MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 1 5. Nội dung nghiên cứu 2 6. Kết cấu đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 3 1.1. Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3 1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 3 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 5 1.3.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty 5 1.4 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự của công ty 6 1.5 Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự của công ty 6 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 10 2.1 Khái quát về cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 10 2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng hành chính nhân sự 10 2.2.1 Chức năng 10 2.2.2 Nhiệm vụ 10 2.2.3 Quyền hạn 12 2.3 Chức năng nhiệm vụ của phó Phòng hành chính 13 2.4 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân 13 2.5 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tạp vụ 16 2.6 Chức năng nhiệm vụ của nhân viên lái xe 16 2.7 Chức năng nhiệm vụ của phó phòng nhân sự 17 2.8 Chức năng, nhiệm vụ chuyên viên về lương, bảo hiểm 18 2.9 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên chính sách và ISO 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 20 3.1. Ưu điểm 20 3.2. Nhược điểm 21 3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự trong công ty 22 KẾT LUẬN 26
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức phòng hành tổ chức Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng ” cơng trình em tìm hiểu nghiên cứu soạn thảo Em khơng chép từ viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có sai phạm em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ThS Lâm Thu Hằng - giảng viên học phần môn Kỹ tổ chức kiểm tra dạy giúp em hồn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng tạo điều kiện cho em tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát em nhận giúp đỡ Cơng ty đóng góp ý kiến, giúp em có thêm kiến thức để hồn chỉnh nội dung hình thức Tuy nhiên, trình độ nhiều hạn chế thiếu sót định, mong q thầy đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng nghiên cứu 3.Mục đích nghiên cứu .1 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Nội dung nghiên cứu 6.Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 1.1.Lịch sử hình thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.1.1 Giới thiệu chung công ty .3 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng .4 1.3 Chức nhiệm vụ Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.3.1 Chức nhiệm vụ công ty .5 1.4Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân cơng ty 1.5Chức nhiệm vụ phòng hành nhân cơng ty .6 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG .10 2.1 Khái quát cấu tổ chức phòng hành nhân Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 10 2.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn Trưởng phòng hành nhân 10 2.2.1 Chức 10 2.2.2 Nhiệm vụ 10 2.2.3 Quyền hạn 11 2.3 Chức nhiệm vụ phó Phòng hành 13 2.4 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên lễ tân 13 2.5 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tạp vụ .16 2.6 Chức nhiệm vụ nhân viên lái xe 16 2.7 Chức nhiệm vụ phó phòng nhân 17 2.8 Chức năng, nhiệm vụ chuyên viên lương, bảo hiểm 18 2.9 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên sách ISO 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG .20 3.1 Ưu điểm 20 3.2 Nhược điểm .21 3.3 Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân công ty .22 KẾT LUẬN .26 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln phát triển tìm kiếm giải pháp, chiến lược kinh doanh bên cạnh vấn đề quan trọng không ảnh hưởng không đến phát triển doanh nghiệp cơng tác văn phòng quan tổ chức cơng ty nói chung Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng nói riêng Một cơng ty phát triển toàn diện kể nguồn nhân lực vật lực cơng ty thành cơng Sự định hướng phát triển phụ thuộc nhiều vào phong cách lãnh đạo nhà quản lý cấp cao mơi trường làm việc văn phòng cơng tác văn phòng cơng ty Để tìm hiểu vấn đề sâu sắc em tìm hiểu đề tài “ khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức phòng hành tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” để làm tiểu luận tìm hiểu thực trạng tổ chức văn phòng Với mong muốn học hỏi thêm kiến thức kĩ định hướng lãnh đạo giúp ích em q trình học tập làm việc cơng ty để có phấn đấu cơng việc Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Về cấu tổ chức văn phòng Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng + Thời gian: Nghiên cứu trình làm việc từ năm 2014-2017 Mục đích nghiên cứu Nhằm tìm hiểu cấu tổ chức công tác quản lý nhân phòng hành nhân Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng để nắm bắt tình hình quản lý văn phòng cơng ty Phương pháp nghiên cứu Để có nội dung sâu sắc, phân tích, đánh giá khách quan, đề tài cần sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu - phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp Nội dung nghiên cứu Nghiên cứu đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Kết cấu đề tài Gồm phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phục lục, nội dung đề tài gồm: Chương 1: Khái quát công ty cấu phòng hành nhân Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Chương 2: Khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức phòng hành nhân Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Chương 3: Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN NHƠM VIỆT DŨNG 1.1 Lịch sử hình thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.1.1 Giới thiệu chung công ty Tên công ty: Công ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Địa chỉ: Tòa nhà 2D, lơ A15/D11 Khu đô thị Cầu Giấy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Trụ sở 2: Nhà máy thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: Lô C4-7, đường D4 KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP HCM Điện thoại: 04 37649666 Fax 04 38374020 Lực lượng lao động: Tổng số cán công nhân viên Công ty: 400 người Cán quản lý kỹ thuật: 80 người Công nhân kỹ thuật loại: 320 người 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty Ngày 28/7/2001 công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng thức đời với ngành nghề kinh doanh như: Sản xuất máy móc khí; Bn bán vật tư kim khí tư liệu sản xuất Công ty chủ yếu cung cấp loại máy ép gạch, phụ kiện xe máy, ô tô… Sau thời gian tham gia vào lĩnh vực sản xuất, Ban lãnh đạo công ty nhận thấy lĩnh vực sản xuất vật liệu ngành xây dựng nhiều tiềm nên mở hướng lựa chọn loại sản phẩm phù hợp với quy mơ đầu tư Qua nhiều chuyến cơng tác nước ngồi năm thăm dò thị trường, nghiên cứu loại sản phẩm, tháng 10/2006 sản phẩm Tấm ốp nhôm nhựa phức hợp với thương hiệu ALCOREST công ty sản xuất thức đưa thị trường Năm 2005, thành lập Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại tổng hợp Việt Dũng Cũng từ đây, công ty tiếp tục nghiên cứu, chế thử thành công Tấm trần nhôm định đưa vào sản xuất hàng loạt Đến nay, hai loại sản phẩm tiếp tục khẳng định vị hàng đầu thị trường Thương hiệu Tấm ốp nhơm nhựa phức hợp Tấm trần nhôm Alcorest trở nên quen thuộc nhà thi công, kiến trúc sư lựa chọn hàng đầu chủ đầu tư Ngày 1/1/2011, Công ty TNHH sản xuất thương mại tổng hợp Việt Dũng chuyển đổi thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng với tổng số nhân công lên tới gần 400 người, sản xuất xuất ốp nhôm nhựa, trần nhôm sử dụng cơng trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất… Với đội ngũ cán quản lý chuyên nghiệp, trẻ, động, sáng tạo, công nhân lao động lành nghề, nhiệt thành với cơng việc, cơng ty đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng mặt: chất lượng, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích cỡ, mẫu mã dịch vụ tốt mang lại cho khách hàng hài lòng Hiện sản phẩm Nhôm Việt Dũng sử dụng rộng khắp ba miền Bắc, Trung, Nam với 40 đại lý Không dừng lại thị trường nước, sản phẩm thương hiệu ALCOREST vươn thị trường quốc tế Hiện tại, có bạn hàng đến từ quốc gia lớn giới như: Australia, Thổ Nhỹ Kỳ, Đài Loan, Hàn Quốc, Cộng hòa Séc … Trải qua gần 15 năm hình thành, xây dựng trưởng thành, Cơng ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng từ khởi nghiệp bước lớn mạnh khẳng định vị thị trường ngồi nước 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Về cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhơm Việt Dũng gồm có 400 cơng nhân viên đội ngũ cán quản lý gồm có 19 đồng chí, đội ngũ nhân viên quản lí có tổng cộng 61 cán Còn lại 320 công nhân đảm nhận nhiệm vụ chuyên sản xuất nhà máy công ty công nhân đắc lực tạo nên sản phẩm để bán thị trường GIÁM ĐỐC TP mua hàng Mua hàng nộI địa TP kế toán Mua hàng quốc tế Kế Toán thuế Kế tốn nội Tp Sản xuất Thư kí Tp hành nhân Kĩ sư Hành TP quan hệ khách hàng Nhân TP kinh doanh Marketing Kinh doanh Sơ đồ cấu tổ chức công ty 1.3 Chức nhiệm vụ Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.3.1 Chức nhiệm vụ công ty Chuyên sản xuất phân phối nhôm nhựa phức hợp ALCOREST ( nguyên vật liệu công trình xây dựng) Cơng ty thành lập để huy động sử dụng vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh có hiệu cao, tạo cơng ăn việc làm cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đơng khơng ngừng đóng góp cho ngân sách Nhà nước theo luật định, phát triển công ty ngày vững mạnh, lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu Công ty Cổ phần Nhôm Việt dung sản xuất ốp nhôm nhựa phức hợp chuyên cung cấp cho ccác cơng trình xây dựng lớn Căn vào giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần Nhơm Việt Dũng hoạt động lĩnh vực như: + Xây dựng cơng trình hạ tầng kỹ thuật; + Lập dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng; + Thi công xây dựng cơng trình cơng cộng, nhà ở, cơng trình cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi; + Thiết kế cơng trình cầu, cơng trình đường bộ; + Giám sát thi cơng cơng trình xây dựng, cơng trình đường bộ, lĩnh vực xây dựng hồn thiện; + Cho th máy móc thiết bị đồ dùng hữu hình khác; + Bán bn máy móc thiết bị phụ tùng máy khai khống, xây dựng; + Bán bn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng; + Nhà hàng, dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 1.4 Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân cơng ty Trưởng phòng hànhh nhân Phó phòng hành Phó phòng nhân Chun viên tuyển dụng Chuyên viên lương, bảo hiểm Chuyên viên đào tạo Bộ phận tạp vụ Bộ phận lái xe Lễ tân 1.5 Chức nhiệm vụ phòng hành nhân công ty Chức năng: - Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với định hướng, chiến lược mục tiêu phát triển công ty - Tổ chức thực công tác tuyển dụng quản lý nhân nhằm cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng chiến lược cơng ty - Quản lý tồn nhân viên Phòng hành chính- nhân - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc tồn nhân viên phòng - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực cơng việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phòng - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội qui, qui định Công ty pháp luật hành - Được quyền thừa lệnh Giám đốc công ty xử lý nhân viên vi phạm nội quy công ty phải bảo đảm chấp hành luật lao động - Được quyền kiểm tra chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề có liên quan đến thiệt hại công ty - Tham gia trưởng đơn vị xây dựng máy bao gồm chức danh, lương, biên chế nhân đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu - Thừa uỷ nhiệm Ban Giám đốc truyền đạt chủ trương, thị Ban giám đốc, nhà nước để nhân viên am hiểu thực - Yêu cầu phận Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để Phòng hồn thành nhiệm vụ Ban Giám đốc giao - Áp dụng biện pháp tức thời để đề phòng ngăn chận vụ việc gây hậu nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích Công ty người lao động - Xử lý sai phạm nhân viên nội quy Công ty pháp luật Nhà nước - Ký, y số giấy tờ hành chánh Ban Giám đốc uỷ quyền - Tạm thời đình cơng tác nhân viên theo ủy nhiệm Ban Giám đốc thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định Công ty không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lơi kéo nhân viên làm điều sai trái, gây thiệt hại người cho Công ty v.v 12 - Ký thông báo thực nhiệm vụ chuyên môn Phòng hành – nhân 2.3 Chức nhiệm vụ phó Phòng hành - Kiểm tra chặt chẽ việc thực 5S công ty - Đánh giá chất lượng nhân viên thực nghiêm chỉnh nội quy mà công ty đề ra, thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực nghiêm chỉnh nội quy mà công ty quy định - Lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho thành viên công ty, tổ chức vào ngày đầu tháng , tặng hoa quà cho thành viên có ngày sinh nhật tháng - Mua quà tặng, Tổ chức buổi tiệc công ty ngày quan trọng ngày Doanh nhân, sinh nhật trưởng phận - Quản lý trực tiếp tổ lái xe , bảo vệ, IT, tạp vụ - Báo cáo tình hình thực tế đội ngũ nhân viên đề xuất phương án gửi lên trưởng phòng - Tham mưu cho Giám đốc cách quản lý nhân viên việc thực ISO văn phòng - Làm công việc giao 2.4 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên lễ tân -Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển gọi đến phòng, ghi nhận thơng tin từ khách hàng nhắn lại Gọi điện thoại theo yêu cầu nhân viên (không gọi mã số sử dụng) – Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo trường hợp công việc khách cần hay có u cầu phòng ban, xếp khách làm việc phòng khách hay sảnh – Thực liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho nhân viên có yêu cầu – Quản lý phương tiện vật dụng máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí… _ Quản lý cơng tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: nhận 13 đăng ký nhận sự, trình ký, lập thơng báo tuyển dụng, liên hệ trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho phận tuyển dụng đăng báo, nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình trưởng phòng, lập – gởi thư mời test theo yêu cầu trưởng phòng, điện thoại báo ứng viên ngày test, chuẩn bị test – phòng test, chuyển test cho trưởng phòng, lên danh sách kết test, thông báo ứng viên không đạt thư, lên danh sách vấn, thơng báo ứng viên phòng vấn điện thoại thư, tổ chức vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu lịch nhận việc, lập giấy nhận việc - Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế tốn tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên thử việc - Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên tồn Cơng ty: lưu hồ sơ nhân viên file theo phận Lập danh sách nhân viên Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng - Quản lý hồ sơ lý lịch ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách vấn Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ đợt tuyển dụng loại chức danh lưu giữ riêng theo thứ tự danh sách - Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc: tất nhân viên nghỉ việc lưu theo thứ tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách nhân viên nghỉ việc tương tự danh sách nhân viên thời - Quản lý văn phòng phẩm cơng ty: nhận đề xuất văn phòng phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, hàng tháng rà sốt lại số lượng văn phòng phẩm tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm - Quản lý phân phát biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu biểu mẫu máy, in biểu mẫu lưu bìa còng biểu mẫu theo phận, hàng tuần chủ động thông tin cho phận tình hình sử 14 dụng biểu mẫu, hàng tuần photo biểu mẫu theo yêu cầu tự làm thủ tục toán - Đề xuất phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động tổ chức thực - Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan - Thực chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết cơng, cơng tăng ca, chuyển cho nhân viên ký tên, chuyển trưởng phòng duyệt, chuyển P.Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm cơng, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý - Quản lý nghỉ phép nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp nhân viên nghỉ vơ kỷ luật (khơng phép) cho trưởng phòng hành nhân - Quản lý nghỉ việc nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển trưởng phòng ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau nhận biên bàn giao cơng việc, trình trưởng phòng xem biên bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất nhân viên tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau trưởng phòng xác định phương án trả lương nghỉ việc cho nhân viên, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu hành nhân sự) cho Phòng kế tốn để trả lương - Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn - Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao - Quản lý tổng đài theo qui định Công ty, cụ thể lập sổ theo dõi gọi di động, liên tỉnh, nhận gọi, chuyển gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho nhân viên Công ty theo yêu cầu - Ghi nhận thông tin khách, nhân viên chuyển thông tin theo yêu cầu Lập sổ thông tin gồm cột: ngày, nội dung, người nhận, kết 15 - Nhận fax chuyển cho phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn - Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký hành tổ chức chuẩn bị cho họp công ty - Lập lịch làm việc Manager hàng tuần, theo dõi thơng tin lịch làm việc cho cá nhân có nhu cầu Ghi lịch làm việc Manager lên bảng - Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi tổ chức tiếp khách - Thực công việc khác Trưởng phòng phân cơng - Thừa ủy nhiệm Ban Giám đốc truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị Ban Giám đốc - Nghiên cứu, đề xuất triển khai xây dựng hệ thống, trì, quản trị, tối ưu hóa hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, tổng đài, camera, giám sát vào ra, mạng, phần mềm hệ thống v.v ) 2.5 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tạp vụ - Thực công việc vệ sinh khu vực phân công, đảm bảo môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, gọn gàng - Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán quản lý/ lãnh đạo Trung tâm - Phối hợp với phận tiếp tân để nắm lịch sử dụng phòng họp đơn vị để vệ sinh phòng họp chuẩn bị nước uống kịp thời cho họp - Bảo quản sử dụng tiết kiệm, hợp lý công cụ dụng cụ vật dụng vệ sinh cấp phát - Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý phát nhân viên để quên tài sản sau sử dụng phòng họp sau rời vị trí làm việc - Thực yêu cầu công việc khác từ phó phòng hành 2.6 Chức nhiệm vụ nhân viên lái xe - Chịu trách nhiệm hỗ trợ lái xe cho Tổng Giám Đốc - Hỗ trợ nhân viên kinh doanh việc công tác - Làm báo cáo tiền xăng, phí tháng 16 - Làm công việc khác đạo trưởng phòng hành Giám đốc 2.7 Chức nhiệm vụ phó phòng nhân - Quản lý tồn công tác tuyển dụng nhân +Lập kế hoạch chiến lược nhân vào tháng 01 tháng 06 hàng năm theo báo cáo tổng thể tình hình thực trạng nhân định hướng phát triển Công ty; +Kế hoạch chiến lược nhân phải bao gồm yếu tố sau: – Dự báo tình hình nhân sự; – Kế hoạch thu hút lực lượng nhân sự; – Kế hoạch phát triển nhân viên; – Kế hoạch động viên tạo động lực làm việc cho nhân viên; – Kế hoạch trì nguồn nhân lực; – Kế hoạch thay đổi chiến lược nhân sự; – Kế hoạch đánh giá hiệu công việc nhân viên; - Quản lý danh mục kênh tuyển dụng thường sử dụng phù hợp với nhóm đối tượng cần tuyển dụng; - Xem xét đánh giá hiệu kênh tuyển dụng làm sở cho lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết; - Xác định mức độ khả thu hút nhân lực thị trường để có sách thu hút nhân phù hợp; Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tuyển dụng đào tạo - Lên kế hoạch tuyển dụng : phương pháp tuyển dụng qua kênh báo cáo kết tuyển dụng hoàn thành - Lập bảng biểu chức nhiệm vụ phận để tuyển dụng phù hợp - Với đội ngũ sản xuất xưởng phải gửi công văn đến trường tổ chức hội thảo hội nghị đưa sách thu hút nguồn nhân lực - Trình bày kế hoạch tuyển dụng báo cáo lên cấp - Tất nhân viên phải đào tạo lại từ đầu đào tạo kĩ 17 nội quy công ty - Cử nhân viên học lớ công ty tổ chức để hồn thành cơng việc cách có hiệu 2.8 Chức năng, nhiệm vụ chuyên viên lương, bảo hiểm - Nắm bắt rõ luật bảo hiểm theo quy định nhà nước doanh nghiệp - Chịu trách nhiệm chế độ, quyền lợi, thưởng – phạt… nhân viên Công ty - Hỗ trợ kịp thời đưa phương hướng chuyên nghiệp góc nhìn C&B Provide timely and professional advice to the management in aspects of C&B -Xây dựng cập nhật quy định công ty, phù hợp với yêu cầu kinh doanh mã Lao động -Hỗ trợ để tiến hành đánh giá hiệu suất cuối năm theo dõi đánh giá hàng năm cho tất nhân viên -Duy trì mối quan hệ tốt với bên nội bên ngồi thơng qua giao tiếp chuyên nghiệp -Chịu trách nhiệm thực biên chế hàng tháng trợ cấp việc cho tất nhân viên công ty 2.9 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên sách ISO Biên soạn, biên tập cập nhật tài liệu hệ thống quản lý - Phân phối tài liệu - Phổ biến, hướng dẫn phối hợp với phòng ban kiểm sốt việc áp dụng tài liệu hệ thống quản lý -Lập kế hoạch, thực đánh giá hoạt động hệ thống -Tổng hợp thông tin chuẩn bị cho họp xem xét lãnh đạo phân công -Phối hợp với phòng ban việc phân tích xác định nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục có hiệu xảy khơng phù hợp hệ 18 thống ghi nhận -Theo dõi hỗ trợ phòng ban q trình thực biện pháp khắc phục Đề xuất cải tiến hiệu hệ thống quản lý (các quy trình, phương pháp đánh giá hiệu quả,…) TIỂU KẾT Trong chương em khảo sát tìm hiểu sâu cấu tổ chức phòng hành nhân Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng nhằm tìm hiểu kĩ chức nhiệm vụ vủa phận phòng hành nhân cơng ty 19 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN NHƠM VIỆT DŨNG 3.1 Ưu điểm Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng hoạt động thị trường gần 18 năm ngày khẳng định thương hiệu uy tín - chất lượng - giá cạnh tranh Công ty hoạt động ngành nghề sản xuất vật liệu xây dựng lĩnh vực công nghiệp, từ thương mại đến sản xuất, gia công, chế tạo lắp đặt thiết bị phục vụ cho dây chuyền sản xuất thiết kế, xây lắp nhà xưởng sản xuất Cơng ty Nhơm Việt Dũng có văn phòng chính, xưởng sản xuất Hà Nội, văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh Cần Thơ Trong xu hội nhập kinh tế toàn cầu ngày nay, Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng cố gắng không ngừng để vươn xa thị trường quốc tế Sự phát triển công ty đồng nghĩa với việc phát triển đội ngũ nhân viên Công ty dần hoàn thiện cấu tổ chức cách hợp lý, hiệu đảm bảo chế độ ngộ cho nhân viên khối công nhân cơng ty Phòng giúp việc trực tiếp cho Ban giám đốc việc quản lý nhân viên tất phòng phòng hành nhân hồn thiện tất mặt nhân Giúp việc cho trưởng phòng ban Giám đốc phó phòng phụ trách hành phụ trách nhân đảm bảo việc nề nếp công ty, đảm bảo chế độ đãi ngộ với nhân viên công ty Đội ngũ giúp việc Tổ Lái xe hỗ trợ nhân viên kinh doanh, mua hàng , dự án cơng trình đảm bảo tiến độ cơng việc Đội ngũ cơng nhân viên hình thành từ nhiều nguồn khác nhân viên số xuất thân từ nông dân, trưởng thành thời kì kinh tế đất nước phát triển Đội ngũ nhân viên hình thành qua trình thi tuyển, xét tuyển công ty đề Đa số cán cơng nhân viên có thâm niêm làm việc lâu năm với 20 cơng ty nhờ sách bảo vệ quyền người lao động tốt khiến cho nhân viên gắn bó lâu dài với cơng ty hơn.Nguồn thơng tin nhân cơng ty phòng hành nhân tổng hợp qua năm Tất phòng ban cơng ty hàng q có phiếu đề xuất tuyển dụng nhân thêm cho phòng Từ phiếu đề xuất phê duyệt Tổng Giám đốc, phòng hành nhân bắt đầu tuyển dụng cho phòng ban Đội ngũ cán công nhân viên dày dặn kinh nghiệm, đủ số lượng đồng chất lượng, lực trình độ đáp ứng yêu cầu công việc mà công ty đề Nguồn nhân lực có khả đảm bảo cho hoạt động công ty ổn định phát triển, đội ngũ công nhân viên làm việc có trình độ tay nghề cao, có thâm niên làm việc lâu dài nên thuận lợi cho việc hỗ trợ đào tạo nâng cao tay nghề Đội ngũ tạp vụ hoàn thành việc dọn vệ sinh đảm bảo mơi trường xanh cho tất phòng ban 3.2 Nhược điểm Ngoài ưu điểm phòng hành có nhược điểm mắc phải đáng kể công tác quản lý đặc biệt số nội dung sau -Dù đội ngũ cơng nhân viên có thâm niên làm việc lâu cần trú trọng thêm vào việc tuyển chọn thêm nhiều nhân viên trẻ có trình độ cao - Thủ tục giấy tờ công ty nhiều phải trải qua nhiều khâu trung gian xin chữ kí dấu - Đội ngũ nhân viên lái xe chưa động