TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 3 1.1. Khái niện doanh nghiệp: 3 1.2. Các loại hình doanh nghiệp 3 1.4 Khái niệm Văn hoá, văn hoá doanh nghiệp 3 1.4.1. Văn hoá là gì 3 1.4.2 Khái niệm văn hoá doanh nghiệp 4 1.5 Vài trò của văn hoá doanh nghiệp 5 1.6. Đặc điểm Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam 7 Chương 2. TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP 10 2.1. Khái niệm văn phòng 10 2.2. Đối với Xây dựng hình ảnh văn hoá doanh nghiệp 11 2.3. Văn phòng đối với hình ảnh của doanh nghiệp. 12 2.4. Đối với công tác truyền thông 14 2.4.1 Truyền thông nội bộ 15 2.4.2 Truyền thông đối ngoại 16 2.5. Đối với Quản trị thương hiệu. 17 2.5.1. Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp: 18 2.5.2. Xây dựng, quản trị các trang thông tin, trang web của công ty. 18 Chương 3. THỰC TRẠNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 21 3.1 Thực trạng văn hoá doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. 21 3.1.1. Những mặt đạt được của văn hoá doanh nghiệp 21 3.1.1.1. Văn hoá Doanh nghiệp tạo nên nét đặc trưng của Doanh nghiệp, giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác 21 3.1.1.2. Văn hoá doanh nghiệp tạo nên động lực chung cho toàn Doanh nghiệp 22 3.1.1.3 Văn hoá doanh nghiệp khích lệ quá trình đổi mới và sáng tạo 22 3.1.2 Những mặt còn hạn chế của Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam. 22 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn hoá doanh nghiệp ở Việt Nam. 24 3.2.1 Định hướng xây dựng môi trường văn hoá doanh nghiệp. 24 3.2.1.1. Xây dựng văn hoá có tính cạnh tranh. 25 3.2.1.2. Xây dựng văn hoá mạnh nhưng phải đảm bảo tính trách nhiệm xã hội và đạo đức kinh doanh. 25 3.2.1.3. Xây dựng và đổi mới văn hóa đảm bảo giá trị truyền thống dân tộc. 26 3.3.1. Đối với các doanh nghiệp 27 3.3.3. Đối với nhà nước 29 3.3.4. Tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại 30 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trongsuốt thời gian từ khi bắt đầu học, học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”,

em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình vàbạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Quảntrị Văn phòng – Trường Đại Học Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức

và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trongsuốt thời gian bắt đầu cho tới khi khết thúc học phần đã tận tâm hướng dẫnchúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảoluận về lĩnh Quản trị Văn phòng trong Doanh nghiệp nếu không có những lờihướng dẫn, dạy bảo của thầy, cô thì bài tập lớn này của em rất khó có thể hoànthiện được Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô

Đề tài được thực hiện trong thời gian ngắn, ít tiếp xúc với môi trườngdoanh nghiệp, kinh nghiệm thực tế chua có nên trong nghiên cứu, kiến thức cònhạn chế chính vì vậy không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiêncứu em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu cho đề tài của emđược hoàn thiện hơn

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do em thực hiện

Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài Chưa từng đượccông bố ở các nghiên cứu khác

Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 3

1.1 Khái niện doanh nghiệp: 3

1.2 Các loại hình doanh nghiệp 3

1.4 Khái niệm Văn hoá, văn hoá doanh nghiệp 3

1.4.1 Văn hoá là gì 3

1.4.2 Khái niệm văn hoá doanh nghiệp 4

1.5 Vài trò của văn hoá doanh nghiệp 5

1.6 Đặc điểm Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam 7

Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP 10

2.1 Khái niệm văn phòng 10

2.2 Đối với Xây dựng hình ảnh văn hoá doanh nghiệp 11

2.3 Văn phòng đối với hình ảnh của doanh nghiệp 12

2.4 Đối với công tác truyền thông 14

2.4.1 Truyền thông nội bộ 15

2.4.2 Truyền thông đối ngoại 16

2.5 Đối với Quản trị thương hiệu 17

2.5.1 Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp: 18

2.5.2 Xây dựng, quản trị các trang thông tin, trang web của công ty 18

Chương 3 THỰC TRẠNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 21

3.1 Thực trạng văn hoá doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 21

3.1.1 Những mặt đạt được của văn hoá doanh nghiệp 21

3.1.1.1 Văn hoá Doanh nghiệp tạo nên nét đặc trưng của Doanh nghiệp, giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác 21

