Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội.DOC

Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lương thực Hà Nội.

Mục lục

Lời nói đầu

Chơng I Những lý luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

I.DNTM và môi trờng kinh doanh

1.Khái niệm về doanh nghiệp thơng mại

2.Môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại

II.Những nội dung cơ bản của quản trị doanh nghiệp

1.Khái niệm về quản trị doanh nghiệp

2.Vai trò của quản trị

3.Chức năng của quản trị

III.Mua hàng và quản trị mua hàng trong DNTM

1.Bản chất của hoạt động mua hàng

2.Vai trò của hoạt động mua hàng trong DNTM

3.Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng trong DNTM

4.Các hình thức mua hàng và tạo nguồn hàng trong DNTM

IV.Những nhân tố ảnh hởng đến hoạt động cung ứng

1.Khách hàng

2.Giá cả và chất lợng nguồn hàng

3.Nhà cung cấp

4.Nhân viên mua hàng của doanh nghiệp

5.Chính sách, pháp luật, thị trờng

V.Sự cần thiết phải nâng cao chất lợng quản trị cung ứng hàng hoá

Chơng II: Khảo sát tình hình cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội

I.Giới thiệu chung về công ty

1.Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

4.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

II.Thực trạng của quá trình hoạt động cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội

2.Những điểm yếu tồn tại của công ty

II.Đánh giá hoạt động quản ttrị cung ứng hàng hoá tại công ty

1.Những điểm mạnh

2.Những mặt còn tồn tại

III.Những giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị cung ứng tại công ty

1.Phát huy hơn nữa thế mạnh trong cung ứng

2.Thể hiện cao độ tính thống nhất khuôn phép trong lãnh đạo

3.Công tác đào tạo đãi ngộ nhân sự đợc củngcố

4.Tích cực nghiên cứu bám sát những biến động của thị trờng

5.Đầu t xây dựng hệ thống kho bãi có quy mô

6.Thiết lập mối quan hệ với bạn hàng, nhà cung cấp

Phần kết luận

lời nói đầu

Ngày nay nói đến doanh nghiệp chính là nói đến hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp đó Nh ta đã biết hoạt động kinh doanh bị ảnh hởng bởi rất nhiềuyếu tố chi phối Một trong những nhân tố quan trọng tiêu biểu đó chính là hoạt độngtiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Chẳng cần phải phân tích ai cũng biết khi hoạt

động tiêu thụ sản phẩm đợc đẩy mạnh đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng tăngnhanh Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp sắp đợc thực hiện Sẽ thật là thiếu sótnếu chỉ coi trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm mà quên bẵng đi công tác cung ứnghàng hoá trong doanh nghiệp Doanh nghiệp chỉ thực hiện chức năng bán tốt khichức năng thu mua và tạo nguồn hàng đợc đảm bảo Vậy có thể kết luận rằng ở đâu

và khi nào công tác thu mua tạo nguồn hàng có chất lợng cùng việc bảo quản dự trữhợp lí thì ở đó, khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh mới diễn ra tốt đẹp đảm bảophục vụ thoả mãn nhu cầu tối đa của khách hàng

Xuất phát từ nhận định trên, trong thời gian bốn tháng thực tập tại công ty kinhdoanh và chế biến lơng thực Hà Nội em đã cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động

cung ứng của công ty Đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn NguyễnQuang Trung và từ phía công ty em đã chọn đề tài “ Các giải pháp nhằm nâng caochất lợng công tác quản trị cung ứng hàng hoá ở công ty kinh doanh và chế biến l-

ơng thực Hà Nội ” Vì đây là một đề tài khó, do trình độ và thời gian có hạn nên đềtài này không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý bổ sung củathầy cô và các bạn

Nội dung của đề tài gồm 3 chơng.

Chơng I: Những lí luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại.

Chơng II: Khảo sát tình hình cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội.

Chơng III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng hàng hoá tại công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội.

CHƯƠNG I: Những lý luận cơ bản về quản trị và quản trị cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại (Dntm)

I.Dm và môi trờng kinh doanh của DNTM

1 Khái niệm về doanh nghiệp thơng mại

a.Doanh nghiệp là gì ?

Thuật ngữ doanh nghiệp bao hàm những nội dung rất rộng Thật vậy tất cả những

đơn vị kinh doanh là một cá nhân, một tổ chức, một tập thể hay thậm chí một cảquốc gia khi có hoạt động mua bán hàng hoá hay dịch vụ đều đợc coi là một doanhnghiệp Những doanh nghiệp này có t cách pháp nhân, đợc cơ quan nhà nớc có thẩmquyền cấp giấy phép kinh doanh và chịu sự kiểm soát của nhà nớc

Vậy doanh nghiệp là một cộng đồng ngời liên kết thành lập nhằm mục đích chủyếu là thực hiện các hoạt động kinh doanh Trong đó kinh doanh đợc hiểu là việcthực hiện một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t từ sản xuất đến tiêuthụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lời Cộng

đồng ngời ở đây liên kết với nhau chủ yếu trên cơ sở lợi ích kinh tế

b.Doanh ngiệp th ơng mại

Doanh nghiệp thơng mại ra đời do sự phân công lao động xã hội và chuyên mônhoá trong sản xuất: một bộ phận những ngời sản xuất kinh tách khỏi sản xuất làmnhiệm vụ đa hàng ra ngoài thị trờng để bán Dần dần công việc này trở thành cố

định và phát triển thành các đơn vị, các tổ chức kinh tế chuyên làm nhiệm vụ muabán hàng hoá để thu lợi nhuận Đầu tiên doanh nghiệp thơng mại đợc xem nh là một

doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các công việc mua bán hàng hoá T-H-T’ Nhngngày nay, cùng với sự phát triển của lịch sử, sự tiến bộ của xã hội loài ngời hoạt

động mua bán không đơn thuần chỉ là T-H-T’ mà nó trở nên phức tạp đa dạng hơn:

đã hình thành nên những dịch vụ thơng mại và xúc tiến thơng mại Vì vậy doanhnghiệp thơng mại đợc hiểu nh là doanh nghiệp với chức năng chủ yếu thực hiện cáchoạt động thơng mại

Hoạt động thơng mại chủ yếu hiện nay đợc phân thành 3 nhóm mua bán hànghoá, dịch vụ thơng mại, xúc tiến thơng mại trong đó dịch vụ thơng mại gắn liền vớimua bán hàng hoá, xúc tiến thơng mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy việcmua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ thơng mại Ngoài ra, doanh nghiệp thmmcòn thực hiện các hoạt động khác nh sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu t tài chính Tuynhiên tỷ trọng hoạt động thơng mại vẫn là chủ yếu

Tóm lại, doanh nghiệp thơng mại là một tổ chức độc lập có sự phân công lao

động rõ ràng và đợc quản lí bằng một bộ máy chính thức doanh nghiệp thơng mại cóthể thực hiện các hoạt động một cách độc lập với các thủ tục đơn giản và nhanhchóng

c.Đặc điểm của doanh nghiệp th ơng mại

Khác với những loại hình doanh nghiệp khác nh doanh nghiệp sản xuất, doanhnghiệp dịch vụ, đối tợng của doanh nghiệp thơng mại không ai khác chính là nhữngsản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh Nhiệm vụ của các doanh nghiệp thơng mại khôngphải là tạo ra các giá trị sử dụng và giá trị mới mà ở đây doanh nghiệp thơng mại

đảm nhận công việc thực hiện giá trị: nghĩa là doanh nghiệp đa sản phẩm đến tayngời tiêu dùng để ngời tiêu dùng sử dụng những giá trị hữu ích của nó

Hoạt động của doanh nghiệp thơng mại cũng giống nh một số những doanhnghiệp khác Nó bao gồm các quá trình kinh tế, tổ chức kĩ thuật nhng mặt kinh tếnổi trội hàng đầu Nhân vật quan trọng bậc nhất ở đây chính là những khách hàng,những ngời tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần phải hiểurằng lợi nhuận chỉ đặt ra trên cơ sở tăng mức độ thoả mãn nhu cầu của khách hàng

mà thôi

Tập khách hàng của doanh nghiệp thơng mại rất đa dạng và phức tạp vì nhu cầucủa họ rất phong phú Mọi hoạt động của doanh nghiệp suy cho cùng là hớng tới giátrị khách hàng nên việc phân công chuyên môn hoá trong nội bộ từng doanh nghiệphay giữa các doanh nghiệp thơng mại cũng bị hạn chế rất nhiều.

Một đặc điểm không thể thiếu trong doanh nghiệp thơng mại, đó là sự liên kết

“tất yếu” của các doanh nghiệp thơng mại với nhau Chính điều này sẽ tạo nên mộtliên minh chặt chẽ trong việc chuyên môn hoá về một mặt hàng, một số sản phẩmnhằm đạt tới sự thuận tiện trong hoạt động thơng mại của mình

Nói tóm lại, doanh nghiệp thơng mại với những đặc điểm chủ yếu không thểtách rời đã tạo nên một doanh nghiệp thơng mại hoàn toàn khác phân biệt rõ ràngvới các loại hình doanh nghiệp sản xuất , dịch vụ

2 Môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại (DNTM)

2.1 Khái niệm môi trờng kinh doanh

Chúng ta có thể thấy rằng doanh nghiệp thơng mại là một hệ thống hoàn chỉnh

có sự phân công rõ ràng ở từng khâu, từng bộ phận Nhng hệ thống đó không chỉ

đơn thuần nh vậy Nó còn có các mối liên hệ phức tạp và đa dạng: mối liên hệ vớikhách hàng, với thị trờng các yếu tố đầu vào: nguyên liệu, lao động, liên hệ với thịtrờng, với các doanh nghiệp, các tổ chức khác Những mối liên hệ này có ảnh hởngtiêu cực cũng nh tích cực đến doanh nghiệp và đợc hiểu là môi trờng kinh doanh của

doanh nghiệp đó Vậy môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp là tổng hợp các

yếu tố ( tự nhiên và xã hội, chính trị và kinh tế, tổ chức và kĩ thuật ) các tác động

và các mối liên hệ ( trong, ngoài) của doanh nghiệp có liên quan đến sự tồn tại và sựphát triển của doanh nghiệp Môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại baogồm môi trờng bên ngoài, môi trờng bên trong, môi trờng tự nhiên và môi trờng xãhội

2.2 Nội dung của môi trờng kinh doanh

a.Môi tr ờng bên ngoài

Là hệ thống toàn bộ các tác nhân bên ngoài doanh nghiệp có liên quan và có

ảnh hởng đến quá trình tồn tại vận hành và phát triển của doanh nghiệp

*Môi trờng kinh doanh bên ngoài bao gồm:

Môi trờng đặc trng của doanh nghiệp là những yếu tố mà môi trờng kinh doanhriêng có của từng doanh nghiệp Đây là yếu tố môi trờng làm nó phân biệt với cácdoanh nghiệp khác Bao gồm các nhà cung cấp, các khách hàng, những tổ chức cạnhtranh, nhà nớc

Các nhà cung cấp: phải kể đến ở đây không chỉ là những nhà cung cấp nguyênvật liệu, thiết bị, hàng hoá mà phải đề cập đến cả những nhà cung cấp tài chính nhngân hàng, tín dụng hay những nhà cung cấp khác nh điện, nớc Nhìn chung,doanh nghiệp cần phải duy trì một hệ thống các nhà cung cấp đa dạng để tránh vàgiảm bớt những rủi ro đáng tiếc do một số nhà cung cấp gây ra tạo thuận lợi tronghoạt động kinh doanh của công ty

Khách hàng: lí do tồn tại của doanh nghiệp chính là khách hàng Số lợng kháchhàng gia tăng đồng nghĩa với những bất trắc, rủi ro của công ty giảm xuống Nhngnhu cầu của khách hàng là phức tạp và việc đáp ứng nhu cầu cho họ quả là khókhăn Vì vậy các doanh nghiệp phải biến những khách hàng tiềm năng thành kháchhàng thờng xuyên, biến khách hàng thờng xuyên thành khách hàng truyền thống.Những đối thủ cạnh tranh: đây là một trong những nhân tố quan trọng có ảnh h-ởng mạnh mẽ và tác động trực tiếp tới doanh nghiệp Một mặt các đối thủ cạnh tranhlàm doanh nghiệp phải giảm bớt doanh số, tăng thêm chi phí, hạ giá bán, giảm thịphần Nhng mặt khác họ lại là động lực - đồng nghiệp giúp doanh nghiệp luôn sángtạo cải tiến để hấp dẫn, thu hút lôi cuốn khách hàng

Những nhân tố trên đây không thể không đề cập tới ở môi trờng kinh doanh đặcthù của doanh nghiệp Đó là những hạt nhân quan trọng chi phối mạnh mẽ đến hoạt

động của doanh nghiệp

Môi trờng chung của doanh nghiệp: là toàn bộ các tác nhân nằm bên ngoàidoanh nghiệp Mặc dù không có liên quan trực tiếp và rõ ràng với doanh nghiệp nh-

ng lại có ảnh hởng mạnh mẽ đến nó Môi trờng kinh doanh chung bao gồm:

Những điều kiện kinh tế: đó là những vấn đề nh tăng trởng kinh tế, thu nhậpquốc dân, lạm phát thất nghiệp, lãi suất, tỉ giá hối đoái Nếu những yếu tố này không

ổn định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn nhkhó thu hút đầu t, lợi nhuận không lớn

Những điều kiện về chính trị: Chính trị không ổn định nay thế này mai thế khácdẫn đến những điều kiện kinh tế không chắc chắn Chẳng có một nhà đầu t, một nhàdoanh nghiệp nào dại gì mà bỏ tiền vào những quốc gia có chế độ chính trị lộn xộnvì mức độ mạo hiểm và tính chất rủi ro rất cao

Những điều kiện về văn hoá xã hội: đó là những tập quán, những thói quenmang tính truyền thống, những thị hiếu của dân c từng khu vực từng nhóm kháchhàng cũng ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Những điều kiện về kĩ thuật công nghệ: ngày nay xã hội ngày càng phát triểncùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học kĩ thuật và công nghệ, nhu càu kháchhàng cũng phức tạp đòi hỏi cao hơn vì vậy nếu doanh nghiệp với trang thiết bị vàcông nghệ lỗi thời sẽ không đáp ứng đợc nhu cầu cho khách ảnh hởng tới tiến trìnhhoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp

Các yếu tố môi trờng chung tác động không chỉ một mình doanh nghiệp nào mà

nó tác động đồng thời lên nhiều doanh nghiệp khác trong từng khu vực

b.Môi tr ờng bên trong của doanh nghiệp

Môi trờng bên trong của doanh nghiệp đợc hiểu là nền văn hoá của tổ chứcdoanh nghiệp đợc hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành của doanhnghiệp Đây chính là “ cái nôi “ nuôi dỡng bầu không khí, bản sắc tinh thần đặc trngriêng của từng doanh nghiệp là động lực, nội lực thúc đẩy quá trình làm việc hăngsay không mệt mỏi vì doanh nghiệp, vì sự phát triển vững vàng của doanh nghiệptrong tơng lai Môi trờng bên trong của doanh nghiệp bao gồm 2 yếu tố: yếu tố vậtchất và yếu tố tinh thần

*Yếu tố vật chất trong doanh nghiệp là những yếu tố nh điều kiện tài chính, cơ

sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, đất đai nhà xởng…Điều kiện tài chính:Điều kiện tài chính:thể hiện khả năng tự chủ cuả doanh nghiệp Nếu điều kiện tài chính d dật doanh

nghiệp có thể tự quyết định mở rộng, đầu t hay tiến hành làm một công việc gì đóhết sức dễ dàng Ngợc lại điều kiện tài chính gặp khó khăn, các chủ nợ, các ngânhàng thúc hối thì doanh nghiệp mất đi khả năng tự chủ, tự quyết định các kế hoạchcủa mình Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, đất đai nhà xởng là tàisản quan trọng của doanh nghiệp cũng góp phần không nhỏ trong việc thực hiệnhoạt động kinh doanh có hiệu quả Điều này hoàn toàn đúng đối với những doanhnghiệp có khả năng tài chính cũng nh các qui mô cơ sở vật chất hiện đại nhà xởngrộng lớn

*Yếu tố tinh thần : một yếu tố quan trọng nhất tạo nên nền văn hoá của công ty

Nó bao gồm những nhân tố nh con ngời, lợi thế kinh doanh, uy tín của doanhnghiệp Ngời ta nói: “ con ngời có khả năng thay đổi cả thế giới” đã khẳng định vaitrò to lớn của nhân tố này Trong doanh nghiệp yếu tố này đợc hiểu là toàn bộ banlãnh đạo công ty và tập thể cán bộ công nhân viên Nền văn hoá phát triển cao vớibầu không khí hăng say làm việc đề cao sự sáng tạo hay một nền văn hoá thấp kémphổ biến sự bàng quan thờ ơ vô trách nhiệm đều do yếu tố con ngời chi phối Điềukiện về tài chính trong doanh nghiệp hay lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp trênthơng trờng đều do yếu tố con ngời quyết định, chi phối Thế mới biết khả năng củacon ngời thật vĩ đại Lợi thế kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp: một nhân tố có lợicho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Uy tín về chất lợng, giá cả, thái độphục vụ, dịch vụ sau bán hàng tạo lòng tin cho ngời tiêu dùng hình thành nên mộthình ảnh đẹp của công ty Bên cạnh đó doanh nghiệp còn tham gia các hoạt động xãhội, thực hiện trách nhiệm xã hội gây ra mối thiện cảm của khách hàng

c.Môi tr ờng tự nhiên và xã hội : đây là yếu tố tác động trực tiếp đến con ngời đếnkhả năng làm việc có hiệu quả của con ngời Đó chính là điều kiện làm việc, điềukiện sinh hoạt, điều kiện sống của con ngời với môi trờng làm việc trong sạch không

ô nhiễm với những yếu tố ngoại cảnh thoáng mát, sạch sẽ có khuôn viên cây xanh

t-ơi tốt sẽ tạo cho con ngời tinh thần sảng khoái sức khẻo đảm bảo và năng suất lao

động làm việc đợc tăng lên Ngợc lại điều kiện làm việc chật chội, ồn ào, bẩn thỉu

sẽ tạo ra sự ức chế tâm trạng dễ bị kích thích, quan hệ xã hội sẽ bị tổn thơng, mâuthuẫn xã hội dễ bị tích tụ và bùng nổ

Tóm lại các yếu tố môi trờng trong, ngoài, tự nhiên và xã hội là một phần khôngthể thiếu khi đề cập đến môi trờng kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào

II.Những nội dung cơ bản của quản trị doanh nghiệp thơng mại

1.Khái niệm về QTDNTM

Nói về quản trị, ngời ta đa ra rất nhiều quan điểm khác nhau Theo quan điểmcủa Nguyễn Văn Lê quản trị đợc giải thích nh sau: quản là đa đối tợng vào mục tiêucần đạt và trị là áp dụng những biện pháp mang tính hành chính, pháp chế nhằm đạt

đợc mục tiêu đó

Còn theo quan điểm của Hkoontz quản trị là hoạt động cần thiết thiết yếu, nó

đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt đợc các mục đích của nhóm Mụctiêu của nó là hình thành một môi trờng mà trong đó con ngời có thể đạt đợc cácmục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân là ít nhất.Quan điểm của tập thể tác giả học viện chính trị quốc gia: quản trị là sự tác

động của cơ quan quản lí vào đối tợng quản lí để tạo ra sự chế biến của toàn bộ hệthống nhằm đạt đợc mục đích nhất định

Theo quan điểm của trờng phái tâm lí học thì quản trị là khoa học và là nghệthuật Với cách thực hành thì quản trị là nghệ thuật còn kiếm thức về quản lí là khoahọc Quản trị là biết xét đoán và đa ra các quyết định có cơ sở nhờ thu đợc các thôngtin nhanh chóng, đầy đủ rõ ràng về nhiều mặt

Tóm lại, từ những quan điểm trên quản trị đợc hiểu là tập hợp các hoạt động

nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua nỗ lực ( sự thực hiện) của ngời khác.Quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật bởi vì quản trị có cơ sở bắt nguồn từnhững môn khoa học khác, quản trị có đối tợng nghiên cứu rất cụ thể, có phơngpháp phân tích và có lí thuyết xuất phát từ việc nghiên cứu đó Điều này chứng tỏquản trị là khoa học Nói quản trị là nghệ thuật quả không sai vì quản trị là cách ứng

xử, hành vi của các nhà quản trị Những cách ứng xử, những hành vi này không tuântheo một quy luật nào, không sách vở nào đề cập đến mà nó đòi hỏi những nhà quảntrị phải biết linh hoạt, sáng tạo vận dụng tuỳ vào tình huống cụ thể Không thể kếtluận rằng một nhà quản trị có trình độ học vấn cao mà lại là một nhà quản trị tài ba

Một vấn đề nữa cần chú ý, quản trị chính là quản trị sự thay đổi Thế giới kinhdoanh tiến triển rất nhanh cùng các tiến bộ khoa học công nghệ Những sự thay đổinhanh đến nỗi hiện tại hình nh cha bắt đầu tơng lai đã sẵn sàng đối đầu thách thứcchúng ta Là nhà quản trị thì phải có tầm nhìn rộng lớn đồng thời phải sẵn sàng tiếpnhận những thay đổi, có khả năng biến thách thức thành cơ hội và nắm bắt kịp thờinhững cơ hội quý báu đó Đặc biệt là những nhà quản trị trong cơ chế thị trờng mộtcơ chế cạnh tranh và thải loại, một cơ chế không hề dung nạp những nhà quản trị chỉbiết làm theo mệnh lệnh mà không đủ năng lực gây ra những thay đổi thậm chínhững đảo lộn hợp lí mà qua đó có thể đa doanh nghiệp mình phát triển một cáchnhanh chóng.

2 Vai trò của quản trị

Có thể nói vai trò của quản trị trong doanh nghiệp thơng mại nói riêng hay bất

cứ doanh nghiệp nào nói chung cũng có tầm quan trọng rất lớn Ngời ta ví vai tròcủa quản trị trong doanh nghiệp thơng mại nh vai trò của một nhạc trởng điều khiểncả dàn nhạc trên sân khấu Có thể hình dung công việc của nhạc trởng thật đơn giảnchỉ có mỗi nhiệm vụ vung đũa lên cao hay xuống thấp nhng điều đó lại có tác dụng

to lớn làm cả dàn nhạc ăn khớp nhịp nhàng với nhau Thật vậy một nhạc sĩ độc tấu

vĩ cầm thì tự điều khiển bản thân mình nhng cả một dàn nhạc thì không thể thiếu

ng-ời nhạc trởng Trong quản trị cũng vậy với sự buông lỏng quản lí hay quản lí tồi sẽ

mở đờng cho chủ nghĩa tự do, sự rối loạn và điều tất yêú là ảnh hởng đến những hoạt

động khác trong doanh nghiệp Nhng nếu có một nhà quản trị lỗi lạc tài ba thì chắcchắn sự thành công trong mọi hoạt động của doanh nghiệp là trong tầm tay Thực tếchứng minh rằng nguyên nhân sự phá sản của những công ty lớn nhỏ thuộc về côngtác quản trị chiếm 50  60 %

Hoạch định là quyết định cho các hoạt động tơng lai Nó là một tâm trạng vàmột hành động hớng về tơng lai Hoạch định có tác dụng quyết định phơng hớngvận động phát triển và khắc phục những mâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các nhucầu lợi ích và không quên tính đến những quy luật khách quan Đặc biệt hoạch

định còn cho phép xác định các nguồn vật chất cụ thể nh lao động, tài chính cầnthiết để có thể đạt đợc mục tiêu đề ra Không những thế hoạch định còn có tác dụnghợp tác phối hợp giữa các bộ phận khác nhau cùng thực hiện một mục tiêu chung.Hoạch định còn mang tính chất động viên cổ vũ thực hiện một xung lực, sự vận

động tơng ứng của hệ thống quản lí

Để chức năng hoạch định có hiệu quả thì mọi hoạt động trong hoạch định phảimang tính quy luật và có thông tin đầy đủ, chính xác Bởi vì bất cứ cái gì trái quyluật sẽ bị đào thải và sự sai lệch thiếu thông tin sẽ làm hoạch định không có cơ sở.Trong hoạch định cần có tính thống nhất, có sự nhất quán trong sự liên quan đếncông việc và nhiệm vụ đợc giao, có giứi hạn về thẩm quyền và địa chỉ nơi nhận cụthể

b Tổ chức: là một trong bốn chức năng cơ bản của quản trị Đó là việc xác lậpmô hình phân công và giao nhiệm vụ cho các bộ phận trong doanh nghiệp để đảmnhận những hoạt động cần thiết phù hợp và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó Mục tiêu của chức năng này là tạo ramột môi trờng nội bộ thuận lợi từ đó mỗi cá nhân trong tập thể có thể phát huy toàndiện năng lực vốn có và sự nhiệt tình trong công việc

Khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải đi đôi với phù hợp với mục tiêu của doanhnghiệp Nghĩa là khi mục tiêu thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo

Đa dạng quản lí phải phù hợp với đa dạng đối tợng quản lí Có nh thế doanh nghiệpmới tạo ra một hệ thống tổ chức hài hoà cân đối cùng thống nhất, nhất quán Đây làcông việc hết sức khó khăn đòi hỏi sự kết hợp giữa hai hệ thống tổ chức chính vàphụ Một hệ thống là linh hồn, nền tảng Còn hệ thống kia là cơ bắp để cả hệ thốnghoạt động đợc nhịp nhàng

c Lãnh đạo: Nói đến chức năng này đó là một quá trình một nghệ thuật tác

động đến con ngời sao cho họ tự nguyện và hăng hái để đạt đợc mục tiêu chung của

tổ chức Một cách tổng quát lãnh đạo đợc hiểu là một hệ thống (một quá trình) tác

động đến con ngời hay một tập thể để họ ( con ngời hay tập thể nhận tác động) tựnguyện và nhiệt tình thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt đợc mục tiêu của tổchức.

Lãnh đạo là làm sao để mọi ngời tuân thủ Tâm lí con ngời có xu hớng phục vụngời mà họ cho là có thể cung cấp cho họ nh phơng tiện để đạt đợc những nhu cầu, -

ớc vọng đó Lãnh đạo tạo động cơ thúc đẩy mọi hoạt động Ngời Nhật đã chứngminh các quy luật này Ông Ishikawa nói “ trong mọi mục đích của công ty chúngtôi xếp trớc tiên là công nhân, sau đó mới đến khách hàng Hạnh phúc của côngnhân phải đi trớc vì hạnh phúc đó gắn liền với việc phục vụ ngời tiêu dùng Côngnhân và ngời tiêu dùng tuy hai mà là một “ Chủ tịch của một hãng điện tử nổi tiếngthế giới Sony đã phát biểu “ công nhân quan trọng hơn cổ đông, chúng tôi nh một

đại gia đình trong đó họ là con cái chúng tôi Chúng tôi quan tâm đến lợi ích củatừng ngời những ngời bình thờng cũng nh nổi trội, đem hạnh phúc thực sự đến cho

họ và tin tởng ở bản thân họ Đổi lại sự quan tâm đặc biệt đó những ngời công nhânNhật Bản coi doanh nghiệp nh gia đình của họ và bằng tất cả khả năng của mình họ

cố gắng xây dựng và bảo vệ ngôi nhà thân yêu đó

Lãnh đạo không phải là việc đứng ngoài cùng, không phải là đứng trên tập thể

để ra lệnh doạ nạt hoặc mắng mỏ Ngời lãnh đạo cũng không bao giờ đợc đứng đằngsau cầm roi cầm gậy để thúc giục mà ngời lãnh đạo phải đặt mình trong nhóm làthành viên chính thức đồng thời là ngời hớng dẫn, ngời điều khiển tiên phong đi đầutrong nhóm tạo niềm tin sự phấn khích cho cả nhóm làm mồi lửa lan toả lòng nhiệttình trong công việc

d Kiểm soát: Đây là chức năng cuối cùng nhng không thể thiếu trong quản trị vìnếu lãnh đạo mà không có kiểm tra coi nh không có lãnh đạo Chức năng này nhằmtìm hiểu xem xét các quyết định đợc thực hiện nh thé nào, phát hiện các mối liên hệngợc về các quyết định, những kế hoạch để kịp thời điều chỉnh tạo khả năng thực thitốt hơn Thông qua kiểm tra, cũng tác động không nhỏ đến hành vi của con ngờinhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và củng cố các chức năng trên

Đó là bốn chức năng cơ bản của quản trị Giữa các chức năng này có sự phânbiệt tơng đối nhng chúng lại có mối liên hệ ngợc bổ xung và quy định lẫn nhau

Chúng đợc thực hiện đồng thời, đan xen nhau Trong mỗi chức năng lại có ba chứcnăng kia cùng tồn tại.

III.Mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

1 Bản chất của hoạt động mua hàng

Nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu nhất của DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất

và tiêu dùng những loại hàng hoá cần thiết, đủ về số lợng, tốt về chất lợng, kịp thờigian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng

Có thể hiểu cung ứng hàng hoá là việc tổ chức nguồn hàng nhằm phục vụ chohoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc diễn ra thuận lợi nhằm gópphần hoàn thành mục tiêu chung: đẩy mạnh phát triển hoạt động kinh doanh và thu

đợc lợi nhuận từ những hoạt động đó Mua hàng là một trong những nội dung chính

của công tác cung ứng hàng hoá Vậy bản chất của mua hàng chính là công tác tổ

chức tạo nguồn hàng trong doanh nghiệp để có khả năng đáp ứng và thoả mãn mọinhu cầu của khách hàng

Nguồn hàng của doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng hoá thíchhợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua trong thị trờng Công tácmua hàng có hiệu quả đồng nghĩa với việc tạo ra nguồn hàng ổn định, có chất l ợng.Việc tổ chức hoạt động tạo nguồn là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo rahàng hoá để đảm bảo cung ứng kịp thời, đồng bộ và đầyđủ, đúng quy cách, kích cỡ ,màu sẵc cho nhu cầu đa dạng của khách hàng

Nội dung cơ bản của công tác tạo nguồn là việc nghiên cứu, xác định nhu cầucủa khách về khối lợng, cơ cấu mặt hàng, quy cách, cỡ loại, thời gian, giá cả màkhách hàng có thể chấp nhận cho đến việc chủ động nghiên cứu và tìm hiểu khảnăng của các đơn vị sản xuất, các tổ chức, các nhà cung cấp trong và ngoài nớc để

đặt hàng, kí kết hoạt động mua hàng đồng thời có biện pháp cần thiết để tạo ra và tổchức thực hiện tốt việc mua, vận chuyển, giao nhận đa hàng về doanh nghiệp phùhợp với yêu cầu thực tế của khách hàng

2 Vai trò của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

*Trớc tiên phải đề cập đến vai trò của nó đối với kết quả kinh doanh trongDNTM.

Hoạt động mua hàng giữ vị trí quan trọng là khâu đầu tiên cơ bản của hoạt độngkinh doanh Vì vậy mua hàng là điều kiện để hoạt động kinh doanh trong doanhnghiệp tồn tại và phát triển

Hoạt động mua hàng diễn ra nhanh chóng, phù hợp, đảm bảo những yêu cầu củakhách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành đợc thuận lợi, kịp thời, liên tục

và ổn định Thông qua việc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hoá đã tạo điều kiệncho công tác bán hàng nhanh chóng, hình ảnh của công ty đối với khách hàng ngàycàng đợc cải thiện bảo đảm mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp

Công tác mua hàng ổn định, hợp lí giúp cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp hạn chế bớt đợc tình trạng thừa thiếu, ứ đọng hàng hoá, vốn luân chuyểnquay vòng nhanh, không ảnh hởng đến khâu lu thông hàng hoá đồng thời tạo uy tín

đối với khách hàng của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, hoạt động mua hàng còn có tác dụng giúp cho hoạt động tài chínhcủa doanh nghiệp đợc thuận lợi: khả năng thu hồi vốn nhanh có tiền bù đắp chi phíkinh doanh, mở rộng quy mô kinh doanh, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập đảm bảo đờisống cho ngời lao động và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc

Không những thế, hoạt động mua hàng cũng làm tăng khả năng cạnh tranh củadoanh nghiệp với các đối thủ khác trên thị trờng do tạo đợc nguồn hàng phong phú

đa dạng có chất lợng phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của khách hàng

*Công tác mua hàng cũng có vai trò to lớn đối với xã hội

Nhờ mua hàng, doanh nghiệp bán hàng tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầucho ngời tiêu dùng về mặt số lợng, chất lợng để nâng cao mức sống cho mọi thànhviên trong xã hội đồng thời góp phần ổn định giá cả thị trờng

Tổ chức nguồn hàng có tác dụng thúc đẩy các ngành sản xuất phát triển do côngtác tiêu thụ hàng hoá diễn ra nhanh chóng, thu hồi lại vốn cho sản xuất và tích luỹ

để mở rộng sản xuất, tạo điều kiện thúc đẩy sản xuất cải tiến kỹ thuật, thực hiệncông nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc.

Không những thế công tác mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại góp phần

mở rộng xuất khẩu, thực hiện tích luỹ cho doanh nghiệp và cho xã hội đồng thời tạo

điều kiện thực hiện tốt mối liên hệ kinh tế giữa các ngành và các khu vực kinh tế

Nói tóm lại, công tác tổ chức nghiệp vụ mua hàng có vai trò quan trọng mộtnhân tố góp phần quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp

3.Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng

Việc nghiên cứu các quan điểm về quản trị và nghiệp vụ mua hàng ở những mụctrên đã đi đến kết luận về quản trị mua hàng hay đó chính là quản trị cung ứng hàng

hoá Vậy quản trị nguồn hàng (cung ứng) đợc hiểu là tổng hợp những hoạt động

nhằm đảm bảo sự thành công trong công tác mua hàng thông qua những nỗ lực, cốgắng của ngời khác Cung ứng hàng hoá là nhiệm vụ cơ bản hàng đầu quyết định

đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Cung ứng hàng hoá bao gồm quá trìnhmua hàng hay việc tạo ra nguồn hàng và quá trình dự trữ hàng hoá trong kho

a.Quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng là những hoạt động nhằm tạo ra nguồn hàng tốt nhất đáp

ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết của khách hàng

Quản trị mua hàng bao gồm những chức năng sau: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm soát

Một doanh nghiệp muốn đảm bảo việc bán ra đều đặn, thờng xuyên thì phải cómột khối lợng hàng hoá đự trữ đủ để cung cấp cho nhu cầu khách hàng Đó chính làcơ sở để xác định kế hoạch mua hàng và chính là công tác hoạch định mua hàng.Ngày nay, trong nền kinh tế thị trờng này một doanh nghiệp kinh doanh không chỉdừng lại ở một mặt hàng nhất định mà xu thế là kinh doanh nhiều loại mặt hàngkhác nhau và mỗi mặt hàng giữ một vị trí nhất định Có mặt hàng giữ vị trí chủ đạonhng cũng có mặt hàng lại giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủ đạo là những mặthàng mang lại doanh thu và lợi nhuận cao vì thế nếu thiếu sẽ ảnh hởng rất lớn đến

Biểu hiện nhu cầu

kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có một chínhsách cung ứng hàng hoá có lựa chọn nghĩa là cần tập trung vào một số mặt hàng chủyếu quan trọng

Việc tổ chức tạo ra một nguồn hàng ổn định, đầy đủ kịp thời, đồng bộ đúng thờigian, quy cách, chủng loại, màu sắc, giá cả, chất lợng thuộc chức năng thứ hai trongquản trị mua hàng Tổ chức trong mua hàng là làm thế nào để phát huy cao độ khảnăng thu mua đợc nguồn hàng tốt nhất đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng

Lãnh đạo trong mua hàng là chức năng hỗ trợ cho chức năng tổ chức Muốncông tác tổ chức đạt yêu cầu tốt thì lãnh đạo phải hoạt động có hiệu quả Ngời lãnh

đạo phải biết cách chỉ huy phân công hợp lí đồng thời là tấm gơng sáng, là tiênphong trong mọi hoạt động cho nhân viên noi theo

Kiểm soát là chức năng cuối cùng nhng cũng không thể thiếu vì thiếu kiểm soátcũng nh không có lãnh đạo và kéo theo một loạt các hoạt động khác có liên quan bịngừng trệ Kiểm soát củng cố hoàn thiện để đi đến khâu cuối cùng tránh thiếu xót,sai lệch trong quá trình mua hàng

Quá trình mua hàng

Biểu hiện nhu cầu: để đáp ứng cho kế hoạch bán hàng và dự trữ thì việc đầu

tiên phải xác định nhu cầu, cơ cấu nhu cầu Do đó doanh nghiệp phải đẩy mạnh hoạt

Tìm và lựa chọnngời cung ứng Thơng lợng và đặthàng

Theo dõi kiểm tra

và giao nhận hàng hoá

Đánh giá kết quả

Thoả mãn Không thoả mãn

động Marketing để tìm hiểu xem nhu cầu khách hàng từ đó có kế hoạch đáp ứng Kếhoạch mua đợc tính toán nh sau:

Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kì - Dự trữ đầu kì

Tìm và lựa chọn ngời cung ứng: công việc này có thể thông qua các bạn hàng,

hội chợ, triển lãm, tạp chí, các phơng tiện thông tin đại chúng Việc tìm kiếm lựachọn không phải dễ dàng mà phải tìm hiểu thật kĩ càng xem những nhà cung cấp cókhả năng đáp ứng đợc nhu cầu của mình hay không Cần xem xét uy tín, sự tínnhiệm của các nhà cung cấp, chất lợng, mẫu mã, giá cả hàng hoá, các tính năng kỹthuật của sản phẩm khi đó mới có thể có nguồn hàng phù hợp hấp dẫn đối vớidoanh nghiệp

Thơng lợng và đặt hàng: giữ vai trò quan trọng trong quá trình quyết định mua

hàng Việc thơng lợng đảm bảo thuận lợi cho cả hai bên đặc biệt là về phía doanhnghiệp, nh xem xét mẫu mã, giá cả, điều khoản khi thị trờng có biến động, hình thứcthanh toán, điều kiện giao hàng Việc thơng lợng đôi khi giúp doanh nghiệp giảm

đợc rất nhiều chi phí

Sau khi thơng lợng, đạt đợc một số những thoả thuận nhất định doanh nghiệptiến hành kí kết hợp đồng Hợp đồng là cơ sở pháp lí ràng buộc cả hai bên mua vàbán Có hợp đồng việc mua hàng đợc đảm bảo hơn

Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hoá: công việc này đảm bảo cho hàng hoá

nhập kho đợc nghiệm thu cẩn thận ngăn chặn việc thất thoát tài sản, ngăn chặn hàngkém phẩm chất đến tay ngời tiêu dùng đồng thời tăng uy tín cho doanh nghiệp

b.Quản trị dự trữ

Mác đã khẳng định rằng “ chỉ nhờ hình thành một dự trữ nh thế mới đảm bảo

đ-ợc tính chất thờng xuyên liên tục của quá trình lu thông và do đó cả quá trình tái sảnxuất nữa trong đó có cả quá trình lu thông ” Dự trữ hàng hoá trong lu thông giữ vịtrí quan trọng nếu không có dự trữ thì không thể có lu thông hàng hoá Dự trữ hànghoá là một bộ phận của dự trữ xã hội bao gồm: những hàng hoá nằm trong kho củasản xuất, hàng hoá đi trên đờng, hàng hoá nằm trong kho doanh nghiệp

Dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại thông qua công tác bảo đảm cân

đối cung cầu trong nền kinh tế quốc dân Dự trữ có thể tạo ra tỷ lệ cân đối của cácngành, các lĩnh vực và nâng cao hiệu quả của quá trình tái sản xuất và xã hội Sứcmạnh kinh tế của nhà nớc một phần thể hiện ở lực lợng dự trữ của nền kinh tế quốcdân trong đó dự trữ của các doanh nghiệp chiếm bộ phận quan trọng Vì vậy nhiệm

vụ tập trung dự trữ vào doanh nghiệp thơng mại để huy động và chi phối dự trữ kịpthời là rất quan trọng

Dự trữ ở các doanh nghiệp thơng mại là lực lợng vật chất chủ yếu để đáp ứngnhu cầu của khách hàng trong nền kinh tế quốc dân một cách liên tục đồng bộ, nhất

là các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng quan trọng thiết yếu đối với sảnxuất và đời sống Nhờ lực lợng dự trữ các doanh nghiệp có thể giữ đợc vai trò chỉ

đạo trong công việc chiếm lĩnh và làm chủ thị trờng

Nếu dự trữ duy trì ở mức hợp lí góp phần sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh,giảm chi phí hình thành và duy trì nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của kinh tế thị trờng dự trữ nhmột phơng tiện tăng cờng uy tín đối với khách hàng, thể hiện sức mạnh của doanhnghiệp

Vậy quản trị dự trữ (quản trị hàng tồn kho) là tổng hợp các hoạt động nhằm

tạo ra một lực lợng dự trữ tối u cần thiết để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

có hiệu quả nhất Công tác hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát trong quản trị

dự trữ phối hợp đan xen nhau cùng đạt đợc mục tiêu chung là tạo ra đợc khối lợng

dự trữ hợp lí nhất cần thiết cho doanh nghiệp để tránh những chi phí không hợp lí

Hoạch định trong dự trữ phải tuân thủ những nguyên tắc, những chỉ tiêu đánhgiá phân tích tình hình dự trữ của doanh nghiệp Và để phân tích đánh giá đúng tìnhhình cần kết hợp với mua hàng, bán hàng, các chỉ tiêu về tình hình tài chính củadoanh nghiệp Có thể phân tích theo các chỉ tiêu sau:

Dự trữ cuối kì (Dck) là lợng hàng hoá đợc duy trì một cách có ý thức để dảm bảo

có những hàng bán vào đầu kì kế hoạch khi cha nhập hàng

Tồn kho đầu kì là lợng hàng hoá còn lại một cách ngẫu nhiên thông qua hoạt

động mua bán cuối kì trớc chuyển sang

Chỉ tiêu này nói lên số lợng dự trữ trung bình trong kì là bao nhiêu đợc sử dụng

để lập kế hoạch mua bán trong doanh nghiệp và có thể tính theo tháng, quý, năm

Dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu: là dự trữ cao nhất (tối đa) hoặc dự trữ thấp nhất(tối thiểu) so với dự trữ bình quân

Cờng độ dự trữ hàng hoá:

100

* vốn giá

theo bán

l ợng khối số Doanh

kỳ trong bq

tr dự

l ợng) (khối trị

Xác định lợng hàng nhập tối u cho mỗi lần đặt hàng:

F = FBQ

2

Q + FĐH

2.Các hình thức mua hàng và tạo nguồn hàng trong doanh nghiệp thơng mại

a.Mua hàng theo lô hàng lớn: là hình thức mua hàng trong đó doanh nghiệp muahàng với số lợng lớn Hình thức mua hàng này có một số u điểm sau:

Chi phí mua hàng có thể giảm và đợc hởng điều kiện u đãi của ngời bán

Chọn đợc các nhà cung cấp lớn nên tránh đợc các xác xuất rủi ro do việc nhậphàng gây ra.

Có thể chớp đợc thời cơ nếu bùng nổ cơn sốt thị trờng và nh thế sẽ thu đợc lợinhuận siêu ngạch

Trở thành nhà cung cấp cho các doanh nghiệp khác, nâng cao uy tín của doanhnghiệp

Tuy nhiên, hình thức mua hàng này phải sử dụng một lợng tiền lớn vào thanhtoán khi mua hàng nên ảnh hởng tới các hoạt động khác của doanh nghiệp.Ban cạnh

đó chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí bảo quản kho nhiều Hàng hoá dễ bị lạc mốt,giảm giá nếu vậy sẽ khó khăn cho doanh nghiệp về mặt tài chính

b Mua theo nhu cầu: là hình thức mua hàng căn cứ vào diễn biến của thị trờng,tốc độ bán ra của doanh nghiệp và ngành hàng kinh doanh xem xét lợng hàng tồnkho thực tế quyết định mua Ưu điểm của hình thức mua này là: việc xác định, cânnhắc các yếu tố để đi đến quyết định mua hàng đơn giản thờng không áp dụng cácphơng pháp phức tạp cầu kì Do mua theo nhu cầu nên hàng ít không bị đọng vốn

Đồng thời tiết kiệm đợc chi phí trong bảo quản giữ gìn hàng hoá, tránh đợc rủi ro dobiến động của thị trờng

Nhng nhợc điểm của hình thức này là do mua số lợng ít và mua nhiều lần nênchi phí mua hàng cao, không đợc hởng u đãi của ngời bán Đôi khi có nguy cơ bịthiếu hàng nếu việc nhập hàng bị chậm trễ Đồng thời không có thời cơ thu đợc lợinhuận

c Mua theo đơn đặt hàng: là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp phải dựa vàomối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc chào hàng của ngời cung cấp, DNTM phải đặthàng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp suất nhập khẩu

Khi mua hàng theo hình thức này, doanh nghiệp cần chú ý những yêu cầu về lựachọn mặt hàng, tìm hiểu về đối tác, về chất lợng, trình độ tiên tiến của mặt hàng

d Mua qua đại lí: DNTM có thể kí các hợp đồng với các đại lí mua hàng Việcmua hàng qua các đại lí thu mua giúp DNTM có thể thu gọn đợc những mặt hàng có

khối lợng không lớn, không thờng xuyên Tuy nhiên, việc mua hàng qua đại lí đòihỏi doanh nghiệp cần phải lựa chọn đại lí, kí kết hợp đồng hợp lí về chất lợng, hàngmua, giá cả thu mua và bảo đảm lợi ích kinh tế của cả hai bên.

e Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng, gia công hoặc bán nguyên liệu:

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh việc có sẵn các cơ sở sản xuấtkinh doanh nhng do điều kiện thiếu vốn, thiếu nguyên vật liệu kĩ thuật làm doanhnghiệp không nâng cao đợc chất lợng sản phẩm vì vậy doanh nghiệp có thể lợi dụng

đợc u thế của mình về vốn về nguyên vật liệu hoặc thị trờng tiêu thụ cùng với cácdoanh nghiệp khác liên doanh liên kết để nâng cao chất lợng sản phẩm và tiêu thụsản phẩm trên thị trờng Liên doanh đảm bảo lợi ích cho cả hai bên

Một số mặt hàng cha phù hợp với nhu cầu của khách, DNTM phải tiến hành giacông mặt hàng Gia công là hình thức đa nguyên vật liệu đến xí nghiệp gia công vàtrả phí gia công khi xí nghiệp đó đã giao đủ tiêu chuẩn cho doanh nghiệp Hàng giacông phải phù hợp với nhu cầu của khách

g Tự sản xuất, khai thác hàng hoá:

Đợc áp dụng với doanh nghiệp thơng mại có nguồn vốn dồi dào, nguồn nguyênliệu có thể tự sản xuất ra mặt hàng phù hợp với nhu cầu thị trờng hoặc tự khai thácnguồn hàng đa vào kinh doanh Thực chất đây là hoạt động sản xuất Đầu t vào sảnxuất với nguồn hàng vững chắc sẽ vừa đảm bảo lợi ích của ngời sản xuất vừa đảmbảo lợi ích của ngời kinh doanh Tuy nhiên đầu t vào sản xuất đòi hỏi nguồn vốn lớnsinh lời chậm đặc biệt phải có công nghệ mới tiên tiến

Tóm lại đó là các hình thức mua hàng và tạo nguồn hàng trong doanh nghiệp

th-ơng mại Các doanh nghiệp cần nghiên cứu xem xét kĩ lỡng hình thức mua hàng nàophù hợp với bản thân doanh nghiệp để từ đó công tác mua hàng hoá đợc hoàn thànhtốt đẹp

IV.Những nhân tố ảnh hởng đến hoạt động cung ứng

1.Khách hàng:

Khác với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, trong nền kinh tế thị trờng mỗidoanh nghiệp là một chủ thể kinh tế độc lập và phải tự mình gải quyết cả ba vấn đềcơ bản của tổ chức kinh tế Lợi nhuận là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp Vậymuốn có lợi nhuận doanh nghiệp phải tiêu thụ đợc hàng hoá, sản phẩm của doanhnghiệp phải phù hợp nhu cầu thị trờng Mà thị trờng ở đây chính là những kháchhàng, những ngời tiêu dùng sản phẩm Thế giới đã bỏ xa thời kì sản xuất ra hàngloạt các sản phẩm mà không coi trọng công tác tiêu thụ Ngày nay, trong thời buổicông nghiệp hiện đại này phơng châm của các doanh nghiệp là phải sản xuất nhữnggì thị trờng cần chứ không phải sản xuất cái doanh nghiệp có Một trong những nhân

tố quan trọng có ảnh hởng lớn đến tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp đó là hoạt

động cung ứng Xuất phát từ quan điểm “ hớng tới giá trị khách hàng, quan tâm đầy

đủ đến những nhu cầu và làm thế nào để thoả mãn tối đa nhu cầu đó “ càng chứngminh rằng khách hàng là nhân tố ảnh hởng quan trọng đến hoạt động mua hàng củadoanh nghiệp Doanh nghiệp chỉ mua hàng khi mà nó tiêu thụ đợc hàng hoá mà thôi.Trên cơ sở đáp ứng những nhu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp cần có kếhoạch điều chỉnh hoạt động thu mua hợp lí tránh gây tồn đọng ảnh hởng đến lợinhuận của doanh nghiệp

2.Giá cả và chất lợng hàng hoá:

Giá cả, một trong những nhân tố ảnh hởng đến tiêu thụ Nó có thể kích thíchhay hạn chế cung cầu và do đó ảnh hởng đến tiêu thụ Vì vậy khi mua hàng doanhnghiệp cũng phải chú ý đến yếu tố này bởi vì doanh nghiệp mua vào với giá cao để

đảm bảo lợi nhuận doanh nghiệp cũng phải nâng giá bán Điều này sẽ ảnh hởng rấtlớn đến mức tiêu thụ Chất lợng hàng hoá đạt yêu cầu, tiêu chuẩn sẽ làm ngời tiêudùng an tâm khi mua sản phẩm Nên yếu tố chất lợng cũng cần phải chú ý trongkhâu mua của doanh nghiệp Hai nhân tố này quả thực có ảnh hởng lớn đến “ túitiền “ của doanh nghiệp

3.Nhà cung cấp:

Doanh nghiệp thơng mại kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau Vì vậy đòi hỏirất nhiều nhà cung ứng thậm chí ngay trong việc thu mua một mặt hàng Việc lựachọn nhà cung ứng nh thế nào cũng ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh Vì vậyngay tại khâu mua hàng doanh nghiệp cần phải sáng suốt khi lựa chọn nhà cung cấp

Đó phải là những nhà cung cấp có uy tín trên thị trờng về gía cả, chất lợng, thờigian, an toàn, khả năng cung ứng đầy đủ hàng hoá Doanh nghiệp không nên chỉtrung thành với một nhà cung ứng mà phải có cả đội ngũ các nhà cung cấp để tranhthủ những u điểm và hạn chế bớt nhợc điểm của họ.

4.Nhân viên mua hàng của doanh nghiệp:

Trong hoạt động mua bán của DNTM hành vi sai lầm nhất là mua Mua không

đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh Hành vi mua này phụ thuộcrất nhiều vào yếu tố chủ quan của nhân viên thu mua Cho nên việc tuyển chọn nhânviên ở khâu này là rất quan trọng Cần phải tuyển chọn những nhân viên có kiếnthức phong phú hiểu biết về nguồn hàng, hiểu biết về chính sách nhà nớc, có kinhnghiệm, biết phân tích tình hình thị trờng đặc biệt phải năng động tỉnh táo có khảnăng giao tiếp tốt Có nh thế sai sót trong khâu mua sẽ đợc giảm bớt

5.Chính sách, luật pháp, thị trờng:

Những yếu tố ảnh hởng này cũng góp phần ảnh hởng đến khâu mua trongdoanh nghiệp thơng mại Những yếu tố này ảnh hởng lớn tới gía cả hàng hoá nênthông qua đó cũng ảnh hởng đến cung ứng của doanh nghiệp ở một quốc gia vớichính sách kinh tế thông thoáng, pháp luật nghiêm minh, thị trờng ổn định thì mọihoạt động kinh doanh trong đó bao gồm cả hoạt động mua hàng sẽ diễn ra xuông sẻthuận lợi Ngợc lại, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng gặp khó khăn đángkể

V Sự cần thiết phải nâng cao chất lợng của quản trị cung ứng hàng hoá trong DNTM

1.Trong kinh doanh thơng mại, mua hàng là khâu hoạt động nghiệp vụ kinhdoanh đầu tiên mở đầu cho hoạt động lu thông hàng hoá Nó là một trong nhữngnghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thơng mại Thờng thì chủ yếu ngời ta chỉ quantâm đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp mà lãng quên hoặc khôngchú trọng đến nghiệp vụ mua hàng Điều này là hoàn toàn sai lầm đã gây ra nhữngtổn hại không nhỏ đến tiêu thụ hàng hoá Không thể có hoạt động tiêu thụ phát triểnnhanh ở một doanh nghiệp có công tác mua hàng kém hiệu quả Nếu doanh nghiệpkhông mua đợc hàng hoặc mua hàng không đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh thì

doanh nghiệp sẽ không có hàng để bán Còn nếu doanh nghiệp mua phải hàng xấu,hàng giả hay hàng kém chất lợng hoặc không đúng số liệu và thời gian yêu cầu thìdoanh nghiệp sẽ bị ứ đọng về hàng hoá, nguồn vốn lu động sẽ không có khả năngquay vòng nhanh vì bị tồn đọng trong hàng hoá, chi phí bảo quản và các loại chi phíkhác gia tăng đồng nghĩa với lợi nhuận của doanh nghiệp bị cắt giảm.

2.Hoạt động cung ứng hàng hoá góp phần xây dựng hình ảnh, uy tín của doanhnghiệp trớc công chúng Thật vậy, cung ứng hàng hoá có chất lợng, số lợng đảm bảo

về mặt thời gian thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hoá gia tăng Ngày nay mọi kháchhàng chỉ an tâm tuyệt đối khi tiêu dùng những sản phẩm mà họ biết chính xác uy tíncủa công ty đó

3.Hoạt động cung ứng tạo khả năng dự trữ tối u giúp công ty có thời cơ thu

đ-ợc lợi nhuận siêu ngạch nếu thị trờng biến động lớn về cầu hàng hoá Những biến

động mạnh mẽ nh vậy ảnh hởng lớn tới kết quả kinh doanh của công ty

Với những lí do trên ta có thể kết luận rằng bán hàng tốt đợc bắt nguồn từ mua tốt

và từ đó cũng thấy đợc vị trí quan trọng của công tác tạo nguồn, mua hàng có ảnh ởng đến nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp nh thế nào Để công tác cung ứngnguồn hàng khoa học có hiệu quả thì hoạt động quản trị cung ứng càng cần đợc pháthuy Và nâng cao chất lợng trong công tác quản trị cung ứng là điều tất yếu tronghoạt động kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào

h-chơng ii: khảo sát tình hình cung ứng hàng hoá tại công

ty kinh doanh và chế biến lơng thực hà nội

I.giới thiệu chung về công ty

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội là doanh nghiệp nhà nớc trựcthuộc liên hiệp các công ty lơng thực Hà Nội Công ty là một doanh nghiệp tự hạchtoán kinh tế độc lập tự chủ về mặt tài chính và có t cách pháp nhân

Tên gọi : Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội

Tên giao dịch: HA NOI FOOD TRADING AND PROCESSING COMPANYTrụ sở chính của công ty: 67A Trơng Định - Hà Nội.

Hà Nội với tổng diện tích 10230 m2 Sản phẩm chính của xí nghiệp lúc này là chếbiến bột mì, bột sắn và bột gạo Sau đó nhờ sự giúp đỡ của Trung Quốc về trangthiết bị và dây chuyền công nghệ xí nghiệp đã sản xuất thêm bột dinh dỡng trẻ em

và bánh đa nem phục vụ cho nhân dân Hà Nội và các vùng lân cận vào những năm

1980 Từ năm 1967 đến 1988 xí nghiệp bột Hoàng Mai hoạt động dới sự chỉ đạo

điều hành của sở lơng thực Hà Nội

Do sự thay đổi cơ chế quản lí từ tập trung bao cấp sang tự hoạch toán (cơ chế thịtrờng) xí nghiệp đã củng cố cơ sở, tìm rất nhiều đối tác để liên doanh liên kết nhằmphù hợp với cơ chế mới Tháng 10 năm 1989 xí nghiệp đã xây dựng luận chứng kinh

tế kĩ thuật và góp vốn liên doanh với công ty kĩ nghệ thực phẩm Sài Gòn (với têngiao dịch VIFON) Tháng 1/1990 xí nghiệp liên doanh chính thức đi vào hoạt động.Sản phẩm chính của xí nghiệp liên doanh là mì ăn liền nhãn hiệu VIFON Hà Nội ra

đời Năm 1992 công ty tiến hành dự án đầu t xây dựng nhà máy nớc ngọt Đông

D-ơng Đến năm 1993 xí nghiệp bột Hoàng Mai đổi tên thành công ty liên doanh vàchế biến lơng thực Hà Nội theo quyết định số 986/QĐ - UB ngày 10/3/1993 của uỷban nhân dân thành phố Hà Nội

Tháng 6/1996 xí nghiệp liên doanh chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài sản, tiền vốn

và số lao động của xí nghiệp liên doanh giao lại với tổng số vốn đầu t 10 tỷ đồng vàhơn 180 công nhân viên Tên sản phẩm VIFON quen thuộc nay đợc đổi tên là “FOOD HANOI “ từ tháng 7 năm 1996 Ngay sau khi xí nghiệp liên doanh chấm dứt

hoạt động công ty đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng đầu t trang thiết bị mới, dâychuyền công nghệ và một số máy móc chuyên dùng hiện đại khác Ngoài nhiệm vụsản xuất chính là chế biến các loại mì ăn liền, cháo, phở công ty còn sản xuất bộtcanh iốt phục vụ mọi nhu cầu đa dạng trong dân chúng Không những thế công tycòn nhận gia công chế biến các loại nớc giải khát cho công ty nớc giải khát quốc tếIBC.

Là một công ty chuyên chế biến sản xuất các sản phẩm từ lơng thực thuộc loạihình sản xuất hàng loạt, quy mô của công ty đợc điều chỉnh nhiều lần cho phù hợp.Hiện nay công ty có 286 lao động chính thức trong số đó cán bộ công nhân viênphục vụ gián tiếp là 76 ngời, số ngời lao động trực tiếp là 210 ngời

lý đến việc cho ra đời các sản phẩm có chất lợng cao Hiện nay công ty đang chuẩn

bị một số điều kiện vật chất nhất định để khai trơng phân xởng sản xuất tơng ớtnhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của công ty

2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

a Chức năng: Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội là một doanhnghiệp nhà nớc với chức năng chủ yếu là sản xuất ra các sản phẩm có nguồn gốc từlơng thực Nhng ngày nay cùng với sự phát triển của cơ chế thị trờng công ty không

đơn thuần chỉ giữ một chức năng sản xuất mà thêm vào đó công ty trở thành doanhnghiệp thơng mại Vì vậy chức năng tiêu thụ hàng hoá cũng là một trong nhữngchức năng quan trọng của công ty Chức năng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm củacông ty tồn tại song song với nhau cùng bổ xung hỗ trợ nhau hoàn thiện và pháttriển Tiêu thụ sản phẩm làm cơ sở cho sản xuất vì ngày nay sản xuất phải bắt nguồn

từ tiêu thụ, từ nhu cầu khách hàng Sản xuất ra những sản phẩm có chất lợng để thúc

đẩy tiêu thụ hoàn thành mục tiêu chung của công ty

b Nhiệm vụ của công ty: Đi đôi với chức năng sản xuất và tiêu thụ sản phẩmcủa công ty, nhiệm vụ của công ty là phải tự hạch toán kinh tế, tự cân đối tình hìnhcung cầu thị trờng từ đó công tác hoạch định mang tính khả thi, cân đối nguồnnguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều

do công ty chịu trách nhiệm từ việc phát triển kinh doanh để thu lợi nhuận đến việcphá sản đều do cá nhân công ty đảm đơng giải quyết Nhiệm vụ nặng nề này đòi hỏiphải có sự nỗ lực cố gắng của toàn bộ các thành viên trong công ty từ ban lãnh đạo

đến công nhân

2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty

a.Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

b.Chức năng cụ thể của từng ban phân x ởng:

Cùng với quá trình phát triển công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổchức quản lí của mình Đến nay công ty tổ chức bộ máy quản lí theo hệ thống trựctuyến bao gồm 6 phòng ban chính và 5 phân xởng sản xuất Đứng đầu là ban giám

đốc chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban, phân xởng thông qua các trởng phòng vàquản đốc phân xởng

*Ban giám đốc: gồm hai ngời ( giám đốc và phó giám đốc)

- Giám đốc: là ngời đứng đầu bộ máy quản lí có nhiệm vụ lãnh đạo công ty.

Ngoài việc uỷ quyền cho phó giám đốc còn trực tiếp điều hành việc quản lí công tythông qua các trởng phòng và quản đốc phân xởng

Ban Giám Đốc

Phòng tổ chức

Phòng tài vụ

Phòng kế hoạchvật t

Phòng tài chính

Phòng bán hàng

Phòng kĩ thuậtsản xuất

- Phó giám đốc: là ngời trực tiếp phụ trách về khâu sản xuất sản phẩm cũng nh

chịu trách nhiệm cung cấp đầu vào nguyên vật liệu và quản lí việc tiêu thụ thànhphẩm ở tầm vĩ mô

*Phòng tổ chức: gồm 21 ngời quản lí về lao động trong toàn công ty Nhiệm vụ

chính của phòng là bố trí, sắp xếp lao động trong công ty cả về số lợng lẫn trình độnghiệp vụ tay nghề công nhân Ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm về vấn đề bảo

hộ lao động, an toànlao động, tuyển dụng bồi dỡng nâng cao tay nghề cho cán bộcông nhân viên toàn công ty

*Phòng tài vụ: gồm 9 ngời thực hiện hoạch toán chi tiết tổng hợp các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh trong toàn công ty cung cấp thông tin cho ban giám đốc để thựchiện các kế hoạch dự án sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

*Phòng kế hoạch vật t: gồm 9 ngời có nhiệm vụ tổ chức thu mua nguyên liệu

đ-a vào sản xuất đồng thời thđ-am mu cho bđ-an giám đốc về kế hoạch sản xuất và đđ-a kếhoạch trực tiếp đến các bộ phận

*Phòng bán hàng: gồm 9 ngời có nhiệm vụ tổ chức mạng lới tiêu thụ sản phẩm

đồng thời tìm kiếm thị trờng nhằm mở rộng thị trờng cho sản phẩm của công ty.Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ nghiên cứu sức cạnh tranh của các sản phẩm cùngloại cũng nh tham mu cho giám đốc những thông tin về thị trờng, về các sản phẩmcùng loại, về các đối thủ cạnh tranh Từ đó cũng có những đề bạt với giám đốcnhững phơng thức bán hàng mang lại hiệu quả nhất đối với sản phẩm công ty nhằmthực hiện mục tiêu chung của công ty

*Phòng hành chính: gồm 5 ngời phòng này chịu trách nhiệm cung cấp toàn bộ

văn phòng phẩm cho công ty cùng các công tác lễ tân kiêm văn th lu trữ

*Phòng kỹ thuật sản xuất : gồm 8 ngời có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng nguyên

liệu đa vào sản xuất cũng nh chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho Bên cạnh đóphòng còn nghiên cứu cải tiến mẫu mã chất lợng sản phẩm , nghiên cứu áp dụngkhoa học kỹ thuật vào sản xuất để đa ra những sản phẩm mới có chất lợng nhằm đadạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trờng

*Phân xởng sản xuất mì, phở : gồm 82 công nhân chia thành 9 tổ sản xuất

Phân xởng này chuyên chế biến và sản xuất các loại mì phở ăn liền nh : mì thùng ,mì cân phở bò, phở gà …Điều kiện tài chính:

*Phân xởng sản xuất nớc ngọt : gồm 40 công nhân chia làm 4 tổ sản xuất

Phân xởng này có nhiệm vụ sản xuất ra các loại nớc ngọt có ga nh : stim , getup,…Điều kiện tài chính:

và nhận gia công cho các loại nớc ngọt cho công ty nớc giải khát quốc tế IBC nh7UP, PEPSI, MILINDA

*Phân xởng cháo và gia vị : gồm 30 công nhân chia làm 3 tổ sản xuất Phân

x-ởng này có nhiệm vụ chuyên sản xuất các loại cháo nh cháo gà , cháo thịt băm vàcác loại bột canh gia vị

*Phân xởng lò hơi cơ điện : chịu trách nhiệm bảo dỡng sửa chữa trung đại tu

toàn bộ máy móc thiết bị trong công ty cả về phần cơ, phần điện và phần hơi Từ đógiúp các phân xởng chính hoạt động không bị gián đoạn vì các lý do kỹ thuật

*Phân xởng bao bì: gồm 30 công nhân chia làm 4 tổ sản xuất Phân xởng có

nhiệm vụ sản xuất các loại giấy , thùng , túi nilon để phục vụ cho việc đóng gói cácloại sản phẩm của công ty

Tại các phòng ban và các phân xởng đều có các trởng phó phòng và các quản

đốc phân xởng chịu trách nhiệm phụ trách công tác hoạt động và điều hành sản xuấtgóp phần tạo ra guồng máy làm việc ăn khớp nhịp nhàng có hiệu quả cao tránhnhững rủi ro đáng tiếc

4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Là công ty kinh doanh và chế biến lơng thực trực thuộc liên hiệp các công ty

l-ơng thực Hà Nội cho nên ngay từ khi thành lập đến nay nhiệm vụ chủ yếu cơ bảncủa công ty là sản xuất chế biến các sản phẩm từ lơng thực thực phẩm và cung cấpcho thị trờng Nh đã biết, trong thời kỳ bao cấp sản phẩm chủ yếu của công ty làcác loại bột mì bột sắn bột gạo bột dinh dỡng cho trẻ ăn dặm và sau này sản xuấtthêm bánh đa nem phục vụ cho nhu cầu ngời tiêu dùng