MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Ý nghĩa đóng góp đề tài 3 6. Bố cục của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 4 1.1. Khái niệm hội họp 4 1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp 4 1.3. Phân loại các cuộc hội họp 5 1.4. Quy trình tổ chức hội họp 6 1.4.1. Chuẩn bị hội họp 6 1.4.2. Tiến hành hội họp 11 1.4.3. Công việc sau hội họp 13 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 14 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 14 2.1.1. Qúa trình hình thành công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 14 2.1.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 19 2.2. Một số loại hình hội họp do Văn phòng tổ chức 23 2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 23 2.2.1.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội họp 23 2.2.1.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 28 2.2.1.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị 32 2.2.1.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 34 2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạn tầng và giao thông 36 2.3.1. Ưu điểm 36 2.3.2. Nhược điểm 37 2.3.3. Nguyên nhân 37 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 39 3.1. Các giải pháp nâng cao trong công tác tổ chức hội họp 39 3.1.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp 39 3.1.2.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp 40 3.1.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp 41 3.2. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên 42 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo này, nhận hỗ trợ, giúp đỡ nhiều cá nhân, tổ chức Với tất tình cảm cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cá nhân tổ chức tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình học tập nghiên cứu đề tài Trước hết xin gửi tới Khoa quản trị văn phòng tòa thể cán giảng viên Khoa lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Với quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình chu đáo, đến tơi hồn thành xong báo cáo tốt nghiệp với đề tài:“ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông ” Tiếp đến xin chân thành cảm ơn đến Trung tâm thông tin thư viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho tơi sử dụng kiến thức tìm kiếm thông tin, anh,chị cô Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt thời gian thực tập Văn phòng Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế sinh viên, đề tài tránh thiếu sót Tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức mình,phục vụ tốt cơng tác thực tế sau Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung nghiên cứu thời gian vừa qua Những kết báo cáo số liệu thực Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Ý nghĩa đóng góp đề tài .3 Bố cục đề tài B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1.Khái niệm hội họp 1.2.Vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức hội họp 1.3.Phân loại hội họp 1.4.Quy trình tổ chức hội họp .6 1.4.1.Chuẩn bị hội họp 1.4.2.Tiến hành hội họp .10 1.4.3.Công việc sau hội họp 12 CHƯƠNG .13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 13 2.1.Giới thiệu khái quát công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 13 2.1.1.Qúa trình hình thành cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông .13 2.1.2.Giới thiệu khái qt văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 19 2.2.Một số loại hình hội họp Văn phòng tổ chức 23 2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phòng Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 23 2.2.1.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội họp 23 2.2.1.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 28 2.2.1.3 Tổ chức điều hành họp, hội nghị 32 2.2.1.4 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 34 2.3 Nhận xét đánh giá cơng tác tổ chức hội nghị văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạn tầng giao thông .36 2.3.1 Ưu điểm .36 2.3.2 Nhược điểm .37 2.3.3 Nguyên nhân .37 CHƯƠNG .39 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 39 3.1 Các giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp .39 3.1.1 Ban hành văn quy định tổ chức hội nghị, hội họp 39 3.1.2.Tăng cường đầu tư sở vật chất phục vụ công tác hội họp 40 3.1.