà nước trên địa bàn xã vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất nước để lại phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương; xaay dựng và quản lý các công trìnhcông cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện,nước theo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc tự nguyện, dân chủ Việc

quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàđảm báo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;

+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ

ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề

án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ pháttriển sẩn xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ cácbệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tubổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả củthiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật vềbảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theođịnh của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghềtruyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, côngnghệ để phát triển các ngành, nghề mới

+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quyđịnh;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật