Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần venture international ( việt nam )

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM ) 5 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 5 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 8 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Tiểu kết: 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 14 2.1. Khái niệm 14 2.2. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 14 2.3. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 17 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Venture International ( Việt Nam) 18 Tiểu kết: 30 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VENTUR INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 31 3.1. Đánh giá 31 3.2. Giải pháp 31 3.2.1. Đối với doanh nghiệp 32 3.2.2. Với lãnh đạo văn phòng 33 3.2.3 Với các nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch 34 3.2.4. Với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 36 Tiểu kết: 38 KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựngchương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture

International ( Việt Nam ) là công trình do chính tôi nghiên cứu và soạn thảo.

Tôi không sao chép bất cứ một bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫnnguồn gốc Nếu có bất kỳ sai sót nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

SINH VIÊN

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM ) 5

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 5

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 8

1.2.1 Chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

Tiểu kết: 13

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 14

2.1 Khái niệm 14

2.2 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 14

2.3 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 17

2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Venture International ( Việt Nam) 18

Tiểu kết: 30

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VENTUR INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 31

3.1 Đánh giá 31

3.2 Giải pháp 31

3.2.1 Đối với doanh nghiệp 32

3.2.2 Với lãnh đạo văn phòng 33

3.2.3 Với các nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch 34

3.2.4 Với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 36

Tiểu kết: 38

KẾT LUẬN 39

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nềnkinh tế đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hộinhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắtnhư hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luônnâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạtđược mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh cóhiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau Mộttrong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào

dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan,

tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua hệthống văn bản, đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quantrực tiếp tới văn phòng

Để thực hiện một trong những chức năng tham mưu: văn phòng đã xâydựng chương trình, kế hoạch doanh nghiệp góp phần quan trọng vào việc xácđịnh đúng các mục tiêu, hướng đi, xác lập đánh giá, lựa chọn phương án phốihợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài để thực hiện thành công các mục tiêusản xuất doanh nghiệp

Kế hoạch là căn cứ cho công tác tổ chức, quản trị hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Nhiệm vụ của công tác xây dựng kế hoạch là hoạchđịnh các tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp

Xuất phát từ mong muốn áp dụng những kiến thức đã được học tập,nghiên cứu và cả sự trải nghiệp bản thân, có thể vận dụng vào thực tiễn ở doanhnghiệp góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước - Tôi đã

lựa chọn cho mình đề tài “ khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture

International ( Việt Nam )

Thông qua đề tài tìm hiểu chương trình, kế hoạch này đã giúp tôi hiểu biết

sâu sắc về các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam

Qua đó giúp cho tôi nắm được thực trạng công tác xây dựng chương trình

kế hoạch của văn phòng doanh nghiệp

Góp phần nâng cao năng lực chuyên môn như công tác soạn thảo và banhành văn bản

2 Lịch sử nghiên cứu

Trước đấy đã có đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác xây dựngchương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của doanh nghiệp nhưng chưa đisâu vào phân tích và làm rõ vai trò của việc xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác của văn phòng Do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả về công tácxây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của doanh nghiệp cụ

thể là của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ).

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu về công tác xây

dựng chương trình, kế hoạch hằng năm của doanh nghiệp: công ty cổ

phần Venture International ( Việt Nam ).

Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu hạn hẹp nên phạm vi nghiên cưu đềtài chỉ tập trung phản ánh công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại đơn vịchính thuộc công ty như: văn phòng từ năm 2014 và 2015

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất,tiến hành phân tích thực trạng công tác xây dưng chương trình, kế hoạch công

tác của văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ đó

đề xuất về giải pháp hoàn thiện

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài của tôi đã sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp:

- Tổng hợp lý luận chung về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

của văn phòng của doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng công tác công tác xây dưng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )

- Trên cơ sở lý luận chung, tổng hợp hợp lại những ưu điểm để đề xuất

những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dưng chương trình, kế hoạch

công tác của văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )

6 Giả thuyết khoa học

Nếu làm tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoach công tác của văn

phòng tại công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) sẽ phục đắc lực

cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc tại công ty

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

Việc nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác văn phòng tại công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ trước đến nay chưa ai thực hiện vì vậy, đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng tại công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )” có những đóng góp sau:

Thứ nhất hệ thống hóa lý luận chung về xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác văn phòng của công ty

Thứ hai phân tích thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ), chỉ

ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác xây dựng chươngtrình, kế hoach công tác văn phòng của doanh nghiệp

Thứ ba đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác xâydựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture

International ( Việt Nam ).

Thứ tư thông qua đề tài này giúp cho tôi những hiểu biết sâu sắc hơn vềcông tác xây dưng chương trinh, kế hoạch công tác của văn phòng Giúp tôi tiếpthu thêm nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của đề tài được

chia thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1 Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng công

ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )

Chương 2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác

của văn phòng công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )

Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần Venture International

( Việt Nam )

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL

(VIỆT NAM )

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

a Giới thiệu về công ty

Logo công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )

Tên giao dịch: Venture International

Mã số thuế: 0800005529

Nơi đăng ký: Cục thuế tỉnh Hải Dương

Điện thoại: 032786283

Fax: 032876296

Đại diện pháp luật: Trần Hải Yến

Địa chỉ người ĐDPL: Phân khu phía tây, KCN Phú Thái – Huyện KimThành – Hải Dương

Giám đốc: Trần Hải Yến

Cấp chương loại khoản: 1-151-070-075

Nghề nghiệp kinh doanh chính: May trang phục ( Trừ trang phục từ da

Venture International là công ty cổ phần may mặc 90% vốn nước ngoài từĐức, Hà Lan, Mỹ Công ty có xí nghiệp may tại Hải Dương với hơn 1000 côngnhân và là một trong những nhà sản xuất hàng may mặc hàng đầu tại Việt Nam

về mặt hàng quần áo lao động ( đồng phục quân đội, áo chống cháy và các trangphục chuyên ngành), chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Châu Âu

Sản phẩm của Venture International được bán trực tiếp cho các nhà bán lẻlớn hoặc công ty chuyên về trang phục bảo hộ lao động do vậy tỷ suất lợi nhuậncủa công ty cao hơn các công ty may mặc khác ở Việt Nam

Công ty được thành lập để sử dụng hiệu quả và phát triển nguồn vốn trongviệc sản xuất và kinh doanh về may mặc và các lĩnh vực khác nhằm tối đa hóalợi nhuận tạo việc làm ổn định cho nguồn lao động nhằm tăng thu nhập bìnhquân và góp cho ngân sách Nhà nước Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là sản xuấtking doanh hàng may mặc trong nước và xuất khẩu

b.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

Chức năng nhiệm vụ của công ty

Chức năng của công ty là vừa nhận gia công vừa sản xuất và tiêu thụsản phẩm may mặc Đồng thời làm công việc liên quan tới ngành dệt may theocác phương thức khác

Nhận gia công toàn bộ: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ liệu của

khách hàng để gia công rồi giao cho khách hàng thành sản phẩm Sản xuất hàngnội địa kinh doanh các ngành nghề dịch vụ khác.

Về sản phẩm: Áo, Sơ mi, quần, bảo hộ lao động ( đồng phục quân đội, áochống cháy và các trang phục chuyên ngành)…

Sản phẩm của công ty cổ phần Venture International chủ yếu làm theođơn đặt hàng Do vậy khi nhận được đơn đặt nhận hàng và nguyên liệu do bênđặt hàng cung cấp với thông số kỹ thuật, nhóm kỹ thuật của công ty sẽ tiến hànhchế thử sản phẩm sau đó sản phẩm chế thử sẽ được gửi cho bộ phận duyệt mẫugồm các chuyên gia của bên đặt hàng kiểm tra góp ý kiến về sản phẩm làm thử

Mẫu đôi ký duyệt sẽ đưa đến các phân xưởng để làm mẫu cứng giác trên

sơ đồ pha cát vải, giác mẫu và khớp mẫu rồi đưa đến từng tổ cắt

Bộ phận cắt tiến hành nhận vải và các phụ liệu từ quản đốc phân xưởngphối mẫu cắt theo mẫu và đưa đến phân xưởng may

Bộ phận may tiến hành may tiến hành may bao gồm chỉ may lắp ráp vàmột số công việc thủ công

Sau khi may là công việc của thợ cả kiểm tra chất lượng sản phẩm và thợthu vá sản phẩm chuyển sang bộ phận giặt là tẩy để hoàn chỉnh sản phẩm

Giai đoạn cuối cùng là kiểm tra chất lượng sản phẩm và đóng gói nhậpkho rồi xuất xưởng theo đơn đặt hàng

 Quyền hạn của công ty

Tuyển dụng và sử dụng lao động vào làm việc tại công ty theo quy địnhcủa luật lao động và theo quy định của công ty

Được xây dựng các công trình theo sự phê duyệt của tổng công ty và theo

sự phê duyệt của nhà nước

Được kinh doanh các mặt hàng theo quy định tại giấy phép kinh doanhĐưa ra và thực hiện các chiến lược trong phạm vi công ty

 Cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục 1)

Nhìn chung mô hình tổ chức của công ty được sắp xếp bố trí phù hợp vớikhả năng của nhân viên có thể đảm bảo tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

cũng như mặt đối với đối ngoại của mình.

Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

Đại cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đềcủa công ty theo luật DN và điều lệ công ty Đại hội cổ đông là cơ quan thôngqua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn và phát triển công ty, quyết định cơcấu vốn bầu ra cơ quan quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danhcông ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi công ty,trừ những vấn đề thuộc đại hội cổ đông quyết định

Ban kiểm soát: Do đại hội cổ đông bầu rat hay mặt cổ đông kiểm soát mọihoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty

Ban Giám Đốc: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan dến hoạt độnghằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh phương ánđầu tư Bổ nhiệm miễn nhiệm các chức danh quản lý công ty trừ các chức danhHội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc củamột cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về côngtác văn thư-lưu trữ Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lí thông tinphục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lí và đảm bảo công tác hậu cần cho cơquan, tổ chức đó Vì vậy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt

động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nắm bắt được tầm quan trọng của văn phòng trong công ty, công tyVenture International, đã trú trọng và quan tâm tới công tác văn phòng, xâydựng một văn phòng hiện đại, đạt tiêu chuẩn theo quy định Điều này được thểhiện qua chức năng, nhiệm vụ, và sơ đồ tổ chức của văn phòng trong công tyVenture International

1.2.1 Chức năng

- Văn phòng công ty thực hiện 3 chức năng chính đó là: tham mưu, tổng

hợp và hậu cần

- Văn phòng giúp việc cho giám đốc thông qua việc thực hiện chức năng

tham mưu, tổng hợp, tổ chức, phối hợp với các phòng ban thực hiện các quyếtđịnh của giám đốc và của lãnh đạo công ty

- Làm về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ, quản lí công tác

văn thư lưu trữ, quản lí tài sản, trang thiết bị làm việc của văn phòng công ty

- Thực hiện các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc

quản lí công văn, giấy tờ,các văn bản đi, văn bản đến và quản lí tài sản thuộclĩnh vực chuyên môn

- Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế làm việc, giao

dịch, tiếp khách,

1.2.2 Nhiệm vụ

- Hướng dẫn, quản lí và thực hiện về công tác văn thư của cơ quan

- Kiểm tra thể thức, nội dung và thủ tục trong việc ban hành các văn bản

trong công ty

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự trong công ty

- Thu thập, xử lí thông tin cho lãnh đạo

- Tổ chức, chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, hội nghị và

chủ trì cuộc họp

- Tham gia công tác tuyển dụng nhân sự trong công ty

- Tổ chức việc mua sắm và quản lí các trang thiết bị trong công ty

- Thực hiện việc duy trì mối quan hệ với cơ quan và đặc biệt là với các

đối tác kinh doanh

- Đảm bảo việc mua văn phòng phẩm cho cơ quan

- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho cán bộ - nhân viên

trong công ty

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các chế độ, chính sách như

nâng lương, tiền thưởng, các chế độ chính sách xã hội,… hay trong hoạt độngthi đua khen thưởng của công ty…

