Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND quận hai bà trưng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 1 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài 2 7. Cấu trúc của đề tài: 2 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3 1.1. Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng. 3 1.2. Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Hai Bà Trưng 6 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 11 2.1. Tổng quan về cuộc hội họp. 11 2.1.1. Khái niệm cuộc họp 11 2.1.2. Ý nghĩa của hội họp 11 2.1.3. Các yêu cầu khi tổ chức cuộc họp 12 2.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp. 12 2.2. Các hình thức hội họp của UBND quận Hai Bà Trưng. 13 2.2.1. Căn cứ vào quy mô 13 2.2.2. Căn cứ vào quy trình quản trị 14 2.2.3. Căn cứ vào mục đích của cuộc họp 15 2.2.4. Căn cứ vào hình thức hội họp 15 2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp 15 2.3.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 15 2.3.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp 15 2.3.1.2. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp 16 2.3.1.3. Giấy mời họp 16 2.3.1.4. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp 17 2.3.1.5. Thời gian tiến hành cuộc họp 17 2.3.2. Tổ chức điều hành cuộc họp 18 2.3.2.1. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp 18 2.3.2.2. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 18 2.3.2.3. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 19 2.3.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 19 2.3.3.1. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp 19 2.3.3.2. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 22 3.2. Các giải pháp 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất chuyên viên, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng giúp đỡ em nhiều việc cung cấp nhiều tài liệu quý báu để em hoàn thành tập lớn Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt người giảng dạy, giúp đỡ trả lời câu hỏi để em hoàn thành tập lớn Trong trình khảo sát tìm hiểu với khoảng thời gian ngắn, mặt khác lực hạn chế số nguyên nhân khách quan, nên dù cố gắng tiểu luận em thực khơng thể tránh khỏi sai sót Vì thế, em mong góp ý thầy khoa Quản trị Văn phòng Những ý kiến đóng góp giúp em nhận hạn chế, qua em có thêm nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích đường học tập công việc thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em thực hiên tập lớn với đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng” Em xin cam đoan tập lớn em thực Tất nội dung nghiên cứu vấn đề hoàn toàn trung thực Ngoài ra, tập lớn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận nào, em xin chịu hình thức kỉ luật trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHỮ CÁI VIẾT TẮT Ủy ban nhân dân: UBND MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể thấy rằng, quan hành Nhà nước, đặc biệt văn phòng cơng tác hậu cần quan trọng khâu tổ chức kế hoạch, chiến lược để thực nhiệm vụ, mục tiêu đề Công tác tổ chức kiểm tra có vị trí quan trọng vận hành máy quan tổ chức không ngắn hạn mà dài hạn, mà quan tổ chức dù lớn hay nhỏ cần trọng đến công tác tổ chức kiểm tra Thiếu tư chiến lược, thiếu khả cần thiết hoạt động quan không vận hành theo yêu cầu đặt Việc nhận định đắn công tác tổ chức kiểm tra quan tổ chức, đặc biệt văn phòng cần thiết, giúp khảo sát vài nét thực trạng, từ đưa đánh giá để thực tốt công tác quan tổ chức Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế, có nhiều nghiên cứu cơng tác tổ chức hội họp quan tổ chức trường Đại học nước Nghiên cứu khoa học chuyên gia Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Hai Bà Trưng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Làm sáng tỏ, hồn thiện kiến thức công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức kiểm tra văn phòng UBND Trên sở khảo sát thực trạng rút ưu điểm, nhược điểm từ đưa số đánh giá vai trò văn phòng cơng tác tổ chức hội họp văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Thu thập xử lý thông tin Tổng hợp thông tin Khảo sát Phỏng vấn điều tra Ý nghĩa lý luận thực tiễn Khi thực tập lớn này, em không tiếp thu kiến thức, hoàn thiệu kiến thức công tác tổ chức kiểm tra cho thân mà giúp cho quan tổ chức em khảo sát có sở để từ hồn thiện điều thiếu sót Đồng thời, giúp cho sinh viên chúng em có thêm thơng tin để phục vụ cho hoạt động học tập tích lũy kiến thức Cấu trúc đề tài: Bài tập lớn em có: Phần mở đầu chương Chương 1: Khái quát chức hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng Chương 2: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG 1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng Quận Hai Bà Trưng nằm phía Đơng Nam nội thành Hà Nội, địa bàn có vinh dự mang tên hai vị Nữ anh hùng lịch sử chống ngoại xâm dân tộc: Hai Bà Trưng Trắc Trưng Nhị Hình 1: Sơ đồ quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc tổng Hậu Nghiêm (sau đổi Thanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi Vĩnh Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; số xã huyện Thanh Trì, thuộc trấn Sơn Nam Thượng Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm khu phố mang tên Bạch Mai, Hai Bà, Hàng Cỏ phần đất thuộc quận VI ngoại thành Hà Nội Từ năm 1961-1981, gọi khu Hai Bà (sau gọi khu Hai Bà Trưng) Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng thức gọi quận Hai Bà Trưng gồm 22 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xn, Phố Huế, Ngơ Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 173-HĐBT, thành lập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng sở điều chỉnh diện tích nhân thơn Mai Động xóm Mơ Táo xã Hồng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 23 phường Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 42-HĐBT, thành lập thêm phường Tân Mai sở tách từ phường Giáp Bát Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 24 phường Tháng 10/1990, xã Hồng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì sáp nhập vào quận Hai Bà Trưng đổi thành phường Hoàng Văn Thụ Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 25 phường Ngày 6/11/2003, Chính phủ Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điều chỉnh toàn diện tích tự nhiên dân số phường Mai Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) thuộc Quận Hoàng Mai quản lý Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng 20 phường • Các đơn vị hành Quận Hai Bà Trưng có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xn, Phố Huế, Ngơ Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành • Tình hình kinh tế-xã hội - Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp Trung ương Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công nghiệp Minh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc ngành dệt, khí, chế biến thực phẩm Kinh tế nhiều thành phần địa bàn quận phát triển nhanh Hiện địa bàn quận có 3.300 doanh nghiệp, 70% thương mại, dịch vụ, lại hoạt động cơng nghiệp Năm 2008, giá trị sản xuất cơng nghiệp ngồi quốc doanh tăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng thu ngân sách nhà nước địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng - Về công tác xã hội: Hơn năm qua quận hỗ trợ sửa chữa xây dựng 167 nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình nghèo, 33.000 lao động giới thiệu việc làm Đến nay, số hộ nghèo tồn quận 1.022 hộ (chiếm 1,35%) - Công tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: cơng tác giáo dục đào tạo; công tác thông tin tuyên truyền tổ chức hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao tiếp tục giữ vững đạt kết tốt nhiều năm qua 1.2 Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng • Cơ cấu tổ chức UBND quận Hai Bà Trưng Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng, khơng q 03 Phó Chánh Văn phòng, cơng chức chun mơn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận, trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao tồn hoạt động Văn phòng Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Chánh Văn phòng vắng mặt Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, sách Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận định theo quy định pháp luật • Biên chế kinh phí hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng Biên chế Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân quận định tổng biên chế hành quận 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Hai Bà Trưng A Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân - Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân phường việc thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chun mơn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định pháp luật; - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; - Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đơn đốc phòng, ban chun môn, Ủy ban nhân dân phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân cơng phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên mơn, Ủy ban nhân dân phường trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, định; - Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, đoàn thể nhân dân quận, quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn quận; - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân 10 + Hội nghị ngành quan đầu ngành triệu tập + Hội nghị quan thủ trưởng triệu tập + Hội nghị chuyên đề quan làm chủ đề án triệu tập + Hội nghị khoa học quan chủ đề tài triệu tập + Hội nghị khách hàng + Hội nghị tổng kết năm Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sâu nội dung, đầu tư nhiều kinh phí, việc tổ chức khó khăn nhiều so với họp thông thường khác - Cuộc họp Các họp gồm có: + Các họp thường kì đồng chí lãnh đạo quan + Các họp lãnh đạo quan lãnh đạo đơn vị quan + Các làm việc lãnh đạo quan với khách quan + Họp giao ban + Họp lãnh đạo quản lý cấp + Họp tham mưu, tư vấn + Họp chuyên môn Đặc điểm chung họp số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mơ nhỏ, thường mang tính nội quan Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị kinh phí khơng lớn Nội dung họp thường bàn biện pháp cách giải cụ thể 2.2.2 Căn vào quy trình quản trị - Hội họp bàn bạc, định - Hội họp nhằm phổ biến triển khai, nhằm mục đích quan triệt tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai định thông qua - Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác đạo, uốn nắn kịp thời lệch lạc 19 có xảy - Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động vừa qua đưa phương hướng cho hoạt động 2.2.3 Căn vào mục đích họp - Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công viêc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải vấn đề 2.2.4 Căn vào hình thức hội họp - Hội họp thức: tổ chức công khai, theo định lãnh đạo - Hội họp khơng thức: tổ chức diện hẹp, khơng cơng khai mang tính nội nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật chưa cần phổ biến rộng rãi - Thực trạng việc tổ chức họp UBND quận Hai Bà Trưng + Vào thời điểm khác việc tổ chức hội họp diễn hình thức khác + Mỗi hình thức họp tổ chức với mục đích riêng biệt, theo quy trình định + Văn phòng UBND thực tốt cơng tác tổ chức hội họp cho UBND vào thời điểm có kiện diễn + Cùng với đó, tình hình thực kế hoạch chương trình hội họp cán nhân viên quan tốt 2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp 2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 2.3.1.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp - Nội dung họp phải quan đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian 20 - Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung - Xác định rõ mục tiêu kết mong đợi, phải biết xác cần đạt thơng qua họp - Xác định xem liệu hoạt động có phù hợp hay không, hay phải tổ chức họp bàn - Xác định chủ đề trọng tâm hình thức để thảo luận có hiệu - Ước lượng thời gian phù hợp cho họp - Căn vào chương trình cơng tác hàng năm hàng tháng quan yêu cầu giải cơng việc, thủ trưởng quan hành nhà nước đạo việc xây dựng định tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến họp - Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự - Các họp bất thường để giải công việc khẩn cấp, đột xuất 2.3.1.2 Chuẩn bị nội dung họp - Nội dung họp phải quan, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian - Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn - Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi phải có thêm tóm tắt nội dung 2.3.1.3 Giấy mời họp - Giấy mời họp phải chuẩn bị nội dung sau đây: 21 + Người triệu tập chủ trì + Thành phần tham dự + Người triệu tập, người mời tham dự + Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp + Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự - Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất 2.3.1.4 Thành phần số lượng người tham dự họp - Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu - Thủ trưởng quan, đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp - Trường hợp người triệu tập mời thủ trưởng quan, đơn vị tham dự họp, ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay 2.3.1.5 Thời gian tiến hành họp - Thời gian tiến hành họp thuộc loại họp quy định sau: + Họp tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; + Họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày, trường hợp đề án, dự án lớn, phức tạp kéo dài thời gian hơn, không ngày; 22 + Họp tổng kết công tác năm không ngày; + Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến ngày tùy theo tính chất nội dung chuyên đề; + Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ cơng tác từ đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề - Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày 23 2.3.2 Tổ chức điều hành họp - Điều hành họp thường thủ trưởng quan - Điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước - Lắng nghe ý kiến trình bày họp - Tập trung vào chủ đề chương trình - Làm rõ ý kiến - Khuyến khích người phát biểu 2.3.2.1 Những yêu cầu tiến hành họp - Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc - Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp - Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý - Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp 24 2.3.2.2 Trách nhiệm người chủ trì họp - Quán triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp - Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý - Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt - Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp - Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan 2.3.2.3 Trách nhiệm người tham dự họp - Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp - Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp - Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Không gọi nghe điện thoại phòng họp - Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào nội dung vấn đề khơng vượt q thời gian mà người chủ trì họp cho phép 25 - Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp 2.3.3 Tổ chức cơng việc hội họp kết thúc 2.3.3.1 Biên họp thông báo kết họp - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Biên họp phải gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; + Những vấn đề trình bày thảo luận họp; + Ý kiến phát biểu người tham dự họp; + Kết luận chủ toạ họp định đưa họp - Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực - Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: + Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; + Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực - Văn thông báo kết họp không thay cho việc văn 26 quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan hành nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp 2.3.3.2 Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp - Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung kết luận họp - Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm  Thực trạng tổ chức công việc hội họp kết thúc UBND quận Hai Bà Trưng - Văn phòng UBND chịu trách nhiệm theo dõi chung đôn đốc, kiểm tra việc thực thông báo ý kiến kết luận lãnh đạo họp - Định kỳ thàng tháng, văn phòng UBND tổng hợp việc thực thông báo ý kiến kết luận lãnh đạo họp, báo cáo lãnh đạo giao ban thủ trưởng đơn vị thuộc quan - Định kỳ hàng quý, văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà sốt tình hình thực thơng báo ý kiến kết luận lãnh đạo họp, báo cáo lãnh đạo - Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với văn phòng quan đánh giá kết hoàn thành nhiệm vụ giao thơng báo kết luận họp tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm đơn vị 27 TIỂU KẾT Thơng qua hình thức họp UBND quận Hai Bà Trưng thấy rằng, vấn đề công tác chuẩn bị, công tác điều hành hội họp, tổ chức công việc hội họp kết thúc văn phòng thực cách đầy đủ có khoa học Bên cạnh ưu điểm, cần phải khắc phục vài hạn chế Sau đây, em xin mạnh dạn đưa số đánh giá biện pháp để nâng cao công tác tổ chức hội họp 28 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - UBND quận Hai Bà Trưng tiến hành họp theo quy trình dựa mục tiêu đặt trước họp - Các họp thực theo tiến trình xác định lịch cơng tác năm quan - Nội dung, thời gian, địa điểm thông báo đầy đủ tới người dự họp theo quy định - Khơng khí họp mang tính dân chủ cao 3.1.2 Nhược điểm - Một vài họp có chất lượng thấp yếu tố như: người, sở vật chất, hay thời tiết, có cố… - Một vài cá nhân tham gia dự họp chưa tập trung vào họp, hay gây trật tự, làm ảnh hưởng đến người dự họp khác ảnh hưởng họp diễn - Nội dung số họp sơ sài, chưa vào chi tiết, cụ thể mục tiêu, dẫn đến khơng khí họp tẻ nhạt, thiếu sơi - Có vài họp thừa thãi, không mang mục đích cả, gây lãng phí thời gian, tiền bạc 3.1.3 Nguyên nhân - Chưa lường trước trường hợp xảy bất ngờ q trình tổ chức họp - Các cá nhân tham gia ý thức kém, chưa có nhận thức rõ ràng việc quan trọng tham gia hội họp, - Thơng tin tổng hợp thiếu, hay chưa xác, dẫn đến việc nội dung họp sơ sài, thiếu xác - Khơng có chương trình, kế hoạch cụ thể, dẫn đến tổ chức bừa bãi 29 họp 3.2 Các giải pháp - Để tạo khơng khí thoải mái cho họp áp dụng số hoạt động hấp dẫn như: biểu diễn văn nghệ, ca múa hát, phát nhạc, phát hình ảnh, phát clip giải trí phù hợp, đoạn clip phóng sự… - Tổ chức họp hội trường đủ diện tích để người đến dự họp có khơng gian thoải mái để dự họp - Phòng họp phải trang bị đầy đủ tiện nghi, chu đáo từ bàn ghê, nước uống, thiết bị chuyên dụng cho phòng họp như: máy chiếu, micro, loa đài… Sắp xếp cho ngồi cho người dự họp phải cẩn thận, trang trọng, ngăn nắp, tạo bầu không khí nghiêm trang họp Nhiệt độ khơng khí phòng phải thật dễ chịu để tạo cảm giác thoải mái ngồi họp - Nên chuẩn bị thứ cần thiết: + Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngồi kết họp khơng dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp trước hết phải định tính chất cần thiết phải có họp + Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể - Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp: 30 + Trước hết phải tuân thủ xác thời gian + Phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn + Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp + Nếu tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng - Tổng hợp họp bước quan trọng + Trước kết thúc họp phải tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên + Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp + Nếu xin nhận xét thành viên tham gia họp mà quan tổ chức - Nâng cao ý thức thành viên tham gia dự họp, chủ động nhắc nhở ý thức - trước tham dự hội họp Mua sắm đầy đủ trang thiết bị cần thiết để họp diễn sn sẻ Tổng hợp thơng tin xác đầy đủ giúp cho họp trở nên chất lượng TIỂU KẾT Từ đánh giá, nhận xét trên, thấy cơng tác tổ chức hội họp quan trọng quan tổ chức Việc tổ chức hội họp khơng mang đến định có chất lượng, mà mang đến hồn thiện cho máy quan đó, để từ thực chức nhiệm vụ quyền hạn quan, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đạt kết cao 31 KẾT LUẬN Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp khơng chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do vậy, người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành cơng Họp mang mục đích khác nhau, song khơng có lý xác đáng họp tổ chức hiệu thường làm thời gian người Vấn đề đặt tổ chức họp có hiệu nhất, chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc nhân dân, đất nước Chính vậy, cơng tác tổ chức hội họp quan trọng, giúp cho khơng người tổ chức họp làm tốt nhiệm vụ mình, mà giúp cho người tham dự họp đến dự họp có chất lượng, đạt mục tiêu Thời gian làm diễn khoảng thời gian ngắn, nên tập lớn em khơng thể tránh thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến từ q thầy khoa Quản trị Văn phòng để tập em hoàn thiện em bổ sung thêm kiến thức để sau áp dụng vào thực tế công việc Em xin chân thành cảm ơn / 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg, định Thủ tướng Chính phủ việc Ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Website: https://www.tailieu.vn/ http://moj.gov.vn/ http://haibatrung.hanoi.gov.vn/ https://voer.edu.vn/ 33 ... nâng cao công tác tổ chức hội họp UBND quận Hai Bà Trưng CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG 1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng Quận Hai Bà Trưng. .. 14 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 2.1 Tổng quan hội họp 2.1.1 Khái niệm họp + Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải... số đánh giá biện pháp để nâng cao công tác tổ chức hội họp 28 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - UBND