Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài được thực hiện nghiên cứu nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành. Mời các bạn cùng tham khảo.
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cơ giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt q trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu Quảng Nam Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hồn thành bài tiểu luận này Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hồn chỉnh nhất nhưng bài tiểu luận khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cơ và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của em hồn thiện hơn LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam kết tồn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tơi. Các kết quả trong đề tài là trung thực và hồn tồn khách quan BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Phòng HC TC Phòng Hành chính Tổ chức UBND Ủy ban nhân dân HDBT Hội đồng bộ trưởng MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Văn phòng là một bộ phận khơng thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước. Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HCTC, Phòng HCQT) Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong q trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của q trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thơng tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả cơng việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là cơng cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó cơng tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc khơng ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành cơng việc của mỗi cơ quan, đơn vị Tùy từng khía cạnh, quy mơ khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thơng tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của tồn cơ quan, tổ chức đó Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đã đặt ra trong bài tiểu luận. Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận được xác định và giới hạn như sau: Đối tượng nghiên cứu: giải pháp nâng cao văn hóa đọc của sinh viên Mục tiêu nghiên cứu: tơi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” làm đề tài tiểu luận mơn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tơi lựa chọn đề tài này nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định, đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Các cơng trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong phạm vi trường, tơi tập trung nghiên cứu đề tài phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành”. Tơi đi sâu tìm hiểu thực trạng, ngun nhân những hạn chế và đề ra những giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích, tổng hợp Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa lý luận: Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của cơng tác tham mưu tổng hợp cũng như vai trò khác của văn phòng; Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định; Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhăm nâng cao ch ̀ ất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng cơng nghệ thơng tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….; Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của cơ quan Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định ở cơ quan; Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng phát triển cho vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định Cấu trúc của đề tài Ngồi phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương: Chương 1: Khái qt về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành Chương 2: Vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định tại UBND huyện Núi Thành Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định Chương 1 KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH 1.1. Lịch sử hình thành Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong kháng chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng: “Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ” Sau ngày Miền Nam hồn tồn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyết định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02 đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành: Phía Đơng giáp với sơng Trường Giang và biển Đơng Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi Phía Tây giáp với huyện Trà My Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) nay là thành phố Tam Kỳ Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn Tổng diện tích: 533.0269 Km2 Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 tồn huyện có 138.769 người. Có hai dân tộc chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thơn 4; 6; 8 xã Tam Trà) Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánh bắt và ni trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, ln bám đất bám biển làm giàu cho bản thân và q hương Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạt động. Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và cả nước 1.2. Cơ cấu tổ chức Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theo quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau: Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung; Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế; Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hố xã hội; Uỷ viên uỷ ban: Trưởng cơng an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành qn sự huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện; Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về cơng tác chun mơn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành; Các cơ quan thuộc ngành: Cơng an, Qn sự, Giáo dục, Y tế, Văn hố vừa chịu sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền của của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành; Cơ quan tư pháp: Tồ án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử và giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành 10 Thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong cơng tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan; Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an tồn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện cơng tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh Chính vì thực hiện những nhiệm vụ trên nên văn phòng có một vai trò khơng thể thiếu trong cơng tác xây dựng các giải pháp thực hiện cho các mục tiêu đã đề ra của cơ quan và của các phòng, ban Văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là "đầu mối công việc", được HĐND, UBND uy quyên “th ̉ ̀ ưa lênh” trong giai quyêt ̀ ̣ ̉ ́ môt sô thu tuc hanh chinh thông th ̣ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ường giúp Thường trực HĐND và UBND huyện trong qua trinh triên khai th ́ ̀ ̉ ực hiên nhiêm vu cua minh. Văn phong, c ̣ ̣ ̣ ̉ ̀ ̀ ơ quan co tâm quan trong đăc biêt, chính vì th ́ ̀ ̣ ̣ ̣ ế mà văn phòng phai năm chăc tinh hinh ̉ ́ ́ ̀ ̀ mơi co thê tham m ́ ́ ̉ ưu đung, m ́ ới phuc vu tôt cac hoat đông cua HĐND, UBND ̣ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̉ Chức năng tham mưu tông h ̉ ợp được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể 22 Người làm nhiệm vụ tham mưu khơng đơn thuần là giúp việc, bảo gi làm ̀ lây mà ph ́ ải là người có bản lĩnh, co năng l ́ ực, co trinh đơ, trung th ́ ̀ ̣ ực, thẳng thắng, nghiêm túc trong cơng việc, ln cần cù, tỉ mỉ, thận trọng va có tính ̀ ngun tắc cao; phải là người có tư duy biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, khơng sợ cấp trên trù dập. Nhờ đó mà các đề xuất chủ trương, giai phap mà văn phòng đ ̉ ́ ưa ra giup lãnh đ ́ ạo quản ly đ ́ ược tốt hơn, hồn thiện hơn 2.4. Vai trò trong cơng tác tổ chức thực hiện mục tiêu Tổ chức, điều hành cơng việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các cơng việc được giao để hồn thành mục tiêu chung của tổ chức Văn phòng phải đưa ra các ngun tắc điều hành, ngun tắc thực hiện cơng việc để đảm bảo sự hài hồ và có thể hỗ trợ cho nhau trong khn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra khơng phải bao giờ cũng thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thơng tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành khơng tuỳ tiện (nhưng nếu q câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng cơng việc khơng được giải quyết kịp thời). Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một cơng 23 việc nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá cơng việc.… Xây dựng các quy chế làm việc Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế làm việc của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết đinh đ ̣ ối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của một tổ chức nhà nước, nhăm th ̀ ực hiện tốt ngun tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể, phát huy tơt trách nhi ́ ệm cá nhân, nhất là người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ cơng tac ́ Để thực hiện mục tiêu thì văn phòng có vai trò trong việc: Thiết kế và phân tích cơng việc trong cơng sở. Có thể thiết kế cơng việc theo dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích cơng việc là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý với mục đích là xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan. Cơng việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng đơn vị phù hợp với mục tiêu của cơ quan; các đơn vị nhân thấy được cơng việc có ý nghĩa chung; tạo khả năng sáng tạo cho cán bộ, cơng chức; tạo khả năng hợp tác khi giải quyết cơng việc và tạo thuận lợi cho q trình kiểm tra việc thực hiện mục tiêu Phân cơng cơng việc: dựa trên cơ sở thực tế. Cơ sở của q trình phân cơng cơng việc bao gồm: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan; theo khối lượng và tính chất cơng việc; theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức của cơ quan. Có thể phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa; theo tiêu chuẩn và định mức cụ thể; trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên; theo nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan 24 Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu trong hoạch đinh của cơ quan vì văn phòng đảm bảo sự hài hồ và có thể hỗ trợ cho nhau trong khn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị; giúp tránh được vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành cơng việc) Là nơi đưa ra các căn cứ, tham mưu trong việc xác định mục tiêu và xây dựng giải pháp, văn phòng cũng sẽ có vai trò trong cơng tác tổ chức thực hiện các mục tiêu của cơ quan. Điều này được thể hiện việc văn phòng tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan Trong q trình tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, kế hoạch thì văn phòng cần phải thường xun tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt động của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan có theo đúng chương trình, kế hoạch, mục tiêu của cơ quan hay khơng, để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để sửa chữa những khuyết điểm cũng như phát huy những ưu điểm Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết hồn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức. Kiểm tra nhằm mục