TÌM HIỂU CÔNG TÁC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2019 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên tận tâm hướng dẫn chúng em thực tiểu luận Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho trình nghiên cứu đề tài mà hành trang quý báu để em bước vào đời cách vững tự tin Do kiến thức thời gian có hạn nên đề tài em khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đuợc đóng góp ý kiến từ phía thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiến Cấu trúc đề tài CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1.Lý luận chung doanh nghiệp 1.1.1.Một số quan điểm doanh nghiệp 1.1.2.Các loại hình doanh nghiệp 1.2.Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 1.2.2.Chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.3.Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.1.Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.2.Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 10 1.3.3.Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng 11 CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 14 2.1.Khái quát chung công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 14 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 14 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 17 2.1.4 Khái quát văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 17 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 18 2.2.1 Vai trò lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 18 2.2.2 Vai trò thơng tin nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21 2.2.3 Vai trò đại diện nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 22 2.2.4 Vai trò liên kết nhà quản trị văn phòng 24 2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 25 2.3.1 Tiêu chuẩn hiểu biết văn phòng 25 2.3.2 Tiêu chuẩn kỹ tư phân tích, nắm bắt nhu cầu khả nhạy cảm thị trường 26 2.3.3 Tiêu chuẩn kỹ thu thập, xử lý thông tin, kỹ truyền thông 28 2.3.4 Tiêu chuẩn kỹ giao tiếp, đối ngoại 29 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP THỜI KỲ HỘI NHẬP 31 3.1 Đánh giá vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 31 3.1.1 Ưu điểm 31 3.1.2 Nhược điểm 32 3.1.3 Nguyên nhân 33 3.2 Giải pháp nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 33 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 33 3.2.2 Đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 35 KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC 42 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nói đến cơng tác văn phòng nói tới hoạt động thường xuyên diễn quan, tổ chức Cơng tác văn phòng đóng góp khơng nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đặt Văn phòng vốn coi cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng tai, mắt, cánh tay nối dài lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo Đây nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng coi thứ vũ khí khơng thể thiếu nhà quản trị Văn phòng phận khơng thể thiếu tất quan Nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh.Tổ chức tốt công tác văn phòng giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu hoạt động giúp tổ chức hướng ngày phát triển.Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vu văn phòng thực cách hiệu nhanh chóng hay khơng phụ thuộc vào người quản trị có đủ lực trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hay không.Một nhà quản trị giỏi giúp cho việc tổ chức, điều hành phân phối cơng việc văn phòng cách hợp lý Nhà quản trị văn phòng nhà quản trị có quyền điều khiển, giám sát cơng việc nhân viên quyền văn phòng, đồng thời người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan cơng việc nhân viên văn phòng Hiểu tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng hoạt động quan, đồng thời có khoảng thời gian ngắn thực tập công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông nên em xin lựa chọn đề tài “Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu - Mong muốn anh/chị Nhà quản trị tương lai, tác giả Phan Thị Hoa, lớp Lưu trữ học quản trị văn phòng K56 - Một số kĩ cần thiết nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập, tác giả Nguyễn Thị Bé, lớp liên thông Quản trị văn phòng K1, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Để đạt mục tiêu đề tài nghiên cứu, viết tiến hành phân tích thực trạng đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc khảo sát, đánh giá vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài thực nhằm mục đích nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Nhiệm vụ đề tài: - Tìm hiểu cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Khảo sát thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Đánh giá đưa đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài này, em sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu tài liệu nhà quản trị văn phòng vai trò nhà quản trị văn phòng - Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu lý luận vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiến Ý nghĩa lý luận: đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm vai trò nhà quản trị văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Ý nghĩa thức tiễn: Đề tài cung cấp luận khoa học cho bạn sinh viên tìm hiểu nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng đưa kiến nghị việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ kinh tế hội nhập Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài bao gồm ba chương: Chương 1: Khái quát chung doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Chương 2: Vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng Chương 3: Đánh giá vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng đưa đề xuất nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung doanh nghiệp 1.1.1 Một số quan điểm doanh nghiệp Quan điểm nhà tổ chức: doanh nghiệp tổng thể phương tiện, máy móc thiết bị người tổ chức lại nhằm đạt mục đích Quan điểm lợi nhuận: doanh nghiệp tổ chức sản xuất, thơng qua đó, khuôn khổ tài sản định, người ta kết hợp nhiều yếu tố sản xuất khác nhau, nhằm tạo sản phẩm dịch vụ để bán thị trường thu khoản chênh lệch giá thành giá bán sản phẩm Quan điểm chức năng: doanh nghiệp đơn vị sản xuất kinh doanh nhằm thực một, số, tất cơng đoạn q trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm thực dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi Quan điểm lý thuyết hệ thống: doanh nghiệp phận hợp thành hệ thống kinh tế, đơn vị hệ thống phải chịu tác động tương hỗ lẫn nhau, phải tuân thủ điều kiện hoạt động mà nhà nước đặt cho hệ thống kinh tế nhằm phục vụ cho mục đích tiêu dùng xã hội Theo Luật doanh nghiệp năm 2015: Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh 1.1.2 Các loại hình doanh nghiệp  Cơng ty TNHH - Cơng ty TNHH thành viên hình thức đặc biệt công ty TNHH Theo quy định Pháp luật Việt Nam công ty TNHH thành viên doanh nghiệp tổ chức cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở hữu chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn điều lệ doanh nghiệp - Công ty TNHH hai thành viên trở lên doanh nghiệp thành viên chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp Thành viên cơng ty tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên tối thiểu hai tối đa khơng vượt q 50 người Cơng ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Tuy nhiên, công ty TNHH không quyền phát hành cổ phiếu để huy động vốn  Công ty cổ phần Công ty cổ phần công ty mà vốn điều lệ chia thành nhiều phần khác nhằm dễ dàng việc mua bán sở hữu.Cổ đông công ty cổ phần người sở hữu cổ phần.Số lượng tối thiểu cổ đơng khơng có giới hạn tối đa.Các cổ đông người chịu trách nhiệm số vốn có quyền tham gia vào hoạt động doanh nghiệp, hưởng lợi tức tương ứng với số tiền góp  Cơng ty hợp danh Là doanh nghiệp phải có hai thành viên chủ sở hữu công ty kinh doanh với tên chung Ngoài thành viên hợp danh có thành viên góp vốn Các thành viên hợp danh cá nhân chịu trách nhiệm tài sản mình, thành viên góp vốn chịu trách nhiệm phần vốn góp  Doanh nghiệp tư nhân Doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp cá nhân làm chủ tự chịu trách nhiệm tồn tài sản hoạt động doanh nghiệp Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân cá nhân.Doanh nghiệp tư nhân khơng có tư cách pháp nhân Chủ doanh nghiệp tư nhân đại diện theo pháp luật doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp tư nhân có tồn quyền định tất hoạt động kinh doanh doanh nghiệp; có tồn quyền định với việc sử dụng lợi nhuận sau nộp thuế thực nghĩa vụ tài khác theo quy định pháp luật  Tổng công ty Tổng công ty tập hợp công ty quy mô lớn hoạt động nhiều lĩnh vực khác nhau, phạm vi nước hay nhiều nước; có cơng ty (cơng ty mẹ) nắm quyền lãnh đạo, chi phối hoạt động công ty khác (công ty con) Tổng công ty cấu tổ chức vừa có chức kinh doanh, vừa có chức liên kết kinh tế hình thành sở tập hợp, thơng qua đầu tư, góp vốn, sáp nhập, mua lại, tổ chức lại hình thức liên kết khác; cơng ty tập đồn, tổng cơng ty gắn bó lâu dài với lợi ích kinh tế, cơng nghệ, thị trường dịch vụ liên quan khác nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, nâng cao khả cạnh tranh tối đa hóa lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh  Hợp tác xã Hợp tác xã 01 tổ chức kinh tế tự chủ người lao động có nhu cầu lợi ích chung tự nguyện góp vốn đầu tư, góp sức lập theo qui định pháp luật để phát huy sức mạnh tập thể xã viên, nhằm giúp thực có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh  Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệp nhà nước tổ chức kinh tế Nhà nước thành lập hay hợp tác dạng cổ phần sở hữu toàn vốn điều lệ, số cổ phần hay vốn góp Nhà nước có vai trò chi phối tổ chức hình thức cơng ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn  Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi doanh nghiệp nhà đầu tư nước thành lập để thực hoạt động đầu tư Việt Nam doanh nghiệp Việt Nam nhà đầu tư nước mua cổ phần, sáp nhập, mua lại (khoản điều Luật đầu tư) 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp Văn phòng hiểu theo nhiều giác độ khác sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty…) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Tóm lại, văn phòng doanh nghiệp nơi thu thập, xử lý thông tin, nơi bàn thảo ban hành định quản lý, văn phòng nơi theo dõi, thực kiểm tra, đánh giá định quản lý ban hành Văn phòng doanh nghiệp phận tham mưu đắc lực cho cấp quản trị biện pháp tổ chức, điều hành doanh nghiệp 1.2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Chức văn phòng doanh nghiệp giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực công tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp  TIỂU KẾT Chương giới thiệu cách khái quát công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng vai trò – tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty Nhà quản trị văn phòng người có vị trí quan trọng doanh nghiệp, nên vai trò tiêu chuẩn họ có sức ảnh hưởng lớn tới phát triển doanh nghiệp Khi họ thực tốt vai trò mình, họ thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, họ làm sai họ kìm hãm phát triển củadoanh nghiệp.Vì thấy rằng, nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức, đặc biệt cơng tác văn phòng doanh nghiệp 30 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 3.1.1 Ưu điểm Trong thời gian vừa qua, nhìn chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp ban lãnh đạo cơng ty quan tâm tới hoạt động văn phòng doanh nghiệp, đưa văn phòng hoạt động theo khuôn khổ, nề nếp định Nhà quản trị văn phòng ln theo dõi, đơn đốc cán bộ, nhân viên, phận văn phòng thực kế hoạch đảm bảo cho hoạt động giải theo tiến độ công việc Tổng hợp vấn đềphát sinh trình thực chương trình, kế hoạch; đưa biện pháp xử lý phạm vi quyền hạn báo cáo xin ý kiến cấp giải vấn đề vượt thẩm quyền Cập nhật yêu cầu từcấp nhanh chóng thơng báo tới đơn vị, cá nhân liên quan tổchức triển khai thực yêu cầu cách nhanh chóng đạt kết cao Theo dõi tổng hợp vấn đề cộm việc triển khai cơng tác hành để kịp thời tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp biện pháp xử lý thích hợp Ra định, mệnh lệnh nhằm xử lý công việc phát sinh liên quan tới việc giải nhiệm vụ văn phòng vấn đề nội văn phòng doanh nghiệp Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, đại 31 Lãnh đạo điều hành công việc văn phòng theo quy trình kỹ thuật xây dựng theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nâng cao chất lượng công tác văn phòng doanh nghiệp, hạn chế nhiều sai sót, chi phí thời gian thực nghiệp vụ văn phòng Nhà quản trị nghiêm khắc việc thực quy chế làm việc quan, cán cơng chức tình trạng làm muộn nhiều, có hình thức xử lý cán bộ, nhân viên muộn 3.1.2 Nhược điểm Nhìn chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng trình độ đào tạo; nhiên, khả sử dụng ngoại ngữ ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác quản lý hạn chế Đa số chưa đào tạo có hệ thống cơng tác quản lý, trình độ lực điều hành quản lý bất cập, làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân nên chất lượng, hiệu cơng tác nhiều hạn chế Nhà quản trị chưa thực tốt việc động viên cán bộ, nhân viên họ chưa hồn thành tốt cơng việc giao Ngồi cần phải quan tâm đến đời sống người, để họ cảm nhận thân thiện lãnh đạo nhân viên Vấn đề đào tạo, phát triển cán bộ, nhân viên văn phòng chưa quan tâm đầu tư mức Nhà quản trị văn phòng chưa xem xét vấn đề vấn đề có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Kế hoạch đào tạo chủ yếu bồi dưỡng ngắn ngày, chưa thức quan tâm đến công tác đào tạo, hình thức đào tạo bồi dưỡng đơn giản, khơng phong phú Nhà quản trị chưa lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hàng năm, công việc phát sinh tiến hành đào tạo 32 Việc quản lý nhà quản trị văn phòng nhiều hạn chế cần phải khác phục nhiều Chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hoạt động văn phòng doanh nghiệp Trong cơng tác tuyển dụng nhân hạn chế, hoạt động theo mơ hình doanh nghiệp gia đình nên ln ưu tiên người quen biết, có cá nhân chưa thực đáp ứng u cầu trình độ chun mơn 3.1.3 Ngun nhân Nhận thức nhà quản trị văn phòng vai trò cơng tác văn phòng doan nghiệp hạn chế Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chưa đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng Hệ thống văn quy định chức nhiệm vụ vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp chưa cụ thể, chi tiết Nguồn chi phí cho việc đào tạo cán quản lý doanh nghiệp hạn chế Các kế hoạch đào tạo cho cán bộ, nhân viên doanh nghiệp xây dựng ban lãnh đạo doanh nghiệp chưa đồng ý phê duyệt chi phí lớn 3.2 Giải pháp nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Lãnh đạo doanh nghiệp cần có nhận thức đắn vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhận biết điểm mạnh hạn chế nhân viên, từ có kế hoạch, sách đào tạo, nhằm nâng cao lực, chun mơn quản trị văn phòng, đảm bảo cho việc quản trị 33 văn phòng hoạt động văn phòng thực cách hiệu - Hoàn thiện hệ thống văn quy định nhiệm vụ, quyền hạn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Để nâng cao vai trò lãnh đạo, quản lý nhà quản trị, trước hết cần phải hoàn thiện chế, quy chế, quy định có liên quan, vấn đề có tính pháp lý để điều chỉnh hành vi ngà quản trị trình thực thi nhiệm vụ mình, đồng thời điều kiện ràng buộc để cán bộ, nhân viên chấp hành thực nghiêm túc, đầy đủ mệnh lệnh nhà quản trị Vì vậy, việc hồn thiện chế, quy chế, quy định có liên quan đảm bảo cho nhà quản trị tất yếu khách quan nhằm đảm bảo cho nhà quản trị cán bộ, nhân viên thực tốt chức năng, nhiệm vụ Điều có nghĩa là, khơng phù hợp làm hạn chế vai trò nhà quản trị cần phải điều chỉnh bổ sung, sửa đổi cách kịp thời, đầy đủ cho phù hợp với điều kiện thực tế, tạo thuận lợi cho việc nâng cao hiệu lực hiệu nhà quản trị trước yêu cầu mới, trước đòi hỏi thực tiễn Sự lạc hậu chế quản lý, quy chế, quy định không ảnh hưởng đến việc phát huy tính động, sáng tạo tập thể cá nhân công tác, hoạt động sản xuất kinh doanh, mà làm giảm hiệu lực, hiệu vai trò nhà quản trị - Xây dựng tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng  Là nhà tri thức, có trình độ tổng quát đào tạo chuyên hoạt động quản trị hành - văn phòng;  Có sức khỏe;  Có khả đảm đương cơng việc hành - văn phòng;  Có khả giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành văn phòng tồn thể nhân viên cơng ty; 34  Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mới;  Có tính gần gũi, hòa đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên;  Có óc khơi hài, giúp làm dịu tình khó khăn, căng thẳng;  Phong cách lịch sự;  Kiểm soát cảm xúc;  Có óc sáng kiến;  Tự tin;  Có óc phán đốn;  Có khả thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp 3.2.2 Đối với nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng người phải có tâm, biết đặt quyền lợi doanh nghiệp lên quyền lợi thân, biết hy sinh tập thể, mục tiêu chung doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng cần xác định rõ ràng vị trí, vai trò văn phòng doanh nghiệp Xây dựng cấu tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp phù hợpvới chức nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phân cơng Xác định khối lượng cơng việc văn phòng đơnvị, phận văn phòng doanh nghiệp Phân tích luồng cơng việc văn phòng doanh nghiệp, xác định cơng việc kiêm nhiệm, cơng việc khơng thể kiêm nhiệm Tính tốn thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc, thờigian hồn thành cơng việc đơn vị, phận.Từ xác định thời gian cần thiết để hồn thành nhiệm vụ văn phòng 35 Xác định trang thiết bị cần thiết cho cơng việc, cho vị trí laođộng văn phòng tổng số trang thiết bị phép bố trí Xây dựng mối quan hệ bình đẳng, dân chủ nhà quản trị văn phòng cán bộ, nhân viên văn phòng doanh nghiệp Thường xuyên quan tâm đến cán bộ, nhân viên văn phòng doanh nghiệp, xây dựng sách khen thưởng cán bộ, nhân viên hoàn thành suất sắc nhiệm vụ giao có hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân vị phạm quy định, nội quy văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng tiến hành cân đối số lượng lao động cần thiết văn phòng cho phù hợp với khối lượng cơng việc điều kiện khác để hoàn thành hiệu nhiệm vụ mà văn phòng phân cơng Tiếp tục chỉnh sửa hồn thiện quy trình làm việc cho văn phòng doanh nghiệp theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Bên cạnh đó, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải có phẩm chất sau: - Trực tiếp thu thập tiếp cận thông tin : Nhà quản trị giỏi người phải biết lấy thơng tin cần đâu Họ khơng ngồi văn phòng với giấy tờ thông tin nhân viên đưa tới, họ trực tiếp quan sát - Trực tiếp tham gia vào hoạt động doanh nghiệp Khi tham gia hoạt động doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần định hướng cụ thể, nguồn thơng tin đa dạng để hoạt động thực sn sẻ.Ngồi ra, việc trực tiếp tham gia vào hoạt động giúp họ tích lũy kiến thức kinh nghiệm nhiều mảng khác - Khả tập trung cao 36 Những nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp giỏi người biết tận dụng thời gian nguồn lực cách hiệu Họ biết tập trung vào mục tiêu khả thi hiệu để đến mục tiêu chung đem lại phát triển cho cơng ty - Ln bình tĩnh trước tình Nhà quản trị văn phòng ln phải lường trước nguy xảy Tuy nhiên, dù với lý họ ln bình tĩnh đảm bảo dự án hoạt động - Rõ ràng Những nhà quản trị giỏi người phải biết lên kế hoạch chi tiết cụ cho cơng việc hoạt động văn phòng - Thực tế Những nhà quản trị văn phòng giỏi thường tạo mục tiêu đầy thách thức họ biết có khả thực chúng Họ dựa vào khả phân tích tình hình thực tế, khả đưa nhận định thị trường để đưa định sáng suốt - Luôn sẵn sàng biết lắng nghe nhiều nguồn ý kiến Dù họp chung tồn cơng ty hay gặp riêng ai, nhà quản trị văn phòng ln phải thể khả lắng nghe chọn lọc thơng tin Họ cần biết lắng nghe từ nhiều chiều nhận định vấn đề cần giải - Đảm bảo người cố gắng phát triển cơng ty Ln ln sẵn sàng trao lại quyền lực, quyền hạn trách nhiệm cho tập thể Một nhà quản trị có tài người biết xếp cho nhân viên họ làm nhiều công việc khác phù hợp với trình độ họ.Họ giúp nhân viên nhận thức đóng góp cơng việc 37 giúp cơng ty phát triển.Từ nhân viên nhiệt tình làm việc - Đón nhận thất bại theo hướng tích cực Thất bại điều bình thường sống có thất bại sinh thành công nhiên, làm sau thất bại điều cần học Với nhà quản trị giỏi họ “ăn mừng thất bại” với nhân viên, thông điệp với tất nhân viên phải đón nhận thử thách để biến thất bại thành thành công tương lai Với thân họ, họ rà soát lại để biết lại dẫn đến thất bại từ khơng để lặp lại - Khả tạo áp lực khiến nhân viên làm việc tích cực Nhà quản trị có tài người biết cách tạo áp lực công việc để nhân viên làm việc hết khả họ Nếu trường hợp nhân viên cảm thấy khó khăn có phần bế tắc, họ sẵn sàng giúp đỡ để người nhân viên tìm đường tiếp tục công việc 38  TIỂU KẾT Trong chương tác giả đánh giá ưu điểm, nhược điểm vai trò tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông, nguyên nhân hạn chế Bên cạnh đó, đề xuất số giải pháp nhằm xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập 39 KẾT LUẬN Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Hoạt động văn phòng doanh nghiệp có hiệu hay khơng phụ thuộc vào nhà quản trị văn phòng Bất kỳ tổ chức tồn hướng đến mục tiêu định.Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài tuỳ thuộc vàotính chất hoạt động mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia môi trường tồn tổ chức Muốn đạt mục tiêu tổ chức cần quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt yếu tố cấu thành theo cấu định điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề cho tổ chức Như nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, quy mơ trình độ phát triển tổ chức tăng cường Để định mục tiêu phát triển điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thơng tin liên quan đến nhu cầu tồn tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm yếu tố có tổ chức tác động mơi trường đến q trình thực mục tiêu Không dừng lại chỗ có thơng tin, nhà quản trị cần phải xử lý tổng hợp thông tin thu thập để tạo thơng tin hữu ích cho việc định Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng Nhà quản trị văn phòng nói chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nói riêng người động chuyên nghiệp, để trở thành nhà quản trị văn phòng giỏi, cần có đầu óc tổ chức quản lý, khả tương tác có khát vọng trở thành nhà quản trị đóng góp vào thành công hoạt động doanh nghiệp 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Doanh nghiệp 2014 Trường Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, Giáo trình Quản trị học, NXB Giao thơng vận tải Nguyễn Hải Sản, 2010, Giáo trình Quản trị học, NXB Thống Kê GS.TS.Nguyễn Thành Độ, năm 2012, Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đạihọc Kinh Tế Quốc Dân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Tập giảng Quản trị văn phòng http://hoangvanhoan.blogspot.com/2009/09/phuong-phap-lanh-daoquan-ly.html http://duongminhhieu.blogspot.com/2012/04/pham-chat-va-kynang-cua-nguoi-lanh-ao.html 41 PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng công ty 42 PHỤ LỤC I ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM SÁT BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHỊNG CƠNG TY CÁC XÍ NGHIỆP VẬN HÀNH ĐIỆN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CÁC ĐỘI XÂY LẮP PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN CÁC CƠNG TY CON PHỊNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ CÁC CƠNG TY LIÊN DOANHL IÊN KẾT PHỊNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ - ĐÔ THỊ SỐ PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN IN PHỤ LỤC II Văn phòng Lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận kinh doanh Bộ phận nhân Bộ phận IT Bộ phận pháp chế ... mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty ) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm... quản trị thực vai trò đại diện theo pháp lý Đối với quan mà văn phòng gọi văn phòng quan nhà quản trị Chánh văn phòng, phó Chánh văn phòng Đối với quan mà văn phòng gọi phòng hành nhà quản trị. .. 2.2.1 Vai trò lãnh đạo nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Lãnh đạo vai trò nhà quản trị văn phòng, tất vai trò quản trị khơng hồn thành tốt nhà quản trị văn phòng khơng hiểu yếu tố người hoạt động