- Để tạo không khí thoải mái cho cuộc họp có thể áp dụng một số hoạt động hấp dẫn như: biểu diễn văn nghệ, ca múa hát, phát nhạc, phát hình ảnh, phát các clip giải trí phù hợp, đoạn clip phóng sự…
- Tổ chức cuộc họp ở một hội trường đủ diện tích để người đến dự họp có không gian thoải mái để dự cuộc họp.
- Phòng họp phải được trang bị đầy đủ tiện nghi, chu đáo từ bàn ghê, nước uống, các thiết bị chuyên dụng cho phòng họp như: máy chiếu, micro, loa đài… Sắp xếp cho ngồi cho người dự họp cũng phải cẩn thận, trang trọng, ngăn nắp, tạo bầu không khí nghiêm trang trong cuộc họp. Nhiệt độ và không khí trong phòng phải thật dễ chịu để tạo ra cảm giác thoải mái khi ngồi họp.
- Nên chuẩn bị những thứ cần thiết:
+ Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể. Khi một cuộc họp được tiến hành thì cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết phải quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp.
+ Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
- Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp:
+ Trước hết phải tuân thủ chính xác về thời gian.
+ Phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.
+ Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp.
+ Nếu có thể hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
- Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng
+ Trước khi kết thúc cuộc họp phải tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
+ Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.
+ Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà cơ quan tổ chức.
- Nâng cao ý thức các thành viên tham gia dự họp, chủ động nhắc nhở ý thức trước khi tham dự hội họp.
- Mua sắm đầy đủ trang thiết bị cần thiết để cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ.
- Tổng hợp thông tin chính xác và đầy đủ sẽ giúp cho cuộc họp trở nên chất lượng hơn.
TIỂU KẾT
Từ những đánh giá, nhận xét trên, có thể thấy công tác tổ chức hội họp là rất quan trọng đối với mỗi cơ quan tổ chức. Việc tổ chức hội họp không chỉ mang đến các quyết định có chất lượng, mà còn mang đến sự hoàn thiện cho bộ máy của cơ quan đó, để từ đó thực hiện được đúng chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và đạt kết quả cao.
KẾT LUẬN
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy, người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công. Họp có thể mang các mục đích khác nhau, song nếu không có lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chức kém hiệu quả thì thường làm mất thời gian của mọi người. Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức họp có hiệu quả nhất, chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân, đất nước. Chính vì vậy, công tác tổ chức các cuộc hội họp là rất quan trọng, nó giúp cho không chỉ người tổ chức cuộc họp làm tốt nhiệm vụ của mình, mà còn giúp cho người tham dự họp đến dự những cuộc họp có chất lượng, đạt được mục tiêu của mình. Thời gian làm bài chỉ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, vậy nên bài tập lớn của em không thể tránh được những thiếu sót, em rất mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến từ quý thầy cô của khoa Quản trị Văn phòng để bài tập của em được hoàn thiện hơn và em được bổ sung thêm kiến thức để sau này áp dụng vào thực tế công việc. Em xin chân thành cảm ơn ./.