Nghiên cứu và ứng dụng google calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện na hang, tỉnh tuyên quang

Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3phần: Chương 1: Tổng quan về quản lý thời gian làm việc và lập lịch, sự kiện Chương 2: Xây dựng quy trình lập lịch sự kiện tại tại Văn phòng Ủy ban nh

LỜI CẢM ƠN

Qua 15 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của thầy Lê Anh Tú, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định

Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Banlãnh đạo và cán bộ Văn phòng HĐND và

Ủy ban nhân dân huyện Na Hang sơn đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến đề tài của mình

Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Lê Anh Tú đã chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt hơn chương trình và bản báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu và ứng dụng Google Calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang” là do em thực hiện dưới

sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Anh Tú Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệthông tin và Truyền thông - Đại học Thái nguyên và

sự giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng HĐND và UNBD huyện

Na Hang Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo khóa luận này là do em tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào

Nếu nhữnglời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT vii

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆCVÀ LẬP LỊCH, SỰ KIỆN 4

1.1 Quản lý thời gian làm việc 4

1.1.1 Khái niệm thời gian 4

1.1.2 Phân loại thời gian 5

1.1.3 Quản lý thời gian 8

1.1.4 Lập kế hoạch quản lý thời gian 10

1.1.5 Sơ đồ quản lý thời gian 15

1.1.6 Thông tin trong quá trình quản lý 16

1.2 Khát quát về quản lý lập lịch, sự kiện 20

1.2.1 Khái quát sự kiện 20

1.2.2 Quản lý về lập lịch, sự kiện 24

Chương 2.XÂY DỰNG QUY TRÌNH LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNGHỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NA HANG,TỈNH TUYÊN QUANG 28

2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang 28

2.1.1 Chức năng 29

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 31

2.2 Thực trạng công tác lập lịch sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang 33

2.3 Phương pháp lập lịch sự kiện 33

2.3.1 Các thành phần tham gia trong sự kiện 33

2.3.2 Các loại hình sự kiện 39

2.3.3 Một số ý nghĩa và tác động của sự kiện 44

2.3.4 Phương pháp lập lịch sự kiện tuần 46

2.4 Xây dựng quy trình lập lịch làm việc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang 48

2.4.1 Quy trình đăng ký lịch sự kiện 48

2.4.2 Quy trình đăng ký lịch bổ sung 49

Chương 3.ỨNG DỤNG GOOGLE CALENDARS TRONG CÔNG TÁC LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN VÀ HỘI ĐỘNG NHÂN DÂN HUYỆN NA HANG 50

3.1 Đặt vấn đề 50

3.2 Giới thiệu về Google Calendar 50

3.3 Ứng dụng Google Calendar 53

3.3.1 Quản lý và chia sẻ lịch 53

3.3.2 Tạo nội dung công việc (sự kiện) chi tiết 60

3.3.3 Xem lại và chỉnh sửa nội dung công việc (sự kiện) 67

3.3.4 Xem và chia sẻ 68

3.3.5 Tạo nền cho lịch thêm sinh động 71

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mô hình phân bổ thời gian 11

Hình 1.2 Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả 15

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang 31

Hình 2.2 Ý nghĩa và tác động của sự kiện 44

Hình 3.1 giao diện truy cập lịch 53

Hình 3.2 Giao diện lịch làm việc 54

Hình 3.3 Tùy chọn quản lý danh sách lịch 55

Hình 3.4 Tạo thêm lịch mới 55

Hình 3.5 Một lịch mới hoàn chỉnh 56

Hình 3.6 Tên lịch đã được bổ sung vào danh sách lịch của tôi 57

Hình 3.7 Menu danh sách các thoa tác có thể thực hiện với lịch 57

Hình 3.8 Chỉnh sửa hình thức thông báo nội dung công việc 59

Hình 3.9 Tùy chỉnh hiển thị các lịch 59

Hình 3.10 Cài đặt lịch trong một màn hình 60

Hình 3.11 Hướng dẫn cách tạo lịch 61

Hình 3.12 Màn hình tùy chọn thực hiện các công việc 62

Hình 3.13 Nhập tên nội dung công việc 62

Hình 3.14 tùy chọn lặp lại 63

Hình 3.15 Mô tả nội dung công việc 63

Hình 3.16 Hướng dẫn cách thêm người tham gia 64

Hình 3.17 Email của người được mời 65

Hình 3.18 Lịch chi tiết 65

Hình 3.19 Nhập nội dung công việc trực tiếp 66

Hình 3.20 Màn hình chứa nội dung công việc đã tạo 66

Hình 3.21 Màn hình chia sẻ lịch 68

Hình 3.22 Lịch cơ quan chi tiết 69

Hình 3.23 Thêm lịch của bạn bè 69

Hình 3.24 Giao diện thêm lịch bạn bè 70

Hình 3.25 Tô màu cho lịch (sự kiện) 71

Hình 3.26 Thêm người trong sự kiện (lịch) 71

Hình 3.27 Tạo nền cho sự kiện (lịch) 72

Hình 3.28 Đồng bộ hóa Google Calendar 72

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁIVIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

LỜI NÓI ĐẦU

Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại công nghệ thông tin Và đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công

cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước Trong nền kinh tế thị trường, nhà nước chủ trương phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sản xuất cũng chính vì nền kinh tế nhiều thành phần mang lại nhiều thách thức, lợi ích nên các công ty mọc nên rất nhều Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi của tin học

đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc, sự kiện cho mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng để từ đó nâng cao công việc, chủ động sẵn sàng nhận

và hoàn thành nhiệm vụ được giao Để thuận tiện cho Khóa luận em đã chọn Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quangqua quá trình làm Khóa luận, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Th.S Lê Anh Tú và các cô chú, anh chị trong Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang, tỉnh tuyên quang đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Khóa luận tốt nghiệp của mình

Google Calendar là một ứng dụng giúp người dùng quản lý các cơ sở thông tin và lịch làm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ, người dùng đã có trong tay một trợ lý đắc lực trong việc phân

chia và quản lý thời gian làm việc của mình

Xuất phát từ lý do trên nên em chọn đề tài “Nghiên cứu và ứng dụng Google Calendar trong công tác lập lịch, sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang ”

Ủy ban nhân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu:Đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản

lý lịch làm việc của nhân viên trong Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chung của Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

Về phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác quản lý lịch làm việc, sự kiện tại Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang và tiến hành khảo sát thực tế Trên cơ sở đó có thể nắm bắt được hiện trạng của công tác quản lý lịch làm việc tại cơ quan nhằm ứng dụng Ứng dụng GOOGLE CALENDAR để quản lý lịch làm việc tại cơ quan này Từ đó tìm hiểu khái quát công tác quản lý của Văn phòng UBND và HĐND huyện Na Hang để đưa ra được chương trình quản lý tối ưu các hoạt động của cơ quan

4 Phương pháp nghiên cứu

Khảo sát thực tế để nắm bắt được tiến trình quản lý lịch làm việc tại cơ quan này Tìm hiểu về phương pháp tra cứu lịch, tinh chỉnh lịch, nhắc lịch, thống kê

Dựa vào kết quả khảo sát thực tế để ứng dụng và triển khai ứng dụng vào công tác quản lý lịch làm việc của cơ quan

Trong quá trình làm bài Khóa luậnvề ứng dụng Google Calendar cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm

Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên

và đặc biệt là thầy giáo Th.S Lê Anh Tú đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong

suốt quá trình làm Khóa luận tốt nghiệp

Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3phần:

Chương 1: Tổng quan về quản lý thời gian làm việc và lập lịch, sự kiện Chương 2: Xây dựng quy trình lập lịch sự kiện tại tại Văn phòng Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

Chương 3: Ứng dụng Google Calendar trong công tác lập lịch sựkiện

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC

VÀ LẬP LỊCH, SỰ KIỆN 1.1 Quản lý thời gian làm việc

1.1.1 Khái niệm thời gian

Thời gian là vô cùng quý báu đối với các cá nhân cũng như tổ chức Dù ở trong công việc nào, chúng ta luôn phải biết quản lý thời gian của mình Con người không thể tổ chức công việc hiệu quả nếu không tự mình tổ chức cho mình

và không quản lý được thời gian làm việc của mình Thời gian là tài nguyên hiếm hoi Việc tự tổ chức và sắp xếp một cách khoa học các công việc nghĩa là tổ chức

và sử dụng một cách có hiệu quả quỹ thời gian cho cá nhân hay tổ chức trong quản lý công việc Vì vậy, cần xâydựng một chương trình làm việc và xác định

rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọnghơn

Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho con người phải thực sựquan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc Cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay tổ chức Vì vậy, cần phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian cóđược

Thời gian là thứ quan trọng một khi nó đã ra đi thì không bao giờ lấy lại được Nếu quá trình lý hóa nói chung, cũng như tương tác giữa các hạt cơ bản được đơn giản bằng một từ “ quá trình” thì thời gian cũng được định nghĩa nhưsau:

“Thời gian là một thuộc tính của tự nhiên, nó đặc trưng cho trật tự và mức độcủa các quá trình”.Thời gian là một khái niệm cho ra biết trật tự của các diễn biến.Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có sau Nó cũng cho phépta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các sự kiện đó Thứ tự của các quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quảmà ta thấy hằng ngày Quan hệ nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọngcủa

thời gian mà chỉ do nó mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một chiều nhấtđịnh

Bên cạnh đó, thời gian còn là một khái niệm triết học, chỉ sự biến đổi nhanh hay chậm, kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định Thời gian cho mỗi người là như nhau và chúng ta không có thể cất giữ hoặc níukéo

1.1.2 Phân loại thời gian

Thời gian là một phạm trù triết học, theo sự phát triển của các ngành khoa học khác nhau thì thời gian cũng có các khái niệm khác nhau như thời gian tâm lý (triết học), thời gian sinh lý (sinh lý học), thời gian thiên văn (thiên văn học), thời gian địa chất(khảo cổ học), sự tiến bộ của khoa học làm cho thời gian thêm đa dạng và chínhxác

Thời gian tâm lý: mang tính chủ quan, là thời gian trong tâm trí của chúng

ta, thời gian ta tính toán chia thành ngày giờ để quản lý và lập kế hoạch Loại thời gian này thường trôi qua hoặc là quá nhanh hoặc là quá chậm Một đạo sư của thế kỉ 20 – Krishnamurti trong khi trao đổi với nhà vật lý lượng tử David Bohm đã phát biểu: “Cái trở thành là cái tệ hại nhất, đó là thời gian, đó là nguồn gốc đích thực của mọi nguồn xung đột”, và ông đã lên án rằng thời gian tâm lý là xung đột, thời gian là kẻ thù của con người

Thời gian tâm lý được xác định nhờ các cấu trúc não như hồi hải mã hay thùythái dương Tổn thương tại đó dẫn tới các rối loạn trí nhớ như không truy xuất được ký ức quá khứ hay không thể tạo ký ức mới Tuy nhiên việc giải đoán thời gian còn phụ thuộc vào cảm xúc và các hoạt động tinh thần cao cấp khác Và

