Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê

Công tác văn phòng có vai trò hết sức quan trọng, đóng vai trò là then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong thời đại thông tin như hiện nay. Tuy nhiên, còn nhiều cơ quan, tổ chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động của văn phòng, đồng thời rất cần thiết để nhà quản trị văn phòng hình thành một bộ máy làm việc được vận hành thông suốt, hiệu quả. Em đã liên hệ một buổi khảo sát thực tế công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, từ đó có nhận định sơ bộ về hiệu quả của hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS Lâm Thu Hằng Mã phách: …………… QUẢNG NAM - 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN Ngày sinh: 08/7/1996 Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046 Lớp: 1405QTVD Khoa: Quản trị văn phòng Tên Tiểu luận: Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Giảng viên phụ trách: ThS Lâm Thu Hằng Sinh viên Lê Bảo Trân Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè đặc biệt Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn, động viên giúp đỡ em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận riêng em, số liệu nội dung trung thực, khách quan, không chép người khác Em xin chịu trách nhiệm tiểu luận Người cam đoan Lê Bảo Trân Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ/ Cụm từ viết tắt Ký tự viết tắt Ủy ban nhân dân UBND Hội đồng nhân dân HĐND Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng MỤC LỤC Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác văn phịng có vai trị quan trọng, đóng vai trị then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động quan, tổ chức, đặc biệt thời đại thông tin Tuy nhiên, nhiều quan, tổ chức chưa hiểu sâu khai thác hết chức năng, nhiệm vụ văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt hiệu cao hoạt động quan, tổ chức Công tác hoạch định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động văn phòng, đồng thời cần thiết để nhà quản trị văn phịng hình thành máy làm việc vận hành thông suốt, hiệu Em liên hệ buổi khảo sát thực tế cơng tác văn phịng Văn phịng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng, từ có nhận định sơ hiệu hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Vì vậy, em xin trình bày bàu tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài sinh viên nghiên cứu cơng tác văn phịng UBND quận Thanh Khê Tuy nhiên chưa có đề tài đề cập đến công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Trong đề tài này, em sâu tìm hiểu hoạch định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nắm chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND cấp quận, cụ thể UBND quận Thanh Khê Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động văn phòng UBND quận nhằm nghiên cứu cơng tác văn phịng, hoạch định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng; tăng cường hồn thiện cơng tác văn phịng UNBD quận, nâng cao hiệu quản lý; làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên cứu học phần chuyên ngành sau Đánh giá trung thực, khách quan ưu nhược điểm thực trạng tổ chức quản lý, đạo, điều hành cơng tác văn phịng, từ đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Văn phòng UBND quận Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở phương pháp luận: Căn vào văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND cấp quận; tài liệu liên quan tình hình thực tiễn quan Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát Phương pháp mô tả Phương pháp phân tích – tổng hợp Phương pháp điều tra – khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài thể mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu cán bộ, công chức làm công tác văn phòng UBND cấp quận (huyện) sinh viên chun ngành quản trị văn phịng khóa Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phịngThS Lâm Thu Hằng CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CVP THAM MƯU - TỔNG HỢP Tổ Tiếp nhận trả kết Tổ Tổng hợp PHÓ CVP QUẢN TRỊ - TỔ CH Tổ Văn thư – Tổ Tiếp công Tổ Quản trị, Kế Lưu trữ dân toán - Tài vụ 2.3.3 Sơ đồ cấu tổ chức Trang Tổ Bảo v vụ Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm - Văn phòng UBND quận Thanh Khê nhiều năm liền hồn thành tốt vai trị quan tham mưu – tổng hợp, máy giúp việc UBND quận lãnh đạo UBND quận việc quản lý, đạo, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh địa bàn - Văn phòng tham mưu tổ chức nhiều Hội nghị, họp chuyên đề để đạo, điều hành giải nội dung vướng mắc, vấn đề phức tạp lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng, giải khiếu nại, tố cáo, - Luôn chủ động xếp lịch làm việc lãnh đạo UBND quận với ngành, đơn vị, UBND phường khẩn trương thông báo ý kiến đạo lãnh đạo UBND quận để cấp, ngành nhân dân biết, thực - Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng ngày nâng cao chất lượng, khẳng định tính hiệu quả, giúp lãnh đạo đưa định đắn - Công tác theo theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực văn bản, ý kiến đạo tiến hành thường xuyên, đảm bảo công việc giải kịp thời, tiến độ - Văn phịng tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đẩy mạnh tin học hóa cơng tác văn phịng, triển khai cài đặt phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành, quy trình đại, chuyên nghiệp, hướng tới xây dựng quyền điện tử - Cơng tác hành chính, phục vụ có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời hoạt động lãnh đạo UBND quận hoạt động thường xun quan Văn phịng - Cơng tác hậu cần, nội vụ, lễ tân ngày trọng, bảo đảm chu đáo, nhiệt tình chất lượng phục vụ ngày tốt để lại ấn tượng tình cảm tốt đẹp với cán bộ, nhân dân khách quốc tế Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng - Văn phịng xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có phẩm chất trị vũng vàng, có lực chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc, ln trung thực, trách nhiệm, đồn kết, phấn đấu công việc 3.1.2 Hạn chế - Việc xếp cấu tổ chức nhân chưa hợp lý để đáp ứng khối lượng lớn công việc, dễ dẫn đến tình trạng q tải, cơng việc khơng giải kịp thời - Việc kiểm tra, rà soát hạn chế, bất cập việc thực nhiệm vụ, quyền hạn chưa thực thường xuyên nên xảy tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ Đội ngũ nhân có lực, kinh nghiệm lâu năm, phải kiêm nhiệm nhiều vai trò, khiến công việc chồng chất, giải chưa ổn thỏa, hiệu công việc chưa cao - Việc quản lý cán bộ, công chức chưa rõ ràng, số vị trí người kiêm nhiệm khơng chun mơn nghiệp vụ Đơi cán cơng chức cịn lơ việc việc, muộn sớm, ngôn ngữ giao tiếp công sở chưa phù hợp, … xử lý vi phạm phần nhiều nể nên việc tác động thay đổi chưa cao - Cơ sở vật chất cũ kỹ, không đáp ứng đáp ứng không cao yêu cầu giải công việc - Gần nửa số nhân Văn phòng lớn tuổi nên khả ứng dụng công nghệ thơng tin cịn hạn chế, ứng dụng cơng nghệ xuất lỗi kỹ thuật chưa biết cách xử lý 3.1.3 Nguyên nhân - Sự phát triển kinh tế xã hội đòi hỏi thay đổi, đổi công tác hoạch định Tuy nhiên công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức chưa quan tâm, đầu tư mức, phân công công việc chưa rõ ràng - Nguồn nhân lực Văn phịng chưa đáp ứng hết cơng việc đáp ứng thường chậm trễ so với tiến độ người phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng - Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức cịn gặp khó khăn, việc quy hoạch, luân chuyển, quản lý, đánh giá thực sách cán cịn số hạn chế - Trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu ngày cao cơng việc UBND quận Thanh Khê có nhiều phòng ban, việc mua sắm trang thiết bị tiêu tốn nhiều kinh phí nên chưa thể đầu tư sở vật chất trang thiết bị cho Văn phòng 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Đối với công tác tham mưu – tổng hợp Người làm cơng tác văn phịng cần tích cực nghiên cứu tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; văn luật, không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, sách, quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp lãnh đạo UBND thực nhiệm vụ Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; tích cực phối hợp với sở ngành tỉnh phịng ban chun mơn UBND quận công tác tham mưu tổng hợp nhằm giải tốt vấn đề có liên quan Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Nhất công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành chính, thực tốt chế độ công chức, công vụ Nghiêm túc thực chế độ thơng tin báo cáo cách nhanh chóng, đầy đủ xác Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng Xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn số lượng theo quy định theo hướng đại hóa chun mơn hóa Rà sốt tính tốn việc ln chuyển cán chun viên tham mưu mảng phụ trách Văn phòng đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao 3.2.2 Đối với công tác quản trị - hành Hồn thiện mơ hình tổ chức Văn phịng UBND quận, cơng tác Văn phịng UBND quận giữ vị trí, vai trị quan trọng Nếu Văn phịng làm việc theo quy chế, có nếp, nhân viên Văn phịng có trình độ, lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo cơng việc quan chạy đều, lãnh đạo, điều hành thơng suốt, có hiệu Do đó, Văn phịng phải tổ chức cách khoa học, cơng chức Văn phịng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có nhiệt tình, trách nhiệm cao… Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, cịn có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác nước áp dụng hiệu cơng tác văn phịng cần đầu