đích: Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp; Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động, hành vi khơng phù hợp Vai trò của kiểm tra: Đối phó với bất trắc; Khám phá ra những cái bất thường; Xác định các cơ hội; 25 Xử lý những tình huống phức tạp; Phân quyền có hiệu quả hơn Kiểm tra cũng có 3 mức độ như hoạch định bao gồm: Kiểm tra chiến lược; kiểm tra chiến thuật và kiểm tra tác vụ, tác nghiệp Ngồi ra, văn phòng còn đóng vai trò quan trọng, chủ chốt trong cơng tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Mà các cuộc họp, hội nghị này đều nằm trong kế hoạch hoạt động của cơ quan. Như khái niệm thì sản phẩm của hoạch định là kế hoạch. Chính việc tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị này giúp cho các kế hoạch hoạt động của cơ quan được từng bước thực hiện hồn chỉnh, từ đó sẽ tổ chức thực hiện tốt cơng tác tổ chức trong hoạch định 26 Tiểu kết Chương 2 là chương nêu lên vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định tại UBND huyện Núi Thành bao gồm: vai trò trong cơng tác thu thập căn cứ; vai trò trong cơng tác xác định mục tiêu; vai trò trong cơng tác xây dựng các giải pháp; vai trò trong cơng tác tổ chức thực hiện mục tiêu 27 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1. Nhận xét, đánh giá 3.1.1. Ưu điểm Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của Văn phòng ln trong hoạch định, vì thế văn phòng ln coi trọng và khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiên ̣ tơt ch ́ ức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần, quản trị. Giúp Thương tr ̀ ực HĐND thực hiên quyên quyêt đinh va quyên ̣ ̀ ́ ̣ ̀ ̀ giam sat, giup UBND huyên t ́ ́ ́ ̣ ổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo cac c ́ quan triên khai th ̉ ực hiên tôt nhiêm vu trên tât ca cac linh v ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̉ ́ ̃ ực cua đ ̉ ời sông xa hôi. V ́ ̃ ̣ ới phương châm “Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhăm nâng cao ch ̀ ất lượng cơng tác. Trong đó tập trung đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng cơng nghệ thơng tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ … Mặc dù, trong qua trinh tri ́ ̀ ển khai thực hiện nhiêm vu, văn phong găp ̣ ̣ ̀ ̣ nhiều khó khăn, đăc biêt la trong cơng tac tham m ̣ ̣ ̀ ́ ưu tông h ̉ ợp, khôi l ́ ượng văn ban đi va đên trong năm cân x ̉ ̀ ́ ̀ ử ly rât l ́ ́ ớn. Cơ ban, văn phòng ln thu th ̉ ập và xử lý thơng tin chính xác nhất, hồn chỉnh nhất, cung cấp đầy đủ thơng tin và căn cứ để lãnh đạo và các phòng, ban, đơn vị đưa ra các mục tiêu, hoạch định các cơng việc cần làm, góp phần triên khai, th ̉ ực hiên hồn thành các m ̣ ục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của hun hăng năm, t ̣ ̀ ừng bước khẳng định được vai trò, vị trí của mình trong hệ thống các cơ quan hành chính của hun ̣ 28 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm thì khơng tránh khỏi những nhược điểm trong q trình hoạt động. Cơng tác báo cáo, tổng hợp co luc con ch ́ ́ ̀ ậm tiến độ, chât l ́ ượng chưa đam ̉ bao (bao cáo còn chung chung, ph ̉ ́ ản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất); Cơng tác phục vụ còn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình huống co luc thi ́ ́ ếu linh hoạt; Công chức làm công tác Văn phòng năng lực còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt; chưa thật sự nỗ lực tự học, tự nghiên cứu vì nhiệm vụ được giao; Viêc thiêu Quy chê, hoăc xây d ̣ ́ ́ ̣ ựng va tô ch ̀ ̉ ức thực hiên Quy chê không tôt ̣ ́ ́ thương dân đên tinh trang phân công nhi ̀ ̃ ́ ̀ ̣ ệm vu cho thanh viên trong c ̣ ̀ ơ quan không căn cứ vào hướng dẫn của câp trên; viêc xác đ ́ ̣ ịnh nhiêm vu ̣ ̣ lanh đao không rõ nhi ̃ ̣ ệm vụ nào là nhiệm vụ chính, nhiệm vụ nào là kiêm nhiệm, bi ch ̣ ạy theo sự vụ va khi g ̀ ặp khó khăn vướng mắc đùn đẩy, né tránh trách nhiệm; Chất lượng cơng tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình cơng tác chưa cao. Chất lượng tham mưu xây dựng chương trình cơng tác chưa có mặt còn hạn chế. Chương trình cơng tác q, chương trình cơng tác tháng, lịch cơng tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được 29 3.1.3. Ngun nhân 3.1.3.1. Ngun nhân của những thành tựu đạt được Trước hết, sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp, thường xun về mọi mặt của thường trực UBND đối với cơng tác văn phòng UBND Thứ hai, tổ chức bộ máy của các văn phòng huyện từng bước được củng cố, kiện tồn Thứ ba, đội ngũ cán bộ cơng chức các văn phòng khơng ngừng phát triển, trưởng thành Thứ tư, sự động viên, phối hợp, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quả của các cơ quan ban ngành liên quan 3.1.3.1. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao; Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và cơng tác cán bộ chậm được khắc phục; Thiếu các văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn cán bộ theo chức danh và vị trí cơng tác; về tiêu chí để đánh giá, nhận xét cán bộ… cho nên trong cơng tác tuyển dụng, nhận xét, đề bạt, bố trí, sử dụng cán bộ còn bị chi phối nhiều bởi yếu tố chủ quan, cảm tính, thiếu chuẩn xác; Cơng tác phối hợp giữa văn phòng với các phòng, ban, đơn vị liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp; Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện cơng tác văn phòng; 30 Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc các văn phòng còn hạn chế; Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về cơng tác tham mưu, tổng hợp các văn phòng; 3.2. Các giải pháp 3.2.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình cơng tác Trong q trình thực hiện, văn phòng cần chủ động tham mưu thực hiện theo chương trình cơng tác đã đề ra, kịp thời điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình cơng tác những vấn đề lớn, những cơng việc đột xuất đúng thẩm quyền mà cấp uỷ phải xem xét giải quyết 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác thơng tin phục vụ hoạt động của UBND Để đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác thơng tin, văn phòng cần phải tham mưu và tổ chức thực hiện tốt các nội dung cơng việc sau: Tổ chức tốt các kênh thơng tin; Thực hiện tốt cơng tác định hướng thơng tin cho các đầu mối; Thực hiện tốt quy trình thu nhận và xử lý thơng tin; Tiêu chuẩn hố quy trình xử lý thơng tin tại chỗ; Tăng cường cơng tác đi cơ sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống cơng nghệ thơng tin tiên tiến vào cơng tác thơng tin; Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin. 31 3.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng và thẩm định đề án trình hội nghị Theo quy định, văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc các cơ quan được giao chuẩn bị đề án, đảm bảo đúng u cầu, tiến độ, nội dung và phạm vi đề ra; tổ chức thẩm định về nội dung và thể thức văn bản của các đề án. Để thực hiện tốt cơng tác này, văn phòng cần tham mưu xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện nghiêm Quy trình xây dựng và thẩm định đề án; trong đó cần thiết phải làm rõ trình tự và nội dung các bước tiến hành từ khi cơ quan đưa ra chủ trương đến khi hồn thiện đề án trình ký, ban hành 3.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu Để nâng cao chất lượng soạn thảo, biên tập, phát hành văn bản của cơ quan cần thiết phải: xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức thực sự có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức cách mạng và tham mưu cấp ủy ban hành và tổ chức thực hiện Quy trình biên soạn, phát hành văn bản của cấp ủy; trong đó xác định rõ trách nhiệm của chun viên, của lãnh đạo từ khâu xây dựng đề cương, viết bản dự thảo, thẩm định, kiểm duyệt đến khâu trình ký, ban hành 3.2.5. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các cơ quan liên quan Để sự phối hợp ngày càng nền nếp và hiệu quả, văn phòng cần chủ động tham mưu ban hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế phối hợp cơng tác giữa văn phòng với các cơ quan liên quan. Trong đó, cần xác định rõ nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp và trách nhiệm của từng chủ thể trong những hoạt động cần có sự phối 32 3.2.6. Thường xun đổi mới tác phong, lề lối làm việc va ph ̀ ải tự xây dựng chương trình làm việc Xây dựng chương trình làm việc năm, q, tháng và hàng tuần) riêng của mình đam bao tn thu đung quy ch ̉ ̉ ̉ ́ ế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề mới nảy sinh, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật; làm tốt công tác phối hợp vơi cac c ́ ́ ơ quan phong, ban cua ̀ ̉ tinh va huyên trong công tác tham m ̉ ̀ ̣ ưu tổng hợp 3.2.7. Nghiêm tuc th ́ ực hiên chê đơ thơng tin báo cáo mơt cach nhanh chóng, ̣ ́ ̣ ̣ ́ đầy đủ và chính xác. Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tac đ ́ ể nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, tổng hợp 3.2.8. Ngươi lam cơng tac văn phong cân tich c ̀ ̀ ́ ̀ ̀ ́ ực tham gia hoc tâp, câp nhât ̣ ̣ ̣ ̣ kip th ̣ ơi cac chi thi, nghi quyêt cua Đang va cac văn ban luât ̀ ́ ̉ ̣ ̣ ́ ̉ ̉ ̀ ́ ̉ ̣ Không ngưng t ̀ ự hoc t ̣ ập, tự ren thơng qua ban be, đơng nghiêp va cac kênh ̀ ̣ ̀ ̀ ̣ ̀ ́ thơng tin nhăm nâng cao trình đ ̀ ộ lý luận chính trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững các chủ trương, nội dung các quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tơng h ̉ ợp phuc vu đ ̣ ̣ ắc lực giup TT HĐND, lanh đao ́ ̃ ̣ UBND trong thực hiên nhiêm vu ̣ ̣ ̣ 3.2.9. Xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định va theo h ̀ ương chun mơn hóa. Ln ́ chuyển cơng chưc Văn phòng ln đ ́ ảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng u cầu nhiệm vụ được giao 33 Tiểu kết `Chương 3 nhận xét, đánh giá những ưu, nhược điểm và nguyên nhân của ưu, nhược điểm. Từ đó đưa ra 9 giải pháp để phát huy ưu điểm và hạn chế những nhược điểm. 34 KẾT LUẬN UBND huyện Núi Thành, đang dần khẳng định mình, tạo chổ đứng trong hệ thống cơ quan nhà nước Việt Nam cũng như niềm tin đối với người dân, cơ quan đang trên đà phát triể, hồn thiện, đổi mới cải cách thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho người dân đến liên hệ làm việc Bài viết đã tập trung phân tích, đánh giá kết quả vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của cơ quan; chỉ rõ những thành tựu, kết quả chủ yếu đã đạt được, những yếu kém, bất cập và ngun nhân của hạn chế yếu kém trong cơng tác của văn phòng và vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành chính văn phòng, Vương Thị Kim Thanh, NXB Thống kê Tài liệu mơn học Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng; Tài liệu mơn Quản trị học; Một số bài viết về văn phòng; Các tài liệu khác từ nguồn Internet 36 ... tơi đã chọn đề tài: Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành làm đề tài tiểu luận mơn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tơi lựa chọn đề tài ... Chương 1: Khái qt về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành Chương 2: Vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định tại UBND huyện Núi Thành Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định Chương 1 KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI ... này nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định, đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành Cơ sở