Khảo sát đánh giá thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch công tác của công ty CPĐT Nam Đình Vũ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6. Cấu trúc của đề tài. 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 4 1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty CPĐT Đình Vũ 4 1.1.1 Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ. 6 1.2 Khái quát chung về Văn phòng công ty CPĐT Đình Vũ 7 1.2.1 Chức năng 7 1.2.2 Nhiệm vụ 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng 9 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 11 2.1 Khái niệm 11 2.2 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 12 2.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 13 2.4 Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 15 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 22 3.1 Nhận xét 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Giải pháp 24 3.2.1 Đối với doanh nghiệp 24 3.2.2. Đối với lãnh đạo văn phòng 25 3.2.3. Đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 25 3.2.4 Với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 26 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC  

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gianqua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài này

Hà Nội, tháng 05 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợpthông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên ThS.Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Trong quá trình làm bài tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn, do trình độ cònhạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắngsong đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế, tôi rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa trong trườngcũng như của các bạn đọc

Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình

và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong những lầnthực hiện sau

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 4

1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty CPĐT Đình Vũ 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ 6

1.2 Khái quát chung về Văn phòng công ty CPĐT Đình Vũ 7

1.2.1 Chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng 9

Tiểu kết 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 11

2.1 Khái niệm 11

2.2 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 12

2.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 13

2.4 Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 15

Tiểu kết 21

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG

CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 22

3.1 Nhận xét 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Nhược điểm 22

3.1.3 Nguyên nhân 23

3.2 Giải pháp 24

3.2.1 Đối với doanh nghiệp 24

3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng 25

3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 25

3.2.4 Với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 26

Tiểu kết 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nềnkinh tế, trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện naycác doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng caochất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêutối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả cácdoanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau

Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanhnghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ củamột cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mốiquan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếpđến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó vănphòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậyvới tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càngđược khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tácquản lý của nhà quản trị

Đối với một doanh nghiệp bất kỳ thì hoạt động lập kế hoạch là chức năngđầu tiên của quá trình quản lý, có vai trò rất quan trọng Lập kế hoạch gắn liềnvới việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, là cơ sở

để xác định và triển khai các chức năng còn lại là tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.Bởi vậy chất lượng của công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh được nângcao sẽ là điều kiện cần thiết để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệpđạt hiệu quả cao

Hiểu được tầm quan trọng của nó vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch công tác của công ty CPĐT Nam Đình Vũ” làm đề tài của mình.

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu:

- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động củavăn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công ty

và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty

- Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty CPĐTNam Đình Vũ

- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty như: Ưu điểm, mặthạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó Trên cơ sở đó đưa ra một số kiếnnghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tạicông ty

Phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận:

Tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin về Thực trạng công tácxây dựng chương trình kế hoạch của công ty CPĐT Nam Đình Vũ

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về chương trình kế hoạch vàcông tác xây dựng chương trình kế hoạch, từ đó đánh giá chỉ ra được thực trạnghiện nay và đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc vững chuyên mônnghiệp vụ, giúp ích cho quá trình xây dựng chương trình kế hoạch của doanhnghiệp

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Thu thập xử lý thông tin

Thu thập tài liệu công ty và tình hình công tác xây dựng chương trình kếhoạch của công ty CPĐT Nam Đình Vũ

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụngtrong suốt quá trình làm đề tài

5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Làm rõ hơn vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch để thấy

rõ hơn tầm quan trọng của xây dựng chương trình kế hoạch trong tổ chức doanhnghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn trong công tác xây dựng chươngtrình kế hoạch

6 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụlục đề tài có cấu trúc 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty CPĐT Nam Đình

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty CPĐT Nam Đình Vũ

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác xây dựng chương trình kế hoạch.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty CPĐT Đình Vũ

1.1.1 Lịch sử hình thành

 Tên công ty:

Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ

Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINTSTOCK COMPANY

Công ty được thành lập bởi 2 pháp nhân và 3 thể nhân để đầu tư, pháttriển và kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển Nam Đình Vũ Đây là

sự kế thừa và phát huy năng lực, kinh nghiệm của những đơn vị, cá nhân tronglĩnh vực đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp và cảng biển

Một là, Tổng công ty tài chính dầu khí Việt Nam: ngoài khả năng huy

động vốn đầu tư và cho vay tín dụng, hiện nay đang đầu tư và quản lý khai thácnhiều dự án về đô thị, cảng biển và các nhà máy công nghiệp trên toàn quốc.Ngoài ra Công ty còn có hệ thống các công ty thành viên có nhiều kinh nghiệmtrong các lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản, huy động vốn và quản lý dựán

Hai là, Tổng công ty cổ phần đầu tư Sao Đỏ: Hiện đang là chủ đầu tư 2

dự án Khu đô thị Anh Dũng 2 và Sao Đỏ 1 trên địa bàn thành phố với tổng diện

tích 17ha Các dự án do Sao Đỏ làm chủ đầu tư đều được đánh giá có chất lượng

và tiến độ tốt nhất trong các dự án phát triển trên địa bàn thành phố, ngoài ra Sao

Đỏ còn có các Công ty thành viên trong lĩnh vực xây lắp, Công ty kinh doanh vàkhai thác vật liệu xây dựng đang hoạt động rất có uy tín và hiệu quả

Một trong 3 thể nhân đó là Ông Bùi Quang Khả: hiện đang là chủ tịch hộiđồng quản trị Công ty cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu – là chủ đầu tư khu dulịch quốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng Dự án có quy mô 96 ha vớitính chất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu

tư nhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khucông nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng915ha Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹthuật thi công và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng Đến nay công tác chuẩn bịđầu tư đã tương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công.Đây là dự án lớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khucông nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:

- Xây dựng nhà các loại

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng

- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuậtkhu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch,khu vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giaothông , thuỷ lợi

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét

- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng

- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các loại sản phẩm liên quan

- Vận tải hàng hoá ven biển và viễn dương;

- Vận tải hành khách ven biển và viễn dương;

- Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa;

- Vân tải hành khách đường thuỷ nội địa;

- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

- Vân tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CPĐT Nam Đình Vũ.

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chứcnăng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CPĐT Đình Vũ

Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hoạt động dưới hình thức Công ty

cổ phần, cơ quan cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, cơ quan giám sát giúp việccho đại hội đồng cổ đông là Ban kiểm soát, dưới Đại hội đồng cổ đông là Hộiđồng quản trị, Ban tổng giám đốc và các bộ phận chức năng

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH

BỘ PHẬN

KINH DOANH

1.2 Khái quát chung về Văn phòng công ty CPĐT Đình Vũ

Phối hợp với các phòng trong việc lập, duyệt và thực hiện dự toán thu, chingân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về khoa học và công nghệ

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán trong công ty theo đúng luật ngânsách, chuẩn mực kế toán và các văn bản qui định hiện hành

Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác các đối tác thực hiện các dựán

Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho cácphòng trực thuộc công ty Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường

Tham mưu cho Lãnh đạo công ty về công tác cán bộ, tuyển dụng lao động

và đề bạt nhân viên thực hiện các thủ tục về chế độ

Quản lý tài sản, vật tư toàn công ty kể cả tài sản, vật tư các đề án, dự án

1.2.2 Nhiệm vụ

Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ,với chức năng tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu

về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủtheo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trìhoạt động

Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chấthoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đềucần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh

đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt độngcủa cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàngđầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.

Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành,sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan

và từng bộ phận

Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoànthành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ravới chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chươngtrình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ,phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thôngtin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính… Đây làmột hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại tronghoạt động của cơ quan tổ chức

Vì vậy văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác vănthư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin

Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu

Bộ phận văn phòng phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử

lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin

Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằmthực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũngcần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhấtcủa toàn bộ hệ thống

Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯ

BỘ PHẬN BẢO VỆ

BỘ PHẬN TẠP VỤ

quản lý và điều hành công việc

Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức,văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đốingoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơquan, tổ chức Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của vănphòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thôngtin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng

Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổchức một cách gọn nhẹ khoa học Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổchức sau:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tốtrung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét vănphòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bêntrong và bên ngoài công ty

Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ

phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ Chức năng cụ thể củatừng bộ phận trên như sau:

 Trưởng phòng.

Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản

lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng Ngoài ra trưởng phòng còn cóquyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợpvới yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trướcthủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng

 Bộ phận văn thư lưu trữ.

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biêntập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thuthập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bịphát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,

Tiểu kết

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, tathấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Vănphòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đềcho cơ quan, tổ chức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổchức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng caohiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn vớicác yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

KẾ HOẠCH CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

2.1 Khái niệm

Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, bộ máy điều

hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợcho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi lĩnh vựcdịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan,đơn vị được thông suốt, hiệu quả

Quản trị văn phòng là sự tác động của chủ thể quản trị (con người) lên đối

tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất ) trong văn phòngnhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp Đó là toàn bộ cáchoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động củadoanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác

hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo

trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra Lập kế hoạch là chức năng đầutiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểmtra Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nógắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tươnglai[1] Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là vớicác doanh nghiệp

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ

đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn,

các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụthể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt đượcmột mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra Thông thường kế hoạch được hiểu như làmột khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hyvọng sẽ đạt được mục tiêu Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra màkhông làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như bản kế hoạch đề ra.

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chínhthức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bímật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay tội phạm,gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh, làm ăn, tàichính…) Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, cónhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, pháttriển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi, hoặc trong việc tiến hành kinhdoanh khác

2.2 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của

cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho tổ chức, doanh nghiệp đạt được mụctiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảotính ổn định trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của tổ chức,doanh nghiệp: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,nhân lực cho tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động; có chương trình, kếhoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theochương trình, kế hoạch giúp cho doanh nghiệp chủ động công việc, biết làm việc

gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp một cách linh hoạt màvẫn đạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo doanhnghiệp phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp