THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAMAX

LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành Tiểu luận đề tài: “Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng CTCP TAMAX” Tơi xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô giáo môn giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn suốt trình học tập, nghiên cứu đề tài Mặc dù cố gắng để thực tốt đề tài cách hồn chỉnh hiệu hạn chế kinh nghiệm kiến thức tránh khỏi thiếu sót mà thân chưa thấy Tơi mong nhận góp ý q Thầy, Cơ giáo để Tiểu luận hồn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các nội dung nghiên cứu kết trung thực Trong trình nghiên cứu có tham khảo sử dụng số nội dung , nhận xét, đánh giá tác giả quan tổ chức khác có ghi nguồn gốc,chú thích rõ ràng Nếu có gian lận q trình nghiên cứu tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày 05 tháng 06 năm 2019 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nghĩa CTCP Công ty cổ phần VT-LT Văn thư – Lưu trữ VP Văn phòng XD Xây dựng XNK Xuất nhập MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp 1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 10 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) 17 2.1 Khái quát CTCP TAMAX 17 2.1.1 Giới thiệu CTCP TAMAX 17 2.1.2 Cơ cấu tổ chức CTCP TAMAX 17 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ CTCP TAMAX 18 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng CTCP TAMAX 19 2.2.1 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng CTCP TAMAX 19 2.2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 20 2.3 Hoạt động VP CTCP TAMAX 20 2.3.1 Công tác tham mưu tổng hợp, thu thập xử lý thông tin 20 2.3.3 Công tác văn thư, lưu trữ 21 2.3.3 Công tác hậu cần 25 2.3.4 Một số hoạt động đặc thù 26 2.4 Nhận xét, đánh giá 28 2.4.1 Ưu điểm 28 2.4.2 Nhược điểm 30 2.4.3 Nguyên nhân 31 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CTCP TAMAX 33 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân 33 3.1.1 Về tổ chức máy 33 3.1.2 Về tổ chức nhân 33 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT Văn phòng 34 3.2.1 Về sở vật chất, trang thiết bị 34 3.2.2 Ứng dụng CNTT văn phòng 35 3.3 Nhóm giải pháp đặc thù 36 PHẦN KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC 40 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong diễn biến phức tạp tình hình quốc tế tác động đa chiều kinh tế, Việt Nam cần có nhìn tỉnh táo, cân để nắm rõ lợi ích, phát triển tổ chức cho phù hợp để đưa kinh tế phát triển lớn mạnh Đặc biệt, lọai hình doanh nghiệp Việt Nam có tầm quan trọng định với kinh tế nước nhà, doanh nghiệp yếu tố chiếm phần trăm lớn định đến chuyển dịch cấu lớn kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cấu ngành kinh tế, cấu kinh tế vùng, địa phương Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp gồm hình thức đa dạng khác Chính tác động mạnh mẽ doanh nghiệp tơi định tìm hiểu nghiên cứu đề tài: “Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX)” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đề tài này.Trong có khóa luận, báo cáo đưa số giải pháp văn phòng doanh nghiệp Tuy nhiên chưa có đề tài sâu vào việc nghiên cứu cụ thể lĩnh vực Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Về giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích làm rõ thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Qua đánh giá kết quả, hạn chế đưa nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao vai trò việc tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty Các phương pháp nghiên cứu đề tài Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có như: luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp có liên quan đến đề tài - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài Từ tài liệu có sẵn nguồn thông tin điều tra được, phân tích tổng hợp lại để làm rõ vấn đề - Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp cần thiết nhận định vấn đề - Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Tôi sử dụng số liệu công ty văn bản, nội quy, quy định văn phòng cơng ty để từ sàng lọc thơng tin cần thiết cho đề tài Cấu trúc đề tài Đề tài triển khai theo cấu trúc: Chương Khái quát chung văn phòng doang nghiệp Chương Thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp Khái niệm doanh nghiệp có quan điểm khác như: Theo quan điểm phát triển, trích từ sách “Kinh tế doanh nghiệp” D.Larua.A Caillat - Nhà xuất Khoa Học Xã Hội 1992: “Doanh nghiệp cộng đồng người sản xuất cải Nó sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành cơng, có lúc vượt qua thời kỳ nguy kịch ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, tiêu vong gặp phải khó khăn khơng vượt qua "; Còn xét quan điểm luật pháp: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài sản, có quyền nghĩa vụ dân hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh tế phạm vi vốn đầu tư doanh nghiệp quản lý chịu quản lý nhà nước loại luật sách thực thi Theo định nghĩa Viện Thống kê Nghiên cứu kinh tế, doanh nghiệp tổ chức kinh tế mà chức sản xuất cải dịch vụ để bán Theo Luật Công ty Việt Nam ban hành năm 1999, doanh nghiệp đơn vị kinh doanh thành lập với mục đích chủ yếu thực hoạt động kinh doanh, việc thực hay số tất cơng đoạn q trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ hay thực dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lời Luật Doanh nghiệp Việt Nam Quốc hội thông qua năm 2014 đưa khái niệm doanh nghiệp “Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” Khái niệm doanh nghiệp theo hiểu theo nghĩa rộng rãi, đầy đủ chặt chẽ 1.1.2 Vai trò doanh nghiệp a) Giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động Tại thời điểm 01/01/2000 khu vực doanh nghiệp thu hút 3,194 triệu lao động, đến 01/01/2002 3,933 triệu lao động 01/01/2003 4,658 triệu lao động Như năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp thu hút thêm 1,464 triệu lao động, kể số tuyển dụng để thay 650 nghìn giảm nguyên nhân, số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào năm 2,1 triệu lao động, bình quân năm gần 700 nghìn lao động, số đáng kể yêu cầu tạo việc làm cho toàn xã hội Theo quy định Bộ Lao động doanh nghiệp phải có trách nhiệm doanh nghiệp việc giải đảm bảo việc làm cho người lao động  Khi có nhu cầu nhân công lao động Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp thơng qua tổ chức dịch vụ việc làm để tổ chức tuyển chọn người lao động Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm giải việc làm cho số đối tượng lao động đặc thù, trường hợp nhiều người có đủ điều kiện tuyển dụng phải ưu tiên tuyển dụng lao động thương, bệnh binh; liệt sĩ, thương bệnh binh, em gia đình có cơng; người tàn tật, phụ nữ, người có q trình tham gia lực lượng vũ trang, người tham gia lực lượng niên xung phong, người bị việc làm từ năm trở lên Doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế, hình thức sở hữu phải nhận tỷ lệ người lao động người tàn tật, lao động nữ vào làm việc Doanh nghiệp tiếp nhận số người lao động người tàn tật vào làm việc thấp tỷ lệ quy định hàng tháng phải nộp vào quỹ việc làm cho người tàn tật khoản tiền theo quy định, cao sản xuất kinh doanh gặp khó khăn có dự án phát triển sản xuất xét cho vay vốn với lãi suất thấp xét hỗ trợ từ quỹ việc làm Doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nữ hưởng sách ưu đãi, hỗ trợ Nhà nước Tuy chiếm tỷ trọng khơng cao tổng lao động tồn xã hội, lao động khu vực doanh nghiệp lại lực lượng chủ yếu tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nước đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP Trong năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh giải nhiều việc làm với thu nhập cao cho người lao động Thu nhập cao tăng nhanh lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện nâng cao mức sống chung tồn xã hội tham gia vào q trình chuyển dịch cấu lao động từ nông nghiệp sang ngành phi nông nghiệp b) Doanh nghiệp tăng trưởng ổn định phát triển yếu tố định đến tăng trưởng cao kinh tế Năm 2002 tổng doanh thu khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷ đồng, gấp 4,8 lần năm 1994 gấp 1,5 lần năm 2000, khu vực doanh nghiệp nhà nước chiếm 51,3%, khu vực quốc doanh chiếm 30,1%, khu vực có vốn đầu tư nước ngồi chiếm 18,7% Lợi ích cao mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại tạo khối lượng hàng hoá dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện nâng cao mức tiêu dùng nước tăng xuất khẩu, yếu tố giữ cho kinh tế ổn định phát triển năm qua c) Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cấu kinh tế quốc dân nội ngành Ngày nay, loại hình kinh tế doanh nghiệp phát triển đa dạng hơn, nhiều thành phần hơn, doanh nghiệp phát triển nhanh tất ngành khắp địa phương tạo hội phân cơng lại lao động Văn phòng tham mưu cho Ban giám đốc đạo phòng thực quy định hành Nhà nước như:  Luật doanh nghiệp năm 2014  Luật 72/2006/QH11 người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng  Nghị định 126/2007/NĐ-CP chi tiết luật 72/2006/QH11 người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng  Quyết định 19/2007/BLĐTBXH tổ chức máy hoạt động xuất lao động  Thông tư liên tịch 08/2007/TTLT-BLĐTBXH-BTP hợp đồng bảo lãnh, lý hợp đồng bảo lãnh xuất lao động Ngồi ra, văn phòng xây dựng số văn liên quan đến công tác tuyển dụng, đào tạo xuất lao động như:  Quyết định số 05/QĐ-TAMAX ngày 22 tháng 05 năm 2014 việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng, ban, đơn vị  Mẫu hợp đồng xuất lao động  Chương trình đào tạo người lao động xuất nước ngồi - Theo dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động tuyển dụng, đào tạo xuất lao động: VP phận trực dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động Đặc biệt, trình thực VP phát sai sót để sửa đổi văn quy định tuyển dụng, đào tạo, xuất lao động Công ty cho kịp thời 2.4 Nhận xét, đánh giá 2.4.1 Ưu điểm - Công tác tổ chức máy tổ chức nhân 28 Bộ máy nhân Công ty thiết kế cách hợp lý thống từ xuống Ngoài ra, VP chủ động xây dựng cho Ban giám đốc việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho phòng ban tồn thể Cơng ty Cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành phần lớn đáp ứng nguyên tắc công tác tham mưu, tổng hợp Qua khảo sát, nhận thấy có đến 100% cán bộ, cơng nhân viên Cơng ty đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành đáp ứng ngun tắc đảm bảo quy định hành chủ trương, sách pháp luật Đảng Nhà nước Ngoài 75% cán bộ, cơng nhân viên tồn thể Cơng ty cho rằng, công tác tham mưu, tổng hợp đáp ứng nguyên tắc đảm bảo tính khách quan, trung thực, xác tính khả thi Kết khảo sát phản ánh xác với thực tiễn, đáp ứng nguyên tắc công tác tham mưu, tổng hợp Cán bộ, công nhân viên làm việc VP không ngừng học hỏi, trau dồi thân để đáp ứng u cầu cơng việc đòi hỏi ngày cao Cán bộ, cơng nhân viên làm việc phòng Hành học hỏi chun mơn, nghiệp vụ từ văn quy định Nhà nước, từ Internet, từ học hỏi kinh nghiệm lẫn để đáp ứng yêu cầu công việc Cơ sở vật chất ngày hoàn thiện, nâng cấp, dần đáp ứng yêu cầu công việc Công ty bước ý đến công tác trang bị thêm trang thiết bị phục vụ số công tác liên quan đến nhiệm vụ phòng Hành như: máy tính, máy fax, máy photo, điện thoại để bàn, tủ đựng hồ sơ - Về công tác VT, LT Về loại văn công ty ban hành : Các loại văn mà công ty phép ban hành tương tự loại hình quan quan khác Mặt khác, văn công ty ban hành đa dạng, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động 29 công ty xuất nhập lao động sang nước ngồi Các văn cơng ty đa dạng theo quy định nhà nước công tác văn thư nói chung cơng tác ban hành văn nói riêng theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Về thẩm quyền ban hành văn : cơng ty có quy định rõ ràng chức nhiệm vụ chức vụ lãnh đạo nên việc ban hành văn người lãnh đạo cơng ty khơng có chồng chéo Việc ký ban hành văn thể mức độ quan trọng văn từ cấp xuống cấp Về kĩ thuật trình bày: Các văn cơng ty ban hành có đủ thành phần bắt buộc Về quy trình soạn thảo văn : Khá đầy đủ khoa học Sử dụng dấu theo nguyên tắc nhà nước quy định Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đóng dấu phát hành văn nhanh chóng Bảo quản dấu hợp lý, khoa học Vệ sinh dấu cách VP nắm bắt nhận biết tình hình phát triển kinh tế nay, từ đưa phương pháp hoạt động mới, đổi phương thức sản xuất doanh nghiệp phù hợp với kinh tế thị trường Công tác tham mưu cho hoạt động đặc thù công ty đem lại hiệu định giúp cho phát triển công ty cách đáng kể 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế cần khắc phục: Chưa chủ động việc cập nhật văn quy định nghiệp vụ công tác VT, LT Một số quy định cần thiết việc quản lý nghiệp vụ văn phòng chưa rõ ràng chi tiết 30 Chưa giám sát cách chặt chẽ hoạt động đặc thù tuyển dụng lao động dẫn đến tình trạng xuất lao động bỏ nước chưa hết hợp đồng tăng lên đáng báo động Công tác tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo đơi chậm tiến độ dẫn đến định lãnh đạo chưa kịp thời xác Thơng tin cung cấp cho lãnh đạo đơi chưa thường xun, kịp thời Nội dung thơng tin chưa thực phong phú để đáp ứng yêu cầu lãnh đạo Trình độ số nhân viên bị hạn chế xử lý cơng việc bị máy móc 2.4.3 Nguyên nhân Từ thành lập đến Công ty tổ chức 01 đợt Công ty tổ chức cho nhân tham gia bồi dưỡng chuyên nghiệp vụ, chưa đáp ứng yêu cầu học hỏi nhân viên Nhân viên văn phòng đơi lơ cơng việc, chưa có tính sáng tạo chủ động Phối hợp công tác tham mưu, tổng hợp với phòng khác chưa có đồng bộ, chặt chẽ Đôi khi, điều làm cho cơng tác thiếu tính xác kịp thời Do nhận thức lãnh đạo Công ty, lãnh đạo văn phòng Vì vậy, cơng tác tham mưu văn phòng chưa quan tâm, đầu tư mức chưa thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc vi phạm nghiệp vụ văn phòng Lãnh đạo Cơng ty chưa có quan tâm định đến việc bồi dưỡng kỹ tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, học hỏi kinh nghiệm lẫn Chưa có sách đãi ngộ thoả đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao, chưa có sách lương thưởng – thăng tiến phù hợp để chi trả cho cán làm giảm động lực công việc 31 Chất lượng thông tin tổng hợp từ phòng chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra, thông tin thường xảy vấn đề trùng lặp, thông tin chưa kiểm chứng chưa kịp thời… Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công việc nói chung yêu cầu VP nói riêng Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị xuống cấp cần bảo dưỡng sửa chữa, thiết bị phục vụ cơng việc thiếu chưa bổ sung kịp thời Hệ thống phần mềm quản lý lỗi thời, chưa cập nhật Chưa có phềm mềm bảo vệ máy tính Mơi trường trao đổi, thu thập thơng tin nhiều hạn chế Chưa biết áp dụng công cụ trao đổi thông tin trực tuyến với lãnh đạo phòng, thụ động công tác tổng hợp tham mưu thông tin cho lãnh đạo gây thời gian tính chủ động  Tiểu kết chương Qua chương giúp nhận thấy chức nhiệm vụ CTCP TAMAX nói chung phòng VP nói riêng thấy cấu tổ chức hoạt động văn phòng Từ rút ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân để làm sở cho Chương nhằm đưa giải pháp khắc phục, nâng cao hiệu 32 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CTCP TAMAX 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân 3.1.1 Về tổ chức máy Tham khảo mô hình văn phòng mơ hình cơng ty nhằm tinh gọn máy tối đa hoá hiệu làm việc Có thể kể đến số mơ hình văn phòng như: Mơ hình văn phòng ảo, mơ hình văn phòng chia sẻ mơ hình văn phòng mở Xem xét đề xuất quan có thẩm quyền tích hợp phòng: Tuyển dụng, đào tạo, xuất thành đơn vị VP, nhân thành đơn vị để thu gọn tối đa máy, giảm chi phí hoạt động Cụ thể, nên có ý kiến đề xuất với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội sửa đổi Quyết định số 19/2007/Bộ LĐTBXH ngày 18 tháng 07 năm 2007 “Quy định tổ chức máy hoạt động đưa người lao động làm việc nước máy chuyên trách để bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước làm việc nước ngồi” Bên cạnh đó, tự Cơng ty nên xem xét nên sát nhập VP phòng Nhân để giảm bớt cồng kềnh máy, gây lãng phí 3.1.2 Về tổ chức nhân - Về phía lãnh đạo: Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng tầm quan trọng văn phòng Ban lãnh đạo Cơng ty cần tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên, cơng sách khen thưởng – kỷ luật người, việc Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá để đảm bảo hoạt động ln kịp thời xác Lãnh đạo VP không ngừng trau dồi phẩm chất, kiến thức kinh nghiệm thực tế để phù hợp văn phòng Cần trọng đến phương pháp lãnh đạo dân 33 chủ, khích lệ động viên cơng nhân viên Cơng ty phát huy lực thân, nhắc nhở cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ khéo léo để nhân viên rút kinh nghiệm lần sau Lãnh đạo quan tâm đến đời sống công nhân viên phòng việc tổ chức du lịch, liên hoan, thưởng cuối năm… Cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách cụ thể rõ ràng để nhân viên hiểu rõ vai trò trách nhiệm - Về phía nhân viên: Nâng cao nhận thức trình độ cán bộ, cơng nhân viên Cơng ty vai trò văn phòng Từ đó, tác động tới ý thức làm việc người, hoàn thành nhiệm vụ giao Xây dựng mô tả công việc, xác định vị trí việc làm cho nhân viên Hành Tránh việc tuyển dụng nhân không với chuyên môn, nghiệp vụ Mỗi nhân viên VP cần phải tự học hỏi, tự cập nhật thông tin liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ, quy định Nhà nước thực tế tình xuất lao động nước ngồi nước để có ý kiến góp ý cho lãnh đạo mang tính thời sự, xác đảm bảo tuân thủ pháp luật Nhân viên trong VP thực cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác, làm tốt cơng tác phối hợp phòng, cá nhân Tránh tình trạng chậm trễ thơng tin phản hồi từ phòng lên VP từ VP lên lãnh đạo cơng ty 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT Văn phòng 3.2.1 Về sở vật chất, trang thiết bị Quan tâm đầu tư mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa sở vật chất, trang thiết bị làm việc đáp ứng yêu cầu tối đa nhân viên phương tiện làm việc Nâng cao ý thức, trách nhiệm tồn thể nhân viên giữ gìn bảo vệ 34 tài sản chung, có hình thức thi đua cho đơn vị, phòng thực cơng tác Mua sắm, trang bị giá, tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu máy tính Bảo dưỡng thiết bị cũ như: Máy tính để bàn, điều hồ, máy lọc nước… Trang bị thêm khu vực gửi xe công ty Camera chống trộm, sẵn sàng phối hợp với lực lượng an ninh khu vực để đảm bảo số lượng xe đảm bảo an toàn cho xe tồn Cơng ty Bố trí, xếp lại phòng làm việc phòng đảm bảo hiệu giải công việc, lãnh đạo quan sát bao quát hoạt động nhân viên 3.2.2 Ứng dụng CNTT văn phòng Cần chủ động tăng cường ứng dụng CNTT vào cơng tác Hành – văn phòng, tìm hiểu xây dựng phần mềm liên quan đến cơng tác VT – LT Tìm kiếm thiết kế phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc để tìm kiếm cho phép người dùng đọc tồn nội dung văn Tham khảo phần mềm như: VPNet, Eoffice phần mềm hồ sơ tài liệu lưu trữ ví dụ như: eArchivist, DocPro…Tham khảo Đề án “mơ hình văn phòng khơng giấy” Chính phủ Trang bị phần mềm diệt virut bảo vệ liệu máy tính, cố hệ thống bảo mật mạng LAN, bảo mật website Công ty Thiết kế giao diện website Công ty thân thiện với người dùng, thường xuyên cập nhật thông tin lên trang chủ … Nâng cao trình độ nhân viên sử dụng CNTT, đặc biệt CNTT công tác văn phòng giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý công việc Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin hoạt động phòng VP; trao đổi thơng tin phòng tham mưu cho lãnh đạo cách 35 nhanh chóng Ví dụ tiêu biểu phần mềm : Skyper, Facebook, Zalo,… 3.3 Nhóm giải pháp đặc thù Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Thiên Ân mà VP có nhiệm vụ đặc thù Chất lượng công tác tuyển dụng, đào tạo, xuất lao động thành hoạt động quản lý, hoạt động quản lý lại dựa vào hoạt động tham mưu VP Một số giải pháp liên quan đến nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng, đào tạo, xuất lao động : - Xây dựng hệ thống tiêu chí tuyển chọn lao động cách chặt chẽ theo yêu cầu hợp đồng mà Công ty ký kết với đối tác cung cấp người lao động sang nước làm việc - Trực tiếp sàng lọc người lao động đủ tiêu chuẩn, tránh tình trạng dựa vào giấy tờ để sàng lọc độ xác không cao - Xây dựng hệ thống hợp đồng lao động chi tiết, rõ ràng, tránh nhầm lẫn dẫn đến khiếu nại ảnh hưởng đến thương hiệu Cơng ty - Xây dựng chương trình tuyển chọn đào tạo lao động, đảm bảo người lao động xuất cảnh tiến độ, tránh lãng phí thời gian tránh rủi ro không mong muốn - Tập trung đào tạo cho người lao động ngoại ngữ tay nghề nhiệm vụ đặt lên hàng đầu, chất lượng người lao động mặt Cơng ty, tạo nên niềm tin từ phía đối tác, tạo nên thương hiệu thị trường doanh nghiệp Việt Nam lĩnh vực xuất lao động - Công ty luôn phận trung gian bảo vệ quyền lợi đáng người lao động làm việc nước kết thúc hợp đồng Điều làm cho người lao động cảm thấy an tâm làm việc, sẵn sàng gắn bó thêm với Công ty - Xây dựng số văn liên quan đến công tác tuyển dụng, đào tạo 36 xuất lao động chặt chẽ, có hệ thống Trên sở văn pháp lý hành, VP phòng chun mơn khơng ngừng cập nhật tin tức quy định nhà nước lĩnh vực xuất lao động, đặc biệt thông tin từ Bộ Thương Binh – Lao động Xã hội - Xây dựng văn quy định công tác theo dõi, đánh giá, kiểm tra hoạt động tuyển dụng, đào tạo xuất lao động, sở cho hoạt động khen thưởng kỷ luật  Tiểu kết chương Từ ưu điểm hạn chế nguyên nhân chương mà đưa giải pháp khắc phục nhóm là: nhóm giải pháp tổ chức máy, nhân sự; Nhóm giải pháp sở vật chất, ứng dụng CNTT cơng tác Hành – văn phòng; Nhóm giải pháp đặc thù Nhằm đem lại hiệu định CTCP TAMAX nói chung phòng VP nói riêng 37 PHẦN KẾT LUẬN Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, tơi hệ thống hố sở lý luận văn phòng doanh nghiệp; Trình bày tổ chức hoạt động VP Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân; đưa số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hợp VP Cơng ty Đề tài hy vọng góp phần vào hệ thống lý luận nghiên cứu cho đề tài Về khía cạnh thực tiễn, mong đề tài giúp Công ty Thiên Ân nâng cao chất lượng hoạt động của VP Mặc dù cố gắng hoàn thành nghiên cứu kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế nên tơi khơng tránh sai sót báo cáo Kính mong thầy, giáo góp ý để nghiên cứu tơi hồn thiện 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Điều lệ CTCP xây dựng, cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Báo cáo tổ chức máy CTCP xây dựng, cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Thông tư số 01/2011/TT/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Giáo trình Quản trị văn phòng, GS Nguyễn Thành Độ, ngày tháng năm 2015 Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp, PGS TS Lê Văn Tâm, ngày 15 tháng năm 2015 http://www.tamax.vn (website Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực xuất nhập Thiên Ân) 39 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Logo CTCP TAMAX Phụ lục 02: Sơ đồ hóa cấu tổ chức CTCP TAMAX Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức phòng VP CTCP TAMAX 40 Phụ lục 01: Logo CTCP TAMAX Phụ lục 02: Sơ đồ hóa cấu tổ chức CTCP TAMAX Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Chi nhánh Hà Nội P Xuất lao động Cơ sở đào tạo số Cơng ty Phó giám đốc P Tuyển dụng lao động P Đào tạo Cơ sở đào tạo số chi nhánh Hà Nội P Tài kế tốn P Hành Cơ sở đào tạo chi nhánh Thanh Hố 41 P Nhân Phó giám đốc P Pháp chế P Đài Loan Các văn phòng đại diện Chi nhánh Thanh Hoá Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức phòng VP CTCP TAMAX Lái xe Phó Chánh Văn phòng Bảo vệ Lễ tân Chánh văn phòng Tạp vụ Văn thư, Lưu trữ Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên 42 ... chương khai thác thực trạng văn phòng CTCP TAMAX 16 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX) 2.1... lao động cho đối tác nước 2.2 Thực trạng cấu tổ chức văn phòng CTCP TAMAX 2.2.1 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng CTCP TAMAX - Các phận văn phòng Năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên Văn phòng CTCP TAMAX. .. cứu thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Về giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng cơng ty cổ phần