THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG – BỘ QUỐC PHÒNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Cấu trúc của đề tài 5 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG 6 1. SỰ RA ĐỜI, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG 6 1.1. Sự ra đời của Viện QHQT về QP 6 1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện QHQT về QP 7 1.3. Chức năng 8 1.4. Nhiệm vụ 8 1.5. Quyền hạn 8 1.6. Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện trưởng và Phó Viện trưởng: 9 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA TỪNG ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC 10 2.1. Phòng Tham mưu 10 2.1.1. Cơ cấu tổ chức 10 2.1.2. Chức năng 10 2.1.3. Nhiệm vụ 10 2.2. Phòng Chính trị 13 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.1.2. Chức năng 13 2.1.3. Nhiệm vụ 14 3. Phòng Hậu cần 15 3.1. Cơ cấu tổ chức 15 3.2. Chức năng 15 3.3. Nhiệm vụ 15 4. Phòng Châu Á 16 4.1. Cơ cấu tổ chức 16 4.2. Chức năng 16 4.3. Nhiệm vụ 16 5. Phòng Châu Âu 17 5.1. Cơ cấu tổ chức 17 5.2. Chức năng 17 5.3. Nhiệm vụ 17 6. Phòng Châu Mỹ 18 6.1. Cơ cấu tổ chức 18 6.2. Chức năng 18 6.3. Nhiệm vụ 18 7. Ban Kỹ thuật 19 7.1. Chức năng 19 7.2. Nhiệm vụ 19 8. Ban Tài chính 20 8.1. Chức năng 20 8.2. Nhiệm vụ 20 Chương 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG 22 I. CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 22 1. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của Viện QHQT về QP. 22 1.1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng 22 1.2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Viện. 23 1.3. Đánh giá việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện QHQT về QP. 25 1.4. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở tại Viện. 27 1.5. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hoá văn phòng tại Viện QHQT về QP 28 2. Khảo sát về công tác tham mưu, tổng hợp tại viện Viện 29 2.1. Công tác chỉ đạo của Thủ trưởng Viện đối với công tác tham mưu, tổng hợp 29 2.2. Tình hình cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng Tham mưu hành chính. 30 2.3. Công tác tham mưu 30 2.4. Công tác tổng hợp 31 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin 31 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QHQT VỀ QP 36 3.1. Công tác chỉ đạo điều hành 36 3.2. Công tác tham mưu 36 3.3. Công tác tổng hợp 36 3.4. Công tác tổ chức biên chế 36 3.5. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp. 37 3.6. Đối với cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHẦN PHỤ LỤC 41

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Phùng Thị Thu Hồi BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2014-2016) CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG – BỘ QUỐC PHÒNG Tên cơ quan: Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng Địa chỉ: 34C Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thùy Liên Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 5 LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Lịch sử nghiên cứu 3 3.Mục tiêu nghiên cứu 4 4.Nhiệm vụ nghiên cứu .4 5.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 6.Phương pháp nghiên cứu 5 7.Cấu trúc của đề tài .5 Chương 1 6 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ 6 VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG - BỘ QUỐC PHÒNG 6 1 SỰ RA ĐỜI, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG 6 1.1 Sự ra đời của Viện QHQT về QP 6 1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện QHQT về QP .7 1.3 Chức năng 8 1.4 Nhiệm vụ 8 1.5 Quyền hạn 8 1.6 Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện trưởng và Phó Viện trưởng: 9 2 CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA TỪNG ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC 10 2.1 Phòng Tham mưu .10 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 10 2.1.2 Chức năng 10 2.1.3 Nhiệm vụ 10 2.2 Phòng Chính trị 13 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 13 2.1.2 Chức năng 13 2.1.3 Nhiệm vụ 14 3 Phòng Hậu cần 15 3.1 Cơ cấu tổ chức 15 3.2 Chức năng 15 3.3 Nhiệm vụ 15 4 Phòng Châu Á .16 4.1 Cơ cấu tổ chức 16 4.2 Chức năng 16 4.3 Nhiệm vụ 16 5 Phòng Châu Âu .17 5.1 Cơ cấu tổ chức 17 5.2 Chức năng 17 5.3 Nhiệm vụ 17 6 Phòng Châu Mỹ .18 6.1 Cơ cấu tổ chức 18 6.2 Chức năng 18 6.3 Nhiệm vụ 18 7 Ban Kỹ thuật 19 7.1 Chức năng 19 7.2 Nhiệm vụ 19 8 Ban Tài chính 20 8.1 Chức năng 20 8.2 Nhiệm vụ 20 Chương 2 22 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG .22 I CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG .22 1 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác văn phòng của Viện QHQT về QP 22 1.1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng 22 1.2 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Viện 23 1.3 Đánh giá việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện QHQT về QP .25 1.4 Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở tại Viện 26 1.5 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hoá văn phòng tại Viện QHQT về QP .28 2 Khảo sát về công tác tham mưu, tổng hợp tại viện Viện 29 2.1 Công tác chỉ đạo của Thủ trưởng Viện đối với công tác tham mưu, tổng hợp .29 2.2 Tình hình cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng Tham mưu hành chính 30 2.3 Công tác tham mưu 30 2.4 Công tác tổng hợp 31 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 31 Chương 3 36 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QHQT VỀ QP 36 3.1 Công tác chỉ đạo điều hành 36 3.2 Công tác tham mưu 36 3.3 Công tác tổng hợp 36 3.4 Công tác tổ chức biên chế 36 3.5 Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp .37 3.6 Đối với cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp .37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHẦN PHỤ LỤC .41 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là trung thực và chưa từng được sử dụng trong các công trình nghiên cứu khác Tôi cam đoan rằng các thông tin trích dẫn trong báo cáo đều được chỉ rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày tháng 9 năm 2016 Tác giả luận văn Phùng Thị Thu Hồi LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đang từng bước chuyển mình đi lên từ nước có nền nông nghiệp lạc hậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nền hành chính của nước ta đã và đang dần hoà nhập với nền kinh tế thế giới Công tác quản trị văn phòng được ví như hệ thống giao thông Hệ thống giao thông càng tốt thì mọi phương tiện qua lại sẽ thuận tiện dễ dàng và đảm bảo an toàn Cũng như vậy nền quản trị của chúng ta càng gọn nhẹ đảm bảo chặt chẽ chính xác bao nhiêu thì việc giải quyết các thủ tục hành chính sẽ càng nhanh chóng và thuận lợi bấy nhiêu Trong công tác hành chính nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành phối hợp mọi hoạt động của cơ quan Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan quyết định sự tồn tại phát triển bền vững của cơ quan Văn phòng hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng cường khả năng cạnh tranh, chủ động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan Ngày nay, văn phòng không đơn thuần là đơn vị quản lý giấy tờ, sổ sách mà trở thành bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trình điều hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Với hơn 40 năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo và cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng cả về lý luận thực hiện, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp Để đáp ứng yêu cầu xây dựng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước nói chung và sự phát triển không ngừng của Nhà nước nói riêng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn nắm bắt, cập nhật bổ sung những kiến thức mới để tạo cho sinh viên có được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc trong thực tế sau khi ra trường Để giúp cho sinh viên “học đi đôi với hành”, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc một cách có hiệu quả, tạo cho sinh viên có thêm 1 tự tin vào bản thân; sau một quá trình học tập, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; đây là thời gian để sinh viên có cơ hội được nghiên cứu, khảo sát và thực hành trực tiếp công tác văn phòng, từ đó củng cố thêm kiến thức đã học, nâng cao năng lực, trình độ vận dụng sáng tạo, lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn phòng Những thâm nhập thực tế là điều kiện tốt để sinh viên đánh giá chính xác khả năng của mình, điều này cho thấy ý nghĩa của việc gắn lý thuyết với thực tiễn; lý thuyết trang bị cho chúng ta những kiến thức, hiểu biết, lý luận căn bản của một vấn đề, nhưng thực tiễn lại kiểm nghiệm lý luận và bổ sung cho lý luận những khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn sẽ được rút ngắn khi chúng ta kết hợp nhuần nhuyễn cả lý thuyết và thực tiễn Được sự đồng ý của Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng (Viện QHQT về QP), tôi đã thực tập với thời gian … Tại Viện QHQT về QP, công tác văn phòng mang tính đặc thù của một đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân Công tác văn phòng của Viện luôn được lãnh đạo, chỉ huy các cấp đặc biệt quan tâm, chú trọng, cán bộ, công chức làm công tác văn phòng được tuyển chọn và đào tạo ngày càng được chính quy hơn Tuy nhiên, để làm tốt công tác này, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, nhân viên có đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu nghiệp vụ, tiêu chuẩn quy định của Bộ Quốc phòng Qua đợt thực tập tôi đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và rút ra những bài học bổ ích cho bản thân, hiểu rõ hơn về hoạt động của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, công tác văn phòng của Viện QHQT về QP; so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn tại đơn vị Từ đó tôi nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, nhất là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay Trong quá trình thực tập tôi đã nhận được sự giúp đỡ chân tình của Thủ trưởng Viện, Chỉ huy Phòng Tham mưu và các đồng chí cán bộ văn phòng Bằng sự nỗ lực không ngừng của bản thân, tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của 2 nhà trường đối với mỗi học viên trong khoá học, qua đó rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, tác phong công tác làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai Tuy nhiên, quá trình thực tập tại đơn vị, việc thu thập, tham khảo tài liệu phục vụ cho báo cáo chuyên đề về công tác văn phòng cũng có khó khăn nhất định, vì công tác văn phòng trong quân đội nói chung và Viện QHQT về QP nói riêng yêu cầu phải bảo đảm yếu tố bí mật nên có một số nội dung trong bản báo cáo chỉ nêu khái quát như phần chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đơn vị,… Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng, cán bộ của Viện, tôi đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường vào thực tiễn quá trình thực tập để hoàn thành báo cáo của mình, nhưng chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định, tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của thủ trưởng cơ quan và các thầy cô giáo 1 Lý do chọn đề tài Trong thời gian qua công tác văn phòng của Viện QHQT về QP đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác này Tuy nhiên bên cạnh những thành quả đã đạt được thì công tác văn phòng tại Viện còn tồn tại một số điểm hạn chế, thiếu sót do cả yếu kém về trình độ chuyên môn, quản lý, điều hành, những hạn chế về cơ sở hạ tầng đối với một cơ âun có tổ chức quy mô lớn như Viện thì việc đổi mới để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động văn phòng của Viện QHQT về QP là điều hết sức cần thiết Được làm việc và thực tập tại cơ quan Viện QHQT về QP tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài: “ Thực trạng và giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Viện QHQT về QP” 2 Lịch sử nghiên cứu Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 theo Quyết định số 189/QĐ-BQP của Bộ Quốc phòng Viện có nhiệm vụ tình hình quốc phòng an ninh của khu vực và Quốc tế tham mưu cho Bộ Quốc phòng về công tác đối ngoại Quốc phòng, đồng thời tổ chức tham gia các Hội nghị Hội thảo diễn đàn an ninh đa phương và đối thoại an ninh song phương 3 trong khu vực và quốc tế 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau: - Làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác văn phòng tại Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng hiện nay - Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác hành chính văn phòng - Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động của công tác văn phòng Viện - Đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu của công tác hành chính văn phòng tại Viện 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ của luận vănn phải giải quyết là: Trên cơ sở lý luận khoa học, từ định hướng của Đảng và Nhà nước, xuất phát từ tính đặc thù của hệ thống chính trị và của nền kinh tế Viẹt Nam bằng các ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến công tác văn phòng nêu rõ thực trạng, những thành tịu và những hạn chế, tồn tại, yếu kém trong công tác văn phòng tại Viện; tìm ra nguyên nhân dẫn đến những hạn chế, tồn tại, yếu kém, chưa đáp ứng yêu cầu; xác lập cơ sở lý luận và đề xuất các giải pháp cho việc tiếp tục hoàn thiện công tác văn phòng tại Viện trong thời gian tới 5 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu của Viện QHQT về QP - Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Viện trên cơ sở đố tìm ra những ưu, khuyết điểm và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Phạm vi nghiên cứu: Qua khảo sát Phòng Tham mưu Viện QHQT về QP để đánh giá năng lực thực hiện công tác văn phòng của đội ngũ cán bộ công chức tại Phòng Tham mưu của Viện QHQT về QP 4 6 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành báo cáo em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp nghiên cứu thực trạng bằng tư liệu Phương pháp kiểm tra, quan sát Phương pháp thống kê Phương pháp khảo sát, so sánh, điều tra xã hội học… 7 Cấu trúc của đề tài Ngoài mở đầu kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có cấu trúc gồm ba chương Chương1: Giới thiệu vài nét về Viện QHQT về QP: Chương II: Thực trạng Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng Chương III: Các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng tại Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng 5 chức triển khai thực hiện đúng tiến trình kế hoạch đề ra, không để tồn đọng công việc II Dự kiến một số công tác chính quí II/2016 1 Tổ chức liên thẩm quân số hàng tháng và báo cáo trên theo quy định; 2 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục cho các đồng chí tham gia dự thi tuyển sinh quân sự năm 2016; 3 Triển khai hướng dẫn nâng lương, phiên quân hàm cho QNCN, CNVQP, LĐHĐ (diện quân lực quản lý) năm 2016; 4 Phối hợp với trên xin điều động chiến sỹ mới 5 Xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm kê VK-TBKT năm 2016 7 Làm thẻ BHYT bổ sung cho CNVQP, LĐHĐ và thân nhân QNCN 8 Báo cáo công tác quân lực 6 tháng đầu năm 2016./ TRƯỞNG BAN Đã ký Thượng tá Nguyễn Văn Sơn BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN QHQT VỀ QP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 33 Số: 770/TB-VQT Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2016 THÔNG BÁO Về việc giới thiệu mẫu chữ ký Ngày 20 tháng 01 năm 2016, Bộ Quốc phòng đã ra Quyết định số 25/QĐBQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng bổ nhiệm đồng chí Nguyễn Văn Thanh giữ chức Phó viện trưởng Viện quan hệ Quốc tế về Quốc phòng Để thuận tiện trong quá trình làm việc giữa đồng chí Thanh với các cơ quan đơn vị, Viện quan hệ Quốc tế về Quốc phòng giới thiệu mẫu chữ ký của đồng chí Thanh như sau: Vậy xin thông báo để các cơ quan đơn vị được biết./ Nơi nhận: - Văn phòng BQP; TL.VIỆN TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG THAM MƯU - Các phòng, ban thuộc Viện; - Lưu: VT, TM, H17 Đã ký Đại tá Nguyễn Ngọc Hiệp BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN QHQT VỀ QP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 34 Số: 25/GM-VQT Hà Nội, ngày tháng 01 năm 2015 GIẤY MỜI Dự Hội nghị Tổng kết công tác năm 2015 Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng trân trọng kính mời: Đồng chí Trung tướng Nguyễn Chí Vịnh, Thứ trưởng Bộ Quốc phòng Tới dự Hội nghị Tổng kết công tác năm 2010 của Viện quan hệ Quốc tế về Quốc phòng Thời gian: 08giờ ngày 28/12/2015 Địa điểm: Tại Hội trường Viện Quan hệ Quốc tế về Quốc phòng, Nhân Chính - Mỹ Đình - Từ Liêm - Hà Nội Trang phục: Đại lễ phục mùa đông Rất hân hạnh được đón tiếp Thủ trưởng tới dự và cho ý kiến chỉ đạo./ Nơi nhận: VIỆN TRƯỞNG - Văn phòng BQP; - Lưu: VT, TM, H03b Đã ký Thiếu tướng Đỗ Quang Đức 35 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QHQT VỀ QP 3.1 Công tác chỉ đạo điều hành - Công tác văn phòng, cần có sự chỉ đạo sát sao hơn nữa của Thủ trưởng Viện; kết hợp phổ biến, quán triệt phải có đôn đốc, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất - Thường xuyên tổ chức phổ biến, quán triệt các quy chế, quy định về công tác văn phòng cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong Viện với nhiều hình thức như: giao ban, tập huấn, hướng dẫn cụ thể cho cán bộ làm trực tiếp, nhất là đối với những cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp; phải bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ, kỹ năng soạn thảo, kỹ năng tham mưu, kỹ năng tồng hợp để nâng cao trình độ chuyên môn Định kỳ phải có sơ kết, tổng kết đánh giá ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn trong công tác văn phòng Kịp thời biểu dương, khen thưởng những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc, xử lý kịp thời, nghiêm khắc trường hợp vi phạm 3.2 Công tác tham mưu - Cần phát huy tốt công tác tham mưu giúp cho lãnh đạo trên một số mặt công tác như nhiệm vụ đột xuất của đơn vị 3.3 Công tác tổng hợp - Công tác tổng hợp cần phải tỉ mỉ và tổng hợp số liệu đầy đủ hơn giúp Thủ trưởng Viện nhìn nhận được một cách chính xác 3.4 Công tác tổ chức biên chế - Cần phải tham mưu cho Thủ trưởng Viện tăng thêm biên chế cán bộ làm công tác tổng hợp để giảm tải khối lượng công việc vì hiện tại chỉ có một đồng chí Cử cán bộ chuyên môn đi đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ ngày càng cao của đơn vị 36 3.5 Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp - Cần phải ứng dụng phần mềm để chuyển văn bản bằng phải điện tử giảm tài giấy tờ và cập nhật các văn bản của các phòng, ban gửi đến nhanh nhất - Cán bộ văn phòng chưa theo kịp về trình độ tin học cũng như đưa công tác tin học vào phục vụ cho việc sắp xếp công việc được khoa học - Cần phải cử cán bộ đi tập huấn về công nghệ thông tin để phục vụ tốt cho công tác ứng dụng các phần mềm 3.6 Đối với cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp Cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp phải không ngừng tự học tập để nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin học Nghiên cứu, ứng dụng phần mềm vào công tác chuyên môn 37 KẾT LUẬN Trước những yêu cầu to lớn của đất nước công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng đang ngày càng thay đổi góp phần vào sự ổn định và phảt triển của các cơ quan, doanh nghiệp Công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng tại Viện QHQT về QP được ví như chiếc phin pha cà phê Vì sao vậy vì văn phòng là trung tâm nhận thông tin và xử lý thông tin Tất cả các thông tin từ nhiêu nguồn khác nhau được văn phòng kiểm tra, sàng lọc và đưa ra những kết quả chính xác nhất phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan Qua thời gian học tập tại trường, được các thầy cô giáo truyền đạt những kiến thức lý luận cơ bản đối với ngành Quản trị văn phòng; Em đã nắm rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan Viện QHQT về QP Mỗi người làm công tác công văn giấy tờ đều là thư ký của cơ quan, do đó mọi người làm tốt công việc của mình theo tác phong công nghiệp, đoàn kết một lòng, chuyên sâu nghề nghiệp chắc chắn cơ quan sẽ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước và quân đội giao phó Tóm lại, trong công tác văn phòng nếu chỉ thực hiện về mặt chuyên môn thì chưa đạt được yêu cầu; nhưng chỉ có lý luận, không biết áp dụng vào thực tế thì dễ dẫn đến quan liêu, giải quyết công việc không trọng tâm, không hiệu quả Do đó, khi được tiếp thu lý luận qua sự truyền đạt của các thầy, cô giáo ở trường kết hợp với đợt thực tập ở Viện QHQT về QP, em nhận thấy công tác văn phòng là một ngành khoa học và bộ máy điều hành về công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan là bộ nhớ, là tai mắt của Thủ trưởng, vì đó là nơi nhận được nhiều thông tin đa chiều và là nơi xử lý thông tin Qua quá trình thực tập tại Viện QHQT về QP đã giúp em củng cố được nhiều kiến thức đã học trong nhà trường, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học trong lĩnh vực quản lý Nhà nước Mặc dù hời gian thực tập ngắn, phải thực hiện các khâu nghiệp vụ nhiều, 38 nhưng được sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo, Chỉ huy đơn vị, của Phòng Tham mưu Hành chính, của các thầy các cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đặc biệt là sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường trưởng khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ văn phòng, các đồng nghiệp và trực tiếp là đồng chí Đại uý Nguyễn Thị Thuỳ Liên là người có nhiều kinh nghiệm trong nghề, có trình độ chuyên môn giỏi về nghiệp vụ công tác văn phòng Đó là hành trang khi em bước vào nghề Quản trị Văn phòng và giúp em hoàn thành tốt nội dung đã xác định trong đợt thực tập này Em xin bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới lãnh đạo, chỉ huy Viện QHQT về QP, các thầy giáo, cô giáo trường Đại Nội vụ Hà Nội và các đồng nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành kế hoạch thực tập./ Hà Nội, ngày 05 tháng 9 năm 2016 Học viên Phùng Thị Thu Hồi 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư của Chính phủ 2 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước 3 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 4 Quyết định số 1602/2002/QĐ-BQP ngày 04/8/2002 của Bộ Quốc phòng về việc ban hành qui chế bảo vệ tài liệu mật 5 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu 6 Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 của Bộ Quốc phòng về việc ban hành Quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính 7 Quyết định số 162/2008/QĐ-BQP ngày 15/12/2008 của Bộ Quốc phòng về việc quản lý và sử dụng con dấu 8 Quyết định số 175/QĐ-VQHQT ngày 06/03/2006 về việc thực hiện nề nếp công tác văn thư-bảo mật-lưu trữ 40 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện QHQT về QP Phụ lục 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng TM, Viện QHQT về QP Phụ lục 3 Sơ đồ bố trí nơi làm việc của Phòng Tham mưu (hiện trạng) Phụ lục 4 Sơ đồ bố trí nơi làm việc của Phòng Tham mưu (tối ưu) Phụ lục 5 Sơ đồ nội dung xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ của Viện Phụ lục 6 Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan 41 Phụ lục 1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG - BỘ QUỐC PHÒNG VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG 1 PHÓ VIỆN TRƯỞNG 2 PHÒNG CHÂU Á PHÒNG THAM MƯU PHÒNG CHÍNH TRỊ Ban Đông Bắc Á Ban Trung Á Ban Cán bộ Ban Đông Nam Á Ban Tổ chức Ban Nam Á Ban Bảo vệ An ninh Ban Tây Á Ban Tuyên huấn Ban Hành chính Ban Quân lực Trợ lý Kế hoạch tổng hợp Trợ lý Huấn luyện Ban Thông tin PHÒNG CHÂU ÂU Phân đội Cảnh vệ Đội xe Đoàn Thanh niên Hội phụ nữ Ban Bắc Âu Ban Đông Âu PHÒNG HẬU CẦN Ban Quân trang BAN KỸ THUẬT VẬT TƯ Ban Trung Âu Ban Tây Âu PHÒNG CHÂU MỸ Ban Doanh trại Ban Xăng dầu Ban Quân y Bộ phận doanh cụ Ban Châu Mỹ La Tinh Hợp Chủng Quốc Hoa Kỳ BAN TÀI CHÍNH Phụ lục 2 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG THAM MƯU - VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG THAM MƯU PHÓ TRƯỞNG PHÒNG THAM MƯU TRỢ LÝ KẾ HOẠCH TỔNG HỢP BAN QUÂN LỰC BAN THÔNG TIN ĐỘI XE BỘ PHẬN ĐIỀU LỆNH PHÂN ĐỘI CẢNH VỆ BAN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN VT-BM-LT LỄ TÂN CÔNG VỤ 43 Trực ban Lễ tân CV Tầng 1 cầu thang Cổng vào Kế hoạch Tổng hợp Văn thư Lưu trữ Ban Thông tin Trưởng phòng TM Phó phòng TM Ban Quân lực Trợ lý Huấn luyện Phân đội Vệ binh Kho Lưu trữ Phụ lục 3 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA PHÒNG THAM MƯU - VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG (HIỆN TRẠNG) Trực ban Lễ tân CV Phó trưởng PTM Ban Quân lực Phân đội Vệ binh Trợ Lý Huấn luyện Ban Thông tin Tầng 1 Cổng vào Kho tài liệu Lưu trữ Kế hoạch Tổng hợp Trưởng phòng TM Phụ lục 4 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA PHÒNG THAM MƯU – VIỆN QUAN HỆ QUỐC TẾ VỀ QUỐC PHÒNG (TỐI ƯU) Văn thư cầu thang 45 Phụ lục 5 SƠ ĐỒ NỘI DUNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA VIỆN Gửi văn bản đến các Phòng, Ban đăng ký nội dung công việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng dự thảo Gửi văn bản dự thảo lấy ý kiến đóng góp Đóng góp ý kiến cho bản dự thảo Tổng hợp, chỉnh sửa hoàn thiện nội dung thể thức Xem xét, phê duyệt ký ban hành Làm thủ tục ban hành Phụ lục 6 46 SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CƠ QUAN Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Chuẩn bị tài liệu và kinh phí hội nghị Xin ý kiến chỉ đạo kế hoạch tổ chức hội nghị Phối hợp tổ chức hội nghị Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị Phối hợp Lập danh sách, chuẩn bị cơ sở vật chất và gửi giấy mời Phát tài liệu hội nghị Đón tiếp đại biểu Nắm quân số đại biểu dự hội nghị Ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông báo chương trình hội nghị Duy trì, điều hành đúng thời gian hội nghị, ghi biên bản hội nghị Phối hợp Tổng kết hội nghị, giải quyết các nội dung sau hội nghị, hoàn thiện hồ sơ hội nghị và thanh quyết toán 47