tư nghiên cứu, vận dụng hoạt động UBND quận Bên cạnh việc quản lý theo quy trình, quản lý phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành”, thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng công việc sống, lắng nghe kịp thời đề giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên, … Để quản trị văn phòng hiệu cần phải xây dựng “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn công việc” cho tất vị trí lao động văn phòng Đây biện pháp định tới hiệu quản trị hành văn phịng Chỉ có mơ tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ mối quan hệ tiến hành công việc; quy định cụ thể yêu cầu chất lượng cơng việc đảm bảo kết cơng việc đó, đồng thời với yêu Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng cầu cụ thể tiêu chuẩn chức danh cơng việc lựa chọn người thích hợp cho cơng việc Để đảm bảo việc quản lý điều hành văn phòng hiệu quả, cần xây dựng Quy chế làm việc riêng văn phịng Đây coi quy tắc cơng tác quản lý điều hành văn phòng mà tất nhân làm việc văn phòng phải tuân theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu Tất nghiệp vụ hành văn phịng cần xây dựng thành quy trình xử lý để giúp cho việc giải cơng việc nhân viên văn phịng dễ dàng, đồng thời tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên hay cá nhân, tổ chức bên có liên hệ giải cơng việc thuận lợi 3.2.3 Đối với công tác thực chức hậu cần Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phịng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thông tin nội Văn phòng với phòng, ban…, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thông tin nhanh chóng kịp thời Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ làm việc cán bộ, công chức quan Tham mưu đề xuất tổ chức thực biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí quan 3.2.4 Giải pháp nhân Nâng cao chất lượng nguồn nhân Đây xem giải pháp ưu tiên yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Ngoài việc bảo đảm số biên chế giao, yêu cầu tuyển dụng người có lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng Bởi vì, nhiệm vụ địi hỏi chun viên Văn phịng UBND quận phải người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm có tư tổng hợp Do cơng tác Văn phịng UBND quận ln gắn liền với hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo, chun viên Văn phịng phải ln nhận thức vị trí, vai trị để tự nâng cao lĩnh trị, trình độ chun mơn nghiệp vụ Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Yêu cầu liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác Văn phịng, yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phịng Phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn công chức cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo tính chun nghiệp hoạt động Văn phòng Nắm vững áp dụng thực tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO để nâng cao chất lượng phục vụ Văn phịng Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng KẾT LUẬN Cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ trước hết phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ cho việc định quản lý điều hành lãnh đạo, đồng thời đơn vị đảm bảo cho hoạt động quan xuyên suốt Việc thực tốt công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức giảm chồng chéo hoạt động lãng phí; tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng gây lãng phí tài nguyên; không tiền đề cho vận hành tốt văn phòng mà quan, tổ chức Do hạn chế thời gian khả hạn hẹp nên tiểu luận em khơng tránh khỏi sai sót, mong q thầy nhận xét đóng góp ý kiến để em hồn thiện tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn./ Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phòngThS Lâm Thu Hằng TÀI LIỆU THAM KHẢO https://thanhkhe.danang.gov.vn https://thuvienphapluat.vn PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, 2005 Quản trị văn phòng Hà Nội: Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Trần Anh Tài, 2013 Quản trị học Hà Nội: Nhà xuất quốc gia Hà Nội Trang Kỹ hoạch định quản trị văn phịngThS Lâm Thu Hằng PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Điểm, Chữ ký (Ghi rõ họ Điểm thống thi tên) cán chấm thi Cán chấm Cán chấm Bằng số Bằng chữ thi số thi số Chữ ký xác nhận cán nhận thi Trang ... 1405QTVD Khoa: Quản trị văn phòng Tên Tiểu luận: Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Giảng viên... thực tế cơng tác văn phịng Văn phịng Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng, từ có nhận định sơ hiệu hoạt động văn phòng. .. định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Như vây, hiểu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng trình ấn định mục tiêu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