TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN FPT

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thơng tin tơi nhận giúp đỡ tận tình từ toàn thể cán bộ, nhân viên Tập đoàn FPT Nhân cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giảng viên môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp hướng dẫn tơi tận tình trình thực đề tài Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khách quan khác nên dù cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận ưu, nhược điểm qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Qua học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” tơi thực làm tiểu luận với tên đề tài: “Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu DANH MỤC VIẾT TẮT TỪ ĐẦY ĐỦ STT TỪ VIẾT TẮT HĐQT Hội đồng quản trị CNTT Công nghệ thông tin CBCNV Cán công nhân viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐỒN FPT VÀ VĂN PHỊNG CỦA TẬP ĐỒN 1.1 Khái quát chung Tập đoàn FPT 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Tập đồn FPT 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đoàn FPT 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng Tập đồn FPT 1.3 Nội dung tổ chức hoạt động văn phòng CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 14 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Tập đoàn FPT 14 2.2 Hoạt động văn phòng Tập đồn FPT 18 2.2.1 Tổng hợp – Tham mưu 18 2.2.2 Công tác văn thư – lưu trữ 19 2.2.3 Tổ chức chế độ sách 20 2.2.4 Quản lý trang thiết bị 20 2.2.5 Kiểm tra giám sát 21 2.3 Kết hoạt động Văn phòng Tập đoàn FPT 21 2.4 Nhận xét chung 22 2.4.1 Ưu điểm 22 2.4.2 Nhược điểm 23 2.4.3 Nguyên nhân 23 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH - TẬP ĐOÀN FPT 26 3.1 Nâng cao vai trò lãnh đạo 26 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên 26 3.3 Xây dựng hồn thiện sách 27 3.4 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị 27 3.5 Quản lý nhân dựa quy trình rõ ràng 28 3.6 Giải pháp đổi mới, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng 30 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kì hội nhập phát triển kinh tế nay, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế, vừa hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập cạnh tranh gay gắt Đất nước ta đổi ngày, để quản lý trình sản xuất kinh doanh hiệu doanh nghiệp cần đề hàng loạt chiến lược sách khác Chính doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề thiếu phận văn phòng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơng ty, văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng, cần thiết phận văn phòng cần khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị nhà quản lý Tuy nhiên để phận văn phòng hoạt động có hiệu thực cánh tay đắc lực nhà quản lý đòi hỏi phải có quản lý, theo dõi, đánh giá trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng Trong q trình tìm hiểu Tập đồn FPT tơi nhận thấy Tập đồn nhận thức tầm quan trọng phận văn phòng bước đầu quan tâm đến việc phát triển định hướng mở rộng phận Vì tổ chức hoạt văn phòng tập đồn bên cạnh mặt tốt nhiều mặt hạn chế dẫn đến hiệu cơng tác văn phòng chưa cao Xuất phát từ vấn đề trên, để tìm hiểu làm rõ tơi chọn đề tài: “Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng Tập dồn FPT” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như: PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, trình bày lý luận cơng tác lập chương trình, kế hoạch Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, trình bày vai trò, nguyên xây dựng, phân loại kế hoạch Chương VIII: Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tr.209-231 Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp Ngành Quản trị văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu đề tài tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Tập đồn FPT Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu tổ chức hoạt động văn phòng Phân tích tổ chức hoạt đơng văn phòng Tập đồn FPT từ tìm điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân chúng Đặc biệt từ nguyên nhân hạn chế, bất cập để đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động Tập đoàn giúp tập đoàn ổn định phát triển Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT mặt tích cực, hạn chế tìm ngun nhân đề biện pháp khắc phục Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp nghiên cứu, thu thập xử lý thông tin: tìm hiểu tài liệu, giáo trình, thơng tin có chọn lọc có liên quan đến đề tài Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích phận để tìm hiểu kỹ, sâu đối tượng cần nghiên cứu Sau tổng hợp lại thơng tin phân tích Phương pháp thống kê: thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Là sở lý luận tổ chức hoạt động Văn phòng doanh nghiệp Góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu cơng tác văn phòng Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo cho cá nhân, sinh viên nghiên cứu đề tài tương lai Cấu trúc đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận chung báo cáo kết cấu gồm chương: Chương I Khái quát chung Tập đồn FPT Văn phòng Tập đồn Chương II Tổ chức máy hoạt động văn phòng Tập đoàn FPT Chương III Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN FPT VÀ VĂN PHỊNG CỦA TẬP ĐỒN 1.1 Khái qt chung Tập đồn FPT 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Tập đoàn FPT Tập đoàn FPT thành vập ngày 13/9/1988 (tên cũ Tập đoàn cổ phần phát triển dầu tư công nghệ FPT) tập đoàn kinh tế Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ liên quân đến công nghệ thông tin Ban đầu, FPT doanh nghiệp nhà nước hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa Food Processing Technology - Chế biến thực phẩm, sau vào năm 1990 đổi thành Financing Promoting Technology – Tâp đồn Đầu tư Phát triển Cơng nghệ) Tập đồn có quan hệ xuất nhập chuối khô, khoai, sắn… cho khối Đông Âu – Liên Xô Ngày 8/9/2006, Chính phủ Việt Nam ký hiệp định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT Chủ tịch trường Tiến sỹ Lê trường Tùng, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia Bình Ngày 24/10/2006, FPT công bố định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược Quỹ đầu tư Texas Pacific Group (TPG) Intel Capital FPT nhận khoản đầu tư 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures Intel Capital Ngày 18/11/2006, Tập đoàn Microsoft Tập đoàn FPT ký thỏa thuận liên minh chiến lược Ngày 19/12/2008, Tập đoàn FPT cơng bố chấp nhận đổi tên từ “Tập đồn cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT” thành “Tập đoàn Cổ phần FPT” viết tắt “FPT Corporation” Tên gọi: Tập đồn Cổ phần FPT Trụ sở: Tòa nhà FPT, lô B2 Phố Duy Tân, đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: (84-24) 73 007 300 Website: https://fpt.com.vn/ Ngay sau thành lập Tập đoàn FPT có số vốn điều lệ tập đồn 1.438.319.670.000 VNĐ Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điều chỉnh ngày 8/7/2010, tổng vốn điều lệ Tập đoàn FPT tăng từ 1.438.319.670.000 VNĐ lên 1.934.805.170.000 VNĐ - Ngày 28/5/2015, vốn đầu tư nâng lên 3.975.316.400.000 VNĐ - Ngày 25/5/2017, vốn đầu tư nâng lên 5.309.611.050.000 VNĐ - Ngày 31/12/2017, vốn đầu tư nâng lên 6.136.367.720.000 VNĐ Trụ sở làm việc tập đồn FPT (Phụ lục 1) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đoàn FPT  Chức năng, nhiệm vụ tập đồn Tập đồn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực kế hoạch ngắn dài hạn nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngành theo chức đăng ký kinh doanh mục đích hoạt động Tập đồn Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu phát triển nhu cầu tiềm năng, xây dựng phương án kinh doanh dịch vụ để thực kế hoạch, mục tiêu chiến lược Tập đoàn đề Bảo toàn phát triển vốn nhà nước giao; liên doanh, liên kết với đơn vị nước, tổ chức dịch vụ phát triển đầu tư công nghệ thông tin Hoạt động theo pháp luật chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước Thực đầy đủ sách kinh tế nghĩa vụ ngân sách Nhà nước Với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin viễn thông FPT tập đoàn số Việt Nam lĩnh vực phần mềm, tích hợp hệ thống, dịch vụ CNTT, phân phối sản xuất sản phẩm CNTT, bán lẻ sản phẩm CNTT… lĩnh vực viễn thông  Cơ cấu tổ chức FPT Tập đoàn lớn, hàng đầu Việt Nam nên cấu tổ chức tập đoàn phức tạp Đứng đầu Đại hội Cổ Đông, kết tiếp Hội đồng quản trị Ban Tổng giám đốc Tiếp sau Cơng ty thành viên trực thuộc Tập đồn FPT  Cơng ty cổ phần viễn thơng FPT (FPT Telecom)  Công ty phần mềm FPT (FSoft)  Công ty Hệ thống thông tin FPT  Công ty Giáo Dục FPT (FPT University)  Công ty Thương mại FPT  Công ty Dịch vụ tin học FPT  Cơng ty Đầu Tư FPT Ngồi có ban thuộc Head office Tập đồn, là: Văn phòng, Ban Nhân sự, Ban cơng nghệ thơng tin, Ban đảm bảo chất lượng, Ban truyền thông Sơ đồ cấu tổ chức Tập đoàn FPT (phụ lục số 2) Cơng ty ngày hồn thiện máy hoạt đọng cấu tổ chức phòng ban, điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phòng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao 2.4.2 Nhược điểm Cơng tác văn phòng chưa thực rõ rang, cán nhân viên chưa đào tạo kỹ lưỡng, người kiêm đến cơng việc, chức văn phòng cán văn thư phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân Các nghiệp vụ thực theo quy định, quy chế, nội quy Tập đoàn, số trường hợp trở lên cứng nhắc, khơng linh hoạt như: việc tiếp nhận giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thiết phải nhân viên văn thư ký nhận Điều không thuận tiện trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải cơng việc lãnh đạo phòng ban khác Năng lực chuyên viên, nhân viên phòng chưa cao, thiếu tác phòng cơng nghiệp, chưa có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Chưa có gắn kết cao lãnh đạo nhân viên Hợp tác phòng ban chậm Thiếu giám sát đạo thường xuyên lãnh đạo, ngun nhân phòng ban tập đồn hạn chế, nhiều phải kiêm nhiệm nhiều việc khác, dẫn đến ảnh hường đến công việc, hoạt động phòng Chưa hồn thiện mơ hình tổ chức văn phòng đại Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, bàn làm việc nhân viên bố trí khơng có vách ngăn ảnh hưởng tới tập trung cơng việc, có khách dễ nẩy sinh việc nói chuyên riêng làm việc 2.4.3 Nguyên nhân Để tìm giải pháp đắn phải hiểu nguyên nhân dẫn đến 23 hạn chế trên: - Nhận thức lãnh đạo Văn phòng tổ chức hoạt động Văn phòng chưa cao Chưa xác định phương pháp lãnh đạo, điều hành văn phòng cách khoa học - Tổ chức máy thiếu ổn định, chưa phù hợp với chức nhiệm vụ giao - Những hạn chế, yếu đội ngũ cán công tác cán chậm khắc phục Đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng đa số trẻ, thiếu kinh nghiệm cơng tác thực tiễn Số cán có trình độ cao, sau đại học - Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc văn phòng cấp hạn chế Việc đầu tư sở vật chất, mua sắm phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng hạn chế; số nơi chuyên viên văn phòng cấp uỷ chưa có đủ máy tính cá nhân để làm việc, hệ thống máy tính cũ kỹ, trang thiết bị khơng đồng bộ, thường bị hư hỏng, hoạt động thiếu ổn định ảnh hưởng trực tiếp đến suất, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp cán văn phòng - Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Cán văn phòng cấp ủy ln phải tình trạng áp lực cơng việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng công việc phải giải đòi hỏi độ xác khái quát cao, chế độ, sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc giống phận cơng tác khác, chưa khuyến khích, thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao 24  Tiểu kết Trên sở tìm hiểu nghiên cứu tổ chức hoạt động Văn phòng Tập đồn FPT nhận xét ưu nhược điểm chương Qua sở để tơi tiếp tục triển khai chương với giải pháp đề xuất cho công tác tổ chức hoạt động văn phòng 25 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẬP ĐỒN FPT 3.1 Nâng cao vai trò lãnh đạo Bất tổ chức phải có người đứng đầu, người đứng đầu đòi hỏi phải người am hiểu, có lực, có tầm nhìn, có khả điều khiển, quản lý tốt, lãnh đạo cần tập trung vào:  Có kế hoạch chuyển giao, ứng dụng kết Đề tài nghiên cứu vào hoạt động thực tiễn văn phòng  Xây dựng, tổ chức thực Đề án phát triển nguồn nhân lực văn phòng từ đến năm 2020 Ban hành tiêu chuẩn chức danh thực chuẩn hố đội ngũ cán trưởng, phó phòng chuyên viên  Xây dựng tổ chức thực Quy chế phối hợp hoạt động văn phòng với phận  Quan tâm, động viên kịp thời đời sống tinh thần vật chất cán bộ, cơng chức văn phòng Tổ chức thực tốt công tác thi đua khen thưởng đơn vị văn phòng 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, hội thảo để phổ biến sách đào tạo số kỹ cho CBCNV Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn Tổ chức hội thảo, giao lưu cho nhân viên văn phòng tập đồn với khóa học với đơn vị khác để học hỏi giao tiếp, ứng xử, văn hóa cơng sở để hồn thiện văn phòng vật chất lẫn người Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả tin học như: hội thảo tiện ích tin học văn phòng chun viên máy 26 tính có trình độ giỏi Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ mục tiêu tập đồn mở rộng quan hệ với đối tác nước Tập đoàn nên tổ chức chuyến thăm quan, du lịch cho nhân viên tập đồn nói chung nhân viên văn phòng nói riêng để nhân viên giảm áp lực cơng việc, tăng thêm tình đồn kết, giúp hiểu thêm đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm Khuyến khích hoạt động sáng tạo ứng dụng khoa học công nghệ cho phát triển sản xuất kinh doanh Có thể nói đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò quan trọng định việc thành cơng q trình điều hành lãnh đạo hiệu cơng việc tồn cơng ty Vì q trinh hoạt động nhân viên văn phòng phải có trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chun mơn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu công việc 3.3 Xây dựng hồn thiện sách Xét cho chế độ phúc lợi tốt nguồn động lực hàng đầu cho nhân viên phấn đấu công việc Chế độ thưởng, phạt, trợ cấp, bảo hiểm biện pháp tạo động lực cho nhân viên sử dụng nhân viên có hiệu tập đoàn Tiền thưởng khoản bổ sung cho tiền lương, thưởng thích hợp thúc đẩy nhân viên Công ty cố gắng để tạo hiệu tối đa cho Công ty 3.4 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị Bất kì vấn đề gì, thực cần đến nguồn tài chính, khơng có tài khơng thể làm Việc tăng cường sở vật chất kĩ thuật cần thiết, để cải tạo cảnh quan, nâng cấp thiết bị kĩ thuật hạ tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công việc 27 3.5 Quản lý nhân dựa quy trình rõ ràng Quản trị nhân cho hiệu ln tốn phức tạp với doanh nghiệp Với toán đòi hỏi người lãnh đạo phải xây dựng cho hệ thống quản trị nhân hoạt động vô tốt hiệu - Xây dựng hệ thống quản trị nhân  Một hệ thống nhấn tốt lãnh đạo cần cung cấp tồn thơng tin nhân công ty đầy đủ phút Có thể có phần mềm khơng Việc quản lý hiệu không thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà dựa vào cách xây dựng quản lý liệu phận nhân  Thành lập bảng theo dõi thông tin nhân sự: Mỗi phòng, phận nên lập thành file riêng, nhân viên sheet bao gồm thông tin: họ tên, tuổi, quê quán, kinh nghiệm, ưu nhược điểm, khả hồn thành cơng việc…  Tiến hành lập bảng theo dõi tuyển dụng: Việc tuyển dụng nên lưu trữ thành hồ sơ để tra cứu rút kinh nghiệm cho phận quản trị nhân q trình tuyển dụng để tuyển nhân có trình độ cao gồm: trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian thử việc, khả thời gian thử việc…  Bảng theo dõi đào tạo: bảng để theo dõi khả nhân viên Mỗi người có ưu nhược điểm khác nhau, kỹ khác trình làm việc Do đó, họ cần cơng ty đào tạo thêm để nâng cao trình độ Bảng giúp lãnh đạo phân bổ người nen đào tạo sâu mảng  Bảng theo dõi lương: Bảng thông tin cho phép lãnh đạo nắm bắt tình hình lương cụ thể nhân viên Thơng qua có điều chuyển, cắt giảm, tăng lương… cho vị trí hiệu 28 công việc  Bảng theo dõi bảo hiểm xã hội: theo dõi chế độ đãi ngộ với nhân viên, tình trạng nay… - Quy trình quản trị nhân rõ ràng, chuẩn Việc xây dựng hệ thống quản trị nhân phụ thuộc vào mơ hình công ty bao gồm:  Tuyển dụng vấn nhân  Kế hoạch đào tạo điều chuyển nhân cho phòng ban  Chế độ đãi ngộ  Các nội quy, quy định áp dụng tập đồn  Văn hóa doanh nghiệp - Có kế hoạch mơ tả cơng việc cho nhân  Nhân viên có định hướng công việc, không nhiều thời gian vào việc tìm hiểu làm quen với mơi trường làm việc  Nhân viên không bị ngợp bắt đầu công việc  Nhân viên không bị áp lực chuẩn bị sẵn tinh thần làm việc  Quản lý dễ dàng nắm bắt hiệu công việc, cách thức triển khai cơng việc nhân viên  Có lộ trình kế hoạch đào tạo lực chuyên môn cho nhân  Với cách quản lý chắn đem lại hiệu công việc chuyên mơn cao quản lý bám sát với nhân viên - Hướng dẫn công việc, cách thức làm việc cụ thể Với nhân viên họ dễ bị hoang mang với môi trường làm việc đặc biệt họ chưa thân quen Quản lý cần hướng dẫn cụ thể giao cho nhân viên cũ hướng dẫn công việc cho nhân viên kể cơng việc chun mơn mơi trường có u cầu cách thức làm khác Đối với nhân viên cũ, quản lý cần tạo động lực, mục đích cung cấp cho 29 - Đánh giá hiệu công việc  Đánh giá kết công việc theo tháng, quý điều nên làm Đây cách nhanh để quản lý nắm bắt hiệu cơng việc phận, phòng Bên cạnh đó, nắm bắt giải vấn đề mà nhân viên mắc phải khiến cơng việc khơng có hiệu  Khi đánh giá xong công bố kết làm việc, khen ngợi người có thành tích tốt động viên người chưa đạt hiệu - Thưởng phạt rõ ràng  Thưởng phạt điều chắn cần có Thưởng với người mang lại hiệu công việc họ cảm thấy công sức, cống hiến họ cơng nhận, ý có tinh thần làm việc tốt  Với người mắc phải quy chế, lỗi chắn phải phạt để họ thấy sai khơng tái phạm Khi thấy nhân viên mắc nhiều lần lỗi lúc quản lý cần nhanh chóng xem xét tháo gỡ cho họ 3.6 Giải pháp đổi mới, hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng Đầu tư việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động Văn phòng Đây khởi động cần thiết để tối ưu hóa nâng cao chất lượng phục vụ Văn phòng nhằm góp phần tích cực thiết thực vào thực hiên mục tiêu, nhiệm vụ Tập đoàn; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ hoạt động Văn phòng để nâng cao suất, chất lượng hoạt động văn phòng 30  Tiểu kết Qua tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn chương tơi thấy Tập đoàn làm tốt nhiên mắc phải sai sót Nên chương đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT 31 KẾT LUẬN Văn phòng ngày khẳng định vị trí vai trò sư phát triển công ty, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Xu phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp hoạt động xã hội phải khơng ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phòng cần nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu Nâng cao hiệu công tác tổ chức hoạt động văn phòng trong vấn đề trọng tâm để tăng cường vị trí vai trò Văn phòng doanh nghiệp Đề tài tập tìm hiểu tổ chức hoạt động Văn phòng tạị Tập đồn FPT, rõ ưu điểm đạt được, yếu kém, bất cập nguyên nhân hạn chế yếu tổ chức hoạt động văn phòng từ đưa số đề xuất xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao việc tổ chức hoạt động văn phòng 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Thành Độ chủ biên, Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất Lao động-Xã hội, 2005 Nguyễn Hữu Thân (2002), Quản Trị Hành Chinh Văn Phòng, Nxb Thống kê, TP.HCM PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng https://fpt.com.vn/ http://tailieumienphi.vn/doc 33 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Trụ sở làm việc tập đồn FPT Phụ lục 2:Sơ đồ cấu tổ chức Tập đoàn FPT Phụ lục 3: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Tập đồn FPT 34 Phụ lục 1: Trụ sở làm việc tập đồn FPT Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Tập đoàn FPT Phụ lục 3: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Tập đồn FPT Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Bộ phận văn phòng Ban giám đốc Bộ phận Văn thư-lưu trữ Bộ phận kế toán -tài vụ Bộ phận bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ ... chương tơi vào tìm hiểu tổ chức hoạt động Văn phòng tập đoàn FPT 13 CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN FPT 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Tập đồn FPT Văn phòng tập đồn... cấu tổ chức Tập đoàn FPT 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng Tập đoàn FPT 1.3 Nội dung tổ chức hoạt động văn phòng CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN FPT. .. Khái qt chung Tập đồn FPT Văn phòng Tập đoàn Chương II Tổ chức máy hoạt động văn phòng Tập đồn FPT Chương III Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động văn phòng Tập đồn FPT PHẦN NỘI