Câu hỏi về Hóa đơn điện tử

Câu hỏi Hóa đơn điện tử Căn pháp lý Hóa đơn điện tử Việc sử dụng triển khai thí điểm hóa đơn điện tử xây dựng pháp lý sau:  Hóa đơn điện tử có giá trị mặt pháp lý hóa đơn giấy  Được Bộ Tài Chính Tổng cục thuế chấp nhận  Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử 1.1 Các văn Chính phủ ban hành hóa đơn điện tử  Luật Giao dịch điện tử 2005  Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính Phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử  Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 Chính phủ thương mại điện tử  Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số  Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động tài  Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ 1.2 Các văn Bộ Tài ban hành – Thơng tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài Chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 Nghị định số 04/2014/NĐCP ngày 17/01/2014 Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Tính trội hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống? – Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn – Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu liệu, quản trị kinh doanh doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế – Tăng tính an tồn cho hóa đơn hóa đơn điển tử chép thành nhiều bản, tránh rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; yêu cầu cấp lại hóa đơn – Q trình tốn nhanh – Góp phần bảo vệ môi trường Làm để lập hóa đơn điện tử thời điểm theo quy định mà kế toán phải nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…) – Căn theo Thơng Tư số 32/2011/TT-BTC Hố đơn điện tử tập hợp thông điệp liệu điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương tiện điện tử – Hiện mẫu hoá đơn điện tử có tiêu người mua người bán, người bán khơng thiết phải kế tốn, người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế tốn thời gian nghỉ bật máy tính lên khởi tạo hố đơn điện tử nơi, lúc gửi qua email cho khách hàng Đảm bảo quy định Luật quản lý thuế hoá đơn xuất thời điểm 4 Ngày ký hố đơn có phải trùng với ngày xuất hố đơn khơng? Có cách hố đơn khơng? Khi bạn xuất hố đơn điện tử có nghĩa bạn ban hành nên ngày ký hố đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng (đối với hố đơn giấy ký, đóng dấu xé khỏi cuống) Tuy nhiên văn pháp luật hành chưa có quy định thức vần đề ngày ký hoá đơn ngày xuất hố đơn phải trùng hay khơng Vấn đề tuỳ vào nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm Người mua lưu hóa đơn điện tử nào? Có phải in giấy lưu hóa đơn bình thường khơng? – Vi hố đơn điện tử có định dạng XML nên người mua lưu trữ hố đơn thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, … – Chỉ in giấy trường người mua muốn sử dụng thể hoá đơn điện tử để toán nội kẹp chứng từ Hóa đơn điện tử có cần in File cứng để Doanh nghiệp lưu trữ khơng? Khi Quyết tốn, Cơ quan Thuế có u cầu Doanh nghiệp in File cứng không? – Theo Thơng Tư số 32/2011/TT-BTC Hố đơn điện tử tập hợp thông điệp liệu điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương tiện điện tử Do doanh nghiệp khơng phải in để lưu trữ Trường hợp doanh nghiệp cần toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc phải thể hố đơn điện tử để làm thủ tục toán nội kẹp chứng từ kế toán – Khi quan thuế vào tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho trình tra kiểm tra doanh nghiệp nên in thể hoá đơn điện tử giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh Trường hợp quan thuế nghi ngờ tính trung thực hố đơn lúc doanh nghiệp đưa file XML (có giá trị pháp lý) để quan thuế kiểm tra đối chiếu Chữ ký điện tử chứng thư số gì? – Chữ ký điện tử thông tin kèm theo liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ liệu đó; hiểu dấu điện tử doanh nghiệp – Chữ ký điện tử phần tách rời Hóa đơn điện tử giúp xác thực HĐĐT đơn vị điện lực phát hành – Chứng thư điện tử thông điệp liệu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận quan, tổ chức, cá nhân chứng thực người ký chữ ký điện tử – Chứng thư điện tử sử dụng để ký hóa đơn điện tử, đảm bảo: + Chống từ chối người ký + Đảm bảo tính tồn vẹn Hóa đơn điện tử qua trình lưu trữ, truyền nhận – Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực bị hủy bỏ thu hồi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử Để xem hóa đơn điện tử sau tải máy tính tơi phải làm gì? Sau khách hàng tải hóa đơn điện tử dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo bước sau để mở hóa đơn:  Giải nén file zip vừa tải  Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có xml  Bạn dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn cách: chọn Open with chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, khách hàng chọn Browse để tìm IE  Sau kích chọn xong hóa đơn tự động hiển thị lên cho khách hàng xem Để xem hóa đơn điện tử tơi có cần phải cài đặt thêm phần mềm khơng? Để xem hóa đơn điện tử, máy tính khách hàng chưa có cần cài đặt thêm chương trình như:  Chương trình giải nén Winrar, dùng tính giải nén Windows dùng để giải nén file nén zip,  Chương trình đọc file PDF Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dạng file PDF >>> Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF 10 Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn dạng giấy khơng? Khách hàng sau mua hàng bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dạng file xml Khách hàng khơng cần phải lưu trữ hóa đơn mà tra cứu trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp Nếu cẩn thận khách hàng tải file hóa đơn nén dạng zip để lưu trữ Trường hợp khách hàng cần hóa đơn giấy để phận kế tốn lưu trữ theo Luật Kế tốn bên bán in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu gửi cho khách hàng 11 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử bên mua tốn với bên bán hình thức nào? Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử bên mua toán với bên bán phương thức giống sử dụng hóa đơn giấy:  Tiền mặt  Chuyển khoản  Thẻ tín dụng  Các hình thức khác Về thời gian tốn trước hay sau nhận hóa đơn bên mua với bên bán thỏa thuận với để đưa phương án hợp lý 12 Khách hàng có phải thực ký số vào hóa đơn điện tử hay không? – Đối với khách hàng khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, khơng cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế khơng cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận – Đối với khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế tốn cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận hóa đơn coi hóa đơn điện tử hồn chỉnh có tính pháp lý, sử dụng với quan Thuế – Đối với hóa đơn mua hàng điện, nước, viễn thông, khách hàng không thiết phải có chữ ký người mua dấu người bán, hóa đơn coi hóa đơn có tính pháp lý, quan Thuế chấp nhận 13 Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu chữ ký không? – Căn theo Điểm b Khoản Điều Thông tư 119/2014/TT-BTC: “a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tạo, phát hành sử dụng hóa đơn khơng thiết phải có chữ ký người mua, dấu người bán trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thơng; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn Thông tư Trường hợp kinh doanh dịch vụ hóa đơn khơng thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” – Theo Cơng văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 Bộ tài gửi: Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể sau: Tại Khoản Điều Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 Chính phủ sửa đổi Khoản Điều Nghị đinh số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 Chính phủ quy định: “5 Tổ chức kinh doanh đồng thời lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.” Tại Điểm e Khoản Khoản Điều Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Bộ Tài hướng dẫn nội dung HĐĐT: “1 Hóa đơn điện tử phải có nội dung sau: … e) Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người bán; ngày, tháng năm lập gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người mua trường hợp người mua đơn vị kế toán … Một số trường hợp hóa đơn điện tử khơng có đầy đủ nội dung bắt buộc thực theo hướng dẫn riêng Bộ Tài chính” Căn quy định nêu trên, trường hợp người mua đơn vị kế toán đơn vị kế toán có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ người bán với người mua như:  Hợp đồng kinh tế  Phiếu xuất kho  Biên giao nhận hàng hóa  Biên nhận tốn  Phiếu thu,… người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, hóa đơn điện tử khơng thiết phải có chữ ký điện tử người mua Bộ Tài giao Cục Thuế xem xét trường hợp phát sinh cụ thể Điều kiện đáp ứng doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử người mua hóa đơn điện tử.” – Theo khoản điều Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 “… b) Các trường hợp sau không thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, trừ trường hợp người mua đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ nội dung hướng dẫn khoản Điều này: – Hóa đơn tự in tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại thành lập theo quy định pháp luật không thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua, dấu người bán – Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn khơng thiết phải có chữ ký người bán, dấu người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua – Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn doanh nghiệp sở đề nghị doanh nghiệp, Cục thuế xem xét có văn hướng dẫn hóa đơn khơng thiết phải có tiêu thức “dấu người bán…” (*) Như vậy: – Nếu Doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn thơng báo phát hành hóa đơn khơng cần chữ ký >> Trên Hóa đơn điện tử khơng cần phải đóng dấu người bán chữ ký người mua, khơng thiết phải có chữ ký người mua hàng – Nếu Doanh nghiệp thơng báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký >> Trên Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử người bán hàng 14 Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu, chữ ký? Theo Cơng văn 2818/TCT-DNL thực hóa đơn điện tử ngày 19 tháng năm 2018 Tổng Cục Thuế: 14.1 Về giá trị pháp lý Hoá đơn điện tử Theo quy định Điều Điều Thơng tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài HĐĐT tập hợp thơng điệp liệu điện tử phải đáp ứng nội dung quy định Điều Thông tư HĐĐT dạng file PDF hình thức hiển thị HĐĐT Tại Khoản Điều Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài quy định nguyên tắc sử dụng HĐĐT: “1 Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thơng báo cho người mua định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử người bán người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử truyền trực tiếp từ hệ thống người bán sang hệ thống người mua; người bán thông qua hệ thống trung gian tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn truyền cho người mua) Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi HĐĐT qua email Ngân hàng gửi HĐĐT qua email cho khách hàng Hóa đơn điện tử khách hàng xuất trình với quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 nêu 14.2 Về chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Căn quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 Bộ Tài quy định nguyên tắc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy quy định: Nguyên tắc chuyển đổi Người bán hàng hóa chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình q trình lưu thơng chuyển đổi (01) lần Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định nêu Khoản 2, 3, Điều phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán Người mua, người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định Luật Kế tốn Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng quy định nêu Khoản 2, 3, Điều Điều kiện Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ điều kiện sau: a) Phản ánh tồn vẹn nội dung hóa đơn điện tử gốc; b) Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký họ tên người thực chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Giá trị pháp lý hóa đơn điện tử chuyển đổi Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý bảo đảm yêu cầu tính tồn vẹn thơng tin hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi chữ ký, họ tên người thực chuyển đổi thực theo quy định pháp luật chuyển đổi chứng từ điện tử Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ thơng tin sau: dịng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ tên, chữ ký người thực chuyển đổi; thời gian thực chuyển đổi.” Tại điểm a Khoản Điều Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 Bộ Tài quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: “3 Một số trường hợp hóa đơn khơng thiết có đầy đủ nội dung bắt buộc: a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tạo, phát hành sử dụng hóa đơn khơng thiết phải có chữ ký người mua, dấu người bán trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng” Căn quy định nêu trên, HĐĐT chuyển đổi sang giấy Ngân hàng phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật dấu Ngân hàng (trừ hóa đơn dịch vụ ngân hàng khơng thiết phải có dấu người bán) Đề nghị Ngân hàng thực chuyển đổi chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC Khách hàng MUFG sử dụng HĐĐT chuyển đổi để kê khai, khấu trừ thuế theo quy định 14.3 Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang Theo Cơng văn 2806/TCT-CS 2018 vướng mắc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 18 tháng năm 2018 Tổng Cục Thuế: Về tiêu thức chữ ký điện tử người mua hóa đơn điện tử, Bộ Tài có cơng văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Căn Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Bộ Tài Điều 19 Thơng tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 Bộ Tài chính, theo trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thể hóa đơn nhiều trang nêu phần đầu trang sau hóa đơn có hiển thị: số hóa đơn trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); tên, địa chỉ, MST người mua, người bán trang đầu; mẫu ký hiệu hóa đơn trang đầu; kèm theo ghi tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong X số thứ tự trang Y tổng số trang hóa đơn đó).” Theo Cơng văn 8610/CT-TTHT 2018 Hóa đơn điện tử Hà Nội ngày 06 tháng 03 năm 2018 Tổng Cục Thuế: Căn quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nội dung vướng mắc đơn vị sau: Về chữ ký người mua hóa đơn điện tử: Trường hợp người mua khơng phải đơn vị kế tốn đơn vị kế tốn có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên giao nhận hàng hóa, biên nhận tốn, phiếu thu,… cơng ty lập hóa đơn điện tử theo quy định, hóa đơn điện tử khơng thiết phải có chữ ký điện tử người mua (trừ trường hợp người mua đơn vị kế tốn u cầu phải có chữ ký điện tử người mua hóa đơn) Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều trang: Để phù hợp với đặc thù hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử giấy, số lượng hàng hóa, dịch vụ bán nhiều số dịng trang hóa đơn cơng ty thực tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập in hóa đơn thực trực tiếp từ phần mềm số lượng hàng hóa, dịch vụ bán nhiều số dịng trang hóa đơn theo hướng dẫn Khoản Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 Bộ Tài nêu (*) Như vậy: Người mua bắt buộc Ký số vào hố đơn điện tử khơng bắt buộc phải có dấu người bán hố đơn điện tử trừ trường hợp hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hố đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký đóng dấu người bán 15 Sự khác giữ Chữ ký số Chứng thư số 15.1 Chữ ký số gì? Chữ ký số dạng chữ ký điện tử Về bản, chữ ký số giống chữ viết tay Dùng để cam kết lời hứa điều khơng thể rút lại Chữ ký số khơng khơng phải sử dụng giấy mực, gắn đặc điểm nhận dạng người ký vào cam kết Chữ ký số dựa công nghệ RSA – công nghệ mã hóa cơng khai: người phải có cặp khóa gồm có khóa cơng khai khóa bí mật private key Trong đó:  “PRIVATE KEY” – khóa bí mật: khóa cặp khóa dùng để tạo chữ ký số thuộc hệ thống mã không đối xứng  “PUBLIC KEY” – khóa cơng khai: khóa cặp khóa dùng để để kiểm tra chữ ký số, tạo khóa bí mật tương ứng cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng  “NGƯỜI KÝ” nghĩa th bao dùng khóa bí mật để ký số vào thông điệp liệu tên  “NGƯỜI NHẬN” tổ chức cá nhân nhận thông điệp liệu ký số người ký, việc sử dụng chứng thư số người ký để kiểm tra chữ ký số thông điệp liệu nhận sau tiến hành hoạt động, giao dịch liên quan  “KÝ SỐ” nghĩa việc đưa khóa bí mật vào phần mềm để tự động tạo gắn chữ ký số vào thông điệp liệu – Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, kê khai Hải quan điện tử, giao dịch lĩnh vực Bảo hiểm ký điện tử vào hóa đơn điện tử – Chữ ký số có hình dạng USB gọi USB Token Chữ ký số bảo mật mật gọi mã PIN 15.2 Chứng thư số gì? Chứng thư số loại chứng thư điện tử tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp Có thể xem chứng thư số “chứng minh thư” doanh nghiệp dùng môi trường internet máy tính Sử dụng chứng thư số để nhận diện máy chủ, cá nhân số đối tượng khác quan trọng gắn định danh đối tượng với public key, cấp tổ chức có thẩm quyền xác định nhận danh có quyền cấp chứng thư số Chứng thư số chứa public key thông tin người dùng theo chuẩn X.509 tạo nhà cung cấp dịch vụ chứng thực Khóa bí mật chữ ký số bắt buộc phải lưu trữ ổ USB Token – thiết bị phần cứng chuyên dụng SmartCard cung cấp nhà cung cấp Các thiết bị đảm bảo khóa bí mật khơng bị copy hay bị virus phá hỏng “KÝ SỐ” nghĩa việc đưa khóa bí mật vào phần mềm để tự động tạo gắn chữ ký số vào thông điệp liệu Chứng thư số cặp khóa mã hóa liệu gồm thơng tin cơng ty & mã số thuế DN, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường , ký loại văn tài liệu số : word, excel, pdf… , tài liệu dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử thực giao dịch điện tử khác 15.3 Sự khác Chữ Ký số Chứng thư số Chữ ký số người sử dụng tạo sau nhà cung cấp dịch vụ cung cấp chứng thư số “KÝ SỐ” nghĩa việc đưa khóa bí mật vào phần mềm để tự động tạo gắn chữ ký số vào thơng điệp liệu Một điều kiện để chữ ký số xem chữ ký điện tử an toàn, chữ ký số tạo thời gian chứng thư số có hiệu lực kiểm tra khóa cơng khai ghi chứng thư số hiệu lực Chứng thư số sử dụng để đối tác người sử dụng biết xác định chữ ký, chứng minh Chứng thư số bao gồm nội dung sau:  Tên Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số  Tên Thuê bao  Số hiệu chứng thư số (số seri)  Thời hạn có hiệu lực chứng thư số  Chữ ký số tổ chức chứng thực chữ ký số  Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng số  Các hạn chế trách nhiệm tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số  Các nội dung cần thiết khác theo quy định Bộ Thơng Tin Truyền Thơng Có cách giải thích rõ dịch vụ Chữ ký số sau: Thông thường bạn mua Chữ ký số thường phải chịu 02 khoản phí: – Thứ nhất: Phí mua TOKEN Bản thân Token đơn 01 USB trống rỗng, chưa thể gọi Chữ Ký số thường gọi – Thứ Phí Dịch vụ: Đây phí dịch vụ cấp chứng thư số bạn mua dịch vụ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số nạp thông tin liên quan đến Doanh nghiệp vào TOKEN Qúy khách sinh cặp khóa gồm khóa bí mật khóa cơng khai Khóa bí mật để thực việc ký số, khóa cơng khai giúp nhận dạng chữ ký số >> Một TOKEN cấp chứng thư số có khả tạo chữ ký số 16 Lợi ích Hóa đơn điện tử 16.1 Lợi ích vượt trội Hóa đơn điện tử Doanh nghiệp – Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm thời gian: Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp giảm tới 70% bước quy trình phát hành 90% tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian tốn, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho hóa đơn… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, DN khơng cần chờ đợi nhận hóa đơn theo đường bưu điện cách làm truyền thống Chỉ vài cú nhấp chuột, người mua hàng nhận hóa đơn dù nơi có internet – Cắt giảm chi phí so với Hóa đơn giấy: DN khơng lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn chờ chuyển phát Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn – An toàn, bảo mật, chống làm giả: Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; khơng có rủi ro mất, nhàu nát lưu trữ hóa đơn giấy… – Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành thuế: Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành thuế Khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, thủ tục hành thuế DN thực điện tử Theo đó, DN cần thơng báo qua mạng gửi đến quan thuế việc sử dụng hóa đơn điện tử sử dụng sau thông báo chấp nhận – DN khơng phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, khơng phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cùng với đó, DN khơng phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, khơng phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến quan thuế phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng Đây nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến quan thuế Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng 16.2 Lợi ích quan Thuế Với việc hóa đơn điện tử dần thay vị trí hóa đơn giấy giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý quan thuế thực theo hướng đại hóa sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo liệu từ hóa đơn điện tử, thay phương pháp thủ cơng sử dụng hóa đơn giấy Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành Thuế xây dựng sở liệu hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ cơng tác tra, kiểm tra, hồn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh Bên cạnh đó, giúp quan Hải quan cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thơng tin để thực hồn thuế Ngồi ra, quan Thuế quan khác Nhà nước khơng tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn Hiện nay, kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng kiểm tra thuế thu nhập DN, quan Thuế quan khác Nhà nước thực đối chiếu hóa đơn, cơng việc bắt buộc Thông thường, thời gian để quan Thuế có kết đối chiếu hóa đơn khoảng 10 ngày làm việc Tuy nhiên, DN sử dụng hóa đơn điện tử, thơng tin hóa đơn DN tập trung quan thuế cách liên tục nên quan thuế có thơng tin doanh thu, chi phí hàng ngày DN, kịp thời phát bất thường DN xuất hóa đơn Ngồi lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn DN bỏ trốn, tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ mơi trường; khắc phục trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung liên 16.3 Những khó khăn áp dụng Hóa đơn điện tử Áp dụng hố đơn điện tử, có nghĩa DN phải hồn tồn chủ động cơng việc khởi tạo phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều thơng tin, hình ảnh đặc trưng DN Thêm vào đó, DN dễ dàng tra cứu thơng tin hóa đơn kiểm sốt phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thơng tin hóa đơn phát hành, hạn chế rủi ro đơn giản công tác bảo quản, lưu trữ… >>> Lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử rõ có khó khăn sử dụng Hóa đơn điện tử, cụ thể sau: – Khó khăn việc giải thích cho khách hàng Hóa đơn nhận thức đại phận người dân Việt Nam chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa nhiều người biết đến sử dụng nên áp dụng, DN thường gặp nhiều khó khăn việc giải thích cho khách hàng hiểu hóa đơn điện tử tính pháp lý hóa đơn – Cần hạ tầng kỹ thuật tốt, ổn định: Việc áp dụng hóa đơn điện tử cần hạ tầng kỹ thuật tốt, nhiên DN sẵn sàng đáp ứng yêu cầu mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thơng tin – viễn thơng Khơng có nhiều DN cung cấp dịch vụ hố đơn điện tử có đủ quy mô lực cung cấp dịch vụ phạm vi rộng, từ thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã… – Nhận thức Doanh nghiệp ngại thay đổi ứng dụng mới: Các DN nhỏ vừa thường chậm việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi Mặc dù biết ưu điểm hóa đơn điện tử nhiều DN số lượng sử dụng khơng nhiều số lượng hóa đơn giấy in nhiều kho nên “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo u cầu quan thuế Hiện thói quen sử dụng tiền mặt người dân hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” áp dụng triển khai quy mô lớn – Nhân cần hiểu nắm rõ quy định, nghiệp vụ Hóa đơn điện tử: Khi chuyển từ Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử, chắn Kế tốn Doanh nghiệp phải tìm hiểu nắm rõ quy định, hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử để khơng sai phạm Nhiều kế toán quen với việc sử dụng Hóa đơn giấy ngại thay đổi dù Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích lớn hỗ trợ đắc lực cho Kế tốn Khi sử dụng hóa đơn điện tử dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, ngành nghề chuyên vận chuyển Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình quan chức kiểm tra đường, dùng hóa đơn điện tử, DN khơng biết lấy hóa đơn để xuất trình 16.4 Tăng cường áp dụng Hóa đơn điện tử Doanh nghiệp – Thứ nhất, để việc áp dụng hóa đơn điện tử khơng gây q nhiều khó khăn đến DN, cần có lộ trình thay đổi dài Nhiều DN chưa có đủ điều kiện sở vật chất, nhân lực chưa hướng dẫn cụ thể cách thức thực loại hóa đơn điện tử, chưa nắm rõ thơng tin cách xử lý tình phát sinh hóa đơn điện tử mà phải áp dụng DN gặp nhiều trở ngại Chính thế, tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, Nhà nước cần có lộ trình để DN chuẩn bị cách đầy đủ chủ động Mặc dù có nhiều lợi ích sử dụng hình thức hóa đơn điện tử bất cập DN đưa điều mà quan chức cần xem xét để có hướng giải phù hợp, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành giải pháp tốt cho hoạt động kinh doanh DN thời kỳ đại hóa Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền hành lang pháp lý lợi ích việc phát hành hóa đơn điện tử, để DN hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hóa đơn điện tử triển khai thực sớm loại hình dịch vụ – Thứ hai, thực tế việc DN muốn triển khai thuận lợi hóa đơn điện tử thường thơng qua cơng ty tư vấn Khơng có DN đủ sức làm phần mềm riêng cho chi phí tốn Tiêu chuẩn giao dịch điện tử phần mềm hóa đơn phải đảm bảo u cầu liên thơng tích hợp, nhất, bảo mật có khả phát triển – Thứ ba, DN, để sử dụng tốt cơng nghệ hóa đơn điện tử, DN cần chuẩn bị cho kế tốn hiểu biết hóa đơn điện tử, có phần mềm hóa đơn điện tử, có đường truyền cơng nghệ thơng tin, thiết kế, lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp, đăng ký nhà tư vấn… Chủ DN cần trang bị kiến thức công nghệ thông tin thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phịng tránh rủi ro xảy Trong thời gian đầu DN nên sử dụng dịch vụ công ty kế toán đại lý thuế chuyên nghiệp Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử yêu cầu tất yếu hệ thống thương mại đại, minh bạch Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập cần nhiều nỗ lực quan quản lý, DN cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư người dân cộng đồng DN Việt Nam 17 Hóa đơn điện tử có dạng nào? Lưu trữ Hoá đơn điện tử hình thức chép tồn liệu hố đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập vào thiết bị lưu trữ USB, đĩa CD,… Ngồi chúng cịn lưu trữ trực tuyến để đảm bảo an toàn, bảo mật cất giữ liệu hố đơn điện tử Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm file ln thể hóa đơn (file PDF) file liệu hóa đơn (phổ biến file XML) Bản thể hóa đơn (file PDF) file thể nội dung kinh tế nghiệp vụ HĐĐT; có dạng tờ hóa đơn thơng thường, nhiên thể file XML nên file PDF in KHƠNG CĨ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ File liệu hóa đơn (file XML) file chứa liệu tồn hóa đơn, file CĨ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ chưa bị sửa đổi Điều kiện để lưu trữ Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử lập lưu trữ liệu phải thoả mãn điều kiện cần thiết sau :  Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử quy định Thơng tư 32/2011TTBTC ngày 14/03/2011 Ngồi ra, hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định Thơng tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP  Nội dung hoá đơn phải đảm bảo độ xác Cũng đầy đủ thơng tin theo quy định để dễ dàng truy cập hay tham chiếu trường hợp cần thiết  Hố đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành nội dung hoá đơn điện tử lập hay gửi để thể tính xác tuyệt đối hố đơn bảo đảm chất lượng cơng việc  Hoá đơn điện tử lưu trữ phải thực theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ thông tin ngày, giờ, người khởi tạo tiến hành khởi tạo thiết lập theo quy định Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật Căn theo Khoản Điều 11 Thơng tư 32/2011/TT-BTC để lưu trữ Hố đơn điện tử cần tiến hành sau: Người bán, người mua hàng hố, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định Luật Kế tốn Trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ hệ thống tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức trung gian phải thực lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu Người bán, người mua đơn vị kế toán tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu liệu hóa đơn điện tử vật mang tin (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) thực lưu trực tuyến để bảo vệ liệu hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử lập lưu trữ dạng thông điệp liệu phải thoả mãn điều kiện sau: Nội dung hoá đơn điện tử truy cập sử dụng để tham chiếu cần thiết; Nội dung hoá đơn điện tử lưu trữ khn dạng mà khởi tạo, gửi, nhận khn dạng cho phép thể xác nội dung hố đơn điện tử đó; Hố đơn điện tử lưu trữ theo cách thức định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày gửi nhận hoá đơn điện tử >> Như theo quy định quan thuế, hoá đơn sau khởi tạo cần phải lưu trữ theo thời hạn quy định Luật Kế tốn, thơng thường 10 năm Hố đơn tự in, đặt in xảy tình trạng liệu mất, cháy, hỏng hoá đơn hoá đơn lưu trữ dạng giấy Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hố đơn khó xảy Khi thực lưu trữ hoá đơn điện tử, liệu hoá đơn lưu hệ thống doanh nghiệp bị liệu bị xố, máy tính lưu trữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến liệu máy tính lưu liệu bị hỏng ổ cứng Với trường hợp này, doanh nghiệp khơng có phương án dự phịng lưu trữ liệu nơi khác việc hồn tồn liệu hố đơn khơng thể tránh khỏi Doanh nghiệp khó khơi phục lại liệu ban đầu  ... chữ ký điện tử người mua hóa đơn) Về việc lập hóa đơn điện tử có số dịng nhiều trang: Để phù hợp với đặc thù hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử giấy, số lượng hàng hóa, dịch... hóa đơn điện tử gốc; b) Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký họ tên người thực chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Giá trị pháp lý hóa. .. từ điện tử Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ thơng tin sau: dịng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi hóa đơn