MỤC LỤC A. PHÂN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nông nhiệp và Phát triển nông thôn. 6 1.2.1. Vị trí và chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tỏ chức của bộ phận lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 18 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng 18 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Văn thư – Lưu trữ 20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 23 2.1. Hoạt động quản lý. 23 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 25 2.2.1. Công tác thu thập tài liệu. 25 2.2.2. Công tác phân loại tài liệu. 26 2.2.3. Công tác xác định tài liệu. 26 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu. 28 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu. 29 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. 30 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 31 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 31 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triền nông thôn 33 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường. 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ ********* BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUN ĐỀ: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG Sinh viên Lớp Cán hướng dẫn : ĐINH THỊ PHƯỢNG : ĐH-TLH13B : ĐỖ THU HÀ HÀ NỘI -2017 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn viện khoa học kỹ thuật xây dựng .3 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học công nghệ xây dựng 1.1.3 Cơ cấu tô chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng 1.2.1 Chức phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ quan 10 2.1.2 Mơ hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng .12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Nội dung thành phần tài liệu lưu trữ .12 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu 13 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .19 2.2.6 Công tác thống kê lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng .21 2.2.7 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .21 2.2.8 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .22 2.2.9 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .26 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.1.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập 26 3.1.2 Kết đạt 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 27 3.3 Một số khuyến khích cơng tác lưu 29 3.3.1 Đối với quan, tổ chức .29 3.3.2 Đối với cán làm công tác lưu trữ 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Công đổi đất nước Đảng ta lãnh đạo đạt thành tựu to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Nhà nước ta trình hội nhập phát triển kinh tế, sánh vai nước phát triển khu vực giới, đẩy mạnh chủ trương hoàn thiện Nhà nước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam việc cải cách hành Vì vậy, cơng tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trị quan trọng góp phần xử lý thơng tin tất lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội… cách khoa học, nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu tra cứu công tác thường xuyên quan, tổ chức lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế” Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học - Trường Đại học Nội Vụ tổ chức đợt thực tập kéo dài từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ Đợt thực tập giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ, học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Phịng tổ chức hành – Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương kiến tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cán Phịng tổ chức hành đợt kiến tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giaie công việc hàng ngày Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà tơi đúc rút quan kiến tập Trong q trình thực tập tơi thực trình tự, thực đầy đủ nội dung đề kế hoạch thực tập thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ chun mơn mà thân có được, nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình cán Văn thư – Lưu trữ Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Th.s Chu Thị Hậu hướng dẫn chúng em hoàn thành nội dung thực tập chị chị Đỗ Thu Hà - cán lưu trữ Viện Khoa học công nghệ, người trực tiếp hướng dẫn em thời gian vừa qua Tuy nhiên với vốn kiến thức hạn chế thời gian có hạn, nên q trình làm báo cáo kiến tập khơng thể tránh khỏi thiếu sót chưa đầy đủ nội dung yêu cầu nhà trường Kính mong q thầy bạn đọc tham gia đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn viện khoa học kỹ thuật xây dựng 1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tiền thân Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963 ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo định số 1056/BXD - TCLĐ Bộ trưởng Bộ Xây dựng Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng định số 789/QĐ-BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ Tên tiếng Anh: Vietnam Institute for Building Science anh Technology(IBST) Địa chỉ: 81 phố Trần Cung, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04 3754 4196 Email: vkhcnxd@ibst.vn Website: http://www.ibst.vn/ Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng có đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ quan: Văn định thành lập quan Con dấu riêng Tài khoản riêng Văn thư quan 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học công nghệ xây dựng Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước tư vấn hàng đầu ngành Xây dựng Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học công nghệ, mã số doanh nghiệp 0100408233 ngày 15/01/2014 chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng có chức nhiệm vụ sau: Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn; Phục vụ công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng cơng trình quan trọng, cơng trình trọng điểm quốc gia; Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công, khai thác cơng trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế tổng dự tốn cơng trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môi trường, hệ thống điện cơng trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị công nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập vật liệu xây dựng, thiết bị cơng nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng; Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo cơng trình; trùng tu, bảo tồn cơng trình di tích, cơng trình kiến trúc cổ; Đào tạo cấp tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn chuyên đề kỹ thuật hợp tác quốc tế lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng; Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hố dùng cho cơng trình xây dựng Là đơn vị thực việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng Hợp tác với tổ chức nước quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ giao 1.1.3 Cơ cấu tô chức Về cấu tổ chức ,viện có 19 đơn vị gồm : Phịng chức , Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện thông tin đào tạo tiêu chuẩn hóa , Phân viện miền nam miền trung , trung tâm , Văn phòng đại diện Cần Thơ ,và Công ty cổ phần Sơ đồ cấu tổ chức VIỆN TRƯỞNG PHĨ VIỆN TRƯỞNG Phịng tổ chức hành Phịng kế hoạch kỹ thuật PHĨ VIỆN TRƯỞNG PHĨ VIỆN TRƯỞNG Viện chun ngành kết cấu cơng trình xây dựng Trung tâm tư vấn chống ăn mịn xây dựng Viện chuyên ngành bê tông Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng Viện chuyên ngành địa kỹ thuật Phịng tài kế tốn Trung tâm tư vấn trắc địa xây dựng Viện thông tin,đào tạo tiêu chuẩn hóa Trung tâm triển khai cơng nghệ xây dựng Miền Trung Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Nam CÁC HỘI ĐỒNG Trung tâm công nghệ xây dựng Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp hạ tầng Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng Văn phòng đại diện Cần Thơ Công ty cổ phần đầu tư công nghệ xây dựng -IBST Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Trung Trung tâm phát triển công nghệ vật liệu xây dựng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng 1.2.1 Chức phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng Bộ phận lưu trữ có chức lưu trữ tồn số liệu, hồ sơ liên quan đến nhiều công tác nghiên cứu, đào tạo Viện, tham mưu cho Giám đốc Viện quản lý tồn hoạt động phịng, ban Viện trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Viện theo quy định pháp luật - Giúp Giám đốc Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm công tác lưu trữ hướng dẫn tổ chức thực cấp có thẩm quyền phê duyệt - Căn vào văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng văn hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác lưu trữ để Giám đốc Viện khảo cổ học trình cấp có thẩm quyền ban hành - Giúp Giám đốc Viện khảo cổ học xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ - Thực thống kê, báo cáo thống kê lưu trữ theo quy định pháp luật; tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành văn phòng Viện khảo cổ học 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ Giúp Giám đốc Viện Khoa học công nghệ xây dựng thực nhiệm vụ sau: - Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 ... CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ quan Công tác lưu trữ Viện Khoa học công nghệ xây dựng ngày... triển công nghệ vật liệu xây dựng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ - Viện Khoa học Công nghệ xây dựng 1.2.1 Chức phận lưu trữ - Viện Khoa học công nghệ xây dựng. .. tổ chức công tác lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng Viện khoa học kỹ thuật công nghệ xây dựng có phịng lưu trữ riêng có cán đảm nhiệm cơng tác này, bố trí tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng