MỤC LỤC
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND quận xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan, các đơn vị thuộc UBND quận như: Quy chế làm việc của các phòng ban trực thuộc UBND quận, Quy chế hoạt động, làm việc của UBND các phường, Quy chế hoạt động và làm việc của đơn vị “một cửa”, quy định về việc cấp phép xây dựng, quy định về công tác văn thư lưu trữ, quy định về nếp sống văn hoá công sở. Ngoài ra, Văn phòng HĐND -UBND quận còn tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổ chức phòng làm việc, tổ chức hội họp, bài trí khuôn viên UBND..Trong thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em thấy Văn phòng HĐND & UBND thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giải quyết các công việc đạt hiệu quả cao, và giúp lãnh đạo UBND quản lý, điều hành hoạt động của UBND được tốt hơn….
Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đống góp và dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành phố;. Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch; Phó Chủ tịch HĐND phường….
Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ.
- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiên chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận. Ký thừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ tịch UBND quận giao.
Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch) Chánh văn phòng duyệt thể thức và ký văn bản. Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo hồ sơ trình ký. a) Đánh máy nhân bản. Nhân bản đúng số lượng quy định. Đánh máy đúng nguyên bản thể thứ nội dung văn bản. Giữ nội dung bí mật của văn bản thực hiến đánh máy nhân bản đúng thời gian quy định. b) Kiểm tra văn bản trước khi ban hành. Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan có tránh nhiệm kiểm tra chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. c) Ký , hoàn thiện thể thức trước khi ban hành. Từ năm 2013, UBND quận đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, 100% các phòng, ban chuyên môn phải xây dựng các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn gắn với lập hồ sơ hiện hành, công tác quản lý văn bản đi đến theo quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, theo đó công tác văn thư tại quận và phường được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo đúng quy định, tất cả các tài liệu văn bản do UBND quận ban hành và văn bản đến đều thông qua bộ phận văn thư, được cập nhật phần mềm quản lý văn bản đi- đến, được theo dừi và xử lý, hệ thống sổ sách được đảm bảo quản lý và cập nhật đầy đủ.
- Sắp xếp bàn làm việc của mỗi vị trí theo luồng công việc để rút ngắn khoảng cách khi chuyển giao tài liệu hoặc công việc, như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và thao tác làm việc, ngăn kéo bàn làm việc nên tận dụng làm khay đựng hồ sơ cần giải quyết. - Vị trí để máy photocopy nên riêng ra một góc, nếu có khoảng trống giữa các phòng thì nên tận dụng để tránh máy photocopy thải ra các hóa chất (mực dạng bột hoặc lỏng) - đặc biệt là mực photocopy vì chúng được biết là chất gây ung thư.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và nờu rừ trong Phỏp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, được Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lại trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ UBND quận chỉ đạo phòng Nội vụ phối hợp với phòng Tư pháp đã tổ chức tập huấn các văn bản pháp luật liên quan đến công tác kiểm tra văn bản và văn thư lưu trư vào ngày 12/11/2015 cho các đối tượng là Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch UBND các phường, Hiệu trưởng các trường công lập thuộc quận và công chưc, viên chức, lao động hợp đồng làm công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình. Sử dụng các hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện rộng, đặc biệt là ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý văn bản đi, đến và theo dừi cỏc ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo quận được scan toàn bộ tạo được cơ sở dữ liệu toàn văn về văn bản đến, trao đổi thông tin với các phòng, ban, UBND các phường thuộc quận thông qua mạng nội bộ, các trường học thông qua thư điện tử.
Ngày 22/12/2011, Văn phòng HĐND - UBND quận có Công văn 181/VP về việc khảo sát tài liệu lưu trữ, theo đó Văn phòng HĐND - UBND quận đã mời Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng tiến hành khảo sát số lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị để Văn phòng HĐND&UBND quận lập kế hoạch và chỉnh lý tài liệu (việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện 2 năm một lần). Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ được thực hiện theo công việc song song với văn thư nên tài liệu ở văn thư chuyển đến lưu trữ chưa biên mục trong ngoài và được lưu trữ về hàng tháng để chỉnh lý làm như vậy sẽ khiến tài liệu không bị ứ đọng nhiều, những công việc được giải quyết ngay tạo điều kiện tốt cho người tra tìm tài liệu, nhưng ngược lại nó cũng có những hạn chế là không kiểm được tài liệu để bổ sung dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn bỏ sót.
- Thường xuyên, kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị mới các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm; hệ thống thông gió, giá, hộp, cặp tài liệu, hồ sơ…. - Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng , quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo các cấp, đặc biệt thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thông kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với UBND Thành phố.
Phòng lưu trữ đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tài liệu, lập sổ quản lí khai thác và sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt động của cơ quan và nhu cầu chính đáng của cán bộ, công chức, viên chức thuộc quận Tây Hồ. - Phòng lưu trữ làm việc dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ nên còn một số việc mang tính bị động từ đây dẫn đến thiếu hụt trong trang bị thêm các trang thiết bị, ngân sách chưa có để xây dựng thêm kho lưu trữ cố định.
- UBND quận Tây Hồ cần phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát giám sát để phát hiện những sai sót kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ cũng như quan tâm đến không chỉ công việc mà còn quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên. Em rất mong những ý kiến này của mình được các vị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm xem xét, có thể góp chút ít vốn kiến thức nâng cao hơn nữa chất lượng công tác hành chĩnh nói chung và công tác lưu trữ nói riêng của cơ quan, tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan đạt hiệu quả cao.