Công tác văn phòng tại uỷ ban nhân dân huyện vụ bản

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài 1 3. Phương pháp nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 4 1.1 Những lý luận chung về công tác văn phòng 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng 4 1.1.2 Chức năng của văn phòng 5 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp 7 1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 7 1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 8 1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 8 1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 9 1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 9 1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 9 1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 10 1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 10 1.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản. 11 1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản. 11 Tiểu kết: 11 Chương 2.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VỤ BẢN 12 2.1.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 12 2.1.1 Vị trí, chức năng 12 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.3.1 Chánh văn phòng 14 2.1.3.2 Phó văn phòng Uỷ ban nhân dân 15 2.1.3.3 Các bộ phận trực thuộc văn phòng UBND huyện Vụ Bản 15 2.2 Tổ chức công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 17 2.2.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 17 2.2.2 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan 18 2.3 Công tác văn thư 18 2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.3.1.1 Trình ký văn bản 18 2.3.1.2 Đóng dấu văn bản 19 2.3.1.3 Đăng ký văn bản đi 19 2.3.1.4 Chuyển giao văn bản đi 20 2.3.1.5 Lập tập lưu văn bản 20 2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.3.2.1 Tiếp nhận văn bản 20 2.3.2.2 Đăng ký văn bản đến 21 2.3.2.3 Trình ký văn bản đến 21 2.3.2.4 Sao văn bản 21 2.3.2.5 Chuyển giao văn bản đến 21 2.3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.3.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc 22 2.3.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 22 2.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.3.4.1 Quản lý, sử dụng con dấu 23 2.3.4.2 Đóng dấu 23 Tiểu kết: 24 CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰMHOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 25 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 25 3.1.1 Công tác văn phòng 25 3.1.2 Về công tác văn thư 26 3.2 Đề xuất một số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy những ưu điểm, hạn chế nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 26 3.2.1 Trong công tác văn thư 26 3.2.2 Về đội ngũ cán bộ, công chức 27 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học thực Các số liệu kết nghiên cứu đề tài có nguồn gốc rõ ràng Tôi xin chịu trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng nghiên cứu Sinh viên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tạo điều kiện cho tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Đặc biệt, tận tình hướng dẫn giúp đỡ cô TS Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học Trong trình khảo sát nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì thế, mong nhận góp ý từ thầy cô bạn Những ý kiến đóng góp ngời giúp nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định rằng, yếu tố định tới phát triển bền vững quan, tổ chức, hay doanh nghệp nghiệp vụ chuyên môn hành văn phòng Văn phòng từ lâu trở thành phận quan trọng thiếu quan tổ chức Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá công tác văn phòng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội.Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác , hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải hành Nhà nước giai đoạn nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị Chính thế, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người lãnh đạo quản lý thiếu quan, tổ chức Lá sinh viên ngành Quản trị văn phòng thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn có kiến thức định công tác văn phòng Nhưng học đôi với hành, kiến thức học lớp phải áp dụng vào thực tế Vì vậy, xin chọn đề tài nghiên cứu: “Công tác văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản”nhằm có thêm kiến thức bổ ích cho thân học chuyên ngành quản trị văn phòng Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài 2.1 Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản 2.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài Không gian: đề tài nghiên cứu phạm vi UBND huyện Vụ Bản Thời gian: nghiên cứu năm 2015 Phương pháp nghiên cứu 3.1 Phương pháp thu thập thông tin Trong nghiên cứu này, phương pháp dùng chủ yếu để thực Với phương pháp thu thập thông tin qua tài liệu, báo cáo hoạt động UBND huyện tháng, quý, năm Thông qua internet để thu thập thông tin có liên quan đến tổ chức, hoạt động Văn phòng để làm sở phân tích, đánh giá nghiên cứu 3.2 Phương pháp phân tích tổng hợp Từ thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý qua thu thập kết nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đề tài nhiều anh, chị khóa trường nghiên cứu thực nhằm tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng công ty Việt Nam Các đề tài nghiên cứu như: “ Công tác văn phòng UBND xã Ngòi A” sinh viên Hoàng Minh Trưởng, đề tài “Cơ cấu tổ chức hoạt động UBND thị xã Phước Long” sinh viên Lê Quang Trường Trên sở đó, kế thừa nội dung liên quan đến công tác văn phòng nói chung đề tài dựa tình hình thực tiễn UBND huyện Vụ Bản để hoàn thành đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu tìm hiểu tầm quan trọng công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản Khảo sát tình hình công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản Trình bày đánh giá thực trạng tình hình công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản, đồng thời đưa giải pháp giúp cho công tác văn phòng hoạt động đạt hiệu cao Giả thuyết nghiên cứu Nếu Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đưa giải pháp: - Đưa ứng dụng công nghệ thông tin đại vào Công tác văn thư quản lý văn phần mềm quản lý liệu - Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán văn thư - Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác văn thư máy Fax, tủ tài liệu để hồ sơ,… - Các trí phòng hợp lý Thì đạt hiệu như: + Xử lý công việc cách nhanh chóng đạt hiệu cao + Tránh mát hư hỏng tài liệu + Giải công việc cách khoa học Đóng góp đề tài Kết đạt đề tài trở thành tư liệu nghiên cứu tham khảo công tác văn phòng nói chung Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản nói riêng Góp phần chuẩn hóa, nâng cao cao hiệu lực, hiệu công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu vào công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: - Chương 1: Những lý luận chung công tác văn phòng khái quát vềUBNDhuyện Vụ Bản - Chương 2: Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản - Chương 3: Nhận xét, đánh giá khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản Chương NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Những lý luận chung công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động quan tổ chức, người ta nhấn mạnh đến vai trò quan trọng máy văn phòng Văn phòng coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục có hiệu Hiện có nhiều cách hiểu khác khái niệm văn phòng: - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo Ví dụ “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ” - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến để thực thi công vụ Chẳng hạn “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân” - Văn phòng hiểu loại hoạt động công tác quan Nhà nước, xí nghiệp Như văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại công văn giấy tờ quan - Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị Các khái niệm đưa có khía cạnh đúng, phản ánh phần thuật ngữ văn phòng Để đưa định nghĩa xác văn phòng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện hoạt động diễn phận quan, đơn vị, tổ chức Nếu quan sát văn phòng trạng thái tĩnh văn phòng bao gồm yếu tố vật chất hữu nhà cửa, xe cộ, thiết vị, người có văn phòng, quan, đơn vị đủ để thực mục tiêu tổ chức Nếu quan sát văn phòng trạng thái động bao gồm toàn trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin phục vụ cho trình tổ chức, điều hành hoạt động quan, đơn vị Qua khái niệm nêu khía cạnh khác văn phòng, đưa định nghĩa xác văn phòng quan sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo cho lĩnh vữ dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức thông suốt hiệu 1.1.2 Chức văn phòng Thông qua khái niệm văn phòng, ta thấy văn phòng có chức sau: Thứ nhất, chức tham mưu: hoạt động quan phụ thuộc nhiều vào yếu tố, có yếu tố chủ quan (người quản lý), muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tập hợp, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp thông tin, phán kịp thời, đắn Thứ hai, chức tổng hợp:từ tất thông tin, kết thu thập văn phòng nơi phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định Chức tổng hợp có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan đơn vị Thứ ba, chức hậu cần: hoạt động văn phòng thiếu điều kiện vật chất: nhà cửa, thiết bị thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ cho lúc, nơi 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức văn phòng cần thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc thực chương trình đó, bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng quý, năm quan - Thu thập, xử lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan, đề xuất kiến nghị biện pháp thực đạo thủ trưởng - Thực công tác Văn thư- lưu trữ, giải quản lý văn đến, văn đi; quản lý sử dụng dấu, lưu trữ văn - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc đảm bảo yêu cầu cho hoạt động công tác quan - Tổ chức phục vụ họp, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh - Thường xuyên toàn kiện máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, bước đại hóa công tác hành văn phòng, đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp hay đơn vị chuyên môn cần thiết 1.2 Khái quát Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, anh ninh thực sách phát triển khác địa bàn huyện Vụ Bản Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực chức quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp khai thác, phát triển ngành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản chế biến thủy sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật 1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp Trong công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển cở sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh; 1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du 10 Văn sau Thủ trưởng ký phải quay phòng văn thư Ở cán văn thư làm công tác quản lý văn có nhiệm vụ xem xét lần toàn văn Xem chữ ký có thẩm quyền hay không Sau văn thư tiến hành ghi số ngày tháng cho văn Số đánh theo tên loại văn số 01 ngày đầu năm hết Ngày tháng văn ghi ngày làm thủ tục ban hành văn * Việc đóng dấu văn bản: Sau ghi số ngày tháng, văn thư tiến hành khâu đóng dấu lên văn Dấu thành phần thiếu để chứng minh tính pháp lý chân thực văn Chính mà văn thư phải ý đóng dấu thẩm quyền chữ ký Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản có trách nhiệm bảo quản sử dụng nhiều loại dấu: dấu Ủy ban nhân dân huyện, dấu Văn phòng, dấu Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, dấu chức danh, dấu tên, dấu mức độ mật, khẩn, hỏa tốc số loại dấu khác theo quy định Khi đóng dấu, văn thư vào chữ ký người có thẩm quyền để đóng dấu cho xác 2.3.1.3 Đăng ký văn Việc đăng ký văn văn thư tiến hành cách đăng ký theo tên loại, loại văn có sổ riêng: Sổ đăng ký Quyết định; Sổ đăng ký Thông báo; Sổ đăng ký Báo cáo; Sổ đăng ký Tờ trình; Sổ đăng ký Kế hoạch; Sổ đăng ký Giấy mời; Sổ đăng ký Công văn 2.3.1.4 Chuyển giao văn Việc chuyển giao văn cán văn thư tiến hành kịp thời, nhanh 22 chóng ngày sau làm xong thủ tục phát hành Dựa vào phần nơi nhận nội dung giải văn mà cán văn thư xác định đơn vị, cá nhân nhận văn Đối với nơi nhận Uỷ ban nhân dân huyện chuyển giao qua đường bưu điện; đơn vị cá nhân nhận thuộc Uỷ ban nhân dân huyện văn thư chuyển tay Tùy theo số lượng tờ văn cách gấp văn mà văn thư chọn kích thước bì phù hợp Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin cần thiết lên bì địa nơi nhận rõ ràng Đối với văn có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” phải có đóng dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” số bì 2.3.1.5 Lập tập lưu văn Đây khâu cuối quy trình tổ chức, quản lý giải văn công tác văn thư Vào cuối tháng, cán văn thư lại lập tập lưu cho văn mà Uỷ ban nhân dân huyện phát hành tháng Tập lưu lập riêng cho loại văn Những văn tháng loại xếp theo số ngày tháng, viết mục lục văn chứng từ kêt thúc đầy đủ 2.3.2 Tổ chức quản lý giải văn đến 2.3.2.1 Tiếp nhận văn Tiếp nhận văn khâu nghiệp vụ cán văn thư quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Tất văn đến tập trung phòng Văn thư, cán Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận Văn thư người kiểm tra văn đến xem có gửi cho quan hay không Nếu văn có kèm theo phiếu gửi Văn thư ký đóng dấu vào phiếu gửi, gửi lại quan gửi văn đến cho để báo quan nhận văn Ngoài văn quy phạm pháp luật, văn hành từ cấp gửi xuống Văn thư nhận văn khác như: đơn, thư, khiếu nại, tố cáo, giấy mời tất giấy tờ Văn thư kiểm tra thận trọng Sau tiếp nhận văn cán văn thư có trách nhiệm đóng dấu đến 23 ghi số , ngày tháng đến cho văn Số đến ngày đến ghi dấu số 01 ngày đầu năm hết Đánh số liên tục chữ số Ả rập 2.3.2.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký riêng theo 03 số khác nhau: - Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm văn Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Chính phủ, Bộ, Sở, Ban, Ngành Tỉnh - Sổ đăng ký công văn đến huyện: gồm văn quan xã địa bàn huyện -Sổ đăng ký công văn đến đơn vị khác: gồm văn quan khác không thuộc địa bàn huyện 2.3.2.3 Trình ký văn đến Sau đăng ký xong, cán văn thư người trình văn đến lên thủ trưởng người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến xử lý Đối với văn quan trọng chuyển cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch vào nội dung văn chức nhiệm vụ đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến đạo giải Sau chuyển lại cho văn thư, cán văn thư có trách nhiệm chuyển đến đơn vị, cá nhân theo ý kiến đạo để tiến hành giải văn đến 2.3.2.4 Sao văn Đối với văn quan trọng phạm vi giải hẹp nội Uỷ ban Văn phòng, việc cho văn sử dụng hình thức photocopy Đối với văn quan trọng phạm vi giải rộng, cần gửi cho đơn vị Uỷ ban nhân dân Thủ trưởng cho ý kiến hình thức lục, y Cán Văn thư tiến hành theo quy định thể thức hình thức y 2.3.2.5 Chuyển giao văn đến Dựa vào ý kiến cấp mà cán văn thư tiến hành việc chuyển giao văn đến cá nhân, đơn vị nhận văn Việc chuyển giao văn đươc diễn nhanh chóng, xác, đảm bảo cho thời gian giải văn 2.3.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 24 2.3.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc *Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ Uỷ ban nhân dân huyện thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ *Thu thập văn vào hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầu đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) *Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ 2.3.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành * Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện theo thời hạn quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện biết phải đồng ý lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thời hạn giữ lại không 02 năm Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Uỷ ban nhân dân huyện cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm tài liệu riêng mang sang quan khác * Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau 01 năm kể từ năm 25 công việc kết thúc Tài liệu xây dựng bản; sau 03 tháng kể từ công trình toán Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc * Thủ tục giao nộp hồ sơ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai biên “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu’’ hai “biên giao nhận tài liệu’’ Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại 2.3.4 Quản lý sử dụng dấu 2.3.4.1 Quản lý, sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện thực theo quy chế quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Con dấu Uỷ ban nhân dân huyện giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống 2.3.4.2 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực theo quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoản 1/3 chữ ký phía bên trái Văn thư thực việc đóng dấu treo; đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn hành Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Chánh Phó chánh văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện yêu cầu Dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Văn thư thực việc đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu Chủ tịch Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Chánh Phó chánh văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện yêu cầu 26 Tiểu kết: Như Chương trình bày cách chi tiết tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản- nội dung đề tài nghiên cứu khoa học Công tác văn phòng UBND huyện Vụ Bản thực tốt nhiệm vụ chức văn phòng, có nhiều ưu điểm đáng khen ngợi công tác văn phòng Tuy nhiên có hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu công việc Vì vậy, Chương đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đưa giải pháp để công tác văn phòng Uỷ ban nhân dân hoàn thiện 27 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 3.1.1 Công tác văn phòng * Ưu điểm Về cấu văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản có phân công, xếp phòng, ban, cán bộ, nhân viên tạo môi trường làm việc tốt cho việc thực nhiệm vụ đặt Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, say mê, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu Việc chấp hành nội quy, quy chế quan thời gian làm việc thực nghiêm túc có thái độ làm việc tích cực công việc Luôn làm tốt công tác đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo máy Uỷ ban nhân dân hoạt động xuyên suốt, thực tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan *Nhược điểm Trong trình hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản đạt nhiều ưu điểm, bên cạnh có số mặt hạn chế: đầu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, hư hỏng thiếu như: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu, máy quét nhiều lúc thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc 28 3.1.2 Về công tác văn thư *Ưu điểm Công tác văn thư quan thực cách khoa học xác, cán cử học lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Cán văn thư chịu khó học hỏi kinh nghiệm công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Công tác văn thư giải theo kiểu tập trung, thuận tiện cho việc quản lý, bảo quản tra tìm tài liệu dễ dàng Công tác văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ xác làm tiết kiệm thời gian công sức tăng hiệu công việc *Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư số hạn chế cần khắc phục để công tác ngày làm việc có hiệu như: - Nhiều văn ban hành mắc số sai xót, việc chuyển giao văn nhiều bất cập, số khâu chưa thực xác, nhiều bất cập - Việc quản lý dấu chưa chặt chẽ nhiều người nhiệm vụ vào tùy tiện gây mát, thất lạc văn 3.2 Đề xuất số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Như nói, văn phòng lĩnh vực quan trọng quan nói chung Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản nói riêng Vì cần có nỗ lực, cố gắng, nhiệt tình với công việc cá nhân, tập thể quan Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực công việc ngày tốt Qua trình nghiên cứu, xin có số đề xuất thân mong góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm quan: 3.2.1 Trong công tác văn thư Tuyển dụng thêm nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư 29 Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp Theo dõi kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, công chức phòng từ cách trình bày văn thể thức đến việc dập ghim cho nhìn vào văn thấy tính thẩm mỹ khoa học văn Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không xác Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ phòng đầy đủ chất lượng tốt Cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời 3.2.2 Về đội ngũ cán bộ, công chức Tích cực đổi nâng cao lực lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng công tác hành chính, văn thư, lưu trữ xu thời đại Thường xuyên cử cán bộ, công chức học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, bố trí tuyển dụng thêm nhân vào vị trí thiếu nhằm thực công việc hiệu Các cán bộ, công chức phải đầu gương mẫu, ý thức chủ động hoàn thiện đổi công việc, nâng cao trách nhiệm lĩnh trị nghề nghiệp để phục vụ tốt cho nhân dân Cần trẻ hóa đội ngũ nhân viên văn phòng để phù hợp với bước phát triển khoa học công nghệ, xã hội nước Để văn phòng hoạt động tốt cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ văn phòng phận văn phòng định người có thẩm quyền ký Xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận văn phòng Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức phòng cách cử cán bộ, công chức tham gia thi sáng tạo, đổi cách 30 làm việc có hiệu cán bộ, công chức UBND huyện tỉnh tổ chức Trên số giải pháp đưa sau trình nghiên cứu đề tài, mong cho quan tổ chức, Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản hoạt động đạt hiệu cao Tiểu kết: Chương đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản Những ý kiến đưa quan điểm cá nhân để áp dụng phù hợp với tình hình Ủy ban nhân dân Mỗi Ủy ban nhân dân huyện, tỉnh khác có ưu, nhược điểm khác cần vào thực tế đưa giải pháp tốt hiệu 31 KẾT LUẬN Trong thời kỳ hội nhập tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức đòi hỏi phải thích ứng với xu Vậy phải đổi tất lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh nhằm tận dụng hội, vượt qua khó khăn thử thách Đảng nhà nước ta đạo quan, ban, ngành đoàn thể cấp từ trung ương đến địa phương cần phải cải cách hành đôi với nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công chức kinh nghiệm Chính văn phòng phải đơn vị đầu lĩnh vực cải cách hành chính, nghiệp vụ nâng cao trình độ cán bộ, công chức làm việc văn phòng Qua trình nghiên cứu UBND huyện Vụ Bản tạo điều kiện cho nắm bắt thêm nhiều kiến thức phục vụ cho trình học tập Tuy nhiên, trình độ nghiên cứu nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tế tích lũy nghiên cứu tránh khỏi sai xót, mong nhận bảo từ phía thầy cô, đồng chí quan góp ý để nghiên cứu hoàn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn ! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Hoàng Lê Minh, Sách Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa – Thông tin TS Nguyễn Hữu Thân, Sách Quản trị hành văn phòng, Nxb Lao động – Xã Hội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Sách Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật PGS Vương Đình Quyền, Sách lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội http://vuban.namdinh.gov.vn/ http://www.tctph.gov.vn/modules.php?name=Noisan&id=60\ PHỤ LỤC Phụ lục I Sơ đồ tổ chức máy Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND – UBND Thanh tra huyện Phòng Nội Vụ Phòng y tế Phòng TN – MT Phòng LĐ – TB – XH Phòng GD - ĐT Phòng kinh tế Phòng VH -TT Phòng dân tộc Phòng TC - KH Phòng quản lý đô thị Phòng tư pháp Phòng NN – PTNT Đài Trung phát tâm thể dục thể thao Hội chữ thập đỏ Ban Trung Trung Thanh Trung quản tâm tâm tra tâm lý dạy dân xây văn dự nghề số dựng hóa án XD huyện Phụ lục II Sơ đồ tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ phận phận phận Phận phận phận văn lưu hành tham thư trữ mưu toán dân tổng tài hợp vụ nhận Phụ lục III Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Lãnh đạo UBND Văn phòng huyện Vụ Bản Chuẩn bị trước hội nghị Lập Xây Danh Chuẩn Chuẩn Chuẩn Kế dựng sách bị bị bị hoạch chương khách kinh tài trình mời phí liệu số nghị vật công chất việc Hội nghị diễn Đón Phát Dẫn Theo Ghi Đảm tiếp tài chương Dõi Biên bảo khách liệu trình Hội Bản Nghị vấn đề