Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện mê linh

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt kết quả thuận lợi cho công việc của mình. Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian màu sắc...thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc, và tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày nay để tìm giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính ... hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho công việc và cũng như sự thành công của bạn. Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong cơ quan. Trong quản lý giáo dục cũng vậy, để hoàn thành tốt các chức năng quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có các kỹ năng chủ yếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản lý, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này. Tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản lý. Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản lý ở mọi cấp. Một nhà quản lý trường học cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công. Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ nhà quản lý có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc không dễ dàng. nên tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện Mê Linh” làm đề tài tiểu luận. 2.Lịch sử nghiên cứu “cách tổ chức họp và tiệc” của trườn đại học công nghệ Sài Gòn. Trần Hoàng Vũ,Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan nhà nước,Đại học Quốc gia Hà Nội. …….. 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp theo quy đinh của nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện mê lịnh. Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở cơ quan UBND huyện mê linh. 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Làm sáng tỏ hơn về công tác tổ chức các cuộc hội họp theo từng bước cũng như vai trò chức năng của hội họp đối với cơ quan tổ chức. Đưa ra thực trạng tổ chức các cuộc họp hiện nay và nêu lên những nguyên nhân cũng như các giải pháp khắc phục . 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến các thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài. Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tài liệu thông tin. So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài. 6. Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài Công tác tổ chức hội họp là một công tác quan trọng đóng góp một phần cho sự phát triển sự trao đổi về các mục tiêu chủ đề được lựa chọn đưa ra thảo luận hướng tới các hướng đi đúng nhất các giải pháp hoàn hảo hơn. Tuy nhiên tầm quan trọng cùng với vai trò này của công tác tổ chức hội họp ít được chú trọng hơn thông qua đề tài trên tôi mong muấn đưa đề tài này đến để tạo cho mọi người quan tâm và trú trọng hơn đối với việc tổ chức một cuộc hội họp hoàn chỉnh và có hiệu quả tối ưu nhất. Đề tài còn rất nhiều thiếu sót tuy nhiên cũng tạo thêm sự phong phú cho các bạn đọc hoặc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ về cùng đề tại. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được chia làm ba chương chính như sau: Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện mê linh Chương 2 thực trạng và công tác tổ chwucs hội họp của UBND huyện mê linh Chương 3 các giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức cuộc họp

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Mê Linh“ Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Ths Lâm Thu Hằng Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực Hà Nội, tháng 12 năm 2016 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Hầu hết người dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hòa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc Nơi làm việc làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc tất củng mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏa hiệu công việc, tương tự, bạn tổ chức tốt khu vực hành quan Và ngày để tìm giải pháp cho vướng mắc giới tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, máy vi tính làm việc Tổ chức tốt họp quan trọng việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho cơng việc thành công bạn Một quan hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc thiết bị đại đến đâu trở nên vô nghĩa khơng biết quản trị nguồn nhân lực Chính quản trị nhân lực tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám quan Trong quản lý giáo dục vậy, để hồn thành tốt chức quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ chủ yếu như: kỹ kỹ thuật, kỹ nhân sự, kỹ tư duy… Tất nhà quản lý, dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ loại kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc nhà quản lý Kỹ nhân nhà quản lý cấp Một nhà quản lý trường học cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Tổ chức điều hành thành công họp công việc mà nhà quản lý có lực phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng nên chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Mê Linh” làm đề tài tiểu luận 2.Lịch sử nghiên cứu “cách tổ chức họp tiệc” trườn đại học cơng nghệ Sài Gòn Trần Hồng Vũ,Cải cách hành chế độ họp quan nhà nước,Đại học Quốc gia Hà Nội …… 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp theo quy đinh nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện mê lịnh Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở quan UBND huyện mê linh 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Làm sáng tỏ công tác tổ chức hội họp theo bước vai trò chức hội họp quan tổ chức Đưa thực trạng tổ chức họp nêu lên nguyên nhân giải pháp khắc phục Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý thông tin để biến thông tin cũ làm phục vụ nghiên cứu đề tài Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng nhiều trình nghiên cứu Phương pháp điều tra khảo sát cán nhân viên UB quận để tạo lập tài liệu thông tin So sánh đối chiếu: để làm bật vấn đề cần trọng đề tài Ý nghĩa phương pháp luận thực tiễn đề tài Công tác tổ chức hội họp cơng tác quan trọng đóng góp phần cho phát triển trao đổi mục tiêu chủ đề lựa chọn đưa thảo luận hướng tới hướng giải pháp hoàn hảo Tuy nhiên tầm quan trọng với vai trò cơng tác tổ chức hội họp trọng thơng qua đề tài mong muấn đưa đề tài đến để tạo cho người quan tâm trú trọng việc tổ chức hội họp hoàn chỉnh có hiệu tối ưu Đề tài nhiều thiếu sót nhiên tạo thêm phong phú cho bạn đọc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ đề Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, đề tài chia làm ba chương sau: Chương khái quát tổ chức hoạt động UBND huyện mê linh Chương thực trạng công tác tổ chwucs hội họp UBND huyện mê linh Chương giải pháp số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức họp Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH 1.1.Lịch sử hình thành phát triển Mê Linh huyện nằm phía Bắc thành phố Hà Nội Huyện có diện tích đất tự nhiên 14.251 ha, dân số xấp xỉ 193.727 người, có 16 xã thị trấn Huyện q trình cơng nghiệp hố, thị hố nhanh Mê Linh huyện Thủ tướng Chính phủ phê duyệt định hướng hoạch đô thị Mê Linh đến năm 2020 (tại Quyết định số 208/2004/QĐ-TTg ngày 13/12/2004) Đây điều kiện để huyện Mê Linh phát triển kinh tế - xã hội Theo điều chỉnh quy hoạch chung xây dựng thủ Hà Nội Thủ Chính phủ phê duyệt Quyết định số 1259/QĐ-TTg ngày 26/7/2011: Đối với huyện Mê Linh: Khu vực đô thị công nghiệp giữ nguyên theo Quy hoạch cũ, diện tích có phần thu hẹp hơn; Phần lại khu vực nông nghiệp nông thôn kỹ thuật cao du lịch sinh thái, vành đai xanh Trong năm qua, Đảng bộ, quyền tầng lớp nhân dân huyện nỗ lực phấn đấu thực thắng lợi tồn diện nhiệm vụ trị địa phương Tốc độ phát triển kinh tế hàng năm tăng 20,8%, đó: Cơng nghiệp - xây dựng tăng 25,1%/năm, dịch vụ tăng 15,6%/năm, nông nghiệp tăng 1,7%/năm Cơ cấu ngành kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo hướng công nghiệp - xây dựng - nông nghiệp - dịch vụ… Thu ngân sách tăng cao (bình quân tăng 42,9%/năm) Chi ngân sách tăng bình quân năm 33%, thực chi ngân sách tiết kiệm, ưu tiên chi đầu tư phát triển, có trọng tâm, trọng điểm, chương trình mục tiêu Huyện thu hút 339 dự án, tổng diện tích đất phê duyệt 2.334 ha, tổng vốn đầu tư đăng ký đạt 39 nghìn tỷ đồng, 363 triệu USD Đến nay, huyện thu hồi 627 đất, giao cho 203 dự án, hầu hết dự án giao đất vào sản xuất Cơng tác quy hoạch: UBND huyện hồn thiện báo cáo đồ án quy hoạch xây dựng nông thôn địa bàn huyện; lập quy hoạch nghĩa trang toàn xã; thực quy hoạch thị trấn Quang Minh, Chi Đông tỷ lệ 1/2000; triển khai thực hiện: Quy hoạch chi tiết thủy lợi huyện Mê Linh giai đoạn 2010 đến năm 2020 định hướng đến năm 2030; Quy hoạch phát triển giáo dục đào tạo địa bàn huyện Mê Linh giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm 2020; Quy hoạch, tơn tạo, trùng tu di tích lịch sử văn hố huyện Mê Linh đến năm 2015; Quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2011- 2020 kế hoạch sử dụng đất giai đoạn 2011 - 2015 huyện Mê Linh; Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội huyện Mê Linh đến năm 2020 tầm nhìn 2030; Quy hoạch vùng trồng hoa, cảnh, quy hoạch thương mại; Công tác quản lý đất bãi, xử lý lò gạch hoạt động trái phép xã ven sông Hồng đạo liệt, lập lại kỷ cương quản lý đất đai địa bàn UBND huyện vừa ban hành Quyết định việc phân công Tổ cơng tác đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện làm Tổ trưởng để kiểm tra, đạo sở thực việc quản lý sử dụng đất đai, trật tự xây dựng địa bàn Về xây dựng nơng thơn mới: Ngồi xã điểm Liên Mạc thành phố phê duyệt, UBND huyện đạo 15 xã lại xây dựng đề án, xã thuê tư vấn lập đề án Đối với xã điểm Liên Mạc Đến hết tháng 7/2011 hoàn thành lập, thẩm định phê duyệt 13 dự án với tổng mức đầu tư phê duyệt 89.850 triệu đồng Lĩnh vực văn hoá – xã hội huyện quan tâm, đầu tư Các trường học đầu tư xây dựng theo hướng kiên cố hoá, xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia; chất lượng giáo dục mũi nhọn giáo dục tồn diện có tiến Cơng tác y tế, chăm sóc sức khoẻ nhân dân, chất lượng khám chữa bệnh nâng cao (có 15 Trạm xá xã, thị trấn đạt chuẩn Quốc gia) Thực tốt sách xã hội, giải việc làm, xóa đói, giảm nghèo:Bình qn hàng năm giải việc làm cho 2.000 lao động; tỷ lệ hộ nghèo giảm bình qn hàng năm 1,27% Tồn huyện xây dựng được 499 nhà Đại đoàn kết nhà cho hộ nghèo, sửa chữa xây 175 nhà tình nghĩa với kinh phí 6,1 tỷ đồng Hệ thống thiết chế văn hoá từ huyện đến sở bước quan tâm đầu tư Năm 2010, 80% gia đình đạt tiêu chuẩn Gia đình văn hoá, tăng 7% so với năm 2005; số làng, tổ dân số văn hoá ước đạt 67%, tăng 16% so với năm 2005 Công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân quan tâm, đạo Tỷ lệ giải đơn thư công dân cấp huyện cấp xã đạt 80% Các vụ việc phức tạp, đông người xử lý kịp thời khơng tạo thành "điểm nóng" An ninh trị giữ vững, trật tự an toàn xã hội đảm bảo, an ninh nông thôn ổn định 1.2.Cơ cấu tổ chức huyện Mê Linh Bất cư quan quản lý hành Nhà nước thực quyền hạn, tổ chức tốt, thiếu công tác tổ chức gây nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho cơng tác quản lý điều hành hoạt động quan dựa vào quy chế hoat động chương trình ,, kế hoạch chế độ… Của quan , đơn vị đó.UBND huyện quan có quy mơ máy lớn , việc tổ chức cho quan vào oat động cách khoa học, hiệu quả, điều quan trọng UBND huyện Mê linh quan quản lý nhà nước , thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật Tổ chức HĐND UBND Bộ máy UBND huyện toàn hệ thống thành viên phòng ban tổ chức theo cấu trực tuyến Hiện phận lãnh đạo UBND huyên Mê Linh bao gồm : TT Họ tên Chức vụ Ơng Đồn Văn Trọng PBT HU,Chủ tịch UBND huyện Ơng Hồng Anh Tuấn UVTV Phó Chủ tịch TT UBND huyện Ơng Trần Thanh Hồi HUV Phó Chủ tịch UBND huyện Ơng Bùi Xn Quang HUV Phó Chủ tịch UBND huyện Ngồi có ủy viên ủy ban huyện như: TT Họ tên Chức vụ Ông Trần Ngọc Thanh Trưởng Cơng an huyện Ơng Nguyễn Xn Tứ Chỉ huy trưởng BCHQS huyện Bà Bùi Thị Ánh Dương Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện Ơng Bùi Văn Cơng Trưởng phòng GD&ĐT Ơng Lưu Văn Thành Trưởng phòng Nội vụ … … … Trong phòng ban đơn vị trực thuộc thành lập phục vụ cho hoạt động huyện, • hòng VH&TT • Phòng Giáo dục đào tạo • Thanh tra huyện • Phòng LĐ - TB&XH • Phòng Tư pháp • Phòng Tài – Kế hoạch • Văn phòng HĐND UBND huyện • Phòng Kinh tế • Phòng Tài ngun Mơi trường • Phòng Quản Lý Đơ Thị Còn có : Hội cựu chiến binh , Hội phụ nữ , Hội nơng dân , Đồn niên , Mặt Tổ quốc , Liên đoàn lao động ,các đội Đội quản lý thị trường, dội tra giao thơng cơng chính, đội quản lý trật tự xây dựng … Nhìn chung đa dạng phong phú với mặt, lĩnh vực hoạt động, phù hợp với yêu cầu thực chức huyện ủy 1.3Chưc năng, Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Mê linh Bất kể quan, tổ chức thành lập có chức năng, nhiệm vụ riêng lý do, sở quan tồn tại, hoạt động 1.3.1.Chức UBND huyện UBND quận với tư cách quan hành Nhà nước huyện quản lí Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,Nghị HĐND huyện quan quản lý nhà nước cấp lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng cụ thể : Phát triển kinh tế, cơng nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hố , giáo dụ , y tế, dịch vụ Về thu chi ngân sách địa phương Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Về phòng chống thiên tai , bảo vệ tài sản Nhà nước xủa tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân Về công tác thi hành án, giải khiếu nại nhân dân Nguyên tắc 1: Chuẩn bị họp thật chu đáo Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người tổ chức họp Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc Nguyên tắc 2: không để họp kéo dài mức cần thiết Không nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề mức cần thiết, khơng thời gian để thực vấn đề khác, thực nói làm việc khác Nguyên tắc 3: nên thảo luận trước với đồng nghiệp nội dung họp Điều giúp điều hành buổi họp có hiệu hơn, tránh trường hợp có nhiều ý kiến trái ngược buổi họp Nguyên tắc 4: Đúng Việc tạo lên họp khoa học gây ấn tượng với người tham dự Đồng thời gắn liền với kế hoạch đề tạo chủ động người tổ chức thực họp • Nguyên tắc 5: biên họp Việc ghi biên họp quan trọng, chưa tìm người đảm nhiệm, thư ký điều hành kiêm nhiệm việc ghi biên họp *Bắt đầu họp - Truyền đạt mục đích kết mong đợi với tất người tham gia - Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi - Thiết lập quy định: + Thời gian nghỉ giải lao họp kết thúc + Các thành viên lắng nghe + Các xung đột giải + Mỗi thành viên mong đợi + Các chủ đề bí mật - Thể bạn đánh giá cao ý tưởng, ý kiến câu hỏi họ *Điều khiển họp - Dành thời gian để nói lắng nghe câu chuyện Sáng tạo cách bạn chia sẻ chúng - Làm rõ vạch ý kiến chủ chốt - Hỏi quan điểm khác, bảo vệ ý kiến - Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể - Hỏi câu hỏi cởi mở để khuyến khích đóng góp - Giữ tập trung vào ý kiến, vào người nói - Phân cơng cụ thể bước thông qua họp - Tập trung vào chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề Tiếp tục - Thu thập thông tin tài liệu từ họp Chắc người lắng nghe - Để người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình - Thừa nhận tăng cường đóng góp có tính xây dựng - Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động - Làm cho nhóm nhận thức vị trí họ quy trình - Tóm tắt điểm giai đoạn hỏi đồng tình - Giúp nhóm tiến tới đồng thuận đến kết luận *Bế mạc - Giúp nhóm xác định bước - Xem lại nhiệm vụ phân công Chắc người biết bổn phận họ Chắc người từ "họp" đến "làm" - Kết luận việc tóm tắt lại việc thực nhóm - Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp họ UBND huyện thực tổ chúc công tác hội họp theo nguyên tăc, tiến trình họp, hiệu cơng tác tổ chức chưa cao mục tiêu họp chưa dõ ý kiến chủ đề họp khác khơng thống dẫn đến tình trạng kéo dài họp gây căng thẳng cho người tham gia lại không đến thống gây tổn hại đến công sức tiền bạc 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế, hoàn trả lại trang thiết bị cho đơn vị chức năng( trường hợp phải mượn trang thiết bị để phục vụ cho hội họp) Khi hoàn trả càn phải bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng làm khó cơng tác xác định trách nhiệm văn phòng phẩm, quà tặng thư ký họp báo cáo lại cho lãnh đạo văn phòng Bí thư ( người chủ trì) Trước khỏi phòng họp cần phải kiểm tra thiết bị phòng cảm on người , cán dã tham gia họp thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu ban lãnh đạo: định quản lý số văn hướng dẫn việc thực hội nghị Triển khai nội dung thông qua họp Thông báo quan kết họp Lập hồ sơ họp: hồ sơ bao gồm có văn cần thiết như; giấy mời quan họp; danh sách thành viên tham gia; lời khai mạc; chương trình nghị có; báo cáo tham luận, phát biểu; nghị họp; biên ghi nhận họp; lời bế mạc Khâu cuối toán chi phí họp: thu thập hóa đơn, chắng từ liên quan đến chi phí họp Các cơng tác quan huyện thực nghiêm túc, công việc kiểm tra trang thiết bị hay xếp trả lại vị trí cũ cho phòng họp, cơng việc nhẹ khơng trọng yếu nói lên phần tinh thần trách nhiệm công nhân viên tài sản chung.Các biên ghi đầy đủ nội dung q trình diễn họp, thu thập đầy đủ thông tin văn cần thiết chứng từ chi phi cho thực tổ chức họp Tiểu kết 2: Thơng qua việc tìm hiểu công tác tổ chức thực trạng tổ chức hội họp UBND huyện mê linh, hiểu công tác tổ chức vai trò tầm quan trọng cơng tác tổ chức hội họp quan tổ chức đặc biệt quan hành nhà nước quan huyên Các công tác chuẩn bị cho họp ngun tắc tiến trình cơng tác hoàn thành thủ tục giấy tờ tạo lập hồ sơ cho họp ro ràng Chương CÁC GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN HƠN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 3.1.Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Công tác tổ chức họp quan trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch thực nhiệm vụ năm học nhà quan, thường theo tháng , quý năm để đưa họp Công tác chuẩn bị trước hội họp diễn trọng tất khâu chuẩn bị sở trang thiết bị, hậu cần …các tài liệu cần thiết cho họp theo chủ đề, việc thành viên đến tham dự đóng góp ý kiến có ý thức nhiều ý tưởng sáng tạo đề ra.Phân công công việc phù hợp người việc Nội dung họp thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên Chuẩn bị phương án khác đề phòng trường hợp sảy chục chặc đảm bảo tiến độ thực hội họp Mọi người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức tốt q trình họp Khơng khí họp dân chủ, người tham dự thẳng thắn hăng hái phát biểu ý kiến trọng tâm tạo đồng thuận cao sau kết thúc họp Trong trình diễn họp ý kiến đóng góp cá nhân thành viên tạo lên chia sẻ kiến thức, đánh giá lẫn nhận thức lực người, tạo người có tiềm phát triển nhân lực phục vụ cho quan Thể khả quản lý, tổ chức điều hành lãnh đạo nhờ có hội họp 3.1.2 Nhược điểm Chất lượng số họp không cao,không đạt yêu cầu mục tiêu ban đầu đưa ra, tính tập trung thống thành viên Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kỹ, tham nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc họp chưa gợi mở, định hướng phát huy vai trò tích cực thành viên nặng triển khai bắt buộc Người dự họp chấp nhận thụ động thực nội dung cơng việc mà chủ trì đưa cách máy móc hành chính, thiếu bàn bạc trao đổi lại để tìm biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu cao 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan :là yếu tố người nhân lực vật lực,ý thức người, thời gian thực không khớp với kếu hoạch ban đầu.Đối với người lãnh đạo điều hành chưa trọng công tác tổ chức hội họp thường thực để đáp ứng yêu cầu quan cấp trên; sở vật chất không đầu tư đầy đủ thiếu thốn, kinh phí cho tổ chức thấp, ý kiến bất đồng mâu thuẫn … Nguyên nhân khách quan: tác động nhà nước đến công tác tổ chức hội họp, điều kiện thiếu thốn sở vật chất kém, vấn đề tổ chức thường nan giải khó giải dứt điểm tạo hiệu khơng cao… 3.2 Các giải pháp số kiến nghị 3.2.1.Đối với người điều hành (chủ trì họp) Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết bạn phải tuân thủ xác thời gian giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công Chuẩn bị thứ cần thiết Quá trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể.Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Tổng hợp họp Tổng hợp họp bước quan trọng Trước kết thúc họp bạn tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp.Nếu xin nhận xét thành viên tham gia họp tổ chức Điều giúp rút kinh nghiệm làm tốt lần sau Mục tiêu họp, hội nghị mang ý nghĩa tích cực Đối với quan hành chính, họp xem công cụ hữu hiệu để đạo điều hành cơng việc; có họp giải vấn đề Bởi phát huy trí tuệ tập thể, tạo đồng thuận cao việc giải vấn đề Để cải thiện nhàm chán hội họp trước hết phải cải thiện nội dung họp, hạn chế tiến tới loại bỏ hoàn toàn họp để bàn việc… khơng cần bàn, mà cần người có trách nhiệm định triển khai thực xong Bên cạnh đó, tránh tình trạng bắt người tham dự phải nghe lại nhiều lần nội dung họp khác Thứ hai, phải làm tốt khâu chuẩn bị cho họp Đó việc chọn thành phần dự họp cho hợp lý tránh trường hợp dẫn đến họp bị giảm tính hấp dẫn Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu, số liệu minh hoạ cho họp giúp người tham dự họp có đầy đủ sở liệu để tham gia chất vấn, phản biện để đưa giải pháp giải dứt điểm vấn đề cách khoa học Thứ ba, nên giảm bớt thủ tục rườm rà họp, việc đọc nhiều diễn văn, phát biểu khai mạc hội nghị, việc đọc báo cáo in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời… để dành thời gian tập trung thảo luận nội dung chủ yếu họp Thứ tư, họp phải lấy người tham dự làm trung tâm không nên kéo dài họp cách mức 3.2.2.Đối với người dự họp Để không gặp phải cảm giác nhàm chán dự họp, thiết nghĩ khắc phục từ phía ban tổ chức họp mà khắc phục phía người tham dự Họ phải ý lắng nghe, tham gia chất vấn, phản biện cách nhiệt tình họp Xem quyền, nghĩa vụ trách nhiệm người mời dự họp 3.2.3.Cơ sở vật chất Đầu tư thêm trang thiết bị sử dụng phục vụ cho hội họp bổ sung bàn ghế,thiết bị ánh sáng công nghệ khoa học ….tạo hiệu ứng làm việc tiến trình diễn hội họp tốt có hiệu cao Các thiết bị âm kinh phí nên trọng hơn, hứng đến quan tâm sâu sắc lãnh đạo hội họp quan Tiểu kết 3: hội họp có nhứng ưu điểm định đạt hoạt động quan hành nhà nước, ngồi ưu điểm tổ chức hội họp số vấn đề gặp phải hạn chế tạo kết không tốt cho họp.Đề tài đưa nguyên nhân số giải pháp thực với độ khả thi cao người vật chất nhằm nâng cao chất lượng hạn chế nhược điểm không cần thiết KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác địa phương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Trần Hồng Vũ,Cải cách hành chế độ họp quan nhà nước,Đại học Quốc gia Hà Nội 2.Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước 3.Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước (văn kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 ) http://doc.edu.vn/tai-lieu/lap-ke-hoach-to-chuc-cuoc-hop-68260/ http://www.phununet.com/WikiPhununet/ChiTietWiki.aspx?StoreID=26920 \ PHỤ LỤC Phụ lục UBND huyện mê linh Phụ lục hình ảnh hội họp Phụ lục : mẫu thư mời Ngày tháng năm THƯ MỜI HỌP Kính gửi ……………………………………………………… Trân trọng kính mời anh/ chị tới dự họp V/v……………………………………………… ………………………………………………………… Thời gian:…………………… Địa điểm :……………………………… Rất mong anh/ chị xếp thời gian đến tham dự họp TM CHỦ TỊCH Trưởng phòng hành Phụ lục 4: mẫu biên Ngày tháng BIÊN BẢN HỌP (V/v:…………………………………………….) Hơm lúc: ……… Ngày ……………………tại phòng họp số … UBND huyện… diễn họp với ccas nội dung sau : năm thành phần tham dự bao gồm : ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Nội dung họp ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………… Cuộc họp kết thúc lúc …… ngày …… Thư ký họp chủ trì họp ... tổ chức họp Tiểu kết 2: Thơng qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức thực trạng tổ chức hội họp UBND huyện mê linh, hiểu cơng tác tổ chức vai trò tầm quan trọng công tác tổ chức hội họp quan tổ chức. .. tổ chức hoạt động UBND huyện mê linh Chương thực trạng công tác tổ chwucs hội họp UBND huyện mê linh Chương giải pháp số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức họp Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC... Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp theo quy đinh nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện mê lịnh Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở quan UBND huyện mê linh 4.Mục đích