MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 5.Câú trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ LẠNG SƠN 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.3.1. Vị trí, chức năng 6 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 14 2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 14 2.1.1. Hoạch định công việc theo năm 14 2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng. 16 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần 18 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động 20 2.2.1 Chuẩn bị lập kế hoạch 20 2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo 21 2.2.3 Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo 21 2.2.4 Thảo luận thông qua chương trình kế hoạch dự thảo. 22 2.2.5 Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị. 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 24 3.1 Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Nhược điểm 24 3.1.3 Nguyên nhân 24 3.2 Gỉai pháp 25 3.2.1 Lãnh đạo 25 3.2.1 Nhân viên 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
LỜI CẢM ƠN Lời cho xin bày tỏ lịng cảm ơn sựu kính trọng sâu sắc tới thầy giáo ThS.Nguyễn Đăng Việt, người hướng dẫn tơi bạn sinh viên khác việc tìm hiểu nội dung môn học cách làm để tơi có thẻ hồn thành tiểu luận Tôi xin cảm ơn Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn trung tâm TTTV trường ĐHNVHN tạo điều kiện, cấp số tài liệu giúp tơi hồn thiện tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng hoàn thành tiểu luận, song nội dung trình bày cịn chưa đầy đủ, chí cịn chưa xác Bởi lần nữa, mong nhận góp ý Qúy thầy để tiểu lận hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tơi tên Nguyễn Thị Hồi Thu , sinh viên lớp ĐHQTVP13A – Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi thực tiểu luận với tên đề tài “khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị văn phòng sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn” Tơi xin cam đoan tồn bọ nội dung tơi tìm hiểu, tham khảo, nghiên cứu, khảo sát thực Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm2016 Sinh viên DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Từ viết tắt ĐHQTVP P.HCTH VP CTCT nghĩa Đại học quản trị văn phịng Phịng hành tổng hợp Văn phịng Chương trình cơng tác MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 2.Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 5.Câú trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Vị trí, chức 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn CHƯƠNG 14 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .14 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian .14 2.1.1 Hoạch định công việc theo năm 14 2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng .15 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần .18 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động .20 2.2.1 Chuẩn bị lập kế hoạch 20 2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo 21 2.2.3 Trưng cầu ý kiến chương trình, kế hoạch dự thảo .21 2.2.4 Thảo luận thông qua chương trình kế hoạch dự thảo .22 2.2.5 Ban hành chương trình kế hoạch đơn vị 22 CHƯƠNG 3: 23 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .23 3.1 Nhận xét, đánh giá .23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm 24 3.1.3 Nguyên nhân .24 3.2 Gỉai pháp .24 3.2.1 Lãnh đạo 24 3.2.1 Nhân viên 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó liên hệ với phương tiện với mục đích Tất người quản lý làm công việc hoạch định Trong bối cảnh với nguồn lực, tài nguyên mà tổ chức, đơn vị khai thác mà tổ chức, đơn vị muốn đạt chất lượng, hiệu tối ưu thực hiện, tổ chức phải tổ chức việc khai thác nguồn cho có hiệu cao nhất, từ nhu cầu mà thất yếu nảy sinh việc tổ chức, đơn vị cần xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động khâu, phận Mỗi tổ chức đề hướng đến mục tiêu tương lai, tương lai điều chưa tới Để tồn phát triển tổ chức cần có thay đổi định, trường hợp đó, lập chương trình kế hoạch nhịp cầu nối cần thiết tương lai.Việc lập kế hoạch, chương trình quan tổ chức quan trọng, giúp cho tổ chức: - Đảm bảo khai thác cách tối ưu, chi phí thấp nguồn lực mà tổ chức, đơn vị sở hữa khai thác tương lai - Đảm bảo cho hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tạo khả kiểm soát hoạt động cách chặt chẽ - Tạo khả chủ động ứng phó với tình thay đổi môi trường Mỗi tổ chức hệ thống phận riêng rẽ, điều mà cần có liên kết phối hợp nỗ lực phận lại với nhau.Lập chương trình kế hoạch phương tiện quan trọng để thực nhu cầu tất yếu Từ ta thấy tầm quan trọng việc lập kế hoạch, chương trình tổ chức vai trị hoạch định lập kế hoạch, chương trình tổ chức Tuy nhiên để thực việc hoạch định lập kế hoạch, chương trình tổ chức khơng đơn giản mà thể liên kết phối hợp toàn thể quan, tổ chức Mỗi quan, tổ chức lại có phương pháp hoạch định riêng cấu tổ chức, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động khác Chính lí mà tơi chọn đề tài “khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài tiểu luận để có hiểu sâu phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch quan.Từ đưa nhận định,đánh giá thân giúp ích cho việc tham mưu cho cấp lãnh đạo sau 2.Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a) Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị Sở Nội Vụ Lạng Sơn b) Mục đích nghiên cứu: Hiểu tầm quan trọng việc hoạch định chương trình, kế hoạch quan Khảo sát phương pháp hoạch định lập kế hoạch, chương trình quan để nắm phương pháp, quy trình cơ c) Nhiệm vụ Nghiên cứu - Khảo sát phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị - Đánh giá hiệu phương pháp - Tìm hiểu nguyên nhân - Đưa giải pháp khắc phục Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hồn thành đề tài này, tơi sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa nhữn gthoong tin tài liệu có - Thu thập thơng tin - Khảo sát thực trạng vấn đề nghien cứu - Đánh giá - Phân tích tổng hợp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - vai trò hoạch định với hoạt động quản trị văn phòng - tầm quan trọng việc hoạch định chương trình với vơ quan , tổ chức - Nâng cao khả hiểu biết thân, giúp ích cho cơng việc sau 5.Câú trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Sở Nội Vụ tỉnh lạng Sơn Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn Chương 3: Gỉai pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành Sau Tổng khởi nghĩa Tháng Tám năm 1945, quyền cách mạng thiết lập Lạng Sơn, cấu Văn phịng Ủy ban kháng chiến hành tỉnh có Phịng Hành - Nhân - Tổ chức có nhiệm vụ cơng tác Tổ chức nhà nước Năm 1949, Phịng Hành - Nhân - Tổ chức đổi tên Phịng Hành - Nhân sự, với nhiệm vụ công tác Hội đồng nhân dân Ủy ban kháng chiến hành cấp, công tác Hội viên Hội đồng nhân dân cấp, tuyển dụng, thăng thưởng lý lịch cơng chức Năm 1951, Phịng Hành - Nhân đổi tên Phòng Tổ chức Ủy ban hành tỉnh Năm 1954, Thành lập Phịng Tổ chức cán thuộc Ủy ban hành tỉnh Ngày 21/08/1963, Ủy ban hành tỉnh ban hành định số 548/TCCB thành lập Ban Tổ chức dân trực thuộc Ủy ban hành tỉnh Năm 1970, Ban Tổ chức dân tách để thành lập hai đơn vị Ban Thương binh - Xã hội Phòng Tổ chức trực thuộc Ủy ban hành tỉnh Ngày 09/12/1975 Ủy ban hành tỉnh ban hành Quyết định số 14 QĐTC/UB, thành lập Ban Tổ chức quyền tỉnh Lạng Sơn, tháng năm 1976, Thực Nghị Quốc hội, hai tỉnh Cao Bằng, Lạng Sơn sáp nhập thành tỉnh Cao Lạng, quan Đảng, quyền, mặt trận, đoàn thể hai