việc thay đổi hỗ trợ nhân viên kinh doanh có nhiều khiếu kiện phòng gửi lên phòng hành - Một số nhân viên phòng chưa thực hiểu dẫn đến cơng việc có chút hiểu lầm công việc - Nhân viên lễ tân đảm nhiệm nhiều việc dẫn đến chồng chéo 21 công việc nhiều lúc dẫn đến bế tắc phải làm nhiều việc không liên quan đến chức 3.3 Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân cơng ty Thiết lập mục tiêu nguồn nhân sự: Nguồn nhân lực có có khả đảm bảo cho hoạt động cơng ty diễn bình thường để tăng khả hỗ trợ có thêm dự án áp dung nghiên cứu mới, loại vật liệu để tăng khả làm việc công ty cần triển khai đổi thêm Để công ty hoạt động tốt nhà quản trị cần phải lập mục tiêu có mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn yếu tố cốt lõi để đưa công ty phát triển lên vũng mạnh nguồn vốn nguồn vật chất nguồn vật lực coi chiến lược lâu dài Thiết lập mục tiêu công ty đưa chất lượng sản phẩm lên hàng đầu đầu tư cho nguồn nhân lực công ty đánh giá yếu tố then chốt năm tới Công tác giáo dục đạo tạo: Đào tạo phát triển nhân công ty vấn đề quan tâm Trong trình tuyển dụng cơng ty có lớp học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên Đây nhiệm vụ then chốt, giải pháp chủ yếu để phát triển nguồn nhân lực công ty thời gian tới nhằm đàm bảo tiến độ cơng trình dự án sản phẩm cơng ty Trưởng phòng hành nhân cần phân bố lại chức năng, nhiệm vụ cần đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ thành viên văn phòng Đánh giá xếp lại đội ngũ nhân viên để phù hợp với công việc giao tránh chồng chéo Riêng phận lái xe cần xếp lại nhân hợp lý, cơng tác tỉnh phân bố lại cho quãng đường họ đảm bảo tính thống khơng gây hiểu lầm trình làm việc Giao cụ thể cơng việc cho nhân viên hành lễ tân Cơng việc q nhiều có đơi làm việc khơng liên quan đến chức dẫn đến cơng việc bị chồng chéo, cần bóc tách việc cụ thể để phối 22 hợp nhịp nhàng Cần tuyển thêm nhân phân công chưa thấy hợp lý Đào thải nhân viên thực không làm việc cơng việc giao Tránh tình trạng người nhà công việc bị ùn tắc hướng giải Cho nhân viên tự đánh giá chất lượng cơng việc theo thang điểm 100 sau trưởng phòng người quan sát thành viên phòng đánh giá có khơng để khen thưởng phạt với nhiệm vụ họ giao Đảm bảo nguồn lực tài để phát triển nhân lực: Nguồn ngân sách công ty nguồn chủ yếu để phát triển nhân công ty, xây dựng kế hoạch phân bổ ngân sách bên cạnh đảm bảo sách hỗ trợ cơng nhân viên cho cơng ty cần tăng thêm ngân sách đào tạo cho công nhân viên tăng cao tay nghề làm việc phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển cuả công ty tương lai tới Mỗi người có giá trị riêng có khả đóng góp sáng kiến cải tiến kỹ thuật, để người phát huy hết khả sáng tạo thân phải có kết hợp hài hồ mục tiêu doanh nghiệp lợi ích người lao động nguyên tắc phát triển nhân lực doanh nghiệp bao gồm nội dung sau: Phát triển kinh tế - xã hội người, người nên sách, kế hoạch doanh nghiệp phải coi người mục tiêu cao phát triển nguồn nhân lực vấn đề trung tâm, nghĩa nguồn nhân lực phải thừa nhận nguồn vốn tài sản quan trọng loại hình, qui mơ tổ chức, cần mở rộng tạo lập hội cho người, cần có qui chế cơng để khuyến khích sáng tạo nhân viên Phát triển người phát triển để trở thành chủ thể phát triển trước hết phải đầu tư để phát triển người tạo điều kiện để người hoạt động Phát triển nguồn nhân lực phải theo nguyên tắc bền vững, mục tiêu phát triển, nghĩa khơng thể nhu cầu, lợi ích hiên mà làm cạn kiệt làm nguồn lực, hội phát triển hệ sau Đó phải phát triển thường xuyên liên tục 23 lâu dài lực thể chất, tinh thần, trí tuệ, nhân cách người, phát triển lực chất dạng tiềm nhằm làm phong phú thêm ngày nâng cao chất lượng sống cho người Những phương pháp tuyển dụng Phương pháp nghiên cứu, kiểm tra tảng học vấn, kinh nghiệm lời giới thiệu Việc nghiên cứu theo phương pháp thương áp dụng bao quát từ kiến thức , cấp, kinh nghiệm trình làm việc trước đây, kiểm tra độ xác lời giới thiệu, sơ yếu lí lịch ứng viên Nhằm kiểm chứng thông tin mà ứng viên người giới thiệu cung cấp xem có hay khơng để phát kịp thời trường hợp gian dối, khai man để có định phù hợp Phương pháp vấn : Áp dụng phương pháp vấn trực tiếp sau sang lọc hồ sơ phòng tổ chức nhân gọi điện mời người đạt yêu cầu tới với vị trí cần tuyển để vấn trực tiếp Người vấn đặt câu hỏi lien quan đến ứng viên như:trình độ chun mơn, kinh nghiệm… Chế độ đãi ngộ: Công ty thực đầy đủ chế độ đãi ngộ với người lao động Công tác khen thưởng phải đảm bảo: Cơng khai, xác, cơng bằng, kịp thời Việc xét tặng danh hiệu thi đua phải vào kết phong trào thi đua, thành tích cá nhân, tập thể cơng tác lao động sản xuất Đối với nhân viên văn phòng hưởng lương bảo hiểm theo quy định, nhân viên xuất sắc hưởng chuyến du lịch nước ngồi năm Chu kì tăng lương tháng/ lần Tùy vào mức độ công việc suất làm việc tăng sớm so với quy định Biểu dương, thưởng với phòng vượt tiêu vào cuối năm Tăng lương nhân viên có thâm niên gắn bó với cơng ty Đối với cơng nhân: Tính làm thêm làm thêm giờ, với đội ngũ sản xuất vượt tiêu đề thưởng tăng thời gian nghỉ phép hưởng lương năm Hàng năm tổ chức phong trào văn nghệ để cổ vũ tinh thần làm việc tạo sân chowicho người dành giải thưởng văn nghệ 24 Trưởng phòng hành nhân cần phân bố lại chức năng, nhiệm vụ cần đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ thành viên văn phòng Đánh giá xếp lại đội ngũ nhân viên để phù hợp với công việc giao tránh chồng chéo Riêng phận lái xe cần xếp lại nhân hợp lý, công tác tỉnh phân bố lại cho quãng đường họ đảm bảo tính thống khơng gây hiểu lầm q trình làm việc Giao cụ thể công việc cho nhân viên hành lễ tân Cơng việc q nhiều có đơi làm việc khơng liên quan đến chức dẫn đến cơng việc bị chồng chéo, cần bóc tách việc cụ thể để phối hợp nhịp nhàng Cần tuyển thêm nhân phân công chưa thấy hợp lý Đào thải nhân viên thực không làm việc công việc giao Tránh tình trạng người nhà cơng việc bị ùn tắc khơng có hướng giải Cho nhân viên tự đánh giá chất lượng cơng việc theo thang điểm 100 sau trưởng phòng người quan sát thành viên phòng đánh giá có không để khen thưởng phạt với nhiệm vụ họ giao TIỂU KẾT Tập chung nghiên cứu chương để nêu điểm mạnh, điểm yếu cơng tac hoạt động phòng hành nhân công ty nhằm đưa nguyên nhân giải pháp đê công ty thấy nắm bắt nhũng giải pháp hỗ trợ phát triển công ty ngày tốt đẹp 25 KẾT LUẬN Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phòng hành nhân Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng hệ thống lại q trình cơng việc cơng ty cho thấy môi trường tuyển dụng công ty mặt thiếu xót quy trình làm việc phòng hành nhân để khăc phục sửa chữa Nhận thức tầm quan trọng nhân lực tồn phát triển công ty Đồng thời hiểu đào tạo nghiệp vụ chuyên môn công tác hành nhân cơng ty cách tốt để sử dụng có hiệu nguồn nhân lực đó, Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng đã, trọng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực nhằm có đội ngũ lao động đủ trình độ chun mơn, kỹ tay nghề cần thiết đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc phát triển vững công ty môi trường kinh tế đầy cạnh tranh Qua thời gian làm việc, tìm hiểu thực đề tài Công ty, em nhận thấy cơng tác đào tạo nguồn nhân lực có vai trò quan trọng tác động đến việc tồn doanh nghiệp kinh tế thị trường cạnh tranh ngày trở nên khó khăn Chính qua đề tài nghiên cứu em thấy thực trạng công tác đào tạo nơi em làm việc Và en xin cảm ơn tất anh chị em đồng nghiệm phòng Hành nhân nhiệt tình giúp đỡ em để em hoàn thiện tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất! 26 ... đánh giá thực trạng cấu tổ chức phòng hành tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” để làm tiểu luận tìm hiểu thực trạng tổ chức văn phòng Với mong muốn học hỏi thêm kiến thức kĩ định hướng lãnh đạo...LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ThS Lâm Thu Hằng - giảng viên học phần môn Kỹ tổ chức kiểm tra dạy giúp em hồn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn... cấu tổ chức phòng hành nhân Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân Cơng ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC