Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài : 1 2. Lịch sử nghiên cứu : 2 3. Đối tượng nghiên cứu vấn đề : 2 4. Phương pháp nghiên cứu : 2 5. Bố cục: 2 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển : 4 2.2. Cơ cấu tổ chức : 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn : 5 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 11 2.1. Lý luận chung về tổ chức hoạt động : 11 2.1.1. Khái niệm văn phòng: 11 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ: 12 2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Đống Mác: 13 2.2.1. Cơ cấu tổ chức: 13 2.2.2. Đội ngũ nhân sự: 13 2.3. Thực trạng về hoạt động của văn phòng: 15 2.3.1. Vị trí chức năng: 15 2.3.3. Công tác về hoạt động văn thư – lưu trữ của văn phòng UBND phường Đống Mác: 16 2.3.4. Công tác về soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng UBND phường Đống Mác: 18 2.3.5. Hoạt động về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 19 2.3.6. Công tác sử dụng trang thiết bị của văn phòng UBND phường Đống Mác: 20 2.3.7. Thực trạng về tình hình ứng dụng các phần mềm trong văn phòng cơ quan: 22 2.3.8. Thực trạng về công tác xây dựng chương trình làm việc: 23 2.3.9. Thực trạng về công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: 24 2.4. Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND phường Đống Mác: 26 2.4.1. Ưu điểm: 26 2.4.2. Nhược điểm: 27 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 29 3.1. Giải pháp về nhân sự: 29 3.2. Giải pháp về cơ sở vật chất: 29 3.3. Giải pháp về nghiệp vụ văn thư: 29 3.4. Giải pháp về việc đăng ký văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản : 30 3.5. Giải pháp về công tác lưu trữ: 30 KẾT LUẬN 31

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC VIẾT TẮT 10 11 UBND : Ủy ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân QĐ : Quyết định NĐ : Nghị định TT : Thông tư TB & XH : Thương binh xã hội TS : Tiến sĩ GV : Giảng viên MTTQ : Mặt trận toàn quốc ĐH : Đại học BNV : Bộ nội vụ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài : Trước tình hình đổi đất nước năm gần đây, với phát triển khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng lên, công tác hoạt động văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu, giúp việc lãnh đạo ngày khẳng định vai trò, vị việc thực hiệu hoạt động lãnh đạo quan cấp Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng mơn chun nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức, đào tạo chun mơn nghiệp vụ phải có kinh nghiệm việc thực kỹ áp dụng vào thực tế tương lai Trong thời gian vừa qua, em vừa trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho kiến tập đề nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mục tiêu đào tạo để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn lý thuyết thực hành quan Được đồng ý Nhà trường khoa Quản trị văn phòng em có điều kiện kiến tập Ủy ban nhân dân phường Đống Mác, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Qua thời gian kiến tập Ủy ban, em nhận thấy việc thân có kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng vơ cần thiết cho công việc người cán văn phòng tương lai Vì vậy, em thấy đề tài khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác tổ chức hoạt động đề tài đáng để nghiên cứu, tìm hiểu áp dụng vào thực tiễn … Do vậy, em chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng quan cơng tác “ em nhận thấy tầm quan trọng việc tổ chức hoạt động văn phòng quan Theo em biết : Tất nhà quản trị nói chung, đặc biệt nhà quản trị văn phòng nói riêng phải thực công tác tổ chức hoạt động văn phòng quan Thơng qua cơng việc đó, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức hoạt động cần thiết phù hợp với công việc nhằm đạt thành công thời gian ngắn hạn dài hạn … Lịch sử nghiên cứu : - Giáo trình Quản trị hành văn phòng – TS Nguyễn Thị Ngọc An Bài giảng Quản trị hành văn phòng trang web : Tailieu.vn, - vanthuluutru.com, donga.edu.vn, … Đề cương học phần “ Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng “ khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – GV.TT Nguyễn Đăng Việt Đối tượng nghiên cứu vấn đề : - Đối tượng nghiên cứu : Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn - phòng quan UBND phường Đống Mác Phạm vi nghiên cứu : Văn phòng hành Ủy ban nhân dân phường Đống - Mác Thời gian nghiên cứu : Từ năm 2013 đến năm 2017 Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tich Phương pháp đánh giá Phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp Bố cục: Chương : Khái quát quan UBND phường Đống Mác 1.1 1.2 1.3 Lịch sử hình thành, phát triển Cơ cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ Chương : Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác 2.1 Lý luận chung tổ chức hoạt động 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng 2.4 Nhận xét, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác Chương : Giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác Qua tập lớn “ Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng quan UBND phường Đống Mác “, em mong giúp người đọc hiểu them chức quản trọng mơn này, để từ người đọc áp dụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích công việc học tập Trong thời gian nghiên cứu hoàn thành tập lớn thân có nhiều cố gắng khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế địng Vì em mong nhận góp ý cán văn phòng, thầy mơn để tập lớn em hồn thiện … PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 1.1 Lịch sử hình thành phát triển : Nằm phía Đơng Nam quận Hai Bà Trưng, phường Đống Mác có vị quan trọng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng Là phường giáp ranh với phường Phạm Đình Hổ ( phía Bắc ), phường Bạch Đằng ( phía Đơng ), phường Đồng Nhân ( phía Tây ), phường Thanh Lương Thanh Nhàn ( phía Nam ) Hệ thống trị phường kiện toàn đầy đủ hoạt động tốt Đảng ủy – HĐND – UBND - Ủy ban MTTQ, ban nghành đồn thể, tổ chức trị xã hội tổ chức chặt chẽ từ phường tới khu dân cư, tổ dân phố Các thành viên hệ thống trị ln nòng cốt việc lãnh đạo, tổ chức, vận động nhân dân thực nhiệm vụ trị, xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh trị, trật tự an tồn xã hội địa bàn phường, đẩy mạnh thực phong trào thi đua yêu nước, vận động lớn Đảng Nhà nước 2.2 Cơ cấu tổ chức : a.Cơ cấu tổ chức máy UBND phường Đống Mác thể cụ thể sau: - Ban chủ tịch gồm: + Chủ tịch: Ông Đỗ Quốc Hùng + 02 Phó chủ tịch: Bà Nguyễn Thị Lan Anh Ơng Bùi Đình Trọng b.Số cán bộ, cơng chức, viên chức phường : Hiện tại, quan UBND phường Đống Mác có 18 đồng chí gồm: - Lãnh đạo UNBD phường: 03 đồng chí - Cán Quân sự: 03 đồng chí - Cán Văn phòng - thống kê: 02 đồng chí - Cán Địa chính: 01 đồng chí - Cán Mơi trường thị: 02 đồng chí - Cán Tài – Kế tốn: 02 đồng chí - Cán Tư pháp – Hộ tịch: 02 đồng chí - Cán Văn hóa – Thơng tin: 01 đồng chí - Cán Lao động – TB&XH: 01 đồng chí - Cán Thị trường: 01 đồng chí 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn : Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường Đống Mác quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân sau 1.3.1: Trong lĩnh vực nội vụ, Ủy ban nhân dân phường Đống Mác thực hiện, nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a Lĩnh vực Tôn giáo: (Theo Quyết định công bố số 7026/QĐ_UBND ngày 25/12/2014 UBND thành phố Hà Nội định việc cơng bố thủ tục hành lĩnh vực Tơn giáo thuộc phạm vi chức quản lý Sở Nội vụ thành phố Hà Nội) - Tiếp nhận thông báo người đại diện Ban quản lý sở tín ngưỡng - Tiếp nhận thơng báo dự kiến hoạt động tín ngưỡng diễn vào năm sau sở tín ngưỡng - Chấp nhận đăng ký sinh hoạt tôn giáo - Tiếp nhận thông báo việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp cơng trình tin ngưỡng, cơng trình tơn giáo khơng phải xin cấp phép xây dựng - Chấp thuận việc tổ chức quyên góp sở tín ngưỡng, tổ chức tơn giáo phạm vi xã b Lĩnh vực Thi Đua Khen Thưởng: (heo định số 7094/QĐ-UBND ngày 26/12/2014 UBND thành phố Hà Nội việc cơng bố thủ tục hành lĩnh vực Thi đua khen thưởng thuộc phạm vi chức quản lý Sở Nội vụ thành phố Hà Nội) - Tặng giấy khen Chủ tịch UBND cấp xã thành tích thi đua theo đợt chuyên đề - Tặng giấy khen Chủ tịch UBND cấp xã thành tích đột xuất - Xét tặng danh hiệu gia đình văn hóa 1.3.2 Trong lĩnh vực Tư Pháp, UBND phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: ( Theo định công bố 5102/QĐ- UBND ngày 19/09/2016 UBND Thành phố Hà Nội việc cơng bố thủ tục hành lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, UBND cấp xã thuộc địa bàn thành phố Hà Nội) a Các thủ tục hành áp dụng chung: - Thủ tục cấp từ sổ gốc - Thủ tục chứng thực san từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận - Thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký , không điểm ) - Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung hủy bỏ hợp đồng giao dịch b Lĩnh vực hộ tịch: - Đăng ký khai sinh - Đăng ký khai sinh cho người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân - Đăng ký khai sinh lưu động - Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, - Đăng ký lại khai sinh - Đăng ký kết hôn - Đăng ký khai tử - Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch - Đăng ký giám hộ - Cấp Trích lục hộ tịch… c Lĩnh vực nuôi nuôi: - Đăng ký nhận ni ni (đối với trẻ em gia đình/ trẻ em bị bỏ rơi mồ côi chưa đưa vào sở nuôi dưỡng) - Đăng ký nuôi nuôi (đối với trẻ sở nuôi dưỡng ) - Đăng ký nuôi nuôi thực tế - Đăng ký lại việc nuôi nuôi d Lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật: - Thủ tục công nhận tuyên truyền viên pháp luật - Thủ tục làm tuyên truyền viên pháp luật e Lĩnh vực bồi thường nhà nước: - Thủ tục giải bồi thường quan có trách nhiệm bồi thường hoạt động quản lý hành - Thủ tục chuyển giao định giải bồi thường - Thủ tục trả lại tài sản - Thủ tục chi trả tiền bồi thường hoạt động quản lý hành - Thủ tục giải khiếu nại bồi thường nhà nước lần đầu f.Lĩnh vực hòa giải sở: - Thủ tục bầu hòa giải viên - Thủ tục bầu tổ trưởng tổ hòa giải - Thủ tục thơi làm hòa giải viên g Lĩnh vực chứng thực: - Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản động sản, quyền sử dụng đất nhà - Chứng thực di chúc - Chứng thực văn từ chối nhận di sản, vv 1.3.3 Trong lĩnh vực địa – thị: (Theo định công bố 4046/QĐ-UBND ngày 31/08/2011 UBND thành phố Hà Nội việc cơng bố thủ tục hành thực cấp xã địa bàn thành phố Hà Nội ) - Xác nhận khai chuyển nhượng đơn xin sang tên hợp đồng thuê nhà thuộc sở hữu nhà nước - Hòa giải tranh chấp đất đai - Giải khiếu nại đất đai - Xác nhận đơn đính chính, thu hồi giấy chứng nhận - Tra cứu thơng tin hồ sơ địa - Cung cấp thông tin đất đai từ hồ sơ địa - Xác định tình trạng nhà để phục vụ đăng ký cư trú, vv 1.3.4 Trong lĩnh vực LĐ – TBXH: ( Theo định công bố 4046/QĐUBND ngày 31/8/2011 UBND thành phố Hà Nội việc cơng bố thủ tục hành thực cấp xã địa bàn thành phố Hà Nội ) - Xác nhận đơn vay vốn Ngân Hàng sách xã hội cho thân nhân liệt sỹ - Xác nhận đơn đề nghị giải chế độ người có cơng ni dưỡng liệt sỹ - Xác nhận đơn đề nghị giải chế độ trợ cấp lần thân nhân người có cơng với cách mạng chết trước ngày 01/01/1995 - Xác nhận đơn đề nghị chứng nhận người có cơng với cách mạng - Xác nhận đơn đề nghị giải chế độ người hoạt động kháng chiến - Xác nhận hoàn cảnh người khuyết tật - Xác nhận đơn đề nghị giám định sức khỏe người bị nhiễm chất độc màu da cam - Thủ tục thực trợ cấp xã hội hàng tháng người cao tuổi - Thủ tục giải chế độ thân nhân liệt sỹ - Thủ tục ủy quyền hưởng trợ cấp, phụ cấp ưu đãi , vv 1.3.5 Lĩnh vực Thanh Tra: (Theo định số 2218/QĐ-UBND ngày 09/5/2016 UBND thành phố việc công bố thủ tục hành lĩnh vực giải khiếu nại , tố cáo , tiếp công dân , xử lý đơn địa bàn thành phố Hà Nội ) - Giải khiếu nại lần đầu cấp xã - Giải Tố cáo cấp xã - Tiếp công dân cấp xã - Xử lý đơn cấp xã 1.3.6 Lĩnh vực giáo dục- đào tạo: ( Theo định công bố 4046/QĐUBND ngày 31/8/2011 UBND thành phố Hà Nội việc công bố thủ tục 10 bị thu hẹp… Khơng có phòng làm việc riêng cho cán văn thư – lưu trữ, công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán làm văn thư – lưu trữ chưa đầy đủ, nguyên nhân dẫn đến làm hạn chế công tác văn thư – lưu trữ quan Do quan ban hành loại văn quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.3.4 Công tác soạn thảo ban hành văn văn phòng UBND phường Đống Mác: a Các hình thức văn hành số lượng ban hành từ năm 2011 đến tháng 10 năm 2016 theo Sổ đăng ký công văn sau: Bảng thống kê văn hành số lượng Sổ đăng ký công văn STT Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tên loại văn ban hành Quyết định 153 163 149 152 140 164 Tờ trình 41 42 48 45 49 51 Công văn 137 128 156 162 169 180 Báo cáo 128 137 112 123 131 149 Kế hoạch 40 43 42 47 48 46 Thông báo 48 42 37 39 41 40 Tổng cộng 547 555 544 568 578 630 Trên Bảng thống kê văn hành mà Ủy ban nhân dân phường Đống Mác ban hành 06 năm qua , lưu trữ lại thời điểm Do tính đặc thù quan quan hành cấp xã, quan ban hành văn so với quan cấp công tác lưu trữ văn chưa thực chặt chẽ nên số lượng lưu lại Trong năm gần đây, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán chuyên môn công tác văn thư – lưu trữ ý nâng cao chất lượng văn 20 thực ghi chép lưu giữ chặt chẽ, quy định, thủ tục quản lý khoa học nên số lượng văn năm gần nhiều so với năm trước 2.3.5 Hoạt động Thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành: Trong trình kiến tập quan em đọc tham khảo nhiều văn quan ban hành như: Quyết định, Công văn, Tờ trình , Nhìn chung văn quan ban hành tuân thủ thực theo quy định hành ( thực theo Thông tư 01 Bộ Nội vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính) Thể thức kỹ thuật trình bày cách thể yếu tố cấu thành văn quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo văn có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn quan đảm bảo theo yêu cầu Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồm 09 yếu tố thể thức yếu tố thể thức kèm theo, tuân thủ cỡ chữ, phông chữ, kiểu chữ: - Thể thức: 09 yếu tố + Quốc hiệu, tiêu ngữ; + Số, ký hiệu văn bản; + Tên quan, tổ chức ban hành; + Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; + Tên loại trích yêú nội dung văn bản; + Nội dung văn bản; + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; + Dấu quan, tổ chức; + Nơi nhận; Ngồi có Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật ) ; Địa , email thông tin quan ban hành Mặc dù, đội ngũ cán công chức trực tiếp soạn thảo văn đào 21 tạo, bồi dưỡng tương đối số văn hành ban hành khơng tránh khỏi sai sót thường gặp văn : lỗi tả , cỡ chữ phần nơi nhận, ngơn ngữ văn phòng sử dụng văn chưa hay phần canh lề 2.3.6 Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND phường Đống Mác: a Tình hình ban hành văn quản lí việc tổ chức sử dụng trang thiết bị sử dụng: Có thể thấy trang thiết bị văn phòng tồn máy móc , trang thiết bị có liên quan đến công việc nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc quan , phục vụ tốt cho công việc chuyên môn Qua quan sát tìm hiểu Ủy ban nhân dân phường Đống Mác số quan nhà nước khác cố số trang thiết bị văn phòng để đảm bảo cho cơng tác văn phòng như: + Máy in + Máy photo + Máy fax + Máy tính + Điện thoại bàn + Điều hòa + Mạng internet-Nối mạng cục + Giá, tủ chứa hồ sơ , tài liệu + Văn phòng phẩm + Quạt trần, quạt + Các bảng biểu mẫu + Camera Ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Đống Mác trang bị thiết bị khác như: bàn, ghế, bảng thông báo, hộp đựng dấu , trang thiết bị khác nhằm phục vụ cho hoạt động quan Các trang thiết bị văn phòng bố trí, xếp cách hợp lý nhằm thuận lợi cho cơng việc với tiêu chí: dễ làm, dễ nhìn dễ thấy b Thực trạng trang thiết bị quan: Trụ sở Ủy ban nhân dân phường Đống Mác địa số phố Đống Mác Diện tích 0,15 km2 với dân số 9916 người chia thành 07 địa bàn dân cư với 27 tổ dân phố , khu tập thể lớn : Tập thể Thông xã Việt Nam, tập thể văn phòng phẩm Hồng Hà, tập thể Đại học Tổng hợp (nay Tập thể 51 Cảm Hội) 22 Bên văn phòng trụ sở UBND bố trí hợp lý, văn phòng mặt quan nên việc bố trí phòng làm việc khoa học cho văn phòng yếu tố quan trọng, nhận thức rõ điều lãnh đạo UBND phường Đống Mác quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa suất lao động Bên cạnh văn phòng Ủy ban bố trí hợp lý , hài hòa nội thất trang thiết bị văn phòng như: Bàn , Ghế tiếp dân , bàn ghế làm việc , máy vi tính , máy in , điện thoại , quạt , tủ đựng tài liệu , tủ đựng văn phòng phẩm với Ủy ban nhân dân Qua thể văn phòng khoa học đầy đủ thiết bị làm việc * Ưu điểm : - Văn phòng bố trí tầng 1, thuận tiện cho việc tiếp nhận, xử lý công việc - Cơ quan có quy định rõ ràng thời gian làm việc chế độ làm việc chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ, nhân viên - Với cách bố trí giúp lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý giải công việc chuyên môn, thuận tiện công việc tiếp dân cách tốt mang lại hiệu cao công việc * Nhược điểm: - Diện tích khơng gian làm việc hạn chế, làm ảnh hưởng đến kết làm việc, không thuận tiện cho việc giao dịch, giấy tờ văn dễ có khả nhầm lẫn; - Còn tồn số hạn chế như: Các trang thiết bị phục vụ cho cơng việc thiếu như: Máy hủy tài liệu, kho tài liệu, * Phương án đề xuất: Để nhằm phát triển trụ sở Ủy ban nhân dân phường nói chung, văn phòng ủy ban nhân dân nói riêng, cần phải có đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm trang thiết bị bảo đảm công việc hoạt động tốt Ngoài yếu tố người quan trọng văn phòng, ln tạo 23 điều kiện cho cán văn phòng học tập , nâng cao nghiệp vụ quản lý văn phòng làm việc tốt Từ tạo hài hòa người làm việc khơng gian làm việc Ngồi bố trí khu vực phía ngồi dành cho dân đến giao dịch làm việc 2.3.7 Thực trạng tình hình ứng dụng phần mềm văn phòng quan: Việc ứng dụng phần mềm cơng tác văn phòng UBND phường Đống Mác hạn chế Cơ quan chưa xây dựng phần mềm công tác quản lý văn phòng, tất thủ tục hành quan thực biện pháp thủ công nên thời gian ảnh hưởng đến hiệu suất công việc Trong thời đại ngày với thành tựu cơng nghệ tin học, máy tính công nghệ thông tin, truyền thông làm cho hoạt động văn phòng thay đổi Tuy quan chưa xây dựng phần mềm quản lý văn phòng như: Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, tài quan ứng dụng phần mềm tiện ích phục vụ cho cơng việc như: Bộ ứng dụng văn phòng Office; Phần mềm gõ Tiếng Việt; Ứng dụng nén giải nén tập tin – Winrar; Ứng dụng phục hồi liệu – Recuva *Nhận Xét: Các phần mềm tiện ích nêu cùn bước đầu mang lại hiệu định như: - Phần mềm Bộ ứng dụng Office: công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bảng biểu cơng tác văn phòng phổ biến hữu ích văn phòng; - Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo văn có nội dung tiếng Việt gần công việc bắt buộc với tất nhân viên văn phòng Do gõ tiếng Việt công cụ thiếu USB ; Phần mềm cho phép người sử dụng gõ văn với ngơn ngữ có dấu đầy đủ ký tự thường xuyên sử dụng soạn thảo văn viết thông tin ; - Ứng dụng nén giải nén tập tin – Winrar : Winrar chương trình giúp nén giải nén tập tin dạng nén, tập tin nén kỹ 24 thuật đặc biệt làm cho kích thước nhỏ lại để thuận tiện việc lưu trữ trao đổi mạng Internet Ngồi ra, Winrar nén lúc nhiều tập tin thư mục lại thành tập tin nén để giúp cho việc lưu trữ chúng thuận tiện - Ứng dụng phục hồi liệu – Recuva: Recuva ứng dụng hỗ trợ hoàn hảo trường hợp bạn vơ tình xóa liệu sau sử dụng công cụ “ dọn dẹp “ hệ thống khác Ccleaner, Revo Uninstaller PC Decrapifier ….,vv 2.3.8 Thực trạng công tác xây dựng chương trình làm việc: Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành cơng ty tồn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt lâu dài cơng ty Văn phòng cơng ty xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng, khơng đùn đẩy cơng việc cho người khác Cơng tác xây dựng chương trình làm việc UBND phường Đống Mác thực sau: - Chương trình làm việc hàng tháng: Hàng tháng phòng ban, đơn vị UBND vào dự kiến chương trình làm việc q, vấn đề tồn đọng phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau - Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối quý phận, phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm * Ưu điểm : 25 - Giúp bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động UBND, giúp cho hoạt động UBND thông suốt hiệu cao - Các chế độ hội họp giao ban UBND, đơn vị phòng ban thực theo lịch công tác đề Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cao việc cố gắng thực theo tiêu, chương trình làm việc kế hoạch đề * Nhược điểm : - Nhiều nhiệm vụ đạt tiêu mặt số lượng, hình thức chất lượng chưa đạt yêu cầu; - Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức… * Nguyên nhân : - Chưa có phối hợp chặt chẽ giữ văn phòng phòng ban, đơn vị UBND; - Ngồi cơng việc ngồi chương trình phát sinh quỹ, thời gian tài UBND lại không cho phép dẫn đến điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn bị động thực chương trình làm việc 2.3.9 Thực trạng cơng tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: Việc tổ chức hội họp quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại UBND Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên UBND với UBND khác đồng thời định đến yếu tố thành công công việc khác UBND phường Hội họp hình thức biểu dân chủ quản lý hình thức truyền thông trực tiếp Trên thực tế UBND phường Đống Mác thường có họp, hội nghị như: - Hội nghị đại biểu toàn nhân dân năm tổng kết thi đua đề phương hướng cho năm kế tiếp; - Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực kế hoạch đơn đốc nhắc nhở vấn đề thực dang dở; 26 - Các họp giao ban với nội dung nhìn nhận lại tình hình thực công việc tháng giải vấn đề tồn đọng đơn vị, phòng ban Đây sở để báo cáo lên Cấp UBND Công tác tổ chức hội nghị UBND chuẩn bị thực theo quy trình sau: Các giai đoạn chuẩn bị: + Chuẩn bị nội dung; + Chuẩn bị thành phần tham dự; + Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị; + Cơng tác chuẩn bị hậu cần Các giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị: + Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị; + Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi hội trường; + Chương trình hội nghị; + Điều hành hội nghị; + Một số việc làm sau hội nghị: Lập hồ sơ hội nghị bao gồm loại giấy tờ, Thông báo triển khai kế hoạch hội nghị, Tổ chức rút kinh nghiệm,….vv * Ưu điểm: - Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết bảo quản cẩn thận Các báo cáo , báo cáo bổ sung , tham luận, phát biểu,… lãnh đạo chuẩn bị chu đáo - Đồng thời thơng qua họp lãnh đạo nắm bắt dược tâm tư, nguyện vọng tập thể cán công nhân viên làm việc UBND, đảm bảo nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo cán cơng nhân viên từ nâng cao hiệu công tác quản lý làm việc * Nhược điểm: - Tại số họp, hội nghị UBND thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia không tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần hội nghị; 27 - Cơng tác đón tiếp khách cho hội nghị , đặc biệt khách từ UBND khác khách cấp cao chưa thật chu đáo; - Các điều kiện phục vụ cho họp, hội nghị thiếu thốn,… * Nguyên nhân: - Khả tổ chức hội họp, hội nghị văn phòng chưa cao Cơng tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo chậm, đơn vị khơng bố trí dược thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự; - Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng hạn chế nên tạo rào càn việc giao tiếp với khách nước ngoài; - Việc giáo dục tuyên truyền tầm quan trọng họi họp, hội nghị cho cán nhân viên UBND chưa thường xun, Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu quả,… 2.4 Nhận xét, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác: Sau thời gian làm quen thực số công việc thực tế văn phòng thống kê Ủy ban nhân dân phường Đống Mác Được giúp đỡ bảo nhiệt tình Ban lãnh đạo UBND phường, nhân viên văn phòng, cán quan em hồn thành tốt nhiệm vụ có nhìn sâu cần thiết cơng tác văn phòng Đây nhân tố quan trọng giúp cho thành công đường nghiệp em sau Sau số nhận xét chung cơng tác văn phòng quan sau: 2.4.1 Ưu điểm: - Về công tác quản trị văn phòng: + Văn phòng UBND phường thực tốt chức tham mưu tổng hợp, tổ chức phục vụ trực tiếp hoạt động, quản lý, đạo, điều hành UBND phường; + Văn phòng thực xây dựng chương trình, kế hoạch , phối hợp theo dõi đôn đốc hoạt động ban, nghành, tổ chức chu đáo họp UBND phường Thực tiếp nhận xử lý thông tin nhanh chóng; 28 + Cán bộ, nhân viên văn phòng tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chuyên môn - Về công tác văn thư: + Công tác soạn thảo ban hành văn thực tốt vấn đề phát sinh xử lý kịp thời Cán văn thư có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo chuyên ngành nên tổ chức việc quản lý giải văn đáp ứng nhu cầu công tác quan; + Công tác quản lý giải văn đến thực tốt, văn đến sau tiếp nhận, phân loại chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho công tác giải văn đến kịp thời nhanh chóng; + Quản lý sử dụng dấu: Được sử dụng nghiêm túc thận trọng theo quy định Nhà Nước quan - Về công tác lưu trữ: + Công tác soạn thảo ban hành văn thực tốt vấn đề phát sinh xử lý kịp thời Cán văn thư có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo chuyên ngành nên tổ chức việc quản lý giải văn đáp ứng nhu cầu công tác quan; + Công tác quản lý giải văn đến thực tốt , văn đến sau tiếp nhận, phân loại chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho công tác giải văn đến kịp thời nhanh chóng; + Quản lý sử dụng dấu: Được sử dụng nghiêm túc thận trọng theo quy định Nhà Nước quan - Về công tác lưu trữ : Công tác lưu trữ chưa thực tốt song có quan tâm lãnh đạo cở quan, có cố gặng cán văn phòng phòng ban có liên quan 2.4.2 Nhược điểm: - Về Cơng tác quản trị văn phòng: + Chưa có phòng riêng cho cán làm cơng tác văn phòng làm việc chung phòng với ban, nghành ; 29 + Phòng làm việc đặt gần với khu chợ, dẫn đến làm việc thiếu yên tĩnh hay bị bị tri phối hoạt động xung quanh gây ảnh hưởng đến hậu công việc - Về công tác văn thư: + Một số văn chưa chuẩn thể thức kỹ thuật trình bày Nguyên nhân văn ban, nghành trực tiếp đánh máy nên đơi lúc chưa thống nhất; + Cơng tác quản lý văn đi, đến gặp nhiều khó khăn cơng việc đăng ký vào sổ, phải lập nhiều sổ, với số lượng lớn văn nhiều việc kiểm tra tìm khơng nhanh chóng chưa ứng dụng: phần mềm quản lý văn vào công tác văn thư; + Do tất văn đến không đăng ký vào sổ nên việc tra tìm gặp nhiều khó khan - Về công tác lưu trữ: + Cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ cán kiêm nhiệm nên thời gian giành cho công tác lưu trữ chưa nhiều; + Chưa có phòng đọc để bạn đọc đến khai thác tài liệu chỗ, sử dụng tài liệu kho; + Đặc biệt công tác lưu trữ chưa coi trọng, nên bổ sung tủ đựng tài liệu , kho tài liệu nhằm bảo quản tài liệu quan trọng mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC Trong thời gian kiến tập quan, thân em học hỏi nhiều kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ nhận thấy số điểm hạn chế cơng tác văn phòng quan Để cơng tác ngày hoàn thiện hơn, em xin đưa số ý kiến đóng góp sau: 3.1 Giải pháp nhân sự: Nhân yếu tố định đến hiệu công việc UBND phường: - Phải tăng thêm số lượng cán công chức phường, tránh tình trạng kiêm nghiệm nay; - Đào tạo nâng cao trình độ , nghiệp vụ cho cán như: Mở lớp tập huấn , tạo điều kiện cho cán học chức nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ kỹ nghề nghiệp, đặc biệt kỹ Internet sử dụng máy vi tính; - Cần quan tâm đến chế độ khen thưởng kịp thời tạo hội học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ đến cán văn phòng nói riêng tồn thể cán cơng chức xã nói chung; - Cán nhân viên văn phòng cần nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc 3.2 Giải pháp sở vật chất: Do điều kiện sở vật chất UBND phường nhiều hạn chế, nhằm giảm tốn chi phí photo, in văn bản, cơng lại UBND xã cần hỗ trợ vốn từ quận đầu tư thêm số trang thiết bị văn phòng : máy vi tính, máy in, máy photo, tủ tài liệu, bàn ghế, 3.3 Giải pháp nghiệp vụ văn thư: Về nghiệp vụ văn phòng cơng tác văn thư, văn phòng ngày phải chuyển giap lượng văn lớn nên văn thư lập nhiều sổ theo thể loại “ chuyển giao văn nội “ để tiện theo dỗi kiểm tra việc giải văn đi, 31 đến 3.4 Giải pháp việc đăng ký văn đi, đến, soạn thảo văn : - Công tác soạn thảo văn bản: Do năm quan ban hành nhiều văn nên công tác soạn thảo văn bản, phải đảm bảo quy định thể thức, cỡ chữ đặc biệt phải thống ban nghành; - Quy trình soạn thảo: Để đảm bảo vật nỗ lực nghiên cứu cán cần phải có đạo đắn, kịp thời lãnh đạo; - Về việc đăng ký văn đi, đến: bên cạnh cách đăng ký truyền thống phải tiến hành đăng ký máy nhằm thuận lợi cho việc kiểm tra bảo quản tài liệu, … 3.5 Giải pháp công tác lưu trữ: - Cơ quan cần dành thêm kinh phí để mua giá, tủ tài liệu, cần quan tâm việc vệ sinh tài liệu; - Cần trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ công tác lưu trữ; - Cần phải bố trí kho ( phòng ) riêng để bảo quản tài liệu; - Cần sớm chỉnh lý tài liệu để thuận lợi cho việc tra tìm bảo quản; - Tăng cường lãnh đạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên văn phòng, đặc biệt kiến thức tin học lĩnh vực hành - Lãnh đạo HĐND- UBND cần tăng cường giám sát có ý kiến đạo thường xuyên cơng tác văn phòng quan,… 32 KẾT LUẬN Qua nửa tháng kiến tập nghề nghiệp Ủy ban nhân dân phường Đống Mác thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ thân em phong cách làm việc cán văn phòng Qua em rút cho học kinh nghiệm quý báu, tình thực tế xảy khâu giải Trong thời gian kiến tập quan, với giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng em nhận tầm quan trọng cơng tác văn phòng quan quản lý Nhà nước nói chung Ủy ban nhân dân phường Đống Mác nói riêng Đồng thời mong người thấy cần thiết tầm quan trọng nghành văn phòng nói chung công tác tổ chức hoạt động văn phòng quan nói riêng… Qua em thấy rằng: Công tác tổ chức hoạt động văn phòng, Văn thư – lưu trữ nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp ủy ban nhân dân phường giải nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Là học viên bước đầu tiếp xúc làm quen với công việc giúp em hiểu thêm nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác cảm thấy tự tin em đào tạo trường chuyên môn thời gian năm cuối khóa học sau bước vào làm việc quan đơn vị đặc biệt hiểu thêm nghành học biết cơng việc phải làm cán văn phòng tương lai Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng qua nửa tháng kiến tập Ủy ban thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt thầy Ban giám hiệu , khoa Quản Trị Văn Phòng thầy cô giáo môn trường giúp đỡ lãnh đạo ủy ban , hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban nghành Ủy ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt kiến tập 33 báo cáo “Báo cáo kiến tập nghề nghiệp “ kết em thực tế, có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quan thầy giáo giúp em bảo, góp ý nhận xét “ Báo cáo kiến tập nghề nghiệp “ em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo phòng khoa, trung tâm Trường cán ban lãnh đạo phường, đặc biệt cán văn phòng phường Đống Mác tạo điều kiện để em hoàn thành đợt kiến tập nghề nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! 34 ... hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác Chương : Giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác Qua tập lớn “ Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng quan UBND phường. .. trạng tổ chức hoạt động văn phòng UBND phường Đống Mác 2.1 Lý luận chung tổ chức hoạt động 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng 2.4 Nhận xét, đánh giá tổ chức hoạt. .. II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 2.1 Lý luận chung tổ chức hoạt động : 2.1.1 Khái niệm văn phòng: Văn phòng UBND phận giúp việc cho UBND trình điều