Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Một trong những nghiệp vụ mà Văn phòng phải thực hiện đó là tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian của lãnh đạo. Có những chuyến đi mang tính định kỳ, thường niên những cũng có những chuyến công tác đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến đi công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi. Vì vậy, đối với bộ phận văn phòng cần nắm được những nguyên tắc, những vấn đề cơ bản để có thể giúp lãnh đạo trong công việc chuẩn bị và tổ chức cho các chuyến đi công tác. Để có cái nhìn sâu sắc và rõ ràng hơn về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác, tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân”.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Thầy ( Cơ ) khoa Quản trị văn phịng Thầy ( Cô ) giảng viên học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra” tận tình dạy giúp tơi hồn thành tốt đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân tạo điều kiện cho tơi tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi cịn gặp nhiều khó khăn mặt khác trình độ nghiên cứu cịn hạn chế nên dù cố gắng đề tài khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý từ thầy để đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm phịng Hành – nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân” cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2019 Sinh viên thực DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt HC- NS HĐQT Nghĩa đầy đủ Hành nhân Hội đồng quản trị MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Một nghiệp vụ mà Văn phòng phải thực tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Thực chuyến công tác công việc chiếm nhiều thời gian lãnh đạo Có chuyến mang tính định kỳ, thường niên có chuyến cơng tác đột xuất Tất phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt mục tiêu đề Để làm điều đó, địi hỏi khơng có sai sót khâu chuẩn bị thực chuyến Vì vậy, phận văn phòng cần nắm nguyên tắc, vấn đề để giúp lãnh đạo công việc chuẩn bị tổ chức cho chuyến cơng tác Để có nhìn sâu sắc rõ ràng trách nhiệm văn phòng việc tổ chức phục vụ chuyến công tác, lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm phòng Hành – Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân” Lịch sử nghiên cứu Tổ chức phục vụ chuyến cơng tác Văn phịng cho quan hướng nghiên cứu nhiều nhà nghiên cứu, cán giảng dạy, học viên cao học,… quan tâm, tiếp cận góc độ khác Đó giáo trình: - “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Hữu Tri, NXB Khoa học Kỹ thuật năm 2005; - Giáo trình: “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012 - Các cơng trình nghiên cứu khoa học, viết việc trách nhiệm Văn phòng việc tổ chức chuyến công tác cho quan đăng tờ báo, tạp chí đưa hệ thống lý luận chung để làm sở cho việc nghiên cứu tác giả Đối tượng , mục đích - Đối tượng nghiên cứu đề tài : Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Văn phòng việc tổ chức phục vụ chuyến công tác - Mục đích nghiên cứu: + Mục tiêu chung: Nắm rõ trách nhiệm Văn phòng việc tổ chức phục vụ chuyến công tác + Mục tiêu cụ thể: Làm rõ sở lý luận việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Phương pháp nghiên cứu - Cở sở phương pháp luận: Phép biện chứng vật - sở phương pháp luận chung cho hoạt động nhận thức thực tiễn - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng cơng trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho sở lý luận thực tiễn đề tài - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế: Đây phương pháp quan trọng, có vai trị định tới thành cơng đề tài Phương pháp giúp tác giả có đánh giá khách quan trung thực vấn đề nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa lý luận: Làm phong phú sở lý luận trách nhiệm Văn phòng việc tổ chức phục vụ chuyến công tác, vai trị việc tổ chức chuyến cơng tác cho quan - Ý nghĩa thực tiễn: Hoàn thiện thiếu sót việc tổ chức phục vụ chuyến cơng tác Văn phịng 6 Cấu trúc đề tài Ngoài Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu Phần kết luận, Phần nội dung tiểu luận chia thành chương sau: Chương Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân Chương Trách nhiệm phịng Hành – nhân công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân Chương Giải pháp nâng cao công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác phịng Hành – Nhân Cơng ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN 1.1 Giới thiệu chung - Tên công ty: Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân - Tên tiếng Anh: Hai Van Tunnel Management And Operation Joint Stock Company - Tên viết tắt giao dịch: HAMADECO - Trụ sở chính: 27 - Đường Bùi Chát - Phường Hòa Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng - Điện thoại: 05113.842.144 - 3730.574 - 733467; 0913403548 - Fax: 05113.842.713 Email: hamadecotcvp@gmail.com - Website: www.hamadeco.com.vn 1.2 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân tiền thân “Xưởng Thống Nhất” trực thuộc Ban Xây Dựng 67 theo Quyết định số 574/QĐ-TC ngày 10 tháng năm 1974, đến năm 1975 đổi tên thành “Xí nghiệp Đại tu Ơ tơ Thống Nhất” thành lập cầu Cúp tỉnh Quảng Bình Xí nghiệp đời để đáp ứng yêu cầu xây dựng Chủ nghĩa xã hội Miền Bắc phục vụ đại tu, sửa chữa ô tô bị hư hỏng xuống cấp thời kỳ chiến tranh Ngày 12 tháng 12 năm 1979, xí nghiệp chuyển từ Quảng Bình vào Hồ Khánh - Hồ Vang - Quảng Nam Đà Nẵng, thuộc địa phận Phường Hoà Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng đổi tên thành “Xí Nghiệp Cơ Điện Giao Thơng 5” trực thuộc liên hiệp xí nghiệp giao thông khu vực V theo Quyết định số 2098/TCCB ngày 21 tháng 12 năm 1982 Bộ giao thơng vận tải Nhiệm vụ gia cơng chế sửa mặt hàng khí, điện phục vụ cho ngành giao thông khu vực V (5 tỉnh Miền Trung Tây Nguyên) Đến năm 1992 đổi tên Xí nghiệp khí giao thơng (được thành lập Quyết định số 2249/QĐ -TC ngày 10/11/1989 BGTVT) thành “Xí nghiệp khí xây dựng giao thơng trực thuộc Khu quản lý đường 5” Quyết định số 1036QĐ/TCCB – LĐ ngày 13 tháng 06 năm 1992 Quyết định số 896QĐ/TCCB-LĐ ngày 13/06/1993 Bộ GTVT việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước : “Xí nghiệp khí giao thơng 5” Quyết định số 3439/QĐ-TCCB-LĐ ngày 12 tháng 07 năm 1995 Bộ Giao Thông Vận Tải, xí nghiệp đổi tên thành “Cơng ty Cơ khí - Xây dựng cơng trình 5” Đến ngày 16 tháng 08 năm 1997 theo định số 2014/QĐ-TCCPLĐ Bộ GTVT chuyển công ty sang doanh nghiệp Nhà nước hoạt động cơng ích với tên “Cơng ty Sửa chữa cơng trình Cơ khí giao thơng 5” Ngày 28 tháng năm 2005 theo định số 803/QĐ-BGTVT Bộ trưởng Bộ GTVT Công ty đổi tên thành “Công ty Quản Lý Khai thác hầm đường Hải Vân” viết tắt HAMADECO Ngày 08 tháng 12 năm 2009 Quyết định số 3674/QĐ-BGTVT Bộ trưởng Bộ giao thông Vận tải, việc chuyển Công ty Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân, công ty nhà nước thuộc Cục đường Việt Nam thành Công ty TNHH MTV Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Khu Quản lý đường V – Cục Đường Bộ Việt Nam Quyết định số 1742/QĐ-BGTVT ngày 25 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ GTVT việc chuyển doanh nghiệp làm đơn vị thành viên Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Quyết định số 1973/QĐ-BGTVT ngày 10 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ GTVT giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa cơng ty TNHH MTV Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân thuộc Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Theo Quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 Bộ Giao thông vận tải việc phê duyệt Phương