MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 4 1.1. Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank. 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank. 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank. 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. 8 1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức. 9 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ. 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Techcombank. 11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của ngân hàng. 12 2.1.6 Hợp tác quốc tế 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu. 15 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. 20 CHƯƠNG III. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG 21 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.1.1. Những công việc đã làm. 21 3.1.2. Kết quả đạt được: 21 3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Techcombank. 22 3.3 Một số khuyến nghị. 23 3.3.1. Đối với ngân hàng. 23 3.3.2. Đối với nhà trường. 24 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – TECHCOMBANK Họ tên sinh viên: Bế Thị Như Lớp : CĐ Lưu trữ học k6 Cán hướng dẫn: Phùng Thị Phương Liên Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK .4 1.1Vài nét khái quát Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank 1.1.1Quá trình hình thành phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank .4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Techcombank 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Techcombank 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng 1.2.1 Chức Khối Dịch vụ Nội 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu, tổ chức CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ ngân hàng .11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ Techcombank 11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ .12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ngân hàng 12 2.1.6 Hợp tác quốc tế 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: .13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 15 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 20 CHƯƠNG III 21 KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG 21 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt .21 3.1.1 Những công việc làm 21 3.1.2 Kết đạt được: 21 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Techcombank .22 3.3 Một số khuyến nghị .23 3.3.1 Đối với ngân hàng 23 3.3.2 Đối với nhà trường 24 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26 PHỤ LỤC Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt TMCP TMCP Thương mại cổ phần VNĐ Việt Nam đồng VPHĐQT HĐQT TGĐ XĐGTTL Sinh viên: Bế Thị Như Nội dung Văn phòng hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Xác định giá trị tài liệu Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương, đề định quản lý Trong trình xây dựng văn hoá tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc kế thừa tinh hoa văn hóa dân tộc, rút nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày trọng Như để công tác lưu trữ ngày tốt nhằm phục vụ thông tin cho quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán lưu trữ ngày lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày cao nghiệp phát triển công tác lưu trữ Để đáp ứng nhu cầu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần đại hoá công tác lưu trữ văn phòng Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đôi với hành” Nhà trường đạo cho học sinh thực tập nhằm kết hợp với kiến thức học lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát thực hành công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức học, qua giúp sinh viên có nhận thức đắn ngành học mình, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, phát huy khả sáng tạo thân, tích luỹ nhiều kinh nghiệm làm sở cho công tác sau Xây dựng phong cách làm việc cán khoa học lưu trữ Tạo hiệu công việc bên cạnh có kiến thức việc học trường cần có áp dụng thực tế công việc Sau hoàn thành chương trình lý thuyết trường chấp thuận Ban lãnh đạo Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank (Techcombank ) cho em đến thực tập quan phân vào phòng Văn thư lưu trữ Khối Dịch vụ Nội từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Trong thời gian thực tập Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Techcombank, em