đó cũng là căn nguyên của quan niệm xem dòng thời gian chỉ là ảo giác, tức chỉ

là một đặc tính chủ quan của trí óc, chứ không phải là thuộc tính khách quan của

vũ trụ Cuối cùng, quan niệm thời gian còn phụ thuộc vào các chiều kích văn hóa

và xãhội

Thời gian sinh lý: thường thì không đều, có người già trước tuổi, có người trẻ hơn so với tuổi tác, có người tuồi cao mà tâm hồn vẫn còn trẻ Sinh lý học chorằngthời gian phản ánh các đặc tính liên hệ với môi trường, khái niệm này

được mô tả bằng đồng hồ sinh học, các sinh vật và động vật có khả năng đo thời gian, tiến trình sống của chúng được xác định bởi các nhịp hằng ngày

Người ta có thể chứng minh rằng trong các sinh vật, nhịp sinh học của chúng được định bởi các sự biến đổi có nhịp của môi trường địa chất ( nhà thực vật học Linne đã làm một “ đồng hồ hoa”, ông trồng nhiều bồn hoa, và mỗi bồn một loài nở vào một giờ trong ngày Tiến sĩ Douglass đã nghiên cứu các vòng tăng trường hằng năm của những cây thông vàng ở Arizona (USA) và nhận thấy các tế bào gỗ sinh vào mùa xuân và đầu mùa hạ, lúc có mưa thì lớn và tròn, baobọc bởi một vách mỏng có màu nhạt, sinh ra vào lúc giữa hạ sang thu thì ngày càng nhỏ, dẹt) Douglass không phải là một nhà thực vật học mà là một nhà thiên văn học, ôngnhận thấy các vết đen trênmặt trời theochu kì hoạt động 11 năm của chúng có liên quan đến sự phát triển của cây cối trên địa cầu, nó đã để lại dấu hiệu trên cây cối, các vòng trên cây đã cho biết độ tuổi trên cây Khámphá này của ông được dùng làm phương pháp đo thời gian rất có ích cho khảo cổhọc

Thời gian thiên văn được xác định chính xác theo các phương pháp định

vị khoa học Trong thời gian đo địa chất, người ta nối liền thời gian với các tiền trìnhdiễn ra bên trong đất đá và hóa thạch, đồng hồ được dùng ở đây là quá trình biến đổi phóng xạ của các nguyên tố hóa học như uranium 238, carbon 14, kalium 40… Saumột thời gian nhất định gọi là “nửa đời”, thì số lượng nguyên tử phóng xạ ban đầugiảm đi một nửa, cứ tiếp tục như thế, nửa đời của carbon 14 là

5570 năm, của uranium 238 là 4,5 tỉ năm

Trong vật lý học thời gian được nối liền với một đặc tính nguyên tử, ví dụ phân tử ammoniac NH3 có cấu trúc hình tháp với ba phân tử Hidrogenium(H) ở đáy và một phân tử nitrogen(N) Nhưng còn có một nguyên tử N’ đối xứng với nguyên tử N quamặt phẳng HHH, nguyên tử N có thể dao động giữa hai vị trí cân bằng ấy theo một chu kì xác định 23,87 tỉ lần trong một giây Đồng hồ nguyên tử đầu tiên ra đời dựa trên nguyên lý này ra đời vào năm 1948

Kể từ năm 1967, đơn vị thời gian một giây không còn nối liền với chu kì củaTrái Đất quanh trục của nó do Trái Đất quay không đều và chậm dần dưới

ảnh hưởngcủa triều lực mặt trăng, nó phải tính theo chu kì bức xạ của nguyên tử cesium, chu kìnày không bao giờ thay đổi, luôn có tần số 9 192 631 770 Hz Hiện nay, các thành tựu của quang học lượng tử đã nâng cao độ chính xác trong phép

đo thời gian lên mức 0,000.000.000.000.1 giây đáp ứng yêu cầu của các nhà khoahọc

Trong vật lý học, thời gian là cái mà một đồng hồ chính xác đo được Với nhà toán học, đó là không gian một chiều, được xem là liên tục, nhưng có thể được chiathành các “thời khắc”, giống như từng tấm ảnh trong một cuộn phim Với số đông, thời gian là cái luôn trôi từ quá khứ qua hiện tại để tới tương lai Trong thuyết Tương đối,thời gian là chiều thứ tư của vũ trụ, nhưng điều đó không có nghĩa nó đồng nhất với ba chiều không gian, vì công thức tính khoảng cách không thời gian khác công thức tính khoảng cách không gian Sự phân biệt khônggian và thời gian là bệ đỡ cho quan hệnhân quả, vốn có vai trò thiết yếu trong vận hành vũ trụ Tuy nhiên, một số nhà vật lý tin rằng, ở thang bậc Planck (10-33 cm và 10-43 giây), là thang bậc nhỏ nhất còn có ý nghĩa vật lý, có thể không gian và thời gian không còn chia tách vớinhau

Như vậy, ta có thể kết luận rằng, khi hữu thế ý thức được mình tồn tại thì

có rất nhiều loại thời gian được mô tả theo ý thức của người đó và tùy theo tâm trạng, và nhu cầu của người đó thì thời gian sẽ được định dạng, anh ta đang rất hạnh phúc thì thờigian trôi qua rất nhanh, anh ta đang đau khổ thì thời gian như

là vô tận, anh ta là mộtnhà khoa học thì khi xác định tuổicủamột vật thì thờigian

1.1.3 Quản lý thời gian

1.1.3.1 Khái niệm quản lý thời gian và quản lý tiến trình làmviệc

Quản lý thời gian hay nói cụ thể hơn là việc đưa ra những lựa chọn Vì có nhiều hoạt động trong một quỹ thời gian nhất định, nên việc lựa chọn đúng đắn

sẽ mang lạikết quả cao hơn, và ngược lại, lựa chọn sai lầm khiến chúng ta vừa mất thời gian vừa mất công sức Trở thành một nhà quản lý thời gian giỏi sẽ khiến chúng ta dễ dàng hơn nhiều khi chúng ta biết sử dụng hệ thống được thiết

kế cẩn thận, giúp chúng ta sắp xếpvà đưa ra những quyết định quản lý thời gian hiệu quả hơn Thói quen của mỗi cá nhân như danh sách việc phải làm, ưu tiên và lập kế hoạch công việc được tự họ đúc kết ra, khichúng ta biết kết hợp những thói quen này thành một hệ thống chúng ta sẽ thấy được một kết quả thật sự vượt trội

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác Phần lớn thời gian chúng ta đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên muốn tổ chức với người khác,chúng ta phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình

Quản lý Thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian Đó là quản lý bản thân, công việc trong mối liên hệ với thời gian Điều này có nghĩa là phải thay đổinhững thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian Đó là việc sẵn sàng thử nghiệmcác phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép chúng ta tìm ra cách tốt nhất để sử dụng tối đa quỹ thời gian

Tiến trình làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếptheo trình tự,thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) đểmọi cùngngười thực hiện

Quản lý tiến trình làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời gian thích hợp cho từngcôngviệc,là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định.Bằng thói quen phác thảo kế hoạchlàm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việccao

1.1.3.2 Lợi ích của việc quản lý thời gian

Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kĩ năng, công cụ và

hệ thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp chúng ta thu lại nhiều hơn lượng thời gian

mà chúng ta đã bỏ ra nhằm mục tiêu “cải thiện chất lượng cuộcsống”

Thời gian luôn là thứ chúng ta cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu đặt ra, dành thời gian cho những người chúng ta yêu thương, tận hưởng tất cả những gì cuộcđời mang lại cho chúng ta Benjamin Franklin đã từng nói “Chúng

ta có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính

là những viên gạch xây nên cuộc sốngnày.”

Thời gian làmột nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được một khoảng thời gian như nhau Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi mãi mãivà chúng ta không có thể lấy lại được Một điều chúng ta có thể làm với thời gian của mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó Áp dụng các kĩ thuật quản lý thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả

và đem lại nhiều lợi ích thuyếtphục

Trong số các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng thì thời gian là thứ quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để sử dụng sao cho tốt Khi thời gian trôi đi

vô ích thì nó sẽ chẳng quay lại được Có thể chắc chắn một điều là nếu chúng ta không quản lý và kiểm soát được thời gian của chính mình thì sẽ thấy khó khăn hơn trong việc quản lý và kiểm soát các thứkhác

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách ta sử dụngnó

- Làm cho cuộc sống dễ dànghơn

- Giảm căng thẳng(stress)

- Tăng hiệu quả làmviệc

- Tăng niềm vui trong côngviệc

- Gia tăng năng suất của cá nhân và tậpthể

- Tăng thời gian để làm việc cánhân

- Giảm áp lực công việc

- Trở thành một nhà quản lý thờigian giỏi trong mọi lĩnh vực cuộcsống

- Giải quyết công việc theo thứ tự ưutiên

- Tránh được cạm bẫy thờigian

- Thấy trước các cơ hội

- Tránh xung đột thờigian

- Thoải mái trong cuộcsống

- Đánh giá được tiếnđộ côngviệc

- Sử dụng hiệu quả thời gian và nhiều lợi íchkhác

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí

1.1.3.3 Mục tiêu cần đạt

Để quản lý tốt thời gian, chúng ta cần đề ra các mục tiêu mà mình cần đạt được, chẳng hạn như:

- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản

lý thời gian tốthơn

- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian và xácđịnh ưu tiên của bảnthân

- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng thời gian hiệu quảhơn

- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lý thời gian và đưa ra cách giải quyếtchúng

1.1.4Lập kế hoạch quản lý thời gian

Quản lý thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và và thực hiện kĩ năng tổ chức tốt chúng ta sẽ được tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp Thành công chỉ đến với những người biết chăm chỉ và quản lý tốt thời gian của mình một cách hiệuquả.Việc quản lý thời gian cũng là quản lý chính chúng ta Do vậy, hãy lên kế hoạchtỉ mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệunhất

1.1.4.1 Xây dựng kế hoạch

Lên danh sách việc làm

Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành thóiquen thường ngày của chúng ta, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp Với danh sách đó, họ sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì Hãy luôn mang danh sách này bên mình, bằng cách có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay như di động hay sổ kế hoạch làm việc Điều quan trọng là chúng ta nên cụ thể hóa các vấn đề, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể, tránh ghi chung chung, đạikhái

Phân bổ thời gian hợp lý

Hình 1.1 Mô hình phân bổ thời gian

Phân bố thời gian hợp lý, bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho các hoạt động hay kì hạn mà ta phải hoàn thành công việc Nếu trình tự làm việc củachúng ta không vấn đề gì thì chúng ta có thể hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, chúngta có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc sách, lướt net tìm kiếm thôngtin…

Đặt kỳ hạn và nghiêm túc tuân thủ

Khi đặt ra những điểm đáo hạn cho công việc mình, cần phải suy nghĩ, tính toán hết sức thực tiền và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kì hạn Bất

cứ việc gìcũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành Chúng

ta đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng khi có kế hoạch cụ thể chưa? Đã bao giờ phải đọc báo cáo cấp tốc hay là đưa ra quyết định công việc trước kì nghỉ hoặc là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ được giao? Mặc dù chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc nhưng nó lại làm ta mệt mỏi vàcăngthẳng Dù rằng trong chúng ta ai cũng đều có trăm công nhìn việc phải làm và chịu chung áp lực Nhưng cách tốt nhất đểgiảmcăng thẳng

và chuyên nghiệp hóa hơntrong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để công việc của chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian

1.1.4.2Tránh lãng phí thời gian

Tận dụng thời gian theo cách thông minhnhất

Chỉ gửi và nhận mail vào những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi thay vì mất vài tiếng gián đoạn đi đang làm việc Nếu có thể thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất

kì Đừng bao giờ mở mail khi chúng ta không có thời gian thực hiện các thao tác như xóa, lưu, trả lờihay chuyển tiếp choai

Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với các file, các thư mục lưu trữdữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để ta có thể lấy ngay mọi thứ khi cần Rất nhiều người mất thời gian đểtìm kiếm những thông tin dữ liệu đã bị mấttrong máytính củahọ

Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn luôn đóng để tránh sự phân tâm và giữ sự tập trung Nếu cứ thi hành “chính sách mở cửa” với tất cả mọi người thì có lúc ta sẽ không còn đủ thời gian để nghe những câu hỏi

cũng như thắcmắc của họ Nếu có ai đó tới ngay chỗ chúng ta lúc chúng ta đang bận thì đừng ngần ngại đề nghị với họ quay lại gặp chúng ta vào lúc khác hay để lời nhắn ngay cửa đểtránh sự làmphiền

1.1.4.3Đảm bảo tiến độ công việc

Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của chúng ta luôn mong muốn công việc đảm nhận được hoàn tất đúng hạn mà không có bất kì trì hoãn nào Tất nhiên với họ, chúng ta cũng có suy nghĩ này Vì thế hãy lập ra những khoản thời gian dư thừa trong mục thời gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay sở, xử lý linh hoạt các trở ngại bất ngờ Ví dụ chúng ta có một ngày để thuyết trình chomột dự án nàođó thì phải đảm bảo mọi việc đã đượchoàn thành trước đó hai đến bangày

Tránh những bước đi không cầnthiết

Nếu chúng ta giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để tự họ hành động, đừng can thiệp vào trừ khi chúng ta có nhiệm vụ giám sát người đó Trong cuộc sống có không ít người đã phí thời gian vàng ngọc của mình để ngồi nghe hay đọc bản báo cáo của người khác Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buối thuyết trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của mình, chúng ta chỉ nên thể hiện quan tâm của mình qua thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủnghộ

Trì hoãn những buổi họp mang tính thủtục

Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không Nếu cần thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu đến lúc kếtthúc theo đúng thời điểm đã định Nếu chúng ta không cần thiết có mặt trong cuộc họp thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu chúng ta muốn rời cuộc họp một cách sớmnhất

1.1.4.4Duy trì mục tiêu

Luôn tạo sự bận rộn

Chúng ta cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình Có thể là hai hoặc nhiều thêm nữa thì tốt hơn Bằng cách nào đó chúng ta có cơ hội chuyển đổi công việc và tập trung vào nhiều thứ khác Hãy duy trì kĩ năng sắc

sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hoặc là

dự án của mình Điều này sẽgiúp đầu óc chúng ta luôn hoạt động linh hoạt, năng động và tươi mớihơn

Lựa chọn công việc tham gia

Hãy lựa chọn công việc thực sự có ích đối với chúng ta và công ty và luôn đảm bảo tận dụng tối đa các khả năng, kĩ năng của chúng ta Có nhiều lý do để chúng ta cóthể từ chối một lời đề nghị hay yêu cầu mà chúng ta cho là không cần thiết Chúng tasẽ được tôn trong nếu biết phối hợp với đồng nghiệp của mình Đa phần những người thành công trong sự nghiệp là những người biết nói từ “không” đúnglúc

Đừng trì hoãn

Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người

Để tránh điều này chúng ta làm những phần vui vẻ bêncạnh những phần không vui vẻmấy Chẳng hạn chúng ta không thích toán thì hãy sắp xếp nó vào buổi sáng, thời gian chúng ta cảm thấy minh mẫn và sảng khoải nhất, ít cảm thấy nản lòng vàkhóchịutrước công việc Nếu chúng ta cứ trì hoãn công việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời gian đặt ra, thì có lẽ chúng ta nên tự xem xét lại công việc hiện thời, cácmục tiêu đặt ra, tình trạng sức khỏe hoặc mức độ quan tâm của chúng ta tới công việc Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thóiquen là biểuhiện của sự bất mãn,khôngvừa lòng với thựctại

Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan đến việc lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất Hãy biết tự thưởng cho chúng ta than sau những lầnhoàn thành nhiệm vụ công tác Đơn giản là một món quà hay một cốc cà phê sau khiđọc xong bản báo cáo của mình hoặc là lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi bên gia đình, chúng ta bè sau khi hoàn tất một côngviệc

1.1.5 Sơ đồ quản lý thời gian

Hình 1.2 Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả

1 aware : Nhận biết : Để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc sau đó sắp xếp ưu tiên

2 analyse : Điều cần làm

3 attack : “Đánh mất thời gian”  loại bỏ “kẻ ăn cắp thời gian” của mình

4 assign : Lập thứ tự ưu tiên

5 arrange : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch

6 save time, better use : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

1 awareness : nhận biết

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên chúng ta phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp

và trách nhiệm công việc của chúng ta

2 analysis : phân tích điều cần làm

Để cải thiện sử dụng thời gian chúng ta cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại / những điều làm mất thời gian phân tích như vậy giúp chúng ta sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn

3 attack : ăn cắp thời gian (tg)

có nhiều điều làm mất thời gian của chúng ta những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi chúng ta chú tâm vào những điều cần yếu

4 asignment : lập trật tự ưu tiên

khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', chúng ta nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở cần làm những việc này một cách đều đặn

5 arrangement : sắp đặt kế hoạch

giai đoạn cuối cùng là chúng ta phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian

đã mất chúng ta cần phải có kế hoạch thông minh

1.1.6 Thông tin trong quá trình quản lý

Bất cứ một nhà quản lý nào, trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải hiểu rằng thông tin là một trong những nguồn lực có giá trị và quan trọng nhất mỗi tổ chức Mặc dù vậy, khái niệm thông tin vẫn thường bị dùng lẫn lộn với khái niệm

dữ liệu Để hiểu đúng về các khái niệm này, chúng ta sẽ xem xét những nội dung

cơ bản của mỗi khái niệm trong phần sau đây

1.1.6.1Phân biệt dữ liệu và thông tin

Dữ liệu là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về thuộc tính (đặc điểm) của các thực thể như người, địa điểm hoặc các sự kiện Dữ liệu có thể ởdạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang lại giá trị thông tin Khicác yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trở thành thôngtin

Thông tin là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách saochochúngmang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ

chứcdữliệuthànhthôngtincóíchvàcógiátrị,ngườitaphảisửdụngcácquytắcvàcác mối quan hệ giữa các dữ liệu Kiểu của thông tin được tạo ra phụ thuộcvào mối

quanhệ giữa các dữ liệu hiệncó

1.1.6.2 Vai trò của thông tin trong quản lý

Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về

các nguồn lực hiện có Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân bổ các nguồn lực hạn hẹp hiện có và trong ngữ cảnh này thông tin được cần đến hỗ trợ quá trình ra quyết định

Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được triển khai, cần kiểm soát kết quả

thực hiện kế hoạch đó trên thực tế Thông tin được cần đến để đánh giá xem kế hoạch có được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước Trên cơ sởthông tin kiểm soátcó thể thực hiện các điều chỉnh cầnthiết

Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập thông tin về từng giao dịch hoặc

sự kiện là cần thiết vì nhiều lý do khác nhau: thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu cầu mang tính pháp lý hay phục vụ mục đích kiểmsoát

Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,

chophép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức, doanhnghiệp

Hỗ trợ ra quyết định: Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng,

người làm công tác quản lý có cơ hội để ra quyết định hiệu quả và đúngđắn

Trong ngữ cảnh của một tổ chức, doanh nghiệp, trên cơ sở phân tích thông tin thu được thông qua quá trình xử lý thông tin, người ta có thể tạo ra tri thức kinh doanhđó là những tri thức và hiểu biết về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinhdoanh, môi trường cạnh tranh về bản thân hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Tri thức kinh doanh giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả, quan trọng và thường mang tầm chiến lược Nó cho phép tổ chức, doanh nghiệp rút ra được ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện các bước đi mang tính sáng tạo vàmạnh mẽ, nhằm tạo ra ưu thế cạnhtranh

1.1.6.3 Các đặc trưng của thông tin có giá trị

Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và đưa ra quyết định, thông tin cần phải có những thuộctínhsau:

Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi

Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống trước đó

Tính đầy đủ:Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng,

đápứng yêu cầu của người sử dụng Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả các chi phí liên quan Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thôngtin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần Để so sánh, báo cáo cũng

có thể nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăngđều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp Tuy nhiên trong thựctế có thể sẽ hoàn toàn khác Thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cung cấp về năng suất Ông chủ sẽ phản ứng ra saokhi trên thực tế sốgiờlao độnglàm thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh Một sự không đầy

đủ của thông tin như vậy sẽ làm hại cho tổ chức, doanhnghiệp

Tính kinh tế: Thông tin được xem là có giá trị kinh tế khi giá trị mà nó

mang lại cao hơn chi phí tạo ranó

Tính mềm dẻo: Thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể

được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông tin về Hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính

Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nó có

thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc của thông tin Tính tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc rối cho tổ chức Chẳng hạn

hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng phản ánh về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trườnghợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu

Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định rất

quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị

sử dụng cho đối tượng nhận tin haykhông

Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản,

không quá phức tạp Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn chongười sửdụngtrong việc lựa chọn thông tin Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho

viếttắthoặcđãnghĩahoặcsựbốtríchưahợplýcủacácphầntửthôngtin.Điềuđó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người sử

dụng vào đúng thời điểm cần thiết Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng

và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người

sử dụng vào lúc cần thiết Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương chậm nhiều lần, một cửa rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh Làm thế nào để có một thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao

là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đạinào

Tính kiểm tra được: Đó là thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc

chắn rằng nó hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin)

Tính dễ khai thác được: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những người có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần

Tính an toàn:Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng

không có thẩm quyền Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên liệu Thật hiếm có tổ chức, doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng

có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu Và cũng phải làm như vậy đối với

thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

Các tính chất này cũng làm cho thông tin trở nên có giá trị hơn nhiều đối với tổ chức Với thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định không hiệu quả, gây thiệt hại cho tổ chức rất nhiều về tiền bạc hoặc một dự báosai về cầu trong tương lai đối với một sản phẩm có thể dẫn đến việc tiêu tốn rất nhiều tiền của để đầu tư vào một nhà máy mới mà lại không được đưa vào khai thác Ngoài ra, nếu thông tin không được cung cấp đúng lúc hay thông tin quá phức tạp cũng đều ít có giá trị sử dụng đối với tổchức

Trong những ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích của thông tin được đánhgiátheo những cách khác nhau căn cứ trên giá trị của những thuộc tính trên

Ví dụ, đới với dữ liệu về nghiên cứu thị trường thì một chút thiếu chính xác hoặc thiếu đồng bộ có thể chấp nhận được, nhưng tính kịp thời lại là hết sức cần thiết Thông tin loại này có tác dụng cảnh báo tổ chức về khả năng đốithủ cạnh tranhđangchuẩn bịthực hiện việc giảm giá vàgiá được giảm cụ thể làbao nhiêu, lúc nàyviệc cảnhbáo trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó là quan trọnghơn cả

1.2 Khát quát về quản lý lập lịch, sự kiện

1.2.1 Khái quát sự kiện

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu

ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sựkiện

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giáxăng dầu, khủng hoảng kinh

tế, giảm giá chứngkhoán…

Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụtrong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào

là “sựkiện” còn có nhiều cách hiểu khácnhau:

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mangtính xãhội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnhcả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc…

Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thườ ng ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…

Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về

“sự kiện”

Tổ chức sự kiện là gì

Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới” Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của JenniferLopez

Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những côngviệc như thế Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác

tổ chứccác sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games,

Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế Trên

thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và nhiều hoạt động khác

Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình.Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sáchlớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới Còn một công ty máy

in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon WaterPark

(theo http://vinamap.vn)

- Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hộithảo,hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay cả một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngàykhác

Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trongmột phạm vi nhất định Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hướng trên sẽ khôngđủ

Cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management - trong tiếng Anh Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ nàytừ các ngônngữ phổ biến khác nhưtiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mượn từ gốc

event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos) Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đãcó hệ thống lý luận về nghềnghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộngnhư:

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị kháchhàng…

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giảitrí

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trựctiếp

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhànước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xãhội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thểthao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tớimarketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thươngmại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tậpquán…

Như vậy sự kiện cần được hiểu:

- Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ởtrên

- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạtđộng

- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trongnghề tổchức sự kiện (event management) của tiếngAnh

Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu vềsự kiện như đã đề cập ở trên

1.2.2Quản lý về lập lịch, sự kiện

Lịch làm việc:Là sự sắp xếp thời gian để tiến hành công việc của một hay

một số cá thể nào đó, thường được bố trí dưới dạng bảng Đối với một người nào

đó, lịch làm việc có thể là việc bố trí công việc theo thời gian hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng Đối với một tổ chức lịch làm việc có thể là sự bố trí công việc cho từng người theo thời gian Đối với máy móc thiết bị cũng có thể có lịch làm việc theo thời gian

Sự kiện: Là hoạt động có quy mô, tổ chức của các cơ quan, tổ chức mà tất

cả những thành phần có liên quan phải tham gia Mỗi sự kiện đều có một chủ đề, nội dung nhất định

Quản lý lịch làm việc: Là một quá trình bao gồm các công việc như sắp

xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định và quản lý kế hoạch đó sao cho khi thực hiện công việc đạt được kết quả mong đợi

Cung cấp chức năng quản lý lịch họp, lịch công tác Thay thế cho các phương tiện truyền thông cũ không thuận tiện Xây dựng kế hoạch làm việc chung của cơ quan, phòng ban theo tuần, tháng, quý, năm…

Tạo sự đồng bộ thống nhất trong hoạt động các phòng ban, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp của các thành viên, phòng ban trong xử lý công việc, tránh xung đột, xử lý công việc trùng lặp, từ đó tăng hiệu suất chất lượng công việc, giảm chi phí về con người và thời gian

Nội dung của Quản lý lịch làm việc

Làm thế nào để Quản lý lịch làm việc hiệu quả hơn?

Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý và chia nhỏ khối lượng công việc, ta

có thể gặt hái nhiều thành công trong quá trình làm việc hơn Ngày nay, con người bận rộn một cách khó hiểu: công việc và nhiều trách nhiệm khác trong cuộc sống đã chiếm hết thời gian của họ Vì thế họ không còn lúc nào để cải thiện khả năng làm việc của mình Vì thế ta cần quản lý lịch làm việc hợp lý để đạt được kết quả cao trong công việc

Chúng ta có thể có rất nhiều việc phải làm, nhưng chỉ có 24 tiếng một ngày cho tất cả các hoạt động đó Sử dụng thời gian một cách hiệu quả cũng là cách giúp giảm áp lực trong cuộc sống, tránh tình trạng thường xuyên căng thẳng

và mệt mỏi

Để Quản lý lịch làm việc hiệu quả, ta nên thực hiện các nội dung sau

1) Lên danh sách những việc phải làm: nếu muốn cải thiện kỹ năng quản

lý thời gian, yêu cầu tiên quyết là phải liệt kê được tất cả những gì phải làm Hãy ghi chú bên cạnh những công việc này mức độ ưu tiên cũng như khoảng thời gian

dự định sẽ bỏ ra để hoàn thành nó

2) Lập thời khoá biểu: Sau khi đã có danh sách các công việc phải làm, hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời khoá biểu có thể ghi chú lên lịch để bàn, sử dụng ứng dụng trên điện thoại, trên máy tính hoặc sử dụng bất cứ thứ gì

mà có trong tay, miễn là bằng công cụ đó, lập được một thời khoá biểu rõ ràng, mạch lạc Đây sẽ là người dẫn đường cho thấy rõ sẽ phài làm gì và trong khoảng thời gian nào

3) Hãy linh hoạt: Hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề phòng trường hợp phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực

4) Tránh xao nhãng khi làm việc: Trong cách quản lý thời gian của mình,

sự xao nhãng sẽ là kẻ thù, bởi chúng lấy mất đi thời gian quý báo mà đã dành cho công việc của mình

6) Kiểm tra lại thời khoá biểu của mình: Hãy thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá thời gian cũng như hiệu quả của các hoạt động

đã làm, và đề ra những phương án khắc phục phù hợp để có một thời khoá biểu khoa học hơn, thích hợp hơn

Quản lý lịch làm việc thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện Khi đó,

có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp Nói một cách ngắn gọn, sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp rút ngắn con đường đến thành công Vì thế, cần phải có một phương pháp quản lý khoa học công việc cũng như thời gian

Nguyên tắcxây dựng lịch làm việc

 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc:

 Nguyên tắc không trùng lặp (khi xếp lịch): Cần chú ý: Thời gian, địa điểm, nhân sự

 Nguyên tắc ưu tiên: Cái nào trước, cái nào sau, cần cân nhắc để có tính khả thi Cần có sự nhạy cảm và phán đoán, nắm vững chức năng, nhiệm vụ

 Nguyên tắc dự phòng: Dự kiến được các tình huống có thể xảy ra

 Nguyên tắc điều chỉnh lịch: Nếu có các điều kiện sau:

+ Thay đổi về thời gian (kịp thời báo)

+ Thay đổi địa điểm: đảm bảo khoảng cách không quá xa nhau

+ Thay đổi nhân sự: không ảnh hưởng đến mục đích hoạt động đó

 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc:

 Đề ra quy định cho các bộ phận dự kiến KH tuần, tháng sau

 Tập hợp đề nghị, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo

 Khi xây dựng lịch phải rõ 3 yếu tố: Thời gian, địa điểm, nhân sự

 Khi xếp lịch cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo xin ý kiến để sắp xếp

 Cần theo dõi trong thực tế để điều chỉnh, thay đổi

 Nếu là TK riêng thì cần chú ý lịch cá nhân người TK phù hợp với lãnh đạo

Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc giúp người sử dụng thực hiện công việc theo đúng

kế hoạch, dễ dàng kiểm soát các đầu công việc, xử lý có hệ thống, theo mức độ quan trọng

Lịch làm việc giúp lãnh đạo biết các công việc của cấp dưới đang thực hiện, sẽ thực hiện và từ đó kiểm tra tiến độ, cũng như chỉnh lại kế hoạch của cấp dưới hay của mình trong trường hợp chậm kế hoạch

Với mỗi cá nhân, đặc biệt là những người làm thư ký văn phòng, người làm công tác tổ chức, công tác hành chính văn phòng quản lý lịch làm việc của cá nhân cũng chính là quản lý công việc, lịch trình của lãnh đạo, cơ quan làm việc

Để làm tốt nghiệp vụ quản lý lịch làm việc cần phải kết hợp với các chức năng thông tin, hoạch định và sắp xếp thời gian nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Nhờ sự tổ chức, sắp xếp công việc chu đáo, tỉ mỉ của thư ký văn phòng, người làm công tác hành chính tổ chức mà uy tín của người lãnh đạo, của

cơ quan được nâng cao Không những thế, góp phần tạo lập và duy trì mối quan

hệ tốt đẹp của lãnh đạo và cơ quan với đối tác cũng như với mọi người trong cơ quan, tổ chức

Làm được tốt nghiệp vụ này là điều kiện để nâng cao hiệu quả công việc, của hệ thống quản lý Đồng thời đảm bảo tính thống nhất và phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức

Chương 2

XÂY DỰNG QUY TRÌNH LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NA HANG,

TỈNH TUYÊN QUANG 2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

Tên cơ quan: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang Địa chỉ: Tổ 3 Thị Trấn Na Hang, huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang Theo Nghị định Số: 37/2014/NĐ-CP Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân:

Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức

Đối với những huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa

đủ tiêu chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc

Đối với đơn vị hành chính cấp huyện có đường biên giới lãnh thổ quốc gia

trên đất liền, trên biển và hải đảo, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới

2.1.1 Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan giúp việc của Thường trực HĐND và UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án kinh tế -

xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND huyện xem xét quyết định;

Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND huyện và chỉ đạo điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật;

Phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyện

trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;

Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện với các

cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;

Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó;

Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;

Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật;

Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND huyện, tổ chức quản

lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND và UBND huyện; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước đối với các phòng, ban và các xã, thị trấn trong huyện;

Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện;

Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trường UBND huyện;

Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND và UBND huyện giao

của Văn phòng quy định tại Điều 2 của Quy định này;

Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực HĐND và UBND huyện;

Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáo nhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến chỉ đạo công việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến các cấp, các ngành trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành đi công tác trong và ngoài huyện;

Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;

Chủ tài khoản của Văn phòng

 Các Phó Chánh Văn phòng

Giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyên viên được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết định của Trung ương, UBND tỉnh và UBND huyện;

Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;

Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó Chánh Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng

Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBND huyện giao

Nhiệm vụ, quyền hạn của Chuyên viên được phân công các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội

1 Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội của các ngành các cấp được phân công theo dõi trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện;

2 Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời;

3 Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và các cuộc họp với các cấp, ngành trong huyện khi bàn về các việc thuộc phạm vi mình theo dõi; được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị Khi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiết trình HĐND và UBND huyện ban hành;

4 Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học); biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được phân công;

5 Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn

và các đoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của các phòng ban trực thuộc;

6 Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phân công Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung

2.2 Thực trạng công tác lập lịch sự kiện tại Văn phòng Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, tỉnh Tuyên Quang

Tại Văn phòng Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Na Hang, công tác lập lịch sự kiện còn diễn ra thủ công, chưa áp dụng bất kỳ một ứng dụng hay phần mềm nào vào công tác lập lịch sự kiện, dẫn tới giải quyết công việc, giao việc còn chậm, chồng chéo công việc ảnh hưởng tới kết quả công việc Công tác lập lịch sự kiện thường căn cứ vào kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân huyện

2.3 Phương pháp lập lịch sự kiện

2.3.1 Các thành phần tham gia trong sựkiện

Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện Tuy nhiên với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà