Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại tổng công ty sông đà

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Ý nghĩa đề tài nghiên cứu 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 4 1.1. Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Sông Đà 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2. Lĩnh vực hoạt động 5 1.2. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Sông Đà 6 1.2.1. Về chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty 6 1.2.2. Về quyền hạn 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết: 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 10 2.1. Cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng 10 2.1.1. Khái niệm về văn phòng 10 2.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng trong doanh nghiệp 10 2.1.3. Một số mô hình tổ chức của văn phòng 11 2.1.4. Những yếu tố cần thiết trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp 11 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Tổng công ty Sông Đà 12 2.3. Định biên nhân sự trong văn phòng 12 2.4. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng công ty Sông Đà 13 2.4.1. Về chức năng 13 2.4.2. Các nhiệm vụ của Văn phòng 13 2.4.2.1. Về công tác văn thư, lưu trữ 13 2.4.2.2. Công tác lễ tân 14 2.4.2.3. Công tác quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 14 2.4.2.4. Công tác tổng hợp, đảm bảo thông tin 14 2.4.2.5. Công tác Lái xe 15 2.5. Mối quan hệ công tác 15 Tiểu kết: 16 CHƯƠNG III. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY 17 3.1. Đánh giá, nhận xét hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 17 3.1.1. Ưu điểm 17 3.1.2. Tồn tại, hạn chế 17 3.1.3. Nguyên nhân 18 3.2. Một số khuyến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 18 3.2.1. Trong thiết lập cơ cấu bộ máy 18 3.2.2. Về tổ chức lao động khoa học 19 3.2.3. Về công tác đào tạo nguồn nhân sự 19 3.2.4. Về phân định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác 20 3.2.5. Các giải pháp khác 20 Tiểu kết: 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài nghiên cứu lần này, không nỗ lực cá nhân, mà hướng dẫn, giúp đỡ từ nhiều phía Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Danh, tận tâm dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tận tình em q trình học tập; thầy Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội; toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên Tổng công ty Sông Đà tạo điều kiện cho em tiến hành khảo sát, thu thập thông tin phục vụ hoàn thành đề tài nghiên cứu lần Với chủ đề nghiên cứu rộng nhiều lạ lẫm cộng với trình độ hạn chế, nên chắn chủ đề nghiên cứu nhiều thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, em mong nhận thơng cảm, bảo, góp ý chân thành quý thầy cô đặc biệt từ giảng viên hướng dẫn Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu tơi, q trình khảo sát, nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp để tiến hành nghiên cứu Cùng với hướng dẫn tận tình giảng viên mơn Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm thông tin, nội dung đề tài nghiên cứu Hà nội, ngày 08 tháng năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .3 Ý nghĩa đề tài nghiên cứu .3 Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 1.1 Khái quát chung lịch sử hình thành phát triển Tổng công ty Sông Đà 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .4 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động 1.2 Khái quát chung chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng công ty Sông Đà 1.2.1 Về chức năng, nhiệm vụ Tổng công ty 1.2.2 Về quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .9 Tiểu kết: CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 10 2.1 Cơ sở lý luận tổ chức máy văn phòng .10 2.1.1 Khái niệm văn phòng 10 2.1.2 Vị trí, vai trò văn phòng doanh nghiệp .10 2.1.3 Một số mơ hình tổ chức văn phòng 11 2.1.4 Những yếu tố cần thiết tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp 11 2.2 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà 12 2.3 Định biên nhân văn phòng .12 2.4 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà .13 2.4.1 Về chức .13 2.4.2 Các nhiệm vụ Văn phòng 13 2.4.2.1 Về công tác văn thư, lưu trữ 13 2.4.2.2 Công tác lễ tân 14 2.4.2.3 Công tác quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 14 2.4.2.4 Cơng tác tổng hợp, đảm bảo thông tin 14 2.4.2.5 Công tác Lái xe 15 2.5 Mối quan hệ công tác 15 Tiểu kết: .16 CHƯƠNG III MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY 17 3.1 Đánh giá, nhận xét hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng công ty Sông Đà 17 3.1.1 Ưu điểm .17 3.1.2 Tồn tại, hạn chế 17 3.1.3 Nguyên nhân .18 3.2 Một số khuyến nghị giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà .18 3.2.1 Trong thiết lập cấu máy 18 3.2.2 Về tổ chức lao động khoa học 19 3.2.3 Về công tác đào tạo nguồn nhân 19 3.2.4 Về phân định chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ công tác 20 3.2.5 Các giải pháp khác 20 Tiểu kết: .20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÁN BỘ NHÂN VIÊN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC HĐTV CBNV PTGĐ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cơng tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì vậy, với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Sau học phần Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng Doanh nghiệp trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đồng thời, qua q trình khảo sát Tổng cơng ty Sơng Đà, em hiểu tổ chức hoạt động doanh nghiệp Từ em mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà” Với mục đích cuối giúp thân có nhìn tồn diện, sâu sắc mơn học Qua đó, đưa số khuyến nghị giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Lịch sử nghiên cứu Trong năm gần đây, có số tác giả nghiên cứu biên soạn cơng tác quản trị văn phòng doanh nghiệp, có số đề tài nghiên cứu, luận án tiến sĩ, thạc sĩ nghiên cứu vấn đề Có thể kể đến như: Khoa Hành doanh nghiệp (2001), Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội; Một số viết tạp chí Doanh nghiệp thương hiệu; Các giảng side giảng viên trường đại học Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể công tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà Đây lý thiết yếu em chọn nghiên cứu đề tài Hy vọng đề tài nguồn tư liệu tham khảo cho bạn đọc muốn tìm hiểu vấn đề Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà 3.2 Phạm vi nghiên cứu  Về không gian Tập trung nghiên cứu Văn phòng Tổng cơng ty  Không gian nghiên cứu Từ năm 2012 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, đánh giá tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà; - Góp phần nâng cao chất lượng hoạt động máy văn phòng Tổng cơng ty; - Đánh giá ưu – nhược điểm, đề xuất khuyến nghị giải pháp xây dựng, nâng cao chất lượng máy văn phòng Tổng công ty Sông Đà Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu 5.1 Cơ sở nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam đổi hệ thống trị xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa giai đoạn phát triển 5.2 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích định lượng, từ tiến hành phân tích định tính Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà gặp nhiều khó khăn như: cơng tác hoạch định nhân sự, thực nghiệp vụ văn phòng, mối quan hệ phân cơng nhiệm vụ chồng chéo dẫn đến q trình giải cơng việc gặp nhiều gián đoạn Ý nghĩa đề tài nghiên cứu - Đề tài góp phần làm rõ thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà - Từ hạn chế ưu điểm đề tài rút kinh nghiệm đề xuất giải pháp đặc thù, khả thi nhằm thực nâng cao chất lượng tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty - Kết nghiên cứu đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo, đưa vào thực nghiệm Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở Đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục Đề tài có bố cục nội dung gồm 03 Chương: Chương I: Tổng quan tổ chức hoạt động Tổng công ty Sông Đà Chương II: Thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sông Đà Chương III: Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty NỘI DUNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 1.1 Khái quát chung lịch sử hình thành phát triển Tổng cơng ty Sơng Đà 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng công ty Sông Đà doanh nghiệp nhà nước thành lập từ năm 1961 (Quyết định số 214/TTg ngày 01/6/1961 Phủ Thủ tướng việc thành lập Ban huy Công trường thuỷ điện Thác Bà) Công ty tập trung vào lĩnh vực kinh doanh xây dựng nhà máy điện, sở hạ tầng, giao thông, nhà máy công nghiệp, công trình dân dụng; chế tạo cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng; công nghệ xây dựng, kinh doanh bất động sản Tên gọi đầy đủ: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ Tên giao dịch quốc tế: SONG DA CORPORATION Tên gọi tắt: SONGDA - Viết tắt: SDC Địa trụ sở chính: Tòa nhà Sơng Đà - đường Phạm Hùng - phường Mỹ Đình - Nam Từ Liêm - Hà Nội Điện thoại: (+84).04.3 8541164 Fax: (+84).04.3 8541161 Website: www.songda.vn Với 57 năm, thời gian ghi nhận phát triển vượt bậc Tổng công ty Sông Đà Từ tập thể nhỏ bé, thụ động; ngày thành lập vẻn vẹn gồm kỹ sư thủy lợi, 30 kỹ thuật viên trình độ trung cấp, 40 kỹ thuật viên sơ cấp, chuyên gia địa chất, trắc đạc trăm công nhân lao động… Nhưng ngày Tổng công ty Sông Đà thực lớn mạnh kể lượng chất Hiện Tổng cơng ty có đội ngũ CBCNV với gần 15 nghìn người có gần 3000 kỹ sư, cán kỹ thuật có kinh nghiệm trình độ cao Từ ngơi gần khơng có thời kỳ “hậu Sơng Đà”, sau 10 năm Tổng công ty trở thành đơn vị hàng đầu ngành xây dựng, có doanh thu hàng năm từ 20.000 – 30.000 tỉ đồng, có tốc độ tăng trưởng trung định, lãnh đạo điều hành lãnh đạo doanh nghiệp Bên cạnh đó, cầu nối với phòng ban, đơn vị, cá nhân doanh nghiệp, tạo nên thống nhất, ăn khớp việc thực mục tiêu chung doanh nghiệp 2.1.3 Một số mơ hình tổ chức văn phòng Bộ máy văn phòng tổ chức theo nhiều mơ hình khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu, lĩnh vực hoạt động Nhưng qua thực tiễn, nhà quản trị văn phòng thường áp dụng tổ chức số mơ hình sau đây: - Mơ hình tập trung; - Mơ hình phân tán; - Mơ hình hỗn hợp 2.1.4 Những yếu tố cần thiết tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp Căn vào thể chế, pháp luật, sách, quy định nhà nước, văn hướng dẫn quan quản lý cấp để tiến hành xây dựng tổ chức máy văn phòng Đây sở quan trọng nhằm xác định đặc trưng cần có, đảm bảo việc tổ chức hoạt động văn phòng thống nhất, theo đường lối, chủ trương, sách Đảng, Nhà nước Trên sở quy định Nhà nước, quan cấp trên, nội dung tiến hành tổ chức máy văn phòng bao gồm: xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng phân hệ chức nhằm đảm bảo mục tiêu, phân cấp trách nhiệm quyền hạn cho cấp quản lý, xác lập mối quan hệ phận văn phòng, văn phòng với đơn vị quan, xác định nhu cầu cán thông tin Xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho phận, cá nhân văn phòng Hoạch định nhân sự, tiến hành tổ chức, kiểm tra nghiệp vụ nhân văn phòng, xây dựng mơi trường làm việc… Một số yếu tố thiếu trình tổ chức máy văn phòng: đại hóa cơng tác văn phòng Hiện đại hóa bao qt tất mặt tư duy, tổ chức quản lý, người, trang thiết bị… 11 2.2 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ quản trị Văn phòng Tổng cơng ty, tổ chức theo mơ hình hỗn hợp, với đầy đủ chức danh phận giúp việc  Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà, xem phụ lục 04 2.3 Định biên nhân văn phòng Như biết, người chủ thể thực hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu tổ chức Tổ chức cấu nhân phù hợp tổ chức giúp quản lý tốt nguồn lực tiềm tàng nâng cao hiệu hoạt động quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Nắm bắt tầm quan trọng đó, lãnh đạo Tổng Cơng ty ln thực tốt công tác hoạch định nhân văn phòng, đảm bảo mặt số lượng trình độ, chun mơn làm cơng tác văn phòng Tổng số nguồn nhân lực Văn phòng Tổng cơng ty 13 người Bao gồm: - 01 Chánh văn phòng; 02 Phó Chánh văn phòng; 02 Nhân viên Tổng hợp, Thư ký; 01 Nhân viên Văn thư; 01 Nhân viên Lưu trữ; 02 Nhân viên Lễ tân; 01 Quản trị mạng; 02 Nhân viên Lái xe; 02 Nhân viên Hậu cần; Hiện Văn phòng Tổng cơng ty tiếp tục quan tâm để tuyển thêm cán có trình độ để thay cán đến tuổi nghỉ hưu Với độ tuổi trung bình 30 đội ngũ cán văn phòng tạo ổn định cho vấn đề nhân cần có phân bố lại số lượng, trẻ hố Văn phòng để có động cần thiết phục vụ cho mục tiêu, chiến lược 12 2.4 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà 2.4.1 Về chức Đề xuất, tham mưu cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty tổ chức máy hoạt động, cơng tác hành chính, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn thư – lưu trữ, xây dựng nội quy, quy chế, lễ tân – tiếp khách, tổ chức hội nghị kiện, hậu cần… Là cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo Tổng công ty đến phận, cá nhân ngược lại Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đơn đốc việc thực sách Tổng cơng ty thu nhận phản hồi cách kịp thời, xác Là đầu mối tiếp nhận, xử lý công văn đến, liên hệ cơng tác ngồi Tổng công ty Tổ chức phục vụ hội nghị, kiện, khánh thành, đấu thầu … Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Tham mưu cho ban lãnh đạo Tổng công ty xây dựng kế hoạch hoạt động, trì phát triển mơi trường làm việc bền vững, văn minh, thân thiện chuyên nghiệp Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng văn pháp luật liên quan đến hoạt động Sản xuất kinh doanh Tổng công ty Định kỳ kiểm tra đánh giá việc vận dụng quy định pháp luật ban trình thực nhiệm vụ giao Phối hợp Giải khiếu nại, tranh chấp phát sinh nội Tổng công ty với tổ chức, đơn vị 2.4.2 Các nhiệm vụ Văn phòng 2.4.2.1 Về cơng tác văn thư, lưu trữ Thực công tác Văn thư – Lưu trữ, quản lý công văn – đến, văn đơn vị liên quan gửi đến, xử lý văn gửi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt Quản lý sử dụng dấu Tổng cơng ty ngun tắc an tồn, 13 đảm bảo bảo mật, quy định hành Quản lý lữu trữ hồ sơ pháp lý Tổng công ty Giải thủ tục hành cho CBNV Tổng công ty Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty việc xây dựng quy chế, nội quy công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ; bảo quản lưu giữ hồ sơ tài liệu phục vụ cho q trình khai thác, sử dụng 2.4.2.2 Cơng tác lễ tân Đón tiếp đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với Tổng công ty; Tổ chức phục vụ hội nghị, hội họp, kiện, lễ khởi công, khánh thành Tổng công ty; Tổ chức buổi lễ, ăn trưa, hoạt động kỷ niệm, tiệc 2.4.2.3 Công tác quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Quản lý văn phòng trang thiết bị văn phòng Duy trì hoạt động thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Mua sắm, quản lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo định mức Làm thủ tục lý trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng Làm thủ tục đối chiếu cơng nợ tốn chi phí văn phòng Đảm bảo an toàn người, tài sản trật tự, phòng cháy chữa cháy khối văn phòng Tổng cơng ty Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, quản lý hệ thống điều hòa, điện nước, dụng cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt phòng, ban 2.4.2.4 Công tác tổng hợp, đảm bảo thông tin Thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho trình hoạch định định lãnh đạo; Tham mưu cho lãnh đạo việc soạn thảo ban hành chương trình, kế hoạch, nội quy, quy chế, quy trình quan; 14 Đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác tổng hợp thơng suốt 2.4.2.5 Cơng tác Lái xe Bố trí xe đưa đón lãnh đạo, CBNV khách theo quy định Tổng công ty 2.5 Mối quan hệ công tác Phối hợp với ban Tổ chức–Nhân tham mưu công tác thu thập cung cấp văn liên quan đến công tác tổ chức máy, đổi phát triển doanh nghiệp, cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, lao động, tiền lương, y tế, chế độ bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng Phối hợp với Ban Chiến lược-Đầu tư công tác tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, xây dựng, điều hành công tác kế hoạch hàng năm, dài hạn, quy hoạch chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển công tác thống kê kết hoạt động Phối hợp với Ban Tài – Kế tốn cơng tác cung cấp văn liên quan đến quản lý, điều hành cơng tác kinh tế tài hạch toán kế toán Phối hợp với Ban Kiểm soát nội cơng tác Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch Thanh tra, kiểm tra; thực xử lý, giải khiếu nại, tố cáo; xây dựng kế hoạch cơng tác phòng, chống tham nhũng; cơng tác bảo vệ; bảo vệ bí mật Nhà nước Tổng cơng ty; cơng tác quốc phòng Cùng với Ban pháp chế thu thập văn pháp luật, tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động, công tác pháp chế Tổng công ty, tham mưu văn bản, lưu giữ văn bản, tài liệu liên quan đến vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động bảo vệ quyền lợi ích pháp lý Tổng công ty Làm đầu mối xây dựng chương trình, kiện liên quan đến hoạt động thông tin truyền thông, quảng bá thương hiệu, tun truyền văn hóa doanh nghiệp, cơng tác truyền thống Tổng công ty Phối hợp xây dựng, định hướng, tìm kiếm cơng tác quan hệ, hợp tác với đối tác nước ngồi việc tìm kiếm, thu xếp nguồn vốn từ tổ chức tín dụng tổ chức tài nước ngồi, hợp tác với đối tác nước quan hệ quốc tế khác 15 Phối hợp với Ban quản lý Kỹ thuật Công nghệ tổ chức, cung cấp văn bản, hồ sơ kỹ thuật công tác nghiên cứu khoa học, cơng nghệ mơi trường, tiêu chuẩn hố, quản lý chất lượng lĩnh vực sản xuất kinh doanh Phối hợp cung cấp trang thiết bị, trì hoạt động trang thiết bị cho hoạt động Ban Công nghệ thông tin, đảm bảo công tác đầu tư xây dựng, vận hành, kinh doanh chiến lược phát triển viễn thông công nghệ thông tin Tổng công ty Tham mưu, tổng hợp công văn, thông tin hai chiều giúp Ban Kinh tế, công tác đầu tư xây dựng, quy hoạch dự án đầu tư, thiết kế, dự toán đầu tư xây dựng sửa chữa lớn cơng trình cơng tác giám sát đầu tư Tham mưu, giúp đỡ Ban Quản lý đấu thầu tổ chức kiện, cung cấp nhân lực phục vụ kiện thầu, đảm bảo trang thiết bị, sở vật chất, điều kiện tổ chức thầu, tư vấn mua sắm phục vụ sửa chữa lớn, sản xuất kinh doanh Tham mưu, tư vấn, cung cấp văn liên quan cho Ban Quản trị rủi ro hoạt động quản trị dự án, hợp đồng rủi ro, công tác an tồn - bảo hộ lao động Tổng cơng ty Tiểu kết: Nội dung Chương II, đề tài đưa sở lý luận công tác tổ chức máy văn phòng; khảo sát thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sông Đà mặt như: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng; định biên nhân sự; mối quan hệ công tác văn phòng với ban chun mơn Tổng công ty Đây điều kiện để đề tài đưa đánh giá, nhận xét khuyến nghị, giải pháp chương CHƯƠNG III MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU 16 QUÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY 3.1 Đánh giá, nhận xét hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà 3.1.1 Ưu điểm Tính chun mơn cao điều dễ dàng nhận thấy, trình khảo sát đề tài Mỗi phận đảm nhiệm nhiệm vụ định, vận dụng khả năng, trình độ chuyên mơn cao Đội ngũ cán bộ, nhân viên có lực, có kinh nghiệm, có cán nòng cốt, có kinh nghiệm, có tầm nhìn chiến lược, có đủ lực đảm nhận vị trí theo u cầu Tổng cơng ty giao phó Sự quan tâm Ban lãnh đạo Tổng cơng ty để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhiệm vụ cá nhân phận Cơ cấu chức phân chia nhiệm vụ rõ ràng, thích hợp với lĩnh vực cá nhân đào tạo Trong cấu này, cơng việc dễ giải thích, phần lớn cán bộ, nhân viên dễ dàng hiểu công việc đơn vị cơng việc Cơ cấu chức thực chặt chẽ, máy tinh gọn, ổn định cao, hiệu lực, tính tin cậy cao, xếp khoa học, tính kinh tế chức Phối hợp với ban hiệu Cho hiệu hoạt động cao 3.1.2 Tồn tại, hạn chế Bên cạnh ưu điểm kể trên, công tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty tồn số hạn chế: Chưa xây dựng nội quy hoạt động văn phòng; Có tượng tổng hợp nội dung hoạt động chức năng; Thông tin báo cáo phản hồi văn phòng với ban Tổng cơng ty; phận văn phòng thực nghiêm túc, nhiên văn phòng chưa xây dựng quy định cụ thể để bước hoàn thiện hệ thống này; Cơng tác hành Văn phòng Cơng ty chưa đánh giá đúng, người có nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực chưa sâu nên công việc 17 nhiều bị ách tắc, thông tin chưa thông suốt thiếu tổng hợp, phân tích xử lý thơng tin chưa kịp thời q trình hoạt động; Chưa có biện pháp cương nghiêm minh quản lý lao động quan văn phòng nên nhiều cán cơng nhân viên làm muộn sớm không phát huy hết suất làm việc; Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng chưa quan tâm, ý 3.1.3 Nguyên nhân Trong số trường hợp lãnh đạo Tổng công ty chưa đánh giá tầm quan trọng việc tổ chức hoàn thiện máy văn phòng Cơng tác tham mưu, xây dựng nội quy, quy chế văn phòng chưa triển khai Việc ứng dụng quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, chậm trễ 3.2 Một số khuyến nghị giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sông Đà 3.2.1 Trong thiết lập cấu máy Thiết lập cấu máy văn phòng tuân theo quy định nhà nước pháp luật đồng thời, nâng cao tính động, gọn nhẹ, khoa học, đem lại hiệu hoạt động cao, làm cho tiêu Tổng công ty tăng lên Tiếp tục xây dựng cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt tình xảy ra, định thực nhanh chóng, khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức năng, nhiệm vụ phận nhằm nâng cao hiểu sản xuất kinh doanh, tìm kiếm nhiều khách hàng nhiều nhà thầu, đảm bảo việc làm thu nhập cho người lao động Tăng cường đảm bảo mối quan hệ hai chiều Ban lãnh đạo, phòng ban tạo nên khối quản lý thống nhất, hoạt động nhịp nhàng với Một số CBNV chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận chưa nhịp nhàng, số CBNV phải đảm nhiệm nhiều công nhiều nên nhiều lúc có bế tắc 18 3.2.2 Về tổ chức lao động khoa học Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động văn phòng; Hồn thiện quy trình nghiệp vụ cơng tác văn phòng; Xây dựng mơi trường làm việc khoa học văn phòng Tổng công ty như: thái độ, phong cách làm việc, phong cách tư duy, chủ động, sáng tạo; Có hình thức khen thưởng kịp thời cá nhân đơn vị thực tốt; khiển trách, kỷ luật người vi phạm tạo nên kỷ luật lao động công bằng, nghiêm túc; Xây dựng mơ hình phòng làm việc kiểu mẫu, khoa học theo quy định Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá phận, cá nhân nhằm thúc đẩy hoạt động văn phòng Từ đó, rút học kinh nghiệm để hoàn thiện máy văn phòng 3.2.3 Về cơng tác đào tạo nguồn nhân Nâng cao lực gắn kết việc kiện toàn tổ chức với việc xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi tuyển nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán chuẩn bị kế hoạch đội ngũ cán kế cận cách đổi Nếu cần thiết tuyển thêm nhân viên thay cán quản lý để đáp ứng đòi hỏi thời kỳ phát triển Chức danh nhiệm vụ phận công nhân viên xác định rõ ràng, xếp lao động người việc Đảm bảo môi trườn, điều kiện làm việc cho CBNV Tăng cường sách khuyến khích lao động, quản lý học tập nâng cao chuyên môn, cử học thuê chuyên gia đến giảng dạy đội ngũ lao động cơng ty để thích ứng, vận dụng nhanh chóng cơng nghệ vào cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh Tổng công ty Tăng cường sách thu hút lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, động thích ứng nhanh với thay đổi mơi trường cạnh tranh 3.2.4 Về phân định chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ cơng tác 19 Rà sốt lại chức nhiệm vụ cán để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm hạn chế tồn tạo mạnh để Tổng công ty ngày phát triển với sản phẩm đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe khách hàng Có biện pháp cơng khai hóa, tăng cường thơng tin hai chiều Kiện tồn, điều chỉnh, đảm bảo tinh gọn, hiệu công tác tham mưu giúp Ban lãnh đạo Tổng công ty quản lý, điều hành Phối hợp hoạt động chặt chẽ, hỗ trợ lẫn Ban văn phòng với ban Tổng công ty Đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo phải thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau, không chồng chéo Chức nhiệm vụ công ty phải kiện toàn, phân rõ nhiệm vụ nhân viên phòng ban Hồn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động công tác tổ chức 3.2.5 Các giải pháp khác Đảm bảo cung cấp trang thiết bị, kỹ thuật cần thiết phục vụ cho công việc Nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp máy móc, trang thiết bị hỏng, lỗi Thanh lý trang thiết bị khơng khả sử dụng; Quan tâm tới chế độ, đời sống, tâm tư, nguyện vọng CBNV, người lao động Nhanh nhạy giải mâu thuẫn nội bộ, xung đột quyền lợi gây đoàn kết nội Động viên, an ủi lúc họ gặp khó khăn, bất sống, tạo thoải mái Tiểu kết: Chương III đề tài, đưa đánh giá, nhận xét cơng tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà Đồng thời, đề tài có số khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty KẾT LUẬN Tổ chức máy văn phòng vấn đề thiết nay, 20 góp phần định thành cơng doanh nghiệp thương trường vậy, làm tốt cơng tác tổ chức máy văn phòng yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Việc nâng cao hiệu công tác mặt giúp cho doanh nghiệp hoạt động diễn thuận lợi nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh giảm thiểu chi phí khơng cần thiết góp phần làm tăng sản lượng, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh bền vững; thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng hồ nhập vào xu hội nhập toàn cầu diễn mạnh mẽ Muốn nâng cao hiệu công tác tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp, trước hết cần đánh giá đắn có nhìn tổng thể vai trò tác dụng doanh nghiệp Song điều quan trọng phải bố trí tổ chức văn phòng cho khoa học để đáp ứng với yêu cầu thực tế doanh nghiệp đặt góp phần vào phát triển chung đất nước Trên đây, đề tài tập trung khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng công ty Sông Đà; rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt được; ưu điểm, nhược điểm bất cập nguyên nhân hạn chế yếu cơng tác tổ chức máy văn phòng; đưa số khuyến nghị, giải pháp nâng cao cơng tác tổ chức máy văn phòng, với mục đích xây dựng hệ thống máy văn phòng khoa học, tiến tiến đáp ứng nhu cầu phát triển Tổng công ty Sông Đà thời kỳ hội nhập./ Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 Khoa Hành doanh nghiệp (2001), Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội; Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb.Khoa học kỹ thuật; Quốc hội (2014), Luật Doanh nghiệp, Hà Nội; Website: www.songda.vn; Khoa Quản trị Văn phòng, Side giảng quản trị văn phòng doanh nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Một số tài liệu tham khảo khác 22 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ Tổng quan lịch sử hình thành phát triển Tổng công ty Sông Đà Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Tổng công ty Sông Đà Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Tổng cơng ty Chánh Văn phòng Phó Chánh Phó Chánh Văn phòng Văn phòng Văn thư lưu trữ Quản trị mạng Tổng hợp thư ký Lễ tân Hậu cần Lái xe ... I: Tổng quan tổ chức hoạt động Tổng công ty Sông Đà Chương II: Thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng công ty Sông Đà Chương III: Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức máy văn. .. tham khảo khác 22 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ Tổng quan lịch sử hình thành phát triển Tổng công ty Sông Đà Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Tổng công ty Sông Đà Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Tổng cơng ty. .. hộ lao động Tổng cơng ty Tiểu kết: Nội dung Chương II, đề tài đưa sở lý luận công tác tổ chức máy văn phòng; khảo sát thực trạng tổ chức máy văn phòng Tổng cơng ty Sông Đà mặt như: chức năng,