Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện mê linh

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt kết quả thuận lợi cho công việc của mình. Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian màu sắc...thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc, và tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày nay để tìm giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính ... hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho công việc và cũng như sự thành công của bạn. Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong cơ quan. Trong quản lý giáo dục cũng vậy, để hoàn thành tốt các chức năng quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có các kỹ năng chủ yếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản lý, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này. Tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản lý. Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản lý ở mọi cấp. Một nhà quản lý trường học cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công. Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ nhà quản lý có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc không dễ dàng. nên tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện Mê Linh” làm đề tài tiểu luận. 2.Lịch sử nghiên cứu “cách tổ chức họp và tiệc” của trườn đại học công nghệ Sài Gòn. Trần Hoàng Vũ,Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan nhà nước,Đại học Quốc gia Hà Nội. …….. 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp theo quy đinh của nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện mê lịnh. Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở cơ quan UBND huyện mê linh. 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Làm sáng tỏ hơn về công tác tổ chức các cuộc hội họp theo từng bước cũng như vai trò chức năng của hội họp đối với cơ quan tổ chức. Đưa ra thực trạng tổ chức các cuộc họp hiện nay và nêu lên những nguyên nhân cũng như các giải pháp khắc phục . 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến các thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài. Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tài liệu thông tin. So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài. 6. Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài Công tác tổ chức hội họp là một công tác quan trọng đóng góp một phần cho sự phát triển sự trao đổi về các mục tiêu chủ đề được lựa chọn đưa ra thảo luận hướng tới các hướng đi đúng nhất các giải pháp hoàn hảo hơn. Tuy nhiên tầm quan trọng cùng với vai trò này của công tác tổ chức hội họp ít được chú trọng hơn thông qua đề tài trên tôi mong muấn đưa đề tài này đến để tạo cho mọi người quan tâm và trú trọng hơn đối với việc tổ chức một cuộc hội họp hoàn chỉnh và có hiệu quả tối ưu nhất. Đề tài còn rất nhiều thiếu sót tuy nhiên cũng tạo thêm sự phong phú cho các bạn đọc hoặc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ về cùng đề tại. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được chia làm ba chương chính như sau: Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện mê linh Chương 2 thực trạng và công tác tổ chwucs hội họp của UBND huyện mê linh Chương 3 các giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức cuộc họp

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hộihọp của UBND huyện Mê Linh“

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Lâm Thu Hằng Các nội dung nghiên cứu, kết quảtrong đề tài này là trung thực

Hà Nội, tháng 12 năm 2016

MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho côngviệc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộcsống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người.Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thìviệc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạtkết quả thuận lợi cho công việc của mình

Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gianmàu sắc thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu,ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc, vàtương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan Và ngày nay để tìmgiải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp

và thảo luận nhóm Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính hoặc là làm việc một mình Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việcbạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy Nó đem lại hiểu quả rất lớn chocông việc và cũng như sự thành công của bạn

Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy mócthiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồnnhân lực Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấnkhởi hay căng thẳng, u ám trong cơ quan Trong quản lý giáo dục cũng vậy, đểhoàn thành tốt các chức năng quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có các kỹ năng chủyếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản

lý, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này Tuynhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản lý

Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản lý ở mọi cấp

Một nhà quản lý trường học cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản

và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức mộtcuộc họp Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trangtrọng Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mấtthời gian Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất vềcách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công

Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ nhà quản lý

có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện Đây là một việc không dễ dàng

nên tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện Mê Linh” làm đề tài tiểu luận.

2.Lịch sử nghiên cứu

“cách tổ chức họp và tiệc” của trườn đại học công nghệ Sài Gòn

Trần Hoàng Vũ,Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan nhà nước,Đại học Quốc gia Hà Nội.

……

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp theo quy đinhcủa nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họpcủa UBND huyện mê lịnh

Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở cơ quan UBND huyện mê linh

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Làm sáng tỏ hơn về công tác tổ chức các cuộc hội họp theo từng bước cũngnhư vai trò chức năng của hội họp đối với cơ quan tổ chức

Đưa ra thực trạng tổ chức các cuộc họp hiện nay và nêu lên những nguyênnhân cũng như các giải pháp khắc phục

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như:Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến cácthông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài

Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhấttrong quá trình nghiên cứu

Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tàiliệu thông tin

So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài

6 Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài

Công tác tổ chức hội họp là một công tác quan trọng đóng góp một phần cho

sự phát triển sự trao đổi về các mục tiêu chủ đề được lựa chọn đưa ra thảo luận

hướng tới các hướng đi đúng nhất các giải pháp hoàn hảo hơn Tuy nhiên tầm quantrọng cùng với vai trò này của công tác tổ chức hội họp ít được chú trọng hơnthông qua đề tài trên tôi mong muấn đưa đề tài này đến để tạo cho mọi người quantâm và trú trọng hơn đối với việc tổ chức một cuộc hội họp hoàn chỉnh và có hiệuquả tối ưu nhất.

Đề tài còn rất nhiều thiếu sót tuy nhiên cũng tạo thêm sự phong phú cho cácbạn đọc hoặc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ về cùng đề tại

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được chia làm ba chương chínhnhư sau:

Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện mê linh

Chương 2 thực trạng và công tác tổ chwucs hội họp của UBND huyện mê linh Chương 3 các giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức cuộc họp

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Mê Linh là huyện nằm ở phía Bắc của thành phố Hà Nội Huyện có diện tíchđất tự nhiên 14.251 ha, dân số xấp xỉ 193.727 người, có 16 xã và 2 thị trấn Huyệnđang trong quá trình công nghiệp hoá, đô thị hoá nhanh Mê Linh cũng là huyệnđầu tiên được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt định hướng chung quy hoạch đô thị

Mê Linh đến năm 2020 (tại Quyết định số 208/2004/QĐ-TTg ngày 13/12/2004).Đây là điều kiện cơ bản để huyện Mê Linh phát triển kinh tế - xã hội

Theo điều chỉnh quy hoạch chung xây dựng thủ đô Hà Nội được Thủ Chínhphủ phê duyệt tại Quyết định số 1259/QĐ-TTg ngày 26/7/2011: Đối với huyện MêLinh: Khu vực đô thị và công nghiệp cơ bản được giữ nguyên theo Quy hoạch cũ,diện tích có phần thu hẹp hơn; Phần còn lại là khu vực nông nghiệp nông thôn kỹthuật cao và du lịch sinh thái, vành đai xanh

Trong những năm qua, Đảng bộ, chính quyền và các tầng lớp nhân dân trong

huyện đã nỗ lực phấn đấu thực hiện thắng lợi toàn diện các nhiệm vụ chính trị củađịa phương Tốc độ phát triển kinh tế hàng năm tăng 20,8%, trong đó: Công nghiệp

- xây dựng tăng 25,1%/năm, dịch vụ tăng trên 15,6%/năm, nông nghiệp tăng 1,7%/năm Cơ cấu các ngành kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo hướng công nghiệp - xâydựng - nông nghiệp - dịch vụ… Thu ngân sách tăng cao (bình quân tăng42,9%/năm) Chi ngân sách tăng bình quân mỗi năm 33%, trong đó thực hiện chingân sách tiết kiệm, ưu tiên chi đầu tư phát triển, có trọng tâm, trọng điểm, đúngchương trình mục tiêu Huyện đã thu hút được 339 dự án, tổng diện tích đất đượcphê duyệt là 2.334 ha, tổng vốn đầu tư đăng ký đạt trên 39 nghìn tỷ đồng, trên 363triệu USD Đến nay, huyện đã thu hồi được 627 ha đất, giao cho 203 dự án, hầu hếtcác dự án được giao đất đã đi vào sản xuất

Công tác quy hoạch: UBND huyện đã hoàn thiện báo cáo đồ án quy hoạchxây dựng nông thôn mới trên địa bàn huyện; lập quy hoạch nghĩa trang trên toàn

bộ các xã; thực hiện quy hoạch 2 thị trấn Quang Minh, Chi Đông tỷ lệ 1/2000;đang triển khai thực hiện: Quy hoạch chi tiết thủy lợi huyện Mê Linh giai đoạn

2010 đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030; Quy hoạch phát triển giáo dục đào tạo trên địa bàn huyện Mê Linh giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm2020; Quy hoạch, tôn tạo, trùng tu di tích lịch sử văn hoá huyện Mê Linh đến năm2015; Quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2011- 2020 và kế hoạch sử dụng đất giaiđoạn 2011 - 2015 của huyện Mê Linh; Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xãhội huyện Mê Linh đến năm 2020 tầm nhìn 2030; Quy hoạch vùng trồng hoa, câycảnh, quy hoạch thương mại;

-Công tác quản lý đất bãi, xử lý các lò gạch hoạt động trái phép tại các xã vensông Hồng được chỉ đạo quyết liệt, lập lại kỷ cương trong quản lý đất đai trên địabàn UBND huyện vừa ban hành Quyết định về việc phân công 3 Tổ công tác do 3đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện làm Tổ trưởng để kiểm tra, chỉ đạo các cơ sởthực hiện việc quản lý sử dụng đất đai, trật tự xây dựng trên địa bàn

Về xây dựng nông thôn mới: Ngoài xã điểm Liên Mạc đã được thành phố phêduyệt, UBND huyện đang chỉ đạo 15 xã còn lại xây dựng đề án, hiện các xã đangthuê tư vấn lập đề án Đối với xã điểm Liên Mạc Đến hết tháng 7/2011 đã hoànthành lập, thẩm định và phê duyệt được 13 dự án với tổng mức đầu tư được phêduyệt là 89.850 triệu đồng

Lĩnh vực văn hoá – xã hội được huyện quan tâm, đầu tư Các trường họcđược đầu tư xây dựng theo hướng kiên cố hoá, xây dựng trường đạt chuẩn Quốcgia; chất lượng giáo dục mũi nhọn và giáo dục toàn diện có tiến bộ Công tác y tế,chăm sóc sức khoẻ nhân dân, chất lượng khám chữa bệnh được nâng cao (có 15Trạm xá xã, thị trấn đạt chuẩn Quốc gia) Thực hiện tốt các chính sách xã hội, giảiquyết việc làm, xóa đói, giảm nghèo:Bình quân hàng năm giải quyết việc làm cho

2.000 lao động; tỷ lệ hộ nghèo giảm bình quân hàng năm 1,27% Toàn huyện đãxây dựng được được 499 nhà Đại đoàn kết và nhà cho hộ nghèo, sửa chữa và xâymới 175 nhà tình nghĩa với kinh phí trên 6,1 tỷ đồng Hệ thống các thiết chế vănhoá từ huyện đến cơ sở từng bước được quan tâm đầu tư Năm 2010, 80% gia đìnhđạt tiêu chuẩn Gia đình văn hoá, tăng 7% so với năm 2005; số làng, tổ dân số vănhoá ước đạt 67%, tăng 16% so với năm 2005

Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân đượcquan tâm, chỉ đạo Tỷ lệ giải quyết đơn thư của công dân cấp huyện và cấp xã đạttrên 80% Các vụ việc phức tạp, đông người đã được xử lý kịp thời vì vậy khôngtạo thành các "điểm nóng" An ninh chính trị được giữ vững, trật tự an toàn xã hộiđược đảm bảo, an ninh nông thôn cơ bản ổn định

1.2.Cơ cấu tổ chức huyện Mê Linh

Bất cư cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nào thực hiện quyền hạn, tổchức tốt, nếu thiếu công tác tổ chức sẽ gây nhiều vấn đề khó khăn phức tạp chocông tác quản lý điều hành như hoạt động của cơ quan đều dựa vào quy chế hoatđộng các chương trình ,, kế hoạch chế độ… Của cơ quan , đơn vị đó.UBNDhuyện là một cơ quan có quy mô bộ máy lớn , do đó việc tổ chức cho cơ quan đivào oat động một cách khoa học, hiệu quả, là điều quan trọng

UBND huyện Mê linh là một cơ quan quản lý nhà nước , thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật Tổ chức HĐND và UBND

Bộ máy UBND huyện là toàn bộ hệ thống các thành viên các phòng ban được tổchức theo cơ cấu trực tuyến

Hiện nay bộ phận lãnh đạo của UBND huyên Mê Linh bao gồm :

1 Ông Đoàn Văn Trọng PBT HU,Chủ tịch UBND huyện

2 Ông Hoàng Anh Tuấn UVTV Phó Chủ tịch TT UBND huyện

3 Ông Trần Thanh Hoài HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

4 Ông Bùi Xuân Quang HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

Ngoài ra còn có các ủy viên của ủy ban huyện như:

1 Ông Trần Ngọc Thanh Trưởng Công an huyện

2 Ông Nguyễn Xuân Tứ Chỉ huy trưởng BCHQS huyện

3 Bà Bùi Thị Ánh Dương Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện

4 Ông Bùi Văn Công Trưởng phòng GD&ĐT

5 Ông Lưu Văn Thành Trưởng phòng Nội vụ

Trong đó các phòng ban và đơn vị trực thuộc được thành lập phục vụ chohoạt động của huyện,

 hòng VH&TT

 Phòng Giáo dục và đào tạo

 Thanh tra huyện

Còn có : Hội cựu chiến binh , Hội phụ nữ , Hội nông dân , Đoàn thanh niên ,Mặt trên Tổ quốc , Liên đoàn lao động ,các đội như Đội quản lý thị trường, dộithanh tra giao thông công chính, đội quản lý trật tự xây dựng …

Nhìn chung rất đa dạng và phong phú với các mặt, các lĩnh vực hoạt động,chứ năng phù hợp với yêu cầu thực hiện chức năng của huyện ủy

1.3Chưc năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Mê linh.

Bất kể cơ quan, tổ chức nào khi thành lập cũng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng

vì đó lý do, cơ sở để cho cơ quan tồn tại, hoạt động

1.3.1.Chức năng của UBND huyện.

UBND quận với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước của huyện khiquản lí Nhà nước trong từng phạm vi lãnh thổ của huyện theo Hiến pháp, Luật,Pháp lệnh,Nghị quyết của HĐND huyện và các cơ quan quản lý nhà nước cấp trêntrong các lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng cụ thể là :

Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá , giáo

dụ , y tế, dịch vụ

Về thu chi ngân sách địa phương

Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

Về phòng chống thiên tai , bảo vệ tài sản Nhà nước xủa tổ chức và công dân,bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân

Về công tác thi hành án, giải quyết khiếu nại của nhân dân

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.

UBND huyện có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ ,chương trình, công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫncác phường hoạt động quản lý trong nhà nước.UBND huyện thực hiện nhiệm vụcủa mình theo Luật tổ chức HĐND cụ thể như sau:

Xấy dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội , an ninh quốc phòng dàihạn và hàng năm của quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng các công trìnhtrọng điểm của quận trình HĐND huyện quyết định Xây dựng quy chế làm việccủa quận , công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phâncấp và quy đinh nàh nước bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cáctập thể cá nhân do UBND huyện trực tiếp quản lý

- Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốtcho UBND quản lý những vụ phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại,

Tiểu kết 1: dưới đây là một vài nét khái quát nhất về lịch sử hình thành cũng như

mặt hoạt động ngày càng được nâng cao cải thiện về các mặt hoạt động quản lýhành chính tại UBND huyện Nêu lên những chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơbản của cơ quan tạo hướng mục tiêu hoạt đông,đưa khu vực quản lý ngày một hònthiện và phát triển hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA

UBND HUYỆN MÊ LINH

2.1.Các hình thức tổ chức hội họp của UBND huyện Mê linh

2.1.1 Khái niệm và vai trò của công tác tổ chức hội họp.

* khái niệm

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giảiquyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếpthực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các côngviệc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Hội họp chính thức là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tụcnhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường hợp

có thành phần theo quy định

* Vị trí, vai trò của họp

Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăngcường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủnghộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau;tạo áp lực hành động Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tinphản hồi cho quản lý

Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huyđộng trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là cácchuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữacác thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến nhữngngười thực hiện Họp luôn luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong

tổ chức Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dàihọp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,

khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản

lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức

cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng thamgia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lýkinh tế và các lĩnh vực xã hội khác

Mặc dù họp có thể mang các mục đích khác nhau - đưa thông tin và trao đổithông tin, tìm hiểu thực tế, giải quyết vấn đề, v.v… tức là đều nhằm mục tiêu nhấtđịnh nào đó, song nếu đó không là một lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chứckém hiệu quả– thì chúng thường làm mất thời gian của mọi người Tóm lại, vấn đề

là làm sao tổ chức họp có hiệu quả nhất, nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạnhọp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân, của đấtnước

2.1.2 Các hình thức hội họp

Có nhiều kiểu họp khác nhau về qui qui mô (số lượng người tham dự), tínhchất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian …như họp tham mưu, tư vấn;họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn, triển khai; họp tổngkết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặctổng kết) chuyên đề … Nhưng trong tiểu luận này chỉ đề cập đến kiểu họp làmviệc; họp chuyên môn; họp tập huấn, triển khai; họp tổng kết (Hội nghị tổng kết)hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề.Theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước, tùy thuộc mục tiêu cuộc họp cần phân biệt các loại cuộc họp như sau:

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhànước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấpdưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở,căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền Trong trường tiểu họccuộc họp tham mưu tư vấn là cuộc họp để Hiệu trưởng nghe các ý kiến, đề xuất,kiến nghị của trưởng các đoàn thể về kế hoạch hoạt động trong nhà trường nhằm

có thêm cơ sở cho các quyết định đúng đắn trong phạm vi hoạt động của nhàtrường để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ giáo dục trong từng giai đoạn nhất định màcấp trên chỉ đạo

Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấpdưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyềncủa cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụcông tác của cấp dưới

Họp chuyên môn trong trường học là cuộc họp để trao đổi, thảo luận nhữngvấn đề thuộc về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các chuyên

đề cũng như bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên trongtrường nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả giáo dục

Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quántriệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương,chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước, của ngành về quản lý, điềuhành hoạt động kinh tế - xã hội, giáo dục

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánhgiá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phươnghướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nướctrong đó có trường học

Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề hoặchọc kỳ là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện mộtchuyên đề đã triển khai hoặc học kỳ vừa qua.

- Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:

 Phân tích và giải quyết các vấn đề

 Tư vấn và giải hoà các xung đột

 Thảo luận và trao đổi quan điểm

 Nêu vấn đề và tạo động cơ

 Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm

 Nhận được ý kiến và hồi âm

 Tăng cường hỏi đáp

 Đào tạo và phát triển

2.1.3 Tiêu chuẩn của một cuộc họp.

Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêucầu sau đây:

- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằngcách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã cómặt…) thì có nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời

đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ

- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp Nhấn mạnh nhữngđiểm cần lưu ý Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọingười nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra

- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ratrong chương trình nghị sự Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổthời gian tương ứng cho các vấn đề

- Bắt đầu cuộc họp một cấp hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những ngườitham dự Tránh những câu không xác định (Đáng tiếc, tôi không là nhà hùng biện;

Do quá ít thời gian nên chưa kịp chuẩn bị ) Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc,song nhẹ nhàng

- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới lạ (nếu cần)

- Phải bảo đảm cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm Cần

đề cập đúng lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất

- Đảm bảo chương trình nghị sự Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thờigian đã định

- Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu

rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề Khi phát biểu phải thật ngắngọn và súc tích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, hãy đề nghị họkhông nên làm mất thời gian cuộc họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở mộtvấn đề, người chủ trì cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ýkiến trước đó

Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điềuchỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề) Chú ýcác tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến

- Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp Không cho phép nóichuyện riêng Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu

hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận điđến thống nhất kết luận cuối cùng Nếu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa rađược quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đóchưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trongtương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo Phải tỏ ra kiên định trong trường hợpnhững người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị

sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác

- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự

- Kiểm tra hoạt động của thư ký

- Tổng kết các vấn đề và chỉ rõ việc thực hiện

- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại

- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài Tâm lý người

dự họp luôn thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định Họ cònnhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việckhác, hơn nữa họ không còn tâm trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu

- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát Quá trình cuộchọp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng Bởi vậyhai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích

rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể

2.2.Thực trạng tổ chức hội họp của UBND huyện