án chuyển Công ty TNHH MTV Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân thuộc Tổng công ty Xây dựng cơng trình giao thơng thành cơng ty cổ phần Giấy chứng nhận đăng ký doanh nhiệp số 0400101965 đăng ký thay đổi lần thứ 11 ngày 27 tháng năm 2014 (là doanh nghiệp cổ phần hóa từ Công ty TNHH MTV Quản lý khai thác hầm đường Hải Vân, ngày chuyển đổi 02/01/2014) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ - Chức Công ty: hoạt động kinh doanh đa ngành nghề Là quản lý, bảo trì sở hạ tầng đường số ngành nghề khác phù hợp với lực Công ty - Nhiệm vụ: + Quản lý chuyên ngành hầm đường bộ, cầu đường bộ, đường thu phí đường bộ; + Đảm bảo giao thơng thơng suốt tình huống; + Tham gia ứng cứu, xử lý trường hợp khẩn cấp thiên tai, địch họa gây theo yêu cầu ngành, cấp quyền địa phương; + Bảo tồn phát triển vốn Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng hợp lý nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư phát triển Công ty 10 - Dự buổi họp bàn giao lãnh đạo cho người ủy nhiệm Nắm vững nội dung công việc - Ghi lại công việc lãnh đạo ủy quyền giải công việc Trách nhiệm văn phịng lãnh đạo cơng tác: - Giúp phó thủ trưởng thực nhiệm vụ mà thủ trưởng giao - Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: + Hồ sơ khẩn + Hồ sơ công việc cần làm + Hồ sơ để thông báo Sau văn sẽ cá nhân ủy quyền xử lý giải Hiện văn phịng Cơng ty có sổ nhật ký CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý Ngày tháng - Mơ tả Giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian mà thủ trưởng công tác 2.3.3 Trách nhiệm sau chuyến Sau chuyến công tác, chuyến công tác ngày, phận văn phịng phải tiến hành số cơng việc như: - Giúp Thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến - công tác Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ Báo cáo sổ óm tắt thư tín, sổ nhật ký hoạt động hành Báo cáo tóm tắt diễn biến phịng ban Cơng ty Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác Soạn thảo thư cảm ơn nơi mà tiếp nhận chuyến công tác * Tiểu kết Qua việc sâu vào văn phòng trách nhiệm văn phịng cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân, nhận thấy văn phòng thực tốt nhiệm vụ giao Từ giúp tơi đưa nhận 21 xét ưu điểm, nhược điểm giải pháp cho chương để nhầm nâng cao hiệu việc kiểm tra, giám sát nghiệp văn thư quan 22 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Nhà quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân nhận quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi làm việc từ phía Ban Lãnh đạo Công ty - Chức năng, nhiệm vụ Trưởng phịng Hành – Nhân quy định cụ thể Quyết định số: 05/QĐ-HAMADECO việc thành lập Phịng Hành – Nhân Đó tiền đề thuận lợi để nhà quản trị văn phòng thực tốt vai trị mình; - Cơng tác tổ chức phục vụ chuyến lãnh đạo quan tâm 3.1.2 Nhược điểm - Khâu tổ chức chuyến công tác chưa thực nghiêm ngặt, cịn bỏ sót số khâu quy trình dẫn tới chưa đánh giá hết khả nhân viên; - Sự đánh giá nhà quản trị văn phịng đơi cịn thiên cảm tính - Trong q trình chuẩn bị cơng tác cịn gặp nhiều hạn chế: việc lập xây dựng kế hoạch công tác cho lãnh đạo - Khi lãnh đạo cơng tác gặp số trường hợp như: Hạn chế sức khỏe việc lại, chuẩn bị chưa chu đáo tài liệu, chỗ nghỉ ngơi ăn uống lãnh đạo - Khi cơng tác lãnh đạo văn phịng chậm việc hồn tất hồ sơ khoản chi phí tốn tạm ứng 23 3.1.3 Ngun nhân Những hạn chế bắt nguồn từ số ngun nhân sau: Cơng ty chưa có quy định rõ ràng, cụ thể trách nhiệm cá nhân thực nhiệm vụ Dẫn tới tình trạng số nhân viên văn phịng có tư tưởng làm việc khơng hết mình, tái phạm nhiều lần dù nhắc nhở, mắc số lỗi trình tổ chức 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức nhà quản trị văn phòng việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Cơng ty Đây hoạt động nhận thức có vai trò quan trọng hoạt động thực tiễn Đem lại cho tổ chức ổn định, đội ngũ nhân lực có chất lượng cao, có kỷ luật lao động tốt có khả thu hút nhân tài khác đến với tổ chức 3.2.2 Nâng cao lực nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho nhà quản trị văn phịng nhân viên cơng ty Với cấp quản trị nào, dù cao hay thấp cần bồi dưỡng kỹ kiến thức chuyên môn cách thường xuyên, liên tục Được đào tạo bồi dưỡng cách sẽ giúp cho nhà quản trị văn phòng tiếp cận phương pháp, cách thức làm việc từ sẽ nâng cao hiệu suất, chất lượng côngviệc Đối với nhân viên, việc đào tạo sẽ giúp họ nâng cao tinh thần trách nhiệm, cải thiện trình độ chun mơn, có khả hồn thành tốt nhiệm vụ giao trở thành người hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị văn phịng thực cơng việc 24 3.2.5 Lãnh đạo quan cần tạo điều kiện tốt cho nhà quản trị văn phịng hồn thành chức năng, nhiệm vụ giao, công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác - Về chế độ, sách nhà quản trị văn phịng: Ban Lãnh đạo cần có sách đãi ngộ hợp lý nhà quản trị văn phòng Việc nhận chế độ đãi ngộ hợp lý sẽ sở để nhà quản trị văn phòng cam kết cống hiến lâu dài cho tổ chức - Về sở vật chất, trang thiết bị: Điều kiện sở vật chất, trang thiết bị tốt tiền đề giúp cho cán nhân viên văn phòng thực công việc hiệu tránh tâm lý căng thẳng sở vật chất không đủ điều kiện đáp ứng Một số máy tính phịng Hành – Nhân khơng cịn đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu sử dụng cán nhân viên văn phịng nên thay mới, bên cạnh đó, việc bố trí lại cảnh quan phòng ban điều cần thiết * Tiểu kết Tại chương 3, ưu điểm hạn chế công tác phục vụ tổ chức chuyến cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân Dựa hạn chế ấy, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm văn phịng cơng tác phục vụ tổ chức chuyến cơng tác Đó giải pháp thiết thực, góp phần giúp nhà quản trị văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ 25 KẾT LUẬN Văn phịng nơi giao tiếp quan với quan khác, với phận Một nhiệm vụ văn phịng tổ chức phục vụ chuyến công tác, việc phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, đảm bảo cho chuyến đạt kết cao Thông qua việc khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân, tơi có hội tìm hiểu sâu chức năng, nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng đặc biệt trách nhiệm văn phịng cơng tác phục vụ tổ chức chuyến cơng tác Tuy nhiên, q trình thực trách mình, văn phịng Cơng ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân cịn số thiếu sót, hạn chế định công tác phục vụ tổ chức chuyến công tác Những hạn chế mạnh dạn đề giải pháp tương ứng Mặc dù nỗ lực cố gắng đề tài có nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ nhận thức thân tơi cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu xót định Rất mong nhận góp ý từ phía Thầy Cơ để làm hoàn thiện 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Mike Harvey (Cao Xuân Đỗ dịch) (2001), giáo trình Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống Kê Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao động – Xã hội Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Khoa học Kỹ thuật http://hamadeco.com.vn/gioi-thieu/gioi-thieu-chung.html Trần Hoàng ( 2010), giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Giao thông vận tải 27 ... công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Quản lý Khai thác hầm đường Hải Vân Chương Giải pháp nâng cao công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác phịng Hành – Nhân Công ty Cổ phần Quản. .. Trách nhiệm phịng Hành – Nhân cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác chương 13 Chương TRÁCH NHIỆM CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY. .. NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu đi? ??m - Nhà quản trị