CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
3.1 Nhận xét, đánh giá 1 Ưu điểm
3.1.1 Ưu điểm
• Tác phong chuẩn bị nhanh nhẹn. Tất cả những đơn vị, cá nhân được phân công đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Cuộc hội họp diễn ra đúng tiến độ, không có tình trạng lùi ngày hay chuyển giờ họp.
• Các thành viên tham gia khá đầy đủ, số lượng người dự họp đúng so với số giấy mời được gửi đi. Số người vắng mặt thường do công việc đột xuất rất ít.
• Công tác chuẩn bị hội họp rất chu đáo, âm thanh, ánh sáng, các trang thiết bị, . . .được chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho cuộc họp được diễn ra tốt nhất.
• Các thành viên tham dự cuộc họp đều đóng góp ý kiến khá tích cực. • Không khí buổi họp sôi nổi.
• Các cuộc họp diễn ra với tiêu chí chống lãng phí, nên không có tình trạng khoa trương, hình thức.
• Người tham dự họp có ý thức tốt, nghiêm túc trong quá trình diễn ra cuộc hội họp, người chủ trì không phải nhắc nhở, nên kỷ luật phòng họp nghiêm túc, không có tình trạng người làm việc riêng như đọc báo, nói chuyện, và đặc biệt không có tình trạng chỉ có mặt lúc điểm danh, sau đó đi làm việc riêng.
• Điều hành hiệu quả : Người điều hành, chủ trì cuộc họp là người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Đồng thời phải xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn. Một sự điều hành tốt có thể khiến cuộc họp đi theo hướng những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … Thậm chí có thể làm tăng sự sáng tạo của những người tham gia phát biểu.