Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại công ty TNHH đầu tư thương mại công nghệ trí việt thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Ý nghĩa của đề tài 4 8. Cấu trúc đề tài 5 B. NỘI DUNG 6 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 6 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 6 1.1.1. Quan niệm, khái niệm về văn phòng 6 1.1.2. Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp 6 1.2. Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp 7 1.3. Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp 8 1.4. Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp 8 1.4.1. Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước 8 1.4.2. Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực 8 1.4.3. Đề cao trách nhiệm 9 1.4.4. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp 10 CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠICÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 11 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt 11 2.1.1. Một số thông tin cơ bản về công ty 11 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư thương mạiCông nghệ Trí Việt 11 2.1.3. Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty 12 2.1.4. Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 13 2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty 13 2.2. Một số nét sơ lược về phòng Hành chínhTổ chức Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 16 2.2.1. Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự 16 2.2.2. Điều kiện làm việc của phòng Hành chínhTổ chức 17 2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chínhTổ chức tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng 18 2.3.1. Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chínhTổ chức ở Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 19 2.3.1.1. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 19 2.3.1.2. Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 19 2.3.1.3. Tham mưu về tổ chức Văn thưLưu trữ trong công ty 20 2.3.1.4. Tham mưu về công tác tổ chức các cuộc hội họp 23 2.3.1.5. Tham mưu về công tác hậu cần 25 2.3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 26 2.3.1.7. Tham mưu về công tác thi đua khen thưởng 27 2.3.2. Công tác Tổng hợp tại Công ty 27 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH ĐTTMCN TRÍ VIỆT 29 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác tham mưu của phòng Hành chínhTổ Chức tại Công ty 29 3.1.1. Trong công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch 29 3.1.2. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 30 3.1.3. Về công tác tham mưu tổ chức các cuộc hội họp 31 3.1.4. Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thưLưu trữ 32 3.1.5. Đánh giá công tác hậu cần 34 3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 36 3.1.7. Đánh giá chung về công tác tổng hợp của phòng Hành chínhTổ chức tại Công ty 36 3.2. Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty 38 C. KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 D. PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành được đề tài nghiên cứu lần này đó không chỉ là sự

nỗ lực của cá nhân, mà còn sự hướng dẫn, giúp đỡ từ nhiều phía Em xin gửi lờicảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Cường đã tận tâm chỉdạy, hướng dẫn, giúp đỡ tận tình em trong quá trình thực tập tại Nhà trường; cácthầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cán hướng dẫntại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt chị Hồ Thị MinhPhương và toàn thể đội ngũ các cán bộ, nhân viên, người lao động tại Công tyTrí Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài báo cáo thực tập lần này Vớichủ đề nghiên cứu khá rộng cộng với trình độ còn hạn chế, nên chắc chắn chủ đềnghiên cứu vẫn còn nhiều thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, em rất mong nhậnđược sự thông cảm, chỉ bảo, góp ý chân thành của quý thầy cô và đặc biệt từgiảng viên hướng dẫn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi đăng ký đề tài làm báo cáo thực tập: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại & Công nghệ Trí Việt-Thực trạng và giải pháp.

Tôi xin cam đoan:

1 Đây là đề tài nghiên cứu độc lập của cá nhân, dưới sự hướng dẫn củacán bộ Văn thư của công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ TríViệt và giảng viên Khoa Quản trị văn phòng;

2 Mọi nguồn tư liệu tham khảo dùng trong báo cáo đều được trích dẫn rõràng như: tên đề tài, thời gian, địa điểm công bố;

3 Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung và các thông tin liênquan đến nội dung nghiên cứu của báo cáo này

Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2017

Sinh viên

Lê Văn Cường

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Ý nghĩa của đề tài 4

8 Cấu trúc đề tài 5

B NỘI DUNG 6

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 6

1.1 Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 6

1.1.1 Quan niệm, khái niệm về văn phòng 6

1.1.2 Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp 6

1.2 Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp 7

1.3 Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp 8

1.4 Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp 8

1.4.1 Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước 8

1.4.2 Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực 8

1.4.3 Đề cao trách nhiệm 9

1.4.4 Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp 10

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ

THƯƠNG MẠI-CÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG

TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 11

2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt 11

2.1.1 Một số thông tin cơ bản về công ty 11

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư thương mại-Công nghệ Trí Việt 11

2.1.3 Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty 12

2.1.4 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt 13

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty 13

2.2 Một số nét sơ lược về phòng Hành chính-Tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt 16

2.2.1 Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự 16

2.2.2 Điều kiện làm việc của phòng Hành chính-Tổ chức 17

2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng 18

2.3.1 Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chính-Tổ chức ở Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt 19

