MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài. 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 4 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 5 1.1. Lịch sử hình thành 5 1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.3.1. Vị trí, chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: 12 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 13 2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ. 13 2.2.1. Thành lập bộ phận văn thư – lưu trữ Sở Nội Vụ 13 2.1.2 Trách nhiệm của của Chánh văn phòng trong việc thực hiện các nhiệm vụ văn thư – lưu trữ. 15 2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ 16 2.3. Trách nhiệm về tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ. 18 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ. 20 2.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ: 20 2.4.2. Công tác kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ: 21 2.5 Trách nhiệm trong công tác thi đua khen thưởng 22 2.6. Trách nhiệm trong công tác đào tạo, bổi dưỡng, hợp tác công tác văn thư – lưu trữ. 22 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 22 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 24 3.1.Nhân xét, đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3 Nguyên nhân 26 3.2 Các giải pháp 26 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Lời cho xin bày tỏ lịng cảm ơn sựu kính trọng sâu sắc tới Cô giáo ThS.Lâm Thu Hằng, Người hướng dẫn tơi bạn sinh viên khác việc tìm hiểu nội dung môn học cách làm để tơi có thẻ hồn thành tiểu luận Tôi xin cảm ơn Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn trung tâm TTTV trường ĐHNVHN tạo điều kiện, cấp số tài liệu giúp tơi hồn thiện tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng hoàn thành tiểu luận, song nội dung trình bày cịn chưa đầy đủ, chí cịn chưa xác Bởi lần nữa, mong nhận góp ý Qúy thầy để tiểu lận hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận với tên đề tài “khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị văn phòng sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn” Tơi xin cam đoan tồn nội dung tơi tìm hiểu, tham khảo, nghiên cứu, khảo sát thực Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm2016 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Từ viết tắt TTTV UBND BNV VP NĐ nghĩa Thông tin thư viện Uỷ ban nhân dân Bộ Nội Vụ Văn phòng Nghị định MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 2.Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN .4 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Vị trí, chức 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: 11 CHƯƠNG 12 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ .12 2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư – lưu trữ 12 2.2.1 Thành lập phận văn thư – lưu trữ Sở Nội Vụ .12 2.1.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng việc thực nhiệm vụ văn thư – lưu trữ 15 2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ .16 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư lưu trữ 17 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ 19 2.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ: 19 2.4.2 Công tác kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ: 20 2.5 Trách nhiệm công tác thi đua khen thưởng 21 2.6 Trách nhiệm công tác đào tạo, bổi dưỡng, hợp tác công tác văn thư – lưu trữ .21 TIỂU KẾT CHƯƠNG 22 CHƯƠNG 23 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN .23 3.1.Nhân xét, đánh giá .23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm .24 3.1.3 Nguyên nhân .25 3.2 Các giải pháp .25 TIỂU KẾT CHƯƠNG 26 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư- Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn – tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù cơng tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần phải nhìn nhận lại Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Đất nước phát triển, đòi hỏi nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cao tỉ mỉ, để triển khai thực tốt công tác này, cấp lãnh đạo ngày phải hồn thiện để lãnh đạo tốt phát huy hết vai trò quan, tổ chức Xuất phát từ lý mà chọn đề tài “ khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan” làm tên đề tài tiểu luận mình, để làm rõ trách nhiệm vai trị nhà lãnh đạo cơng tác văn thư – lưu trữ 2.Lịch sử nghiên cứu Để thực đề tài, tiến hành nghiên cứu sách viết công tác văn thư – lưu trữ , tìm hiểu nghị định, thông tư quy định trách nhiệm, quyền hạn nhà lãnh đạo văn phịng tìm hiểu, nghiên cứu báo, tập chí nói trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư – lưu trữ quan, từ kế thừa có chọn lọc để vận dụng vào viết Ngồi tơi cịn tìm kiếm thơng tin để viết trang wed thuvienphapluat.vn , tailieu.vn, luanvan.net … trang thông tin điện tử sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn để tìm kiếm thơng tin cho Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài a) Đối tượng nghiên cứu: Lãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ quan b) Phạm vi nghiên cứu: Lãnh đạo Sở Nội Vụ khơng thủ trưởng hay người đứng đầu quan Mà cịn trưởng đơn vị, phận quan, theo cấu tổ chức Sở có bảy phịng hai quan thuộc sở Nhưng nghiên cứu Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh – nơi thực công tác văn thư – lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a) Mục đích: Làm sách tỏ trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ quan Đưa nhận xét, đánh giá thân trách nhiệm lãnh đạo với công tác văn thư – lưu trữ quan b) Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu lịch sử hình thành; cấu tổ chức; chức năng, nhiệm vụ sở Nội Vụ tỉnh LạNg Sơn; Khảo sát trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức , quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Đưa nhận xét, đánh giá mặt chưa trách nhiệm lãnh đạo từ đưa giải pháp cụ thể để nâng cao lực, trách nhiệm lãnh đạo Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành tiểu luận này, sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu đề tài: kế thừa thơng tin tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm - Phương pháp điều tra khảo sát, thu thập thông tin … Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bài tiểu luận góp phần làm sáng tỏ thực trạng trách nhiệm làm việc lực quản lý lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư – lưu trữ đề số giải pháp nhằm khác phục tình trạng , nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc lãnh đạo văn phòng giai đoạn Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: khái quát tổ chức hoạt động Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 3: Các giải pháp nâng cao lực, trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư – lưu trữ quan NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN cầu) +) Phối hợp với phòng chuyên môn để tổ chức việc triển khai, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật ngành nội vụ +) Làm đầu mối để phối hợp với phịng chun mơn giúp Giám đốc Sở tổng hợp, tham gia ý kiến vào văn quy phạm pháp luật Sở, Ban ngành tỉnh Ủy ban nhân dân huyện - thành phố gửi lấy ý kiến để trình Ủy ban nhân dân tỉnh +) Xây dựng báo cáo hàng tháng, quý, năm; báo cáo chuyên đề; báo cáo đột xuất; xây dựng tham gia xây dựng, góp ý đề án, dự án, văn theo phân công Ban Giám đốc Sở +) Làm đầu mối cung cấp văn nghiệp vụ tổ chức cá nhân có yêu cầu đồng ý Ban Giám đốc Sở +) Giúp Giám đốc Sở thực chế độ thông tin báo cáo nhiệm vụ ngành Nội vụ cho Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định +) Quản lý hệ thống mạng, internet nội bộ; làm thẻ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định +) Lập chương trình làm việc hàng tuần Ban Giám đốc Sở +) Sao y, lục, photo nhân loại văn Sở Nội vụ +) Quản lý dấu Sở Nội vụ theo quy định +) Xây dựng nội quy, quy chế làm việc Sở Nội vụ +) Giúp Giám đốc Sở theo dõi thực kế hoạch công tác hàng tháng, q, năm phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở +) Tham mưu Giám đốc Sở công tác nội bộ: Công tác tổ chức cán bộ, công chức; lao động, tiền lương; công tác thi đua - khen thưởng; việc thực Quy chế dân chủ hoạt động quan; công tác đánh giá, phân loại cán bộ, công chức Sở, +) Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Sở Nội vụ hàng năm; kiểm tra việc thu chi, toán quy định Luật Ngân sách +) Giúp Giám đốc Sở mua sắm, quản lý, sử dụng có hiệu tài sản nhà 14 nước giao theo quy định pháp luật +) Tổ chức công tác quản trị công sở, đảm bảo sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng, phương tiện lại cơng tác điều kiện an tồn lao động cho công chức quan +) Giúp Giám đốc Sở theo dõi nguồn kinh phí tổ chức nước tài trợ thuộc lĩnh vực chuyên môn Sở Nội vụ +) Đảm bảo vệ sinh môi trường quan; công tác trật tự, an tồn phịng chống cháy nổ +) Thực số nhiệm vụ khác Giám đốc Sở phân cơng 2.1.2 Trách nhiệm của Chánh văn phịng việc thực nhiệm vụ văn thư – lưu trữ Văn phòng đầu mối quan, văn phòng hoạt đọng theo quy củ, nề nếp, phần lãnh đạo người đứng đầu Ở đây, Chánh văn phòng người đứng đầu văn phòng sở, thực nhiệm vụ phân chia cơng việc cho phận văn phịng, làm cơng việc tham mưu, đạo văn phịng thực công việc lãnh đạo đạo, điều hành văn phịng, giúp Gíam đốc sở việc: - Tổng hợp lại, trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu 15 trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ 2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ Việc bố trí nhân chun mơn nghiệp vụ nhân tố đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu quan Nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ nghiệp vụ chun mơn thấp ảnh hưởng không tốt đến hiệu công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan việc làm cần quan tâm sâu sát lãnh đạo quan Qua tình khảo sát thực tế quan, nhận thấy lãnh đạo quan tuyển dụng cán văn thư – lưu trữ cách nghiêm túc tuyển chọn dựa tiểu chí sau: a Yêu cầu phẩm chất trị: phải người có lịng trung thành, thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với chỉnh thân mình; Phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình nào; Ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, nội quy quy định quan; b Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ: 16 Cán văn thư – lưu trữ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ, phải hiểu nội dung nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, có hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ khác hỗ trợ nghiệp vụ mình, khơng ngừng học hỏi, nân gcao nghiệp vụ; Ngồi nắm vững nghiệp vụ, phải có kỹ thực hành, thực hành thành thạo cơng việc, có suất chất lượng cao c) Những yêu cầu khác: tính chất, nội dung cơng việc địi hỏi cán văn thư – lưu trữ bên cạnh yêu cầu mà người lao động cần như: trung thực, thẳng thắn, chân thành, cán văn thư quan cần phải hội tụ số đức tính sau: - Tính bí mất: có kín đáo; có ý thức giữ gìn bí mật; trường hợp, khỏi văn phịng khơng để văn bản, tài liệu bàn, không vứt tài liệu có nội dung quan trọng vào sọt rác;ln cảnh giác , không để kẻ gian lợi dụng - Tính tỉ mỉ : cơng việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ; thực hiên tất quy định chi tiết công việc hàng ngày tiếp nhận , đăng kí văn bản, lập hồ sơ … ; khơng bỏ sót cơng việc nhiệm vụ thường ngày - Tính thận trọng: trước làm việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai xót cán quan công tác văn thư- lưu trữ giúp tránh phạm sai lầm - Tính ngăn nắp, gọn gàng: phải ln thường trực người tiếp xúc với nhiều văn bản, giấy tờ, ngăn nắp, gọn gàng tạo dễ dàng cho tra tìm tài liệu 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư - lưu trữ Nhìn chug, Sở thực tốt việc quản lý, đạo triển khai tương đối đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ Sở đơn vị 17 trực thuộc vào nề nếp ổn định Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Sở giúp Gíam đốc sở việc trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ cho quan đơn vị trực thuộc Các loại hình văn quan gồm có : - Văn quy phạm pháp luật; Việc xây dựng thể thức văn thực theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ VP Chính Phủ hướng dẫn tể thức kỹ thuật trình bày văn - Văn hành : Thực theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuạt tình bày văn abrn hành - Văn chuyên ngành; - Văn trao đổi với quan */ Chánh văn phòng Sở có trách nhiệm việc thực quy trình ban hành văn sau: Bước Soạn thảo văn bản: vào nội dung, tính chất văn cần soạn thảo để giao cho phận, cá nhân soạn thảo chủ trì sạon thảo Bước 2.Duyệt dự thảo văn bản: phê duyệt, chỉnh sửa, bổ sung chưa hợp lý Bước Kiểm tra văn lần cuối : người chịu trách nhiệm tồn nội dung độ xác văn abrn, nên Chánh văn phòng phải kiểm tra thật kĩ , thấy hợp lý trình lên giám đốc sở để phê duyệt Bước 4: Trình ký * Các văn quan ban hành văn thư – lưu trữ: Văn tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Sở quan tâm đạo triển khai tương đối đầy đủ văn quy định Nhà nước sử dụng làm sở pháp lý để thực hoạt động văn thư, lưu trữ; cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Trong năm vừa qua xây 18 dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn thực văn quản lý nhà nước nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (VTLT) sau: + Văn hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2013; + Quyết định ban hành Quy chế văn thư lưu trữ thay Quyết định số 1036/QĐ-SNV-VP năm 2009; + Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước Hướng dẫn thực cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ + Quy trình giao nhận - chỉnh lý, hồ sơ tài liệu lưu trữ Việc ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác văn thư, lưu trữ quan Sở với đơn vị trực thuộc triển khai tiến độ chất lượng việc triển khai hoạt động văn thư, lưu trữ đạt hệu cao Quy chế văn thư lưu trữ ban hành áp dụng cho khối quan Sở đơn vị trực thuộc Sở 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ 2.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ: Lãnh đạo văn phòng làm công việc :Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, tập huấn triển khai Luật lưu trữ theo định phê duyệt Kế hoạch triển khia thi hành luật lưu trữ UBND Thành phố, Nghị định số 01/2013 Chính phủ quy định chi tiế tthi hành số điều Luật lưu trữ, Thông tư ban hành, văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Uỷ ban nhân dân Thành phố Sở Nội Vụ gồm : - Tổ tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ văn abrn quy định có liên quan cho đội ngũ cán lãnh đạo , công chức, viên chức quan, tổ chức nhân dân theo kế hoạch Sở Nội Vụ; - Xây dựng triển khai thực kế hoạch tổ chức Hội thi “ Cán văn thư , lưu trữ giỏi” cho cán công chức, viên chức quan theo hướng dẫn Sở Nội Vụ; 19 - Vận động cán bộ, công chức, viên chức nhân dân tham gia nghiên cứu, viết bài, đưa tin phương tiện truyền thông Luật Lưu trữ hoạt động văn thư, lưu trữ tỉnh Tham mưu cho lãnh đạo Sở ban hành văn quản lý, đạo văn thư, lưu trữ - Căn văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội Vụ, Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, văn hướng dẫn Uỷ ban nhân dân Tỉnh Sở Nội Vụ, triển khai xây dựng, lãnh đạo Sở ban hành văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành , đồng thời rà soát văn ban hành khơng cịn phù hợp lĩnh vực văn thư lưu trữ để sửa đổi, bổ sung thay ban hành văn sau: a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; b) Ban hành danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quan; c) Ban hành danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản tài liệu; d) Hướng dẫn quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lựa chọn tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; đ) Quy định khai thác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sau hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên phổ biến đến toàn thể đơn vị, phân thuộc quan 2.4.2 Công tác kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ: Lãnh đạo văn phòng tăng cường việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ quan, Nội dung kiểm tra tập trung vào vấn đề sau: - Phổ biến văn abrn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; - Kiểm tra việc thực văn nhà nước công tác văn thư – lưu trữ; - kiểm tra việc thực công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; 20 - Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư – lưu trữ; - Kiểm tra việc thực quy trình trong cơng tác văn thư – lưu trữ; - Kiểm tra việc ứng dụng khoa học công nghệ công ác văn thư – lưu trũ quan; Các công việc kiểm tra để đánh giá chuyên môn nghiệp vụ nhân viên, thái độ làm việc ý thức công việc , để từ đưa biện pháp đối phó kịp thời với nhân viên văn thư – lưu trữ quan Nhằm công tác thưc tốt đưa quy chế xử lý với nhân viên vi phạm 2.5 Trách nhiệm công tác thi đua khen thưởng - Về việc thực chế độ sách cơng tác thi đua, khen thưởng lĩnh vực VTLT: chưa có chế sách khen thưởng cho hoạt động công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo Văn phòng quan tâm đề xuất khen thưởng nhằm khích lệ tinh thần làm việc phận Văn thư – Lưu trữ đánh giá CBCC cuối năm 2.6 Trách nhiệm công tác đào tạo, bổi dưỡng, hợp tác công tác văn thư – lưu trữ Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán cơng tác quan trọng góp phần làm nên thành công công tác văn thư – lưu trữ quan Để thực tốt công tác này, Lãnh đạo văn phịng làm cơng việc sau đây: - Cử cán bộ, công chức viên chức tham gia lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch Sở Nội Vụ; - Tăng cường tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức cho lãnh đạo quản lý cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ - Thực chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành - Hợp tác với quan khác, gửi cán nhân viên sang theo học, đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan Học hỏi kinh nghiệm, cách làm phổ biến cho toàn quan 21 TIỂU KẾT CHƯƠNG Từ kết khảo sát trên, cho ta nhân thấy , vai nhà lãnh đạo vaen phịng quan trọng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư quan Từ việc thiết lập phận văn thư – lưu trữ việc tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ; tổ chức xây dựng văn abrn quan văn thư – lưu trữ đến việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thue – lưu trữ; tổ chức thi đua khen thưởng; đào tạo bồi dưỡng cán công tác văn thư – lưu trữ Tất cơng việc phải có lãnh đạo nhà lãnh đạo văn phòng, cơng việc có mắt xích liên hệ với Chỉ cần cơng việc sai dẫn đến sai công việc khác Chẳng hạn tuyển dụng sai người khơng biết việc ảnh hưởng đến cơng tác làm việc văn phịgn lúc lãnh đạo lại người hướng dẫn thực công việc đào tạo bồi dưỡng cán 22 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 3.1.Nhân xét, đánh giá Qua q trình khảo sát, tơi có đưa số nhân xét, đánh giá thân công tác văn thư – lưu trữ quan sau: 3.1.1 Ưu điểm - Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm 23 công tác văn thư, lưu trữ ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân cơng - Lãnh đạo có trách nhiệm, điều hành mục tiêu, có phương pháp điều hành quản lý khoa học, phân công trách nhiệm , công việc cho cá nhân rõ ràng , hợp lý - Lãnh đạo ln thực có hiệu mục tiêu đề 3.1.2 Nhược điểm - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư cịn hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc q trình xử lý cơng việc Mặt khác, CBCC quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống cịn gặp nhiều khó khăn không bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá cơng việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phòng, ban đơn vị cịn sai sót CBCC chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung Sở Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi - Chưa triển khai việc lập hồ sơ công việc CBCC; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm phổ biến - Kiến thức lãnh đạo cịn có hạn, chưa cập nhập quy định mới, chưa nhanh nhậy, chủ động việc đạo nhân viên cấp - Vẫn có tình trạng nộp văn muộn xảy ra, quyền uy lãnh đạo chưa đủ mạnh để răn đe nhân viên, đãn đến giãn đoạn quy trình làm việc 24 3.1.3 Nguyên nhân - Do lãnh đạo quan chưa thực quan tâm đến tình hình sở vật chất quan - Do kiến thức , nhận thức lãnh đạo văn phòng chưa tốt - Do lãnh đạo văn phòng chưa thực thể hết quyền uy việc điều hành văn phịng - Do lãnh đạo chưa đơn đốc, kiểm tra tình hình thực công việc nhân viên cấp - Do lãnh đạo chưa có rõ ràng phân công công việc cho nhân viên cấp thực 3.2 Các giải pháp - Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành - Lãnh đạo cần theo dõi , đôn đốc , kiểm tra tiến độ thực định : luôn trực tiếp giám sát hoạt động cá nhân, phòng ban yêu cầu cán công chức, viên chức, báo cáo cụ thể tình hình thực cơng việc Đối với cơng việc quan trọng, lãnh đạo văn phịng cần yêu cầu người gaio công việc thông báo kết theo tháng, tuần - Tổng kết đánh giá thực định: sau định hoàn thành lãnh đạo văn phòng cần pahri đối chiếu với kết đạt với mục tiêu đề để tìm mạnh, người có lực tìm hạn chế nhằm khắc phục kế hoạch - Trong trình làm việc cần tuân thủ chế độ Thủ trưởng, lãnh đạo văn phịng phải ln giữ thái độ nghiêm khắc với nhân viên cấp dưới, nhằm đề cao tinh thần trách nhiệm đảm bảo đoàn kết thống lãnh đạo đến cán bộ, công chức, thực nhiệm vụ theo thẩm quyền giao - Mỗi công việc giao cho tập thể, người phụ trách chịu trách nhiệm Cán bộ, cơng chức giao phụ trách công việc phải tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải cơng việc thoe quy định Nếu khơng thực theo yêu cầu có biện pháp xử lý kỷ luật 25 - Xây dựng quy chế đánh giá sai phạm , đánh giá thi đua cán bộ, nhân viên văn thư – lưu trữ - Nâng cao hiểu biết, nhận thức cho lãnh đạo văn phòng - Mở lớp tập huấn nâng cao trách nhiệm quản lý, tổ chức cho lãnh đạo văn phòng - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý chuyên môn ,nghiệp vụ TIỂU KẾT CHƯƠNG Qua khảo sát, đánh giá, đưa giải pháp khắc phục cá nhân Tôi nhận thấy việc lãnh đạo văn phịng khơng đơn giản thường thấy, phối hợp tồn thể lãnh đạo, nhân viên văn phịng Và việc thực trách nhiệm lãnh đạo có tốt hay không cũg phần thái độ làm việc suy nghĩ nhân viên cấp Chính vậy, để lãnh đạo tốt tập thể, việc đạo, hướng dẫn nội dung, lãnh đạo cần phải theo sát nhân viên để nắmbawst suy nghĩ cách làm họ, có công việc thực tốt, theo tiến độ đùn quy trình KẾT LUẬN Lãnh đạo điều hành có vị trí vơ quan trọng hoạt động quan, tổ chức, đơn vị Nếu quan mà khơng có người lãnh đạo giống thuyền khơng có thuyền trưởng Bởi lãnh đạo điều hành 26 mộ loại hình hơajt dộng xã hội quan trọng người cộng đồng, nhằm xác định mục tiêu tổ chức thực mục tiêu mà người cộng đồng xã hội đặt Lãnh đạo điều hành muốn đạt hiệu qủa địi hỏi người lãnh đạo khơng phải có lực điều hành, có phẩm chất nhà lãnh đạo Ngồi ra, cần có nhạy bén , động tinh tế, có tầm nhìn xa trơng rộng đeer có giải vấn đề thuộc thẩm quyền chức Trong thời gian khảo sát trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ , nhận thấy thực trạng lãnh đạo quan có nhiều điểm hạn chế đưa nhữn ggiari pháp khắc phục riêng ý kiến cá nhân tôi, mong tiểu luận góp ích cho việc tham mưa với cấp quản lý để thực tốt vai trò trách nhiệm cơng tác lãnh đạo công tác văn thư – lưu trữ quan 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quyết định số 04/2016 UBND việc quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn; - Thông tư số 02/2010/TT-BNV việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp; - Cuốn sách “Nghiệp vụ công tác văn thư” : sách cung cấp thêm cho tơi thơng tin vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư, giải thích cơng việc lãnh đạo, thủ trưởng nhân viên văn thư cơng việc văn thư gồm - Các sách quản trị văn phòng tác giả “khoa quản trị kinh doanh- trường Đại học Kinh tê quốc dân”; “trường Đại học Sài Gòn”; tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Cuốn “Quản trị học” Nguyễn Hải Sản ; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ quan tổ; - Nghị định số 101/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định 24/2010/NĐ-CP quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; - Ngồi tơi cịn tìm kiếm tham khảo tài liệu số trang mạng : luanvan.net , tailieu.vn, tailieuphapluat.vn , trang văn pháp luật – cục văn thư – lưu trữ nhà nước … 28 ... đề tài ? ?khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị văn phòng sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn? ?? Tơi xin cam đoan tồn nội dung tơi tìm hiểu, tham khảo, nghiên... chức năng, nhiệm vụ sở Nội Vụ tỉnh LạNg Sơn; Khảo sát trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức , quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Đưa nhận xét, đánh giá mặt chưa... 2016 UBND Tỉnh Lạng sơn việc quy định chức , nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn cấu tổ chức Sở gồm có : Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ: a) Văn phòng Sở Nội vụ; b) Phòng Tổ chức,