MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1. Tổng quan về văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm về văn phòng 4 1.1.2. Vị trí của văn phòng 4 1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6 1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 8 1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị 8 1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin 8 1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 9 1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị 9 1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan 9 1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân 9 1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng 10 1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý 10 1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị 10 1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị 10 1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát triển 11 1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng 11 1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị 12 1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ 12 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 13 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa 13 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 14 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty 14 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 15 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty 15 2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược 16 2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa 17 2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp 17 2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc 20 2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 22 2.2.4. Công tác văn thư 25 2.2.5. Công tác lưu trữ 26 2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp 27 2.2.7. Công tác hậu cần 28 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA 30 3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 30 3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin 31 3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 32 3.4 Giải pháp về công tác hậu cần 33 3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên 34 3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 35 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Nhiệm vụ nghiên cứu 4.Phạm vị đối tượng nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng .4 1.1.1 Khái niệm văn phòng .4 1.1.2 Vị trí văn phòng 1.2 Chức văn phòng .5 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.2.2 Chức phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị 1.3.2 Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quan, đơn vị 1.3.3 Thu thập, quản lý xử lý thông tin 1.3.4 Thực công tác văn thư, lưu trữ 1.3.5 Quản lý tài sản, tài cho quan, đơn vị 1.3.6 Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán quan 1.3.7 Thực hoạt động phục vụ lễ tân .9 1.3.8 Củng cố tổ chức máy Văn phòng 10 1.4 Vai trò văn phòng hoạt động quản lý 10 1.4.1 Cơng tác văn phòng làm tốt tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị 10 1.4.2 Nâng cao suất lao động đơn vị 10 1.4.3 Tạo nề nếp làm việc khoa học quan thuận lợi cho giao lưu phát triển 11 1.4.4 Giảm bớt thủ tục hành quan, tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng .11 1.4.5 Tăng cường khả sử dụng nguồn lực đơn vị 12 1.4.6 Giúp cho hoạt động trì kiểm sốt chặt chẽ .12 Chương 2: 13 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA 13 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiền Hòa 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Công ty 13 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo công ty .14 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban .14 2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động công ty 15 2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược 16 2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa 17 2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 17 2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc .20 2.2.3 Công tác thu thập cung cấp thông tin cho lãnh đạo 21 2.2.4 Công tác văn thư 25 2.2.5 Công tác lưu trữ .26 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 27 2.2.7 Công tác hậu cần 28 Chương 30 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA 30 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp 30 3.2 Giải pháp công tác thu thập, xử lý thông tin 31 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị 32 3.4 Giải pháp công tác hậu cần 33 3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên .34 3.6 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận 35 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bác Hồ dạy “Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng Văn phòng Trung ương giúp quan lãnh đạo đầu não nắm tình hình tồn Đảng, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Trong đơn vị hành Nhà nước hay tổ chức kinh tế - xã hội dù lớn hay nhỏ có hoạt động Văn phòng Văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thơng tin, máy tham mưu, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng quan công tác quản lý điều hành Vì cơng tác quản trị văn phòng công tác thiếu hoạt động quan, đơn vị, văn phòng, giữ vai trò quan trọng nghiệp phát triển chung đất nước Trong công đổi cải cách Hành nói chung cơng tác văn phòng Đảng Nhà nước quan tâm, trọng Nếu trước văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành đơn giản Thì ngày nay, văn phòng máy tham mưu, tổng hợp giúp việc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng quan trình lãnh đạo, điều hành, thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng coi loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ, động Để hoạt động quản lý tốt đòi hỏi quan, tổ chức cần phải có đội ngũ cán bơ, nhân viên văn phòng với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ - kỹ kịp thời để đưa quan nói riêng đất nước nói chung bắt kịp phát triển giới Mục tiêu nghiên cứu Nhận thức đựơc tầm quan trọng công tác văn phòng quan, tổ chức em chọn đề tài nghiên cứu “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa” Thơng qua việc nghiên cứu đề tài giúp em củng cố kiến thức lý luận đồng thời nâng cao lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng kỹ làm việc cán nhận viên Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Phạm vị đối tượng nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài sở lý luận thực trạng công tác thực nghiệp vụ văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa như: - Nghiên cứu lịch sử hình phát triển Công ty - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng ban Cơng ty - Tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn phòng - Đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phòng Phương pháp nghiên cứu Trong trình viết báo cáo thực tập em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn, đối thoai Cấu trúc đề tài Cấu trúc báo cáo thực tập phần mở đầu, kết luận có chương là: Chương 1: Lý luận chung cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiên Hòa Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Tùy theo quy mơ tính chất quan, tổ chức mà hoạt động văn phòng có mức độ phạm vi khác Ở quan đơn vị có quy mơ lớn, máy văn phòng gồm đầy đủ ban, phận với số lượng nhân cần thiết để thực thi hoạt động văn phòng cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác Đối với đơn vị có quy mơ nhỏ hoạt động mang tính chất nhất, đơn lẻ, máy văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu, đồng thời kiêm nhiệm thêm chức quản trị nhân sự, vật tư, tài chính… Văn phòng máy điều hành tham mưu tổng hợp quan, công ty , nhớ, tai mắt đơn vị, nhận thông tin đa chiều từ gửi xuống, gửi lên, từ ngang gửi đến Văn phòng mặt quan, tổ chức nơi giao tiếp công việc quan với quan khác Văn phòng nơi đặt trụ sở làm việc quan đầu não để điều hành đơn vị Thông qua văn phòng để truyền đạt chủ trương, sách, thị, văn hướng dẫn, thông tin từ cấp quản lý đến phận, sở, nơi thu thập thông tin giúp thủ trưởng giải cơng việc Như vậy, văn phòng trung tâm giao dịch Khơng thế, văn phòng nơi tiếp nhận kiến nghị, nguyện vọng cấp gửi lên cấp Tóm lại, Văn phòng nơi tham mưu, tổng hợp, xử lý thơng tin, liên quan đến việc giải hồ sơ, văn từ hình thành đến giải xong cơng việc 1.1.2 Vị trí văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi văn phòng, phòng nhà quản trị Văn phòng phận gần gũi có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo hoạt động quan tổ chức Bởi văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành Khác với phận khác tổ chức, văn phòng thực nhiệm vụ mang tính thường xun, liên tục Văn phòng phải có phận nhân làm việc liên tục nhằm đảm bảo nhật tự an ninh thông tin thông suốt cho quan Với vị trí trên, văn phòng giữ vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành cấp, phận tổ chức 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu nhằm muc đích trợ giúp cho thủ trưởng có sở để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan tổ chức Muốn có định đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phải nắm nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi… Điều vượt khả người Vì lý đo, người thủ trưởng cần ý kiến tham mưu lực lượng trợ giúp Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động quan, đơn vị yếu tố chủ quan người lãnh đạo Sự thành bại điều hành công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ đắn định quản lý Do đó, người quản trị văn phòng cần ý kiến tham mưu, trợ giúp Những ý kiến yếu tố khách quan, lượng thông tin thu thập nhiều nguồn khác Những nhân tố thu thập, chọn lọc tổng hợp thành kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án để định kịp thời đắn Chức có ý nghĩa “đặc biệt quan trọng’’ Chức tham mưu Văn phòng có đặc điểm khác so với chức tham mưu đơn vị chuyên môn quan, tổ chức Nếu đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào lĩnh vực cụ thể công tác quản lý đất đai, tài chính, xây dựng bản, văn hóa, y tế, mơi trường… chức tham mưu văn phòng chủ yếu tổ chức điều hành cơng việc quan như: Xây dựng quy chế làm việc, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm, xếp lịch làm việc hàng tuần quan, thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, hậu cần… phục vụ kịp thời việc định quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực chương trình kế hoạch, lịch làm việc định quản lý quan 1.2.2 Chức phục vụ đảm bảo hậu cần cho quan Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiên, thiết bị, cơng cụ, tài chính….Các điều kiện phương tiện phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kip thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Nội dụng công việc thuộc chức hậu cần văn phòng Đây hoạt động mang tính đặc thù cơng tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan, đơn vị Muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện nguồn tài chính, song hoạt động hiệu lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng yếu tố tổ chức văn phòng Chi phí tiết kiệm phù hợp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng Văn phòng nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời yếu tố cho trình, lúc, nơi cơng việc Văn phòng bao gồm: - Tổ chức phục vụ họp, hội nghị quan - Bảo đảm liên lạc giao tiếp đối nội, đối ngoại Xây dựng củng cố mối quan hệ với đơn vị quan, với quan, tổ chức bên với công dân - Tổ chức phục vụ chuyến công tác lãnh đạo - Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi trình giải văn - Đánh máy, in ấn, phát hành văn - Quản lý tài sản, vật tư - Quản lý tài kế tốn - Phục vụ y tế - Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho quan - Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan - Chăm lo đời sống cho cán công chức quan Vì Văn phòng phải làm chức hậu cần cho quan Để đảm bảo chức Văn phòng phải tổ chức: + Văn phòng phải lựa chọn, bố trí cho thuận lợi điều hành hoạt động, giao dịch đỡ tốn + Trong trụ sở, việc xếp đặt phòng làm việc phải phù hợp với loại công việc, với người cán bộ, nhân viên điều kiện, môi trường định Các thiết bị cần bố trí hợp lý, tiện lợi hiệu + Việc cung cấp tài cho hoạt động quan thiết bị, vật dụng Văn phòng cung cấp sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng Văn phòng phải tính tốn cho với mức chi phí thấp nguyên liệu, phương tiện, tài cung cấp cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu tối ưu Nhận thức chức Văn phòng đưa tới quan niệm đắn việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán Văn phòng để Văn phòng hoạt động có hiệu nhất, nâng cao suất chất lượng cơng việc tồn quan 1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức văn phòng, người ta lại phân thành chức cụ thể, chi tiết, chức cụ thể, chi tiết lại gắn với không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Theo chức văn phòng xây dựng nhiều nhiệm vụ nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, họp, hội nghị ● Những kết đạt Văn phòng cơng ty giúp Giám đốc công ty củng cố thông tin phòng ban cơng ty, bước đảm bảo thơng tin hai chiều, thực chế độ thông tin Công ty vận dụng tốt công nghệ thông tin sử dụng thư điện tử vào công việc Thay phải đến tận phòng ban giải cơng việc nhân viên văn phòng chuyển giao tài liệu thơng qua địa email, nhờ thơng tin truyền nhanh chóng, thể tính chun nghiệp cơng việc Trong trường hợp phải cơng tác xa khơng có mặt trực tiếp để giải cơng việc lãnh đạo cơng ty điều hành cơng việc từ xa Sử dụng điện thoại nội Nhân viên văn phòng trực tiếp trao đổi thơng tin cơng việc với phòng ban, đơn vị khách hàng thơng qua hệ thống điện thoại nội Việc thu nhận xử lý thông tin ban lãnh đạo nhân viên cơng ty trọng thực mà thông tin đảm bảo yêu cầu tính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống tính kịp thời Văn phòng cơng ty quan tâm đến công tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thơng tin nhanh nhạy, có hiệu quả, thực tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định công ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thơng qua hệ thống văn Thu thập thông tin cần thiết giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình có định sáng suốt Ngồi trang bị cho tồn cơng nhân viên cơng ty thơng tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ, thông tin tình hình kinh tế, trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biết họ ● Những mặt tồn Các thơng tin cung cấp nhiều chưa cụ thể, rõ ràng, tình 23 trạng cung cấp thông tin chung chung mơ hồ Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa trọng triển khai thực đồng với hoạt động khác dẫn đến tình trạng văn ban hành lâu chưa triển khai thực triển khai chậm Hiện trang thiết bị thiết bị văn phòng cơng ty máy in, máy photo ít, tình trạng máy móc bị hỏng Vì mà số lượng tài liệu cần in lớn máy photo không đáp ứng kịp thời dẫn đến thời gian phải chờ đợi phải ngồi để photo Văn phòng trang bị máy vi tính nối mạng internet việc thu thập thông tin mạng chưa đạt kết cao ●Nguyên nhân Do hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực nên tránh khỏi việc Giám đốc công ty chưa thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Trình độ tin học ngoại ngữ đội ngũ nhân viên hạn chế, văn phòng nhiều phải giải nhiều công việc đội ngũ cán có trình độ chun mơn chưa cao Việc văn sai thể thức, nội dung không rõ ràng, yêu cầu gửi tài liệu khơng có biểu mẫu cụ thể gây khó khăn q trình triển khai thực hiện, nhầm lẫn q trình tổng hợp thơng tin Các đơn vị phòng ban hiểu khơng dẫn đến việc thực sai, làm chậm tiến độ thực công việc Các trang thiết bị máy móc văn phòng cũ lại sử dụng tối đa cơng suất nên xảy tình trạng hỏng hóc 24 2.2.4 Công tác văn thư Bảng thống kê số lượng văn công ty năm gần đây: CácNăm Văn Quyết định Thông báo Công văn Biên làm việc Kế hoạch 2013 2014 2015 2016 Ghi 17 13 60 14 25 10 43 17 22 17 40 20 29 22 70 10 15 Thời gian qua công tác văn thư cơng ty đảm bảo tính xác, kịp thời hiệu quả, hướng dẫn đơn vị cơng ty thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, xử lý công văn đi, công văn đến, in ấn photo tài liệu phục vụ cho sinh hoạt công ty Nội dung văn đáp ứng đượcc nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dung Thông tin đưa vào văn tương đối chuẩn mực xử lý cách khoa học Những kết đạt nhờ cố gắng toàn thể ban lãnh đạo cán công nhân viên công ty, nhiên bên cạnh khơng tránh khỏi tồn yếu cần phải thay đổi ● Những mặt tồn Việc chuyển giao văn đơi chậm, việc quản lý văn đi, đến chưa thật sát Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên gây chậm trễ việc sử dụng tài liệu Việc in ấn văn có nhiều tiến tình trạng văn trình bày xấu, có lỗi tả chưa thống lề, cỡ chữ, khổ giấy… Nội dung văn nhiều dài dòng khơng gãy gọn Nhân viên văn thư lúng túng giải văn đến tiếng nước ● Nguyên nhân Việc thực quy chế quản lý ban hành văn chưa thật sát Thể 25 thức kỹ thuật trình bày văn chưa tạo thống tồn cơng ty Cơng tác văn thư cá nhân đảm nhiệm họ vắng mặt mà không bàn giao lại công việc gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu nhân viên khác Trưởng số phận chưa biết đường dẫn đến file tài liệu lưu trữ đơn vị Cán văn thư có nhiều năm công tác tuổi đời cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư gặp nhiều trở ngại Trình độ ngoại ngữ nhân viên văn thư yếu kém, nên lúng túng giải văn đến tiếng nước ngồi 2.2.5 Cơng tác lưu trữ Cơng ty Thiên Hòa có ứng dụng cơng nghệ vào phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Cơng ty Thiên Hòa phân loại, tập trung văn thư, khơng tình trạng tài liệu phòng, ban chuyện tự bảo quản để phục vụ cho công việc giữ lại bảo quản ln phòng mà khơng có tủ để lưu giữ cách thật với quy định Hồ sơ, tài liệu lưu theo file cứng file mềm làm trình tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng xác Xây dựng quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tác vào nề nếp Tài liệu lưu trữ ln tình trạng tốt, khơng ẩm mốc hư hỏng ● Những mặt tồn Cán phụ trách mảng lưu trữ Công ty kiêm nhiệm cơng tác văn thư nên nghiệp vụ lưu trữ chưa nâng cao nên công tác lưu trữ chưa quan tâm xếp theo quy tắc công tác nghiệp vụ lưu trữ Việc phân loại, lưu trữ tài liệu nhiều thiếu sót nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu 26 ● Nguyên nhân Do định hướng nguồn nhân ban lãnh đạo Cơng ty Dẫn đến tình trạng nhân viên Văn thư kiêm nhiệm thêm việc 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp Thông qua việc tổ chức họp, ban lãnh đạo đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng công ty để từ đề phương hướng kế hoạch đạo thực Bản kế hoạch hội nghị lập khoa học, bao gồm đầy đủ thơng tin cần thiết, thuận lợi cho ban lãnh đạo phòng ban làm thực Các thông báo, định hội nghị sau hội nghị kết thúc triển khai nhanh dưưới dạng văn đến phòng ban chun mơn đơn vị liên quan Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết bảo quản cẩn thận Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, phát biểu…của lãnh đạo chuẩn bị chu đáo Đồng thời thông qua họp lãnh đạo cơng ty nắm bắt tâm tư, nguyện vọng tập thể cán công nhân viên làm việc công ty, đảm bảo nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo với cán công nhân viên từ nâng cao hiệu cơng tác quản lý sản xuất ● Những mặt tồn Tại số họp, hội nghị công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia không tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần hội nghị Thậm chí số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp công ty ● Nguyên nhân Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo chậm, đơn vị khơng bố trí thời 27 gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự Việc giáo dục, tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng họp, hội nghị cho cán nhân viên cơng ty chưa thường xun Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu 2.2.7 Công tác hậu cần Văn phòng ln đảm bảo chuyến cơng tác lãnh đạo công ty chu đáo an tồn, thực tốt cơng tác quản lý cơng ty Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tiếp khách Tổ chức họp công ty diễn thành công tốt đẹp Các điều kiện vật chất cần thiết vật tư, phương tiện làm việc phát sinh cung cấp đủ số lượng chất lượng Các trang thiết bị cung cấp sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo trì hoạt động cơng ty Do kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện lên kế hoạch cụ thể nên tránh tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí ● Những mặt tồn Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm chậm q trình xét duyệt trình làm việc phòng ban thường bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết Việc cung cấp giấy photo, giấy in không xác, cuối tháng phòng ban thường bị thiếu giấy in giấy photo Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng máy in, máy photo chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên Một số cá nhân chưa có ý thức việc bảo vệ tài sản chung cơng ty, tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân ● Nguyên nhân Hàng tháng phòng ban gửi dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng cơng ty, song có khoảng thời gian cơng việc nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ 28 dùng văn phòng phẩm phòng ban Đây yếu tố gây ảnh hưởng không nhỏ đến cơng việc phòng ban phận Do văn phòng khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phòng phẩm nhu cầu in tài liệu hàng tháng phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm tháng sau cho phù hợp Ý thức tiết kiệm nhân viên văn phòng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chưa sát sao, chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc 29 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA Trong suốt năm hoạt động, nhiều mặt cơng tác văn phòng công ty vào chiều sâu Chất lượng tham mưu, tổng hợp đạt hiệu hơn, trình độ cán nâng lên bước, công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật nghiệp vụ hành trọng, công tác hậu cần đáp ứng u cầu đề Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng bộc lộ hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục chưa thật làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng thực chương trình cơng tác, cơng tác nghiên cứu, đề xuất chuyên viên nghiên cứu chất lượng chưa cao, chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm…Chính để khắc phục hạn chế em xin đưa số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng công ty 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp Như phần thực tế chương nêu văn phòng cơng ty làm cơng tác tham mưu lĩnh vực hành chính, mặt hoạt động khác cơng ty phòng ban chuyên môn thực Cách thức tham mưu tiết kiệm thời gian chuyển tải thơng tin thơng tin chuyển thẳng từ phòng ban chun môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thơng qua phận văn phòng Mặt khác nội dung thông tin tham mưu cho lĩnh vực hoạt động cơng ty ,vì mang tính chun sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có nhược điểm làm tản mạn nội dung thơng tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề mang tính chuyên sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có nhược điểm làm tản mạn nội dung thơng tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề - Thứ nhất, văn phòng nên có phận làm cơng tác tham mưu để trợ giúp lãnh đạo công ty công tác quản lý điều hành 30 - Thứ hai, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo công ty đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận chuyên môn Như văn phòng vừa thể trung tâm công tác tham mưu vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phòng ban chun mơn làm cơng tác tham mưu cho lãnh đạo công ty Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu văn phòng theo hai hướng giúp cho hoạt động công tác thuận lợi đồng thời tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư, lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan đến nhiệm vụ tốt Cán cơng nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty 3.2 Giải pháp công tác thu thập, xử lý thông tin Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển vũ bão nay, người làm công tác văn phòng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Thơng tin có vai trò to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực quý báu tổ chức, định đến thành cơng hay thất bại tổ chức Thơng tin liên lạc phương tiện để nhân viên liên lạc với tổ chức nhằm đạt mục đích chung Chúng ta khơng thể hoạt động nhóm mà khơng có thơng tin liên lạc với không thực điều 31 phối trao đổi Do thơng tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động tồn cơng ty Thơng tin coi hệ thống huyết mạch công ty, thông tin không cung cấp đầy đủ, kịp thời lãnh đạo cơng ty khơng thể có sở để định kịp thời, xác, hiệu Bởi công ty cần ban hành văn cách rõ ràng chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời phải nộp văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo thời hạn Để công ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo cho họat động công ty thực cách liên hồn có hiệu Vì công ty cần tạo phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trình thực thi nhiệm vụ phòng ban, phận Lãnh đạo cơng ty kiểm tra, giám sát việc thực chế độ thơng tin phòng ban phận, trưởng phòng ban, phận phải thường xun đơn đốc nhắc nhở đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Văn phòng cơng ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau thơng tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề, lĩnh vực định để tránh trùng lặp, chồng chéo xác định độ xác thơng tin Văn phòng cần phải đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho cơng tác thông tin thông suốt hiệu Hơn hệ thống mạng mà công ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày cao thông tin 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội 32 nghị, tạo điều kiện cho cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, người có liên quan kiểm điểm khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế sai sót để tìm ngun nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau Ngồi cơng ty chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán công nhân viên tầm quan trọng họp, hội nghị Do văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt cơng ty hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo cơng ty, giúp xóa nhòa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho người hiểu 3.4 Giải pháp công tác hậu cần Để khắc phục hạn chế làm tốt công tác hậu cần theo em công ty cần phải làm việc sau: - Đối với chuyến cơng tác lãnh đạo, văn phòng nên có văn quy định cụ thể, rõ ràng việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Trưởng phòng nên giao cho nhân viên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc nhân viên, từ tránh thiếu sót q trình chuẩn bị chưa quen với cơng việc Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến cơng tác lãnh đạo - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên công ty Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm ln đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngồi cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết trang thiết bị văn phòng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc việc lạm dụng công công 33 ty - Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt sữa chữa trang thiết bị văn phòng, cần có quy định rõ ràng thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài khơng cần thiết gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc phòng ban 3.5 Xây dựng mơi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho cơng việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ khơng tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng môi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: - Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, đồng thời có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành nội quy mà công ty đề cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trước tiên nhắc nhở, tái phạm trừ vào lương Ngoài cán nhân viên văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với lực mà họ cống hiến cho công ty, lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc cán công nhân viên công ty 34 3.6 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận Cơng ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban quan trọng Trên thực tế công ty phối kết hợp phòng ban chưa thật nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi khơng gặp trở ngại Ví dụ: phòng kỹ thuật muốn xem xét tài liệu liên quan đến cơng việc mình, phòng kỹ thuật nhân viên lưu trữ kết hợp khơng gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp, hội nghị phải lập kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức Hành – Nhân sớm tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Nếu có thay đổi chương trình phòng ban mà khơng thơng báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh gây tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức tiền 35 KẾT LUẬN Công tác văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Công ty Giúp lãnh đạo Cơng ty giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Cán bộ, nhân viên thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo phòng, ban chuyên môn trực thuộc giải công việc thuận lợi theo chương trình, kế hoạch lãnh đạo giao cho Qua kịp thời báo cáo xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý lãnh đạo Công ty Từ việc nghiên cứu đề tài “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác vă phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa” giúp em hiểu nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác tự tin với nhiệm vụ phân công đảm nhiệm Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Đặc biệt giúp em hiểu thêm ngành học mình, biết nhiều công việc phải làm nhân viên văn phòng Tuy nhiên, tìm hiểu làm khơng tránh khỏi hạn chế, trình độ lực cơng tác nên khơng tránh sai sót, em mong nhận quan tâm, góp ý nhiều thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội để em hoàn thiện áp dụng cộng việc chuyên môn nơi em công tác Công ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa ngày tốt Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 Sách Quản trị hành văn phòng ( Nhà xuất thống kê) Tài liệu mơn học Quản trị văn phòng Nghiệp vụ hành văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Một số khóa luận khác đề tài Các tài liệu cơng ty Thiên Hòa 37 ... VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HỊA 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ Thiền Hòa 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty Công ty TNHH. .. 30 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CƠNG NGHỆ THIÊN HÒA 30 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp 30 3.2 Giải pháp công tác thu... Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Cơng ty TNHH Thiết bị Cơng nghệ Thiên Hòa Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng