Ứng dụng microsoft excle trong công tác lập hồ sơ dự án và quản lý hồ sơ dự án tại công ty TNHH TMĐ hà nội

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp mình, cho phép em bày tỏ lịng biết ơn đến thầy giáo khoa Hệ thống thơng tin kinh tế tồn thể thầy cô giáo trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông – Đại học Thái Nguyên tận tình truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt trình học tập rèn luyện trường Với lòng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo Lê Quang Anh tận tình bảo, hướng dẫn em suốt q trình học tập hồn thành báo cáo Nhân dịp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo công ty TNHH - TMĐ, phịng, ban, đồn thể công ty, tạo điều kiện giúp em q trình tìm hiểu tài liệu để hồn thành báo cáo thực tế Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn gia đình, giáo chủ nhiệm bạn bè hết lịng động viên, khuyến khích em suốt trình học tập nghiên cứu Mặc dù có nhiều cố gắng để hồn thành báo cáo cách hoàn chỉnh thời gian lực kinh nghiệm nhiều hạn chế nên thực đề tài khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến chân thành từ q thầy bạn bè giúp để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC II DANH MỤC HÌNH ẢNH IV BẢNG CHỮ VIẾT TẮT v LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.2 Một số loại hồ sơ 1.1.3 Hồ sơ dự án 12 1.2 Công tác lập hồ sơ dự án 12 1.2.1 Khái niệm lập hồ sơ 12 1.2.2 Vai trò quản lý hồ sơ dự án 13 1.2.3 Yêu cầu việc lập hồ sơ dự án 13 1.2.4 Cơ sở pháp lý 16 1.2.5 Phương pháp lập hồ sơ 16 1.2.6 Nội dung việc lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án 24 1.2.7 Nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hồ sơ 27 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 29 2.1 Khái quát công ty 29 2.1.1 Tên Công ty 29 2.1.2 Ngành, nghề kinh doanh 29 2.1.3 Lĩnh vực hoạt động 29 2.1.4 Sơ đồ máy tổ chức công ty TNHH TMĐ 31 2.2 Cơ sở lý luận 34 2.3 Quy trình, nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 34 2.3.1 Quy trình nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 34 2.3.2 Mơ tả quy trình 35 ii 2.4 Trách nhiệm việc lập hồ sơ dự án giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan công ty TNHH TMĐ 36 2.4.1 Trách nhiệm người đứng đầu công ty 36 2.4.2 Trách nhiệm trưởng phòng hành 36 2.4.3 Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức 36 2.4.4 Trách nhiệm cá nhân quan tổ chức 37 2.4.5 Trách nhiệm văn thư quan 37 2.4.6 Trách nhiệm Văn thư quan 37 2.4.7 Trách nhiệm Lưu trữ có quan 37 2.5 Dánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 38 2.5.1 Số lượng hồ sơ dự án hàng năm công ty TNHH TMĐ 38 2.5.2 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 39 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCLE TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 40 3.1 Mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ công ty TNHH TMĐ 40 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft excel 41 3.3 Chương trình ứng dụngExcle quản lý hồ sơ dự án 48 3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ Hà Nội 50 3.4.1 Cơ sở vật chất 50 3.4.2 Con người 51 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 iii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1: Các thành phần Workbook 42 Hình 3.2:Cửa sổ làm việc Excel 43 Hình 3.3: Các lệnh thực đơn File 45 Hình 3.4: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 46 Hình 3.5: Thanh công cụ Ribbon 46 Hình 3.6: Thực đơn ngữ cảnh 47 Hình 3.7 Mở File Excle tổng hợp hồ sơ 48 Hình 3.8 Trang chủ chương trình quản lý hồ sơ dự án 49 Hình 3.9: Vào sheet “dữ liệu” để điền thơng tin công 49 Hình 3.10 Danh mục Biểu mẫu 50 iv BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải thích LT Lưu trữ TNHH Trách nhiệm hữu hạn CBCC Cán công chức v LỜI NÓI ĐẦU  Lý chọn đề tài Đối với hoạt động tổ chức cơng tác hành văn phịng ln có vai trog quan trọng việc thực mục tiêu, đặc biệt công tác quản lý Cùng với xu hội nhập mở cửa Việt Nam, doang nghiệp hình thành ngày nhiều đặt yêu cầu cần thiết hành văn phịng, hoạt động quản lý doanh nghiệp Hồ sơ với vai trò phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực mục tiêu quản lý, nâng cao suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Việt Nam Hồ sơ công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lưc quan, tổ chức cá nhân Góp phần giữu gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật có liê quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Nắm vai trò quan trọng hồ sơ Chính phủ ban hành nghị định 110/2004/NĐ - CP phủ cơng tác văn thư quy định: trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, tiền đề công tác lưu trữ Ở quan, tổ cức việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ dần đẩy mạnh Tuy nhiên khơng phải quan, tổ chức có đủ điều kiện vật chất kỹ thuật để ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý hồ sơ Ở công ty TNHH TMĐ Hà Nội điển hình Các khâu trình quản lý hồ sơ cịn thủ cơng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cịn điều mẻ Vì vai trị hướng dẫn thầy em chọn đề tài “ Ứng dụng Microsoft Excle công tác lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án cơng ty TNHH TMĐ Hà Nội ”  Mục đích nghiên cứu  Nắm rõ quy trình lập hồ sơ dự án;  Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ;  Giúp công ty giảm cơng sức, chi phí thời gian, giảm bớt trình tự, thủ tục công tác quản lý hồ sơ dự án  Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp nghiên cứu tài liệu;  Phương pháp khảo sát thực tế;  Phương pháp phân tích tổng hợp  Đối tượng nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập chung nghiên cứu quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ dự án  Thời gian thực  2014- 2016  Kết cấu đề tài  Chương 1: Tổng quan công tác lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án;  Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công ty TNHH TMĐ;  Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác qản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ  Phạm vi nghiên cứu Công ty TNHH TMĐ Hà Nội, địa chỉ: Trụ sở: Số 81 - Khương Thượng Trung Liệt - Đống Đa - Hà Nội CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm hồ sơ Theo khoản 10, Điều Luật lưu trữ số 01/20-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011nêu khái niệm hồ sơ sau: “Hồ sơ tập tập tài liệu có liên quan với số vấn đề, đối tượng cụ có đặc điểm chung hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” 1.1.2 Một số loại hồ sơ Trong trình hoạt động quan, tổ chức, văn sử dụng làm phương tiện để truyền đạt định quản lý Do việc quản lý văn lập hồ sơ hồ sơ hành làm minh chứng cho trình thực chức năng, nhiệm vụ yêu cầu mang tính tất yếu nhiên, văn tài liệu có nội dung hình thức thể phong phú, đa dạng hình thành từ nhiều thời điểm khác nên hồ sơ lập có nhiều loại khác Về bản, trình hoạt động quan, tổ chức quan, tổ chức hay doanh nghiệp hình thành số nhóm hồ sơ sau: 1.1.2.1 Hồ sơ công việc a Khái niệm hồ sơ công việc Hồ sơ công việc hồ sơ mà văn có liên quan với vấn đề, việc phản ánh trình tự giải công việc b phương pháp lập hồ sơ công việc  Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ lên Khi mở hồ sơ có hai trường hợp Đối với quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề vào bìa Trường hợp quan chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ  Bước 2: thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Đây khâu quan trọng việc lập hồ sơ cơng việc chất lượng hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay khơng có giá trị phụ thuộc vào thập văn có đầy đủ có xác hay khơng Ví dụ: Người phụ trách cơng tác đào tạo quan quan tổ chức lớp bồi dưỡng phải thu thập tất văn bản, tài liệu lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ như: Văn xin ý kiến mở lớp, văn (hoặc ý kiến) đồng ý người có thẩm quyền; cơng văn triệu tập học viên; văn cử học viên đơn vị; cơng văn mời báo cáo viên; chương trình lớp; khai mạc, phát biểu đạo, tài liệu bồi dưỡng, hình ảnh… - Người phụ trách cơng tác văn phịng tổ chức Hội nghị phải thu thập tất văn bản, tài liệu Hội nghị để lập hồ sơ; năm quan tổ chức hội nghị có nhiêu hồ sơ… Ngồi thu thập tài liệu tốt cịn tiền đề cho việc triển khai khâu nghiệp vụ như: Sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết giấy chứng từ kết thúc  Sắp xếp văn Để cố định trật tự văn bản, tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng Tùy theo hồ sơ mà có cách xếp cho phù hợp như: Sắp xếp theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Là văn bản, tài liệu có ngày tháng năm sớm xếp lên trước; văn có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà vấn đề, vụ, việc đơn vị bảo quản áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc; Sắp xếp theo số văn bản: Căn vào số thứ tự văn để xếp văn Văn có số nhỏ xếp trước (để lên trên), văn có số lớn xếp sau (để số nhỏ) Cách xếp thường áp dụng tập lưu văn văn thư - Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn bản: Nếu loại văn có số lượng phải ghép nhiều thể loại văn quan ban hành thành hồ sơ Trong hồ sơ văn xếp theo mức độ quan trọng thể loại văn (ví dụ: thể loại nghị xếp trên, thị xếp dưới) Trong loại văn tiếp tục xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng Sắp xếp theo q trình giải cơng việc: Đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc, giải vấn đề Những văn đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề Cách xếp áp dụng với đa số hồ sơ công việc hồ sơ tra, hồ sơ hội nghị, hội thảo Một số điểm cần lưu ý xếp văn tài liệu có hồ sơ: Trường hợp cơng việc cơng việc có nhiều cơng việc nhỏ có nội dung tương tự nhau, cơng việc nhỏ có văn phát sinh, kết thức (nhiều văn bản) cơng việc nhỏ xem tờ tài liệu công việc nhỏ kết thúc sớm để lên trước, cơng việc nhỏ kết thúc sau để xếp sau Ví dụ 1: Hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013: Trong hồ sơ có 20 định nâng bậc lương (mỗi định nâng bậc lương có văn kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên họp Hội đồng lương) định nâng bậc lương tính cơng việc nhỏ, xem tờ tài liệu định nâng bậc lương có trước xếp lên trên, định có sau để xuống Cách xếp áp dụng với hồ sơ như: Cấp giấy phép đăng ký kinh doah, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy khai sinh, định tuyển dụng công chức v.v… Ví dụ Đối với số hồ sơ hồ sơ thành lập tổ chức máy, tùy theo việc phân chia hồ sơ mà có cách xếp cho phù hợp như: Trong năm thành lập 03 đơn vị, đơn vị xem hồ sơ (chia thành 03 đơn vị bảo quản) xếp văn đề nghị đơn vị lên trước, văn thẩm định để xuống cuối văn cho phép/không cho phép định thành lập đơn vị quan có thẩm quyền Trong năm thành lập 03 đơn vị, 03 đơn vị xếp chung hồ sơ xếp hồ sơ nâng bậc lương (Quyết định thành lập đơn vị có trước để lên kèm theo văn có liên quan đến việc thành lập đơn vị này, định thành lập đơn vị có sau để xuống kèm theo văn có liên quan đến việc thành lập đơn vị thứ này) Các kế hoạch, báo cáo cơng tác xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoạch báo cáo đề cập Ví dụ: Kế hoạch cơng tác năm 2014 ban hành vào cuối năm 2013 phải xếp vào năm 2014; Báo cáo công tác năm 2013 ban hành vào đầu năm 2014 phải xếp vào hồ sơ năm 2013 - Các kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu kế hoạch; báo cáo nhiều năm xếp vào năm cuối báo cáo Bảng 2.1 Số lượng hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ Stt Năm Số lượng( Hồ sơ) 2014 130 2015 157 2016 200 (Nguồn phịng hành tổng hợp) 2.5.2 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 2.5.2.1 Ưu điểm Công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ đạt yêu cầu việc quản lý văn : thống nhất, xác, nhanh chóng kịp thời; an tồn Cơng tác quản lý hồ sơ dự án cơng ty TNHH TMĐ góp phần thúc đẩy cho lĩnh vực xã đạt nhiều thành CBCC Cơng ty TNHH TMĐnói chung cán văn thư, lưu trữ nói riêng lịng cơng ty lợi ích tồn dân, CBCC cố gắng nâng cao chất lượng công tác 2.5.2.2 Nhược điểm Công tác quản hồ sơ dự án cơng ty TNHH TMĐ xã cịn mang tính thủ công,chưa áp dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ dự án.J Ngoài số cán văn thư xã có trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn non kém, chất lượng làm việc chưa đáp ứng nhu cầu tại, ý thức trách nhiệm công việc chưa cao 39 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCLE TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 3.1 Mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ công ty TNHH TMĐ Công cách mạng khoa học – công nghệ đưa loài người bước vào kỷ nguyên công nghệ thông tin Ở nước ta, thập kỷ 90 kỷ trước năm gần đâ, nhằm đáp ứng nhu cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng nghệ thơng tin áp dụng ngày nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt lĩnh vực khoa học – công nghệ, kinh tế quản lý nhà nướ Đảng Nhà nước ta đề nhiều chủ trươn, biện pháp vấn đề này, thể văn Chỉ thị số 58 / TC – TW ngày 17/ 10 /2010 cảu Bộ Chính trị Ban chấp hành trung ương Đảng khóa VIII đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thơng tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa; Quyết định số 81/ 2001/QGG- TTg ngyaf 24/05/2001 thủ tướng phủ việc phê duyệt chương rình hành động triển khai Chỉ thị số 58 / TC – TW; Quyết định số 112/ 2011/QĐ / TTg ngày 27/5/2001 Thủ Tướng phủ phê duyệt đề án Tin học hóa quản lý hành Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005; Luật giao dịch điện tử; Luật công nghệ thông tin, Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan Cho nên công tác văn thư gắn với công nghệ thông tin, thông tin văn đối tượng mà người làm cơng tác cơng văn, giấy tờ phải xử lý Chính việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác u cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho phép thay lao động thủ công tự động hóa nửa tự động hóa nhiều khâu công tác văn thư sọa thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm cung cấp thơng tin văn Do đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ xác, nhanh chóng kịp thời hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo quan việc định điều hành công tác; cho cán công chức nghiên cứu, giải công việc thuộc chức trách Nhờ hiệu hoạt động quản lý quan nâng cao; điều kiện lao động cán bộ, viên chức làm công tác công tá, giâ công văn, giấy tờ cải thiện; giúp 40 họ nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tá; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cán bộ, viên chức quan tổ chức 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft excel 3.2.1 Giới thiệu Microsoft excel 3.2.1.1.Khái niệm Đó phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:  Tính tốn đại số, phân tích liệu  Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách  Vẽ đồ thị sơ đồ  Truy cập nguồn liệu khác  Tự động hóa cơng việc macro  Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Đó phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:  Một số khái niệm  Workbook: Trong Excel, workbook tệp tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tệp tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính  Worksheet: Là nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng, (đối với phiên cũ từ 2003 trước 256 cột 65536 dòng)  Chart sheet: Là sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị 41  Sheet tabs: Tên sheet thể ngăn (tab) đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp vào tên sheet cần đến sheet tab Hình 3.1: Các thành phần Workbook Excel 2010 dùng định dạng tệp tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” 3.2.1.2 Khởi động thoát khỏi Excle a Mở Excel Cách 1: B1 Từ hình (cửa sổ) Window nhấp chuột nút Start gốc bên bên tay trái B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, chọn Microsoft Office B3 Nhấp chuột vào biểu tượng Cách 2: Từ hình Destop kích đúp chuột vào biểu tượng Excel b Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác: B1: Nhấp chuột chuột vào nút bên tay phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Start c Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel Start bên phía hình 42 d Thốt khỏi Excel Thao tác: C1: Nhấp chuột vào nút hàng cùng, góc bên tay phải C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 3.2.1.3 Màn hình Excel Thanh tiêu đề Thực đơn Menu bar Thanh công thức Thanh công cụ (Vùng làm việc) D10 VD: địa Thanh trạng thái Thanh Cuộn Thanh địa Hình 3.2:Cửa sổ làm việc Excel Ngoài tiêu đề, menu, cơng cụ, trạng thái bố trí hồn tồn giống Microsoft Word Cịn có số thành phần khác như: Thanh công thức (Formular Bar) hiển thị nội dung liệu ô hành Thanh điạ bảng tính (Sheet) Muốn mở bảng tính hình ta phải kích chuột vào tên bảng tính Vùng làm việc Excel dùng để thiết lập bảng tính Thực chất tập hợp hình chữ nhật (gọi Cell) nằm xếp cạnh nhau, có địa riêng điểm giao địa cột địa dòng 43 Khi lưu trữ cần đặt tên cho WorkBook, Excel tự động gán phần mở rộng WorkBook XLS lưu trữ Excel lưu trữ tồn bảng tính WorkBook Trên vùng làm việc Excel có hình chữ nhật di chuyển (dùng phím TAB phím mũi tên Enter kích chuột nơi khác, …), hình chữ nhật đâu gọi hành Mặc dù Excel khơng phải trình xử lý văn bản, Excel lại làm việc trang bảng tính trình xử lý văn Có thể sử dụng phím Backspace Delete để hiệu chỉnh nội dung ô Để chấp nhận giá trị, nhấn phím Enter hay Tab Nếu có độ rộng nhỏ nội dung, nội dung hiển thị tràn qua ô bên phải bên phải rỗng Cịn có nội dung, phần dư bị khuất Excel trình xử lý văn dành cho số Chỉ cần gõ số vào ơ, sau Excel thao tác với số theo cách yêu cầu Theo ngầm định, số canh phải, giúp cho số lẻ dấu ngăn cách số lẻ thẳng hàng Để nhập số vào ô, trước hết phải chọn ô Nhập vào số cho ô (chẳng hạn 567) nhấn Enter Giá trị gõ vào hiển thị ô, ô chọn Nhập vào số 567000000000 vào ô nhấn Enter Mặc dù cơng thức số hiển thị đầy đủ, ô lại hiển thị dạng số khoa học Chúng ta nhắp lên để xem cho rõ 44  Thực đơn File: Chứa lệnh hay sử dụng tạo lập tập tin, lưu tập tin,… danh mục tập tin mở trước Hình 3.3: Các lệnh thực đơn File  Ta cho hiển thị lệnh truy cập nhanh gồm lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh tích lên lệnh truy cập nhanh 45 vào lệnh cần cho Hình 3.4: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh  Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thự đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Hình 3.5: Thanh cơng cụ Ribbon Các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View - Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng,… - Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,… - Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel - Data: Các nút lệnh thao tác với liệu ngồi Excel, danh sách, phân tích liệu,… - Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính 46 - View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình,… - Sử dụng thực đơn ngữ cảnh Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ,…) nhấp chuột phải lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng Hình 3.6: Thực đơn ngữ cảnh 3.2.1.4.Thêm, bớt, mở rộng hàng, cột, xác định ô bảng tính a Chỉnh độ rộng hàng, cột Khái niệm: Excel bảng tính với cột đánh số chữ A,B,C,D, hàng đánh số 1,2,3,4,…Như với vị trí cột cho trước vị trí hàng cho trước ta xác định xác bảng tính Excel Thao tác: Để mở rộng hàng hay cột, ta thực hiện: B1: Đưa chuột đến vị trí vạch đen vách ngăn hai cột hay hàng B2: Nhấp giữ chuột (không thả chuột ra) B3: Dịch chuyển chuột sang phải để mở rộng hoặt sang trái để để thu nhỏ cột B4: Thả chuột b Thêm bớt số hàng, số cột Thao tác: VD1: Thêm cột D’ trước cột D B1: Đưa chuột lên ô có chữ D (nằm chỉnh độ rộng cột) 47 B2: Nhấp chuột phải vào cột D (nhớ nhấp chuột trúng có chữ D), bảng B3: Nhấp chuột vào chữ Insert VD2: Trong trường hợp muốn thêm nhiều cột trước cột D thì: B1: Đưa chuột vào có chữ D B2: Nhấp giữ chuột, kéo sang ngang B3: Nhấp chuột phải B4: Nhấp vào chữ Insert Lưu ý: Trong trường hợp ta muốn xóa cột thao tác hoàn toàn tương tự cho bước bước 2, nhiên bước thay nhấp chuột vào chữ “Insert” ta nhấp chuột vào chữ “Delete” 3.3 Chương trình ứng dụngExcle quản lý hồ sơ dự án 3.3.1 Mục đích phần mềm Biên soạn hồ sơ biểu mẫu áp dụng q trình thi cơng; Tổng hợp quản lý hồ sơ hồn thành cơng trình 3.3.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm  Bước 1: Mở File Excle tổng hợp hồ sơ Hình 3.7 Mở File Excle tổng hợp hồ sơ 48 Hình 3.8 Trang chủ chương trình quản lý hồ sơ dự án  Bước 2: Vào sheet “dữ liệu” để điền thông tin công trình Hình 3.9: Vào sheet “dữ liệu” để điền thông tin công 49  Bước 3: Vào sheet “Danh mục Biểu mẫu” để tạo hồ sơ biểu mẫu chỉnh sửa Hình 3.10 Danh mục Biểu mẫu 3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ Hà Nội 3.4.1 Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất doanh nghiệp yếu tố thiếu hoạt động quản lý hồ sơ nói chung hồ sơ dự án nói riêng doanh nghiệp, tảng cho trình văn thư lưu trữ doanh doanh nghiệp Cơ sở vật chất giúp cho công tác Văn thư, Lưu trữ công ty trở nên dễ dàng hơn, số sở vật chất như: Kho lưu trữ: Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, hạn chế mức tối thiểu yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ; Các thiết bị phục vụ cho việc tu bổ, phục chế tài liệu như: máy chụp ảnh tài liệu, máy khử axits phương pháp khô, máy leafcating,máy ép thủy lực, máy hàn siêu âm, máy chụp microfilm, máy đọc microfilm, máy scanner 50 3.4.2 Con người 3.4.2.1 Người Lãnh đạo Người lãnh đạo người đứng đầu quan người định quản lý nói chung định việc lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án lưu Trữ hành (lưu trữ quan ) người lãnh đạo cần đưa quy định lập hồ sơ quản lý hồ sơ để đảm bảo cho công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ diễn xác nhanh chóng 3.4.2.2 Cán văn thư Cán văn thư người trực tiếp thực công tác lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án Vì tơi xin đề nghị quý công ty cần tuyển chọn nhân viên có lực chun mơn để thực hiên công tác lập hồ sơ dự án quản lý hồ sơ dự án 51 KẾT LUẬN Tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ quan tâm, việc quản hồ sơ dự án nhận định khâu then chốt khâu điều hành hoạt động công ty Việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ dự án đem lại phát triển, giảm bớt thủ tục rườm rà, chồng chéo lên nhau, tránh trường hợp thiếu bì khơng ngun vẹn giấy tờ văn đến, tránh tình trạng sai sót công tác quản lý hồ sơ dự án Tuy nhiên bên cạnh kết đạt việc cải tiến trấn chỉnh để phù hợp cần đẩy mạnh Hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ dự án nói chung góp phần tạo nên hồn thiện tron Dựa vào kết khảo sát phân tích, báo cáo đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ Hy vọng đề xuất giúp ban lãnh đạo nâng cao chất lượng cuả công tác quản lý văn đến 52 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/ 11/2014 Quốc hội; [2] Luật lưu trữ số 01/2011/ QH13 ngày 11/ 11/ 2011của Quốc hội; [3] Nghị định số 110/ 2004/NĐCP ngày 8/ 04/ 2004 phủ cơng tác văn thư; [4]Quyết định số 09/2007/ QĐ – TNHH TMĐ ngày 04/ 05/ 2007 Hội đồng thành viên việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ công việc 53 ... 37 2.5 Dánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 38 2.5.1 Số lượng hồ sơ dự án hàng năm công ty TNHH TMĐ 38 2.5.2 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 39... ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCLE TRONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH TMĐ 40 3.1 Mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ công. .. người ? ?ứng đầu quan, tổ chức 2.5 Dánh giá công tác quản lý hồ sơ dự án công ty TNHH TMĐ 2.5.1 Số lượng hồ sơ dự án hàng năm công ty TNHH TMĐ Sau gần 10 năm thành lập, đến Công ty TNHH TMĐ vươn