Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại công ty TNHH hồ tây một thành viên

  MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 2 5. Kết cấu của bài tiểu luận 2 CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 3 1.1. Khái niệm hội họp 3 1.2. Các hình thức hội họp ở công ty 4 1.3. Ý nghĩa và yêu cầu khi tổ chức hội họp 4 1.3.1. Yêu cầu 4 1.3.2. Ý nghĩa 5 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 7 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 7 2.1.1. Cơ cấu tổ chức 8 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 8 2.2. Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các hội họp 12 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 12 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 14 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 16 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 18 3.1. Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1. Ưu điểm 18 3.1.2. Nhược điểm 18 3.1.3. Nguyên nhân 18 3.2. Giải pháp 19 3.2.1. Chuẩn bị những thứ cần thiết 19 3.2.2. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả 20 3.2.3. Mời đúng đối tượng 21 3.2.4. Đúng giờ – thay đổi địa điểm tạo sự sáng tạo 21 3.2.5. Luôn bám sát chủ đề 22 3.2.6. Giảm bớt số lượng cuộc họp 22 3.2.7. Kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian và điều kiện thực hiện 23 3.2.8. Tạo động lực cho các buổi họp 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

LỜI CẢM ƠN Trong q trình làm việc Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên, giúp đỡ tận tình lãnh đạo tồn thể cán nhân viên Cơng ty, tơi có hiểu biết sâu công tác tổ chức hội họp Qua đây, xin chân thành cảm ơn lãnh đạo quan đồng nghiệp quan giúp đỡ em hoàn thành tiểu luận Đặc biệt, xin cảm ơn Thầy Nguyễn Mạnh Cường tận tình hướng dẫn tơi hồn thành đề tài Tuy nhiên q trình tìm hiểu có hạn hiểu biết hạn chế nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu xót định Kính mong góp ý thầy bạn để tiểu luận hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn./ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên” dựa vào hướng dẫn tận tình thầy giáo mơn với q trình làm việc cơng ty, tìm tòi, học hỏi, giúp đồng nghiệp công ty mà tơi hồn thành đề tài, khơng chép sử dụng kết đề tài nghiên cứu khác Nếu phát có chép kết nghiên cứu đề tài khác, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2017 NGƯỜI CAM ĐOAN Nguyễn Thị Nhàn BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT CP CT QĐ TW TCQT HSC UBND NĐ TNHH TCHCNS Chính phủ Chỉ thị Quyết định Trung ương Tài quản trị Tên viết tắt Công ty dịch vụ - sản xuất Hồ Tây Ủy ban nhân dân Nghị định Trách nhiệm hữu hạn Tổ chức hành nhân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Là nơi để trao đổi bàn bạc Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi nhận thấy cần trang bị cho đầy đủ kỹ để thực chức tham mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành nhà quản trị văn phòng Một kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp quan làm việc Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do để tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Trong thời gian làm việc tìm hiểu Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên, nhận thấy hoạt động tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty đảm nhiệm hoạt động bổ ích cho tơi để tìm hiểu thực tế cơng việc mà nhà quản trị văn phòng có lực phải có khả thực nên chọn đề tài tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn công tác tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên - Mục tiêu nghiên cứu Đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên - Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích thực trạng tổ chức họp, hội nghị công Công ty TNHH Hồ Tây thành viên; mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân hạn chế cơng tác tổ chức hội họp Đề xuất số giải pháp biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu tổ chức hội họp Công ty thời gian tới Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích - tổng hợp Để thực nghiên cứu này, nghiên cứu tài liệu sách, báo, tạp chí, website có liên quan đến hoạt động tổ chức họp, hội nghị tổ chức; tài liệu Công ty TNHH Hồ Tây thành viên khoảng thời gian 2014 – 2017 Trên sở có nhìn khái qt thực tiễn công tác tổ chức hội họp Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để ưu, nhược điểm đề giải pháp hợp lý - Phương pháp quan sát thực tế Trong q trình làm việc, tìm hiểu Cơng ty TNHH Hồ Tây thành viên, tơi có hội quan sát công tác tổ chức họp nhà quản trị văn phòng cơng ty sở quan sát chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc họp công ty đánh giá cách khách quan hiệu hoạt động Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài có ý nghĩa ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức họp, hội nghị phận Văn phòng cơng ty đảm nhiệm Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hội họp công ty đề xuất giải pháp nâng cao hiệu trình tổ chức họp, hội nghị Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo tiểu luận kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác tổ chức hội họp Chương 2: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên Chương Giải pháp nâng cao công tác tổ chức họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên CHƯƠNG CỞ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm hội họp + Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp thực lãnh, đạo điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật + Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với với mục đích để thảo luận, tranh cãi định, họp thường liên quan đến nhiều người nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm để thứ tốt + Các kiểu họp khác quy mơ (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức khơng thức), thời gian,… + Tổ chức họp, hội nghị nội dung hoạt động quan trọng văn phòng Hội nghị hình thức làm việc tập thể nhằm tạo phối hợp hành động công việc tạo suất lao động cao + Hội nghị tổ chức tốt phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho cá nhân tham dự có hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên hiểu biết vấn đề mà hội nghị bàn bạc, người quan tâm + Qua họp, hội nghị, tư tưởng mới, quan điểm phổ biến, truyền bá, khó khăn thách thức bàn bạc, tháo gỡ, cơng việc triển khai nhanh sai sót mang lại hiệu tốt +Về mặt kinh tế, họp, hội nghị tổ chức tốt thu nhiều thơng tin bổ ích, tạo phối kết hợp tổ chức, cá nhân quan, thu chất lượng hiệu cao công việc Theo Brian Tracy: Hội họp phần thiết yếu hoạt động tổ chức Là nhà quản lý, bạn phải dành ¼ nghiệp niều cho họp nhóm, 70-80% nghiệp cho gặp mặt đối mặt, đối với nhiều nhóm người + Hội họp hoạt động quản lý Các hội họp hội quan trọng để bạn thể lực quản lý (và thiếu lực) phát triển kỹ giao tiếp, tạo ảnh hưởng thuyết phục người khác, đồng thời tiến tới mục tiêu doanh nghiệp (Thuật tổ chức hội họp- Brian Tracy) ⇒ Hội họp (hội thảo, hội nghị, họp) hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị 1.2 Các hình thức hội họp công ty Việc tổ chức họp, hội nghị quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại cơng ty Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên công ty với tổ chức kinh tế, xã hội đồng thời định đến yếu tố thành công hợp đồng cho thuê sản xuất kinh doanh công ty Hội họp hình thức biểu dân chủ quản lý hình thức truyền thơng trực tiếp Trên thực tế cơng ty thường có họp, hội nghị như: - Hội nghị tồn cơng ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua đề phương hướng cho năm - Hội nghị hàng tháng quý để kiểm tra tình hình thực kế hoạch đơn đốc nhắc nhở vấn đề thực dang dở Các họp giao ban với nội dung nhìn nhận lại tình hình thực công việc tháng giải vấn đề tồn đọng đơn vị, phòng ban Đây sở để báo cáo lên Giám đốc công ty Mỗi họp phòng ban, đơn vị tự đứng tổ chức thực 1.3 Ý nghĩa yêu cầu tổ chức hội họp 1.3.1 Yêu cầu + Chỉ tiến hành hội họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành cấp quản lý việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng, không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành + Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ, trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt quản lý phận + Phải có chương trình kế hoạch, thực cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm khơng hình thức phơ trương + Thực nồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Phù hợp với tính chất yêu cầu nội dung vấn đề, phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động quan đơn vị + Tất quản lý phải có sổ ghi chép nội dung quan trọng họp để tiến hành thực Mỗi lần tổ chức hay tham gia họp quản lý cần phải ghi rõ nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến người tham gia + Đảm bảo thời gian họp, trường hợp đến trễ phải thơng báo cho chủ tọa họp 1.3.2 Ý nghĩa + Tạo phối hợp hành động công việc, nâng cao tinh thần tập thể tạo suất lao động cao + Phát huy tham gia rộng rãi vào công việc quan, đơn vị + Khai thác trí tuệ tập thể, tạo họi đóng góp ý kiến sáng tạo thân + Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sữa chữa lệch lạc thực nhiệm vụ Tiểu kết Như chương giới thiệu sơ lược Cơ sở lý luận chung công tác tổ chức hội họp để hiểu rõ thêm công tác tổ chức hội họp công ty TNHH Hồ Tây thành viên chương khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty 10 + Hướng dẫn giám sát việc thực đầu tư xây dựng chi nhánh + Tập hợp lưu trữ hồ sơ dự án, đất đai Công ty - Chức nhiệm vụ Chi nhánh Trung tâm Quản lí cho th nhà + Có chức kinh doanh cho thuê nhà ở, cửa hàn kho bãi + Kinh doanh cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo + Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà, đất kinh doanh bất động sản + Kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí, thẻ dục thể thao… + Tổ chức quản lý, khai thác cho thuê sở vật chất + Thẩm định giá cho thuê nhà tài sản; thương thảo với khách thuê giá cho thuê + Tổ chức tốt cơng tác chăm sóc khách hành sửa chữa trang thiết bị đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt đông kinh doanh theo phân cấp cơng ty - Chi nhánh Xí nghiệp 2-9: + Kinh doanh dịch vụ vận tải, vận chuyển hành khách + Kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tơ + Tổ chức quảng cáo tiếp thị tìm kiếm khách hang đáp ứng nhu cầu kinh doanh vận chuyển khách sửa chữa bảo dưỡng ô tô + Cung cấp phương tiện phục vụ nhu cầu vận chuyển khách hàng + Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng, trùng tu, đại tu tơ + Quản lí trì nhà xưởng, phương tiện vận tải, trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu vận chuyển sửa chữa + Tổ chức thi công xây dựng sửa chữa cơng trình Cơng ty giao nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Sử dụng khả nhân lực, nguồn vốn để nhận thầu tổ chức thi công xây lắp cơng trình xây dựng dân dụng cơng nghiệp + Cải tạo sửa chữa cơng trình, khai thác cơng trình bên ngồi nhằm phát huy sử dụng tối đa nguồn nhân lực phù hợp với khả kinh doanh 15 + Tổ chức máy để quản lí thi cơng cơng trình đảm bảo chất lượng theo quy trình, quy định Pháp luật + Tổ chức việc quảng cáo, tiếp thị phục vụ cho kinh doanh xây lắp 2.2 Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công tác tổ chức hội họp toàn quan giao cho Văn phòng đảm nhiệm Chánh văn phòng người chịu trách nhiệm cơng tác Phó chánh văn phòng TCHCNS phối hợp với nhân viên phòng, phòng ban cơng ty tổ chức thực đạo Trưởng phòng TCHCNS 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Chuẩn bị họp yếu tố định đến thành công hay thất bại họp - Chuẩn bị nội dung Người chủ trì định rõ mục tiêu họp, hội nghị sau vào mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp, tất phác thảo lên kế hoạch chi tiết họp Những nội dung chuẩn bị gồm có: + Báo cáo + Báo cáo bổ sung + Những vấn đề thảo luận + Kết luận chương trình hành động + Bài phát biểu lãnh đạo + … + Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chủ trì nắm danh sách cá nhân, tổ chức viết báo cáo bổ sung, cá nhân tổ chức viết tham luận cho hội nghị + Tất báo cáo tham luận viết thành văn gửi trước cho người chuẩn bị nội dung gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian quy định + Bộ phận chuẩn bị nội dung vào mục đích, yêu cầu, nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung tham luận để chuẩn bị vấn đề 16 cần đưa trao đổi, thảo luận hội nghị - Chuẩn bị thành phần tham dự Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: + Đối tượng hội nghị ai, sao? + Cấp trên, ngang cấp, cấp nội mời người nào? + Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị mặt nào) + Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch - Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Ban chuẩn bị nội dung với ban chuẩn bị hậu cần sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Khi vấn đề ấn định ban tổ chức tiến hành thủ tục để tổ chức hội nghị: + Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị + Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị công việc cần thiết cho hội nghị - Công tác chuẩn bị hậu cần Song song với phận chuẩn bị nội dung phận hậu cần tích cực chuẩn bị cho hội nghị Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà phận hậu cần chuẩn bị mặt như: - Hội trường phòng thảo luận + Chuẩn bị sở vật chất hỗ trợ cho họp quạt, máy chiếu, micro, loa… + Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình quy mơ họp mà chuẩn bị) - Phòng cho khách từ xa đến, có nhu cầu nghỉ ngơi nghỉ qua đêm 17 - Phòng ăn để chiêu đãi, tổ chức ăn uống sau họp - Phương tiện lại: Đưa đón khách mời xe cơng ty Đưa đón cơng nhân viên… - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trí buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh phân công cho phận bảo vệ công ty - Với hội nghị lớn, trước tổ chức thực hiện, công ty tổ chức họp bao gồm ban giám đốc, trưởng phòng ban đơn vị, người giao tổ chức hội nghị để thống vấn đề sau: - Bàn bạc, thơng qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung vấn đề cần đưa thảo luận hội nghị - Quyết định danh sách khách mời, thường người có vai trò vị trí mục đích hội nghị - Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị - Thư kí hội nghị Ban lãnh đạo ký duyệt thông qua báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị cho biên tập, nhân in tài liệu phục vụ hội nghị - Gửi thư mời, cung cấp tài liệu Thư mời họp phận chủ trì soạn thảo gửi đến cá nhân tham dự (thường trước tuần họp, hội nghị diễn ra) Tài liệu họp, hội nghị cung cấp cho thành viên có liên quan, khách mời cần đến tài liệu để họ có thời gian nghiên cứu chúng trước vào buổi họp 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp - Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị Trước diễn hội nghị ban chuẩn bị thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến hội trường kiểm tra cách trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ cho đại biểu xa Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu việc 18 chưa đảm bảo chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hồn tất cơng việc chuẩn bị cho hội nghị diễn suôn sẻ, tốt đẹp - Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi hội trường Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến ban tổ chức họp có kế hoạch phân cơng người đón đại biểu Nếu khách mời cấp đưa khách vào phòng khách trước, sau đưa khách vào ngồi vị trí hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách Với hội nghị lớn có đại biểu đại diện cho cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước ngồi tới dự đại diện ban lãnh đạo ban tổ chức đến thăm làm việc xã giao trước trao đổi số nét hội nghị - Chương trình hội nghị Tùy vào phạm vi, tính chất hội nghị ban tổ chức xây dựng chương trình làm việc cụ thể Chương trình hội nghị chuẩn bị từ trước, với hội nghị lớn cơng ty chương trình hội nghị gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời Trong nội dung chương trình hội nghị ghi nội dung ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình - Điều hành hội nghị Trong giai đoạn này, người chủ trì bám sát kế hoạch hội nghị tiến hành gồm bước sau: + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn + Đọc diễn văn khai mạc hội nghị + Trình bày báo cáo hội nghị + Trình bày báo cáo bổ sung + Những tham luận đóng góp với hội nghị +Điều hành việc thảo luận hội nghị, biết cách vận động thành 19 viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng nhận xét, đánh giá, đề nghị cho họp + Thư kí phân cơng ghi biên hội nghị gồm nội dung như: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận… + Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống, an ninh… Ban tổ chức có chế phân cơng người đơn đốc, kiểm tra để khơng xảy sai sót Sau kết thúc hội nghị, phận hậu cần văn phòng có kế hoạch phân cơng người tiếp tục làm việc với phận có liên quan để tốn, giải cơng việc tài chính, kinh phí mối quan hệ cho ổn thỏa, tốt đẹp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Sau hội nghị, ban tổ chức họp tiến hành: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờ sau: Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị + Giấy triệu tập hội nghị giấy mời + Danh sách đại biểu tham dự hội nghị + Chương trình hội nghị + Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo + Báo cáo hội nghị + Các báo cáo bổ sung tham luận.Bài phát biểu đại biểu cấp + Biên hội nghị + Nghị kết luận hội nghị + Lời bế mạc hội nghị Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn có giá trị - Thơng báo, triển khai kế hoạch hội nghị Văn phòng giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơn 20 vị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị triển khai có kết tốt - Tổ chức rút kinh nghiệm Sau họp, hội nghị lớn,ban lãnh đạo công ty, văn phòng phận liên quan họp bàn để rút kinh nghiệm.Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lượng hội nghị rút kinh nghiệm để họp, hội nghị lần sau tổ chức tốt Tiểu kết Hội họp yếu tố quan trọng công ty Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Tuy nhiên, họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc, hai thứ quí Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang lại hiệu Như vậy, họp? Một họp gồm người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận giải hay định vấn đề Để họp có kết quả, cần phải tiến hành cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự nội dung (nếu cần thiết, nội dung gửi trước cho người tham dự) 21 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Thứ nhất, công tác chuẩn bị họp công ty chuẩn bị cách kỹ lưỡng, tài liệu họp chi tiết Giúp cho người lãnh đạo họp cảm thấy tự tin, thuận lợi công việc, đỡ việc di chuyển, gián đoạn giúp cho việc đóng góp ý kiến cách chủ động hơn, đưa ý kiến khách quan định cách xác - Cuộc họp giúp cho công nhânviên công ty tiếp cận thông tin, vấn đề - Cuộc họp cơng ty dần kích thích sáng tạo, dám nghĩ dám làm, đám phát biểu, tạo lên khơng khí tranh luận sơi họp 3.1.2 Nhược điểm - Một số họp tốn nhiều thời gian chi phí, thường đưa đến định dung hòa, chưa đạt mục đích cụ thể - Năng lực chưa phát huy hết công suất, nên dễ gây bất đồng quan điểm, dẫn tới phát sinh bè phái – nguy suy nghĩ theo nhóm, cá nhân tham gia hạn chế, khơng có kiểm sốt sát 3.1.3 Nguyên nhân - Không tách biệt cơng việc tình cảm Khơng dám nói thẳng nói thật muốn làm vừa lòng người khác cách tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến Điều làm cho nhân viên tự hài lòng mình, họ nghĩ họ đánh giá tốt Dẫn tới hài lòng cơng việc khơng hồn thành - Q nể nang mối quan hệ Đối với đồng nghiệp, mục đích xây dựng mối quan hệ tốt thành viên công ty, tỏ coi trọng đồng nghiệp, nên tranh 22 luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Đối với Nhà quản trị, tranh luận coi biểu việc không tôn trọng, biết dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc Và làm việc chung với việc tranh luận để chọn lọc ý kiến tốt cần thiết, nể nang tranh luận cách thực Dẫn tới lãnh đạo sai, đồng nghiệp tranh luận sai cho đúng, không dám đưa kiến cách khách quan sợ làm sứt mẻ mối quan hệ - Sự phân công khơng rõ ràng Chính thảo luận khơng dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghi việc người khác khơng phải - Tính bảo thủ cá nhân Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến khác Một số thành viên tổ chức cho nên bàn luận nhóm nhỏ người giỏi đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian - Áp dụng cứng nhắc Thường ln có thói quen bê ngun mơ hình làm việc nhóm Phương Tây vào Việt Nam áp dụng cách cứng nhắc mà quên Việt Nam có tập qn, có sắc tính cách riêng Nên áp dụng phải linh hoạt phù hợp với tổ chức mình, đạt chất lượng 3.2 Giải pháp 3.2.1 Chuẩn bị thứ cần thiết Đầu tiên chuẩn bị phòng họp, bố trí xếp trang thiết bị họp khơng gian bên khơng gian bên ngồi 23 Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngoài kết họp khơng dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành bạn cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà khơng cần đến họp trước hết bạn định tính chất cần thiết phải có họp Thơng thường cần đến họp vấn đề cần giải tư duy, cập nhật thông tin cần tổng hợp thông tin Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Một lý khiến họp hành buồn ngủ người tổ chức họp lẫn người tham gia không hiểu họp nhằm mục đích Vì vậy, để có họp thành công trước bắt đầu họp, người lãnh đạo nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà cơng ty muốn nói với thảo luận chi tiết Công ty nên thông báo trước nội dung, ngày địa điểm họp với nhân viên thông qua biện pháp giao tiếp nội công ty Điều giúp nhân viên có nhìn tồn cảnh, hiểu mức độ cần thiết chuẩn bị sẵn sàng cho ý kiến muốn đóng góp Bản thảo luận chi tiết nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo 3.2.2 Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết bạn phải tuân thủ xác thời gian Bạn phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn.Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp 24 Nếu bạn tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng 3.2.3 Mời đối tượng Trong nhiều họp, thường bắt gặp đối tượng đến họp khơng biết để làm Điều khơng phải họ khơng tâm, tìm hiểu trước thơng tin mà chun mơn họ khơng giúp ích hay đóng góp cho họp Đây tình thật gây bối rối lãng phí tài ngun, nhân lực khiến ta khơng thể có họp thành cơng Cuộc họp thành công đối tượng mời Mời không đối tượng khiến họp trở nên chán nản mệt mỏi Vì vậy, người chủ trì nên mời thành viên quan trọng liên quan đến họp Những thành viên mời đến người đưa ý kiến để giải vấn đề họp Nếu vậy, nhân viên chắn tham gia với tinh thần thích thú háo hức nhiều Một nhóm họp hiệu nên có khoảng từ – người Số lượng qua đông khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả họp luồng thảo luận trở nên lạc đề, xa vời 3.2.4 Đúng – thay đổi địa điểm tạo sáng tạo Để có họp thành cơng người tổ chức lẫn người tham dự nên có thói quen tôn trọng giấc Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời gian họp là: Đừng đến họp muộn Đừng chờ người đến muộn Khi tới giờ, cơng ty nên đóng cửa phòng họp bắt đầu buổi họp thông báo Việc khiến tới họp sớm cảm thấy tôn trọng người đến dự trễ tự nhận biết lỗi sửa chữa cho lần sau Nếu bắt đầu họp giờ, công ty nên kết thúc Đừng nên có suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút được”, “thêm nửa tiếng khơng vấn đề đâu”,… Là 25 người tổ chức họp, công ty nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết ý kiến đóng góp cho chuẩn với thời gian đặt tránh trường hợp lan man, dơng dài Một họp khơng có vấn đề q lớn nên gói gọn từ 30 – 45 phút tùy theo mức độ họp công ty Ngồi quanh bàn văn phòng cách tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu họp hành nhanh chóng đồng thời cách bóp nghẹt sáng tạo Thay bàn bạc cơng việc quanh bàn tròn với ánh sáng đèn huỳnh quang khơng thể quen thuộc nữa, bạn đổi địa điểm họp nhà hàng địa phương hay địa điểm mẻ tòa nhà, thay đổi không gian họp 3.2.5 Luôn bám sát chủ đề Công ty nên gửi cho nhân viên thảo luận chi tiết trước 24h họp Cách làm khiến người tâm bám sát nội dung vạch ban đầu Ln bám sát chủ đề yếu tố quan trọng làm nên buổi họp thành công Điều phối cách hợp lý để họp không lan man Trong số trường hợp, việc thảo luận sôi nhiều nhân viên có mối bận tâm riêng khiến họp bị lệch sang hướng khác Khi đó, người lãnh đạo cần khéo léo cắt luồng tư tưởng lan man, nhắc lại lần mục tiêu buổi họp hơm Để có họp thành công, người lãnh đạo ghi nhớ phương châm “đúng người – – việc” Áp dụng ba quy tắc khơng làm tăng tính hiệu họp mà cách xây dựng ý thức cho nhân viên 3.2.6 Giảm bớt số lượng họp Xác định rõ cần thiết việc tổ chức họp Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ công tác đạo, điều hành.Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường việc điều hành, xử lý công việc thông qua mạng Internet, điện thoại để giảm bớt họp Trong điều kiện cụ thể, nên kết hợp 26 số nội dung họp 3.2.7 Kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian điều kiện thực Nội dung diễn biến tùy theo tính chất họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp.Kết luận định chủ tọa họp cần đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi cao, cụ thể: + Rõ nội dung cơng việc, tính chất tầm quan trọng công việc; + Rõ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện; + Rõ trách nhiệm tập thể cá nhân chủ trì thực hiện, cần phân định rõ trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân; + Rõ thời gian lộ trình thực hiện; + Rõ điều kiện thực chế, sách, nguồn nhân lực, sở vật chất kinh phí thực 3.2.8 Tạo động lực cho buổi họp Nhiều người cho thứ đồ ăn gây phân tâm, thực tế thức ăn thường động lực hiệu với người, ví dụ phục vụ bánh mì tròn, kem mát để khuyến khích người tham gia họp Như vậy, họ nhận thấy lợi ích cá nhân quan tâm từ tồn tâm tồn ý cho buổi họp công việc khác công ty Quan trọng người xác định nghiêm túc buổi họp bắt đầu 27 KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý, qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động tổ chức hội họp công ty, rút đuợc nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp công ty Thông qua đề tài hiểu thêm tầm quan trọng họp, hội nghị quan, tổ chức cụ thể công ty để từ nhận thức sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng cần phải bổ sung kiến thức, am hiểu vấn đề hội họp, kĩ tổ chức họp, hội nghị chu đáo xác, hồn thành nhiệm vụ lãnh đạo giao phó công việc sau 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ (2012): Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Bài giảng kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Kỹ điều hành họp hiệu quả: http://www.kynang.edu.vn/ky-nanghoi-hop/15292-ky-nang-dieu-hanh-cuoc-hop-hieu-qua.html Thuật tổ chức hội họp (Brian Tracy- Nhà xuất giới) 29 ... chung công tác tổ chức hội họp để hiểu rõ thêm công tác tổ chức hội họp công ty TNHH Hồ Tây thành viên chương khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty 10 CHƯƠNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC... liệu tham khảo tiểu luận kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác tổ chức hội họp Chương 2: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty TNHH Hồ Tây thành viên Chương... NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Thứ nhất, công tác chuẩn bị họp công ty chuẩn bị cách kỹ lưỡng, tài liệu họp chi