THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CPTB VMT VIỆT NAM

LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô môn định hướng, dẫn truyền đạt cho kiến thức, kỹ để tơi hồn thành tiểu luận Trong trình làm đề tài cá nhân cố gắng song không tránh khỏi thiếu xót, tơi mong nhận dạy đóng góp ý kiến từ q thầy để làm tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tự tìm hiểu hồn thành thời gian qua chủ đề: “Thực trạng tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam” Mọi thông tin thể viết hồn tồn trung thực Nếu có gian lận, không trung thực viết tơi, tơi xin hồn tồn trách nhiệm với lời cam đoan Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2019 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG NV Nhân viên CTCP Cơng ty cổ phần CTVP Cơng tác văn phòng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Kết cấu tiểu luận PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Văn phòng 1.1.2 Doanh nghiệp 1.1.3 Văn phòng doanh nghiệp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.2.1 Chức văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.3 Vai trò văn phòng 1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM 12 2.1 Giới thiệu Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 12 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 12 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 13 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Công ty 14 2.2 Thực trạng tổ chức phòng Tổ chức hành cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 18 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành CTCP thiết bị VMT Việt Nam 18 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành CTCP thiết bị VMT Việt Nam 18 2.3 Thực trạng hoạt động phòng Tổ chức hành Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam20 2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 20 2.3.2 Công tác thông tin, báo cáo xây dựng chương trình làm việc 21 2.3.3 Công tác văn thư, lưu trữ 23 2.3.4 Công tác hậu cần 24 2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị 24 2.3.6 Công tác bảo vệ công tác phục vụ 24 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM 26 3.1 Nhận xét 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm 27 3.1.3 Nguyên nhân 27 3.2 Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 29 3.2.1 Về phía lãnh đạo 29 3.2.2 Về phía nhân viên 29 3.2.3 Cải thiện điều kiện làm việc cán công nhân viên 30 3.2.4 Các biện pháp khác 30 PHẦN KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thế kỷ XXI – kỷ hội nhập phát triển tất lĩnh vực đặc biệt lĩnh vực kinh tế Đáp ứng phát triển cơng ty, doanh nghiệp có vốn nước vốn đầu tư nước xuất ngày nhiều Sự phát triển cạnh tranh công ty, doanh nghiệp mạnh mẽ việc để đảm bảo đẩy mạnh phát triển tổ chức, doanh nghiệp cần để ý đảm bảo nhiều vấn đề đặc biệt việc tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty Bởi tổ chức, doanh nghiệp văn phòng nắm giữ vị trí vơ quan trọng Đóng góp phần khơng nhỏ vào “sống còn” tổ chức Ở Việt Nam có nhiều loại hình doanh nghiệp doanh nghiệp lại có cách tổ chức máy khác việc tìm hiểu cách tổ chức máy cách thức hoạt động doanh nghiệp giúp không sinh viên mà cách tiếp thu kinh nghiệm doanh nghiệp non trẻ việc phát triển tổ chức Nhận thấy cần thiết vấn đề nên chọn chọn đề tài: “Thực trạng tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận cá nhân tơi Nhiệm vụ nghiên cứu Để phân tích làm rõ vấn đề cần thực nhiệm vụ sau: Thứ nhất, tổng hợp lại kiến thức lý luận chung tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp thơng qua tài liệu liên quan Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam để hiểu rõ lịch sử hình thành, trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức cơng ty phòng Hành tổng hợp công ty Thứ ba, tiến hành khảo sát, tìm hiểu thực trạng tổ chức