tỉnh sáp nhập lại, Ban Tổ chức quyền Lạng Sơn Ban Tổ chức quyền tỉnh Cao Bằng hợp thành Ban Tổ chức quyền tỉnh Cao Lạng Trước yêu cầu nhiệm vụ bảo vệ biên cương Tổ quốc, tháng 12/1978, Hội đồng Nhà nước định tách tỉnh Cao Lạng trở lại thành hai tỉnh Cao Bằng Lạng Sơn Cùng với quan Đảng, quyền, mặt trận, đồn thể tỉnh, Ban Tổ chức quyền tỉnh Lạng Sơn tái lập hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ Ngày 13/02/2004 Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng sơn ban hành Quyết định số 141/QĐ-UB đổi tên Ban Tổ chức quyền thành Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn 1.2 Cơ cấu tổ chức Căn theo điều QĐ số 04 ngày 20 tháng 01 năm 2016 UBND Tỉnh Lạng sơn việc quy định chức , nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn cấu tổ chức Sở gồm có : Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ: a) Văn phòng Sở Nội vụ; b) Phòng Tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ; c) Phịng Cơng chức, viên chức; d) Phịng Xây dựng quyền cơng tác niên; đ) Phịng Cải cách hành chính; e) Phịng Tơn giáo; g) Thanh tra Sở Nội vụ Các quan trực thuộc Sở Nội vụ: a) Ban Thi đua - Khen thưởng; b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo hướng dẫn Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ tình hình thực tế tỉnh Lạng Sơn Giám đốc Sở Nội vụ định cụ thể số lượng, tên gọi tổ chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ban Thi đua - Khen thưởng cho phù hợp hiệu Số lượng phịng chun mơn thuộc Ban Thi đua - Khen thưởng khơng q 03 phịng Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ có khơng q 02 phịng chuyên môn 01 đơn vị nghiệp Trung tâm Lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đơn vị nghiệp cơng lập, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Giám đốc, 01 Phó Giám đốc viên chức thực công tác chuyên môn, nghiệp vụ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Căn theo điều QĐ số 04 ngày 20 tháng 01 năm 2016 UBND Tỉnh Lạng sơn việc quy định chức , nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn quy định sau: CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 2.1.1 Hoạch định công việc theo năm Chương trình cơng tác năm cần đảm bảo đề án, cơng việc đăng kí chương trình phải thể kết hợp nhiệm vụ nêu văn bản, ý kiến đạo cấp với chủ động đề xuất đơn vị Mỗi đề án, công việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, phối hợp, người phụ trách, cấp trình thời gian trình cấp Các đơn vị phải chịu trách nhiệm tiến độ chuẩn bị nội dung thực cơng việc mà kiến nghị đưa vào chương trình cơng tác quan Căn lập kế hoạch năm: • Từ chiến lược quan • Từ dự án tham gia • Từ mục tiêu quan mục tiêu phận quan giao • Từ nhiệm vụ theo chức phận Nội dung kế hoạch năm: • Nội dung mục tiêu cơng việc • Thời gian thực • Mức độ quan trọng công việc ( để giúp phận đặt trọng tâm vào cơng tác đánh giá cơng việc cuối năm) Quy trình xây dựng chương trình cơng tác năm Lưu đồ Trách nhiệm Chun viên Đăng kí cơng tác năm CTCT năm quan cấp Phiếu đăng kí Nghị Đảng Chương trình ủy VănPhịng chương Gíam đốc 14 Dự thảotrình chương cơng tác năm trình cơng tác năm Đăng ký Trưởng đơn vị(trước 12/12) ChánhVP(trước 15/12) Lãnh đạo (trước 22/12) Mô tả: • Hàng năm, vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch cơng tác năm cán nhân viên, trưởng đơn vị/phòng ban tổng hợp thành kế hoạch cơng tác chung đơn vị/phịng ban gửi kế hoạch cho văn phịng trước ngày 12.12 hàng năm để đăng ký chương trình cơng tác năm sau • Văn phịng Nghị cấp Uỷ Đảng, Kế hoạch kinh tế - xã hội, Chương trình cơng tác năm cấp (nếu có) đăng ký chương trình cơng tác năm đơn vị xây dựng dự thảo Chương trình cơng tác năm quan; gửi trưởng đơn vị/ phòng ban tham gia góp ý trước 15/12; sau tổng hợp trình Gíam đốc sở phê duyệt ban hành trước ngày 22/12 Giám đốc Sở xem xét phê duyệt Chương trình cơng tác; - Trường hợp Giám đốc Sở khơng đồng ý với số cơng việc trực tiếplàm việc với đơn vị chuyên môn để tham khảo ý kiến trước định; - Trường hợp không đạt yêu cầu, Giám đốc Sở đạo xây dựng lại 2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng */ Chương trình cơng tác q: Những đề án, cơng việc ghi chương trình cơng tác q xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, địa trình (Gíam đốc sở) để định thời hạn trình 15 Trên sở Chương trình cơng tác năm, chậm nhấtvào ngày 15 tháng cuối quý, đơn vị thuộc Sở đánh giá nhiệm vụ công tácđã thực quý, đề xuất nhiệm vụ phải thực q tới, trình Phó Giám đốcphụ trách cho ý kiến góp ý, gửi Văn phịng Văn phịng tổng hợp dự thảoChương trình cơng tác q trình Giám đốc Sở Hoặc theo đạo Giám đốc Sở, cácđơn vị nộp CTCTTT đến Giám đốc Sở để Giám đốc trực tiếpđề chương trình cơng tác trọng tâm Chậm vào tháng cuối quý, đơn vị phải gửi dự kiến chương trình cơng tác q sau cho văn phịng Những cơng việc bổ sung có điều chỉnh thời gian phải có văn báo cáo lãnh đạo Qúa thời hạn trên, đơn vị không gửi coi đơn vị khơng có nhu cầu điều chỉnh Chậm đầu tuần cuối tháng cuối quý, văn phòng tổng hợp chương trình cơng tác q sau trình Gíam đốc sở xem xét, định Những vấn đề trình cấp trên, có thay đổi thời gian, văn phịng phải có văn lãnh đạo ký đề nghị cấp cho điều chỉnh Chỉ sau chấp nhận, đơn vị thực theo tiến độ Chuơng trình cơng tác q I thể báo cáo chương trình cơng tác năm Chương trình cơng tác q II thể báo cáo chương trình cơng tác tháng */ Chương trình cơng tác tháng: Hàng tháng, đơn vị chương trình cơng tác q để xây dựng triển khai thực chương trình cơng tác tháng Chậm vào tuần cuối hàng tháng, văn phịng tổng hợp chương trình cơng tác tháng sau trình lãnh đạo xem xét, định thơng báo cho đơn vị Chương trình cơng tác tháng đầu quý thể cụ thể chương trình cơng tác q Căn lập kế hoạch chương trình cơng tác tháng: • Các cơng việc kế hoạch năm • Các cơng việc tháng trước cịn tồn • Các công việc phát sinh quan giao Nội dung chương trình: • Các cơng việc quan trọng tháng • Các cơng việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực 16 • Các cơng việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng tháng sau) 17 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tháng TT Lưu đồ Dự thảo Trách nhiệm Đăng kí Chương trình trưởng cơng tác tháng đơn vị (trước kế hoạch tháng trước,nghị ngày 20 hàng Gíam đốc cấp ủy ủy, ý tháng chương trình, Đăng kí CTCT tháng đơn vị kiến, đại Gíam đốc sở Dự thảo chương trình HCTC (ngày cơng tác tháng 22 hàng quan tháng) Gíam đốc sở Giám đốc sở VP/Phịng Chương trình cơng tác (ngày 25 hàng tháng tháng Mơ tả: - Từ tình hình thực chương trình cơng tác tháng trước quan, tổ chức; từ ý kiến đạo Gíam đốc sở, từ Nghị cấp ủy, đăng ký chương trình cơng tác tháng đơn vị, văn phòng tổng hợp dự thảo Chương trình cơng tác tháng tiếp thoe gửi đơn vị, lãnh đạo tham gia ý kiến, bổ sung chậm vào ngày 22 hàng tháng - Văn phịng tổng hợp, trình lãnh đạo phê duyệt, ban hành chậm ngày 25 hàng tháng 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần Căn vào chương trình cơng tác tháng đạo lãnh đạo, văn phòng phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng chương trình cơng tác tuần, trình giám đốc sở phê duyệt gửi đơn vị vào chiều thứ hàng tuần Căn lập kê hoạch chương trình cơng tác tuần gồm có: • Các cơng việc kế hoạch tháng • Các cơng việc tuần trước chưa thực xong 18 • Các cơng việc phát sinh công ty giao thêm Nội dung chương trình: • Các cơng việc quan trọng tuần • Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (u cầu kết quả) • Các cơng việc chưa xác định lịch (nhưng phải lmaf tuần sau ) Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tuần TT Lưu đồ Chương trình Trách nhiệm Đăng ký Đăng kí lịch Chương trình cong tác tuần công tác tuần công tác đơn vị trước cấp đơn tháng, ý kiến 16h30 ngày vị, phận đạo trưởng thứ năm VP (trước 10 ngày thứ sáu) Dự thảo chương trình cơng tác tuần quan Gíam đốc sở Chương Giám trình cơng đốc sở tác tuần Mơ tả: - Từ chương trình cơng tác tháng, lịch cơng tác tuần cấp yêu cầu công việc thực tế giao, Gíam đốc sở, Trưởng đơn vị cán bộ, công chức, viên chức quan tiến hành đăng ký Lịch công tác tuần Lãnh 19 đạo tuần sau qua mạng đăng ký trực tiếp văn phòng Việc đăng ký lịch tuần lãnh đạo Văn phòng thược thường xuyên hàng ngày chậm 16 30 phút ngày thứ năm hàng tuần - Phối hợp lịch công tác tuần cấp trên, chuyên viên văn phòng tổng hợp, xây dựng lịch cơng tác tuần Lãnh đạo Văn phịng tuần sau, trình Chánh Văn phịng phê duyệt trước 16 40 ngày thứ sáu 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động Hoạch định hay lập kế hoạch cho nội dung công việc việc đề mục tiêu, thực hiện, nhân đảm nhiệm đề phương pháp để thực nội dung công việc, mảng công việc quan Theo nội dung công việc, kế hoạch quan gồm có: • Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, xếp nhân • Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội • Kế hoạch tổ chức phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua • Kế hoạch xây dựng, sửa chữa sở vật chất • Kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị • Kế hoạch tài • Kế hoạch đảm bảo an ninh, an tồn, phịng cháy, chữa cháy • Kế hoạch chăm soc sức khỏe cho nhân • Kế hoạch chăm lo đời sống cho nhân viên… 2.2.1 Chuẩn bị lập kế hoạch Thông tin yếu tố đặc biệt quan trọng quản lý, điều hành tác động nhà quan lý Thông tin chứa liệu mà đơn vị có thông qua việc thu thập tài liệu diễn hàng ngày Thơng tin thu thập thức văn phịng quan, từ chuyển cho phận có trách nhiệm phân tích, tổng hợp Thơng tin sau lấy làm sở để xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động quan Công tác chuẩn bị lập kế hoạch dựa việc vào thông tin từ kết hoạt động, học nguyên nhân công tác năm trước, nhiệm kì trước từ rút Ra kinh nghiệm, cách làm hay vấp váp để sửa chữa, thay đổi cho phù hợp với thực tế Căn vào yếu tố, điều kiện sẵn có, có có khả khai thác quan 20 Xác định vấn đề: Chương trình kế hoạch nhằm giải vấn đề gì? Đạt mục tiêu nào? Tại lại chọn mục tiêu đó? Thực nào? Ai thực hiện? Bao thực hiện? Thực đâu? Để xác định mục tiêu theo thứ tự ưu tiên, đồng thời xác định chủ trương giải pháp để thực hiện, bên cạnh chuẩn bị phương án dự phịng với mục tiêu giải pháp tương ứng 2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo - Văn phịng đạo Gíam đốc sở xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo Trong chương trình kế hoạch dự thảo cần nêu số phương án, đồng thời nêu lên điểm mạnh, điểm yếu điều kiện cần thiết lựa chọn cho phương án - Văn phòng tổ chức chuẩn bị trưng cầu ý kiến cho dự thảo chưng trình kế hoạch, tập trung vạch vấn đề cần tập trung lấy ý kiến phương án (khi cần đạo thực thí điểm để chứng minh cho khả thực thi phương án), vạch rõ điểm mạnh, yếu phương án, để cuối bàn bạc chọn phương án tối ưu 2.2.3 Trưng cầu ý kiến chương trình, kế hoạch dự thảo Bản dự thảo hoàn thành cá nhân, hya nhóm chun mơn đó, nên mang tính chủ quan, ý chí Để tăng tính thực tiễn khách quan dự thảo, nên tổ chức ý kiến, ý kiến tập thể cán bộ, nhân viên quan.Công việc mang tính bắt buộc với số loại chương trình kế hoạch (đặc biệt chương trình kế hoạch dài hạn, chương trình kế hoạch ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển quan) tiến hành nhiều hình thức hội họp, gửi văn trực tiếp tới phận thông báo qua phương tiện truyền cá nhân, đơn vị góp ý lời văn Các đối tượng trưng cầu ý kiến: • Những đơn vị, phận trực tiếp thực chương trình, kế hoạch • Giám đốc sở, trưởng đơn vị, phòng ban quan 21 • Khảo sát trưng cầu ý kiến phận, đơn vị quan Khi thu thập ý kiến đối tượng kiến, ban soạn thảo chương tình kế hoạch bổ sung, hồn chỉnh dự thảo để thơng qua cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.2.4 Thảo luận thơng qua chương trình kế hoạch dự thảo Trên sở văn tập hợn ý kiến phận, đơn vị lãnh đạo đạo văn phòng tổng hợp, viết lại dự thảo chương trình kế hoạch với phương án dự thảo tối ưu Bản dự thảo cần nêu rõ nội dung cần đóng góp ý kiến, nội dung cần thí điểm cần Khi dự thảo chương trình kế hoạch tập thể lãnh đạo bàn bạn, thơng qua, chuyển đến cấp có thẩm quyền phê chuẩn Sau đựo phê chuẩn, chương trình kế hoạch dự thảo trở thành chương trình kê hoạch thức có hiệu lực thi hành 2.2.5 Ban hành chương trình kế hoạch đơn vị Đây bước cuôi tiến trình lập chương trình kế hoạch theo nội dung cơng việc Bước tiến hành thuận lợi hay không thuận lợi tùy thuộc vào kết quản bước trước Ở bước gồm khâu: - Chuẩn bị văn ban hành gồm: chương tình kế hoạch, phụ lục có, văn abrn hướng dẫn thực - Xây dựng chương tình kế hoạch tuyên truyền, thơng tin chương tình kế hoạch phương tiện thực - Dự kiến chương trình triển trai thưjc chương trình kế hoạch - Dự kiến quan, phận phối hợp thực - Văn phịng trình Gíam đốc sở ký duyệt ban hành chương trình kế hoạch với văn nêu để tạo thuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực chương trình kế hoạch TIỂU KẾT:Từ thực trạng phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch Sở Nội Vụ ta thấy rát rõ nét tiến trình hình thành kế hoạch, chương trình quan Nó liên kết, đạo từ xuống , khâu phải ăn khớp với Phương pháp lập chương trình kế hoạch khoa học đóng góp phần khơng nhỏ vào việc soạn thảo tổ chức thực chương trình kế hoạch Phương pháp lập chương trình kế hoạch 22 không khoa học dẫn tới lủng củng, mâu thuẫn, bất nhất, thiếu sở khoa học chương trình kế hoạch vạch Những người làm cơng tác lập chương tình kế hoạch phải am hiểu phương pháp tiên tiến có để nâng cao chất lượng cơng tác lập chương trình kế hoạch CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung phương pháp hoạch định quan có liên kết với theo quy trình thống từ cấp đến phận nhân Đã có logic với bước để đến kế hoạch thống Đã có họp bàn, phân bổ nhiệm vụ, thời gian đối tượng có liên quan kế hoạch Trong kế hoạch theo thời gian, từ kế hoạch năm , đến tháng , tuần rõ ràng chi tiết mục tiêu xác định rõ ràng , công việc đề lọai kế họach thoe chất khác Quy trình rõ ràng Đã phát huy vai trò nhà quản trị công tác hoạch định vấn đề chung cho quan việc lập kế hoạch, chương trình tổ chức 23 Có thời gian cụ thể nộp kế hoạch năm , tháng , tuần 3.1.2 Nhược điểm - Chưa có phân cơng trách nhiệm rõ ràng hoạt động - quy trình chưa thật chi tiết, chung chung - Chưa xác định rõ nhiệm vụ cho phận, chi tiết nhiệm vụ phải làm - Quy trình thực chưa rõ công việc mà phận đảm nhiệm nên dễ dẫn đến tình trạng mơ hồ , cop năm trước sang 3.1.3 Nguyên nhân - Lãnh đạo chưa phát huy hết tác dụng thật quyền uy Chưa sát việc theo sát nhân viên từ định hướng mục tiêu lập chuong trình - nhân viên chưa thật tâm với cơng việc dẫn đến tình trạng làm cho có - Chưa có phối hợp phận, nhân viên quan, chưa thống bàn bạc cụ thể - Lãnh đạo chưa đạo sát nên nhân viên nhởn nhơ với công việc , chưa thực rõ trách nhiệm thân, cơng việc 3.2 Gỉai pháp 3.2.1 Lãnh đạo Cần đạo văn phòng đơn vị chủ quản, tổng kết, đánh giá việc thực chương trình kế hoạch năm trước, nhiệm kì trước phải hình thành ý tưởng, chuẩn bị cho việc lập chương trình kế hoạch nhiệm kì sau Đồng thời với việc đó, lãnh đạo cần đạo văn phòng, với chức đầu mới, lên lịch làm việc cụ thể để thực đầy đủ bước tiến trình lập chương trình kế hoạch Cần xác định rõ nhiệm vụ cho phận; cần nghiêm túc tiến hành việc lập chương trình kế hoạch cá nhân, phận đơn vị cần ln phối hợp với văn phịng để vừa đảm bảo đưa đủ nội dung phận vào chương tình kế hoạch chung quan, vừa nhằm đảm bảo việc phối hợp thực phận để sau tổ chức thực chương trình kế hoạch nhịp nhàng, đồng 24 Lãnh đạo cần chủ trì, tổ chức, đạo cần có kết luận bước, khâu tiến trình lập chương trình kế hoạch quan, đơn vị, đặc biệt khâu Trưng cầu ý kiến chương tình kế hoạch dự thảo, lãnh đạo cần đạo văn phòng xây dựng phương án I,II,III để đưa toàn quan, đơn vị thảo luậnbafn bạc, nhằm tìm phương án tối ưu với chủ trương, giải pháp có sức thuyết phục, có khải thực được, thực xong, toàn quan, đơn vị tạo chuyể biến vê chất, tạo đà phát triển vững cho năm sau Cần theo dõi sát việc lập kế hoạch , giao nhiệm vụ chi tiết cho đơn vị 3.2.1 Nhân viên Cần có ý thức, rõ ràng , trách nhiệm thân việc lập kế hoạch lên sẵn ý tưởng nộp cho lãnh đạo theo thời hạn giao Các đơn vị phận vần phân công tách nhiệm cụ thể cho nhân viên phận, lấy ý kiến đống góp chung tổng hợp để trình lên lãnh đạo Luôn lấy mục tiêu quan làm nhiệm vụ để xây dựg kế hoạch bán sát vào nội dung cơng việc kế hoạch cần phải xây dựng TIỂU KẾT: q trình khảo sát tơi nhìn vấn đề tồn quan, nhữn gđánh giá chung tơi nhìn thấy thực tiễn phương pháp hoạch định chương trình Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn.Từ đưa nguyên nhân giải pháp khắc pyhujc từ thực trạng nhìn thấy đánh giá cịn chưa khơng đủ thời gian có hạn Nhưng mong nhận xét, đánh giá giúp quan tiến hành tốt phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch quan 25 KẾT LUẬN Hoạch định luôn chức cần phải thực quản trị văn phòng Bởi muốn tổ chức hướng theo mục tiêu ban đầu đề tất yếu phải hoạch định, để triển khia đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Nó giúp tăng tính chủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung Lập kế hoạch nội dung công việc nhà quản trị cần phải làm cơng tác hoạch định, cơng tác quan trịng hàng đầu quan, đơn vị Bởi chương trình kế hoạch thể tất ý đồ chiến lược, chiến thuật lãnh đạo nhằm đưa quan, đơn vị phát triển theo phương hướng, mục tiêu xác định.Do đó, lãnh đạo quan, đơn vị, phải có ý thức đạo chặt chẽ từ đầu việc xây dựng chương trình kế hoạch theo khâu tiến trình lập chương trình kế hoạch Qua tiểu luận rút nhiều kinh nghiệm cho thân cơng tác hoạch định kế hoạch chương tình quan tổ chức để từ giúp ích cho q trình làm việc sau 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Quyết định số 04/2016 UBND việc quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn/ Cuốn sách Quản trị văn phòng khoa quản trị kinh doanh- trường Đại học Kinh tê quốc dân Cuốn “ quản trị hành văn phịng” trường Đại học Sài Gịn Cuốn “ quản trị văn phòng” tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Cuốn “Quản trị học” Nguyễn Hải Sản 27 ... hoạch nhà quản trị văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn Chương 3: Gỉai pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA... – Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi thực tiểu luận với tên đề tài ? ?khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phịng Nhà quản trị văn phòng sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn? ?? Tơi xin... có phương pháp hoạch định riêng cấu tổ chức, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động khác Chính lí mà tơi chọn đề tài ? ?khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản