Ứng dụng microsoft excle trong công tác lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ hà nội

 Bước 2: thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không có giá trị phụ thu

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình, cho phép em được bày

tỏ lòng biết ơn đến các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế cũng như toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái Nguyên đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình

học tập và rèn luyện tại trường

Với lòng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo Lê Quang Anh đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình học tập và hoàn thành bài báo cáo này

Nhân dịp này em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo công ty TNHH

- TMĐ, cùng các phòng, ban, đoàn thể của công ty, đã tạo điều kiện giúp em trong

quá trình tìm hiểu tài liệu để hoàn thành báo cáo thực tế này

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn gia đình, cô giáo chủ nhiệm và bạn bè đã

hết lòng động viên, khuyến khích em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thành báo cáo một cách hoàn chỉnh nhất nhưng do thời gian và năng lực cũng như kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên trong khi thực hiện đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành từ quý thầy cô và bạn bè giúp để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC II DANH MỤC HÌNH ẢNH IV BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 3

1.1 Khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm hồ sơ 3

1.1.2 Một số loại hồ sơ cơ bản 3

1.1.3 Hồ sơ dự án 12

1.2 Công tác lập hồ sơ dự án 12

1.2.1 Khái niệm lập hồ sơ 12

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ dự án 13

1.2.3 Yêu cầu của việc lập hồ sơ dự án 13

1.2.4 Cơ sở pháp lý 16

1.2.5 Phương pháp lập hồ sơ 16

1.2.6 Nội dung của việc lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án 24

1.2.7 Nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hồ sơ 27

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 29

2.1 Khái quát công ty 29

2.1.1 Tên Công ty 29

2.1.2 Ngành, nghề kinh doanh chính 29

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động 29

2.1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH TMĐ 31

2.2 Cơ sở lý luận 34

2.3 Quy trình, nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ dự án trong công ty TNHH TMĐ 34

2.3.1 Quy trình nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ dự án trong công ty TNHH TMĐ 34

2.3.2 Mô tả quy trình 35

2.4 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ dự án và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan tại công ty TNHH TMĐ 36

2.4.1 Trách nhiệm của người đứng đầu công ty 36

2.4.2 Trách nhiệm của trưởng phòng hành chính 36

2.4.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức 36

2.4.4 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan tổ chức 37

2.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan 37

2.4.6 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan 37

2.4.7 Trách nhiệm của Lưu trữ có quan 37

2.5 Dánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ 38

2.5.1 Số lượng hồ sơ dự án hàng năm của công ty TNHH TMĐ 38

2.5.2 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ 39

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCLE TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 40

3.1 Mục đích, ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại công ty TNHH TMĐ 40

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft excel 41

3.3 Chương trình ứng dụngExcle trong quản lý hồ sơ dự án 48

3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ Hà Nội 50

3.4.1 Cơ sở vật chất 50

3.4.2 Con người 51

KẾT LUẬN 52

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1: Các thành phần của Workbook 42

Hình 3.2:Cửa sổ làm việc Excel 43

Hình 3.3: Các lệnh trong thực đơn File 45

Hình 3.4: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 46

Hình 3.5: Thanh công cụ Ribbon 46

Hình 3.6: Thực đơn ngữ cảnh 47

Hình 3.7 Mở File Excle tổng hợp hồ sơ 48

Hình 3.8 Trang chủ chương trình quản lý hồ sơ dự án 49

Hình 3.9: Vào sheet “dữ liệu” để điền các thông tin cơ bản về công 49

Hình 3.10 Danh mục Biểu mẫu 50

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

TNHH Trách nhiệm hữu hạn CBCC Cán bộ công chức

LỜI NÓI ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính văn phòng luôn có một vai trog quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, đặc biệt là công tác quản lý Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các doang nghiệp hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cần thiết đối với nền hành chính văn phòng, cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp Hồ sơ với vai trò là phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện các mục tiêu quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay Hồ sơ là công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lưc của các cơ quan, tổ chức cá nhân Góp phần giữu gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Góp phần bảo vệ những bí mật có liê quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Nắm được vai trò quan trọng của hồ sơ Chính phủ đã ban hành nghị định 110/2004/NĐ - CP của chính phủ về công tác văn thư cũng quy định: trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó Lập hồ sơ

là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là tiền đề của công tác lưu trữ