tiếp cận với thực tế, tham gia vào nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Techcombank em sâu vào tìm hiểu thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Techcombank Đây coi khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm phân loại tài liệu theo phương án khoa học thống hệ thống lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời, loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Thêm vào em bạn nhóm lãnh đạo quan giao nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu khối tài liệu ngân hàng Để có tự tin để bước tới quan lớn giữ vai trò quan trọng phát triển đất nước nhờ vào kiến thức chuyên môn lưu trữ thầy, cô trường trang bị đầy đủ tận tình dạy bảo cho em giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức máy chức nhiệm vụ quan thực hành khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ quan Bên cạnh nhờ có đạo, quan tâm tận tình chu đáo cán quan vơi phần bỡ ngỡ hồi hộp đầy tâm lý lo lắng sinh viên lần đầu môi trường Để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt cô Trần Thị Mai, cô Trịnh Thị Kim Oanh, tận tình bảo, hướng dẫn em suốt thời gian thực tập, em hoàn thành báo cáo Đồng thời, em gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban lãnh đạo phòng Văn thư lưu trữ đặc biệt Chị Phùng Thị Phương Liên Giám đốc Văn thư – Lưu trữ), chị Lê Thị Thuận Cán hướng dẫn tiếp nhận, bố trí, xếp hướng dẫn đạo cách tận tình, chu đáo công việc tạo điều kiện thuận lợi nhất, tốt để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm, thực hành số nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc chuyên môn Trong thời gian thực tập phòng Văn thư lưu trữ em cố gắng thực theo nội quy, quy định làm việc quan ( làm giờ, không gây rối trật tự, thiết lập mối quan hệ gây dựng tình đoàn kết với người khối phòng quan với thành viên Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhóm thực tập, sẵn sàng làm công việc giao hoàn thành tốt…) Qua rèn luyện cho em đức tính tốt đúc kết cho em kinh nghiệm quý báu làm hành trang vững cho tương lai Sau nội dung Báo cáo thực tập em gồm phần : Chương I: Khái quát Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Techcombank Chương II:Thực trạng công tác lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Techcombank Chương III: Nhận xét, đánh giá đề xuất, khuyến nghị từ nội dung thực tập Vì lần tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc sai lầm, thiếu sót tránh khỏi Nên mong nhận góp ý chân thành thầy cô Ban lãnh đạo Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank để em rút học kinh nghiệm xương máu cho thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạo tiền đề cho em có thêm tự tin chinh phục ước mơ nhà lưu trữ tài ba Qua cáo này, em xin chân thành cám ơn thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cán công chức phòng Văn thư lưu trữ quan tâm, tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Bế Thị Như Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 1.1 Vài nét khái quát Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank Được thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993 theo giấy phép ngân hàng số 0040/NH-GP ngày 6/8/1993 với thời hạn 90 năm, ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam – Techcombank ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam thành lập bối cảnh đất nước chuyển sang kinh tế thị trường với số vốn điều lệ 20 tỷ đồng trụ sở ban đầu đặt số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.Hiện hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank đặt 191 Bà Triệu Hoàn Kiếm, Hà Nội Tên đầy đủ: Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Tên tiếng Anh: Vietnam Technological and Commercial Join Stock Bank Tên giao dịch: Techcombank Techcombank sở hữu mạng lưới dịch vụ đa dạng rộng khắp với 315 chi nhánh 1229 máy ATM toàn quốc với hệ thống công nghệ ngân hàng tiên tiến bậc Techcombank dẫn dắt đội ngũ quản lý tài có bề dày kinh nghiệm tài chuyên nghiệp cấp đa quốc gia lực lượng nhân lên tới 7000 nhân viên đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng thực hóa mục tiêu Ngân hàng – trở thành ngân hàng tốt doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam Những thành tựu bật năm gần đây: Năm 2009 Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tháng 07/2009: Tăng vốn điều lệ lên 4.337 tỷ đồng - Tháng 09/2009: Tăng vốn điều lệ lên 5.400 tỷ đồng - Tháng 09/2009: Ký kết hợp đồng tài trợ vốn vay bắc cầu dự án 16 máy bay A321 với Vietnam Airlines - Tháng 09/2009: Ra mắt sản phẩm tiết kiệm Online… - Nhận giải thưởng "Top 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam năm 2009" Việt Nam Report trao tặng - Nhận giải thưởng "Ngân hàng xuất sắc hoạt động toán quốc tế" ngân hàng Wachovina trao tặng - Bắt đầu khởi động chiến lược chuyển đổi với hỗ trợ nhà tư vấn hàng đầu giới McKinsey năm 2010 - Triển khai chương trình chuyển đổi chiến lược tổng thể, công bố tầm nhìn sứ mệnh giá trị cốt lõi Techcombank Đồng thời thực việc tái cấu trúc mô kinh doanh quản lý chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp - Tháng 04/2010: Đạt giải thưởng "Ngôi quốc tế dẫn đầu quản lý chất lượng" (International Star for Leadership in Quality Award) BID – Tổ chức sáng kiến doanh nghiệp quốc tế trao tặng - Tháng 05/2010: Nhận danh vị "Thương hiệu quốc gia 2010" - Tháng 05/2010: Nhận giải ngân hàng tài trợ thương mại động khu vực Đông Á IFC, thành viên ngân hàng giới trao tặng - Tháng 06/2010: Nhận giải thưởng ngân hàng toán quốc tế xuất sắc năm 2009 Citi Bank trao tặng - Tháng 6/2010: Tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng - Tháng 7/2010: Nhận giải thưởng "Ngân hàng tốt Việt Nam 2010" tạp chí Euromoney trao tặng - Tháng 8/2010: Nhận giải thưởng "Sao Vàng Đất Việt 2010" hội doanh nhân trẻ trao tặng giải thưởng thương hiệu việt ưu thích năm 2010 Báo Sài gòn giải phóng trao tặng năm 2011 Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - 3/2011: Nhận giải thưởng "Tỷ lệ điện tín chuẩn" từ ngân hàng Bank of New York - 4/2011: Được xếp hạng "top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam" từ tổ chức VNR 500 nhận giải thưởng "Sản phẩm tín dụng năm" từ Thời báo kinh tế Việt Nam - 5/2011: Nhận giải "Doanh nghiệp đầu" tổ chức World confederation of businesses - 6/2011 đến 8/2011: Nhận giải danh giá tổ chức quốc tế uy tín, bao gồm: + "The Best Bank in Vietnam"- Ngân hàng tốt Việt Nam năm 2011; "The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốt Việt Nam năm 2011 "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tài trợ thương mại tốt Việt Nam năm 2011 Tạp chí Finance Asia trao tặng + "The Best Bank in Vietnam" - Ngân hàng tốt Việt Nam năm 2011; "The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốt Việt Nam năm 2011 "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tài trợ thương mại tốt Việt Nam năm 2011 Tạp chí Alpha South East Asia trao tặng + "The Best FX provider in Vietnam" - Ngân hàng cung cấp ngoại hối tốt năm 2011 Tạp chí Asia Money trao tặng + "Vietnam Retail bank of the year" Tạp chí Asian Banking and finance trao tặng + 12/2011: Nhận Giải "Best domestic bank in Vietnam" – Ngân hàng nội địa tốt Việt Nam Tạp chí The Asset trao tặng năm 2012 - Tổng tài sản đạt mức 179.934 tỷ đồng – cao ngân hàng thương mại cổ phần - Chuyển hội sở đến tòa nhà Vincom trung tâm thủ đô Hà Nội, thể cam kết đầu tư mạnh mẽ nhằm vươn lên tầm cao - Tăng số lượng khách hàng lên mức kỷ lục 2,8 triệu Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu, hệ thống điều hòa, hệ thống đèn điện, hệ thống trang thiết bị phòng cháy chữa cháy Thêm vào quan sử dụng loại chất hóa học theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ quy định để ngăn trừ côn trùng chuột bọ xâm nhập tiêu diệt chúng xâm nhập 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trình tổ chức khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu, giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức nhân Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Techcombank theo sách an ninh thông tin hành Techcombank Cán văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng lưu theo quy định số 0042/2011/QĐ1 quản lý hồ sơ Techcombank Các đơn vị có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu điền đầy đủ thông tin vào mẫu biểu 03- MB03.HD.DVNB.09 Bộ phận văn thư lưu trữ cung cấp văn bản/tài liệu cho đơn vị Trường hợp đơn vị cần thời gian mượn không 10 ngày làm việc đơn vị mượn hoàn toàn chịu trách nhiệm pháp lý việc bảo mật thông tin việc bảo quản tài liệu không bị mất, thất lạc tài liệu Tất cán đơn vị có nhu cầu đáng phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu có độ mật (mật/tuyệt mật/tối mật) Việc khai thác sử dụng tài liệu có độ mật phải có phê duyệt cấp lãnh đạo cao cảu đơn vị có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu mật phê duyệt cấp có thẩm quyền Chủ tịch văn VPHĐQT lấy số; văn khác TGĐ lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn cấp ủy quyền phê duyệt theo mẫu biểu 04-MB04.HD.DVNB.09 Những tài liệu ngân hàng tài liệu mang tính chất nội không lưu thông bên việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu áp dụng cán bộ, nhân viên phòng ban quan Sinh viên: Bế Thị Như 20 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Những công việc làm Nhật ký thực tập Trung tâm Hành từ ngày 03/03/2015 đến ngày 24/04/2015: - Ngày 03/03/2015 Tiếp xúc với khối tài liệu yêu cầu chỉnh lý gồm văn Hội đồng quản trị từ năm 1993-2013; văn Tổng giám đốc từ năm 2001-2007; công văn đi, đến từ năm 1993-2001; loại sổ sách từ năm 1993-2013; - Ngày 04/03-13/03/2015: Sắp xếp, xác định giá trị cho loại sổ sách Ngân hàng từ năm 1993-2013; - Ngày 16/03-18/03/2015: Phân loại, xếp văn bản, đánh số tờ , nhập file excel đóng file cho khối tài liệu Tổng giám đốc; - Ngày 19-20/03/2015: Phân loại, xếp văn bản, đánh số tờ , nhập file excel đóng file cho khối tài liệu Hội đồng quản trị; - Ngày 23/03-10/04/2015: Scan văn khối công văn nội năm 2007, 2008, 2009; - Ngày 13/04-17/04/2015: Phân loại, xếp, đánh số tờ văn, nhập file excel đóng file cho khối văn chất lượng năm 2008; - Ngày 20/04-23/03/2015: Sắp xếp, đánh số tờ, nhập file excel đóng file cho khối văn ủy quyền năm 2010, 2011; - Ngày 24/04/2015: Tổng kết, hoàn thiện, kiểm tra bàn giao toàn khối văn trình thực tập cho cán hướng dẫn; 3.1.2 Kết đạt được: Trong thời gian tháng thực tập Techcombank chúng em hoàn thành số lượng công việc giao cụ thể sau: Sinh viên: Bế Thị Như 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chỉnh lý tài liệu Chủ tịch HĐQT từ năm 1993 – 2013 với số lượng 11 file tài liệu - Chỉnh lý tài liệu TGĐ từ năm 2000 – 2007 với số lượng file - Chỉnh lý loại sổ sách từ năm 1993 – 2013 - Nhập mục lục hồ sơ khối tài liệu công văn nội năm 2007, 2008, 2009 2010 với số lượng 116 file tài liệu - Nhập mục lục hồ sơ văn chất lượng năm 2008 2009 với số lượng file - Đã scan khối tài liệu công văn nội 2007 25 file, năm 2008 30 file, năm 2009 20 file - Nhập chứng từ khách hàng mang đến lưu vào file tài liệu trung tâm mua sắm tập trung với số lượng nhiều - Tại trung tâm quản lý tài sản xếp cách khoa học tài liệu chuyên ngành ngân hàng bao gồm: phiếu đề nghị, phiếu xuất kho, biên bàn giao phiếu đề nghị 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Techcombank Để thực tốt công tác lưu trữ Techcombank cần phải thực số giải pháp sau: - Cần xây dựng quy chế nội quy vào kho lưu trữ Cần ban hành quy chế lưu tưu trữ, khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ cần hướng dẫn chi tiết cụ thể - Áp dụng tham khảo văn quy phạm pháp luật Nhà nước lưu trữ nói chung công tác bảo quản tài liệu nói riêng vào tình hình thực tế lưu trữ techcombank - Cần tuyển dụng thêm cán làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ để giải quyết, để tránh bị dồn ứ công việc thiếu cán lưu trữ trầm trọng so với khối lượng công việc - Cán lưu trữ cần bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ lưu trữ Sinh viên: Bế Thị Như 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kho lưu trữ cần mở rộng để đáp ứng số lượng tài liệu cần lưu trữ - Việc rà soát thu thập, bổ sung tài liệu chưa triệt để, việc giao nộp hồ sơ tài liệu cán phận khác cán lưu trữ chưa chặt chẽ cần trọng - Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ nhiều khó khăn như: chưa có diện tích rộng để chỉnh lý riêng; thiếu trang thiết bị, dụng cụ vệ sinh tài liệu; không gian hẹp, diện tích kho không đủ rộng để chứa tài liệu lớn Cần mở rộng thêm trọng - Cần có chế độ phụ cấp, sách tốt cán làm công tác lưu trữ thể quan tâm động viên để cán nhân viên thêm yêu nghề, yêu công việc 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với ngân hàng Do đặc thù hoạt động quan quan nhà nước mà dạng công ty cổ phần chứa đựng nhiều tài liệu có giá trị liên quan đến phát triển tồn vong quan mà quan cần phải có sách hợp lý để khắc phục hạn chế, thúc đẩy công tác lưu trữ quan thực tốt Cần phải vận dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ vào công tác lưu trữ, tăng cường hợp tác Quốc tế thúc đẩy công tác lưu trữ quan tốt hợn góp phần bảo quản tài liệu an toàn , phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng xác Cần phải có cán nhân viên làm lưu trữ chuyên trách, nâng cao ý thức lập nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thời hạn, bảo quản an toàn tài liệu quan Cần phải có quan tâm nghiệp vụ lưu trữ quan hoạt động đào tạo cho cán bộ, thi đua khen thưởng, tra kiểm tra để công tác lưu trữ vào nề nếp, phục vụ cho công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu tốt Sinh viên: Bế Thị Như 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Đối với nhà trường Sau thời gian tháng thực tập em thấy lý thuyết học thực tế có đôi chút khác biệt Nên kính mong nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tế nhiều để tích lũy nhiều kinh nghiệm gắn liền lý thuyết với thực tiễn Nhà trường cần quan tâm sinh viên thực tập kiến tập lần đầu môi trường xã hội trải nghiệm với công việc thực tế vô khó khăn, nhiều bỡ ngỡ, dễ rơi vào tình trạng e thẹn, rụt rè không giám tiếp xúc làm việc với thực tế ảnh hưởng tới kết công việc giao kết cuối Sinh viên: Bế Thị Như 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thời gian hai tháng thực tập Techcombank không dài song giúp em có nhìn khái quát tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động quan Được quan tâm giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo quan Cán quan thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ với nỗ lực thân em củng cố thêm vốn kiến thức học trường, nắm vững lý luận, trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc thực tế, từ biết vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế Đợt thực tập giúp em nhìn nhận đắn đầy đủ ngành nghề mà chọn Có hiểu nghề chọn ta có lòng yêu nghề tận tụy với công việc tìm phương pháp làm việc có hiểu để áp dụng vào công việc sau Trong thời gian thực tập, em nhận hướng dẫn nhiệt tình thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ Cán quan để em hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em qua trình học tập trường đặc biệt Khoa tổ chức cho chúng em tiếp cận với thực tế, vận dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cán Techcombank nói chung, phòng Văn thư lưu trữ khối Dịch vụ nội nói riêng tiếp nhận chúng em vào cho chúng em kinh nghiệm quý báu.Mặc dù có cố gắng nhiều, báo cáo không thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận góp ý thầy cô, cán hướng dẫn tất bạn để báo cáo hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, Ngày tháng năm 2015 Sinh Viên Bế Thị Như Sinh viên: Bế Thị Như 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Ngân hàng Techcombank ĐHĐ cổ đông EXCO ALCO Ban kiểm soát ủy ban thường trực HĐQT HĐ tín dụng cao cấp HĐQT ủy ban kiểm toán rủi ro Ban trợ lý HĐQT ủy ban nhân lương thưởng HĐ tín dụng BN HĐ xử lý nợ rủi ro tín dụng Kiểm toán nội HĐ đầu tư tài TGĐ HĐ đầu tư công nghệ tin học Ban điều hành Khối Dịch vụ nhân hàng tài cá nhân Khối Khách hàng doanh nghiệp Khối Ngân Hàng bán buôn Ban điều hành miền nam Ban điều hành miền trung Văn phòng đại diện miền nam Văn phòng đại diện miền trung Khối bán hàng kênh phân phối Khối Nguồn vốn thị trường tài Sinh viên: Bế Thị Như Khối Tuân thủ,QT RR, hoạt động & pháp chế Khối Quản trị rủi ro Giám đốc tài tập đoàn HĐ sảm phẩm Khối Vận hành công nghệ Khối Quản trị nguồn nhân lực Khối tiếp thị xây dựng thương hiệu Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Khối Dịch vụ nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức khối Dịch vụ Nội Khối Dịch vụ Nội Trung tâm mua sắm tập trung Bộ phận cung cấp dấu pháp nhân ngân hàng Bộ phân cung cấp số(công văn ngoài, ủy quyền,nội bộ) Sinh viên: Bế Thị Như Trung tâm tài Bộ phận tiếp nhận xử lý văn đến Trung tâm quản lý tài sản Bộ phận tiếp nhận thư bưu phẩm chuyển phát nhanh Bộ phận ban hành văn Internalmail Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: hình ảnh scan tài liệu Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: tài liệu xếp vào file đưa lên giá Hình số 1: Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình số 2: Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 3: file tài liệu Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Danh mục hồ sơ Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 6: Hệ thống văn vấn đề lưu trữ quan ban hành Sinh viên: Bế Thị Như Lớp: CĐ Lưu trữ học K6