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội họp 41 3.2 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng đội ngũ cán bộ, công nhân viên .42 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT INTRACOM Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng CP SXKD HĐLĐ CBNV giao thông Cổ phần Sản xuất kinh doanh Hợp đồng lao động Cán nhân viên PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở quan, tổ chức cần phải có phận, đơn vị chun lo cơng tác thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin quan nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo đảm bảo điều kiện sở vật chất an ninh, an toàn cho toàn quan, đơn vị phận gọi Văn phòng Văn phòng có hai chức chức tham mưu, giúp việc chức đảm bảo hậu cần Những nhiệm vụ hoạt động Văn phòng như: Xây dựng tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho lãnh đạo; Xây dựng củng cố máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục Văn phòng Trong nhiệm vụ cơng tác tổ chức hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức hội họp hoạt động thực tiễn diễn thường xuyên môi trường làm việc, lẽ kênh trao đổi thông tin trực tiếp việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Sau học lý thuyết môn chuyên ngành quản trị văn phòng đặc biệt thời gian thực tập công ty, muốn khảo sát tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp Văn phòng/Phòng Hành quan Để hiểu sâu công tác nhằm khẳng định lý thuyết so sánh thực tiễn, lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông” để làm đề tài nghiên cứu cho cáo Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tình hình nghiên cứu nước: Cơng tác tổ chức hội họp quan, tổ chức nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu chia làm hai nguồn chính: giáo trình, lý luận cơng tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức; hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị quan, đơn vị cụ thể Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu chung: Trên sở nghiên cứu lý luận tổ chức họi họp, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng đề số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng công ty Mục tiêu cụ thể: - Khảo sát đánh giá công tác hội họp quan, tổ chức; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; - Đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác tổ chức hội họp Văn phòng công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; - Về không gian: Công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; - Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp Ý nghĩa đóng góp đề tài Ý nghĩa thực tiễn: - Đối với tổ chức: + Tạo phối hợp hành động, hồn thành cơng việc, nâng cao tinh thần tập thể tạo suất công việc + Phát huy tham gia rộng rãi vào công việc quan đơn vị + Khai thác trí tuệ tập thể, tạo hội đóng góp ý kiến,sáng tạo thân - Đối với xã hội: Công tác tổ chức hội họp quan tổ chức diễn ra, kênh trao đổi tin tức nững vấn đề nội quan mà vấn đề xã hội mang tính thời cập nhật Ý nghĩa lý luận: Đề tài hoàn thành cung cấp cho người đọc hiểu thêm cấu tổ chức lịch sử hình thành , nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức Đồng thời làm rõ công tác tổ chức hội họp công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo nội dung đề tài bao gồm phần sau: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức Văn phòng cơng ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông; B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm hội họp Hội họp hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức Là hình thức để phát huy thực quyền dân chủ, tạo điều kiện để người lao động tham gia vào hoạt động quản lý quan, tổ chức Đồng thời hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Hội họp tập hợp nơi để làm việc, tìm cách làm việc chung Là hộp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa nghị quyết định Như suy khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, cung cấp thông tin vấn đề đó, vấn đề thồng không thống sau lần hội họp 1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác tổ chức hội họp - Khi quan, tổ chức mở Hội họp “ Hội nghị , họp (ngồi có hội họp trao đổi thơng tin, hội thảo quốc tế), giúp thủ trưởng quan đánh giá tình hình hoạt động quan tháng năm, để từ phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế tồn q trình hoạt động Sau bàn bạc tìm phương án giải để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc đưa phương hướng hoạt động cho năm tới - Tổ chức hội họp hội để phòng, ban, đơn vị quan giao lưu, học hỏi lẫn trình làm việc, nâng cao tinh thần đồn kết nội quan, ln đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu - Các họp nơi thành viên quan ngồi quan trao đổi, đóng góp ý vấn đề đó, giúp quan có nhiều phương án hoạt động sau thống phương án tối ưu cho hoạt động quan, tổ chức Giúp cho hoạt động quan, tổ chức ổn định bền vững 1.3 Phân loại hội họp Có nhiều khác để phân loại hội họp điền hình có số phổ biến sau: Căn vào quy mơ: gồm có - Hội nghị Thuộc loại gồm có + Hội nghị ngành quan đầu ngành triệu tập + Hội nghị chuyên đề quan làm chủ đề triệu tập + Hội nghị khách hàng + Hội nghị tổng kết năm Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa nhiều , khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp chuyên sâu nội dung, đầu tư nhiều kinh phí, việc tổ chức có khó khăn nhiều so với hội họp thông thường khác - Cuộc họp Thuộc loại thường có + Các họp thường kì lãnh đạo quan + Các họp cán nhân viên quan + Các làm việc lãnh đạo quan với khách quan + Họp giao ban + Họp lãnh đạo với quản lý nhân viên + Họp tham mưu + Họp chuyên môn Đặc điểm chung họp : số lượng tham dự không nhiều, thời gian họp khơng dài, quy mơ nhỏ, thường mang tính nội quan Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị kinh phí khơng lớn Nội dung họp thường biện pháp công tác giải vụ việc cụ thể công việc thực cẩn thận, tỉ mỉ kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế rủi ro phát sinh trình tổ chức hội nghị - Cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp Công ty Lãnh đạo công ty quan tâm đầu tư đại như: 02 Hội trường lớn,và phòng họp cho tầng, ngồi có phòng chờ Bên cạnh đầu tư phương tiện hỗ trợ việc ghi biên như: máy ghi âm, máy ảnh, máy tính nhằm hỗ trợ tối đa thư ký việc ghi biên hội họp 2.3.2 Nhược điểm - Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp chưa thể lường trước tình phát sinh để dự phòng, nên xảy tình phát sinh ngồi ý muốn, cán chuyên viên lúng túng, chưa linh hoạt việc ứng phó với tình - Cách xếp vị trí chỗ ngồi đại biểu, chưa thực quan tâm mức dẫn đến tình trạng hỗn loạn hội trường hội nghị đại biểu vào - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức hội họp máy chiếu khơng cố định ít, khơng tiến hành kiểm tra thường xuyên bảo trì dẫn tới việc trình hội nghị diễn số thiết bị bị hỏng bị gián đoạn như: micro, loa, đài… , ảnh hưởng đến trình hội nghị diễn - Chưa có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp có số lượng lễ tân so với nhu cầu phục vụ đại biểu họp Có họp, khơng có lễ tân đón tiếp đại biểu cửa, có họp số lượng lễ tân có 01 người đứng cửa để chào hướng dẫn khách lên hội trường.và phòng họp 2.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan - Lãnh đạo cơng ty chưa có kế hoạch tập huấn riêng công tác lễ tân cho cán chuyên viên Văn phòng nên hội nghị lớn, có tính nghi thức số lượng lễ tân chuyên nghiệp hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu phục vụ đại biểu - Đội ngũ nhân viên trẻ, chưa có kinh nghiệm việc tổ chức, điều hành 37 phối hợp tổ chức hội nghị mà biết cơng việc biết chăm chăm vào nội dung công việc mà khả quan sát, tư mối liên hệ đơn vị tổ chức - Thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp hạn chế Nguyên nhân khách quan - Đại biểu khách mời chưa chủ động công tác đăng ký đại biểu Một số đại biểu không tiến hành đăng ký khu vực Lễ tân dẫn đến việc Ban Tổ chức khó việc kiểm soát số lượng đại biểu - Các yếu tố thời tiết, sở vật chất, điện ,phục vụ hội nghị 38 CHƯƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3.1 Các giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp 3.1.1 Ban hành văn quy định tổ chức hội nghị, hội họp - Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp Hiện việc tổ chức hội nghị Văn phòng Cơng ty thực chưa có vă quy định hướng dẫn cụ thể Ngồi mẫu văn tờ trình , phiếu giải cơng việc, Cơng ty chưa có văn hướng dẫn cụ thể quy trình tổ chức hội nghị Chính vậy, Cơng ty cần ban hành hệ thống văn hướng dẫn tổ chức hội họp đến đơn vị thuộc Công ty nhằm thực thống công tác tổ chức hội họp tạo điều kiện cho cơng tác quản lý nhanh chóng thuận tiện Sau xây dựng xong dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội họp công ty, người phân cơng soạn thảo, trình Chánh văn phòng xem xét phần nội dung, sửa đổi thấy chưa phù hợp, cán mang dự thảo chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo trước mang trình Lãnh đạo Cơng ty xem xét phê duyệt vào cơng văn u cầu đơn vị góp ý, sửa đổi để quy chế hoàn thiện hợp lý Các đơn vị công ty tiên hành góp ý, bổ sung để quy chế, có nhìn đa chiều đơn vị gửi Văn phòng cơng ty để tổng hợp Lễ tân tiến hành tổng hợp ý kiến đơn vị hồn thiện Quy chế đem trình Lãnh đạo xem xét phê duyệt ban hành Quy chế Thời gian cho việc xây dựng quy chế thường khoảng tháng từ bắt đầu soạn thảo định ban hành quy chế hoàn thiện - Xây dựng hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội họp Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng nay, ngồi quy chế làm việc cơng ty chưa có văn công ty ban hành 39 để hướng dẫn quy trình, nhiệm vụ công việc cần phải thực trình tổ chức hội họp Chính vậy, Chánh Văn phòng cơng ty phải đề xuất với Lãnh đao đưa chủ trương xây dựng, ban hành hệ thống văn bản, hướng dẫn việc tổ chức hội họp cơng ty Chánh Văn phòng chức nhiệm vụ đơn vị quan vào tình hình thực tế tổ chức hội họp quan đề xuất danh mục văn có liên quan đến việc tổ chức hội họp đến Lãnh đạo việc phân công thực Chánh Văn phòng tham khảo hệ thống văn có liên quan đến cơng tác tổ chức hội nghị số quan nhà nước có hệ thống văn hồn chỉnh cơng tác tổ chức hội nghị Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn, Bộ Nội Vụ, Bộ Giáo dục Đào tạo - Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quy trình tổ chức hội họp công ty Phần mềm cho ta thấy nội dung công việc họp, hội thảo, hội nghị trách nhiệm đơn vị việc thực nhiệm vụ giao Khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội họp, đơn vị chủ trì họp đến phòng Lễ tân đăng ký thơng tin có liên quan đến họp hội nghị như: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần phần phân công nhiệm vụ trước, sau trình diễn họp, sau gửi cho đơn vị có liên quan để biết thực Cơng ty tham khảo việc xây dựng áp dựng hệ thống quản lý chất lượng Bộ như: Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn, Bộ Giáo dục Đào tạo Đây quan xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tổ chức hội họp từ sớm, nên có kinh nghiệm việc xây dựng triển khai thực công tác hội họp 3.1.2.Tăng cường đầu tư sở vật chất phục vụ công tác hội họp - Đầu tư, mua tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên phương tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu 40 - Hiện công ty có 02 máy chiếu/08 phòng họp Số máy chiếu phục vụ hội nghị, họp, tọa đàm, hội thảo q so với số lượng phòng họp mà có, máy chiểu đáp ứng ¼ họp làm việc có hơm tất phòng họp hoạt động Cơng ty cần phải đầu tư mua thêm 01 máy chiếu rời (có thể di chuyển đâu được) phục vụ cho công tác hội họp quan 3.1.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội họp Trong trình diễn hội họp, cần ứng dụng công nghệ thông tin việc đảm bảo đường truyền phần mềm tiện ích phục vụ hội nghị, hội thảo trực tuyến Công ty Giới thiệu phần mềm tổ chức hội nghị trực tuyến cho Công ty Giới thiệu phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect Adobe Connect hệ thống cho phép thực a) Họp qua web (web conference), b) Lớp học ảo (Virtual Classroom), c) Chia sẻ giảng điện tử eLearning để học trực tuyến, tạo cua học chương trình học Hệ thống Adobe Connect Cục CNTT, Bộ Giáo dục Đào tạo cài đặt quản lý, có địa website http://hop.edu.net.vn Hiện có nhiều phòng họp ảo khác nhau, tương ứng phần đuôi địa khác Tại thời điểm, tổng số người nối vào 80 concurent user licenses Để tham gia phòng họp hay lớp học, người sử dụng cần biết địa phòng họp Thí dụ: http://hop.edu.net.vn/yenbai phòng họp giao cho Sở GD&ĐT n Bái tồn quyền quản lý Các tính - Phát hình video: người giảng - Phát tiếng (voice, sound) - Trình chiếu powerpoint - Trình chiếu chia sẻ hình ứng dụng khác, 41 - Trình chiếu chia sẻ hình windows, - Cửa sổ trao đổi qua gõ phím (Chatting room) - Thăm dò dư luận, bỏ phiếu (Polling, Vote) - Bảng trắng để vẽ, viết … - Truyền tệp (file transfer) - Cộng tác, làm việc chung - Diễn đàn trao đổi - Kiểm tra kiến thức thi trắc nghiệm … Ứng dụng web conference - Họp giao ban • Bộ với Sở, • Sở với Phòng • Phòng với trường quận/huyện - Tập huấn phần mềm (có thể chia sẻ hình phần mềm cần tập huấn) - Giảng từ xa, kể quan hệ quốc tế - Chia sẻ giảng eLearning - Bảo vệ luận án - Giao lưu trường nước - Quảng cáo giới thiệu sản phẩm Điều kiện sử dụng: a) Có đường kết nối Internet ADSL b) Có webcam bạn muốn hiển thị hình ảnh video lên cho người nhìn thấy c) Có microphone (có thể tích hợp sẵn webcam Logitech Quickcam) d) Loa máy tính Được thơng báo địa web để họp (Cục CNTT cấp) 3.2 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên 42 Lãnh đạo cơng ty phải có kế hoạch tổ chức lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ, kỹ cán q trình thực cơng việc Hội nghị Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ lễ tân hội nghị, lớp tập huấn chuẩn bị tổ chức hội nghị; lớp tập huấn MC hội nghị, thư ký hội nghị Mỗi hoạt động đơn vị có thực theo kế hoạch hay khơng, có đạt mục tiêu hay không đề phụ thuộc vào người – chủ thể hoạt động Do vấn đề phải đào tạo đội ngũ cán trẻ có trình độ chun mơn cao, hiểu biết rộng, có kỹ xã hội cần thiết phục vụ cho cơng việc Đặc biệt nhân viên văn phòng phải đảm nhiệm tất nhiệm vụ người, phải tinh tế, chủ động quan sát, học hỏi tình quan, đặc biệt công tác tổ chức hội nghị Một nhân viên văn phòng “chuẩn”, thực nhiệm vụ việc tổ chức hội nghị như: chọn địa điểm tổ chức hội nghị, trang trí khánh tiết, xếp, bố trí bàn ghế, chỗ ngồi, làm MC, làm lễ tân hội nghị, chí có làm thư ký hội nghị Như việc đào tạo đội ngũ cán thực chuyên nghiệp tất nghiệp vụ tổ chức hội nghị vấn đề cần quan tâm nhiều Bộ Mỗi cán nhân viên văn phòng cần nắm vững chun mơn nghiệp vụ văn phòng, có khả làm việc độc lập phối hợp nhịp nhàng công việc với phận khác để tổ chức hội nghị Ngoài cán bộ, phải tự nâng cao trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm thực nghiệp vụ tổ chức hội nghị để trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp 43 KẾT LUẬN Công tác tổ chức hội họp coi phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành kiểm soát hoạt động quan Mỗi họp, hay hội nghị, hội thảo mà cơng ty tổ chức có mục đích khác - Tổng kết đánh giá cơng việc, thông báo nhiệm vụ cần triền khai + Tổng kết, đánh giá công việc nhằm so sánh kết đạt với mục tiêu đặt để mặt tích cực vấn đề tồn cơng việc Bên cạnh đó, đề giải pháp để thực công việc đạt hiệu cao đóng góp, tổng hợp ý kiến người trình diễn họp + Thông báo nhiệm vụ cần triển khai: Thông qua họp công việc thông báo triển khai nhanh chóng tới phòng ban cơng ty - Xây dựng tinh thần đồn kết: trình hội họp diễn tất người quan bàn bạc, trao đổi, lắng nghe ý kiến thành viên sở tôn trọng lẫn tạo nên gắn kết, chia sẻ tất người Trong trình khảo sát công tác tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông giúp đỡ Khoa Quản trị văn phòng anh chị Văn phòng Qua đó, em có thêm kinh nghiệm quý báu mà học sách - tất điều hành trang để phục vụ cho công việc sau này, thông tin kinh nghiệm cách thức tổ chức hội họp, quy trình diễn hội họp từ hội họp giao ban tới hội nghị tổng kết công tác năm hội nghị hội họp, hội thảo với quy mơ lớn Qua thấy ban tổ chức người có trách nhiệm với cơng việc, ln hồn thành cơng việc thời gian, quy trình, cán nhân viên có chun mơn u nghề 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.- PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010 Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội nghị UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 4.Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009 5.Website Cổng thông tin điện tử Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông http://intracom.com.vn/ 45 PHỤ LỤC Hội nghị bàn giao nhận kế hoạch công tác năm Hội nghị chào mừng ngày thầy thuốc Việt Nam 27/2 Lễ tổng kết cuối năm 2016 Hội nghị khách hàng – Dự án Bệnh viên Đa Khoa Quốc tế Phương Đơng Chương trình hội nghị phật giáo “ Đạo tràng cửu hoa sơn” Phòng họp tầng 23 Văn phòng cơng ty ... động • Cơng tác Quản trị hành văn phòng - Tổ chức hội họp, hội thảo đối ngoại - Thực công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý văn đảm bảo thông tin kịp... quan trọng Văn phòng cơng ty đơn vị thực chức giúp việc hậu cần cho tổng cơng ty, tất họp, hội nghị cơng ty, Văn phòng đứng tổ chức cơng tác hậu cần Chính vậy, Văn phòng thống kê báo cáo lãnh đạo... thập văn hình thành q trình tổ chức hội nghị để phục vụ cơng tác lập hồ sơ Hội họp + Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm toàn văn giấy tờ hình thành trình tổ chức hội nghị biên Hội nghị, báo cáo, diễn văn