3.1.1.2 Văn hoá doanh nghiệp tạo nên động lực chung cho toàn Doanh nghiệp 22

3.1.1.3 Văn hoá doanh nghiệp khích lệ quá trình đổi mới và sáng tạo 22

3.1.2 Những mặt còn hạn chế của Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam 22

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn hoá doanh nghiệp ở Việt Nam 24

3.2.1 Định hướng xây dựng môi trường văn hoá doanh nghiệp 24

3.2.1.1 Xây dựng văn hoá có tính cạnh tranh 25

3.2.1.2 Xây dựng văn hoá mạnh nhưng phải đảm bảo tính trách nhiệm xã hội và đạo đức kinh doanh 25

3.2.1.3 Xây dựng và đổi mới văn hóa đảm bảo giá trị truyền thống dân tộc 26

3.3.1 Đối với các doanh nghiệp 27

3.3.3 Đối với nhà nước 29

3.3.4 Tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại 30

KẾT LUẬN 32

DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO 33

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Văn hoá là một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong quản lý điềuhành, bất kể đó là điều hành của một quan gia, một xã hội, một doanh nghiệphay cơ quan Chúng ta không thể điều hành tốt mà không sử dụng đến công cụvăn hoá đối với đối với doanh nghiệp cũng vậy Môi trường văn hoá của doanhnghiệp còn có ý nghĩa tác động quyết định đến tinh thần, thái độ, động cơ laođộng của các thành viên giúp cho doanh nghiệp trở thành nơi làm việc trên tinhthần hợp tác, tin cậy, gắn bó, thân thiện trên cơ sở đó xây dựng nếp văn hoádoanh nghiệp lành mạnh tiến bộ trong tổ chức tạo tiền đề cho sự phát triển củadoanh nghiệp Chính vì vậy có thể nói văn hoá doanh nghiệp như một chất keokết dính các thành viên trong tổ chức, giúp quản lý tổ chức, đưa ra những chuẩnmực xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thông qua văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp đang được coi là một loại tài sản vô hình Loại tàisản này có thể đưa doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát triển, nhưng nếu chúng

ta không biết phát huy thì nó sẽ đưa doanh nghiệp nhanh chóng đến chỗ phá sản.Tuy nhiên, để văn hóa văn nghiệp thực sự phát huy vai trò trong đời sống cần

thiết phải có những nghiên cứu đánh giá đầy đủ cả về lý luận và thực tiễn Nhìn

chung, văn hoá doanh nghiệp của nước ta còn có những mặt hạn chế nhất định

Đó là một nền văn hóa được xây dựng trên nền tảng dân trí thấp, môi trường làmviệc có nhiều bất cập, dẫn đến có những cái nhìn ngắn hạn, chưa có quan niệmđúng đắn về cạnh tranh và hợp tác, chưa có tính chuyên nghiệp, còn bị ảnhhưởng bởi các tàn dư của nền kinh tế bao cấp, chưa có cơ chế dùng người thỏađáng vời từng vị trí làm việc, có sự bất cập trong giáo dục và đào tạo Mặt khác,văn hóa doanh nghiệp Việt Nam còn có các yếu tố khác chi phối Chính vì vậycần có những biện pháp chính sách phù hợp cho doanh nghiệp hiểu được tâmquan trong của Văn hoá trong doanh nghiệp

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Văn hoá doanh nghiệp tại Việt NamPhạm vi nghiên cứu: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu ở việc tập trung

nghiên cứu phân tích văn hoá và thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao vănhoá doanh nghiệp hiện nay.

3 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nếu trách nhiện của văn phòng trong việc xây dựng , gin giữhình ảnh doanh nghiệp và thực trạng văn hoá doanh nghiệp và giải pháp nângcao văn hoá doanh nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được vậndụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài

5 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài đưa ra được ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệthống trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, gìn giữ phát triển hìnhảnh của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP

Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP

Chương 3 THỰC TRẠNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ VĂN HOÁ

DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niện doanh nghiệp:

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mụcđích thực hiện các hoạt động kinh doanh”

Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốnđiều lệ

Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng kýthành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam

1.2 Các loại hình doanh nghiệp

Loại hình doanh nghiệp Nhà nước

Loại hình doanh nghiệp tư nhân:

Hợp Tác Xã :

Loại Hình Doanh Nghiệp Công ty cổ phần :

Loại hình doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn:

Loại hình doanh nghiệp công ty hợp danh:

Loại hình doanh nghiệp Công ty liên doanh

1.4 Khái niệm Văn hoá, văn hoá doanh nghiệp

1.4.1 Văn hoá là gì

Văn hóa là khái niệm mang nội hàm rộng với rất nhiều cách hiểu khác

nhau, liên quan đến mọi mặt đời sống vật chất và tinh thần của con người

Từ tương ứng với văn hóa theo ngôn ngữ của phương Tây có nguồn gốc

từ các dạng của động từ Latincolere là colo, colui, cultus với hai nghĩa: giữ gìn,

chăm sóc, tạo dựng trong trồng trọt; cầu cúng Từ văn hóa trong tiếng Việt là từ gốc Nhật, người Nhật dùng từ này để định nghĩa cách gọi văn hóatheo phương

cách sống bao gồm phong cách ẩm thực, trang phục, cư xử và cả đức tin, trithức được tiếp nhận Vì thế chúng ta nói một người nào đó là văn hóa cao, có

văn hóa hoặc văn hóa thấp, vô văn hóa.

Trong nhân loại học và xã hội học, khái niệm văn hóa được đề cập đếntheo một nghĩa rộng nhất Văn hóa bao gồm tất cả mọi thứ vốn là một bộ phậntrong đời sống con người Văn hóa không chỉ là những gì liên quan đến tinhthần mà bao gồm cả vật chất

Văn hóa liên kết với sự tiến hóa sinh học của loài người và nó là sản phẩmcủa người thông minh (Homo sapiens) Trong quá trình phát triển, tác động sinhhọc haybản năng dần dần giảm bớt khi loài người đạt được trí thông minh đểđịnh dạng môi trường tự nhiên cho chính mình Đến lúc này, bản tính con ngườikhông không còn mang tính bản năng mà là văn hóa Khả năng sáng tạo của conngười trong việc định hình thế giới hơn hẳn bất kỳ loài động vật nào khác và chỉ

có con người dựa vào văn hóa hơn là bản năng để đảm bảo cho sự sống còn củachủng loài mình Con người có khả năng hình thành văn hóa và với tư cách làthành viên của một xã hội, con người tiếp thu văn hóa, bảo tồn nó đồng thờitruyền đạt nó từ thế hệ này sang thế hệ khác Việc cùng có chung một văn hóagiúp xác định nhóm người hay xã hội mà các cá thể là thành viên

1.4.2 Khái niệm văn hoá doanh nghiệp

Yếu tố văn hoá luôn hình thành song song với quá trình phát triển củadoanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp là văn hoá của một tổ chức vì vậy nókhông đơn thuần là văn hoá giao tiếp hay văn hoá kinh doanh, nó cũng khôngphải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo được treo trước cổng hay trong phònghọp Mà nó bao gồm sự tổng hợp của các yếu tố trên Nó là giá trị, niềm tin,chuẩn mực được thể hiện trong thực tế và trong các hành vi mỗi thành viêndoanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp lại có một cách nhìn khác nhau về văn hóa doanhnghiệp Tuy nhiên, đều có nét chung coi văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giátrị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanhnghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của

doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyềnthống riêng của mỗi doanh nghiệp.

Có nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá doanh nghiệp, bởi đây cũng làmột chủ đề được nhiều đối tượng quan tâm nghiên cứu, văn hoá doanh nghiệp

có thể được định nghĩa như sau: Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.

1.5 Vài trò của văn hoá doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp có vai trò cực kỳ quan trọng Nó luôn tạo ra niềmtin cho mỗi người làm việc trong môi trường đó Nó là sợi dây gắn kết giữanhững con người trong cùng doanh nghiệp, tạo ra tiếng nói chung giữa cácthành viên, và nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp Hơn nữa,xây dựng văn hoá doanh nghiệp thích hợp với đặc điểm của doanh nghiệp thìviệc quản lý chính là dùng nền văn hoá nhất định để tạo dựng con người Vănhoá doanh nghiệp là một cơ chế quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực Chỉkhi văn hoá doanh nghiệp thực sự hoà vào giá trị quan của mỗi nhân viên thì họmới có thể coi mục tiêu của doanh nghiệp là mục tiêu phấn đấu của mình Vìvậy, quản lý bằng nền văn hoá mà nhân viên thừa nhận có thể tạo ra động lựccho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp

Thông qua các giá trị được chia sẻ rộng rãi trong tổ chức thì đã có nhữnggiá trị ngầm định, tạo nên sự kiểm soát vô hình giữa các thành viên với nhau.Mọi hành vi, hoạt động của mỗi thành viên sẽ được điều chỉnh bởi chính vănhoá doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp là nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranhVăn hoá doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, tạo nên lợi thế cạnhtranh cho doanh nghiệp Đó chính là nguồn lực, là lợi thế so sánh khi kháchhàng phải quyết định lựa chọn các đối tác khác nhau Văn hoá doanh nghiệp là

cơ sở duy trì và phát triển mối quan hệ khách hàng, tạo ra tâm lý tin tưởng cùnghợp tác liên kết lâu dài và bền vững Văn hoá doanh nghiệp tạo ra sự chuyên

nghiệp trong mọi suy nghĩ và hành động của doanh nghiệp Tạo động lực làmviệc và gắn bó lâu dài với tổ chức Văn hoá doanh nghiệp góp phần thu hút nhântài, tăng cường sự gắn bó giữa người sử dụng lao động với người lao động vàgiữa nội bộ người lao động Sống trong một môi trường văn hoá lành mạnh với

sự quan tâm thoả đáng của các cấp lãnh đạo và một khả năng nuôi dưỡng đặcbiệt sẽ làm cho mọi người cảm thấy lạc quan và cống hiến hết mình cho mụctiêu của doanh nghiệp Người ta không chỉ suốt đời lao động vì lý do chỉ để tồntại mà họ còn có thể thấy được ý nghĩa của bản thân qua những đóng góp chocộng đồng và xã hội

Văn hoá doanh nghiệp tốt sẽ như chất keo kết dính các thành viên, giúpdoanh nghiệp thu hút nhân tài và nuôi dưỡng năng lực, ngăn chặn tình trạng thấtthoát nhân lực và chảy máy chất xám Trong một môi trường văn hóa phù hợp sẽgiúp nhân viên có thể học tập lẫn nhau, mang lại những giá trị về tinh thần, từ đókhích lệ khả năng làm việc, sự cống hiến cho tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp còn quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp:

Nó giúp doanh nghiệp trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập.Nhiều người cho rằng văn hoá doanh nghiệp là một tài sản của doanh nghiệp Cụthể hơn, văn hoá doanh nghiệp giúp ta: giảm xung đột; điều phối và kiểm soát;tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh

+ Giảm xung đột

Văn hoá doanh nghiệp là keo gắn kết các thành viên của doanh nghiệp

Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn vàđịnh hướng hành động Khi ta phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thìvăn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhất +Điều phối vàkiểm soát Văn hoá doanh nghiệp điều phối và kiểm soát hành vi các nhân bằngcác câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trình, quy tắc Khiphải ra một quyết định phức tạp, văn hoá doanh nghiệp giúp ta thu hẹp phạm vicác lựa chọn phải xem xét

+Tạo động lực làm việc

Văn hoá doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và

bản chất công việc mình làm Văn hoá doanh nghiệp còn tạo ra các mối quan hệtốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh.Văn hoá doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc

có ý nghĩa hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp Điều này càng có ýnghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến Lương và thu nhập chỉ

là một phần của động lực làm việc Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người

ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môitrường hoà đồng, thoải mái, được đồng nghiệp tôn trọng

+Lợi thế cạnh tranh

Tổng hợp các yếu tố gắn kết, điều phối, kiểm soát, tạo động lực làmtăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt trên thị trường Hiệu quả và sự khácbiệt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên thị trường

1.6 Đặc điểm Văn hoá doanh nghiệp Việt Nam

Văn hóa doanh nghiệp Việt Nam được hình thành là một phần quan trọngcủa văn hóa Việt Nam được lưu truyền và bồi đắp từ thế hệ này đến thế hệ khác

mà chúng ta cần gìn giữ và bồi đắp tiếp trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiệnđại hoá hiện nay và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế Văn hoá doanh nghiệpnước ta tiếp thu những nhân tố văn hoá trong kinh doanh hình thành qua nhiềunăm của các nền kinh tế hàng hoá trên thế giới, đồng thời tíêp thu và phát huynhững tinh hoa văn hoá trong kinh doanh của cha ông, vận dụng phù hợp vớiđặc điểm của xã hội ngày nay, đó là hiện đại hoá truyền thống đi đôi với sựtruyền thống hoá hiện đại Chỉ có như vậy mới kết hợp được tốt truyền thống vàhiện đại, đó là sự kết hợp có chọn lọc và nâng cao, từng bước hình thành vănhoá doanh nghiệp mang đặc sắc Việt Nam Những đặc điểm chung nhất trongvăn hoá doanh nghiệp Việt Nam:

Đạt hiệu quả cao, tức là lợi nhuận tối đa cho cá nhân và cho cộng đồng vàhiệu quả xã hội Điều cần phải coi trọng là mục đích lợi nhuận và hiệu quả cánhân, vì đó là động lực trực tiếp của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành kinh doanh

Có tính nhân văn, thể hiện về hai mặt: đối với con người và đối với thiênnhiên Đối với con người (là quan trọng nhất ) đó là đáp ứng đến mức cao nhất

nhu cầu của con người; là tôn trọng phẩm giá, nhân cách con người, loại trừ việcxây dựng sự giầu có của mình trên sự khánh kiệt của người khác; cũng là khôngchơi xấu, dùng những thủ đoạn, mánh khoé, cạm bãy để hại nhau Đối với thiênnhiên, đó là gắn với bảo vệ môi trường sinh thái, không làm ô nhiễm, huỷ hoạimôi trường cũng tức là bảo đảm sự bền vững của mỗi doanh nhiệp cũng như củatoàn bộ nền kinh tế.

Về phương pháp kinh doanh (phong cách kinh doanh) cũng tức là doanhnghịêp đạt tới mục đích bằng con đường nào với những nguồn lực nào Tuy mụcđích kinh doanh là nhân tố quyết định nhưng phương pháp kinh doanh lại liênquan chặt chẽ đối với việc thực hiện mục đích, có nghĩa là không thể đạt mụcđích băng bất cứ mục đích nào mà phải tuân theo những nguyên tắc luật pháp vàđại đức trong khi thực hiện cac phương pháp kinh doanh, đó chính là văn hoátrong phương pháp kinh doanh của doanh nghiệp

Tuân thủ pháp luật (kể cả pháp luật quốc gia, quốc tế cũng như điều lệ,nội quy của từng doanh nghiệp); bảo đảm minh bạch, công khai trong kinhdoanh

Chú trọng khoa học quản lý, tuân theo các nguyên lý quản lý khoa học,dựa vào khoa học mà tổ chức bộ máy quản lý, thực hiện các phương pháp kinhdoanh

Dựa vào vào khoa học, kỹ thuật, vận dụng công nghệ tiên tiến trong điềuhành sản xuất kinh doanh

Chú trọng quan hệ con người (đây cũng là một khuynh hướng mới củaphương pháp kinh doanh hiện đại); phát huy năng lực xã hội (cũng còn gọi làvốn xã hội) bao gồm năm nhân tố: giới lãnh đạo chính trị, quan chức quản lý, tríthức, doanh nhân, và người lao động; quan trọng nhất là khơi dậy và phát huytổng hợp các tiềm năng, thực hiện sự cố kết của các nhân tố đó vì mục tiêuchung

Có thể coi đó là những điểm chung nhất của văn hoá doanh nghiệp.Những điểm chung đó được vận dụng cụ thể trong từng thời kỳ nhất định, chịuảnh hưởng của chế độ sở hữu , hệ thống thể chế (trong đó chủ yếu là thể chế

chính trị, thể chế kinh tế, thể chế hành chính, thể chế văn hoá) của từng nước mà

có những thay đổi theo những chiều hướng khác nhau

Tiêu kết: Trên đây là những cơ sở lý luận của đề tài giúp ta bước đầu hiểu

hơn về văn hoá, văn hoá doanh nghiệp Sức mạnh tổng hợp của một doanhnghiệp chỉ được tạo nên khi mọi cá nhân nhận thức được đầy đủ giá trị văn hoácủa đơn vị mình Đó là yếu tố quyết định đem lại thành bại của mỗi doanhnghiệp trong thương trường cạnh tranh ngày nay một hệ thống các nguyên tắc,quy tắc, chuẩn mực được xây dựng và áp dụng chung cho các thành viên củadoanh nghiệp Hệ thống các nguyên tắc, quy tắc, chuẩn mực này tạo nên và địnhhướng cho hành động của toàn doanh nghiệp nhằm đạt được một mục tiêuchung

Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP 2.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp người ta luônnhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi

là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ Nó đảm bảo cho công táclãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thườngxuyên liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì ?Văn phòng được hiểu theonhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Ngời ta có thể

gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm

mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Thí dụ “VănphòngBộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”

- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nước,trong các xí nghiệp Như vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảoquản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người

ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tácvăn thư

- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị

Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉphản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Để đưa ra đượcmột định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diệncác hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức Nếuxem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: bao gồm các hoạtđộng trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tintrên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính,môi trường…theo cácphương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạtđộng của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnhđạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội

dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.

- Đó là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thôngtin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn

bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hànhthông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tintrong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động củacông tác văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác

về văn phòng cơ quan như sau:

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư - lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó

Tóm lại, văn phòng ra đời là một yêu cầu thực tế khách quan của công tácquản trị của một cơ quan, tổ chức

2.2 Đối với Xây dựng hình ảnh văn hoá doanh nghiệp

Khi xây dựng hình ảnh văn hoá doanh nghiệp cần phải có những biệnpháp cụ thể Biện pháp đầu tiên là phải xây dựng một hệ thống định chế củadoanh nghiệp, bao gồm: Chính danh, tự kiểm soát, phân tích các công việc, cácyêu cầu Sau đó xây dựng các kênh thông tin; xây dựng các thể chế và thiết chếtập trung và dân chủ như: Đa dạng hoá các loại hình đào tạo và phát triển nguồnnhân lực; tiêu chuẩn hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xây dựng cơ chếkết hợp hài hoà các lợi ích để doanh nghiệp trở thành ngôi nhà chung, là conthuyền vận mệnh của mọi người

Văn phòng là bộ phận tiên phòng trong việc xây dựng, hình thành Vănhoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốtquá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, tiêuchuẩn, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanhnghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của

doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích Cũng như văn hoánói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt Trướchết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những thành viên cùng làm trongmột doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững Nó xác lập một hệ thốngcác giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao vàứng xử theo các giá trị đó Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khácbiệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanhnghiệp.

Khi nhận thức rõ văn hoá doanh nghiệp có vị trí và vai trò rất quan trọngtrong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếuthiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là trithức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được Trong khuynhhướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con người màvăn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từngnguồn lực riêng lẻ

Sự thắng thế của bất cứ một doanh nghiệp nào không phải ở chỗ là có baonhiêu vốn và sử dụng công nghệ gì mà nó được quyết định bởi việc tổ chứcnhững con người như thế nào Con người ta có thể đi lên từ tay không về vốnnhưng không bao giờ từ tay không về văn hoá Văn hoá chỉ có nền tảng chứkhông có điểm mốc đầu cuối Do vậy, xuất phát điểm của doanh nghiệp có thể

sẽ là rất cao nếu như nó được xây dựng trên nền tảng văn hoá Các doanh nghiệpkhi xây dựng đều phải có nhận thức và niềm tin triệt để, lúc đó văn hoá sẽ xuấthiện Mọi cải cách chỉ thực sự có tính thuyết phục khi nó tách ra khỏi lợi ích cánhân, còn văn hoá doanh nghiệp thì phải bảo vệ cho mọi quyền lợi và lợi ích của

cá nhân

2.3 Văn phòng đối với hình ảnh của doanh nghiệp.

Hình ảnh doanh nghiệp là một khái niệm rộng và khó phân biệt rạch ròigiữa các yếu tố cấu thành Đó có thể là sự tổng hòa các mối quan hệ của doanhnghiệp với khách hàng, với xã hội; là sự gắn kết giữa thương hiệu, văn hóadoanh nghiệp với sự thành công trong kinh doanh… Có nhiều quan điểm khác

nhau song có thể thống nhất rằng: Hình ảnh doanh nghiệp là sự phản ánh chínhxác nhất vị trí của doanh nghiệp trong tương quan với các đối thủ cạnh tranh,trong đánh giá của khách hàng, trong vị thế khu vực và trên thế giới.

Tầm quan trọng của việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp vẫn thườngđược đặt ngang hàng với việc hoạch định chiến lược kinh doanh, bởi nó gópphần quyết định đời sống, sự thành bại của doanh nghiệp Và một trong nhữnggiải pháp để xây dựng hình ảnh đó thành công là sử dụng lợi thế của truyềnthông Bởi hình ảnh doanh nghiệp là một thông điệp, thông điệp đó được chuyểntải dưới nhiều hình thức, qua các kênh khác nhau, trong đó không thể phủ nhậntính hiệu quả qua các phương tiện truyền thông đại chúng Giá trị xuất phát củathông điệp từ doanh nghiệp và giá trị đến với đối tượng tiếp nhận có đồng nhất?Điều này phụ thuộc vào hiệu quả truyền thông Nói cách khác, các phương tiệntruyền thông có thể đề cao, hạn chế, thậm chí bóp méo giá trị thông điệp đó khiđến đối tượng tiếp nhận

Trong những năm gần đây, đa số doanh nghiệp xác định truyền thông làphương tiện hiệu quả nhất trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh của mình

Đó là các chương trình quảng cáo, tuyên truyền trên báo chí, tham gia hội chợtriển lãm, tài trợ, thông qua hoạt động giao tiếp cộng đồng truyền thông trởthành một lực lượng chính hậu thuẫn cho những thành công của doanh nghiệp.Nhưng mặt khác, cũng phải thấy rằng thành công của doanh nghiệp chỉ có thểbắt nguồn từ gốc rễ là chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp đó

Vì vậy để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc xây dựng, giữ gìn và phát

triển hình ảnh thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chương trình hànhđộng phù hợp Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong công ty, là tiền đềphát triển Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa

có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại Đồng thời các hoạt độngtham mưu tổng hợp, hậu cần, văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản

lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ côngviệc quản lý điều hành, giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điềuhành giữa các cấp, các bộ phận Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,

hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở củacác nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộphận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợđắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chứcnăng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vaitrò chủ yếu của văn phòng là: Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phốihợp các qui trình hoạt động của công ty Cánh tay đặc lực của các cấp quản lýcấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoànthành nhiệm vụ Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảothường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…) Trung tâm cung cấp các dịch vụ

hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyênbiệt v.v…

Văn phòng của bất kỳ doanh nghiệp nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếukhách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệuquả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Nói cách khác văn phòng vừa là

bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra nhữnglượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụhoạt động của cơ quan đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao Nếu vănphòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổnđịnh, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Trong thời đại bùng nổthông tin, việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sángsuốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Yếu tố quyết định đến

sự thành bại là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sốngcòn Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động vănphòng có trách nhiệm đặc biệt quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệpcũng như xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp

2.4 Đối với công tác truyền thông

Để doanh nghiệp pháp triển, không những phải đủ mạnh về cơ sở vật chất