Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty sản xuất thương mại hà nội

LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị, nhân viên tại Phòng Tổ chức hành chính nhân sự Công ty sản xuất thương mại Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiệt tình thời gian em tìm hiểu tại phòng. Bài nghiên cứu của em sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Hữu Danh Giáo viên hướng dẫn đã giúp đỡ để em biết cách làm bài nghiên cứu này. Qua bài nghiên cứu em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sức trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Xin chân thành cảm ơn   DANH MỤC VIẾT TẮT TCHCNS Tổ chức hành chính nhân sự   MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 5 2. Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 5 3. Phương pháp nghiên cứu 6 4. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 6 5. Kết cấu của bài tiểu luận 6 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 7 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 7 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Sơ đồ phụ lục 1) 8 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 8 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 11 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 13 2.1. Lý luận chung về tổ chức các cuộc họp, hội nghị 13 2.2. Các hình thức Hội họp ở công ty 13 2.2. Thực trạng tác tổ chức công tác tổ chức hội họp 14 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 14 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 16 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 18 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. 20 3.1. Nhận xét, đánh giá 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 20 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp 21 3.2.1 Tăng kinh phí cho phục vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị 21 3.2.2. Nâng cao trình độ ngoại ngữ 21 3.2.3. Mua sắm trang thiết bị 21 3.2.4. Các giải pháp vấn đề khác 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25  

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị, nhânviên tại Phòng Tổ chức hành chính nhân sự Công ty sản xuất thương mại Hà Nội

đã giúp đỡ em rất nhiệt tình thời gian em tìm hiểu tại phòng

Bài nghiên cứu của em sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡcủa thầy Nguyễn Hữu Danh- Giáo viên hướng dẫn đã giúp đỡ để em biết cáchlàm bài nghiên cứu này

Qua bài nghiên cứu em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy côgiáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảngkiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sứctrong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nướcnhà

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bàinghiên cứu không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót

Xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mọi cơquan, tổ chức Là nơi để trao đổi và bàn bạc Đây là phương pháp tốt nhất để lấyđược tư tưởng của nhiều người cùng một lúc Là cơ hội cho các thành viên thảoluận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định

Là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, em nhận thấy cần trang

bị cho mình những đầy đủ những kỹ năng để thực hiện được chức năng thammưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành của một nhà quản trị văn phòng Một trongnhững kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp trong cơquan mình làm việc Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nênkém hiệu quả và mất thời gian Do vậy để tổ chức cuộc họp cần có những kỹnăng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thànhcông

Trong thời gian tìm hiểu tại Công ty sản xuất thương mại Hà Nội, em nhậnthấy hoạt động tổ chức hội họp do Văn phòng công ty đảm nhiệm là một hoạtđộng rất bổ ích cho em để tìm hiểu thực tế vì đó là công việc mà bất cứ nhà quảntrị văn phòng có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện nên do vậy em

chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công

ty sản xuất thương mại Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu thực tiễn về công tác tác tổ chức hội họp của Công ty sản xuấtthương mại Hà Nội

• Mục tiêu nghiên cứu

Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp của Công ty sảnxuất thương mại Hà Nội

• Nhiệm vụ nghiên cứu

Phân tích thực trạng tổ chức cuộc họp, hội nghị công tại công ty sản xuất thương

mại Hà Nội; chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó trong công tác tổ chức hội họp.

Đề xuất một số giải pháp và biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức hội họp của Công ty trong thời gian tới.

3 Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp phân tích - tổng hợp

Để thực hiện nghiên cứu này, em đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo, tạp chí, website có liên quan đến hoạt động tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong tổ chức; các tài liệu của Công ty sản xuất thương mại Hà Nội trong khoảng thời gian 2013 – 2016 Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát nhất về thực tiễn công tác tổ chức hội họp tại Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu, nhược điểm và đề ra các giải pháp hợp lý.

• Phương pháp quan sát thực tế

Trong quá trình tìm hiểu tại công ty Sản xuất thương mại Hà Nội, em có cơ hội được quan sát công tác tổ chức cuộc họp của nhà quản trị văn phòng trong công ty trên

cơ sở quan sát chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc của một cuộc họp của công

ty và đánh giá được một cách khách quan hiệu quả của hoạt động này.

4 Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài

Đề tài có ý nghĩa chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị do bộ phận Văn phòng công ty đảm nhiệm.

Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hội họp tại công ty và đề xuất giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình tổ chức các cuộc họp, hội nghị.

5 Kết cấu của bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, bài tiểu luận kết cấu thành 3 chương:

Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở công ty sản xuất thương mại

Hà Nội

Chương 3 Hoàn thiện công tác tác tổ chức hội họp tại công ty sản xuất thương mại Hà Nội.

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN

XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Sản Xuất Thương Mại Hà Nội (Hamatra) được thành lập ngày27/04/2000 Số GPKD 0102036089 do sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nộicấp Trụ sở văn phòng làm việc đầu tiên tại: Số 67 Vạn Bảo - Ba Đình - Hà Nội.Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, đến nay công ty đã trưởng thành lớnmạnh và ngày càng phát triển

Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạtđộng kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước

và điều lệ của công ty

Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí phục vụ họat độngđóng tàu, công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị côngnghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô…

Tên công ty: CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Tên giao dịch: Hamatra Industries Joint Stock Company (HamatraIndustries , JSC)

Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Do Hạ, xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, TP HàNội

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Sơ đồ phụ lục 1)

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty

đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trựctiếp đến từng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòngban chức năng Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thểnắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanhcủa công ty

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu tráchnhiệm pháp lý đối với nhà nước, và hoạt động sản xuất kinh doanh

*Phó Giám đốc kỹ thuật

- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết

kế các sản phẩm, hướng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảmbảo chất lượng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kếtrong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy mócthiết bị

* Phòng kỹ thuật.

- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc,theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lượngcủa sản phẩm

- Quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật,xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng của công ty

- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực dophòng quản lý theo quy định

- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty

*Phó Giám đốc tài chính

- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộphận trong công ty Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp cácthông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình

hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh Thanh toán và kiểm tratình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nước, khách hàng, cán bộ công nhânviên Quản lý phòng tài chính.

- Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiệncác quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kếtoán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quyđịnh hiện hành

- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đượccấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, cáckhoản thu phát sinh ở đơn vị Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lýtài chính hàng năm

- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định

- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước

- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấptrên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiệnhành của nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty

*Phó Giám đốc kinh doanh

- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toántiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyếttoán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ Quản lý phòngMarketing

- Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện

- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phânphối của công ty

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanhthu cho công ty

- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinhdoanh của công ty

- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự ánđến với khách hàng

- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng kế toán, kỹ thuật, phânphối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng

*Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự (sơ đồ cơ cấu tổ chức-phục lục 2)

- Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòngban, các xưởng Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công chotừng xưởng sản xuất theo từng loại sản phẩm

- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công táctiếp khách, bảo vệ…

- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định

- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu côngviệc của công ty Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quantrong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệulưu hồ sơ công ty

- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ chính sách vớingười lao động, Bảo hiểm xã hội Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiềnlương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,chiến lược của công ty

- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự,đào tạo và tái đào tạo

- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lươngthưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độcho người lao động

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị củaGiám đốc công ty

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữacông ty với người lao động trong công ty

- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…

*Phòng xuất, nhập khẩu

- Tham mưu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làmthủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngânhàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từcảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhậpkhẩu

*Các xưởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị

- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy mócthiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đãqua sử dụng chất lượng còn 80%) Các xưởng chịu sự quản lý và tổ chức của cácphòng ban (như sơ đồ đã nêu)

- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toáncủa công ty được xây dựng theo mô hình kiểu tập trung Toàn bộ công việc kếtoán được thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty Phòng tàichính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tàichính của công ty

- Tại các xưởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụthu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công

ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xưởngsản xuất

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh Bảo đảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật.

- Công ty Sản xuất thương mại Hà Nội có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước.

- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục

tiêu kế hoạch nhà nước giao Căn cứ nhu cầu thị trường thông qua đại hội công nhân viên chức.

- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công

ty Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên.

- Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động được công bằng như: tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội…

- Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy được khả năng của mình Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm.

- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của công việc.

- Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ

sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN

XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 2.1 Lý luận chung về tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quantrọng của văn phòng Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sựphối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiệncho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêulên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi ngườiđang quan tâm

Qua cuộc họp, hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổbiến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các côngviệc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiềuthông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong vàngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyềnthông trực tiếp Trên thực tế tại công ty Hamatra thường có các cuộc họp, hộinghị như:

- Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề raphương hướng cho năm kế tiếp

- Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốcnhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở

- Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện côngviệc trong tháng và giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban Đây

là cơ sở để báo cáo lên Giám đốc công ty Mỗi cuộc họp như vậy thì sẽ được cácphòng ban, đơn vị tự đứng ra tổ chức thực hiện

2.2 Thực trạng tác tổ chức công tác tổ chức hội họp

Công tác tổ chức hội họp toàn cơ quan được giao cho phòng TCHCNS đảmnhiệm Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chính trong công tác này Phótrưởng phòng TCHCNS phối hợp với các nhân viên trong phòng, các phòng bantrong công ty tổ chức thực hiện dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng TCHCNS

2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị

Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự thành công hay thấtbại của cuộc họp

• Chuẩn bị nội dung

Người chủ trì định rõ mục tiêu của cuộc họp, hội nghị và sau đó căn cứ vào

đó mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp, tất cả đều được phác thảo lên bản kếhoạch chi tiết của cuộc họp Những nội dung chuẩn bị gồm có:

Tất cả báo cáo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước chongười chuẩn bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảngthời gian được quy định

Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung củabáo cáo chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần

đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.

• Chuẩn bị thành phần tham dự

Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ:

- Đối tượng chính của hội nghị là ai, tại sao?

- Cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nội bộ thì mời những người nào?

- Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung,tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào)

Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nộidung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch

• Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị

Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnhđạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị

Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục

• Công tác chuẩn bị hậu cần

Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tíchcực chuẩn bị cho hội nghị Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng ngườitham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặtnhư:

- Hội trường phòng thảo luận

+ Chuẩn bị cơ sở vật chất hỗ trợ cho cuộc họp như quạt, máy chiếu, micro,loa…

+ Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình và quy mô của cuộc họp màchuẩn bị)

- Phòng ở cho khách từ xa đến, có nhu cầu nghỉ ngơi hoặc nghỉ qua đêm