- Tổng hợp, xây dựng báo cáo hàng quý về hoạt động của công ty

- Tổ chức, thực hiện công tác bảo vệ trong cơ quan

- Văn phòng làm nhiệm vụ quản lí hệ thống văn bản

- Xây dựng các bản kế hoạch theo quý, theo năm cho công ty và đôn đốc

việc thực hiện kế hoạch

- Ngoài ra còn làm công việc đột xuất khác theo sự chỉ đạo cuả lãnh đạo 1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phụ lục 2 )

Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân

Số nhân sự hiện có của văn phòng bao gồm:

01 Lãnh đạo văn phòng

01 Cán bộ văn thư, lưu trữ

01 Chuyên viên văn phòng

01 Cán bộ kĩ thuật tổng hợp

01 Kế toán văn phòng

Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (cán bộ, nhân viên)

Nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng

- Quản lí toàn bộ nhân viên trong văn phòng

- Sắp xếp kế hoặch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn thể nhân

viên trong văn phòng

- Giám sát việc thực hiện công

- Kiểm tra, duyệt các văn bản do văn phòng ban hành

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản trước khi kí gửi đi

- Đôi khi tham gia vào việc xây dựng văn bản cho công ty

Nhiệm vụ của nhân viên văn thư, lưu trữ

- Quản lí và giải quyết văn bản đến

- Nhận văn bản đến

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

- Trình văn bản đến

- Đăng kí văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giúp trưởng phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Quản lí và giải quyết văn bản đi

- Trình văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày, tháng

văn bản

- Đóng dấu văn bản đi

- Đăng kí văn bản đi

- Chuyển giao văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Quản lí và sử dụng con dấu

- Tập hợp các văn bản tài liệu lưu vào hồ sơ của cơ quan

Nhiệm vụ của cán bộ kĩ thuật tổng hợp

- Quản lí hệ thống trang thiết bị của văn phòng và của toàn thể công ty

- Tiến hành kiểm tra tình trạng các trang thiết bị để kịp thời sửa chữa và

báo cáo với lãnh đạo phê duyệt mua sắm trang thiết bị mới

- Làm công tác hậu cần về kĩ thuật trong các cuộc họp và hội nghị như

điều khiển việc trang trí hội trường, sắp xếp bàn ghế hội hop, hội nghị, chuẩn bị

về âm thanh, hình ảnh trong các cuộc họp

- Quản lí đội lái xe trong công ty

- Hàng quý làm báo cáo thống kê các thiết bị máy móc bị hỏng hóc, các

thiết bị máy móc thiết bị mua mới, thống kê số tiền sửa chữa máy móc và số tiềnmua máy móc mới cho công ty

Nhiệm vụ của chuyên viên văn phòng

- Tổ chức việc soạn thảo văn bản

- Trình lãnh đạo văn phòng duyệt, kí văn bản

- Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo văn phòng trong các cuộc họp, hội nghị

- Giúp lãnh đạo trong việc xây dựng kế hoạch, công việc của nhân việc

của nhân viên văn phòng

- Tổ chức, chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng

- Mua văn phòng phẩm cho văn phòng, và cho cơ quan đồng thời hàng

tháng làm báo cáo thống kê bảng chi tiêu mua văn phòng phẩm cho cơ quan

Nhiệm vụ của kế toán văn phòng

- Theo dõi các khoản chi tiêu trong văn phòng và báo cáo cho lãnh đạo

theo tháng để lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt thu, chi

- Tập hợp và lưu trữ lại các hóa đơn, chứng từ của văn phòng

- Tiến hành việc quyết toán chi cho những công việc của văn phòng

- Hàng quý làm báo cáo nộp cho phòng kế toán của công ty kiểm tra

Thực hiện việc lấy lương, phát lương cho nhân viên trong văn phòng

Nhận xét:

Ưu điểm:

- Tổ chức hành chính chỉ có 05 người, phòng Tổ chức hành chính có thể

đảm bảo được lượng công việc khổng lồ phát sinh trong ngày

- Mỗi người phụ trách một công việc cụ thể, từ việc nhỏ cho đến việc lớn

đều được tiến hành chính xác, thận trọng và kịp thời, đảm bảo tiến trình hoànthành công việc được giao, sự hợp tác kịp thời giữa các thành viên với nhaucũng như của Trưởng phòng với nhân viên

Nhược điểm:

- Tuy mọi công việc của bộ phận Hành chính văn phòng đều đảm nhận rất

tốt, nhưng số lượng nhiệm vụ mà họ kiêm quá tải khiến họ gặp rất nhiều khókhăn vất vả,

- Cần bổ sung thêm nhân viên trợ giúp như: nhân viên lễ tân, nhân viên

bảo vệ và nhân viên lái xe

Tiểu kết:

Toàn bộ nội dung chương 1 đã khát quát chung về tổ chức và hoạt động

của Công ty Cổ phần Venture International, và văn phòng Công ty qua đó cho

chúng ta biết về lịch sử hình thành Công ty, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơcấu tổ chức của Doanh nghiệp và Văn phòng doanh nghiệp Trên cơ sở đó đểbước sang nội dung chương 2 ta có thể đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tácxây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty Cổ phầnVenture International

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL

(VIỆT NAM) 2.1 Khái niệm

 Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

 Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạchdài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan, đơn vị.

2.2 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp

Phân loại theo theo thời gian:

 Chương trình công tác năm:

Chương trình công tác năm cần đảm bảo những đề án, công việc đăng kýtrong chương trình phải thể hiện kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các vănbản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị Mỗi đề án,công việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, ngườiphụ trách, cấp trình và thời hạn trình từng cấp Các đơn vị phải chịu trách nhiệm

về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vàochương trình công tác của tổ chức

Căn cứ lập kế hoạch năm:

Từ chiến lược của tổ chức

 Từ các dự án tham gia

Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

Nội dung của kế hoạch năm:

Nội dung các mục tiêu công việc

Thời gian thực hiện

Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọngtâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)

 Chương trình công tác quý:

Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý phải xác định

rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, địa chỉ trình(cấp có thẩm quyền) để quyết định và thời hạn trình

Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị phải gửi dự kiến chươngtrình công tác quý sau cho văn phòng Những công việc bổ sung hoặc có sự điềuchỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo lãnh đạo Quá thời hạn trên, đơn

vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh

Chậm nhất là đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, văn phòng tổng hợpchương trình công tác quý sau trình lãnh đạo xem xét, quyết định Những vấn đềtrình cấp trên, nếu có sự thay đổi về thời gian, văn phòng phải có văn bản trìnhlãnh đạo ký đề nghị cấp trên cho điều chỉnh Chỉ sau khi được chấp nhận, cácđơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới

Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo và chương trìnhcông tác năm Chương trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo vàchương trình công tác 6 tháng

 Chương trình công tác tháng:

Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng vàtriển khai thực hiện chương trình công tác tháng Chậm nhất là vào giữa tuầncuối cùng hàng tháng, văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng sau trìnhlãnh đạo xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị Chương trình côngtác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý

Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tháng

Các công việc trong kế hoạch năm

Các công việc tháng trước còn tồn tại

Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung của chương trình:

Các công việc quan trọng trong tháng

 Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,người thực hiện

Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong thánghoặc làm trong tháng sau)

 Chương trình công tác tuần/lịch công tác tuần:

Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của lãnh đạo, vănphòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công táctuần, trình lãnh đạo phê duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần.

Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tuần

Các công việc trong kế hoạch tháng

 Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

 Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm

Nội dung của chương trình:

Các công việc quan trọng trong tuần

 Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thựchiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả)

Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặclàm trong tuần sau)

 Chương trình/kế hoạch công tác của đơn vị:

Căn cứ chương trình công tác tuần của tổ chức và chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác củađơn vị và tổ chức thực hiện

Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cá nhân mỗithành viên của đơn vị; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảođảm tiến độ trình lãnh đạo cấp trên xem x t theo chương trình công tác của tổchức

 Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch trong hành chính văn phòng có:

- Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự

- Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội

- Kế hoạch tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua

- Kế hoạch xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, cơ sở vật chất

- Kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị

- Kế hoạch tài chính - Kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn, phong cháychữa cháy

- Kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động.

- Kế hoạch chăm lo đời sống cho người lao động…

2.3 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của

cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêumột

cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính

ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổchức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạchtốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chươngtrình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước,việc gì sau, không bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân

bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trílực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàngcác đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kếhoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trítuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giámọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Venture International ( Việt Nam)

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua

các chiên lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dựđịnh cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từngthời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần cần phải có kế hoạch,chương trình cụ thể

Qua tìm hiểu, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Công ty

có các kế hoạch như sau:

Ví dụ: Kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại

mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạchtài chính Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên tráchxây dựng và thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động phải biết khâunối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp lạivới nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể áy sẽ do Văn phòng dựthảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển Văn phòng sẽ xây dựng chương trìnhlàm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối vớitừng công việc công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện thực hiện xây dựngchương trình theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công iệc cho ngườikhác Công tác xây dựng chương trình làm việc của Công ty VentureInternational (Việt Nam) được thực hiện theo trình tự như sau:

- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị

trong

Công ty căn cứ vào dự kiến chương trình quý, những vấn đề còn tồn đọng

và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau Dự kiếnchương trình tháng được gửi cho Giám đốc chậm vào ngày 28 hàng tháng

Văn phòng Công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹthuật kinh doanh để xây dựng chương trình làm việc của Văn phòng nói riêng

và của toàn công ty nói chung

- Chương trình là việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,

phòng ban trong Công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làmviệc của quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu xót, khó khăn, thuậnlợi, đồng thời nghiên cứu xem xét nghiên cứu xem xét chương trình làm việccủa quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đềphát sinh mới đề nghị Ban giám đốc điều chinhrlafm việc quý sau Dự kiếnchương trình làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất 15 ngày của thángcuối quý.

- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo

cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lênGiám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đóthực hiện

- Thực trạng lập kế hoạch cho một cuộc họp tại Công ty cổ phần Venture

International như sau:

Công ty cổ phần Venture International có kế hoạch tổ chức cuộc họp báocáo kết quả kinh doanh trong 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch 6 tháng cuốinăm, lấy ý kiến đóng góp về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Bắc (nhucầu của người dân, tiềm năng kinh doanh, Công ty đã có đủ điều kiện về nhânlực-cơ sở vật chất để thực hiện chưa?…)

a Giai đoạn chuẩn bị:

 Tên cuộc họp: buổi họp tổng kết và đóng góp ý kiến về việc mở rộngthị trường tại các tỉnh miền Bắc

 Mục đích cuộc họp: nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty để

có biện pháp và kế hoạch hợp lý trong tương lai, đưa ra quyết định có nên mởrộng thị trường miền Bắc hay không

 Thời gian: 8 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút, ngày 07 tháng 07 năm2010

 Địa điểm: Phòng Họp, Phòng Hội Nghị Và Hội Thảo tại Tầng 5

Công ty

 Thành phần tham dự:

- Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty

- Tổng giám đốc

- 50 thành viên của công ty, bao bồm các ông(bà) Trưởng phòng/ Trưởng

bộ phận (phòng kinh doanh, phòng marketing, phoàng kế hoạch, phòng kỹ thuật,phòng kế toán, phòng tổ chức nhân sự, ban đầu tư dự án

 Người điều hành: Tổng giám đốc

 Nội dung:

- Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần Venture International( Việt Nam) 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch cho 6 tháng cuối năm

- Đóng góp ý kiến về việc mở rộng thị trường tại miền bắc của Công ty

 Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho cuộc họp:

- Phòng họp cùng các phương tiện, thiết bị phục vụ cuộc họp(màn chiếumáy chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…)

- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

- Chuẩn bị nước uống

- Trang trí phòng họp,kiểm tra các phương tiện thiết bị

 Các chương trình khác như:

- Tìm hiểu các đối tượng tham dự lập danh sách và phân công người viết thư mời

- Gửi thư mời

- Gửi trước nội dung cuộc họp cho những người tham dự

- Phân công người viết biên bản, người đón khách và phục vụ trong buổihọp

- Nhắc tham gia họp trước 60 phút