Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của bộ tư pháp

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.3.1. Chức năng 6 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ TƯ PHÁP. 10 2.1. Các hình thức cuộc họp trong cơ quan, tổ chức. 10 2.1.1. Khái niệm, nguyên tắc tổ chức các “cuộc họp” 10 2.1.2. Các hình thức tổ chức cuộc họp trong Bộ Tư pháp. 11 2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp tại Bộ Tư pháp. 12 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị. 12 2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp. 17 2.2.3. Tổ chức công việc khi cuộc họp kết thúc. 17 CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ TƯ PHÁP. 20 3.1. Nhận xét, đánh giá. 20 3.1.1. Ưu điểm. 20 3.1.2. Nhược điểm 20 3.1.3. Nguyên nhân. 22 3.2. Các giải pháp. 22 3.2.1. Các giải pháp chung. 22 3.2.2. Các giải pháp đối với từng cá nhân. 23 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

LỜI CAM ĐOAN Đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Bộ Tư pháp” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ cán Bộ Tư pháp, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Lâm Thu Hằng suốt q trình thực đề tài Ngồi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng vào q trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có hiểu biết mẻ Trong q trình nghiên cứu khảo sát tơi gặp nhiều khó khăn, trình độ nghiên cứu hạn chế khơng có nhiều kinh nghiệm nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy khoa trường bạn đọc Những ý kiến người giúp nhận thiếu sót qua tơi rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt lần nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình thay đổi xu tồn cầu hố, đất nước ta bước trưởng thành chuyển mình, lên tư nước có nên nơng nghiệp lạc hậu trở thành nước có kinh tế phát triển ổn định Với sách, chủ trương Đảng Nhà nước với hành chình hợp lý đưa nước ta hoà nhập với kinh tế giới Tổ chức kiểm tra kỹ thiếu để nhà quản trị hồn thành cơng việc tổ chức vạch hành động cần thiết cho tương lai Giúp nhà quản trị phát hội Nhận thức điều trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng vào việc xây dựng, đào tạo cho sinh viên kiến thức thiết thực để giúp cho sinh viên sau trường dễ dàng áp dụng kỹ vào cơng việc cụ thể tạo cho đất nước cán bơn có lực phẩm chất tốt Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo điều kiện cho thân có hiểu biết sâu kỹ tổ chức kiểm tra quan, tổ chức đặc biệt kỹ tổ chức họp Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày quan trọng tổ chức họp Chính lý trên, tơi định chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Bộ Tư pháp” để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp tổ chức họp Bộ Tư pháp Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu cách thức, quy trình tổ chức họp đưa nhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng cho họp Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu quy trình tổ họp đưa nhận xét, đánh giá Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có Phương pháp điều tra khảo sát: Bộ Tư pháp Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài Phương pháp tra tìm tài liệu mạng Internet trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp cần thiết nhận định vấn đề Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài Đây đề tài có ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn vô quan trọng Nó vừa mang tính lý ln, nghiên cứu cao vừa phù hợp với pháp triển Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Tư pháp Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp Bộ Tư pháp Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp Bộ Tư pháp CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP Địa chỉ: 60 Trần Phú - Hà Nội Điện thoại: (84.4) 62739321 Fax: (84.4) 62739359 Email: botuphap@moj.gov.vn 1.1 Lịch sử hình thành Ngay sau cách mạng tháng Tám thành cơng, ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đứng đầu Chủ tịch Hồ Chí Minh Tuyên cáo thành lập Nội thống Quốc gia gồm 12 bộ, có Bộ Tư Pháp Ngày 28/8 trở thành ngày truyền thống Ngành Tư Pháp Khi nước bước vào kháng chiến chống thực dân Pháp, Bộ Tư Pháp nhanh chóng, khẩn trương tổ chức lại điều hành thông suốt, linh hoạt hệ thống Tư Pháp kháng chiến gọn nhẹ Cùng với công tác tổ chức, Ngành Tư Pháp chăm lo cho việc tuyển chọn, xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ thẩm phán, dự thẩm, công tố viên, luật sư theo tinh thần “Phụng cơng thủ pháp, chí cơng vơ tư” Bộ tư pháp Sở tư pháp khu, liên khu đạo kịp thời sát tòa án đường lối truy tố, xét xử, vụ án gây hại đến an ninh trị, trật tự xã hội, Phát huy truyền thống Tư pháp kháng chiến, năm đầu kiến thiết hòa bình miền Bắc đấu tranh thống đất nước, Bộ Tư pháp tập trung giúp Chính phủ, Quốc hội xây dựng Hiến pháp (1959), đạo luật tổ chức máy nhà nước quyền tự do, dân chủ cơng dân phù hợp với tình hình xã hội Từ năm 1960, sau Tòa án nhân dân Viện kiểm sát nhân dân tách khỏi Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp chuyển giao cho quan khác thực Trong suốt thời kỳ chống Mỹ cứu nước, cơng tác tham mưu pháp luật Chính phủ ngành Pháp chế đảm trách Ủy ban Pháp chế thuộc Chính phủ thành lập từ năm 1972 đảm nhiệm nhiều chức năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp trước Hiến pháp năm 1980 xác định đường lối độ tiến lên chủ nghĩa xã hội nước Năm 1981, Bộ Tư pháp tái lập với chức giúp Chính phủ quản lý thống công tác tư pháp Từ năm 1981 đến nay, đặc biệt gần 30 năm thực đường lối đổi sâu sắc, toàn diện Đại hội Đảng lần thứ VI khởi xướng, Bộ Tư pháp giao thêm nhiều trọng trách, tổ chức Ngành bước mở rộng Trải qua 70 năm xây dưng trưởng thành, tồn Ngành Tư pháp ln nỗ lực vượt qua khó khăn, thách thức, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ giao Ngành Tư pháp Việt Nam vinh dự Đảng Nhà nước tặng thưởng Huân chương Hồ Chí Minh (1995), huân chương Sao vàng (2010) Huân chương Độc lập (2015) có nhiều cơng lao đóng góp đặc biệt xuất sắc cho nghiệp cách mạng Đảng, Nhà nước dân tộc 1.2 Cơ cấu tổ chức (xem phụ lục số 01) Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng Thứ trưởng Có 22 tổ chức chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước;và tổ chức nghiệp thuộc Bộ Bao gồm: Vụ Các vấn đề chung xây dựng pháp luật Vụ Pháp luật hình - hành Vụ Pháp luật dân - kinh tế Vụ Pháp luật quốc tế Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật Vụ Tổ chức cán Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Kế hoạch - Tài Vụ Thi đua - Khen thưởng 10 Thanh tra 11 Văn phòng 12 Tổng cục Thi hành án dân 13 Cục Kiểm tra văn quy phạm pháp luật 14 Cục Kiểm sốt thủ tục hành 15 Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực 16 Cục Con nuôi 17 Cục Trợ giúp pháp lý 18 Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm 19 Cục Bồi thường nhà nước 20 Cục Bổ trợ tư pháp 21 Cục Công nghệ thơng tin 22 Cục Cơng tác phía Nam 23 Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia 24 Viện Khoa học pháp lý 25 Học viện Tư pháp 26 Tạp chí Dân chủ Pháp luật 27 Báo Pháp luật Việt Nam 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Chức Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành tư pháp; bổ trợ tư pháp công tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp Bộ Tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt dự án, đề án khác theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Xây dựng pháp luật Thi hành pháp luật Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác rà soát, hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật Phổ biến, giáo dục pháp luật 10 Thi hành án dân 11 Thực hành tư pháp 12 Bổ trợ tư pháp 13 Công tác nhận nuôi nuôi 14 Trợ giúp pháp lý 15 Đăng ký giao dịch bảo đảm 16 Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức hoạt động hoà giải sở 17 Hướng dẫn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp nhà nước hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp; thực hoạt động hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định pháp luật 18 Hợp tác quốc tế 19 Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu ứng dụng kết nghiên cứu khoa học pháp lý; xây dựng đạo tổ chức thực kế hoạch nghiên cứu khoa học; phát triển ứng dụng kết nghiên cứu khoa học pháp lý việc cải cách pháp luật, cải cách hành chính, cải cách tư pháp lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 10 bố trí Lịch làm việc tuần Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chủ động cử người tham dự thành phần Đơn vị chủ trì tổ chức họp thơng báo qua điện thoại, thư điện tử Trường hợp đơn vị thuộc Bộ khơng có người tham dự tham dự khơng giờ, khơng đầy đủ thời gian họp, Văn phòng Bộ có văn thơng báo tới Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ họp giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ * Phân công chuẩn bị phục vụ họp Đối với họp tổ chức Trụ sở quan Bộ - Văn phòng Bộ có nhiệm vụ: + Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ họp Lãnh đạo Bộ chủ trì + Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để in tài liệu họp đơn vị Văn phòng Bộ quản lý kinh phí, trừ trường hợp quy định tài liệu phải phát hành điện tử + Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu đỗ xe nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngồi phòng họp Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp yêu cầu + Tổ chức thơng tin tun truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế yêu cầu + Đối với họp : Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi tồn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công, thực thấy cần thiết Văn phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra tồn cơng tác chuẩn bị tổ chức họp - Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ: + Phối hợp với Văn phòng Bộ để chuẩn bị nội dung theo kế hoạch duyệt + Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán duyệt 20 + In tài liệu họp (đối với đơn vị, chương trình, dự án có kinh phí riêng) + Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu Đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón tiếp đại biểu tham dự trước họp diễn 15 phút + Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì họp + Đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp + Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận họp người chủ trì + Đối với họp đột xuất mà thành phần có quan, đơn vị bên trụ sở quan Bộ quan thơng tấn, báo chí để đưa tin nội dung họp đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thơng báo với Văn phòng Bộ (Phòng Bảo vệ) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn đại biểu việc vào trụ sở quan Bộ + Đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm kiểm tra thành phần tham dự họp trước 01 buổi làm việc báo cáo xin ý kiến đạo người chủ trì họp thành phần tham dự khơng đáp ứng mục đích tổ chức họp + Thực nhiệm vụ khác phân công - Các đơn vị thuộc Bộ có liên quan có trách nhiệm thực nhiệm vụ phân công theo kế hoạch duyệt Cuộc họp tổ chức Trụ sở quan Bộ Đơn vị chủ trì tổ chức họp chủ động triển khai phối hợp với Văn phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch duyệt * Thẩm tra tài liệu giao ban Lãnh đạo Bộ Đối với họp giao ban Lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chuẩn bị nội dung báo cáo gửi tài liệu tới Văn phòng Bộ để thẩm tra trước họp hai ngày làm việc, trừ trường hợp theo yêu cầu báo cáo đột xuất Lãnh đạo Bộ Trong thời hạn ngày làm việc kể từ nhận tài liệu, Văn phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra tài liệu Trường hợp gửi tài liệu không đảm bảo thời gian để thẩm tra tài liệu không đầy đủ, yêu cầu Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét khơng đưa 21 nội dung vào chương trình họp giao ban Tại họp giao ban Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ trình bày ý kiến thẩm tra vấn đề đưa họp giao ban trước đơn vị có ý kiến Lãnh đạo Bộ kết luận 2.2.2 Tổ chức điều hành họp Đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì họp điều hành họp theo chương trình Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình họp như: Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi tồn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công, thực thấy cần thiết họp khác Bộ trưởng chủ trì, họp Thứ trưởng chủ trì có tham gia lãnh đạo Bộ, ngành Các báo cáo họp trình bày tóm tắt nội dung nêu vấn đề có ý kiến khác nhau; thời gian trình bày khơng q 15 phút, trừ họp như: Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi toàn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công, thực thấy cần thiết trường hợp khác người chủ trì họp định Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải ngắn gọn, tập trung vào vấn đề Lãnh đạo Bộ định hướng thảo luận, vấn đề ý kiến khác Thời lượng ý kiến phát biểu họp không 07 phút, trường hợp khác người chủ trì họp định Nội dung kết luận họp người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể đầy đủ nội dung yêu cầu họp Đơn vị chủ trì đơn vị giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung họp có trách nhiệm thu hồi tài liệu có dẫn phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật phát cho đại biểu tham dự họp 2.2.3 Tổ chức công việc họp kết thúc * Biên họp thông báo kết luận họp 22 Đối với họp quan trọng, theo đạo nội dung diễn biến họp phải đơn vị chủ trì tổ chức họp ghi thành biên Biên phải ghi đầy đủ, xác, có chữ ký xác nhận người chủ trì họp lưu trữ theo quy định Thời hạn hoàn thành biên 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc họp Biên họp gồm nội dung sau đây: - Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; - Những vấn đề trình bày thảo luận họp; - Ý kiến phát biểu người tham dự họp; - Kết luận người chủ trì Trong trường hợp cần thiết, người chủ trì họp định việc ghi âm, ghi hình họp Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi âm, ghi hình họp Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình họp thực theo quy định Đối với họp Lãnh đạo Bộ đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn thông báo kết luận họp lấy ý kiến Văn phòng Bộ trước trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt dự thảo Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm ký ban hành tất thông báo ý kiến kết luận họp Lãnh đạo Bộ hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan Bộ Tư pháp Văn thông báo ý kiến kết luận họp phải ban hành chậm 05 ngày làm việc sau kết thúc họp Thời hạn ban hành Thông báo kết luận họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng đơn vị giao ban cấp Vụ thực theo Quy chế làm việc Bộ Thông báo kết luận họp đăng tải Cổng thông tin điện tử Bộ Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt để giải vấn đề liên quan định họp 23 *Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực văn kết luận họp Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung kết luận họp Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm theo dõi chung đôn đốc, kiểm tra việc thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Bộ họp - Định kỳ thàng tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp việc thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Bộ họp, báo cáo Lãnh đạo Bộ giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ - Định kỳ hàng quý, Văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà sốt tình hình thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Bộ họp, báo cáo Lãnh đạo Bộ giao ban cấp Vụ - Vụ Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ đánh giá kết hoàn thành nhiệm vụ giao Thông báo kết luận họp tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm đơn vị Tiểu kết Trên quy trình tổ chức họp Bộ Tư pháp có thống văn hóa để đơn vị quan thực Quy trình cụ thể hóa thể mức độ quan trọng quan Thực tế chứng minh họp đóng vai trò quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức đựợc trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” 24 CHƯƠNG III CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ TƯ PHÁP 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Họp để: - Để trao đổi thông tin Cung cấp thông tin Thu thập thông tin Trao đổi thông tin Tham khảo ý kiến Để kiểm sốt cơng việc Giám sát đo lường kết Đối chiếu tiến độ công việc Điều chỉnh hoạt động Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề Văn chuyên chở 7% ý nghiã cảm xúc thật Trao đổi qua điện thoại có 38% ý nghiã cảm xúc thật chuyển tải 55% phần lại biểu cảm nét mặt, điệu dấu hiệu thành lời Vì họp có vai trò lớn việc truyền đạt thông tin, công việc lãnh đạo với nhân viên 3.1.2 Nhược điểm - Vẫn tình trạng tổ chức Họp nhiều, Họp để phục vụ giải vụ việc cụ thể - Kỷ luật, kỷ cương Họp chưa cao, tình trạng Họp khơng giờ, chưa thành phần tham dự - Công tác chuẩn bị phục vụ số Họp chưa đạt yêu cầu: Hồ sơ, tài liệu chưa đầy đủ, chuyển sát Họp, khơng có thời gian nghiên cứu để tham gia ý kiến 25 - Việc tổ chức Họp chưa khoa học, số Họp chưa có biên bản, thơng báo kết luận Cụ thể: - Chuẩn bị họp chưa thật chu đáo + Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người tổ chức họp Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc + Chuẩn bị giấy bút, họp, thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại điều cần thiết + Nếu họp cần có hỗ trợ thiết bị đặc biệt máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) sớm tốt để có nhiều thời gian dự phòng + Ngồi việc chuẩn bị trang thiết bị cho họp, người điều hành họp nên đến buổi họp với chuẩn bị trước vấn đề liên quan, dự kiến sẵn câu hỏi mà người khác đặt ra, câu hỏi gợi ý cho người khác Để làm vậy, người điều hành phải thu thập thơng tin xác cụ thể liên quan đến họp - Để họp kéo dài mức cần thiết Không nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề mức cần thiết, khơng thời gian để thực vấn đề khác, thực nói làm việc khác khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán - Đúng Đúng nguyên tắc quan trọng hàng đầu cơng việc, đơi sơ suất nhỏ khiến đến muộn làm cho hội - Bỏ qua họp không cần thiết để tránh lãng phí cho ngân sách 26 quan - Biên họp: Ghi biên quan trọng, họp hay kiện giúp cho người nhớ xác cơng việc bàn bạc, thảo luận suốt họp Hơn để đánh giá lực cá nhân công việc quan - Chuẩn bị hậu cần cho họp: Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho họp, cần trọng điểm sau: + Nắm rõ mục đích yêu cầu họp + Thảo chương trình Trong nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể + Nắm thành phần dự họp để làm thư mời gửi In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho họp Gửi đến cho thành viên dự họp Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống 3.1.3 Nguyên nhân - Đơn vị tổ chức họp chưa tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Người chủ trì họp thành viên tham gia chưa thực chức nhiệm vụ - Sự kiểm tra, giám sát lỏng lẻo, chưa sát với thực tế 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Các giải pháp chung Một số giải pháp để giảm bớt số lượng nâng cao chất lượng, hiệu họp: - Tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp - Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành (trao đổi thông tin mạng); tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trình chuẩn bị tổ chức họp (sử dụng văn 27 điện tử, họp trực tuyến) - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, quý, tháng, tuần, bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành - Các trường hợp khơng q cần thiết khơng tổ chức họp để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, bao gồm: + Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trên, trừ văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực hiện, phải xin phép theo quy định + Giải việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho quan, đơn vị cá nhân cấp giải quyết; + Giải công việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng; + Việc tổ chức họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho hoạt động tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức ảnh hưởng đến chế độ tiếp công dân, xử lý khiếu kiện công dân theo quy định pháp luật 3.2.2 Các giải pháp cá nhân * Đối với lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ ủy quyền chủ trì họp Lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ ủy quyền chủ trì họp (sau gọi người chủ trì họp) phải thực trách nhiệm mình: 28 - Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức họp theo chủ trương duyệt - Quyết định không tiến hành họp trường hợp tài liệu họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng thành phần tham dự họp không với yêu cầu - Tổ chức họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: + Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình làm việc bắt đầu họp; + Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt điều hành kỷ luật họp trọng tâm đảm bảo thời gian họp; + Kết luận nội dung họp Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng, cụ thể, đạo thời hạn giải công việc vấn đề liên quan -trong nội dung họp - Người chủ trì họp theo phân công uỷ quyền chịu trách nhiệm nội dung, chương trình tổ chức họp, báo cáo kết với người phân công, uỷ quyền Người phân công nhận ủy quyền chủ trì họp khơng phân cơng ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì họp chưa có đồng ý người phân cơng, ủy quyền * Đối với người tham dự họp Để họp đạt hiệu cao nhất, không đơn vị tổ chức mà tất thành viên tham gia họp phải thực nhiệm vụ mình: - Nghiên cứu tài liệu họp chuẩn bị ý kiến phát biểu trước đến dự họp - Tham dự họp đủ thời gian họp, trừ trường hợp 29 đột xuất đồng ý người chủ trì họp - Trình bày ngắn gọn ý kiến họp, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Sử dụng văn bản, tài liệu đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp họp theo dẫn phạm vi lưu hành - Không cung cấp thông tin, nội dung họp, tài liệu cho quan, đơn vị, cá nhân khơng có thẩm quyền không trực tiếp thực công việc liên quan đến họp - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Báo cáo Thủ trưởng quan, đơn vị nội dung, kết họp trường hợp đơn vị cử họp Tiểu kết Trên giải pháp nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng hiệu họp hoạt động Bộ Tư pháp, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành chung quan Bộ Tư pháp nói cung hệ thống quan Thi hành án dân nói riêng 30 31 KẾT LUẬN Trong thời gian qua, đơn vị thuộc Bộ phối hợp chặt chẽ với việc tổ chức họp , với hình thức họp như: Họp tham mưu, tư vấn, họp làm việc, họp chuyên môn, nhằm phụ vụ hoạt động quan Một số họp quan trọng, mang tính quốc tế như: họp chuẩn bị đồn đi, đón đồn vào, đặc biệt đoàn cấp cao; hội nghị đánh giá công tác hợp tác quốc tế pháp luật hàng năm, hội nghị triển khai công tác hợp tác quốc tế pháp luật; họp triển khai, đánh giá hoạt động dự án hợp tác, họp với đơn vị có liên quan thẩm định, cho ý kiến chương trình, dự án hợp tác pháp luật, cho ý kiến việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quan, đơn vị Bộ Tư pháp v.v Về cách thức tổ chức họp, họp bảo đảm thực theo Quy chế làm việc Bộ Tư pháp, bảo đảm việc trình xin ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ đầy đủ nội dung, tài liệu họp (bao gồm: mục đích, thành phần tham dự, chương trình làm việc, phát biểu, dự thảo kèm theo…), báo cáo Lãnh đạo Bộ đầy đủ, kịp thời kết họp, bảo đảm chế độ thông tin họp theo quy định Đồng thời, nhằm bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực tiết kiệm, trường hợp thật cần thiết Với tư cách sinh viên học trường thuộc Bộ Nội vụ Tôi hứa mang kiến thức học để cống hiến phục vụ cho xã hội, xứng đáng với cơng lao ni dạy gia đình thầy cô giáo Trở thành công dân tốt, sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, tập tiểu luận tơi nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến bổ sung cho tập tiểu luận hoàn thiện sát với thực tế 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Các văn quy phạm pháp luật Nghị định số 22/3013/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - cấu tổ chức Bộ Tư pháp; Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành - nhà nước; Quyết định số 1685/QĐ-BTP ngày 05/7/2013 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc - ban hành Quy chế làm việc Bộ Tư pháp; Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc - ban hành Quy chế tổ chức họp hoạt động quan Bộ Tư pháp; Sách tài liệu tham khảo Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học, NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri (2005) Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Văn Tất Thu (2011) Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang - Bộ, quan trực thuộc Chính phủ, NXB trị Quốc gia Nguồn tài liệu khác Để hồn thành tiểu luận mình, em sử dụng số thông tin trang mạng internet như: http://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-693-QDBTP-2015-Quy-che-to-chuc-hop-trong-hoat-dong-co-quan-Bo-Tu-phap- - 270988.aspx http://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-114-2006QD-TTg-che-do-hop-trong-hoat-dong-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc-12125.asp 33 PHỤ LỤC 34 ... Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức họp Bộ Tư pháp Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức họp Bộ Tư pháp CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP Địa chỉ: 60 Trần... trạng công tác tổ chức họp Bộ Tư pháp 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị *Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức họp Các đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ: - Xây dựng Kế hoạch tổ chức họp đơn vị chủ trì tổ chức. .. thống pháp luật Việt Nam định hướng đến năm 2020 12 13 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ TƯ PHÁP 2.1 Các hình thức họp quan, tổ chức 2.1.1 Khái niệm, nguyên tắc tổ chức “cuộc