MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.3. Nội dung công tác văn thư 5 1.1.3.1 Soạn thảo văn bản 5 1.1.3.2. Quản lý văn bản đến 6 1.1.3.3. Quản lý văn bản đi 6 1.1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 7 1.1.3.5. Công tác lập hồ sơ 7 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 7 1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 8 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường 9 1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 10 Tiểu kết 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG 11 2.1. Công tác chỉ đạo điều hành. 11 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 13 2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 13 2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 15 2.3. Quản lý con dấu 18 2.4. Lập hồ sơ hiện hành 19 Tiểu kết 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 21 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường. 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2 Hạn chế 22 3.2. Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. 24 3.2.1 Về công tác chỉ đạo điều hành 24 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 24 3.2.3 Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin 24 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Công tác văn thư công tác có vai trị quan trọng thường xun hoạt động quan quản lý nhà nước Đây hoạt động chủ đạo mang tính chất định đến hiệu công việc quan tổ chức Vì thế, Đảng Nhà nước có chủ trương, sách hợp lí để tạo điều kiện cho cơng tác hành văn thư hoạt động ngày hiệu chuyên nghiệp Với công tác hành nhà nước Cơng tác Văn thư có vị trí đặc biệt quan trọng trung tâm điều hành phối hợp hoạt động văn giấy tờ quan Văn thư hoạt động hiệu kéo theo hoạt động toàn quan diễn liên tục, đồng thời tăng khả chủ động trình hội nhập quan cơng cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Bác Hồ nói: “Học phải đơi với hành” mối quan hệ biện chứng lý luận thực tiễn Lý luận sở, tảng tạo điều kiện cho người học giải cơng việc thực tế cách thuận lợi khoa học Vì tơi chọn đề tài nghiên cứu khoa học cá nhân “Cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên” Để hồn thành đề tài nghiên cứu “Cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên”, nỗ lực lớn việc tham quan khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu kiến thức Ngoài cịn phải kể đến hỗ trợ khơng nhỏ từ phía quan tiến hành nghiên cứu - Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường giảng viên hướng dẫn đề tài TS Lê Thị Hiền – Giảng viên phụ trách môn Nghiên cứu khoa học, đồng thời trân trọng cảm ơn Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường nói chung chị Nguyễn Hồng Tố Un – Cán Văn phịng nói riêng giúp đỡ tơi buổi khảo sát thực tế Trong q trình khảo sát, trình nghiên cứu đề tài, trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu., mong nhận ý kiến đóng để để đề hồn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2017 Người nghiên cứu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Đề tài “ Công tác văn thư ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.” tiến hành công khai, qua việc khảo sát thực tế UBND xã Nghinh Tường , hồn tồn khơng chép sử dụng kết đề tài nghiên cứu tương tự Nếu phát có chép kết nghiên cứu đề tài khác, tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm./ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Ủy ban Nhân dân QĐ Quyết định QPPL Quy phạm pháp luật CBCC Cán công chức MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .3 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.1.3.1 Soạn thảo văn 1.1.3.2 Quản lý văn đến 1.1.3.3 Quản lý văn .6 1.1.3.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 1.1.3.5 Công tác lập hồ sơ .7 1.1.4 Yêu cầu công tác văn thư .7 1.2 Khái quát UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.3 Vị trí chức công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường 1.2.4 Nhiệm vụ quyền hạn .10 Tiểu kết 10 Chương 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG 11 2.1 Công tác đạo điều hành 11 2.2 Tổ chức quản lý giải văn 13 2.2.1 Quản lý giải văn 13 2.2.2 Tổ chức giải quản lý văn đến 15 2.3 Quản lý dấu .18 2.4 Lập hồ sơ hành 19 Tiểu kết 20 Chương 21 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 21 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường .21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Hạn chế 22 3.2 Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 24 3.2.1 Về công tác đạo điều hành 24 3.2.2 Nâng cao chất lượng cán làm công tác văn thư 24 3.2.3 Trang bị sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin .24 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC .30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức, sở để triển khai, phổ biến công việc lưu trữ thông tin tài liệu quan Thông qua việc tiếp nhận văn đến chuyển văn đi, đóng dấu văn Cơng việc quan diễn theo quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu cao Là khâu trung gian kết nối đơn vị, phận UBND, phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp công việc, đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải cơng việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền Hoạt động văn thư phức tạp, địi hỏi người làm văn thư phải có tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận tỉ mỉ công việc Hàng năm với số lượng văn đến lớn với nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước công tác văn thư cần thiết phải coi trọng Trong thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nay, với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, cơng tác văn thư lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đất nước, đạo UBND xã Nghinh Tường quản lý, công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua, vừa nâng cao lực trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan, đơn vị, sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, với kiến thức học từ nhà trường, định chọn đề tài “Công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên” (Phụ lục 1), làm đề tài nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tượng nghiên cứu - Công tác văn thư xã Nghinh Tường 2.2.Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2015-2016 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn UBND xã Nghinh Tường Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư xã Nghinh Tường thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND xã Nghinh Tường Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp, xong biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND xã Nghinh Tường cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nước UBND xã - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND xã Nghinh Tường nâng cao chất lượng cơng tác văn thư tốt Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát + Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích đánh giá, so sánh tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Phương pháp tổng kết thực tiễn; Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương Lý luận chung công tác văn thư khái quát Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương 2: Thực trang công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Phương hướng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư công tác công văn giấy tờ, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư *Vai trị cơng tác văn thư Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt văn phòng cấp uỷ quan trực tiếp giúp cấp uỷ tổ chức điều hành máy đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ * Ý nghĩa công tác văn thư Cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn tư liệu hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.1.3.1 Soạn thảo văn - Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn QPPL: + Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; +Văn chuyên ngành + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội - Thể thức văn bản: thể thức văn QPPL văn hành - Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan + Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định + Đánh máy, nhân + Ký văn 1.1.3.2 Quản lý văn đến Tiểu kết Chương dựa sở lý luận công tác văn thư Chương với nghiên cứu lịch sử công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường, nêu lên thực trạng công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường Những hạn chế, tồn cần khắc phục thời gian tới để từ có nhìn khái quát hơn, đầy đủ mặt mạnh điểm yếu, từ tìm giải pháp thuận lợi hiệu giúp nâng cao công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường 20 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường 3.1.1 Ưu điểm Trong năm qua, xã Nghinh Tường có bước phát triển nhanh, đời sống nhân dân ngày nâng cao, tình hình trị ổn định Hoạt động quản lí nhà nước địa phương hiệu quả, cơng tác phịng ban nề nếp ổn định, công tác giải công văn giấy tờ Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung - Trình độ cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư UBND xã Nghinh Tường có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư - Các công văn đi, cơng văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền - Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND xã xã Nghinh Tường thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định - Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho cơng chức - Cơng văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế - Chất lượng cán nâng cao.Việc tuyển dụng cán đảm bảo thủ tục, có trình độ lực đặc biệt trải qua đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn phịng UBND xã cử cán học lớp nghiệp vụ chuyên môn - Công tác xây dựng văn đảm bảo hợp lý, hợp pháp, thể thức, 21 quy trình kĩ thuật Cơng tác quản lí văn đi, đến nội đảm bảo tính chặt chẽ theo nguyên tắc chung Mọi công văn giấy tờ đến UBND xã đường nào, phương tiện qua văn thư, đăng kí vào sổ, đóng dấu quản lí thơng Các văn đến sau có ý kiến người có thẩm quyền chuyển giao đến người thực kịp thời, chuẩn xác Các văn chuyển kiểm tra bảo đảm xác nội dung thể thức Người nhận văn kí nhận vào sổ đầy đủ, cơng tác tổ chức thực hiện, kiểm tra thực văn ngun tắc thủ tục trình tự luật định Cơng tác quản lí xử dụng dấu thực quy định theo nghị định số 62 Chính phủ Cơng tác lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ giao vào nguyên tắc lập hồ sơ để tập hợp văn Cơng tác tiếp nhận, xử lí, thẩm tra kí ban hành văn UBND xã cải tiến theo quy trình chặt chẽ, rút ngắn thời gian, nâng cao trách nhiệm văn phòng HĐND-UBND xã quan cơng tác tham mưu góp phần kiểm soát tốt việc ban hành văn 3.1.2 Hạn chế Công tác quản lý giải văn quản lí nhà nước xã xã Nghinh Tường đạt kết đáng kể nhiên cịn tồn khơng hạn chế Cán cấp xã hoạt động kiêm nhiệm,việc lúc phải đảm nhận công việc khác khiến cho hiệu công việc không đảm bảo Đối với cán không chuyên trách họ chuyên tâm vào cơng việc mà cịn tham gia cơng việc khác để phục vụ kinh tế gia đình, cơng tác giải quyết, thực đạo cịn chậm chạp, gặp vướng mắc Trước hết, trình độ nhận thức cán máy quản lí nhà nước cịn nhiều hạn chế trình độ nhận thức luật pháp trình độ xây dựng văn Bên cạnh tính cục càn tồn nặng nề điều hành số cán Sự hạn chế trình độ tính cục dẫn tới trình trạng có biết văn ban hành trái với quy định cấp văn triển khai thực 22 Nhận thức phận nhỏ cán UBND vừa xem nhẹ công tác quản lí giải văn vừa có thái độ coi thường cán làm cơng tác văn phịng Lực lượng cán giao cơng tác văn thư trình độ nghiệp vụ hạn chế, người giao soạn thảo văn Cán văn phịng có nhiều cố gắng cơng việc chưa thực phát huy hết chức việc điều hành hoạt động UBND việc thực công việc thuộc chun mơn Cán văn phịng có nhiều cố gắng cơng việc chưa thực phát huy hết chức việc điều hành hoạt động UBND việc thực cơng việc thuộc chun mơn - Phịng ban UBND xã Nghinh Tường đơi cịn tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND xã Nghinh Tường chưa quan tâm trọng mức - Việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định - xã Nghinh Tường chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND xã Nghinh Tường lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư - UBND xã Nghinh Tường chưa bố trí biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ Do đó, cơng tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến cơng tác văn thư 23 3.2 Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 3.2.1 Về công tác đạo điều hành - Tăng cường công tác đạo, điều hành gắn với đẩy mạnh tham mưu, tổng hợp, triển khai thực nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư quan Tăng cường công tác theo dõi, đánh giá công tác văn thư - Tăng cường lực công chức chuyên trách văn thư Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, kiểm tra công tác văn thư 3.2.2 Nâng cao chất lượng cán làm công tác văn thư Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có lĩnh trị, có lực, có tính chun nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân dân thông qua hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, có hiệu Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhân, đăng ký, chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Tiếp tục đẩy mạnh nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư ; thực đổi nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng; thực đào tạo, bồi dưỡng nhiều hình thức thích hợp Xây dựng thực tốt quy định chế độ trách nhiệm, đạo đức cán bộ, công chức, văn hóa cơng sở nhằm nâng cao trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành đạo đức nghề nghiệp cán bộ, công chức, viên chức 3.2.3 Trang bị sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin - Về trang bị sở vật chất : Tổ chức rà sốt lại hệ thống phịng văn thư sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND xã Nghinh Tường Tăng cường cơng tác phịng, chống cháy, nổ bảo đảm an tồn tuyệt đối phịng văn thư Từng bước đáp ứng u cầu tình hình mới, cần có kế hoach cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp 24 thiết bị hết hạn sử dụng Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư phải trang bị đầy đủ,tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư - Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư: Công nghệ thông tin UBND xã tiếp tục xây dựng đáp ứng yêu cầu hoạt động quan, 100% cán bộ, cơng chức quan trang bị máy tính phục vụ cơng việc Với phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư giảm tải để tài liệu thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư Hệ thống hỗ trợ quản lý văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc CBCC địa bàn Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi…Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối Ngoài ra, việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan điểm nhấn góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư 25 Tiểu kết Nội dung chương nêu giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Đánh giá ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân gây khó khăn tạo lên nhược điểm cơng tác công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường Từ ta đưa giải pháp nâng cao công tác đạo điều hành, nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư cải cách hành Các phương pháp nêu Chương 3, vài giải pháp giải pháp lựa chọn kỹ mang lại hiệu đáng kể đưa vào sử dụng công tác công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường 26 KẾT LUẬN Có thể khẳng định cơng tác văn thư quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Việc tiếp nhận văn đến, ban hành văn đi, việc sử dụng bảo quản dấu, lưu trữ tài liệu, hồ sơ vấn đề cần thiết, liên quan đến chất lượng quản lý tổ chức, cá nhân…các lĩnh vực đời sống xã hội Cùng với việc cải cách sách đến cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường có bước cải tiến tích cực, sở vật chất trang bị đầy đủ, đặc biệt phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy tính, máy in, máy fax, máy scan, điện thoại…nhờ mà chất lượng văn thư nâng lên rõ rệt Số lượng văn sai thể thức, chậm tiến độ giảm đáng kể Công tác văn thư bước ứng dụng tin học hóa, văn quan cập nhật vào máy tính tạo điều kiện cho việc xử lý, theo dõi, tra tìm văn Văn trước ban hành soát chặt chẽ, đảm bảo pháp luật, thể thức kỹ thuật trình bày Cơng tác văn thư công tác thiếu hoạt động quan Thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn Chẳng hạn, soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện 27 thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công việc hàng ngày lâu dài sau 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Dương Văn Khảm (2006), Cơng tác Văn thư Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin Hồng Lê Minh (2012), Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định Số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định Số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định Số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 thág 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định Số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư Nghiệp vụ Công tác Văn thư (2009), Trường Cao đẳng Nội vụ, NXB Giao thông Vận tải Vương Đình Quyền (2006), Lý luận Phương pháp Công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10 Thơng tư Số: 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 Bộ Công an quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước 11 Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 29 PHỤ LỤC Phụ lục 01: UBND xã Nghinh Tường Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Nghinh Tường Chủ tịch UBND Cán Cán Phó Chủ tịch UBND Cán Cán Chỉ huy Văn Địa Tư pháp - Kế tốn – trưởng phịng - - xây dựng Hộ tịch ngân sách ban huy quân thống kê Trưởng Công an Cán Văn ho xã hội Phụ lục 03: Bảng thống kê số lượng văn đến UBND xã Nghinh Tường 02 năm Số lượng văn Năm Tổng Quyết định Công văn Báo cáo Kế hoạch 2015 1855 586 365 354 198 2016 1995 623 401 368 203 Văn khác 352 400 Phụ lục 03: Bảng thống kê số lượng văn UBND xã Nghinh Tường Số lượng Năm Tổng Quyết định Văn chung Văn mật 2015 930 358 570 02 2016 826 400 425 01 tháng đầu năm 2017 480 156 324 Phụ lục 01: UBND xã La Hiên ... chung công tác văn thư khái quát Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương 2: Thực trang công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. .. hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư. .. công tác văn thư ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên 24 3.2.1 Về công tác đạo điều hành 24 3.2.2 Nâng cao chất lượng cán làm công tác văn thư