Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty sản xuất thương mại hà nội

LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị, nhân viên tại Phòng Tổ chức hành chính nhân sự Công ty sản xuất thương mại Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiệt tình thời gian em tìm hiểu tại phòng. Bài nghiên cứu của em sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Hữu Danh Giáo viên hướng dẫn đã giúp đỡ để em biết cách làm bài nghiên cứu này. Qua bài nghiên cứu em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sức trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Xin chân thành cảm ơn   DANH MỤC VIẾT TẮT TCHCNS Tổ chức hành chính nhân sự   MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 5 2. Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 5 3. Phương pháp nghiên cứu 6 4. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 6 5. Kết cấu của bài tiểu luận 6 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 7 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 7 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Sơ đồ phụ lục 1) 8 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 8 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 11 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 13 2.1. Lý luận chung về tổ chức các cuộc họp, hội nghị 13 2.2. Các hình thức Hội họp ở công ty 13 2.2. Thực trạng tác tổ chức công tác tổ chức hội họp 14 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 14 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 16 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 18 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. 20 3.1. Nhận xét, đánh giá 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 20 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp 21 3.2.1 Tăng kinh phí cho phục vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị 21 3.2.2. Nâng cao trình độ ngoại ngữ 21 3.2.3. Mua sắm trang thiết bị 21 3.2.4. Các giải pháp vấn đề khác 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25  

LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới cô, chú, anh, chị, nhân viên Phòng Tổ chức hành nhân Cơng ty sản xuất thương mại Hà Nội giúp đỡ em nhiệt tình thời gian em tìm hiểu phòng Bài nghiên cứu em khơng hồn thành tốt khơng có giúp đỡ thầy Nguyễn Hữu Danh- Giáo viên hướng dẫn giúp đỡ để em biết cách làm nghiên cứu Qua nghiên cứu em mong muốn nhận góp ý thầy giáo để giúp em hồn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng kiến thức để phục vụ cho công tác sau với hy vọng góp phần cơng sức công đổi đất nước, công cải cách hành nước nhà Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên nghiên cứu tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC VIẾT TẮT TCHCNS Tổ chức hành nhân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Là nơi để trao đổi bàn bạc Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, em nhận thấy cần trang bị cho đầy đủ kỹ để thực chức tham mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành nhà quản trị văn phòng Một kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp quan làm việc Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do để tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành cơng Trong thời gian tìm hiểu Công ty sản xuất thương mại Hà Nội, em nhận thấy hoạt động tổ chức hội họp Văn phòng cơng ty đảm nhiệm hoạt động bổ ích cho em để tìm hiểu thực tế cơng việc mà nhà quản trị văn phòng có lực phải có khả thực nên em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty sản xuất thương mại Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn công tác tác tổ chức hội họp Cơng ty sản xuất thương mại Hà Nội • Mục tiêu nghiên cứu Đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp Công ty sản xuất thương mại Hà Nội • Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích thực trạng tổ chức họp, hội nghị công công ty sản xuất thương mại Hà Nội; mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân hạn chế công tác tổ chức hội họp Đề xuất số giải pháp biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu tổ chức hội họp Công ty thời gian tới Phương pháp nghiên cứu • Phương pháp phân tích - tổng hợp Để thực nghiên cứu này, em nghiên cứu tài liệu sách, báo, tạp chí, website có liên quan đến hoạt động tổ chức họp, hội nghị tổ chức; tài liệu Công ty sản xuất thương mại Hà Nội khoảng thời gian 2013 – 2016 Trên sở có nhìn khái quát thực tiễn công tác tổ chức hội họp Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để ưu, nhược điểm đề giải pháp hợp lý • Phương pháp quan sát thực tế Trong trình tìm hiểu cơng ty Sản xuất thương mại Hà Nội, em có hội quan sát công tác tổ chức họp nhà quản trị văn phòng cơng ty sở quan sát chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc họp công ty đánh giá cách khách quan hiệu hoạt động Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài có ý nghĩa ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức họp, hội nghị phận Văn phòng cơng ty đảm nhiệm Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hội họp công ty đề xuất giải pháp nâng cao hiệu trình tổ chức họp, hội nghị Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, tiểu luận kết cấu thành chương: Chương Khái quát tổ chức hoạt động doanh nghiệp Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp công ty sản xuất thương mại Hà Nội Chương Hồn thiện cơng tác tác tổ chức hội họp công ty sản xuất thương mại Hà Nội CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty Sản Xuất Thương Mại Hà Nội (Hamatra) thành lập ngày 27/04/2000 Số GPKD 0102036089 sở kế hoạch đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp Trụ sở văn phòng làm việc tại: Số 67 Vạn Bảo - Ba Đình - Hà Nội Sau 15 năm xây dựng phát triển, đến công ty trưởng thành lớn mạnh ngày phát triển Công ty đơn vị kinh tế hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, quy định hành nhà nước điều lệ công ty Là công ty chuyên sản xuất sản phẩm khí phục vụ họat động đóng tàu, cơng ty kinh doanh xuất nhập máy móc, thiết bị cơng nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, tơ… Tên cơng ty: CƠNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Tên giao dịch: Hamatra Industries Joint Stock Company (Hamatra Industries , JSC) Địa trụ sở chính: Thơn Do Hạ, xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, TP Hà Nội - Điện thoại: 04.22.60.68.48 - Fax: 04.39.58.08.17 - Email: hamatra.industries@gmail.com Vốn pháp định: tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ đồng Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội - Số tài khoản: 2100211044469 - Mã số thuế: 0200469085 - Người đại diện theo pháp luật công ty: Chức danh: Giám đốc Trần Quốc Anh 1.2 Cơ cấu tổ chức máy công ty (Sơ đồ phụ lục 1) Căn vào đặc điểm tổ chức sản xuất quy mô sản xuất, công ty tổ chức máy quản lý cấp Giám đốc đứng đầu lãnh đạo đạo trực tiếp đến xưởng, giúp việc cho Giám đốc Phó giám đốc phòng ban chức Thơng qua trợ giúp Phó giám đốc, Giám đốc nắm bắt tình hình sản xuất xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh công ty 2.1.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban Đứng đầu Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt cơng ty chịu trách nhiệm pháp lý nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh *Phó Giám đốc kỹ thuật - Chịu quản lý đạo trực tiếp Giám đốc công ty, kiểm tra thiết kế sản phẩm, hướng dẫn thực sản xuất sản phẩm theo thiết kế đảm bảo chất lượng tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an tồn cho máy móc thiết bị * Phòng kỹ thuật - Là phòng chun mơn chuyên kiểm tra kĩ thuật sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lượng sản phẩm - Quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt lâu dài cơng tác kỹ thuật, xây dựng, trì phát triển hệ thống chất lượng công ty - Báo cáo định kỳ đột xuất việc thực nhiệm vụ lĩnh vực phòng quản lý theo quy định - Quản lý công chức, tài sản Giám đốc cơng ty giao cho phòng - Thực số nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc cơng ty *Phó Giám đốc tài - Theo dõi, kiểm tra hoạt động kinh tế - tài tất phận công ty Ghi chép thu thập số liệu, sở cung cấp thơng tin kinh tế kịp thời, xác, Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu sản xuất kinh doanh Thanh toán kiểm tra tình hình tốn với ngân hàng, Nhà nước, khách hàng, cán cơng nhân viên Quản lý phòng tài - Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực định tài Giám đốc cơng ty tổ chức, thực cơng tác kế tốn cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, quy chế, chế độ theo quy định hành - Thu thập, phản ánh xử lý tổng hợp thơng tin nguồn kinh phí cấp, tài trợ, hình thành tình hình sử dụng khoản kinh phí, khoản thu phát sinh đơn vị Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài hàng năm - Phát hành luân chuyển chứng từ kế toán theo quy định - Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định nhà nước - Lập nộp thời hạn báo cáo tài cho quan quản lý cấp quan tài chính, cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định hành nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành Giám đốc cơng ty *Phó Giám đốc kinh doanh - Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự tốn tiêu thụ sản phẩm, quản lý cơng tác thu mua hàng hóa, thực đối chiếu tốn hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự tốn tiêu thụ Quản lý phòng Marketing - Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh triển khai thực - Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối công ty - Thực hoạt động bán hàng tới khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty - Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty - Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh thương hiệu công ty dự án đến với khách hàng - Thu hút đầu tư tổ chức xúc tiến đầu tư - Phối hợp với phận liên quan phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối…nhằm mang đến dịch vụ đầy đủ cho khách hàng *Phòng Tổ chức Hành - Nhân (sơ đồ cấu tổ chức-phục lục 2) - Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, xếp cán quản lý phòng ban, xưởng Phòng đứng lập hợp đồng giao khốn nhân cơng cho xưởng sản xuất theo loại sản phẩm - Giải thủ tục hành chính, tổ chức họp hội nghị, cơng tác tiếp khách, bảo vệ… - Quản lý có hiệu thiết bị văn phòng phẩm - Quản lý sử dụng dấu theo quy định - Soạn thảo văn theo quy định pháp luật, theo yêu cầu công việc công ty Quản lý công văn đến, công văn tài liệu có liên quan cơng ty, xếp quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn tài liệu lưu hồ sơ công ty - Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, chế độ sách với người lao động, Bảo hiểm xã hội Thi đua, tính tốn xây dựng kế hoạch tiền lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động - Thực công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty - Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực việc quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo - Tổ chức việc quản lý nhân tồn cơng ty, xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động - Chấp hành tổ chức thực chủ trương, quy định, thị Giám đốc công ty - Hỗ trợ phận khác việc quản lý nhân cầu nối công ty với người lao động công ty - Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần… *Phòng xuất, nhập - Tham mưu cho Giám đốc việc nhập máy móc thiết bị, làm thủ tục liên quan đến vấn đề nhập như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng đến kho, thực đối chiếu tốn hàng hóa sau lần nhập *Các xưởng sản xuất sửa chữa máy móc thiết bị - Đây nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm sửa chữa máy móc thiết bị nhập (vì hàng nhập cơng ty đa phần hàng hóa qua sử dụng chất lượng 80%) Các xưởng chịu quản lý tổ chức phòng ban (như sơ đồ nêu) - Căn vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, máy kế tốn cơng ty xây dựng theo mơ hình kiểu tập trung Tồn cơng việc kế tốn thực phòng Tài – kế tốn cơng ty Phòng tài – kế tốn có nhiệm vụ tổ chức thực tổ chức hạch tốn quản lý tài cơng ty - Tại xưởng sản xuất, cần có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu gửi lên phòng Tài – kế tốn cơng ty, thực cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu công ty hay xưởng sản xuất 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ công ty - Kinh doanh theo ngành nghề đăng ký vào mục đích kinh doanh Bảo đảm phát triển nguồn vốn giao, thực tốt phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên Thực nghĩa vụ trách nhiệm nhà nước, không vi phạm pháp luật - Công ty Sản xuất thương mại Hà Nội có trách nhiệm khai thác sử dụng cách hợp lý có hiệu nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi trang thiết bị kĩ thuật nâng cao suất lao động Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ cơng ty nhà nước - Có nhiệm vụ xây dựng thực kế hoạch phát triển dài hạn theo mục 10 đưa trao đổi, thảo luận hội nghị • Chuẩn bị thành phần tham dự Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: - Đối tượng hội nghị ai, sao? - Cấp trên, ngang cấp, cấp nội mời người nào? - Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị mặt nào) Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch • Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Ban chuẩn bị nội dung với ban chuẩn bị hậu cần sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Khi vấn đề ấn định ban tổ chức tiến hành thủ tục để tổ chức hội nghị: - Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị - Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị cơng việc cần thiết cho hội nghị • Cơng tác chuẩn bị hậu cần Song song với phận chuẩn bị nội dung phận hậu cần tích cực chuẩn bị cho hội nghị Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà phận hậu cần chuẩn bị mặt như: - Hội trường phòng thảo luận + Chuẩn bị sở vật chất hỗ trợ cho họp quạt, máy chiếu, micro, loa… + Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình quy mô họp mà chuẩn bị) - Phòng cho khách từ xa đến, có nhu cầu nghỉ ngơi nghỉ qua đêm 14 - Phòng ăn để chiêu đãi, tổ chức ăn uống sau họp - Phương tiện lại: Đưa đón khách mời xe cơng ty Đưa đón cơng nhân viên… - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trí buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh phân công cho phận bảo vệ công ty Với hội nghị lớn, trước tổ chức thực hiện, công ty tổ chức họp bao gồm ban giám đốc, trưởng phòng ban đơn vị, người giao tổ chức hội nghị để thống vấn đề sau: - Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung vấn đề cần đưa thảo luận hội nghị - Quyết định danh sách khách mời, thường người có vai trò vị trí mục đích hội nghị - Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị - Thư kí hội nghị Ban lãnh đạo ký duyệt thông qua báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị cho biên tập, nhân in tài liệu phục vụ hội nghị * Gửi thư mời, cung cấp tài liệu ( mẫu thư mời họp: Phụ lục 5) Thư mời họp phận chủ trì soạn thảo gửi đến cá nhân tham dự ( thường trước tuần họp, hội nghị diễn ra) Tài liệu họp, hội nghị cung cấp cho thành viên có liên quan, khách mời cần đến tài liệu để họ có thời gian nghiên cứu chúng trước vào buổi họp 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp * Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị Trước diễn hội nghị ban chuẩn bị thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến hội trường kiểm tra cách trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ cho đại biểu xa Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu việc 15 chưa đảm bảo chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hồn tất công việc chuẩn bị cho hội nghị diễn sn sẻ, tốt đẹp • Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi hội trường Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến ban tổ chức họp có kế hoạch phân cơng người đón đại biểu Nếu khách mời cấp đưa khách vào phòng khách trước, sau đưa khách vào ngồi vị trí hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách Với hội nghị lớn có đại biểu đại diện cho cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước ngồi tới dự đại diện ban lãnh đạo ban tổ chức đến thăm làm việc xã giao trước trao đổi số nét hội nghị • Chương trình hội nghị Tùy vào phạm vi, tính chất hội nghị ban tổ chức xây dựng chương trình làm việc cụ thể Chương trình hội nghị chuẩn bị từ trước, với hội nghị lớn cơng ty chương trình hội nghị gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời Trong nội dung chương trình hội nghị ghi nội dung ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình • Điều hành hội nghị Trong giai đoạn này, người chủ trì bám sát kế hoạch hội nghị tiến hành gồm bước sau: - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị - Trình bày báo cáo hội nghị - Trình bày báo cáo bổ sung - Những tham luận đóng góp với hội nghị - Điều hành việc thảo luận hội nghị, biết cách vận động thành 16 viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng nhận xét, đánh giá, đề nghị cho họp - Thư kí phân cơng ghi biên hội nghị gồm nội dung như: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận… - Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống, an ninh… Ban tổ chức có chế phân cơng người đôn đốc, kiểm tra để không xảy sai sót Sau kết thúc hội nghị, phận hậu cần văn phòng có kế hoạch phân cơng người tiếp tục làm việc với phận có liên quan để tốn, giải cơng việc tài chính, kinh phí mối quan hệ cho ổn thỏa, tốt đẹp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Sau hội nghị, ban tổ chức họp tiến hành: * Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờ sau: Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị - Giấy triệu tập hội nghị giấy mời - Danh sách đại biểu tham dự hội nghị - Chương trình hội nghị - Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo - Báo cáo hội nghị - Các báo cáo bổ sung tham luận Bài phát biểu đại biểu cấp - Biên hội nghị - Nghị kết luận hội nghị - Lời bế mạc hội nghị Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn có giá trị * Thơng báo, triển khai kế hoạch hội nghị Văn phòng giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơn 17 vị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị triển khai có kết tốt * Tổ chức rút kinh nghiệm Sau họp, hội nghị lớn,ban lãnh đạo cơng ty, văn phòng phận liên quan họp bàn để rút kinh nghiệm.Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lượng hội nghị rút kinh nghiệm để họp, hội nghị lần sau tổ chức tốt 18 CHƯƠNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Thông qua việc tổ chức họp, ban lãnh đạo đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng công ty để từ đề phương hướng kế hoạch đạo thực Bản kế hoạch hội nghị lập khoa học, bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết, thuận lợi cho ban lãnh đạo phòng ban làm thực Các mệnh lệnh, thông báo, định, nghị hội nghị sau hội nghị kết thúc triển khai nhanh dạng văn đến phòng ban chuyên môn đơn vị liên quan Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết bảo quản cẩn thận Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, phát biểu…của lãnh đạo chuẩn bị chu đáo Đồng thời thông qua họp lãnh đạo cơng ty nắm bắt tâm tư, nguyện vọng tập thể cán công nhân viên làm việc công ty, đảm bảo nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo với cán cơng nhân viên từ nâng cao hiệu công tác quản lý sản xuất 3.1.2 Nhược điểm Tại số họp, hội nghị công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia không tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần hội nghị Thậm chí số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp cơng ty Cơng tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt khách nước đơi chưa thật chu đáo Các điều kiện phục vụ cho họp, hội nghị thiếu thốn, cũ hỏng, ví 19 dụ máy chiếu sử dụng hội trường cũ, đôi lúc bật lên chậm, chất lượng không tốt Vấn đề làm mát hội trường họp chưa chuẩn bị chu đáo, cần bổ sung thêm quạt, điều hòa mới, đảm bảo hội trường không tải nhiệt nhiệt độ ngồi trời cao số lượng người khán phòng lớn 3.1.3 Nguyên nhân Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo chậm, đơn vị khơng bố trí thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng hạn chế nên tạo rào cản việc giao tiếp với khách nước Đây thực trạng phổ biến Việc giáo dục, tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng họp, hội nghị cho cán nhân viên cơng ty chưa thường xun Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Tăng kinh phí cho phục vụ tổ chức họp, hội nghị Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí, để cải thiện công tác tổ chức thực họp, hội nghị 3.2.2 Nâng cao trình độ ngoại ngữ Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để giao tiếp tốt với khách nước Đối với nhân viên cũ, cần tổ chức lớp đào tạo bồi dưỡng ngoại ngữ Đối với tuyển dụng nhân viên cho cơng ty, cần có tiêu chuẩn để tuyển dụng nhân viên văn phòng trình độ ngoại ngữ Đây vấn đề mang tính tầm nhìn chiến lược cơng ty muốn phát triển hợp tác với cơng ty nước ngồi 3.2.3 Mua sắm trang thiết bị Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: 20 máy chiếu,màn chiếu, máy ghi âm,…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Song song với cần thường xuyên tổ chức kiểm tra chất lượng, bảo dưỡng phương tiện điện tử phục vụ họp 3.2.4 Các giải pháp vấn đề khác • Sau họp, ban lãnh đạo cơng ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, người có liên quan kiểm điểm khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế sai sót để tìm ngun nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau • Ngồi công ty chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán công nhân viên tầm quan trọng họp, hội nghị Do văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt cơng ty hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo cơng ty, giúp xóa nhòa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho người hiểu • Đối với người điều hành (chủ trì họp) Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết phải tuân thủ xác thời gian Phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp khơng chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công 21 KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động tổ chức hội họp công ty, rút đuợc nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác tổ chức hội họp công ty Thông qua đề tài em hiểu thêm tầm quan trọng họp, hội nghị quan, tổ chức cụ thể công ty để từ nhận thức sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng cần phải bổ sung kiến thức, am hiểu vấn đề hội họp, kĩ tổ chức họp, hội nghị chu đáo xác, hồn thành nhiệm vụ lãnh đạo giao phó công việc sau 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ (2012): Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Bài giảng kỹ tổ chức họp: http://thuvienso.aulachue.edu.vn/doc/bai-giang-ky-nang-to-chuc-va-dieuhanh-cac-cuoc-hop-326494.html Kỹ điều hành họp hiệu quả: http://www.kynang.edu.vn/ky-nanghoi-hop/15292-ky-nang-dieu-hanh-cuoc-hop-hieu-qua.html Vai trò chức hội họp: http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-hoihop/88-vai-tro-va-chuc-nang-cua-hoi-hop.html Các tài liệu có liên quan tổ chức hội họp Cơng ty sản xuất thương mại Hà Nội 23 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty: 24 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phòng TCHCNS: 25 Phục lục 3: Hội trường công ty, nơi diễn họp lớn 26 Phụ lục 4: Công ty tổ chức chiêu đãi sau họp, hội nghị 27 Phụ lục 5: Một thơng báo mời họp phòng TCHCNS soạn thảo, phó Giam Đốc cơng ty kí 28 ... cơng tác tác tổ chức hội họp công ty sản xuất thương mại Hà Nội CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty Sản. .. thực tiễn công tác tác tổ chức hội họp Cơng ty sản xuất thương mại Hà Nội • Mục tiêu nghiên cứu Đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp Công ty sản xuất thương mại Hà Nội • Nhiệm... CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 2.1 Lý luận chung tổ chức họp, hội nghị Tổ chức họp, hội nghị nội dung hoạt động quan trọng văn phòng Hội nghị hình