Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần may Thăng Long

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 2 7. cấu trúc đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 4 1.1. Khái quát chung về công ty cổ phần may Thăng Long 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 5 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 8 1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 9 1.2. Khái quát chung về văn phòng Công ty cổ phần may Thăng Long 10 1.2.1. Chức năng 10 1.2.2. Nhiệm vụ 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 13 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA DOANH NGHIỆP 15 2.1. Khái niệm 15 2.2. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 15 2.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long 16 2.3.1. Các loại chương trình 16 2.3.2. Phân loại kế hoạch công tác 17 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long 19 2.4.1. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Tập Đoàn Dệt –May giao 19 2.4.2. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường 19 2.2.3. Căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty 21 2.2.4. Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước. 22 Tiểu kết 23 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 24 3.1. Đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2. Giải pháp 25 3.2.1. Đối với doanh nghiệp 25 3.2.2. Đối với lãnh đạo văn phòng 27 3.2.3. Đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 27 3.2.4. Đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 27 Tiểu kết 28 KÊT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC  

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài với tên: tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tácxây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phầnmay Thăng Long”

Tôi xin cam đoan đây là bài làm của tôi trong thời gian qua.Tôi xinchịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụngtrong quá trình thực hiện đề tài này

Hà Nội, tháng 05 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợpthông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của giảng viênLâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Trong quá trình làm bài tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn, do trình độcòn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyên nhân khác nên dù

cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vìthế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoatrong trường cũng như của các bạn đọc

Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót củamình và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trongnhững lần thực hiện sau

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.2 6 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 2

7 cấu trúc đề tài 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 4

1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần may Thăng Long 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 5

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 8

1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 9

1.2 Khái quát chung về văn phòng Công ty cổ phần may Thăng Long 10

1.2.1 Chức năng 10

1.2.2 Nhiệm vụ 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 13

Tiểu kết 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA DOANH NGHIỆP 15

2.1 Khái niệm 15

2.2 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 15

2.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp

công ty cổ phần may Thăng Long 16

2.3.1 Các loại chương trình 16

2.3.2 Phân loại kế hoạch công tác 17

2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long 19

2.4.1 Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Tập Đoàn Dệt –May giao 19

2.4.2 Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường 19

2.2.3 Căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty 21

2.2.4 Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước 22

Tiểu kết 23

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 24

3.1 Đánh giá 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Nhược điểm 25

3.2 Giải pháp 25

3.2.1 Đối với doanh nghiệp 25

3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng 27

3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 27

3.2.4 Đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 27

Tiểu kết 28

KÊT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

EU Liên minh châu Âu

FOB là miễn trách nhiệm Trên Boong tàu hay Giao lên

tàu Nó là một thuật ngữ trong thương mại quốc tế

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Với vai trò là con chim đầu đàn của ngành dệt may Việt Nam, Công ty

cổ phần may Thăng Long đã và đang thực hiện nhiều chương trình, kế hoạch

và chiến lược mới để bắt nhịp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế của nướcnhà Một trong những công tác quan trọng phải kể đến là nâng cao chất lượngcủa công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty

Đối với một doanh nghiệp bất kỳ thì hoạt động xây dựng chương trình,

kế hoạch là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý, có vai trò rất quantrọng Lập chương trình, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu vàchương trình hành động trong tương lai, là cơ sở để xác định và triển khai cácchức năng còn lại là tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Bởi vậy chất lượng của côngtác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh được nâng cao sẽ là điều kiện cần thiết

để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc xây dựng chương trình, kếhoạch công tác nên em đã tìm hiểu và chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá thựctrạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tạiCông ty cổ phần may Thăng Long” để làm bài báo cáo cho mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Các bài báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần may Thăng Long

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực tế hoạt động của Công ty cổ phầnmay Thăng Long” của tác giả Hà Thị Trường Lâm

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động củavăn phòng tại Công ty cổ phần may Thăng Long

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công

ty và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty

- Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Công ty cổphần may Thăng Long

- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng tại công ty Trên cơ sở đóđưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện côngtác văn phòng tại công ty

Phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận: Tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập

và xử lý thông tin về Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạchcủa Công ty cổ phần may Thăng Long

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về chương trình kế hoạch vàcông tác xây dựng chương trình kế hoạch, từ đó đánh giá chỉ ra được thựctrạng hiện nay và đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc vững chuyênmôn nghiệp vụ, giúp ích cho quá trìnhxây dựng chương trình kế hoạch củadoanh nghiệp

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được

sử dụng

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đãcó

- Phương pháp điều tra khảo sát thông tin về công ty

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sửdụng trong suốt quá trình làm đề tài

- Phương pháp tra tìm tài liệu trên mạng Internet và trên trung tâmthông tin thư viện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Làm rõ hơn vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch đểthấy rõ hơn tầm quan trọng của xây dựng chương trình kế hoạch trong tổ chứcdoanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn trong công tác xây dựngchương trình kế hoạch

7 cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụlục đề tài có cấu trúc 3 chương:

Chương1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ

phần may Thăng Long.

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công

tác tại Công ty cổ phần may Thăng long.

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xây dựng

chương chình, kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần may Thăng Long.

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần may Thăng Long

- Tên công ty : Công ty cổ phần may Thăng Long

- Tên giao dịch : Thang Long Garment Joint Stock Company

- Tên viết tắt : Thaloga

- Địa chỉ trụ sở chính : 250 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

- Điện thoại : (84) 04 8623372, Fax: (84) 04 8623374

- Email: info@thaloga.vn

- Website: www.thaloga.vn

Công ty cổ phần May Thăng Long được thành lập ngày 08/05/1958 tiềnthân là Công ty May mặc xuất khẩu; tháng 8/1965 được đổi thành Xí nghiệpmay mặc xuất khẩu trực thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm -TOCONTAP, Bộ Ngoại thương Năm 1979, được đổi tên thành Xí nghiệpmay Thăng Long thuộc Liên hiệp xí nghiệp may - Bộ công nghiệp nhẹ Tháng3/1992 được đổi tên thành Công ty May Thăng Long theo quyết định số: 218/BCN-TCLC của Bộ công nghiệp nhẹ; trực thuộc Tập đoàn Dệt May ViệtNam Tháng 10/2003 Công ty May Thăng Long được chuyển đổi từ doanhnghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần May Thăng Long, nhà nước nắmgiữ cổ phần chi phối 51% theo quyết định số : 165/TCLĐ-BCN ngày14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp và công ty hoạt động hoạt độngtheo Luật doanh nghiệp Tháng 12/2006 Công ty cổ phần May Thăng Longthực hiện việc đấu giá bán cổ phần thuộc sở hữu nhà nước tại doanh nghiệp,

để chuyển thành Công ty cổ phần May Thăng Long 100% vốn thuộc các cổđông ngoài nhà nước

Chặng đường dài 50 năm xây dựng và phát triển của Công ty MayThăng Long có thể nói là một chặng đường đầy gian khó thử thạch và phấn

đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Vinh dự là một đơn vị đầu tiênlàm mặt hàng xuất khẩu đã hun đúc lòng tự hào, nghị lực và ý chí phi thườngcủa tập thể cán bộ công nhân viên Công ty may Thăng Long; xứng đáng vớiniềm tin yêu tin tưởng Đảng và Nhà nước giao phó

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Ngày 8/5/1958 Bộ ngoại thưong ra quyết định thành lập Công ty maymặc xuất khẩu – tiền thân của Công ty cổ phần may Thăng Long hiện nay.Đây là công ty may mặc đầu tiên của Việt nam đặt trụ sở tai 15 Cao Bá Quát.Ban đầu, Công ty có khoảng 2000 công nhân và khoảng 1700 máy may côngnghiệp Mặc dù trong những năm đầu hoạt động công ty gặp rất nhiều khókhăn như mặt bằng sản xuất phân tán, công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật còn thấpnhưng công ty đã hoàn thành và vượt mức kế hoạch do nhà nước giao Đếnngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành kế hoạch năm với tổng sản lượng là391.129 sản phẩm đạt 112,8% chỉ tiêu Đến năm 1959 kế hoạch Công ty đượcgiao tăng gấp 3 lần năm 1958 nhưng Công ty vẫn hoàn thành và đạt 102%kếhoạch Trong những năm này Công ty đã mở rộng mối quan hệ với các kháchhàng nước ngoài như Liên Xô, Đức, Mông Cổ, Tiệp Khắc

Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất (1961-1965), Công ty

đã có một số thay đổi lớn Tháng 7/1961 Công ty đã chuyển địa điểm làmviệc về 250 Minh Khai, Hà Nội, là trụ sở chính của công ty ngày nay Địađiểm mới có nhiều thuận lợi, mặt bằng rộng rãi, tổ chức sản xuất ổn định Các

bộ phận phân tán trước nay đã thống nhất thành một mối, tạo thành dâychuyền sản xuất khép kín khá hoàn chỉnh từ khâu nguyên liệu, cắt may, là,đóng gói Ngày 31/8/1965 theo quyết định của Bộ ngoại thương bộ phận giacông đã tách thành đơn vị sản xuất độc lập với tên gọi Công ty gia công maymặc xuất khẩu, Công ty may mặc xuất khẩu đổi thành Xí nghiệp may mặcxuất khẩu

Vào những năm chiến tranh chống Mỹ, Công ty đã gặp rất nhiều khókhăn như Công ty đã phải 4 lần đổi tên, 4 lần thay đổi địa điểm, 5 lần thay đổi

các cán bộ chủ chốt nhưng Công ty vẫn vững bước tiến lên thực hiện kếhoạch 5 năm lần thứ hai Trong các năm 1976 - 1980 Công ty đã tập trung vàomột số hoạt động chính như: Triển khai thực hiện là đơn vị thí điểm củangành may, trang bị thêm máy móc, nghiên cứu cải tiến dây chuyền côngnghệ Năm 1979, Công ty được Bộ quyết định đổi tên thành Xí nghiệp mayThăng Long.

Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 3 (1980 -1985) trướcnhững đòi hỏi ngày càng cao của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, Công

ty đã không ngừng đổi mới và phát triển Trong quá trình chuyển hướng trongthời gian này, Công ty luôn chủ động tạo nguồn nguyên liệu để giữ vững tiến

độ sản xuất, thực hiện liên kết với nhiều cơ sở dịch vụ của Bộ ngoại thương

để nhận thêm nguyên liệu Giữ vững nhịp độ tăng trưởng từng năm, năm 1981Công ty giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao 3.382.270 sản phẩm sangcác nước: Liên Xô, Pháp, Đức, Thuỵ Điển Ghi nhận chặng đường 25 nămphấn đấu của Công ty, năm 1983 Nhà nước đã trao tặng Xí nghiệp may ThăngLong Huân chương lao động hạng nhì

Cuối năm 1986 cơ chế bao cấp được xoá bỏ và thay bằng cơ chế thịtrường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp lúc này phải tựtìm bạn hàng, đối tác Đến năm 1990, Liên bang cộng hoà xã hội chủ nghĩa

Xô Viết tan rã và các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu sụp đổ thị trường củaCông ty thu hẹp dần Đứng trước những khó khăn này, lãnh đạo của Công tymay Thăng Long đã quyết định tổ chức lại sản xuất, đầu tư hơn 20 tỷ đồng đểthay thế toàn bộ hệ thống thiết bị cũ của Cộng hoà dân chủ Đức (TEXTIMA)trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hoà liên bang Đức (FAAP), Nhật Bản(JUKI) Đồng thời công ty hết sức chú trọng đến việc tìm kiếm và mở rộng thịtrường xuất khẩu, Công ty đã ký nhiều hợp đồng xuất khẩu với các công ty ởPháp, Đức, Thuỵ Điển, Hàn Quốc, Nhật Bản

Với những sự thay đổi hiệu quả trên, năm 1991 Xí nghiệp may ThăngLong là đợn vị đầu tiên trong ngành may được Nhà Nước cấp giấy phép xuất

nhập khẩu trực tiếp Công ty được trực tiếp ký hợp đồng và tiếp cận với kháchhàng đã giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh Tháng 6/1992

Xí nghiệp được Bộ công nghiệp nhẹ (nay là Bộ công nghiệp) cho phép đượcchuyển đổi tổ chức từ Xí nghiệp thành Công ty và giữ nguyên tên ThăngLong theo quyết định số 218TC/LĐ-CNN Công ty may Thăng Long ra đời,đồng thời là mô hình Công ty đầu tiên trong các xí nghiệp may mặc phía Bắcđược tổ chức theo cơ chế đổi mới Nắm bắt được xu thế phát triển của toànngành năm 1993 Công ty đã mạnh dạn đầu tư hơn 3 tỷ đồng mua 16.000 mđất tại Hải Phòng thu hút gần 200 lao động Công ty đã mở thêm nhiều thịtrường mới và trở thành bạn hàng của nhiều Công ty nước ngoài ở thị trường

EU, Nhật Bản, Mỹ Ngoài thị trường xuất khẩu Công ty cũng chú trong đếnviệc phát triển thị trường nội địa, năm 1993 Công ty đã thành lập Trung tâmthương mại và giới thiệu sản phẩm tại 39 Ngô Quyền, Hà Nội Với sự năngđộng và sáng tạo của mình, Công ty đã đăng ký bản quyền thương hiệu

THALOGA tại thị trường Việt Nam vào năm 1993 và được cấp chứng nhận đăng ký bản quyền tại Mỹ vào 9/2003 Nhờ sự phát triển đó, Công ty là một

trong những đơn vị đầu tiên ở phía Bắc chuyển sang gắn hoạt động sản xuấtvới kinh doanh, nâng cao hiệu quả Bắt đầu từ năm 2000 Công ty đã thực hiệntheo hệ thống quản lý ISO 9001-2000, hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn SA8000

Cho đến nay, Công ty đã liên tục giành được nhiều Huân chương laođộng, Huân chương độc lập cao quí Gần đây nhất là năm 2002 Công ty đãđược Nhà nước trao tặng Huân chương Độc Lập hạng nhì Năm 2004 Công tymay Thăng Long được cổ phần hoá theo quyết định số 1496/QĐ-TCCB ngày26/6/2003 của Bộ công nghiệp về việc cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước.Công ty may Thăng Long chuyển sang công ty cổ phần, Nhà nước nắm giữ cổphần chi phối 51% vốn điều lệ, bán một phần vốn của Nhà nước tại doanhnghiệp cho các cán bộ công nhân viên Công ty 49% Trong quá trình hoạtđộng, khi có nhu cầu và đủ điều kiện Công ty sẽ phát hành thêm cổ phiếu

hoặc trái phiếu để huy động vốn đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh Theophương án cổ phần hoá: Công ty có vốn điều lệ là 23.306.700.000 đồng đượcchia thành 233.067 cổ phần, mệnh giá của mỗi cổ phần là 100.000đồng.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Chức năng của Công ty:

Khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản và nguồn vốn, lao động đểphát triển sản xuất, tìm nhiều mặt hàng, đồng thời nghiên cứu, ứng dụng khoahọc kỹ thuật để phát triển sản xất, mở rộng thị trường

Nhiệm vụ của Công ty:

Xây dựng và thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh đápứng nhu cầu may mặc của mọi tầng lớp trong xã hội đồng thời hoàn thànhnghĩa vụ với nhà nước, tổ chức tốt đời sống cho cán bộ công nhân viên trongCông ty.

1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng Giám Đốc

Phó TGĐ điều hành sản xuất

Phó TGĐ điều hành nội chính

hoạch thị trường

Phòng chuẩn

bị sản xuất

Phòng

kế toán tài vụ

Trung tâm

TM

và GTSP

Cửa hàng thời trang

Xí nghiệ

p dịch

vụ đời sống

Giám đốc các xí nghiệp thành viên

XN may Hà Nam

XN may Nam Hải

XN phụ trợ

Xn thiết

kế TTK

PX thêu

PX mài

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng Giám Đốc

Phó TGĐ điều hành sản xuất

Phó TGĐ điều hành nội chính

hoạch thị trường

Phòng chuẩn

bị sản xuất

Phòng

kế toán tài vụ

Trung tâm

TM

và GTSP

Cửa hàng thời trang

Xí nghiệ

p dịch

vụ đời sống

Giám đốc các xí nghiệp thành viên

XN may Hà Nam

XN may Nam Hải

XN phụ trợ

Xn thiết

kế TTK

PX thêu

PX mài

Mô hình tổ chức quản lý ở Công TyCổ Phần May Thăng Long

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng Giám Đốc

Phó TGĐ điều hành sản xuất

Phó TGĐ điều hành nội chính

hoạch thị trường

Phòng chuẩn

bị sản xuất

Phòng

kế toán tài vụ

Trung tâm

TM

và GTSP

Cửa hàng thời trang

Xí nghiệ

p dịch

vụ đời sống

Giám đốc các xí nghiệp thành viên

XN may Hà Nam

XN may Nam Hải

XN phụ trợ

Xn thiết

kế TTK

PX thêu

PX mài

XN I

1.2 Khái quát chung về văn phòng Công ty cổ phần may Thăng Long

1.2.1 Chức năng

Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, cóthể thấy văn phòng có 2 chức năng cơ bản sau:

* Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựachọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan,

tổ chức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tínhkhoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ớmọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của một con người Vì lý do

đó, người thủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp Thôngthường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về cáclĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức năng Văn phòng sẽ giúp thủtrưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc đểđưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung câp cho thủ trưởng những thôngtin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn

* Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiệnvật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị Văn phòng là bộ phận cungcấp, bố trí, quản lý các phương tiện, trang thiết bị đó để đảm bảo sử dụngchúng có hiệu quá Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất luônphụthuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Phục vụmột cách tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác vănphòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh dạo, thủ trưởngthông qua ba chức năng quan trọng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa

hỗ trợ, bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết và tầm quan trọngcủa văn phòng.

1.2.2 Nhiệm vụ

Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm

vụ, với chức năng tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, thammưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủtheo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trìhoạt động

Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tínhchất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổchức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qualãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạtđộng của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quantrọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đivào hoạt động

Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạchngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả

cơ quan và từng bộ phận

Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạohoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ đượclàm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiệnchương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điềukiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin.Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hànhchính… Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến

sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổchức

Vì vậy văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tácvăn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin

Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữuhiệu

Bộ phận văn phòng phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và

xử lý thông tin, biết sử dụng vàchuyển phát thông tin

Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòngnhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòngcũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thốngnhất của toàn bộ hệthống

Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổchức quản lý và điều hành công việc

Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòngnói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổchức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội,đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả

cơ quan, tổ chức Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng củavăn phòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồnthông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯLƯU TRỮ

BỘ PHẬN BẢO VỆ

BỘ PHẬN TẠP VỤ

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổchức một cách gọn nhẹ khoa học Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổchức sau:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tốtrung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét vănphòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cảbên trong và bên ngoài công ty

Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long bao gồm: Trưởng phòng,

bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ Chức năng cụ thểcủa từng bộ phận trên như sau:

* Trưởng phòng:

Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản

lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng Ngoài ra trưởng phòng còn cóquyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phùhợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ Trưởng phòng chịu tráchnhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng