Để cơ quan tổ chức ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các phòng ban,điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao. Đối với chức năng hậu cần thì Văn phòng có trách nhiệm thực hiện tốt các công việc từ việc đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, hội thảo và việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo cơ quan đi công tác. Việc lập kế hoạch cho một chuyến công tác là điều cần thiết của cơ quan, tổ chức đảm bảo giữ được nhịp độ hoạt động cao và đi đúng hướng là một hoạt động không kém phần quan trọng. Khi bạn lập được thành công kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống tốt hơn để tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình. Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức cuộc họp và một chuyến công tác một cách hoàn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình công việc và quy trình tổ chức như thế nào cho thật sinh động mà cũng không kém phần chuyên nghiệp và cũng không mang lại sự nhàm chán cho mọi người, đây cũng là một nghệ thuật vì vậy em đã chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng HĐND và UBND Huyện Hạ Lang trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan”.
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em tìm hiểu hồn thành Những thông tin nội dung đề tài dựa nghiên cứu thực tế hoàn toàn với nguồn trích dẫn Nếu sai sót em xin hồn tồn chịu trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận cho phép em gửi cảm ơn chân thành tới cô Ths.Lâm Thu Hằng, cô giúp đỡ dẫn tận tình, giúp em có định hướng rõ ràng tiểu luận Tuy nhiên cố gắng hoàn thành tiểu luận phạm vi khả chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận bảo tận tình thầy MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để quan tổ chức ngày hoàn thiện máy hoạt động cấu tổ chức phòng ban,điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phòng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao Đối với chức hậu cần Văn phòng có trách nhiệm thực tốt cơng việc từ việc đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức hội nghị, họp, hội thảo việc chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo quan công tác Việc lập kế hoạch cho chuyến công tác điều cần thiết quan, tổ chức đảm bảo giữ nhịp độ hoạt động cao hướng hoạt động không phần quan trọng Khi bạn lập thành cơng kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống tốt để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án Để lên kế hoạch thực hiện, tổ chức họp chuyến cơng tác cách hồn thiện bạn phải nắm bắt thật rõ tình hình cơng việc quy trình tổ chức cho thật sinh động mà không phần chuyên nghiệp không mang lại nhàm chán cho người, nghệ thuật em chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá trách nhiệm văn phòng HĐND UBND Huyện Hạ Lang việc tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan” Lịch sử nghiên cứu Một số đề tài, cơng trình khoa học tiêu biểu cơng trách nhiệm văn phòng cơng tác phục vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo như: - Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu trách nhiệm văn phòng UBND huyện Hạ Lang; - Báo cáo thực tập khóa trước Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Hạ Lang - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: Trụ sở UBND huyện Hạ Lang Phạm vi thời gian: Dữ liệu thu thập khoảng thời gian 20142017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Văn phòng UBND huyện Hạ Lang việc tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan - Nhiệm vụ nghiên cứu: Trách nhiệm Văn phòng UBND huyện Hạ Lang việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Đưa giải pháp để hồn thiện hoạt động Văn phòng việc tổ chức chuyến công tác Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp thống kê: tổng hợp số liệu quan có liên quan tơi đề tài nghiên cứu - Phương pháp so sánh: sử dụng so sánh để đối chiếu năm hoạt động VP UBND huyện Phương pháp quan sát vấn bảng nói Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Tìm hiểu phân tích trách nhiệm văn phòng cơng tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác UBND huyện Hạ Lang, từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu UBND đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng UBND huyện Hạ Lang Những điểm hạn chế đề tài: Do thời gian tiếp cận thực tế không nhiều nên không tránh khỏi sai sót việc phân tích đưa giải pháp đề xuất hồn thiện cơng tác tổ chức văn phòng UBND huyện Hạ Lang Cấu trúc đề tài Đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát Văn phòng UBND huyện Hạ Lang Chương 2: Trách nhiệm văn phòng công tác tổ chức chuyến công tác UBND huyện Hạ Lang Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng tác tổ chức chuyến công tác cho UBND huyện Hạ Lang Chương KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HẠ LANG 1.1 Lịch sử hình thành Hạ Lang huyện vùng cao biên giới nằm phía Đơng Bắc tỉnh Cao Bằng, phía Nam giáp với Nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa; phía Tây Bắc giáp huyện Trùng Khánh; phía Tây Nam giáp huyện Quảng Uyên Phục Hòa - Diện tích, dân số, giao thơng Huyện có diện tích 463 km dân số 26.000 người (năm 2004) Huyện ly thị trấn Thanh Nhật nằm tỉnh lộ 207, cách thị xã Cao Bằng 72 km hướng đơng có 72 km đường biên giới tiếp giáp với Trung Quốc + Tổng diện tích (ha): 46.648,71 + Đất nơng nghiệp (ha): 6.930,29 + Đất lâm nghiệp (ha): 35.874,25 + Đất chưa khai thác (ha): 2.279,21 - Đơn vị hành Trên địa bàn huyện có 14 đơn vị hành chính, gồm Thị trấn Thanh Nhật xã: An Lạc, Cô Ngân, Đức Quang, Đồng Loan, Kim Loan, Lý Quốc, Minh Long, Quang Long, Thái Đức, Thắng Lợi, Thị Hoa, Việt Chu, Vinh Quý Trong có xã thuộc diện xã đặc biệt khó khăn nằm Chương trình 135 giai đoạn II xã: Cô Ngân, Vinh Quý, Quang Long, An Lạc, Kim Loan, Đức Quang, Thắng Lợi, Minh Long, Đồng Loan - Dân số - dân tộc Dân số toàn huyện cuối năm 2008 5.391 hộ, với 26.692 người, chủ yếu gồm dân tộc Nùng chiếm 53,44%, Tày chiếm 45,28% Mật độ dân số khoảng 57 người/km2 Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 4,98% + Lao động: Toàn huyện cuối năm 2008 có 18.020 người độ tuổi lao động, lao động nơng nghiệp chiếm 16 nghìn người, chất lượng lao động thấp, chủ yếu lao động thủ công, tỷ lệ lao động qua đào tạo - Kinh tế - Xã hội + Tốc độ tăng trưởng bình quân: 11% + Thu nhập bình quân đầu người: 6,14 triệu đồng + Thu ngân sách địa bàn: 3.260 tỷ đồng (Số liệu thống kê cuối năm 2008) Tính đến cuối năm 2008, tồn huyện 2.230 hộ nghèo chiếm tỷ lệ 41,37% so với tổng số hộ dân địa bàn huyện Sau năm thực Nghị 30a, đến 31/12/2009 toàn huyện 1.856 hộ nghèo (trên tổng số 5.489 hộ dân toàn huyện), chiếm tỷ lệ 33,81% Trong năm 2009 thực xóa 100% số nhà tạm địa bàn huyện với tổng số 125 nhà - Lịch sử Năm 1969, giải thể huyện Hạ Lang, nhập vào hai huyện Quảng Hòa Trùng Khánh theo Quyết định số 176-CP ngày 15/9/1969 Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa: xã Thanh Nhật, Thái Đức, Việt Chu, Quang Long, An Lạc, Thị Hoa, Cơ Ngân, Vinh Q nhập vào huyện Quảng Hòa; xã Minh Long, Lý Quốc, Đức Quang, Thắng Lợi Kim Loan nhập vào huyện Trùng Khánh Năm 1981, tái lập huyện Hạ Lang từ xã nhập vào hai huyện Quảng Hòa Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT ngày 1/9/1981 Hội đồng Bộ trưởng nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Lúc có thêm xã Đồng Loan lập từ huyện Trùng Khánh, tổng cộng huyện Hạ Lang có 14 xã 1.2 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân, danh nghĩa Hội đồng nhân dân huyện sở lựa chọn Chủ tịch UBND huyện Ông Hà Đức Nhàn người đứng đầu quan, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo tồn quan Các phó chủ tịch người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện Có phó chủ tịch huyện: - Hồng Minh Nhất phụ trách Văn hóa – Xã hội; - Hà Thị Danh phụ trách Kinh tế - Tài Ngồi có phòng chun mơn giúp việc cho UBND huyện: - Văn phòng HĐND UBND - Phòng Tài - Kế hoạch; - Phòng Nơng nghiệp-PTNT; - Phòng Cơng thương; - Phòng Tài ngun - mơi trường; - Phòng Giáo dục- Đào tạo; - Phòng Văn hóa - thơng tin; - Phòng Y tế; - Phòng Lao động- Thương binh xã hội; - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp; - Phòng Thanh tra huyện; 1.3 Chức nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Trình UBND cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch, dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ hàng năm; chương trình, biện pháp thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao.Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt, thông tin, truyền thông, phổ biến, giáo dục lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Giúp UBND cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công UBND cấp huyện Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật.Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lí quan chun mơn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lí nhà nước chun mơn nghiệp vụ quan chuyên môn cấp huyện Thực công tác thông tin báo cáo định kì đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định UBND huyện sở quản lý ngành, lĩnh vực Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật, giải khiếu nại tố cáo; phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công UBND huyện Quản lí tài chính, tài sản quan chuyên môn theo quy định ph áp luật phân công UBND huyện Thực số nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật TIỂU KẾT Như chương em trình bày khái quát tổ chức hoạt động UBND huyện Từ ta nắm bắt nội dung hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang Chương TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 2.1 Trách nhiệm, quyền hạn văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác HĐND UBND, lịch công tác thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác quan đơn vị trực thuộc - Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, UBND cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia xây dựng đề án trình uỷ ban duyệt 10 chuyến công tác bao gồm hoạt động sau đây: - Xây dựng chương trình cho chuyến công tác - Giải thủ tục giấy tờ - Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ làm việc cho đoàn - Chuẩn bị tài liệu chuyên môn phương tiện nghe nhìn - Chuẩn bị kinh phí - Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm nhà - Kiểm tra chuyến phút chót 2.2.2 Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại - Các gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm - Chuẩn bị lịch trình cơng tác, có hai lọai: + Lịch trình xếp di chuyển + Lịch trình xếp hẹn 2.2.3 Giải thủ tục giấy tờ Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: - Giấy giới thiệu công tác - Giấy đường - Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu cơng tác nước ngồi) - Chứng minh nhân dân - Các giấy tờ khác chức danh khoa học, trị Ví dụ: ký kết hợp đồng kinh tế phải có hợp đồng đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị Nếu dự hội nghị khoa học phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát 12 biểu Nội dung cơng tác cần có phối hợp, trợ giúp cán văn phòng, phận chức năng, chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo Để chuẩn bị nội dung cho chuyến cơng tác, lãnh đạo cần phải có tư liệu tham khảo như: văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực chuyên môn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu tham khảo có liên quan Văn phòng cần tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, có liên quan, chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến để sử dụng cần thiết 2.2.4 Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn Tùy theo địa điểm thời gian công tác, lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm cán văn phòng phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như: - Bảng đến lọai phương tiện - Giá vé - Độ dài quãng đường - Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng sử dụng 2.2.5 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ làm việc cho đoàn cán văn phòng phải điện thoại đến nơi đồn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, làm việc đăng ký nơi ăn, nơi Đối với đợt cơng tác nước ngồi: - Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi cơng hàm cho nước - Đối với nước chưa có quan hệ ngọai giao, chưa có đại sứ quán Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua nước thứ ba Sau thỏa thuận chuyến công tác, trước thời gian cần phải thông báo cụ thể cho quan tiếp nhận thời điểm đến, danh sách người đến đăng ký chỗ fax Email, có xin xác nhận 2.2.6 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn phương tiện nghe nhìn 13 Các tài liệu pháp qui, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chuyên môn Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan Các liệu liên quan nên chép đĩa CD-ROM mang theo máy vi tính xách tay Nếu được, nên mang theo điện thọai di động có khả kết nối mạng với máy tính xách tay để gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thoại với phận cần liên hệ, nhận xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến 2.2.7 Chuẩn bị kinh phí Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, thư ký lập dự trù kinh phí Trong dự trù cần có khoản chi phí sau đây: - Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô - Tiền ăn, nghỉ khách sạn suốt chuyến - Tiền lệ phí giải thủ tục hành chánh - Tiền đóng góp cho hội thảo hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu) - Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng 2.2.8 Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm nhà - Thông báo thời gian thủ trưởng vắng mặt - Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn trách nhiệm cho người nhà - Những việc khác cần phải thực như: hủy bỏ lên lịch lại họp ấn định suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt 2.2.9 Kiểm tra chuyến phút chót - Vé máy bay, tàu thủy - Xác nhận đăng ký khách sạn biên nhận đặt chỗ - Passport, Visa (nếu công tác nước ngồi) - Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng - Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu cơng tác nước ngồi) - Giấy giới thiệu - Tính cách người quan trọng cần gặp - Các loại bảo hiểm 14 - Sổ tay địa Danh sách nhà cung cấp - Giấy phép lái xe quốc tế (nếu cơng tác nước ngồi) -Thơng tin chuyến bay thay chuyên chở khác - Toa thuốc - Mắt kính, mắt kính sơ cua toa tròng kính - Phong bì có địa - Bản diễn văn, báo cáo, tài liệu cần thiết - Lộ trình chuyến Bản đồ đường - Các hướng dẫn khách sạn - Các tài liệu để đọc - Lộ trình chuyến Thời điểm Thứ hai 10/2 Giờ 6:00 12:00 Nơi đến Xe quan đưa Khách sạn Hải Yến Nội dung Ghi Nghỉ ngơi Đã đăng ký giữ 14:00 UBND TP Cao Bằng Liên hệ công 8:00 Công ty cổ phần nhà máy đường 14:00 19:00 Thạch An Đi Bắc Kan Bắc Kan khách sạn Tùng Lâm Nghỉ ngơi 8:00 UBND tỉnh Bắc kan Liên hệ công 14:00 Sở Nội Vụ Tỉnh Bắc kan tác Liên hệ công 6:00 11:00 Về Cơ quan xe quan đón Có mặt UBND huyện phòng tác Thứ ba 11/02 Đã đăng ký phòng Thứ tư 12/02 tác Thứ năm 13/02 Bảng lịch trình cơng tác 15 2.2.9.An tồn cho chuyến - Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản toán trước sau nên thực - Chú ý đầy đủ vấn đề bảo hiểm - Chú ý hành lý, đừng gây ý cho người khác sử dụng vật đựng đắt tiền, tránh phô bày vật nhỏ ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt nơi vắng, lúc lên, xuống xe - Cẩn thận an ninh nơi khách sạn cư trú - Pho-to tài liệu quan trọng trước mang để đề phòng bị cắp - Nếu bị cướp, liên lạc với cảnh sát Lấy giấy xác nhận cảnh sát để bảo hiểm - Chọn phương tiện lại an toàn tùy nơi, tùy lúc quan trọng nhằm đảm bảo an tồn 16 2.3 Trách nhiệm Văn phòng HĐND – UBND thời gian thủ trưởng vắng mặt Về nguyên tắc, thời gian lãnh đạo công tác phận văn phòng tiến hành cơng việc để đảm bảo cho công việc quan diễn bình thường Trong trường hợp thư ký khơng cơng tác với thủ trưởng thư ký đảm nhận giải công việc sau: 2.3.1 Trách nhiệm Văn phòng HĐND – UBND trước thủ trưởng công tác - Dự buổi họp bàn giao thủ trưởng cho người ủy nhiệm (thường cấp phó) Nắm vững nội dung cơng việc thủ trưởng giao lại cho cấp phó - Ghi lại công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải mức độ thẩm quyền giải 2.3.2 Trách nhiệm Văn phòng HĐND – UBND thủ trưởng công tác - Làm việc với người ủy thác xem công việc thực chưa - Đối với cơng tác thư tín, phân lọai thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn (high priority folder) hồ sơ việc cần phải làm để chung vào hồ sơ; bìa “Để thông báo” hồ sơ; việc mà thư ký người khác thực để vào hồ sơ “Để đọc có thời gian” - Chuyển văn thư cho cá nhân ủy quyền xử lý Cần phải xem qua lọai thư từ cấp quản trị người trả lời thư Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết thủ trưởng công tác, thư chuyển tiếp trả lời thủ trưởng - Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật ký họat động cần lưu ý Nhật ký họat động nên bao gồm tóm tắt hoạt động hành tổng qt, nhằm giúp cho nhà quản trị cập nhật hóa thơng tin lúc trở 17 Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN THỦ TRƯỞNG VẮNG MẶT Ngày Nguồn / Mô tả Hoạt động thực Hoạt động cần thực tháng / Người giải 11/02 8h00: đón tiếp làm việc với Chánh văn phòng, phó Chỉ huy quân đồn biên phòng chánh văn phòng với xã Lý Quốc chuyên viên văn phòng 14h00: nhận phách tỉnh cán văn phòng photo cất / Ngày hết hạn Quảng Châu Trung Quốc giữ văn Hlnh 8.3 Mẫu nhật ký hoạt động hành cần lưu ý Ngày tháng CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý Mơ tả 2.3.3.Trách nhiệm thủ trưởng trở - Báo cáo tóm tắt diễn biến quan - Trình bày cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký họat động hành - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục tốn - Soạn thảo thư cám ơn người tiếp giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi chuyến - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến TIỂU KẾT Thực chuyến công tác công việc chiếm nhiều thời gian lãnh đạo Có chuyến cơng tác mang tính chất định kỳ, thường niên có chuyến cơng tác đột xuất Tất phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt mục tiêu đề Để làm điều đó, đòi hỏi khơng có sai sót khâu chuẩn bị thực chuyến Vì vậy, với phận văn phòng thư ký cần phải nắm nguyên tắc, vấn đề để giúp lãnh đạo cơng việc chuẩn bị tổ chức cho chuyến công tác Chương giúp nhận thức điều Chương CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 18 TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO UBND HUYỆN HẠ LANG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Văn phòng HĐND – UBND thực tốt chức năng, nhiệm vụ Cán văn phòng người có trình độ chun mơn, lực, say mê tìm tòi, sáng tạo cơng việc Chính cơng tác hành văn phòng ln giải cách hiệu quả, nhanh chóng - Các giấy tờ liên quan đến chuyến công tác lãnh đạo đảm bảo đầy đủ - Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu lại lãnh đạo chuyến cơng tác bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt - Việc liên lạc trước với nơi đến công tác để bố trí chỗ ăn, cho đồn cơng tác văn phòng HĐND – UBND chuẩn bị chu đáo - Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến - Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành, đạo, điều hành cuẩ lãnh đạo, từ phấn đấu hồn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên quan - Văn phòng HĐND – UBND thực tốt nhiệm vụ chuyên môn mình: + xác định cơng việc xác + theo dõi tiến độ công việc, bám sát lịch trình lãnh đạo + Kiểm sốt thời gian cách thức thực công việc - Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng trọng tới việc xếp, bố trí nhân sự, cán cơng chức, viên chức thuộc văn phòng cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu cơng việc Bên cạnh Văn phòng cử cán học, tổ chức cho cán tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ kỹ năng, đào tạo qua trường lớp có 19 cấp - Cán bộ, cơng chức chủ động, sáng tạo, mạnh dạn tham mưu triển khai nhiều phương án, biện pháp nhằm tổ chức thực nhiệm vụ trọng tâm ngành đảm bảo theo chương trình, kế hoạch đề - Các chuyên viên tổng hợp phân công theo dõi lĩnh vực công tác UBND chủ động bám sát chương trình cơng tác UBND huyện , giúp lãnh đạo UBND xây dựng lịch công tác theo dõi tình hình hoạt động phòng ban, đơn vị, xã Giúp kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động địa bàn Chất lượng báo cáo nâng lên, công tác xử lý thông tin đảm bảo nhanh, kịp thời - Trong trình thực nhiệm vụ, phận Văn phòng thường xun có đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao - Nội dung chuyến thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên - Lãnh đạo phòng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với cơng việc, thường xun đơn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà sốt cơng việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý 3.1.2 Nhược điểm - Cơng tác báo cáo, tổng hợp chậm tiến độ, tình trạng báo cáo chung chung, phản ảnh chưa thật sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất, có lúc mang tính đối phó; số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo; công tác phục vụ, khánh tiết thiếu kinh nghiệm, chưa đào tạo bản; xử lý tình thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn ngại va chạm; có lúc có nơi, số cán bộ, cơng chức Văn phòng tư tưởng “Hành hóa”, chưa thật chia sẻ quan có việc đột xuất cần giải - Còn khơng cán bộ, cơng chức văn phòng làm việc thiếu tích cực Điều thể chỗ: nhiều cán bộ, công chức bảo thủ cách nghĩ, cách làm, thiếu động, sáng tạo đổi mới; cách làm việc quan liêu, hành 20 hố, khơng thạo việc, tác phong chậm chạp, rườm rà, thái độ thờ ơ, thiếu trách nhiệm dẫn đến trì trệ phương thức hoạt động người dân kêu ca tinh thần, thái độ, ý thức trách nhiệm khơng cán bộ, cơng chức giải cơng việc - Chưa xây dựng chương trình thời gian quy định - Tổ chức chuyến công tác cho quan chưa xác định thời gian cụ thể, nhiều thiếu sót - Sắp xếp cơng việc có chồng chéo lên gây khó khăn việc giải công việc lãnh đạo - Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phòng hạn chế Vì cơng tác văn phòng gặp khơng khó khăn - Vì số lượng cán cơng chức hạn chế nên q trình xếp nhân chồng chéo, chưa phân công sở trường cuả người - Việc điều chỉnh thay đổi, bổ sung kế hoạch cảu lãnh đạo chưa phù hợp 3.1.3 Nguyên nhân - Văn phòng chưa nắm chi tiết công việc mà ban lãnh đạo sé làm nơi công tác - Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời - Do lãnh đạo không thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên cơng việc - Cán cơng chức văn phòng chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ; số lượng, cấu cán Văn phòng biến động lớn, lực lượng thiếu so với u cầu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cán cơng chức Văn phòng thực nhiệm vụ giao; số cán công chức làm cơng tác Văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật nỗ lực học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật trăn trở, “dấn thân” tổ chức, nhiệm vụ giao 21 - Vẫn tồn khơng tượng áp đặt, quan liêu cửa quyền, tham nhũng, hối lộ, tự vô tổ chức, tuỳ tiện, coi thường kỷ cương, kỷ luật công vụ Điều dẫn tới việc cán bộ, công chức không phát huy tinh thần sáng tạo, không đề xuất sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính, cán bộ, cơng chức bị động, phụ thuộc, trì trệ, "nghe ngóng", dựa dẫm 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm văn phòng HHĐND – UBND 3.2.1.Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, cán văn phòng phải ln nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo Sở 3.2.2 Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, chuyên viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp nội quan Văn phòng Văn phòng với phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở công tác tham mưu tổng hợp 3.2.3 Xây dựng hoàn thiện hệ thống thơng tin báo cáo nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường cơng tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, điều hành đơn vị, bước đột phá để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng 3.2.4 Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung cán công chức đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũ cán Văn phòng bước chun mơn hóa Khi ln chuyển cán Văn phòng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao 3.2.5 Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức học tập nâng cao 22 trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình 3.2.6 Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh CCHC, thực tốt chế độ công chức, công vụ TIỂU KẾT Như chương nỳ, em trình bày đánh giá mặt tích cực hạn chế cơng tác văn phòng UBND huyện Hạ Lang Từ em đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn phòng thực chuyến cơng tác cho UBND KẾT LUẬN Cũng họp, chuyến công tác thủ trưởng phần tất yếu họat động quan, tổ chức Các chuyến công tác nhằm giải công việc cụ thể họach định chương trình kế hoạch công tác quan, thủ trưởng Tùy theo chức quan, chuyến công tác nhằm giải nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực họat động mang tính chất đối ngoại quan Cũng làm để chuyến công tác thủ trưởng xếp, hoạch định cách kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng, công việc tiến hành trơi chảy thủ trưởng vắng mặt Đó phần công việc trách nhiệm phận Văn phòng Đề tài thực nghiên cứu nhằm mục tiêu tìm hiểu trách nhiệm văn phòng cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho lãnh đạo, đồng thời đưa giải pháp để nâng cao vai trò trách nhiệm văn phòng UBND huyện Hạ Lang Qua khảo sát đánh giá trực tiếp Văn phòng UBND huyện Hạ Lang thấy vai trò trách nhiệm văn phòng UBND công tác tổ chức chuyến 23 công tác cho lãnh đạo quan.Thấy ưu điểm Văn Phòng UBND huyện cơng tác tổ chức Thấy mặt hạn chế nhà lãnh đạo văn phòng Từ đưa giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng UBND huyện cơng tác tổ chức tổ chức Thấy tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng vai trò quản trị Các giải pháp nêu tiểu luận thực tốt góp phần nâng cao chất lượng cơng việc hồn thiện cơng tác văn phòng UBND huyện Hạ Lang Tuy nhiên thời gian thực tế có hạn với trình độ hạn chế chắn tiểu luận nhiều thiếu sót Bởi em mong nhận góp ý thầy giáo Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Cồng thơng tin điên tử UBND huyện Hạ Lang.Các tài liệu quan tổ chức 3.Tài liệu thu thập Văn phòng UBND huyện Hạ Lang Các trang thông tin xã hội, thơng tin internet 24 PHỤ LỤC Hình ảnh UBND huyện Hạ Lang 25 26