Ở các cơ quan, tổ cức việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

hồ sơ dần được đẩy mạnh Tuy nhiên không phải cơ quan, tổ chức nào cũng có đủ điều kiện về vật chất và kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý hồ

sơ Ở công ty TNHH TMĐ Hà Nội là một điển hình Các khâu trong quá trình quản lý

hồ sơ vẫn còn thủ công, việc áp dụng công nghệ thông tin còn là một điều mới mẻ

Vì những vai trò trên cùng sự hướng dẫn của thầy cô trong đó em chọn đề tài “ Ứng dụng Microsoft Excle trong công tác lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ Hà Nội ”

 Mục đích nghiên cứu

 Nắm rõ quy trình lập hồ sơ dự án;

 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ;

 Giúp công ty giảm công sức, chi phí thời gian, giảm bớt trình tự, thủ tục trong công tác quản lý hồ sơ dự án

 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

 Phương pháp khảo sát thực tế;

 Phương pháp phân tích và tổng hợp

 Đối tượng nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập chung nghiên cứu về quy trình lập hồ sơ

và quản lý hồ sơ dự án

 Thời gian thực hiện

 2014- 2016

 Kết cấu của đề tài

 Chương 1: Tổng quan về công tác lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án;

 Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại công ty TNHH TMĐ;

 Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác qản lý hồ sơ

dự án tại công ty TNHH TMĐ

 Phạm vi nghiên cứu

Công ty TNHH TMĐ Hà Nội, địa chỉ: Trụ sở: Số 81 - Khương Thượng - Trung Liệt - Đống Đa - Hà Nội

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1 Khái niệm

1.1.1 Khái niệm hồ sơ

Theo khoản 10, Điều 2 Luật lưu trữ số 01/20-QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011nêu khái niệm hồ sơ như sau: “Hồ sơ là một tập tập tài liệu có liên quan với nhau

về một số vấn đề, một đối tượng cụ hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

1.1.2 Một số loại hồ sơ cơ bản

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản được sử dụng làm phương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản lý Do đó việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hồ sơ hiện hành làm minh chứng cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ là yêu cầu mang tính tất yếu tuy nhiên, văn bản tài liệu có nội dung hình thức thể hiện phong phú, đa dạng và hình thành từ nhiều thời điểm khác nhau nên các hồ sơ được lập ra cũng có nhiều loại khác nhau Về cơ bản, trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thành một số nhóm

hồ sơ cơ bản sau:

1.1.2.1 Hồ sơ công việc

a Khái niệm hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là hồ sơ mà các văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,

sự việc và phản ánh trình tự giải quyết công việc

b phương pháp lập hồ sơ công việc

 Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ lên bài Khi mở

hồ sơ thì có hai trường hợp

Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề vào bìa 1

Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình

thành mà mở hồ sơ

 Bước 2: thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ

sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không có giá trị phụ thuộc vào thập văn bản có đầy đủ và

Ngoài ra thu thập tài liệu tốt còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp

vụ tiếp theo như: Sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết giấy chứng từ kết thúc

có ngày tháng năm muộn thì xếp sau Cách sắp xếp này áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc;

Sắp xếp theo số văn bản: Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp văn bản Văn bản có số nhỏ xếp trước (để lên trên), văn bản có số lớn xếp sau (để dưới số nhỏ) Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư - Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một hồ sơ Trong hồ sơ các văn bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản (ví dụ: thể

Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc, giải quyết vấn đề Những văn bản đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề Cách sắp xếp này áp dụng với đa số hồ sơ công việc như hồ sơ thanh tra, hồ sơ hội nghị, hội thảo

Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản tài liệu có trong hồ sơ:

Trường hợp cùng một công việc nhưng trong công việc này có nhiều công việc nhỏ có nội dung tương tự nhau, mỗi công việc nhỏ có văn bản phát sinh, kết thức (nhiều văn bản) thì mỗi công việc nhỏ được xem như là một tờ tài liệu và công việc nhỏ nào kết thúc sớm thì để lên trước, công việc nhỏ nào kết thúc sau thì để xếp sau

Ví dụ 1: Hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013: Trong hồ sơ này có 20 quyết định nâng bậc lương (mỗi quyết định nâng bậc lương đều có các văn bản kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên bản họp Hội đồng lương) thì mỗi quyết định nâng bậc lương được tính là một công việc nhỏ, được xem là một tờ tài liệu và quyết định nâng bậc lương nào có trước thì xếp lên trên, quyết định nào có sau thì để xuống dưới Cách sắp xếp này áp dụng với các hồ sơ như: Cấp giấy phép đăng ký kinh doah, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy khai sinh, quyết định tuyển dụng công chức v.v…

Ví dụ 2 Đối với một số hồ sơ như hồ sơ thành lập tổ chức bộ máy, tùy theo việc phân chia hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù hợp như: Trong năm thành lập mới

03 đơn vị, mỗi đơn vị được xem là một hồ sơ (chia thành 03 đơn vị bảo quản) thì sẽ xếp văn bản đề nghị của đơn vị lên trước, văn bản thẩm định để xuống dưới và cuối cùng là văn bản cho phép/không cho phép hoặc quyết định thành lập đơn vị của cơ quan có thẩm quyền Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, cả 03 đơn vị này được xếp chung trong một hồ sơ thì xếp như hồ sơ nâng bậc lương (Quyết định thành lập đơn vị nào có trước thì để lên trên kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị này, quyết định thành lập đơn vị nào có sau thì để xuống dưới kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị thứ 2 này)

Các kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoạch báo cáo đề cập

Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2014 được ban hành vào cuối năm 2013 nhưng phải xếp vào năm 2014; Báo cáo công tác năm 2013 nhưng được ban hành vào đầu năm 2014 thì phải xếp vào hồ sơ của năm 2013 - Các kế hoạch công tác nhiều năm thì xếp vào năm đầu của kế hoạch; các báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối của báo cáo

Ví dụ: Kế hoạch 2013 – 2015 thì xếp vào năm 2013; Báo cáo 2003-2013 thì xếp vào năm 2013 - Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ

Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ

sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình )

 Biên mục hồ sơ

Chỉ biên mục hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc kết thúc Trước khi biên mục phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu thì thu thập bổ sung cho đầy đủ, kiểm tra lại sự sắp xếp các văn bản có trong

hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm có các công việc:

Đánh số tờ: Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản (mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số), đánh số từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập

Một số chú ý khi đánh số tờ:

Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ)

Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi được xem là hai trang tài liệu

và được đánh hai số + Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì

Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì 10

Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số

Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c ; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước)

(sách, báo, tạp chí ) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu)

Trường hợp một hồ sơ có nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số liên tục từ tập đầu tiên đến tập cuối cùng

 Viết mục lục văn bản:

Mục lục văn bản là bản kê có hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ

tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa

Tác giả văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Số tờ Ghi

chú

(Nguồn Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP về công tác văn thư)

 Viết tờ chứng từ kết thúc

''Chứng từ kết thúc'' là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình trạng vật lý

của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản Đối với những hồ

sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập hồ sơ phải viết “Chứng từ kết thúc” Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát ) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ “Chứng từ kết thúc'' Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc được đặt

ở cuối hồ sơ

Hình 1.2 Mẫu chứng từ kết thúc

(Nguồn Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP về công tác văn thư)

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Đơn vị bảo quản gồm có: …tờ

(viết bằng chữ) Được đánh số từ số… đến số …

Số trùng: …

Số khuyết: … Mục lục văn bản có: ….tờ

Đặc điểm tài liệu trong hồ sơ: …………

………

………

………

Ngày tháng năm

Người lập hồ sơ Phần bổ sung ………

………

………

Hoàn chỉnh bìa hồ sơ: Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ và thời hạn bảo quản của hồ sơ

Ví dụ: CHỨNG TỪ KẾT THÚC - “Đơn vị bảo quản này gồm có: 43 tờ”; “(Viết bằng chữ: Bốn mươi ba tờ)”; - “Được đánh số từ số 01 đến số 43”; - “Số trùng: Không có”; - “Số khuyết: Không có”; - Mục lục văn bản có: 01 tờ; - Đặc điểm tài liệu trong

hồ sơ: ………… Đà Nẵng, ngày tháng năm Người lập hồ sơ Phần bổ sung: Không có 13

Từ ngày đến ngày : Ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ

Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ

Sau khi hồ sơ kết thúc thì đưa hồ sơ vào hộp (cặp) bảo quản tài liệu Gáy của hộp có tem hồ sơ Mẫu của tem hồ sơ:

Một hộp số có thể chứa một hoặc gồm nhiều hồ sơ Trong đó mỗi hồ sơ được tính là 01 đơn vị bảo quản, được đặt trong một tờ bìa riêng Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

 Bước 3: Giao nộp vào lưu trữ hiện hành

 Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp

Thời hạn nộp lưuThời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại

gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

 Thủ tục nộp lưu

Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan - Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản

Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác các văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

mà có liên quan đến hồ sơ cần lập

Việc thu thập văn bản vào hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, ngay sau khi giải quyết công việc phải tập hợp đưa vào hồ sơ, tránh tình trạng để lâu nên bỏ quyên hoặc làm mất mát, hư hỏng tài liệu bên cạnh đó, việc thu thập tài liệu thường xuyên giúp cán bộ sau khi hoàn thiện công việc không cần tiến hành sắp xếp lại trật tự và đảm bảo đúng trật tự , diễn biến giải quyết công việc

Sau khi công việc kết thúc, cần phải kiểm tra loại những bản nháp, tư liệu tham khảo, bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế Đồng thời, đối với những văn bản còn thiếu thì pải tìm kiếm để đưa vào hồ sơ

1.1.2.2 Hồ sơ nhân sự

a Khái niệm

Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Cán bộ, Công chức, hồ sơ sinh viên, học sinh…)

b Phương pháp lập hồ sơ nhân sự

Mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy trình thực hiện để thành lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự Mỗi cơ quan, tổ chức tùy vào tính chất công việc và lĩnh vực hoạt động sẽ có những yêu cầu riêng Tuy nhiên hồ sơ nhân sự sẽ có những điểm chung và phải tập hợp một số nhóm giấy tờ cơ bản như: Nhóm tài liệu liên quan tới tiểu sử cá nhân; Nhóm tài liệu liên quan tới trình độ và chuyên môn; Nhóm tài liệu về quá trình hoạt động, công tác…

1.1.2.3 Hồ sơ nguyên tắc

a Khái niệm

Là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp

vụ nhất định, dùng để tra cứu,làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày

b.Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc

Nghị định 527/TTg ngày 01/11/2957 của hội đồng Chính phủ quy định: “ Mỗi cán bộ văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm các bản sao: Luật, Sắc, Lệnh, Nghị định, thông tư quy định vấn đề mình phụ trách” Như vậy, đối với mỗi cán bộ làm công tác văn thư giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên Có như vậy, khi giải quyết công việc mới đầy đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, đúng chính sách đã ban hành

c Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc

 Bước 1: Xác định vấn đề cần lập hồ sơ

Nhiệm vụ của người lập hồ sơ là xác định rõ vấn đề nào cần lập, vấn đề nào là quan trọng và có ý nghĩa nhất định dùng để tra cứu và giải quyết công việc hằng ngày Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân để dự kiến việc lập

hồ sơ nguyên tắc

 Bước 2: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tùy theo từng mặt nghiệp

vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ

sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hằng ngày Số lượng văn bản

của hồ sơ nguyên tắc tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật Nhà nước ban hành về lĩnh vực cần lập hồ sơ

Việc thu thập các văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành thường xuyên và

từ nhiều nguồn như: Văn bản do các cơ quan gửi đến cơ quan mình, văn bản ở các cơ quan ban hành , văn bản được đăng trên báo tạp trí hồ sơ nguyên tắc phải được thường xuyên bổ sung, cập nhập những văn bản mới khi nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc thay đổi

 Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Đối với hồ sơ nguyên tắc thì có một cách sắp xếp văn bản, tài liệu theo thời gian Căn cứ vào ngày, tháng , năm ban hành văn bản để sắp xếp, văn bản có ngày, tháng, năm sớm thì xếp xuống dưới; văn bản nào có ngàytháng năm ban hanhg muộn thì xếp lên trên

1.1.3 Hồ sơ dự án

1.1.3.1.Khái niệm

Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án

1.1.3.2 Thành phần trong hồ sơ quản lý dự án

Thành phần trong hồ sơ quản lý dự án Chia thành các loại tài liệu khác nhau: Thư từ trao đổi với bên ngoài (thư đến, thư đi); Các ước lượng thời gian; Các biểu mẫu; Các bản ghi nhớ; Các biên bản các cuộc họp; Các thủ tục; Các báo cáo; Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn trong dự án; Các cập nhật lịch biểu; Bảng công việc; Các tài liệu khác có liên quan

1.1.3.3 Nhiệm vụ cán bộ lưu trữ trong công tác quản lý hồ sơ dự án

Nhiệm vụ cán bộ lưu trữ trong công tác quản lý hồ sơ dự án: Phân loại tài liệu; Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ; Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu

1.2 Công tác lập hồ sơ dự án

1.2.1 Khái niệm lập hồ sơ

Theo khoản 11, điều 2 Luật lưu trữ số 02/2011 – QH13: “ Lập hồ sơ dự án là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong qúa trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ dự án

Quản lý hồ sơ dự án được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí cơ quan, đơn vị

Quản lý hồ sơ dự án khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt

sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

1.2.3 Yêu cầu của việc lập hồ sơ dự án

1.2.3.1 Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra: Do cấp trên gửi xuống; Cấp dưới gửi lên; Ngang cấp gửi đến

Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: Để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; Có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo

Vì vậy, cần phải lựa chọn các loại hình tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ

1.2.3.2 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Mọi sự việc, mọi vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể

Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, từ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc về một con người

Ví dụ: Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, băng ghi

âm, ghi hình…

Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã có qua đào tạo, bồi dưỡng; những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu…

Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của hồ sơ Có như vậy mới giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc

Yêu cầu này không thể thực hiện được khi lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi văn bản Ví dụ như trong một tập “Thông báo” gồm có rất nhiều thông báo với nhiều nội dung khác nhau

1.2.3.3.Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Văn bản hình thành trong cơ quan có nhiều giá trị khác nhau, có loại có giá trị vĩnh viễn, có loại có giá trị có thời hạn (theo hạn định) nhưng cũng có loại khi giải quyết xong công việc thì cũng hết giá trị Cho nên khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại tài liệu có cùng giá trị Nếu đảm bảo yêu cầu này sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản

Trong lưu trữ người ta chia giá trị tài liệu thành hai loại: vĩnh viễn và có thời hạn

Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội có hồ sơ về tình hình thực hiện

kế hoạch nhà nước năm 2010 của thành phố được lập thành những hồ sơ sau:

Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch nhà

Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2010

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ thứ nhất cần bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ sau chỉ cần bảo quản trong một thời gian nhất định Những loại tài liệu trùng thừa thì chọn bản gốc, bản chính để lập hồ sơ, còn bản sao và những loại tài liệu không có giá trị khác thì giữ lại ở cơ quan một thời gian nhất định, sau đó tiến hành tiêu huỷ theo hướng dẫn của Nhà nước

Nếu tập hồ sơ dày quá 3 cm ( khoảng 200 tờ) thì cần phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị nhiều văn bản tài liệu có thể chia thành các tập như sau: Các văn bản tài liệu chính của hội nghị; Tham luận của đại biểu; Ảnh, băng ghi âm, ghi hình; Tài liệu phục vụ hội nghị…

1.2.3.4 Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản, nhất là đối với văn bản do cơ quan Đảng, Nhà nước, các

tổ chức chính trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu

và có thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định

Chẳng hạn, đối với các văn bản của các cơ quan Nhà nước ban hành phải có quốc hiệu tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu thiếu những yếu tố trên, nhất là thiếu yếu tố chữ ký và dấu của cơ quan, sẽ không thể dùng làm bằng chứng pháp lý và trở thành yếu tố sử liệu đáng tin cậy người nghiên cứu muốn sử dụng chúng phải dành công sức và thời gian nhất định để tiến hành thẩm định độ chính xác và tin cậy do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý khi thu thập lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

Cùng một văn bản có thể có ba bản khác nhau; bản thảo, bản chính và bản sao Trong trường hợp này thì nên lựa chọn bản chính để lập hồ sơ Vì bản chính và bản sao nói chung đều có giá trị pháp lý như nhau, nhưng dưới góc độ sử liệu học thì bản chính có độ chính xác cao hơn, còn bản thảo là văn bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản để tiến tới ban hành, còn thiếu nhiều yếu tố vầ thể thức nên không

có giá trị pháp lý Chỉ trong trường hợp bản thảo đó có có giá trị lịch sử như nội dung đặc biệt quan trọng, có bút tích của các nhà hoạt động chính trị, xã hội, văn hóa nổi tiếng thì mới đưa vào hồ sơ

1.2.3.5.Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ, chính xác

Khi lập hồ sơ cần làm tốt công tác biên mục bên trong và ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phẩn và nội dung của các văn bản trong hồ sơ để tra cứu được nhanh chóng và thuận tiện

Biên mục hồ sơ tuy không phải là công việc không quá khó khă, phức tạp nhưng thường tốn nhiều thời gian và công sức Bởi vậy, trong thực tế lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ ở các lưu trữ trong cơ quan, việc biên mục hồ sơ nhìn chung chưa được thực hiện một cách đầy đủ chính xác, thậm chí nhiều hồ sơ có giá trị không được biên mục bên trong, gây nhiều khó khăn cho việc nghiên cứu và sử dụng, bảo quản tài liệu và cho cán bộ lưu trữ khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu Do đó, yêu cầu đặt ra đối với hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong công tác lưu trữ là phải biên mục đầy đủ chính xác, trước hết đối với các hồ sơ có giá trị thực tế lâu dài

và giá trị lịch sử

1.2.3.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ, có rất nhiều cách lập nhưng đòi hỏi người cán bộ giải quyết công việc phải lập sao cho tiện trong việc tra tìm và sử dụng bởi mục đích cuối cùng của công tác lập hồ sơ và bảo quản ài liệu là phục vụ cho nhu vầu khai thác và sử dụng tài liệu Do đó, việc lập hồ sơ nói chung và công tác “ Phân định hồ sơ” phải đảm bảo tính khoa học , thống nhất thuận tiện cho việc khai thác tài liệu Khi phân định cần lựa chọn các đặc trưng phù hợp, chính xác để phân định khoa học hồ sơ, tài liệu

1.2.4 Cơ sở pháp lý

Để cho công tác lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án được thuận lợi các cơ quan dựa vào những cơ sở pháp lý sau để triển khai công tác lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/ 11/2014 của Quốc hội;Luật lưu trữ

số 01/2011/ QH13 ngày 11/ 11/ 2011của Quốc hội; Nghị định số 110/ 2004/NĐCP ngày 8/ 04/ 2004 của chính phủ về công tác văn thư;

1.2.5 Phương pháp lập hồ sơ

1.2.5.1 Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

a, khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ

 Khái niệm

 Tác dụng của Danh mục hồ sơ

Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

b Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan,

tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

c Nội dung lập Danh mục hồ sơ

 Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập

hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức

ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu

tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục

hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động

Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

 Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn

vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

 Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có)

 Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập; Số, ký hiệu của

hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01; Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01

1.2.5.2 Phương pháp lập hồ sơ không có Danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợicho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã khônglập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đãkhông được chú

ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giảiquyết xong

Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấnđề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiếnhành theo trình tự sau : Phân định hồ sơ; Sắp xếp văn bản trong hồ sơ; Đánh số tờ; Viết mục lục

a Phân định hồ sơ

Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản(những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phùhợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ

Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập.Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lậphồ sơ Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vàocác đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quangiao dịch, thời gian, địa dư Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu Sau đâylà cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ

 Đặc trưng vấn đề

Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làmcơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản Tất cả những văn bản có nội dung liên quanvới nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tậphợp thành một hồ sơ

Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứuvăn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽgiúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đềđược hoàn chỉnh

Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này làphải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý Nói chung, văn bản trong một hồsơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu làtuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên vănbản Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượngvăn bản hình thành Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phânthành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân địnhthành nhiều hồ sơ

Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sảnxuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa Đây là những nhiệmvụ cụ thể mà Ủy ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nóitrên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ Ngược lại, đối với những cơquan lớn, có

chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bảnphản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồsơ là một sự việc cụ thể

Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các vănbản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vận dụngcác đặc trưng khác

 Đặc trưng tên gọi

Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau,như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàngtháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng thì khó có thể phân định hồ

sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất.Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp nhữngvăn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau

Ví dụ: Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theo đặctrưng này,

mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dung đề cậpđến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụthể thì nên lập theo đặc trưng vấn đề

 Đặc trưng tác giảTác giả

là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản Vận dụng đặc trưng này taphải lấy tên

cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.Các văn bản, tài liệu trong hồ

sơ phải có cùng một tác giả với nhau (nhữngvăn bản đó có thể khác nhau về nội dung,

về thể loại)

Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2008, 2009

 Đặc trưng thời gian

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra văn bảnđể phân định hồ sơ Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù cho nội dung,tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành một hồ sơ,

Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng ban hành năm 2003 cóthể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:Nghị quyết, Chỉ thị của Thành ủy Đà Nẵng năm 2009

Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồsơ

đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến nhưng thường là đặc trưngphụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi

 Đặc trưng cơ quan giao dịch

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trìnhgiải quyết các công việc cụ thể có liên quan Nếu vấn dụng đặctrưng này thì văn bảntrao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù nội dung của chúng đề cậpđến các vấn đề khác nhau Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tratìm, nghiên cứu tài liệu Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp vớiđặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ

Ví dụ:Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm traođổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn đề đàotạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đềhợp đồng giáo viên Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ sơ theo đặc trưngcơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đông Á), thì sẽ khônghợp

lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng chính kết hợpvới đặc trưng cơ quan giao dịch

 Đặc trưng địa dư

Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùngtrong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thànhmột hồ sơ Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng phụ

Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông Cửu Long vềtình hình sản xuất nông nghiệp năm 2008.- Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm nghiệp cáctỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2009

Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địadư Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì mới chọnđặc trưng địa dư phân định hồ sơ.Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập

hồ sơ

Việc phânđịnh hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưnglập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu, được vận dụng nhiềunhất Còn các đặc trưng khác thường được vận dụng kết hợp

b Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiêncứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi Tuỳ theo nội dung và các đặc điểmkhác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:

 Sắp xếp theo trình tự thời gian

Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lêntrên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới.Cáchsắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thờigian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả

Lưu ý:- Đối với các loại kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu của kế hoạch.- Đối với các loại báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của báo cáo

 Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian

Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên, vănbản có

số lớn hơn sẽ được xếp dưới

Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồsơ lập theo đặc trưng tác giả

Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo trình tựthời gian ban hành

 Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giảiquyết công việc Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo trình tự sau:- Văn bản khởi đầu công việc,- Văn bản giải quyết công việc,- Văn bản bản kết thúc công việc

c Đánh số tờ

Theo quy định chung, mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số theo thứ tự

từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp và tra tìm văn bản được nhanh chóng

Vị trí đánh số là góc phải phía trên của tờ văn bản Đánh số bằng bút chì và khôngđánh vào những tờ giấy trắng

Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau đây:- Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số sót

Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào chứng từ kết thúc

Nếu một văn bản có khổ giấy lớn hơn khổ A4 thì khi đánh số tờ ta phải gấpvăn bản bằng khổ giấy A4 và đánh một số thứ tự

d Viết mục lục hồ sơ

Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ

Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thốngthành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ đểtra cứu được thuận lợi Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắpxếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được tốt

Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 2 hoặc trang 3 của bìa hồsơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ Thông thường, chỉnhững

hồ sơ có giá trị và những hồ sơ có từ ba văn bản trở lên thì mới cần lập mụclục này Mục lục văn bản trong hồ sơ có cấu tạo như sau

e Viết chứng từ kết thúc

Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phụcvụ cho việc bảo quản hồ sơ đó

Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm:số lượng tờ văn bản của hồ

sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bảncủa hồ sơ, ngày tháng năm lập

hồ sơ, người lập hồ sơ

f Viết bìa hồ sơ

Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.Viết bìa hồ sơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơ quan cũng nhưcủa lưu trữ cơ quan Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý và tratìm hồ sơ.Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây:Tên cơ quan; Tên đơn vị tổ chức; Tiêu đề hồ sơ; Thời gian bắt đầu và kết thúc; Số lượng tờ; Thời hạn bảo quản; Số lưu trữ

Thông số kích thước: 560mm x 330mm Khi viết bìa hồ sơ, không những phải thể hiện chính xác các thông tin trên bìahồ sơ nói mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, sáng sủa và làmnổi bật được những yếu tố thông tin chủ yếu

1.2.6 Nội dung của việc lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án

1.2.6.1 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ dự án

Sơ đồ 1.1 Quy trình lập hồ sơ dự án

( Nguồn Nghị định số 110/ 2004/ NĐ – CP của Chính phủ về Công tác văn thư)

Xây dựng danh mục hồ sơ

Xác định thành phần tài liệu chủ yếu của hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu

trữ

Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ Cán bộ nhân viên thực hiện lập hồ sơ