Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ phần hãng sơn đông á

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết học 2 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1 .KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐÔNG Á 5 1.1 Lịch sử hình thành 5 1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty 6 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 7 1.3.1 Chức năng 7 1.3.2 Nhiệm vụ 8 Tiểu kết 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP 10 2.1 Các hình thức tổ chức hội họp của công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á 10 2.1.1 Khái niệm hội họp: 10 2.1.2 Các hình thức tổ chức hội họp 10 2.1.3 Mục đích của cuộc hội họp 11 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp 11 2.2.1 Công tác chuẩn bị 15 2.2.1.1 Trách nhiệm của văn phòng trong công tác chuẩn bị hội họp 15 2.2.1.2 Các công việc chuẩn bị cho cuộc hội họp 16 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp 16 2.2.2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức điều hành hội họp 16 2.2.2.2. Các điều cần lưu ý khi điều hành hội họp 17 2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 18 2.2.3.1 Trách nhiệm của văn phòng khi hội họp kết thúc 18 2.2.3.2 Một số công việc khi hội họp kết thúc 18 2.2.3.3 Các công tác sau khi hội họp kết thúc 19 Tiểu kết 20 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨCHỘI HỌP 21 3.1 Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Nhược điểm 22 3.2. Giải pháp 23 Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài em nhận giúp đỡ tận tình anh Nguyễn Việt Linh - nhân viên văn thư phòng Hành chính-Nhân việc thu thập tìm kiếm thông tin, đồng thời giúp em hiểu rõ cơng tác văn phòng Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt người hướng dẫn bước cho em học hỏi, tiếp thu kiến thức thực tiễn bổ ích Trong q trình thu thập thơng tin cho báo cáo em gặp nhiều khó khăn báo cáo em nhiều điều thiếu sót Vì em mong nhận góp ý từ phía thầy Những ý kiến đóng góp người giúp em nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, tháng 12 năm 2016 STT Chữ viết tắt HSDA Ý nghĩa Hãng sơn Đông Á TP Thành phố KCN Khu công nghiệp BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hành văn phòng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học hành văn phòng vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình đó, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Bởi cần phải trọng đến công tác văn phòng có cơng tác tổ chức hội họp Do đó, tơi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á” Lịch sử nghiên cứu Là đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học, đề tài liên quan đến - quản trị văn phòng trở nên phong phú Các tác phẩm nghiên cứu : Phương pháp nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng : Phạm Thị Huyền Quản trị Hành văn phòng : Ths Trương Hồng Hoa Dun Cách tổ chức họp tiệc: Mạc Tấn Tài Nâng cao hiệu cơng tác văn phòng: Ths Ngơ Thị Mỹ Hạnh Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài + Phạm vi nội dung: Nghiên cứu công tác tổ chức hội họp + Phạm vi không gian: Tại công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu + Khảo sát tình hình tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á + Sau khảo sát tiến hành đánh giá thực trạng thực công tác tổ chức hội họp cơng ty + Tìm hiểu tình hình thực tế cơng ty để phục vụ cho kỹ nghiệp vụ - cho sinh viên( đặc biệt sinh viên quản trị văn phòng ) Nhiệm vụ + Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Để thực đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu sau dây: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu + Phương pháp quan sát + Phương pháp điều tra khảo sát + Phương pháp thống kê + Phương pháp phân tích tổng hợp + Phương pháp so sánh + Phương pháp mô tả Giả thuyết học - Hiện kinh tế ngày phát triển đặc biệt phát triển mạnh mẽ công ty, doanh nghiệp Mà công ty, doanh nghiệp phải có phận văn phòng để đảm nhiệm cơng tác hành Trong cơng tác tổ chức hội họp giữ vai trò quan trọng để triển khai hồn thành mục - tiêu tổ chức Tuy nhiên công ty, doanh nghiệp trọng đến công tác tổ chức hội họp Do đó, cần phải nâng cao hiểu biết tầm quan trọng công tác để vai trò cơng tác tổ chức hội họp phát huy Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa luận Đề tài góp phần làm sang tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức độc giả, đồng thời mong muốn làm sáng tỏ phương diện lý luận nghiệp vụ văn phòng, cơng tác tổ chức hội họp, chồng chéo hạn chế quy trình tổ hội họp cơng ty , doanh nghiệp nói chung cơng ty cổ phần Hãng sơn Đơng Á nói riêng Và tầm quan trọng công tác hội họp - quan, tổ chức Ý nghĩa thực tiễn + Đề tài cung cấp thông tin bổ ích phục vụ độc giả có nhu cầu tìm hiểu + Giúp sinh viên khoa quản trị văn phòng hiểu rõ cơng tác tổ chức hội họp công ty, doanh nghiệp + Đề tài giúp giải đáp thắc mắc có liên quan đến công tác tổ chức hội họp Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA 1.1 1.2 1.3 CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐƠNG Á Lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức Chức nhiệm vụ Tiểu kết CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP 2.1 Các hình thức tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp 2.2.1 Công tác chuẩn bị 2.2.1.1 Vai trò văn phòng cơng tác chuẩn bị hội họp 2.2.1.2 Các công việc chuẩn bị cho hội họp 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp 2.2.2.1 Vai trò văn phòng tổ chức điểu hành hội họp 2.2.2.2 Các điều cần lưu ý điều hành hội họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 2.2.3.1 Vai trò văn phòng hội họp kết thúc 2.2.3.2 Một số công việc hội họp kết thúc 2.2.3.3 Các công tác sau hội họp kết thúc Tiểu kết CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1 Ưu điểm 3.1.2 Nhược điểm 3.1.3 Nguyên nhân 3.2 Các giải pháp Tiểu kết KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.4 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐƠNG Á 1.1Lịch sử hình thành -Ngày 20/11/1974: Công ty Cổ phần Hãng sơn Đông Á thành lập với vốn điều lệ 10 tỷ đồng Định hướng Ban Lãng Đạo Hãng sơn Đống Á thúc đẩy tốc độ tăng trưởng ổn định phát triển bền vững Công ty năm tiếp theo, phấn đấu trở thành công ty hàng đầu nước chuyên cung cấp sản phẩm sơn, bột trét keo chống thấm với chất lượng cao phục vụ ngành xây dựng bản, lĩnh vực trang trí nội, ngoại thất -Tháng 01/2007: Khởi công xây dựng Nhà xưởng mua sắm máy móc, trang thiết bị -Tháng 08/2007 : Cơng ty bắt đầu sản xuất đưa sản phẩm thị trường -Tháng 02/2009: Công ty tiến hành mở rộng sản xuất, xây đựng nhà xưởng T.P Đà Nẵng - Tháng 05/2009: Xây dựng nhà máy TP HCM - Ngày 10/07/2009: Phát hành cho cổ đông hữu tăng vốn điều lệ lên 13,5 tỷ đồng - Ngày 13/05/2010: Trả cổ tức cổ phiếu năm 2009 tháng đầu năm 2010 tăng vốn điều lệ lên 22 tỷ đồng - Ngày 27/12/2010: Cổ phiếu Công ty niêm yết giao dịch sàn HNX Công ty xây dựng với chiến lược nghiên cứu phát triển dòng sản phẩm sơn giả đá, sơn giả gỗ, sơn chống thấm thành phần, sơn chống thấm thành phần, sơn lót kháng muỗi, sơn Easy wash Đầu tư xây dựng nâng cấp hệ thống vận hành nhà máy sản xuất: Mua đất KCN Sài Đồng với diện tích ha, tổng vốn đầu tư dự kiến 20 tỷ đồng; Nâng cao công suất Nhà máy Đà Nẵng lên 5.000 sản phẩm/năm với tổng mức đầu tư dự kiến 10 - 12 tỷ đồng 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Giám đốc Các hành nhân viên Giám đốc kế Phó tốn giám đốc Giám đốc Các kinh nhân doan viên h Giám đốc Các kĩ nhân thuật viên Giám đốc Các nhà nhân máy viên Các nhân viên • Đại hội đồng cổ đơng: Tất cổ dơng có quyền biểu quyết, quan định cao cơng ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần,bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại giải thể cơng ty, • định mua lại tổng số cổ phần Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty Đại hội cổ đông cơng ty bầu ra, có tồn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi cơng ty, định chiến lược công ty, định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền chào bán loại, định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc 10 Bước 1: Xác định thống chủ đề họp Để xác định mục tiêu rõ ràng cho họp, giúp họp tập trung vào trọng điểm Bước Lên kế hoạch tổ chức chương trình - Xác định mục đích yêu cầu cần đạt Xác định nội dung họp Xác định thời gian diễn họp Dự trù kinh phí Lên danh sách khách mời, đại biểu Dự kiến đơn vị phối hợp Dự kiến chương trình diễn họp Bước Các công tác chuẩn bị cho chương trình hội họp - Cơng tác chuẩn bị trước hội họp + Xây dựng chương trình nghị ( kịch chương trình) + Soạn thảo giấy mời gửi đến đơn vị, phòng ban có liên quan, đại biểu có tên danh sách khách mời + Lập dụ trù kinh phí, giấy đề nghị tạm ứng + Chuẩn bị tài liệu + Chuẩn bị bang rôn, ma két + Chuẩn bị sở vật chất: phòng họp, bàn, ghế, loa, đài, điện, nước, + Chị bị công tác lễ tân, MC + Đối với kiện lớn diễn vài ngày chuẩn bị phương tiện lại, thức ăn, nơi nghỉ cho đại biểu Bước Cơng tác tổ chức cho chương trình hội họp Tổ chức công việc hội họp       + Đối với nhân viện : Tiếp đón đại biểu Điểm danh đại biểu Phát tài liệu Ghi biên MC Xử lý tình + Đối với lãnh đạo:   Kiểm sốt tồn cơng tác tiếp đón Điều hành họp Bước Kết thúc chương trình - Tổng kết lại ý kiến họp 17 - Thông báo ý kiến kết luận đạo Bước Xử lý thông tin hội họp - Kiến nghị tổ chức , đơn vị nội dung họp Đánh giá nội dung họp Bước Đánh giá kết đạt hiệu chương trình[1] Các nguyên tắc để tiến hành họp: Đúng Riêng người chủ trì phải đến trước họp nửa Trang phục phù hợp Tắt chuông điện thoại di động; Ra khỏi phòng họp trả lời điện thoại di động Chịu điều phối chủ trì Chuẩn bị nội dung trước phát biểu (có sẵn tài liệu tốt); Phát biểu có kiến Khơng dùng lời lẽ khiếm nhã xúc phạm họp, đặc biệt với người vắng mặt Trình bày ngắn gọn, rõ ràng Biết lắng nghe, khơng nói chuyện riêng họp 10 Tự ghi lại điểm quan trọng Trình tự họp: Tập trung Điểm danh thành phần tham dự Sơ lược chương trình họp để người có khái niệm trước nội dung họp Nội dung họp Kết thúc họp Nếu thời gian, đọc lại biên họp 2.2.1 Công tác chuẩn bị 2.2.1.1 Trách nhiệm văn phòng cơng tác chuẩn bị hội họp Các hội họp nói chung, đặc biệt hội họp có quy mơ lớn, đơn vị chủ trì hội họp thường phải lập kế hoạch tổ chức hội họp Căn vào kế 18 hoạch, văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan theo dõi, đôn đốc đơn vị chuẩn bị tốt công việc phân công, tiến độ thời gian Trong hội họp thường có văn báo cáo, đề án, dự thảo, tài liệu tham khảo nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơng ty phân công cho đơn vị chuẩn bị văn Khi văn đơn vị dự thảo xong, văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành thể thức văn Sau kiểm tra thấy đúng, văn phòng trình lãnh đạo cơng ty xét duyệt Sau duyệt, văn phòng thực việc đánh máy, nhân bản, ghép tài liệu Văn dùng hội họp phải nội dung, thể thức, số lượng so với yêu cầu Để đại biểu đến đủ, thành phần chủ động q trình hội họp, văn phòng tổ chức việc chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu cần thiết : chương trình hội nghị, báo cáo tham luận, dự thảo, giấy mời đại biểu Trong giấy mời ghi rõ tên hội họp, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm cà nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị Ngoài nội dung trên, nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm đề nghị với lãnh đạo cơng ty chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu Thuộc trách nhiệm nhà quản trị văn phòng phân cơng phận, nhân viên chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội họp Đó kinh phí, phương tiện lại,nơi ăn, nơi nghỉ cử nhân viên trực tiếp phục vụ hội nghị, phương tiện nghe nhìn 2.2.1.2 Các cơng việc chuẩn bị cho hội họp - Nắm rõ mục đích yêu cầu hội họp - Nắm thành phần tham dự hội họp để làm thư mời gửi đến phận Bộ phận có báo cáo họp, người thư ký cần nhắc lại thư mời họp Các phận gửi báo cáo văn phòng chánh văn phòng biên tập báo cáo họp Việc soạn báo cáo đòi hỏi trình độ tổng hợp lực quản trị tốt 19 - Thảo chương trình nghị ( agenda ) để trình người chủ trì họp duyệt , nghị phải phân chia họp theo nội dung với thời gian ấn định cụ thể - In ấn chương trình nghị kèm theo tài liệu cần thiết cho họp gửi đến cho thành viên dự họp Sau đó, gọi điện thoại hỏi lại để biết thành viên nhận hồ sơ dự họp - Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống .Trước bắt đầu họp người thư ký phải kiểm tra, đôn đốc cho chu đáo - Đối với hội họp quan trọng hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách, lễ tân, kiểm tra thư mời, cài hoa thẻ đại biểu để phân biệt khách mời - Nếu họp tổ chức phòng họp khách sạn, làm việc chặt chẽ với khách sạn phần dịch vụ mà họ cung cấp Kiểm tra thiết bị phục vụ họp: Máy lạnh, đèn chiếu, hình, ánh sang, dây dẫn điện, đến trước ngày để kiểm tra cách sử dụng thử phải cam kết phía khách sạn chất lượng thiết bị - Xếp bàn ghế phải thực sớm 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp 2.2.2.1 Trách nhiệm văn phòng tổ chức điều hành hội họp Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm chủ trì phối hợp với lãnh đạo công ty để tổ chức tiếp đón đại biểu Nội dung việc tiếp đón gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo công ty tiếp đại biểu cấp cao đến dự, Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở đơn vị nhân viên công ty phục vụ kịp thời nhu cầu để hội họp diễn chương trình định Văn phòng tổ chức việc thường trực hội trường để giải việc đột xuất xảy trình hội họp diễn y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin liên quan đến nội dung họp, 20 Cùng với chủ trì đơn vị, Văn phòng cử cán ghi biên hội họp, Tổng hợp ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội họp.[2] 2.2.2.2 Các điều cần lưu ý điều hành hội họp - Đảm bảo tất thành viên hiểu lúc bắt đầu nội dung thảo luận, vấn đề cần phải giải mục tiêu cần phải đạt họp - Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu - Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết - Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ cố gắng trì sáng buổi hội họp - Dẫn dắt họp: + Dành thời gian để trò chuyện nghe người nói + Làm rõ diễn giải cẩn thận ý then chốt + Đề nghị người đưa quan điểm mình, bảo ý tưởng - Kết thúc buổi hội họp trước muộn - Cố gắng để đạt mãn nguyễn lẫn khơng lãng phí tồn thời gian vào nội dung đơn lẻ - Trước kết thúc họp bạn tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên - Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp - Nếu xin nhận xét thành viên tham gia họp mà bạn tổ chức - Tại cuối nội dung chương trình hội họp, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 2.2.3.1 Trách nhiệm văn phòng hội họp kết thúc Sau hội họp kết thúc, nhà quản trị văn phòng đề xuất với lãnh đạo cơng ty nội dung hình thức thơng báo kết họp, báo cáo với cấp 21 kết họp Tùy vào nội dung, công việc hội họp thuộc chức văn phòng văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hồ sơ hội họp Nếu cơng việc thuộc đơn vị khác văn phòng đơn đốc nhắc nhở đơn vị hồn chỉnh hồ sơ hội họp theo quy định Căn vào kết hội họp, nhà quản trị văn phòng tổ chức việc bổ sung việc mà hội họp đề vào chương trình cơng tác cơng ty Thuộc chức mình, nhà quản trị văn phòng tổ chức việc tốn kinh phí theo quy định 2.2.3.2 Một số công việc hội họp kết thúc - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị cho đơn vị chức Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm quà tặng lại thư ký cần báo cáo Chánh văn phòng người chủ tọa - Trước không quên kiểm tra lại điện nước cảm ơn người tham gia phục vụ hội họp - Thư ký biên tập lại số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo : định quản lý hướng dẫn, nhắc nhở thực vấn đề cần thiết, thư cám ơn, hợp đồng kinh tế thỏa thuận vè sản xuất, kinh doanh - Triển khai nội dung thông qua Thông báo cho quan hữu quan kết họp - Lập hồ sơ họp hội nghị lớn, quan trọng Thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp Hồ sơ họp bao gồm: - Giấy mời, giấy triệu tập Danh sách đại biểu Lời khai mạc Các báo cáo tham luận, phát biểu Nghị họp Biên 22 - Lời bế mạc Nội dung tối thiểu biên họp: - Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng - mặt) Toàn nội dung thảo luận, định, trách nhiệm cá nhân cho - nhiệm vụ phân công Thời điểm kết thúc họp Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế Thanh tốn chi phí : Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí họp 2.2.3.3 Các cơng tác sau hội họp kết thúc - Đánh giá họp: Những làm được? Những chưa làm được? Những - cần cải thiện lần tiếp theo? Chuẩn bị việc “hậu- bàn bạc” sau họp kết thúc Gửi văn tới tất người tham gia họp, tới - nhân vật quan trọng khác tổ chức Giám sát tiến trình thực bước 23 Tiểu kết Cuộc hội họp tổ chức tốt kích thích tranh luận từ người tham dự, qua biện pháp, giải pháp tối ưu để giải vấn đề mà quan, tổ chức gặp phải nhanh chóng lộ diện mà khơng có hội họp nhà lãnh đạo phải nhiều thời gian tìm Thơng qua hội họp tạo thống mặt nhận thức, quan điểm cho người tham dự, tiền đề cho phối hợp công việc nhằm đạt mục tiêu chung 24 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm • Tác phong chuẩn bị nhanh nhẹn Tất đơn vị, cá nhân phân cơng • hồn thành tốt nhiệm vụ giao Cuộc hội họp diễn tiến độ, khơng có tình trạng lùi ngày hay chuyển • họp Các thành viên tham gia đầy đủ, số lượng người dự họp so với số giấy • mời gửi Số người vắng mặt thường cơng việc đột xuất Cơng tác chuẩn bị hội họp chu đáo, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho họp diễn tốt • Các thành viên tham dự họp đóng góp ý kiến tích cực Khơng khí buổi họp sơi Các họp diễn với tiêu chí chống lãng phí, nên khơng có tình trạng khoa • trương, hình thức Người tham dự họp có ý thức tốt, nghiêm túc q trình diễn hội • • họp, người chủ trì khơng phải nhắc nhở, nên kỷ luật phòng họp nghiêm túc, khơng có tình trạng người làm việc riêng đọc báo, nói chuyện, đặc biệt • khơng có tình trạng có mặt lúc điểm danh, sau làm việc riêng Điều hành hiệu : Người điều hành, chủ trì họp người giữ vai trò kiểm sốt nội dung, khơng khí thời gian cách cụ thể, triệt để Đồng thời phải xử lý linh hoạt tình họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến thành viên, đồng thời đưa kết họp mong muốn Một điều hành tốt khiến họp theo hướng chủ đề định hay làm cho trở nên cách nghiêm túc … Thậm chí làm tăng sáng tạo người tham gia phát biểu 3.1.2 Nhược điểm • Họp thống cao, đồng ý nhanh, xem khó vào sống, hiệu khơng cao, khơng rõ, họp hành gần độc thoại, gần giao tiêu kế hoạch, có thời gian, ý kiến bàn bạc, lại không thấy ý kiến phản biện, 25 • thiếu biện pháp bảo đảm Khơng có mục tiêu họp: Cứ muốn họp họp, khơng có mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng cho họp Cả chủ tọa lẫn người họp họp để đến kết • Khơng có chương trình nghị sự: Cứ triệu tập họp, khơng biết nội dung, • chương trình cụ thể Khơng có kế hoạch họp báo trước: Sếp hứng lên gọi họp Nhiều người phải bỏ dở cơng việc quan trọng bị sếp réo họp Có khi, ngày họp vài • lần Khơng có tài liệu chuẩn bị: Khi hỏi đến vấn đề gì, chạy sục tìm tài liệu liên • quan Mà có tìm khơng thiếu chuẩn bị trước Khơng kiểm sốt thời gian lúc họp: Sếp nói nhiều, huấn thị nhiều Thảo luận nhảy cóc, lan man, thiếu trọng tâm Hết không giải • vấn đề quan trọng Mang laptop, máy tính bảng theo làm việc riêng họp Khơng tập trung vào nội dung họp mà mang theo tài liệu, máy tính để làm việc • họp Sa đà giải vấn đề "song phương" (giữa người, phận) họp "đa phương" (nhiều người, nhiều phận), gây thời gian • • người khơng liên quan Khơng đúc kết vấn đề Thảo luận nhiều kết luận Khơng có chương trình hành động sau họp (việc phải làm, chịu trách • nhiệm chính, hỗ trợ, thời hạn bắt đầu, kết thúc ) Cuối buổi họp, không dành 5-10 phút để đánh giá lại hiệu họp vừa qua Cuộc họp không quan tâm đến kết xử lý vấn đề nêu • họp trước Biên họp khơng ghi tóm tắt nội dung thống mà “tường thuật trực • • tiếp” diễn biến họp - nêu tên người kèm theo lời phát biểu Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình Chờ đầy đủ người bắt đầu : Vấn đề thời gian ln khiến người điều • hành phải đau đầu Nên bắt đầu họp hay chờ đợi thành viên đến đầy đủ ln câu hỏi khó Để đảm bảo họp diễn thời gian biểu, đạt mục đích bạn nên bắt đầu quy định Bởi lẽ yếu tố cần thiết nói đến họp thức mang tính 26 quan trọng Hơn điều thể chuyên nghiệp người tham gia họp Đừng vài cá nhân mà khiến họp bị chậm • trễ Khơng chịu lắng nghe : Một vấn nạn phổ biến họp người ý, không chịu lắng nghe ý kiến người khác Tham gia họp khơng có nghĩa bạn thao thao bất tuyệt mà không ý tới ý kiến người khác Bởi mục tiêu họp không trình bày quan điểm thành viên, mà hội để người lắng nghe ý kiến Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho họp trở nên lộn xộn, trật • tự không đạt mục tiêu chung Thời gian họp lâu : Một điều khiến nhiều người ngao ngán họp kéo dài đằng đẵng suốt từ sang kia, ngày sang ngày khác Những họp thường gây lãng phí thời gian nguồn lực cho tổ chức, nghiêm trọng hơn, hủy hoại tinh thần cảm hứng làm việc nhân viên.[3] 3.2 Giải pháp Tùy theo quy định với loại họp, người họp thay tham gia ý kiến phát biểu, trao đổi thảo luận, thể kiến quan điểm khơng biểu hình thức, song người họp thay thủ trưởng ngành, tổ chức ngang cấp với người đại diện ngành, tổ chức tham gia thành viên quan, tổ chức triệu tập họp có thẩm quyền biểu họp Tham dự họp, người phát biểu chủ tọa cho phép Như vậy, người tham dự muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đăng ký nội dung phát biểu đồng ý chủ tọa Đồng thời, người phát biểu phải phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình nghị thông qua Chủ tọa xếp cho người tham dự phát biểu ý kiến theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc người tham dự Vì chủ tọa điều hành chịu trách nhiệm nội dung chương trình họp thơng qua, nên có quyền khơng cho phép phát biểu ngắt lời diễn giả, 27 xét thấy cần thiết diễn giả phát biểu không nội dung họp, nội dung chất vấn phát biểu thời gian quy định Một họp đạt hiệu tiến hành đảm bảo nguyên tắc sau: Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành chủ tịch đội đồng việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành Thông báo quy định gửi báo cáo lý tốt để tổ chức họp Những việc thực thơng qua việc gửi email thư nội Trách nhiệm người triệu tập họp phải cho họp mang tính tập trung hiệu Cuộc họp hiệu đem lại cho người tổ chức tôn trọng đồng nghiệp, tiết kiệm tiền bạc thời gian quý báu cho quan, tổ chức Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng khuyến khích người tham dự họ cần phải biết nhắm đến vấn đề Mục tiêu giúp họp tập trung vào trọng điểm Thơng thường hội họp có hai mục tiêu: để thông báo định vấn đề Cần lưu ý “thảo luận” mục tiêu họp Bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp 28 loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị Những thông tin họp chuyển kịp thời đến người tham dự 10 Đảm bảo thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài).[4] Tiểu kết Những họp đóng vai trò quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho công ty tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian 29 KẾT LUẬN Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Tuy nhiên, họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang lại hiệu Họp công việc phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp biện pháp tốt kết nối thành viên Trong quản lý, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào q trình điều hành Chính hội họp đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nó đóng vai trò cầu nối giữ kế hoạch thành cơng, giữ nhân viên với lãnh đạo Do đó, cần phải trọng công tác hội họp 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các bước cần thiết để tổ chức hội họp http://www.thuephonghanoi.com/2015/01/cac-buoc-to-chuc-hoi-tha-hoinghi.html Kỹ hội họp http://hhdntg.vn/news/Lanh-dao/KY-NANG-HOI-HOP-VAI-TROCHUCNANG-VA-NHUNG-KY-NANG-CHINH-1716/ http://tailieu.vn/doc/to-chuc-cuoc-hop-296270.html Những điều cần tránh để có họp hiệu https://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/goc-ky-nang/nhungdieucan-tranh-de-co-mot-cuoc-hop-hieu-qua Những nguyên tắc nâng cao hiệu hội họp http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_t ac_nang_cao_hieu_qua_hoi_hop 31 ... công tác tổ chức hội họp + Phạm vi không gian: Tại công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu + Khảo sát tình hình tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á. .. trọng đến công tác văn phòng có cơng tác tổ chức hội họp Do đó, tơi chọn đề tài Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Lịch sử nghiên cứu Là đối tượng nghiên... 1.3 CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐƠNG Á Lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức Chức nhiệm vụ Tiểu kết CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP 2.1 Các hình thức tổ chức hội họp công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á