MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 4 1.1. Tổng quan về văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm về văn phòng 4 1.1.2. Vị trí của văn phòng 4 1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6 1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 8 1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị 8 1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin 8 1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 9 1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị 9 1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan 9 1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân 9 1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng 10 1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý 10 1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị 10 1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị 10 1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát triển 11 1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng 11 1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị 12 1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ 12 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 14 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa 14 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 15 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty 15 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 16 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty 16 2.1.4 Năng lực nhân sự của công ty 17 2.1.5 Sứ mệnh, Chiến lược 18 2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa 18 2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp 18 2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc 22 2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 24 2.2.4. Công tác văn thư 27 2.2.5. Công tác lưu trữ 28 2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp 29 2.2.7. Công tác hậu cần 30 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CONG NGHỆ THIÊN HÒA 32 3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 32 3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin 33 3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 34 3.4 Giải pháp về công tác hậu cần 35 3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên 36 3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Trang BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 15B KHÓA HỌC (2015 - 2017) CHUYÊN ĐỀ: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HỊA Tên quan: CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA Địa chỉ: Số 29C2 Nam Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Huệ Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo công ty, em thực tập Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa, phận phòng Hành nhân sự, em cố gắng, nỗ lực không ngừng để học hỏi thêm kinh nghiệm sở áp dụng kiến thức, lý thuyết học ghế nhà trường vào trình thực tế giúp đỡ, tạo điều kiện lãnh đạo Cơng ty Thiên Hòa giúp em hoàn thành tập tốt nghiệp cuả Báo cáo thực tập kết quả, nỗ lực thân, phấn đấu học tập sau năm trường Mặc dù thân nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn phòng cố gắng trình thực tập, khơng thể tránh khỏi mặt hạn chế Em mong nhận đóng góp giúp thầy cô anh, chị công ty Thiên Hòa, để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hồn thành tốt q trình thực tập đạt kết cao Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Một lần em xin cảm ơn thầy giáo giảng viên Ths Nguyễn Mạnh Cường - khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội chị Nguyễn Thị Huệ - TP Hành Nhân giúp đỡ để em hồn thiện đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nguyễn Thị Trang LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa”: thật Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung đề tài nghiên cứu Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Trang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .3 Nguyễn Thị Trang MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Nhiệm vụ nghiên cứu 4.Phạm vị đối tượng nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ .4 CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG .4 1.1 Tổng quan văn phòng .4 1.1.1 Khái niệm văn phòng .4 1.1.2 Vị trí văn phòng 1.2 Chức văn phòng .5 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.2.2 Chức phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị 1.3.2 Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quan, đơn vị 1.3.3 Thu thập, quản lý xử lý thông tin 1.3.4 Thực công tác văn thư, lưu trữ 1.3.5 Quản lý tài sản, tài cho quan, đơn vị 1.3.6 Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán quan 1.3.7 Thực hoạt động phục vụ lễ tân .9 1.3.8 Củng cố tổ chức máy Văn phòng 10 1.4 Vai trò văn phòng hoạt động quản lý 10 1.4.1 Cơng tác văn phòng làm tốt tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị 10 1.4.2 Nâng cao suất lao động đơn vị 10 1.4.3 Tạo nề nếp làm việc khoa học quan thuận lợi cho giao lưu phát triển 11 1.4.4 Giảm bớt thủ tục hành quan, tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng .11 1.4.5 Tăng cường khả sử dụng nguồn lực đơn vị 12 1.4.6 Giúp cho hoạt động trì kiểm soát chặt chẽ .12 Chương 2: 14 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI .14 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA 14 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiền Hòa 14 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty 14 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo công ty .15 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban .15 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động công ty 16 2.1.4 Năng lực nhân công ty 17 2.1.5 Sứ mệnh, Chiến lược 18 2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa 18 2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 18 2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc .22 2.2.3 Công tác thu thập cung cấp thông tin cho lãnh đạo 24 2.2.4 Công tác văn thư 27 2.2.5 Công tác lưu trữ .28 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 29 2.2.7 Công tác hậu cần 30 Chương 31 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CONG NGHỆ THIÊN HÒA 31 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp 32 3.2 Giải pháp công tác thu thập, xử lý thông tin 33 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị 34 3.4 Giải pháp công tác hậu cần 35 3.5 Xây dựng mơi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên .36 3.6 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO .39 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bác Hồ dạy “Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng Văn phòng Trung ương giúp quan lãnh đạo đầu não nắm tình hình tồn Đảng, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Trong đơn vị hành Nhà nước hay tổ chức kinh tế - xã hội dù lớn hay nhỏ có hoạt động Văn phòng Văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin, máy tham mưu, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng quan cơng tác quản lý điều hành Vì cơng tác quản trị văn phòng cơng tác thiếu hoạt động quan, đơn vị, văn phòng, giữ vai trò quan trọng nghiệp phát triển chung đất nước Trong cơng đổi cải cách Hành nói chung cơng tác văn phòng Đảng Nhà nước quan tâm, trọng Nếu trước văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành đơn giản Thì ngày nay, văn phòng máy tham mưu, tổng hợp giúp việc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng quan trình lãnh đạo, điều hành, thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng coi loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ, động Để hoạt động quản lý tốt đòi hỏi quan, tổ chức cần phải có đội ngũ cán bơ, nhân viên văn phòng với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ - kỹ kịp thời để đưa quan nói riêng đất nước nói chung bắt kịp phát triển giới Mục tiêu nghiên cứu Nhận thức đựơc tầm quan trọng công tác tham mưu, tổng hợp taị Văn phòng quan, tổ chức em chọn đề tài nghiên cứu cho báo cáo thực tập tốt nghiệp là: “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiên Hòa” Thơng qua việc nghiên cứu đề tài giúp em củng cố kiến thức lý luận đồng thời nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng kỹ làm việc cán nhận viên Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiên Hòa Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác tham mưu tổng hợp Phạm vị đối tượng nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài sở lý luận thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa như: - Nghiên cứu lịch sử hình phát triển Cơng ty - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng ban Cơng ty - Tìm hiểu thực trạng công tác tham mưu tổng hợp văn phòng - Đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác tham mưu tổng hợp Phương pháp nghiên cứu Trong trình viết báo cáo thực tập em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn, đối thoai Cấu trúc đề tài Cấu trúc báo cáo thực tập phần mở đầu, kết luận có chương là: Chương 1: Lý luận chung công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Tùy theo quy mơ tính chất quan, tổ chức mà hoạt động văn phòng có mức độ phạm vi khác Ở quan đơn vị có quy mơ lớn, máy văn phòng gồm đầy đủ ban, phận với số lượng nhân cần thiết để thực thi hoạt động văn phòng cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác Đối với đơn vị có quy mơ nhỏ hoạt động mang tính chất nhất, đơn lẻ, máy văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu, đồng thời kiêm nhiệm thêm chức quản trị nhân sự, vật tư, tài chính… Văn phòng máy điều hành tham mưu tổng hợp quan, công ty , nhớ, tai mắt đơn vị, nhận thông tin đa chiều từ gửi xuống, gửi lên, từ ngang gửi đến Văn phòng mặt quan, tổ chức nơi giao tiếp công việc quan với quan khác Văn phòng nơi đặt trụ sở làm việc quan đầu não để điều hành đơn vị Thông qua văn phòng để truyền đạt chủ trương, sách, thị, văn hướng dẫn, thông tin từ cấp quản lý đến phận, sở, nơi thu thập thông tin giúp thủ trưởng giải cơng việc Như vậy, văn phòng trung tâm giao dịch Khơng thế, văn phòng nơi tiếp nhận kiến nghị, nguyện vọng cấp gửi lên cấp Tóm lại, Văn phòng nơi tham mưu, tổng hợp, xử lý thơng tin, liên quan đến việc giải hồ sơ, văn từ hình thành đến giải xong cơng việc 1.1.2 Vị trí văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn việc Thông thường thông tin nhân viên văn thư thu nhận vào buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban chuyển sau - Nguồn thơng tin thu qua họp, hội nghị - Ngoài cơng ty thơng tin thu thập qua báo chí, qua hệ thống máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet mạng Lan góp phần khơng nhỏ việc cung cấp thơng tin cách xác khoa học Các thông tin sau thu thập qua trình xử lý Đây bước quan trọng, giúp xác định đâu thơng tin chính, thơng tin quan trọng, đâu thông tin hỗ trợ, thông tin không cần thiết chất lượng loại bỏ Sau thông tin xử lý truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, họp, hội nghị ● Những kết đạt Văn phòng công ty giúp Giám đốc công ty củng cố thơng tin phòng ban cơng ty, bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực chế độ thông tin Công ty vận dụng tốt công nghệ thông tin sử dụng thư điện tử vào cơng việc Thay phải đến tận phòng ban giải cơng việc nhân viên văn phòng chuyển giao tài liệu thơng qua địa email, nhờ thơng tin truyền nhanh chóng, thể tính chun nghiệp công việc Trong trường hợp phải công tác xa khơng có mặt trực tiếp để giải cơng việc lãnh đạo cơng ty điều hành công việc từ xa Sử dụng điện thoại nội Nhân viên văn phòng trực tiếp trao đổi thơng tin cơng việc với phòng ban, đơn vị khách hàng thông qua hệ thống điện thoại nội Việc thu nhận xử lý thông tin ban lãnh đạo nhân viên công ty trọng thực mà thơng tin ln đảm bảo yêu cầu tính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống tính kịp thời 25 Văn phòng cơng ty quan tâm đến cơng tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thông tin nhanh nhạy, có hiệu quả, thực tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định cơng ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thông qua hệ thống văn Thu thập thông tin cần thiết giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình có định sáng suốt Ngồi trang bị cho tồn cơng nhân viên công ty thông tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước, chun mơn nghiệp vụ, thơng tin tình hình kinh tế, trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biết họ ● Những mặt tồn Các thơng tin cung cấp nhiều chưa cụ thể, rõ ràng, tình trạng cung cấp thơng tin chung chung mơ hồ Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa trọng triển khai thực đồng với hoạt động khác dẫn đến tình trạng văn ban hành lâu chưa triển khai thực triển khai chậm Hiện trang thiết bị thiết bị văn phòng cơng ty máy in, máy photo ít, tình trạng máy móc bị hỏng Vì mà số lượng tài liệu cần in lớn máy photo không đáp ứng kịp thời dẫn đến thời gian phải chờ đợi phải ngồi để photo Văn phòng trang bị máy vi tính nối mạng internet việc thu thập thông tin mạng chưa đạt kết cao ●Nguyên nhân Do hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực nên tránh khỏi việc Giám đốc công ty chưa thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Trình độ tin học ngoại ngữ đội ngũ nhân viên hạn chế, văn phòng nhiều phải giải nhiều cơng việc đội ngũ cán có trình độ chuyên môn chưa cao 26 Việc văn sai thể thức, nội dung khơng rõ ràng, u cầu gửi tài liệu khơng có biểu mẫu cụ thể gây khó khăn q trình triển khai thực hiện, nhầm lẫn trình tổng hợp thơng tin Các đơn vị phòng ban hiểu không dẫn đến việc thực sai, làm chậm tiến độ thực công việc Các trang thiết bị máy móc văn phòng cũ lại sử dụng tối đa công suất nên xảy tình trạng hỏng hóc 2.2.4 Cơng tác văn thư Bảng thống kê số lượng văn công ty năm gần đây: CácNăm Văn Quyết định Thông báo Công văn Biên làm việc Kế hoạch 2013 2014 2015 2016 Ghi 32 13 60 14 47 10 43 17 28 17 40 20 52 22 55 10 15 Thời gian qua công tác văn thư công ty đảm bảo tính xác, kịp thời hiệu quả, hướng dẫn đơn vị công ty thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, xử lý cơng văn đi, công văn đến, in ấn photo tài liệu phục vụ cho sinh hoạt công ty Nội dung văn đáp ứng đượcc nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dung Thơng tin đưa vào văn tương đối chuẩn mực xử lý cách khoa học Những kết đạt nhờ cố gắng toàn thể ban lãnh đạo cán công nhân viên công ty, nhiên bên cạnh khơng tránh khỏi tồn yếu cần phải thay đổi ● Những mặt tồn Việc chuyển giao văn đơi chậm, việc quản lý văn đi, đến chưa thật sát Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên gây chậm trễ việc sử dụng tài liệu 27 Việc in ấn văn có nhiều tiến tình trạng văn trình bày xấu, có lỗi tả chưa thống lề, cỡ chữ, khổ giấy… Nội dung văn nhiều dài dòng khơng gãy gọn Nhân viên văn thư lúng túng giải văn đến tiếng nước ● Nguyên nhân Việc thực quy chế quản lý ban hành văn chưa thật sát Thể thức kỹ thuật trình bày văn đơi chưa tạo thống tồn cơng ty Công tác văn thư cá nhân đảm nhiệm họ vắng mặt mà khơng bàn giao lại cơng việc gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu nhân viên khác Trưởng số phận chưa biết đường dẫn đến file tài liệu lưu trữ đơn vị Cán văn thư có nhiều năm cơng tác tuổi đời cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư gặp nhiều trở ngại Trình độ ngoại ngữ nhân viên văn thư yếu kém, nên lúng túng giải văn đến tiếng nước ngồi 2.2.5 Cơng tác lưu trữ Cơng ty Thiên Hòa có ứng dụng công nghệ vào phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Cơng ty Thiên Hòa phân loại, tập trung văn thư, khơng tình trạng tài liệu phòng, ban chuyện tự bảo quản để phục vụ cho công việc giữ lại bảo quản ln phòng mà khơng có tủ để lưu giữ cách thật với quy định Hồ sơ, tài liệu lưu theo file cứng file mềm làm trình tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng xác Xây dựng quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tác vào nề nếp Tài liệu lưu trữ tình trạng tốt, khơng ẩm mốc hư hỏng ● Những mặt tồn Cán phụ trách mảng lưu trữ Cơng ty kiêm nhiệm cơng tác văn thư nên nghiệp vụ lưu trữ chưa nâng cao nên công tác lưu trữ chưa 28 quan tâm xếp theo quy tắc công tác nghiệp vụ lưu trữ Việc phân loại, lưu trữ tài liệu nhiều thiếu sót nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu ● Nguyên nhân Do định hướng nguồn nhân ban lãnh đạo Công ty Dẫn đến tình trạng nhân viên Văn thư kiêm nhiệm thêm việc 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp Thông qua việc tổ chức họp, ban lãnh đạo đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng cơng ty để từ đề phương hướng kế hoạch đạo thực Bản kế hoạch hội nghị lập khoa học, bao gồm đầy đủ thơng tin cần thiết, thuận lợi cho ban lãnh đạo phòng ban làm thực Các thông báo, định hội nghị sau hội nghị kết thúc triển khai nhanh dưưới dạng văn đến phòng ban chun mơn đơn vị liên quan Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết bảo quản cẩn thận Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, phát biểu…của lãnh đạo chuẩn bị chu đáo Đồng thời thông qua họp lãnh đạo cơng ty nắm bắt tâm tư, nguyện vọng tập thể cán công nhân viên làm việc công ty, đảm bảo nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo với cán cơng nhân viên từ nâng cao hiệu công tác quản lý sản xuất ● Những mặt tồn Tại số họp, hội nghị công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia khơng tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần hội nghị Thậm chí số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp công ty ● Nguyên nhân 29 Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo chậm, đơn vị khơng bố trí thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự Việc giáo dục, tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng họp, hội nghị cho cán nhân viên cơng ty chưa thường xun Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu 2.2.7 Cơng tác hậu cần Văn phòng ln đảm bảo chuyến công tác lãnh đạo công ty chu đáo an tồn, thực tốt cơng tác quản lý cơng ty Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tiếp khách Tổ chức họp công ty diễn thành công tốt đẹp Các điều kiện vật chất cần thiết vật tư, phương tiện làm việc phát sinh cung cấp đủ số lượng chất lượng Các trang thiết bị cung cấp sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo trì hoạt động công ty Do kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện lên kế hoạch cụ thể nên tránh tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí ● Những mặt tồn Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm chậm trình xét duyệt trình làm việc phòng ban thường bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết Việc cung cấp giấy photo, giấy in khơng xác, cuối tháng phòng ban thường bị thiếu giấy in giấy photo Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng máy in, máy photo chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên Một số cá nhân chưa có ý thức việc bảo vệ tài sản chung công ty, tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân ● Nguyên nhân 30 Hàng tháng phòng ban gửi dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng cơng ty, song có khoảng thời gian công việc nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm phòng ban Đây yếu tố gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng việc phòng ban phận Do văn phòng khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phòng phẩm nhu cầu in tài liệu hàng tháng phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm tháng sau cho phù hợp Ý thức tiết kiệm nhân viên văn phòng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chưa sát sao, chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc TIỂU KẾT Qua việc tìm hiểu cấu tổ chức họat động máy văn phòng cơng ty đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn công tác văn phòng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo cơng ty nói riêng văn phòng nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy công ty trở thành chủ thể thống Tuy nhiên trình hoạt động bên cạnh kết đạt cơng tác văn phòng cơng ty tồn số yếu điểm cần phải khắc phục Vì qua thời gian thực tập công ty trực tiếp quan sát, tìm hiểu cơng việc em mạnh dạn đóng góp số ý kiến để giải hạn chế yếu tồn cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng cơng ty trình bày phần chương Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CONG NGHỆ THIÊN HÒA 31 Trong suốt năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phòng cơng ty vào chiều sâu Chất lượng tham mưu, tổng hợp đạt hiệu hơn, trình độ cán nâng lên bước, công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật nghiệp vụ hành trọng, cơng tác hậu cần đáp ứng yêu cầu đề Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng bộc lộ hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục chưa thật làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng thực chương trình cơng tác, công tác nghiên cứu, đề xuất chuyên viên nghiên cứu chất lượng chưa cao, chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm…Chính để khắc phục hạn chế em xin đưa số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng công ty 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp Như phần thực tế chương nêu văn phòng cơng ty làm cơng tác tham mưu lĩnh vực hành chính, mặt hoạt động khác cơng ty phòng ban chuyên môn thực Cách thức tham mưu tiết kiệm thời gian chuyển tải thông tin thơng tin chuyển thẳng từ phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thơng qua phận văn phòng Mặt khác nội dung thông tin tham mưu cho lĩnh vực hoạt động cơng ty ,vì mang tính chun sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có nhược điểm làm tản mạn nội dung thơng tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề mang tính chuyên sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có nhược điểm làm tản mạn nội dung thơng tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề - Thứ nhất, văn phòng nên có phận làm công tác tham mưu để trợ giúp lãnh đạo công ty công tác quản lý điều hành - Thứ hai, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo công ty đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp 32 sở phương án riêng biệt phận chuyên môn Như văn phòng vừa thể trung tâm công tác tham mưu vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phòng ban chun mơn làm cơng tác tham mưu cho lãnh đạo công ty Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu văn phòng theo hai hướng giúp cho hoạt động công tác thuận lợi đồng thời tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư, lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan đến nhiệm vụ tốt Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty 3.2 Giải pháp công tác thu thập, xử lý thông tin Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển vũ bão nay, người làm cơng tác văn phòng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Thơng tin có vai trò to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực quý báu tổ chức, định đến thành cơng hay thất bại tổ chức Thơng tin liên lạc phương tiện để nhân viên liên lạc với tổ chức nhằm đạt mục đích chung Chúng ta khơng thể hoạt động nhóm mà khơng có thơng tin liên lạc với khơng thực điều phối trao đổi Do thơng tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động tồn cơng ty Thơng tin coi hệ thống huyết mạch công ty, thông tin 33 không cung cấp đầy đủ, kịp thời lãnh đạo cơng ty khơng thể có sở để định kịp thời, xác, hiệu Bởi công ty cần ban hành văn cách rõ ràng chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời phải nộp văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo thời hạn Để cơng ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo cho họat động công ty thực cách liên hồn có hiệu Vì cơng ty cần tạo phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trình thực thi nhiệm vụ phòng ban, phận Lãnh đạo cơng ty kiểm tra, giám sát việc thực chế độ thơng tin phòng ban phận, trưởng phòng ban, phận phải thường xun đơn đốc nhắc nhở đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Văn phòng cơng ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau thơng tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề, lĩnh vực định để tránh trùng lặp, chồng chéo xác định độ xác thơng tin Văn phòng cần phải đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin thông suốt hiệu Hơn hệ thống mạng mà công ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày cao thông tin 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, người có liên quan kiểm điểm khâu, việc, tìm 34 mặt thành cơng, mặt hạn chế sai sót để tìm ngun nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau Ngoài công ty chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán công nhân viên tầm quan trọng họp, hội nghị Do văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt cơng ty hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo cơng ty, giúp xóa nhòa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho người hiểu 3.4 Giải pháp công tác hậu cần Để khắc phục hạn chế làm tốt công tác hậu cần theo em công ty cần phải làm việc sau: - Đối với chuyến cơng tác lãnh đạo, văn phòng nên có văn quy định cụ thể, rõ ràng việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Trưởng phòng nên giao cho nhân viên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc nhân viên, từ tránh thiếu sót q trình chuẩn bị chưa quen với cơng việc Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến cơng tác lãnh đạo - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên công ty Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm ln đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngồi cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết trang thiết bị văn phòng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc việc lạm dụng công công ty - Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt sữa chữa trang thiết bị văn phòng, cần có quy định rõ ràng thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài 35 khơng cần thiết gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc phòng ban 3.5 Xây dựng mơi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: - Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, đồng thời có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành nội quy mà công ty đề cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trước tiên nhắc nhở, tái phạm trừ vào lương Ngoài cán nhân viên văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với lực mà họ cống hiến cho công ty, lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc cán công nhân viên công ty 36 3.6 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận Công ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban quan trọng Trên thực tế công ty phối kết hợp phòng ban chưa thật nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi khơng gặp trở ngại Ví dụ: phòng kỹ thuật muốn xem xét tài liệu liên quan đến cơng việc mình, phòng kỹ thuật nhân viên lưu trữ kết hợp khơng gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp, hội nghị phải lập kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức Hành – Nhân sớm tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Nếu có thay đổi chương trình phòng ban mà khơng thơng báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh gây tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức tiền TIỂU KẾT Trên số nhận xét, kiến nghị em cơng tác văn phòng dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động công ty Em mong giải pháp trình bày lãnh đạo công ty quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tiễn để phần khắc phục thiếu sót tồn tại, thúc đẩy hiệu hoạt động cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng công ty 37 KẾT LUẬN Công tác tham mưu, tổng hợp Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiên Hòa nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Công ty Giúp lãnh đạo Công ty giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Cán bộ, nhân viên công tốt công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo phòng, ban chun mơn trực thuộc giải công việc thuận lợi theo chương trình, kế hoạch lãnh đạo giao cho Qua kịp thời báo cáo xác thơng tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý lãnh đạo Công ty Từ việc nghiên cứu đề tài “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa” giúp em hiểu nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác tự tin với nhiệm vụ phân công đảm nhiệm Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Đặc biệt giúp em hiểu thêm ngành học mình, biết nhiều công việc phải làm nhân viên văn phòng Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với anh, chị cơng ty nói riêng Cảm ơn chị Nguyễn Thị Huệ - Trưởng phòng Hành nhân tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Đây đề tài nội dung rộng, bao trùm lĩnh vực, tồn diện Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa nơi em cơng tác, qua giúp em hiểu sâu kiến thức học kinh nghiệm thực tế để áp dụng nhiệm vụ công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Tuy nhiên thực báo cáo thực tập không tránh khỏi hạn chế, trình độ lực cơng tác nên khơng tránh sai sót, em mong nhận quan tâm, góp ý nhiều thầy trường Đại học Nội vụ Hà Nội để em hoàn thiện áp dụng cộng việc chuyên môn nơi em công tác Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa ngày tốt Em xin chân thành cảm ơn! 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Quản trị hành văn phòng ( Nhà xuất thống kê) Tài liệu môn học Quản trị văn phòng Nghiệp vụ hành văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Một số khóa luận khác đề tài Các tài liệu công ty Thiên Hòa 39 ... 31 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CONG NGHỆ THIÊN HÒA 31 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp ... công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác. .. VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA 2.1 Khái qt Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiền Hòa 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Công ty TNHH Thiết