Công tác văn phòng tại uỷ ban nhân dân huyện vụ bản

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài 1 3. Phương pháp nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 4 1.1 Những lý luận chung về công tác văn phòng 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng 4 1.1.2 Chức năng của văn phòng 5 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 6 1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp 7 1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 7 1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 8 1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 8 1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 9 1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 9 1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 9 1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 10 1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 10 1.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản. 11 1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản. 11 Tiểu kết: 11 Chương 2.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VỤ BẢN 12 2.1.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 12 2.1.1 Vị trí, chức năng 12 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.3.1 Chánh văn phòng 14 2.1.3.2 Phó văn phòng Uỷ ban nhân dân 15 2.1.3.3 Các bộ phận trực thuộc văn phòng UBND huyện Vụ Bản 15 2.2 Tổ chức công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản 17 2.2.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 17 2.2.2 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan 18 2.3 Công tác văn thư 18 2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.3.1.1 Trình ký văn bản 18 2.3.1.2 Đóng dấu văn bản 19 2.3.1.3 Đăng ký văn bản đi 19 2.3.1.4 Chuyển giao văn bản đi 20 2.3.1.5 Lập tập lưu văn bản 20 2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.3.2.1 Tiếp nhận văn bản 20 2.3.2.2 Đăng ký văn bản đến 21 2.3.2.3 Trình ký văn bản đến 21 2.3.2.4 Sao văn bản 21 2.3.2.5 Chuyển giao văn bản đến 21 2.3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.3.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc 22 2.3.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 22 2.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.3.4.1 Quản lý, sử dụng con dấu 23 2.3.4.2 Đóng dấu 23 Tiểu kết: 24 CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰMHOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 25 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 25 3.1.1 Công tác văn phòng 25 3.1.2 Về công tác văn thư 26 3.2 Đề xuất một số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy những ưu điểm, hạn chế nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 26 3.2.1 Trong công tác văn thư 26 3.2.2 Về đội ngũ cán bộ, công chức 27 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do tôi thực hiện Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng Tôi xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài nghiên cứu này

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán bộ công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách thuận lợi nhất Đặc biệt, sự tận tình hướng dẫn giúp đỡ của cô TS Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác

do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô cũng như các bạn

Những ý kiến đóng góp của mọi ngời sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự phát triển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghệp đó chính là nghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng

Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất cứ một cơ quan tổ chức nào Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá thì công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội.Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh để giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác , hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt là công cuộc cải các hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi

cơ quan, đơn vị Chính vì thế, một bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo quản lý là không thể thiếu được ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào

Lá sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong thời gian học tập, rèn luyện tôi được trang bị những kiến thức chuyên môn và đã có kiến thức nhất định về công tác văn phòng Nhưng học đi đôi với hành, kiến thức được học trên lớp phải được áp

dụng vào trong thực tế Vì vậy, tôi xin chọn đề tài nghiên cứu: “Công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản”nhằm có thêm những kiến thức bổ ích cho bản

thân mình khi học chuyên ngành quản trị văn phòng

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu về các hoạt động về công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản

2.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Không gian: đề tài nghiên cứu trong phạm vi của UBND huyện Vụ Bản

Thời gian: nghiên cứu trong năm 2015

3 Phương pháp nghiên cứu

3.1 Phương pháp thu thập thông tin

Trong bài nghiên cứu này, đây là phương pháp được dùng chủ yếu để thực hiện Với phương pháp này thu thập các thông tin qua các tài liệu, báo cáo về hoạt động UBND huyện trong các tháng, quý, năm Thông qua internet để thu thập những thông tin có liên quan đến tổ chức, hoạt động của Văn phòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong bài nghiên cứu.

ty ở Việt Nam hiện nay Các đề tài nghiên cứu như: “ Công tác văn phòng tại UBND

xã Ngòi A” của sinh viên Hoàng Minh Trưởng, đề tài “Cơ cấu tổ chức và hoạt động của UBND thị xã Phước Long” của sinh viên Lê Quang Trường

Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác văn phòng nói chung trong các đề tài và dựa trên tình hình thực tiễn của UBND huyện

Vụ Bản để hoàn thành đề tài này

5 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu tìm hiểu về tầm quan trọng của công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản

Khảo sát tình hình công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản

Trình bày đánh giá thực trạng và tình hình công tác văn phòng tại UBND huyện Vụ Bản, đồng thời đưa ra những giải pháp giúp cho công tác văn phòng hoạt động đạt hiệu quả cao hơn

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đưa ra các giải pháp:

- Đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào trong Công tác văn thư như quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý dữ liệu

- Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ văn thư

- Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công tác văn thư

như máy Fax, tủ tài liệu để hồ sơ,…

- Các bài trí trong phòng hợp lý

Thì sẽ đạt hiệu quả như:

+ Xử lý công việc một cách nhanh chóng đạt hiệu quả cao

+ Tránh mất mát và hư hỏng tài liệu

+ Giải quyết công việc một cách khoa học

Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu

Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào trong thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương:

- Chương 1: Những lý luận chung về công tác văn phòng và khái quát vềUBNDhuyện Vụ Bản.

- Chương 2: Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện Vụ Bản.

- Chương 3: Nhận xét, đánh giá và những khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn phòng của UBND huyện Vụ Bản.

Chương 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT

VỀ UBND HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Những lý luận chung về công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức, người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả

Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm văn phòng:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Ví dụ như “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Chẳng hạn như “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”

- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong công tác cơ quan Nhà nước, trong các xí nghiệp Như vậy văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan

- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị

Các khái niệm trên đưa ra đều có những khía cạnh đúng, nhưng nó chỉ phản ánh được một phần nào đó của thuật ngữ văn phòng Để có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng thì ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức

Nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết vị, con người có trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

Qua những khái niệm nêu trên và các khía cạnh khác nhau của văn phòng, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vữ dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Thông qua các khái niệm về văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau:

Thứ nhất, chức năng tham mưu: hoạt động của cơ quan phụ thuộc nhiều vào

yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến

đó được tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp những thông tin, phán quyết kịp thời, đúng đắn

Thứ hai, chức năng tổng hợp:từ tất cả những thông tin, kết quả thu thập được

thì văn phòng là nơi phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định Chức năng tổng hợp có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị

Thứ ba, chức năng hậu cần: hoạt động của văn phòng không thể thiếu các

điều kiện vật chất: nhà cửa, thiết bị những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ cho mọi lúc, mọi nơi

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở các chức năng thì văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng quý, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình

hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện sự chỉ đạo của thủ trưởng.

- Thực hiện công tác Văn thư- lưu trữ, giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu, lưu trữ văn bản

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,

kỹ thuật phương tiện làm việc đảm bảo các yêu cầu cho hoạt động và công tác của

1.2 Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản

1.2.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản

Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng

cố quốc phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Vụ Bản

Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản

1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện

các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp và khai thác, phát triển các ngành nghề đánh bắt

và nuôi trồng thủy sản và chế biến thủy sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;

Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp

Trong công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn;

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cở sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du

lịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo

vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi

vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;

quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định

1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản.

Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện

Vụ Bản

Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.

( Phụ lục I)

Tiểu kết:

Trong Chương 1 đã trình bày về cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng

và khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản Đây là cơ sở lý thuyết ban đầu để triển khai tìm hiểu về tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng ở Chương 2

Chương 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VỤ BẢN 2.1.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản

2.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức năng :

- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà

nước về công tác tư pháp , nội vụ , chỉ đạo, hướng dẫn công tác tổ chức, nghiệp vụ thanh tra đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về lĩnh vực lao động và chính trị xã hội trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt

và triển khai kế hoạch được duyệt

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục của địa

phương, sau khi trao đổi thống nhất với Phòng Kế hoạch - Kinh tế trình Ủy ban nhân dân huyện duyệt; tổ chức triển khai, kiểm tra đôn đốc các cơ sở giáo dục, các

xã thực hiện

- Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp

luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và các công tác tư pháp khác

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, quản

lý đất và nhà ở

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng nhà ở và công sở, giao thông, bưu chính viễn thông

- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân huyện quản lý nhà nước về y tế ở địa phương

gồm: chăm sóc sức khoẻ và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người,

mỹ phẩm ảnh hưởng đến sức khoẻ con người, an toàn vệ sinh thực phẩm, trang thiết

bị y tế, quản lý các trạm y tế xã, thị trấn

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của Hội

đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, thu thập xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo.

Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho lãnh đạo và chương trình công tác cho Uỷ ban nhân dân

Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và các hoạt động khác của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ

Giúp Uỷ ban nhân dân thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưu trữ

Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát các đề án, dự án, các văn bản trước khi trình Chủ tịch ký ban hành

Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn vị chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó đồng thời là bộ phận thực hiện công việc sự vụ hàng ngày

Giúp lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của cơ quan

Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra, đề xuất và giải quyết các công việc hàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản

Đảm bảo đầy đủ cơ sở, vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt động của cơ quan

Tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước, hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng trên địa bàn xã, xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức của phòng theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện phân công

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Muốn cho văn phòng được hoạt động một cách có hiểu quả thì một đội ngũ cán bộ nhiệt tình với công việc và có sự tổ chức, phân công công việc rõ ràng, chặt chẽ là điều không thể thiếu Chính vì thế, văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản đã xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, mang tính độc lập cao nhưng vẫn có được mối liên hệ trong công việc

Sơ đồ tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản

- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong văn phòng, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành

- Chỉ đạo công tác văn phòng theo những kế hoạch đã lập chương trình công tác của văn phòng Uỷ ban nhân dân

- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình phục vụ cho việc chỉ đạo công tác của Uỷ ban nhân dân Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân đồng thời kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt được hiệu quả

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất của Uỷ ban nhân dân huyện

- Xếp lịch công tác và lịch tiếp dân cho thường trực Hội đồng nhân dân, cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên chuyên trách Uỷ ban nhân dân

- Theo dõi tổng hợp và phối hợp cùng các phòng ban, liên quan để đề xuất kịp thời với Uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh công tác tài chính

2.1.3.2 Phó văn phòng Uỷ ban nhân dân

- Là người giúp việc cho Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh

văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công

- Trong phạm vi thẩm quyền được giao, Phó văn phòng làm việc trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân Sau đó báo cáo với Chánh văn phòng để chỉ đạo chung Chủ động phối hợp với các ngành, địa phương trong việc nghiên cứu và giải quyết những công việc thuộc phạm vi mình phụ trách

- Được ký thay Chánh văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công

- Được Chánh văn phòng ủy quyền cho một Phó văn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng

2.1.3.3 Các bộ phận trực thuộc văn phòng UBND huyện Vụ Bản

* Bộ phận tham mưu - tổng hợp

Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân lãnh đạo văn phòng

thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của các cấp, các ngành được phân công theo dõi nhằm phản ánh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân -

Ủy ban nhân dân

Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Uỷ ban nhân dân việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời

Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản lý nhà nước, tổ chức tốt công tác tiếp nhận và lưu trữ thông tin một cách khoa học Soạn thảo, biên tập thành thạo các văn bản quản lý nhà nước

Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình, số liệu thuộc lĩnh vực mình phụ trách

Chuyên viên văn phòng do lãnh đạo văn phòng phụ trách phân công làm việc trực tiếp với Thường trực Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân về lĩnh vực công