hoạt động phòng Hành tổng hợp cơng ty Cuối cùng, từ thực trạng đưa nhận xét, ưu nhược điểm nguyên nhân vấn đề Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao công tác tổ chức hoạt động công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty - Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Kết cấu tiểu luận Ngoài phần Mở đầu Kết luận, tiểu luận gồm 03 chương: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hoạt động văn phòng Chương Thực trạng tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Chương Đánh giá số giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Văn phòng Cùng với phát triển chung kinh tế khu vực giới, quan doanh nghiệp tự đổi mới, tự khẳng định để hòa nhập với phát triển Để đáp ứng yêu cầu nhiều doanh nghiệp đời kéo theo hình thành hệ thống văn phòng quan doanh nghiệp với mục đích đảm bảo cho tồn phát triển Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan, văn phòng hiểu máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động quan, đơn vị Ngồi văn phòng hiểu loại hoạt động quan tổ chức kinh tế xã hội Như vậy, thuật ngữ văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu lực hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do đó, định nghĩa khái quát văn phòng sau: “Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả” 1.1.2 Doanh nghiệp Doanh nghiệp phận quan trọng cấu thành kinh tế, có mối quan hệ chặt chẽ với phận khác Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với phát triển phương thức sản xuất Do đó, hiểu doanh nghiệp cách sâu sắc sở để nghiên cứu cấu trúc vốn cách toàn diện Theo định nghĩa Viện Thống kê Nghiên cứu kinh tế, doanh nghiệp tổ chức kinh tế mà chức sản xuất cải dịch vụ để bán Theo Luật Công ty Việt Nam ban hành năm 1999, doanh nghiệp đơn vị kinh doanh thành lập với mục đích chủ yếu thực hoạt động kinh doanh, việc thực hay số tất công đoạn trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ hay thực dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lời Luật Doanh nghiệp Việt Nam Quốc hội thông qua năm 2014 đưa khái niệm doanh nghiệp “Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” [21] Khái niệm doanh nghiệp theo hiểu theo nghĩa rộng rãi, đầy đủ chặt chẽ Như vậy, doanh nghiệp hiểu tổ chức kinh tế, có tư cách pháp nhân không, thực hoạt động kinh doanh theo qui định pháp luật, nhằm đạt mục tiêu định 1.1.3 Văn phòng doanh nghiệp Văn phòng hiểu lọai họat động quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ lọai công văn giấy tờ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến cơng tác văn thư “Văn phòng nơi thu nhập xử lý thông tin, nơi máy lãnh đạo thảo ban hành định quản lý Văn phòng nơi tổ chức thực hiện, theo dõi kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp quản trị biện pháp để tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp” Với vị đó, Văn phòng coi “Bộ tổng tham mưu”, phận đầu não doanh nghiệp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.2.1 Chức văn phòng Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà văn phòng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách văn phòng có chức sau - Chức tham mưu:  Hoạt động quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố chủ quan thuộc người quản lý Do vậy, muốn có định đắn, khoa học người lãnh đạo cần vào yếu tố khách quan, ý kiến văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa định chung nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo thông tin, phương án kịp thời hợp lý  Hoạt động ln tỏ cần thiết hữu hiệu người lãnh đạo tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, đưa định đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng đông đảo cán công nhân viên  Bên cạnh hoạt động tham mưu văn phòng giúp cho nhà quản lý giải vấn đề phát sinh thực tế cách linh hoạt xác - Chức tổng hợp:  Kết việc tham mưu phải xuất phát từ thông tin đầu vào mà thông tin đầu ra, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng mà văn phòng thu nhập Những thơng tin cần phải văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý sử dụng theo yêu cầu nhà lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Ví dụ thơng tin thị trường nhà quản lý áp dụng việc định sản xuất sản phẩm nào, giá  Trong trình thu thập, xử lý sử dụng thơng tin văn phòng phải tn thủ theo ngun tắc trình tự định: thu thập đầy đủ, phân loại chọn lọc nhanh chóng, kịp thời có chất lượng mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp - Chức hậu cần:  Hoạt động doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, điều kiện quản lý xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Nội dung công việc thuộc chức hậu cần văn phòng Đây hoạt động mang tính chất đặc thù văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có phượng tiện, nguồn tài song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng yếu tố văn phòng Chi phí thấp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng  Trụ sở phòng làm việc quan văn phòng phải có cách trí, xếp phù hợp với vị trí, điều kiện cụ thể cho hợp lý, tiện lợi hiệu Có tạo mơi Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực nhiệm vụ kế hoạch phòng ban cơng ty, tình hình thực kết thực quy chế, quy định công ty Báo cáo quý đánh giá thực nhiệm vụ, kế hoạch tài cơng ty, dự kiến nhiệm vụ cơng ty q Báo cáo năm có nội dung tương tự báo cáo quý xét thời hạn năm quy định hoàn chỉnh hơn, khái qt Có thể khẳng định cơng tác thơng tin báo cáo khâu quan trọng chức tham mưu, tổng hợp phòng Tổ chức hành chính, định đến hiệu đạo, điều hành giám đốc cơng ty Do thơng tin báo cáo cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm thông tin, kịp thời xử lý vấn đề phát sinh trình quản lý c) Xây dựng chương trình làm việc Phòng tổ chức hành chịu trách nhiệm xây dựng chương trình làm việc cho tồn cơng ty, thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể cơng việc mà cơng ty, phòng ban cần thực Xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng có tình trạng đùn đẩy cơng việc cho người khác Cơng tác xây dựng chương trình làm việc thực theo quy trình sau: - Chương tình cơng tác làm việc quý: tháng cuối quý, cac phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc, kết đạt được, khó khăn, thiếu sót, để đề nghị ban lãnh đạo điều chỉnh chương trình làm việc quý sau 22 - Chương trình làm việc tháng: hàng tháng phòng ban vào dự kiến chương trình làm việc quý để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau - Phòng Tổ chức hành cơng ty đảm bảo thường xuyên phối hợp với phòng ban khác cơng ty để xây dựng chương trình làm việc phòng nói riêng tồn thể cơng ty nói chung - Chương trình làm việc năm: cuối năm văn phòng cơng ty gửi báo cáo thống kê công tác năm vừa qua xây dựng chương trình làm việc cho năm lên giám đốc phòng ban đơn vị cơng ty để đơn vị vào thực 2.3.3 Công tác văn thư, lưu trữ Công ty xây dựng quy chế cơng tác văn phòng hướng dẫn nhân viên đưa quy chế vào nề nếp Nhân viên văn thư đảm bảo trình độ chun mơn, nghiệp vụ Sử dụng thành thạo trang thiết bị như: máy in, máy photo vào việc soạn thảo ban hành văn làm cho hình thức văn cơng ty đẹp hình thức, nội dung rõ ràng Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dung Thông tin văn xử lý cách khoa học Quy trình soạn thảo văn quản lý văn quy định chặt chẽ quy định công ty công ty áp dụng tiêu chuẩn soạn thảo văn nhà nước ban hành Tài liệu lưu trữ ln tình trạng tốt, khơng ẩm mốc hư hỏng Nhân viên văn thư ln cố gắng hồn thành tốt công việc, không để xảy tượng thất lạc hay mát tài liệu 23 Nhân viên văn thư ln nhiệt tình sẵn sàng cung cấp tài liệu phòng ban u cầu 2.3.4 Cơng tác hậu cần Các điều kiện vật chất phục vụ công tác hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty trọng đặc biệt Phòng Tổ chức hành tiến hành vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Tổng giám đốc phê duyệt kí thơng qua Sau xét duyệt, nhân viên kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm 2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam đánh giá cao mức độ quan trọng việc tổ chức hội nghị phát triển công ty Công ty làm theo chế độ thủ trưởng nên việc tổ chức họp khơng có quy định chung khơng có tính bắt buộc họp hội nghị thường Tổng giám đốc quy định Tại công ty thường có loại họp, hội nghị sau: - Hội nghị tồn cơng ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua, đề phương hướng cho năm - Hội nghị quý để kiểm điểm tình hình thực kế hoạch đơn đốc nhắc nhở vấn đề thực dang dở - Các họp giao ban với nội dung nhìn nhận tình hình thực cơng việc tháng phối hợp giải vấn đề tồn đọng phòng ban Đây sở để báo cáo lên Tổng Giám đốc công ty Hội đồng quản trị 2.3.6 Công tác bảo vệ công tác phục vụ Công tác bảo vệ công tác thực cần thiết quan trọng Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam nói riêng tổ chức doanh nghiệp nói 24 chung Cơng tác bảo vệ thực nghiêm túc, tạo môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên công ty yên tâm làm việc cống hiến cho công ty Nhân viên bảo vệ thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ Đều có thủ tục bàn giao ca sổ nhân viên bảo vệ Tình trạng cắp, cháy nổi, hư hại tài sản gần khơng có Công ty trọng xây dựng môi trường xanh sạch, khơng khí lành góp phần nâng cao chất lượng cơng việc điều ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Nguồn nước uống đảm bảo vệ sinh, khu vực thuộc khuôn viên công ty dọn dẹp cắt tỉa  Tiểu kết Trong chương 2, tơi tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Tìm hiểu tổ chức máy Cơng ty nói chung cấu tổ chức phòng Tổ chức hành nói riêng Bên cạnh tơi đề cập đến vấn đề, thực trạng công tác, hoạt động phòng Tổ chức hành nói chung Đi sâu tìm hiểu phân tích hoạt động phòng Đây sở để tơi triển khai chương 3, rút nhận xét tổ chức hoạt động văn phòng nơi đồng thời qua số hạn chế tồn đọng tơi nhận nguyên nhân gây nên thiếu sót hoạt động CTVP Cơng ty để đề xuất số giải pháp phù hợp Văn phòng Cơng ty 25 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Xây dựng chương trình cơng tác khơng trùng lặp, chồng chéo lên Tham mưu cho lãnh đạo ý kiến, đề xuất có ích Thực nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc đơn vị thực chương trình đề Đã có cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm công tác công ty Hầu hết nhân phòng có phối hợp, giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm cơng việc Đã có phân công rõ ràng công việc nhiệm vụ phận phòng Tổ chức hành Điều giúp cơng việc cơng ty hồn thành nhanh gọn xác Hầu hết hoạt động nghiệp vụ thực theo quy trình định có phân cơng trách nhiệm giai đoạn thực quy trình Việc thực nghiệp vụ văn phòng đạt kết định Đặc biệt nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, Đã có phân cơng trách nhiệm tương đối rõ ràng Cơng tác xây dựng chương trình làm việc bám sát trọng tâm, hoạt động công ty giúp cho hoạt động công ty thông suốt hiệu Các chế độ hội họp, giao ban thực theo lịch công tác đề Thực tốt công tác quản lý công ty Đảm bảo chuyến công tác lãnh đọa chu đạo, an toàn Các điều kiện vật chất cần thiết cung cấp đủ số lượng chất lượng 26 trang thiết bị cung cấp sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo trì hoạt động cơng ty 3.1.2 Nhược điểm Các cán văn phòng chưa chủ động tham gia đóng góp, xây dựng ý kiến, chưa có tự giác Khơng phân cơng cụ thể nhiệm vụ cá nhân phụ trách công việc dẫn đến không rõ ràng công việc Một số phòng ban chưa chấp hành tốt quy định chế độ thông tin theo quy định công ty, đơi thơng tin chậm trễ, báo cáo chưa sát thực Công tác xử lý thông tin chưa tiến hành đồng với hoạt động khác công ty Các định thông báo lãnh đạo công ty ban hành chưa triển khai kịp thời thực cách nghiêm túc Do lực tài hạn chế nên việc thu nhận xử lý thông tin qua công nghệ đại chưa hồn thiện gây khó khăn giảm tiến độ nhận xử lý thông tin Tồn bệnh thành tích phòng ban cơng ty, nhiều nhiệm vụ đạt số lượng, hình thức chất lương không đạt yêu cầu Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức Đôi chưa bám sát với thực tế, nhìn nội dung đưa vào khơng thực tiễn dẫn đến không thực Một số cá nhân chưa có ý thức việc bảo vệ tài sản chung công ty 3.1.3 Nguyên nhân Công ty chưa có biện pháp nhằm kích thích khả sáng tạo đề xuất ý kiến cán nhân viên 27 Ban lãnh đạo công ty chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, chưa bàn bạc với đơn vị để cải tiến nâng cao chất lượng thông tin Cán quản lý lực chưa tốt, khơng xử lý tốt vấn đề nảy sinh, gặp nhiều vấp váp thực tiễn Công tác thông tin báo cáo đôi ki chưa cập nhật ngày nên lãnh đạo không nắm bắt thông tin, kịp thời xử lý vấn đề nảy sinh trình quản lý Cũng chưa có tổng kết rút kinh nghiệm, chưa áp dụng sách khen thưởng kỷ luật lúc Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng cơng ty với phòng ban Các phận khơng chủ động đề xuất công việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đề xuất Điều kiện làm việc nhân viên văn thư hạn chế Bảo quản tài liệu hồ sơ chưa trọng, cán văn phòng chưa biết cách bảo quản, lưu trữ tài liệu để cần thiết tra cứu cách nhanh Chất lượng thông tin tổng hợp từ phòng chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra, thông tin thường xảy vấn đề trùng lặp, thông tin chưa kiểm chứng chưa kịp thời… Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu cơng việc nói chung u cầu VP nói riêng Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị xuống cấp cần bảo dưỡng sửa chữa, thiết bị phục vụ cơng việc thiếu chưa bổ sung kịp thời Hệ thống phần mềm quản lý lỗi thời, chưa cập nhật Chưa có phềm mềm bảo vệ máy tính Mơi trường trao đổi, thu thập thơng tin nhiều hạn chế Chưa biết áp dụng công cụ trao đổi thông tin trực tuyến với lãnh đạo phòng, thụ động cơng tác 28 3.2 Đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 3.2.1 Về phía lãnh đạo Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng tầm quan trọng văn phòng Ban lãnh đạo Cơng ty cần tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên, cơng sách khen thưởng – kỷ luật người, việc Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá để đảm bảo hoạt động ln kịp thời xác Lãnh đạo VP không ngừng trau dồi phẩm chất, kiến thức kinh nghiệm thực tế để phù hợp văn phòng Cần trọng đến phương pháp lãnh đạo dân chủ, khích lệ động viên công nhân viên Công ty phát huy lực thân, nhắc nhở cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ khéo léo để nhân viên rút kinh nghiệm lần sau Lãnh đạo quan tâm đến đời sống cơng nhân viên phòng việc tổ chức du lịch, liên hoan, thưởng cuối năm… Cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách cụ thể rõ ràng để nhân viên hiểu rõ vai trò trách nhiệm 3.2.2 Về phía nhân viên Sử dụng tốt tiềm lao động,vật tư tổ chức đòi hỏi cơng ty phải có đội ngũ lao động tốt, cấu hợp lý, khắc phục tình trạng chồng chéo, phải phân định rõ ràng chức quyền hạn người Bởi vậy, phải thực hiên tốt cơng tác đào tạo nâng cao trình độ chun môn nghiệp vụ cho cán nhân viên Mỗi nhân viên VP cần phải tự học hỏi, tự cập nhật thông tin liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ, quy định Nhà nước thực tế tình xuất 29 lao động nước nước để có ý kiến góp ý cho lãnh đạo mang tính thời sự, xác đảm bảo tuân thủ pháp luật Nhân viên trong văn phòng thực cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác, làm tốt cơng tác phối hợp phòng, cá nhân Tránh tình trạng chậm trễ thơng tin phản hồi từ phòng lên VP từ VP lên lãnh đạo công ty Không phải thực phương pháp tổ chức lao động cho nhân viên biết nhiều nghề giỏi nghề làm cho cấu lao động động hơn, ứng phó kịp thời với thay đổi, biến động 3.2.3 Cải thiện điều kiện làm việc cán công nhân viên Mua sắm, trang bị giá, tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu máy tính Bảo dưỡng thiết bị cũ như: Máy tính để bàn, điều hồ, máy lọc nước… Trang bị thêm khu vực gửi xe công ty Camera chống trộm, sẵn sàng phối hợp với lực lượng an ninh khu vực để đảm bảo số lượng xe đảm bảo an toàn cho xe tồn Cơng ty Bố trí, xếp lại phòng làm việc phòng đảm bảo hiệu giải công việc, lãnh đạo quan sát bao quát hoạt động nhân viên 3.2.4 Các biện pháp khác Ngồi biện pháp cơng ty nên thực thường xuyên biện pháp sau :  Kiểm tra lại tồn vị trí lao động máy quản lý ,phát vị trí trùng lặp,khơng chức để xếp lại cho phù hợp 30  Tổ chức chặt chẽ lề lối làm việc máy quản lý ,duy trì nội dung làm việc nghiêm túc có kỷ luật lao động ,tăng cường kỷ luật  Tham khảo ý kiến nhân viên công ty việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý  Giáo dục ý thức trách nhiệm,tinh thần tự giác nhân viên việc thực đầy đủ trách nhiệm, nhiệm vụ Những biện pháp phải thực đồng từ từ bước Có hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty nhằm mục tiêu xây dựng máy quản lý hiệu  Tiểu kết Qua tìm hiểu tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam chương thấy công ty làm tốt nhiên mắc phải sai sót Nên chương đánh giá đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 31 PHẦN KẾT LUẬN Cơng tác văn phòng quan tổ chức chuỗi hoạt động Là chỉnh thể, khâu, q trình có vị trí khác lại có mói quan hệ khăng khít mật thiết với Nếu có thiếu sót cơng đoạn ảnh hưởng đến cơng đoạn khác, chí làm gián đoạn trình CTVP Mặc dù CTVP có từ lâu, song vài năm trở lại khơng người coi công việc vụ, giấy tờ đơn người làm hành văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá CTVP cần phải nhìn nhận lại Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, hệ thống hố sở lý luận văn phòng doanh nghiệp; trình bày tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Đề tài hy vọng góp phần vào hệ thống lý luận nghiên cứu cho đề tài Mặc dù cố gắng hoàn thành nghiên cứu kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế nên tơi khơng tránh sai sót báo cáo Kính mong thầy, giáo góp ý để nghiên cứu tơi hồn thiện 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Thành Độ chủ biên, Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất Lao động-Xã hội, 2005 Nguyễn Hữu Thân (2002), Quản Trị Hành Chinh Văn Phòng, Nxb Thống kê, TP.HCM PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng 33 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Tổ chức hành chịnh Cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 34 Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Hội đồng quản trị Tổng giám đốc PGĐ KINH DOANH PHÒNG KINH DOANH PGĐ KỸ THUẬT PHỊNG PHỊNG TỔ KẾ CHỨC HÀNH CHÍNH TỐN PHÒNG MAKETING BỘ PHẬN DỰ ÁN BỘ PHẬN THIẾT KẾ BỘ PHẬ N LẮP ĐẶT Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Lái xe Phó trưởng phòng Bảo vệ Lễ tân Trưởng phòng Tạp vụ Văn thư, Lưu trữ Phó trưởng phòng Chun viên ... bị VMT Việt Nam 18 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành CTCP thiết bị VMT Việt Nam 18 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức hành CTCP thiết bị VMT Việt Nam 18 2.3 Thực trạng hoạt động. .. tổ chức hoạt động văn phòng Chương Thực trạng tổ chức hoạt động phòng Tổ chức hành công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Chương Đánh giá số giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức hoạt. .. 2.2 Thực trạng tổ chức phòng Tổ chức hành cơng ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức hành CTCP thiết bị VMT Việt Nam - Tham mưu cho Tổng giám đốc công tác tổ chức,