7. Cấu trúc của đề tài
2.6.Trách nhiệm trong công tác đào tạo, bổi dưỡng, hợp tác công tác văn
- Kiểm tra việc thực hiện các quy trình trong trong công tác văn thư – lưu trữ;
- Kiểm tra việc ứng dụng khoa học công nghệ trong công ác văn thư – lưu trũ tại cơ quan;
Các công việc kiểm tra trên để đánh giá được chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên, thái độ làm việc và ý thức trong công việc , để từ đó đưa ra các biện pháp đối phó kịp thời với các nhân viên văn thư – lưu trữ trong cơ quan. Nhằm công tác được thưc hiện tốt hơn và đưa ra các quy chế xử lý với nhân viên vi phạm.
2.5 Trách nhiệm trong công tác thi đua khen thưởng
- Về việc thực hiện chế độ chính sách và công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực VTLT: hiện nay chưa có cơ chế và chính sách khen thưởng cho hoạt động này nhưng công tác văn thư lưu trữ luôn được lãnh đạo Văn phòng quan tâm và đề xuất khen thưởng nhằm khích lệ tinh thần làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ trong đánh giá CBCC cuối năm.
2.6. Trách nhiệm trong công tác đào tạo, bổi dưỡng, hợp tác công tácvăn thư – lưu trữ. văn thư – lưu trữ.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cũng là một công tác quan trọng góp phần làm nên sự thành công của công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan. Để thực hiện tốt công tác này, Lãnh đạo văn phòng đã làm các công việc sau đây:
- Cử cán bộ, công chức viên chức tham gia các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch của Sở Nội Vụ;
- Tăng cường tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức cho lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hiện hành.
- Hợp tác với các cơ quan khác, gửi cán bộ nhân viên sang theo học, đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong cơ quan. Học hỏi kinh nghiệm, cách làm mới về phổ biến cho toàn cơ quan.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Từ những kết quả khảo sát trên, cho ta nhân thấy rằng , vai nhà của lãnh đạo vaen phòng là rất quan trọng đối với công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư của cơ quan đó. Từ việc thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ cho đến việc tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn abrn của cơ quan về văn thư – lưu trữ đến việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thue – lưu trữ; tổ chức thi đua khen thưởng; đào tạo bồi dưỡng cán bộ về công tác văn thư – lưu trữ. Tất cả các công việc này đều phải có sự lãnh đạo của nhà lãnh đạo văn phòng, và các công việc đều có mắt xích liên hệ với nhau. Chỉ cần một công việc sai cũng có thể dẫn đến sai trong công việc khác. Chẳng hạn như tuyển dụng sai người không biết việc thì sẽ ảnh hưởng đến công tác làm việc của văn phògn và lúc này lãnh đạo lại là người hướng dẫn thực hiện công việc và đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
CHƯƠNG 3.
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC, TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN.
3.1.Nhân xét, đánh giá
Qua quá trình khảo sát, tôi có đưa ra một số nhân xét, đánh giá của bản thân về công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan như sau:
3.1.1. Ưu điểm
- Lãnh đạo đơn vị đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; chỉ đạo triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ.
- Cán bộ chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng, ban, cơ quan và đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực hiện như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu… góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ...
- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh.
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cũng được chú ý hơn, nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi và đến, cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Đạt được những kết quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo Sở và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và sự cố gắng nổ lực của những người trực tiếp làm
công tác văn thư, lưu trữ luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công.
- Lãnh đạo có trách nhiệm, điều hành đúng mục tiêu, có phương pháp điều hành quản lý khoa học, phân công trách nhiệm , công việc cho từng cá nhân rõ ràng , hợp lý.
- Lãnh đạo luôn thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra
3.1.2. Nhược điểm
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư còn hạn chế, cụ thể phần mềm lõi vẫn đang trong giai đoạn vận hành và sửa chữa thường xuyên, hiện chưa được nâng cấp nên thường hay xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý công việc. Mặt khác, CBCC quan tâm thực hiện triệt để xử lý văn bản trên phần mềm nên việc quản lý văn bản trên hệ thống còn gặp nhiều khó khăn và không bảo đám tra cứu, giám sát khi đánh giá công việc.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhiều phòng, ban và đơn vị vẫn còn sai sót do CBCC chưa thật sự quan tâm và nghiêm túc thực hiện theo những quy định nhưng hiện nay chỉ mới thực hiện biện pháp nhắc nhở và chưa có chế tài xử phạt.
- Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở các đơn vị và cũng là tồn tại chung của Sở. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi. - Chưa triển khai việc lập hồ sơ về công việc của từng CBCC; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý trên phần mềm còn phổ biến.
- Kiến thức của lãnh đạo còn có hạn, chưa cập nhập những quy định mới, chưa nhanh nhậy, chủ động trong việc chỉ đạo nhân viên cấp dưới.
- Vẫn có tình trạng nộp văn bản muộn xảy ra, do quyền uy của lãnh đạo chưa đủ mạnh để răn đe nhân viên, đãn đến giãn đoạn quy trình làm việc.
3.1.3 Nguyên nhân
- Do lãnh đạo cơ quan chưa thực sự quan tâm đến tình hình cơ sở vật chất của cơ quan.
- Do kiến thức , nhận thức của lãnh đạo văn phòng còn chưa tốt
- Do lãnh đạo văn phòng chưa thực sự thể hiện được hết quyền uy của mình trong việc điều hành văn phòng.
- Do lãnh đạo chưa đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới.
- Do lãnh đạo chưa có sự rõ ràng trong phân công công việc cho nhân viên cấp dưới thực hiện .
3.2 Các giải pháp
- Đề ra biện pháp chế tài xử lý đối với những trường hợp ban hành văn bản sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản phát hành.
- Lãnh đạo cần theo dõi , đôn đốc , kiểm tra tiến độ thực hiện quyết định : luôn luôn trực tiếp giám sát hoạt động của các cá nhân, phòng ban và các yêu cầu của cán bộ công chức, viên chức, báo cáo cụ thể tình hình thực hiện công việc. Đối với những công việc quan trọng, lãnh đạo văn phòng cần yêu cầu người được gaio công việc thông báo kết quả theo tháng, tuần.
- Tổng kết đánh giá thực hiện quyết định: sau khi quyết định được hoàn thành lãnh đạo văn phòng cần pahri đối chiếu với kết quả đạt được với mục tiêu đề ra để tìm ra những thế mạnh, những người có năng lực cũng như tìm ra những hạn chế nhằm khắc phục những kế hoạch tiếp theo.
- Trong quá trình làm việc cần tuân thủ chế độ Thủ trưởng, lãnh đạo văn phòng phải luôn giữ thái độ nghiêm khắc với nhân viên cấp dưới, nhằm đề cao tinh thần trách nhiệm và đảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong lãnh đạo đến các cán bộ, công chức, thực hiện nhiệm vụ theo đúng thẩm quyền được giao.
- Mỗi công việc chỉ giao cho một tập thể, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cán bộ, công chức được giao phụ trách công việc nào phải tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc đó thoe quy định . Nếu không thực hiện theo đúng yêu cầu sẽ có biện pháp xử lý kỷ luật.
- Xây dựng các quy chế đánh giá sai phạm , đánh giá thi đua của cán bộ, nhân viên văn thư – lưu trữ.
- Nâng cao hiểu biết, nhận thức cho lãnh đạo văn phòng .
- Mở lớp tập huấn nâng cao trách nhiệm quản lý, tổ chức cho lãnh đạo văn phòng.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý chuyên môn ,nghiệp vụ.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Qua khảo sát, đánh giá, tôi đã đưa ra được những giải pháp khắc phục của cá nhân tôi. Tôi nhận thấy việc lãnh đạo văn phòng không hề đơn giản như chúng ta vẫn thường thấy, đó là sự phối hợp của toàn thể lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng. Và việc thực hiện trách nhiệm của lãnh đạo có được tốt hay không cũg một phần là do thái độ làm việc và suy nghĩ của nhân viên cấp dưới. Chính vì vậy, để lãnh đạo được tốt một tập thể, ngoài việc chỉ đạo, hướng dẫn các nội dung, lãnh đạo cũng cần phải theo sát nhân viên để nắmbawst suy nghĩ và cách làm của họ, có như vậy công việc mới được thực hiện tốt, đúng theo tiến độ và đùn quy trình.
KẾT LUẬN
Lãnh đạo điều hành có vị trí vô cùng quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nếu một cơ quan mà không có người lãnh đạo thì cũng giống như một con thuyền không có thuyền trưởng. Bởi lãnh đạo điều hành là
mộ loại hình hôajt dộng xã hội quan trọng của con người trong cộng đồng, nhằm xác định đúng mục tiêu và tổ chức thực hiện được mục tiêu mà những người trong cộng đồng và xã hội đặt ra.
Lãnh đạo điều hành muốn đạt hiệu qủa thì đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ phải có năng lực điều hành, có phẩm chất một nhà lãnh đạo. Ngoài ra, cần có sự nhạy bén , năng động tinh tế, và có tầm nhìn xa trông rộng đeer có sự giải quyết được những vấn đề thuộc thẩm quyền chức năng của mình.
Trong thời gian khảo sát về trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ , tôi nhận thấy những thực trạng lãnh đạo của cơ quan có nhiều điểm được và hạn chế à tôi đã đưa ra được nhữn ggiari pháp khắc phục trên của riêng ý kiến cá nhân tôi, tôi mong rằng bài tiểu luận của mình sẽ góp ích cho việc tham mưa với các cấp quản lý để thực hiện tốt hơn vai trò và trách nhiệm trong công tác lãnh đạo của mình về công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Quyết định số 04/2016 của UBND về việc quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;
- Cuốn sách “Nghiệp vụ công tác văn thư” : cuốn sách cung cấp thêm cho tôi các thông tin về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, giải thích các công việc của lãnh đạo, thủ trưởng và nhân viên văn thư và các công việc văn thư gồm những gì.
- Các cuốn sách về quản trị văn phòng của các tác giả “khoa quản trị kinh doanh- trường Đại học Kinh tê quốc dân”; “trường Đại học Sài Gòn”; tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri và Cuốn “Quản trị học” của Nguyễn Hải Sản ;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan tổ;
- Nghị định số 101/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định 24/2010/NĐ-CP quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
- Ngoài ra tôi còn tìm kiếm và tham khảo tài liệu trên một số trang mạng như : luanvan.net , tailieu.vn, tailieuphapluat.vn , trang văn bản pháp luật – cục văn thư – lưu trữ nhà nước …