2.3.1.1 Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 19

2.3.1.2 Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 19

2.3.1.3 Tham mưu về tổ chức Văn thư-Lưu trữ trong công ty 20

2.3.1.4 Tham mưu về công tác tổ chức các cuộc hội họp 23

2.3.1.5 Tham mưu về công tác hậu cần 25

2.3.1.6 Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 26

2.3.1.7 Tham mưu về công tác thi đua khen thưởng 27

2.3.2 Công tác Tổng hợp tại Công ty 27

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY

TNHH ĐTTM-CN TRÍ VIỆT 29

3.1 Nhận xét, đánh giá về công tác tham mưu của phòng Hành chính-Tổ Chức tại Công ty 29

3.1.1 Trong công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch 29

3.1.2 Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 30

3.1.3 Về công tác tham mưu tổ chức các cuộc hội họp 31

3.1.4 Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thư-Lưu trữ 32

3.1.5 Đánh giá công tác hậu cần 34

3.1.6 Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 36

3.1.7 Đánh giá chung về công tác tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức tại Công ty 36

3.2 Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty 38

C KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

D PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Từ, cụm từ viết đầy đủ Từ, cụm từ viết tắt

Công ty Trách nhiệm hữu hạn

Hành chính-tổ chức

Tham mưu-tổng hợp

Đầu tư thương

mại-Công nghệ Tài chính-Kế toán

CT TNHH HC-TC TM-TH ĐTTM-CN

TC-KT

A MỞ ĐẦU

Người làm công tác Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợpkhông chỉ là đề xuất các chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý điều hành,mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của cơ quan, tổ chức mà đòi hỏi của người làmcông tác Văn phòng phải có khả năng tổng hợp, bằng việc vận dụng các kỹ năng

đã được đào tạo hoặc do kinh nghiệm mang lại Đặc biệt công tác văn phòng yêucầu phải luôn trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc trong tham mưu giải quyếtcông việc khi được ủy quyền, không những vậy cán bộ làm công tác văn phòngyêu cầu phải là người chịu khó, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng trong tham mưu xử lýcông việc Vì vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc

“bảo gì làm nấy” mà đòi hỏi phải có tính nguyên tắc cao và phải là người có tưduy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ, không cảm tính, vụlợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không

sợ cấp trên trù dập, còn tham mưu “mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp trên bằng bất cứ giá nào thì chỉ có hại cho quốc kế dân sinh”-

(trích câu nói của Bác Hồ)

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bước vào thế kỷ XXI, nền kinh tế thế giới là một bức tranh đầy sự biếnđộng, đầy cơ hội nhưng cũng rất nhiều thách thức đặt ra Bên cạnh bước chuyểnmình đáng kể từ những thuận lợi sau khi ra nhập WTO, hợp tác phát triển chiềusâu trong khối các nước ASEAN; nền kinh tế nước ta đã và đang trải qua nhữnggiai đoạn khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu và bối cảnhchính trị thế giới bất ổn Kinh tế thị trường càng bất ổn thì cạnh tranh càng gaygắt, doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng caochất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêutối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả cácdoanh nghiệp không những phải áp dụng hàng loạt các công cụ khác nhau màcòn cần những định hướng chiến lược và có tầm nhìn xa Và để đạt được điều

đó, bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần phát huy mạnh mẽ vai tròcủa văn phòng Dù có tồn tại ở mô hình nào nhưng vị trí, vai trò và chức năng

của văn phòng sẽ không thay đổi Trong đó, công tác tham mưu, tổng hợp là mộttrong hai chức năng chính và là chức năng đặc biệt của văn phòng, nó ảnhhưởng đến việc đề ra mục tiêu phát triển, việc ra quyết định của lãnh đạo cơquan và lưu giữ những tư liệu quan trọng được hình thành trong quá trình hoạtđộng Văn phòng được ví như cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức có ảnh hưởngtrực tiếp đến công tác đối nội, đối ngoại thì công tác tham mưu, tổng hợp chính

là trợ thủ đắc lực, là cánh tay phải của nhà quản trị doanh nghiệp trong việc đưa

ra những quyết định chiến lược, ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp

Nhận thấy được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công tyTNHH ĐTTM-CN Trí Việt–một doanh nghiệp kinh doanh lâu năm trong lĩnhvực xây lắp viễn thông với tốc độc và quy mô phát triển ngày càng mở rộng, em

đã tìm hiểu về hoạt động của công ty nói chung và công tác tham mưu, tổng hợpcủa phòng Hành chính-Tổng hợp tại công ty nói riêng Hiểu được thực tế hoạtđộng của một văn phòng cũng như những ảnh hưởng của công tác tham mưu,tổng hợp đến định hướng và hoạt động thực tiễn của công ty Có thể nói rằngcông ty hoạt động hiệu quả và ngày càng phát triển như ngày hôm nay một phầncũng là nhờ cán bộ, nhân viên làm tốt công tác văn phòng nói chung và công táctham mưu, tổng hợp nói riêng Vì những lý do trên, em đã chọn đề tài nghiên

cứu cho bài báo cáo thực tập của mình “Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại & Công nghệ Trí Việt-Thực trạng và giải pháp” Hy vọng bài báo cáo lần này, sẽ là nguồn tư liệu tham khảo

cho những ai đang công tác hoặc làm việc trong lĩnh vực văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay có rất nhiều tài liệu, giáo trình nghiên cứu, văn bản quản lý nhànước đề cập đến công tác tham mưu, tổng hợp giành cho các cơ quan tổ chứchành chính nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị xã hội, các đơn vị sự nghiệp

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ

- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 3/12/2007 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ

- Giáo trình Quản trị văn phòng, GS.TS Nguyễn Thành Độ-trường Đại

học kinh tế Quốc dân, xuất bản năm 2012

- Giáo trình Quản trị văn phòng, nhóm tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn

In, Nguyễn Văn Báu-Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, xuất bản năm2015

- Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2010, TS Văn Tất Thu, có bài viết

Công tác tham mưu trong văn phòng Bộ, ngành

Hầu hết, các văn bản, công trình nghiên cứu đều đề cập đến công tác thammưu và tổng hợp ở một cách hiểu khái quát, chứ chưa đi sâu vào vấn đề Đây là

cơ sở lý luận quan trọng để nghiên cứu, phát triển các đề tài nghiên cứu sau này.Hiện nay chưa có bất cứ một đề tài nào nghiên cứu về công tác tham mưu, tổnghợp tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt Đây là lý do,

em đăng ký lựa chọn đề tài này; hy vọng đây sẽ là nguồn tư liệu tham khảo chocác công trình, đề tài nghiên cứu sau này

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạnchế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của phòngHành chính-Tổ chức tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để hoàn thiện và nâng cao chất lượng,hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức phục vụ

sự lãnh đạo, chỉ đạo của Giám đốc trong thời kỳ hội nhập kinh tế, quốc tế

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu tổng hợp của vănphòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt, từ năm 2012đến tháng 5/2017

- Xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổnghợp phục vụ phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo Giám đốc

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

- Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

o Về không gian nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu phòng Hành chính-Tổchức của công ty Ngoài ra, tìm hiểu nghiên cứu thêm một số cá nhân, đơn vịkhác như Giám đốc, Phó giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Đầu tư-Kinhdoanh

o Về thời gian nghiên cứu: Hoạt động của Công ty trong giai đoạn từ năm

2012 đến tháng 5/2017

o Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác tham mưutổng hợp trong công tác văn phòng của công ty

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là:

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữtại công ty

- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của văn phòng,chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác củaphòng Hành chính-Tổng hợp công ty

- Trao đổi, phỏng vấn, điều tra khảo sát thực tế đánh giá hoạt động thammưu, tổng hợp của văn phòng công ty

- So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn đang diễn ra tại Công ty

7 Ý nghĩa của đề tài

a Ý nghĩa lý luận

- Đề tài nghiên cứu này sẽ góp phần bổ sung thêm nguồn cơ sở lý luận vềvấn đề công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung

b Ý nghĩa thực tiễn

- Phân tích, làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Công tyTNHH ĐTTM-CN Trí Việt và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nângcao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổng hợp tạiCông ty

- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caohiệu quả hoạt động của phòng HC-TC và Công ty.

lý luận để triển khai nghiên cứu những nội dung tiếp theo của báo cáo

Chương 2: Khái quát chung về công ty TNHH Đầu tư Thương Công nghệ Trí Việt và Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng tại Công ty

mại-Ở Chương II, báo cáo đi tìm hiểu khái quát về công ty TNHH Đầu tưThương mại-Công nghệ Trí Việt Khảo sát, điều tra, từ đó phân tích thực trạngcông tác tham mưu tổng hợp trên một số vấn đề của phòng Hành chính-Tổ chứctại Công ty Là căn cứ quan trọng, để đánh giá và đưa ra một số khuyến nghị,giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác này

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

Chương cuối trong phần nội dung của bài, đó là những đánh giá, nhận xét

về công tác tham mưu, tổng hợp tại công ty Đồng thời, báo cáo đưa ra một sốgiải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tạiCông ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt

B NỘI DUNG CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

1.1.1 Quan niệm, khái niệm về văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "Văn phòng" là bộ phận phụ trách công

việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị

Văn phòng theo nghĩ rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đợn vị

cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản trị; vănphòng có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại

Văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy giúp việc nhàquản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của tổchức

Trong giáo trình “Quản trị văn phòng”, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri đưa ra

khái niệm: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức đểthực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó

Với nhiều cách tiếp cận và quan điểm khác nhau, sau đây báo cáo xin đưa

ra một khái niệm khái quát như sau: Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việccho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiệncác chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

1.1.2 Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng chính của văn phòng

Hiện nay thuật ngữ “tham mưu, tổng hợp” được đề cập rất nhiều trong các giáo

trình về quản trị, quản trị văn phòng, các văn bản quản lý nhà nước; cũng nhưcác tạp chí của các cơ quan Đảng, quản lý Nhà nước nhưng chỉ mang tính kháiquát, trừu tượng Chúng ta có thể hiểu như sau:

 Tham mưu: được hiểu là đóng góp những ý kiến mang tính chất chỉđạo, giúp nhà lãnh đạo trong việc thực hiện các kế hoạch đề ra

 Tổng hợp: là tập hợp các ý kiến, tình hình, tập mọi mặt của cơ quan.Bao gồm: thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề.

1.2 Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp

Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu

nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bìnhthường Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước, củacác bộ, ngành còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnhđạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý,trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan

Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiếnlược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trongviệc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng nămcủa cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất

Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng còn được quy định cụ thểtrong các quyết định của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị Chức năng tham mưu củavăn phòng được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó Đây là

tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành công việc và các hoạt động;đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Vănphòng có điều kiện làm chức năng tham mưu, tổng hợp hơn các vụ chức năng do

có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khácnhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết địnhquản lý chính xác Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năngtham mưu của các đơn vị chức năng Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giaiđoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn Công táctham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng Đểcông tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ các yêucầu và nguyên tắc

1.3 Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp

o Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và điềuhành công việc của cơ quan, tổ chức

o Đảm bảo chất lượng tham mưu, đề xuất

o Đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu

o Đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính

1.4 Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp

1.4.1 Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước

Trong tham mưu, đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việcthực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật,vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo bộ biết đểkiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cácquy định của pháp luật, đồng thời đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi

để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khuôn khổ, giới hạn pháp luật chophép

Muốn tham mưu đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành củanhà nước, cán bộ lãnh đạo, quản lý và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của vănphòng bộ phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vựccông tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan Phải rất am hiểu cácquy định của pháp luật và các chế độ, chính sách hiện hành; một mặt, để khôngsai, không vi phạm; mặt khác để khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạncho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định,các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, cho

cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật

1.4.2 Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, chính xáccủa các vấn đề tham mưu, đề xuất Nói một cách khác, tuân thủ nguyên tắc nàytạo cơ sở và bảo đảm cho các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và có chấtlượng cao Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, những cơ sở lý luận vàthực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thể tham mưu, đề xuất được

chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu Chỉ trên cơ sở cácphương pháp luận khoa học và nghiệp vụ, tri thức chuyên môn mới có thể xemxét, phân tích thấu đáo tình hình nhiệm vụ, công tác mà văn phòng đang đượcgiao thực hiện, đang được giao tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong lãnh đạo,chỉ đạo và điều hành.

Nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất yêu cầu phải xuất phát

từ thực tế hay thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ do văn phòng hoặc

cơ quan, tổ chức đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tếcủa đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện

cơ sở vật chất để thực hiện Cái thực tại khách quan của cơ quan, đơn vị, của bộ,ngành cho phép đến đâu thì tham mưu, đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kếhoạch và các giải pháp thực hiện đến đó Tôn trọng nguyên tắc khách quan sẽloại bỏ được yếu tố chủ quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhântrong tham mưu, đề xuất công việc của cơ quan, đơn vị Tôn trọng nguyên tắckhách quan trong tham mưu, đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công táchàng năm của bộ, của cơ quan bộ, xây dựng chiến lược quy hoạch, kế hoạchphát triển ngành bảo đảm tính khả thi và hiện thực, đạt kết quả cao

1.4.3 Đề cao trách nhiệm

Cần đề cao trách nhiệm của văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất cholãnh đạo, thủ trưởng trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện côngviệc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy

Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của ngườitham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chínhxác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất Đề cao trách nhiệm là bổn phậncủa cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo, của đơn vị, tổ chức giao chonhiệm vụ tham mưu Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chếnhững sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra

1.4.4 Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý,chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

phải xuất phát và dựa trên quan điểm toàn diện, tổng hợp Nghĩa là, khi thammưu, đề xuất quyết định một vấn đề nào đó phải xem xét một cách toàn diện,vấn đề đó trong quá khứ đã được giải quyết như thế nào, hiện tại đang được thựchiện như thế nào, tương lai sẽ ra sao; để triển khai thực hiện, cần những điềukiện gì về con người (lao động), vật chất (kinh phí, kỹ thuật) và thời gian; giảiquyết tốt vấn đề đó sẽ có tác động như thế nào, không giải quyết tốt sẽ tác hại vàhậu quả ra sao; giải quyết vấn đề đó có liên quan và ảnh hưởng gì đến các vấn

đề, lĩnh vực khác của cơ quan, tổ chức, cũng như trong toàn quốc.v.v Đồngthời, phải tính đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn nghiệp

vụ, kỹ thuật và các yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính đang đặt ra cho các cơquan, tổ chức Tôn trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp trong tham mưu sẽ khắcphục được các yếu tố chủ quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng các ý tưởng,kiến nghị, tham mưu, đề xuất

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI-

CÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC

THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt

2.1.1 Một số thông tin cơ bản về công ty

Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt

Tên giao dịch Tiếng Anh: Tri Viet TTI CO., Ltd.

Trụ sở chính: Số 372 – đường Cầu Giấy–Phường Dịch Vọng, Quận CầuGiấy, Hà Nội

Được cấp giấy phép hoạt động: 03/5/2006

Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt có một đội ngũcán bộ, nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết với công việc và không quản ngạikhó khăn Hầu hết cán bộ, nhân viên của công ty đều có trình độ đại học, một số

có trình độ trên đại học Nhiều người trong số đó đã được đào tạo qua các khóahọc nâng cao về quản lý, kỹ thuật, … và có nhiều năm kinh nghiệm trong cáclĩnh vực hoạt động của công ty

Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt hoạt động

chuyên sâu trong các lĩnh vực kỹ thuật sau: Cơ khí động lực, ô tô; Cơ khí chếtạo, máy công cụ; Tự động hóa, cơ điện tử; Thiết bị khoa học, thí nghiệm; Điệndân dụng, điện công nghiệp, điện lạnh; Phần mềm đào tạo; Các thiết bị máychiếu; Mộc, xây dựng.

Khách hàng thường xuyên của Công ty TNHH Đầu tư thương mại vàCông nghệ Trí Việt bao gồm các trường Đại học kỹ thuật, các trường Cao đẳng

kỹ thuật, các trường trung học kỹ thuật, các trường dạy nghề, các trung tâm dạynghề, các Viện và Trung tâm nghiên cứu khoa học, các xưởng sửa chữa, bảodưỡng ô tô, các nhà máy và xí nghiệp công nghiệp, … trên phạm vi toàn quốc

Hiện nay, Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt đang

là đại diện và đại lý bán hàng cho nhiều hãng sản xuất hàng đầu trên thế giớithuộc các nước G8 (Anh, Pháp, Mỹ, Canada, Đức, Italy, Nhật Bản, Nga), TrungQuốc, Đài Loan về các loại máy móc gia công cơ khí, máy công cụ; thiết bị sửachữa, bảo dưỡng, kiểm định ô tô, xe máy; thiết bị giáo dục, đào tạo và dạy nghề;thiết bị khoa học kỹ thuật, … với chất lượng cao, mẫu mã và giá thành đa dạng,phù hợp với mọi nhu cầu của Quý khách hàng

2.1.3 Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty

* Xây dựng quy trình làm việc, quản lý, dịch vụ chuyên nghiệp theo tiêu

* Trở thành nhà cung cấp, lắp đặt, bảo hành thiết bị công nghiệp, khoa

học, kỹ thuật, giáo dục dạy nghề có quy mô và thị phần hàng đầu Việt Nam;

* Trở thành nhà sản xuất các sản phẩm, vật tư, linh kiện máy móc thiết bị

phục vụ dân dụng, công nghiệp, giáo dục dạy nghề và khoa học kỹ thuật đượcthị trường chấp nhận

2.1.4 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Công nghệ Trí Việt được tổ chức

và điều hành theo mô hình Công ty TNHH Một thành viên, tuân thủ theo cácquy định trong Luật doanh nghiệp năm 2014 và các quy định khác của pháp luậthiện hành.

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty, xem phụ lục 01.

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty

- Lập kế hoạch kinh doanh và marketing

- Quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất

- Đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban

 Phó Giám đốc

Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công

ty theo sự phân công của Giám đốc;

Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công vàchịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động

Triển khai các công việc bán hàng; chịu trách nhiệm chính về doanh thu,doanh số bán hàng

Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn trước các cuộc họp của công tyThiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường

Lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng tiềm năng trong nước

Thu thập, tổng hợp thông tin về đối thủ và sản phẩm cạnh tranh.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ

 Phòng Hành chính-Tổ chức

- Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở cácphòng ban Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị,công tác tiếp khách, bảo vệ…

- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm

- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành, theo yêucầu công việc của công ty Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu cóliên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý vănbản tài liệu lưu hồ sơ công ty

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định

- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ chính sáchvới người lao động, Bảo hiểm xã hội Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạchtiền lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêucầu, chiến lược của công ty

- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự,đào tạo và tái đào tạo

- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lươngthưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độcho người lao động

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị củaGiám đốc công ty

- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần… cho toàn công ty

 Phòng tài chính-kế toán

Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ Hướng dẫn thực hiện cácvăn bản quy định TCKT của CT và Nhà nước Kiểm tra, kiểm soát việc chấphành chế độ thu chi tài chính của các phòng Thực hiện thu chi và hạch toán thuchi theo quy định Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáoquyết toán Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,quản lý hóa đơn, ấn chỉ Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toántheo chính sách của CT và quy định của Nhà nước

 Phòng Đầu tư-Kinh doanh

- Xây dựng kế hoạch SXKD, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty

- Tham mưu giúp Tổng giám đốc Công ty trong việc lập kế hoạch đầu tư

và xây dựng, tổ chức quản lý các dự án đầu tư và xây dựng công trình

- Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch kinh doanh, triển khai hoạt độngsản xuất, kinh doanh tại công ty

- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, và đối tác củacông ty

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanhthu cho công ty

- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự án,sản phẩm đến với khách hàng

- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Giám đốc phân công.

- Thiết kế, triển khai lắp ráp các trang thiết bị cho khách hàng Đồng thời,

tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động với vào làm việc

- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì các trang thiết bị cung cấp chokhách hàng

- Phối hợp cùng với phòng Đầu tư-Kinh doanh, phòng Nghiệp vụ lập hồ

sơ dự thầu các công trình Công ty tham gia đấu thầu

- Quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chốngcháy nổ, lực lượng phòng chống cháy nổ đến các đơn vị trực thuộc trong phạm

vi toàn Công ty

- Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp tăng cường công tácquản lý nâng cao hiệu quả chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong sản xuất kinhdoanh, áp dụng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật

2.2 Một số nét sơ lược về phòng Hành chính-Tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

2.2.1 Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự

Căn cứ vào quy mô hoạt động của Công ty Mô hình văn phòng được tổchức tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt là phòng Hành chính-Tổ chức.Nhân sự làm việc tại phòng HC-TC với số lượng là: 08 người Cụ thể như sau:

- Bộ phận lái xe: 01 người

2.2.2 Điều kiện làm việc của phòng Hành chính-Tổ chức

Trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác Văn phòng

Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc Đây lànhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành hiệu quả Máy móc thiết bịđược trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúpnăng suất lao động tăng lên Các trang thiết bị trong phòng được trang bị kháđầy đủ bao gồm các loại:

- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạtcác thông tin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại…

- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, cácloại file đựng hồ sơ, điều hòa…

- Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của Phòng HC-TC được diễn

ra bình thường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, thiết bị chiếusáng…

* Thống kê số lượng các trang thiết bị, phương tiện làm việc, xem phụ

lục 02.

Môi trường làm việc của Phòng Hành chính-Tổ chức

Lãnh đạo công ty đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người làyếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đểcho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huyđược hết khả năng của mỗi cá nhân như: trang bị các phần mềm tiên tiến phục

vụ cho công việc, bằng việc cử người lao động đi bồi dưỡng, nâng cao nghiệp

vụ về công tác hành chính văn phòng, các nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ

Bên cạnh đó, thường xuyên cử các cán bộ, kỹ sư có trình độ đi học tập vàchuyển giao công nghệ ở các cơ sở đào tạo có uy tín và các nước phát triển, tạođiều kiện cho họ tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật

và quản lý…

Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũngnhư vật chất cho người lao động Công ty có chế độ ưu tiên đối với phụ nữ,

người lao động có hoàn cảnh khó khăn về các chế độ lương thưởng và phúc lợi

xã hội Công ty cũng thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi dulịch, tham quan, các chương trình thiện nguyện, tổ chức tặng quà cho học sinhnghèo vượt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty Tạo bầu không khílàm việc vui vẻ hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty, giúp họ cống hiến và

nỗ lực trong công việc

2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng

Một doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh trong thời kỳ hội nhập vàcạnh tranh, đòi hỏi các nhà quản trị cần có những có một tầm nhìn sâu rộng, tinhthông trên mọi lĩnh vực để đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và mangtính chiến lược Để đạt được điều đó nhà quản trị cần nắm bắt được mọi chuyểnbiến lặng lẽ dù là nhỏ nhất của thị trường cả cả ngay chính các đơn vị của mình.Tuy nhiên điều đó vượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có mộtlực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phương diện, đó là công tác thammưu Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản

lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,mang tính hiệu lực và hiệu quả

Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu-tổng hợp

Với phương châm “Kịp thời, chính xác, khoa học và hiệu quả”, Phòng Hành

chính-Tổ chức của Công ty đã tham mưu cho Giám đốc về nhiều biện phápnhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng Trong đó, tậptrung xây dựng và nâng cao chất lượng các loại chương trình, kế hoạch hoạtđộng của công ty, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổimới tác phong tư duy làm việc, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ,chuyên viên làm công tác văn phòng Trong vấn đề này, sau quá trình khảo sát,báo cáo sẽ đi sâu phân tích công tác tham mưu, tổng hợp của phòng HC-TC, tạiCông ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt từ thực trạng đang diễn ra ở đây

2.3.1 Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chính-Tổ chức

ở Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt

2.3.1.1 Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục

vụ cho việc ra quyết định

Đóng vai trò là cầu nối giữa các phòng ban, đơn vị trong và ngoài công ty,hơn bất kỳ bộ phận nào, phòng HC-TC là bộ phận hiểu rõ nhất về thực trạnghoạt động của các đơn vị, khó khăn và vướng mắng ở đây cũng như nắm bắt đượcđịnh hướng của ban giám đốc Do đó, đơn vị đã chỉ ra những số liệu, thông tin từnhiều nguồn khác nhau, cho ban giám đốc thấy được những thuận lợi, khó khăn,thực tế tồn tại của đơn vị và công ty Tham mưu cho Giám đốc những đề xuấtđúng đắn, giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định quan trọng với tầm ảnh hưởngsâu rộng trong công ty

2.3.1.2 Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch

Phòng Hành chính-Tổ chức công ty đã tham mưu giúp lãnh đạo xây dựngchương trình, kế hoạch làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ,biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng bancần thực hiện Bên cạnh đó, căn cứ vào mức độ, tính chất công việc, phòng HC-

TC sẽ tham mưu cho giám đốc về hình thức và nội dung chương trình, kế hoạch.Với mục tiêu là đúng trọng tâm công việc, đúng đối tượng, đảm bảo về mặt thờigian và tài chính

Các chương trình làm việc được xây dựng theo trình tự thời gian, từ ngắnhạn đến dài hạn, cụ thể:

 Chương trình làm việc theo tháng: căn cứ tên kế hoạch quý, phối hợpcùng các phòng ban chuyên sâu như phòng Đầu tư-Kinh doanh, Phòng Nghiệp

vụ để xây dựng kế hoạch cơ bản trong các tháng, kết hợp với việc phân tích,đánh giá các tồn đọng từ tháng trước cũng như phát sinh trong tháng để đưa rachương trình hành động cụ thể Kế hoạch được trình Giám đốc ký vào 27 hàngtháng sau đó ban hành đến các đơn vị để thực hiện

 Chương trình làm việc quý: Chương trình làm việc quý mới được xâydựng dựa căn cứ trên tình hình thực hiện của quý trước, kết hợp với kế hoạchnăm để đưa ra các nhiệm vụ trọng tâm và các chương trình hành động cụ thể củaquý Trình ký giám đốc vào ngày 15 trong tháng cuối cùng của quý trước và ban

hành đến các đơn vị để thực hiện.

 Chương trình làm việc năm: Cuối năm phòng HC-TC công ty đã gửibáo cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mớilên Giám đốc và các phòng ban đơn vị, cá nhân trong công ty, để các đơn vị căn

cứ vào đó thực hiện

2.3.1.3 Tham mưu về tổ chức Văn thư-Lưu trữ trong công ty

2.3.1.3.1 Về công tác Văn thư

Qua quá trình khảo sát tại phòng Hành chính-Tổ chức, em nhận thấy rằng,việc tham mưu trong công tác văn thư, lưu trữ tại công ty TNHH ĐTTM-CN TríViệt về cách tổ chức khoa học, thống nhất và đảm bảo được các tiêu chuẩnchung theo quy định hiện hành, công tác tham mưu tập trung vào 3 nội dungchính sau:

o Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản

- Tham mưu trong việc xây dựng quy chế chung về thể thức trong vănbản: các văn bản trong công ty được xây dựng đảm bảo đúng thể loại, thể thức,mẫu trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành và theo quy chế Hình thứcvăn bản được phân loại thành: văn bản hành chính như quyết định, thông báo,chương trình, kế hoạch, tờ trình, hợp đồng, … và các văn bản chuyên ngành

- Tham mưu về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Các phòng banđơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản Sau đó văn bản được chuyển lên bộphận văn thư của công ty để xem xét về thể thức của văn bản, tiếp đó cán bộ vănthư sẽ trình lên trưởng phòng Văn bản sau khi đã được trưởng phòng xem xét

về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản thì được trình lên Giám đốcxem xét về nội dung văn bản và thẩm quyền để ký Văn bản ký xong đượcchuyển về văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành văn bản đúngthời gian

o Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại công ty được thammưu để phân chia rõ ràng, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục, gồm 2 công tácchính là tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản

lý và giải quyết văn bản đi.

- Thủ tục giải quyết văn bản đi

Sau khi soạn thảo văn bản xong, văn thư kiểm tra thể thức văn bản có phùhợp với pháp luật quy định không, sau đó đưa lên lãnh đạo công ty để trình ký.Trước khi văn bản chuyển ra bên ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra vănbản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản Văn thư ghi số công văn đềngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, xem phụ lục 03.

- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến

Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận văn thư Văn thư nhận và phânloại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hànhchính hay không Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khôngđược phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên trongxem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèmtheo, viết phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư

Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trìnhthủ trưởng và các phòng ban chức năng trong Công ty Công văn đến ngày nàothì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau Đối vớicông văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhậnđược

* Mẫu vào sổ văn bản đến, xem phụ lục 04.

o Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một công cụ xác định tư cách pháp nhân của các chức danh cánhân hay công ty nói chung Để đảm bảo tính pháp lý của Công ty, phòng Hànhchính-Tổ chức đã tham mưu, tư vấn và tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theocác văn bản quy định hiện hành

Trong quản lý con dấu

Con dấu của công ty được giao cho nhân viên văn thư quản lý vớinhững quy định sau:

- Không giao con dấu cho người khác hoặc tự ý mang con dấu ra khỏi

công ty khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền, và không đóng dấu khống chỉ lên văn bản

Sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu của công ty tuân theo những quy định sau:

- Những văn bản do công ty ban hành phải đóng dấu của công ty

- Những văn bản do các phòng ban, đơn vị trong công ty ban hành phảiđóng dấu của công ty hay dấu của phòng ban, đơn vị đó

* Hình ảnh một số loại con dấu của công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt,

xem phụ lục 05

2.3.1.3.2 Về công tác Lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làmbằng chứng tra cứu thông tin khi cần thiết Các nội dung tham mưu về công táclưu trữ tại công ty bao gồm:

- Thu thập và bổ sung tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệulàm công cụ tra cứu văn bản: các văn bản cần được sắp xếp từ trái qua phải, cácfile cần được xếp thẳng đứng, ngay ngắn

- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Lưu trữ tài liệu ở nơi sạch sẽ, antoàn, chống mối mọt

- Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu: cán bộ văn thư-lưu trữ cung cấp cáctài liệu khi các đơn vị có nhu cầu tra cứu

- Thời gian lưu trữ: tất cả các loại hồ sơ đều được phân loại theo danhmục và được lưu trữ theo thời gian quy định

- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn: việc tiêu hủy cần có biên bản tiêu hủy, cóchữ ký trưởng phòng hành chính

* Mẫu hồ sơ lưu trữ văn bản, tài liệu: xem phụ lục 06

2.3.1.4 Tham mưu về công tác tổ chức các cuộc hội họp

Hội họp là hình thức để giải quyết các vướng mắc, khó khăn về một vấn

đề; cũng như thống nhất về một mục tiêu phát triển của tổ chức Nhận thấy vaitrò quan trọng của công tác hội họp trong quá trình hoạt động của công ty,phòng HC-TC của công ty đã tham mưu và xây dựng công tác tổ chức hội họpquy củ và chuyên nghiệp, giúp nâng cao giá trị hình ảnh công ty trong công tácđối nội cũng như đối ngoại Công tác hội họp thực tế tại công ty thường có cáccuộc hội họp như: họp giao ban công ty theo tháng, tuần; họp tổng kết 06 thánghoặc năm; tổ chức các hội nghị về toàn công ty về công tác quần chúng như đạihội chi hội phụ nữ, đại hội chi bộ đoàn thanh niên…

Các cuộc hội họp được phòng Hành chính-Tổ chức xây dựng và thammưu cho Giám đốc theo quy trình cơ bản sau:

Giai đoạn chuẩn bị

- Chuẩn bị nội dung: Căn cứ vào mục đích trọng tâm của hội họp, các nộidung được chuẩn bị chu đáo về các báo cáo, vấn đề thảo luận, kết luận chươngtrình hành động, bài phát biểu của lãnh đạo Các nội dung trên được phân bổ đếncác đầu mối chuyên trách biên soạn và gửi về trước khi hội nghị được tổ chứctrước thời gian quy định, bộ phận chuẩn bị nội dung sẽ căn cứ trên mục đíchtổng thể và các báo cáo này để chuẩn bị những vấn đề cần đưa ra trao đổi, thảoluận trong hội nghị

- Chuẩn bị thành phần tham dự: Đối với các cuộc họp có quy mô lớn, ban

tổ chức căn cứ vào tính chất của hội nghị để xác định rõ đối tượng chính củahọp, từ đó thông báo sớm cho thành phần tham dự hội họp biết sớm về mụcđích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch Với các cuộchội họp có quy mô nhỏ thì tiến hành gọn nhẹ hơn

- Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị: Ban chuẩn bị nộidung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thờigian, địa điểm, chương trình hội họp

- Công tác chuẩn bị hậu cần: Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, sốlượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn

bị các mặt như: hội trường phòng thảo luận, phòng ăn, ở, phương tiện đi lại, giờgiải lao, trật tự an ninh, với các hội họp với đối tác lớn công ty sau khi có sự