Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HÒA 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển: 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Trung Hòa: 4 3. Nguyên tắc làm việc của UBND xã Trung Hòa: 6 4. Cơ cấu của UBND xã Trung Hoà: 6 5. Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ: 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA 10 A. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Trung Hòa: 10 1. Tổ chức cán bộ làm công tác Văn thư: 10 2. Ban hành văn bản và quản lý công tác văn thư: 10 3. Công tác soạn thảo văn bản: 11 3.1. Quy trình soạn thảo 12 3.2. Đánh máy in văn bản: 12 3.3. Trình ký 13 4. Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản: 13 4.1 Giải quyết văn bản đến: 14 4.1.1/ Tiếp nhận văn bản đến: 14 4.1.2/ Đăng ký văn bản đến: 14 4.1.3/ Trình văn bản đến: 14 4.1.4/ Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 14 4.1.5/ Phân phối chuyển giao văn bản: 14 4.2. Quản lý văn bản đi: 15 4.2.1/ Giải quyết hồ sơ công văn đi: 15 4.2.2/ Thẩm tra pháp chế hành chính: 15 4.2.3/ Ký tắt: 16 4.2.4/ Ký duyệt: 16 4.2.5/ Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: 16 4.2.6/ Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản: 17 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 18 5.1/ Quản lý dấu: 18 5.2/ Sử dụng dấu: 18 6. Công tác lập hồ sơ: 19 B. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 19 1. Tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ: 19 2. Công tác chỉ đạo về công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20 3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 20 3.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ: 21 3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu: 21 3.4. Công tác chỉnh lý tài liệu: 21 3.5. Công tác thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 22 3.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 22 3.7. Công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ: 22 C. Những kết quả đạt được và những tồn tại hạn chế về công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 23 1. Kết quả đạt được: 23 2. Tồn tại và hạn chế: 23 CHƯƠNG III. NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TRUNG HÒA 25 1. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan 25 2. Một số giải pháp: 25 2.1. Để đáp ứng các vị trí trong bộ máy Văn phòng thì cần phải dựa vào tiêu chuẩn của Lãnh đạo, chuyên viên như sau: 25 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin: 26 2.3. Cần chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của cơ quan: 27 2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị: 27 2.5. Xây dựng kho lưu trữ và tăng cường cơ sở vật chất: 27 2.5.1. Xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho UBND xã: 28 2.5.2. Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ: 30 3. Kiến nghị, đề xuất 31 3.1. Đối với UBND xã Trung Hòa: 31 3.2. Đối với nhà trường 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

“Học đi đôi với hành”, lý luận luôn cần thực tiễn để chứng minh, bản thân

là một sinh viên năm cuối của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, cũng là một lứasinh viên kế tiếp sắp tốt nghiệp ra trường, tôi nhận thấy đợt thực tập tại UBND

xã Trung Hòa đã đem cho lại tôi nhiều điều bổ ích trong hoạt động Văn thư Lưu trữ mà trước đó tôi chỉ biết qua sách vở Quá trình thực tập tại cơ quan hànhchính Nhà nước để nhìn nhận một môi trường làm việc thực tế qua đó biết vậndụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, trải nghiệm những công việc vănphòng, từ những công việc nhỏ trong công tác Văn thư lưu trữ giúp tôi chín chắn

Qua bài báo cáo này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:

- Cô giáo: Trịnh Thị Kim Oanh - Giảng viên hướng dẫn thực tập

- Ông Trần Trọng Luyện - Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ

- Ông Nguyễn Đức Giang - Phó Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ

- Ông Nguyễn Quang Huy - Phó Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ

- Ông Nghiêm Xuân Vũ - Chuyên viên Văn phòng - Thống kê UBND xãTrung Hòa - Chương Mỹ

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 3 năm 2017

SINH VIÊN THỰC TẬP

Nguyễn Thị Huế

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HÒA 3

1 Lịch sử hình thành và phát triển: 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Trung Hòa: 4

3 Nguyên tắc làm việc của UBND xã Trung Hòa: 6

4 Cơ cấu của UBND xã Trung Hoà: 6

5 Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ: 7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA 10

A Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Trung Hòa: 10

1 Tổ chức cán bộ làm công tác Văn thư: 10

2 Ban hành văn bản và quản lý công tác văn thư: 10

3 Công tác soạn thảo văn bản: 11

3.1 Quy trình soạn thảo 12

3.2 Đánh máy in văn bản: 12

3.3 Trình ký 13

4 Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản: 13

4.1 Giải quyết văn bản đến: 14

4.1.1/ Tiếp nhận văn bản đến: 14

4.1.2/ Đăng ký văn bản đến: 14

4.1.3/ Trình văn bản đến: 14

4.1.4/ Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 14

4.1.5/ Phân phối chuyển giao văn bản: 14

4.2 Quản lý văn bản đi: 15

4.2.1/ Giải quyết hồ sơ công văn đi: 15

4.2.2/ Thẩm tra pháp chế hành chính: 15

4.2.3/ Ký tắt: 16

4.2.4/ Ký duyệt: 16

4.2.5/ Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: 16

4.2.6/ Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản: 17

5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 18

5.1/ Quản lý dấu: 18

5.2/ Sử dụng dấu: 18

6 Công tác lập hồ sơ: 19

B Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 19

1 Tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ: 19

2 Công tác chỉ đạo về công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20

3 Thực trạng công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 20

3.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ: 21

3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu: 21

3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu: 21

3.5 Công tác thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 22

3.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 22

3.7 Công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ: 22

C Những kết quả đạt được và những tồn tại hạn chế về công tác Văn thư -Lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 23

1 Kết quả đạt được: 23

2 Tồn tại và hạn chế: 23

CHƯƠNG III NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TRUNG HÒA 25

1 Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan 25

2 Một số giải pháp: 25

2.1 Để đáp ứng các vị trí trong bộ máy Văn phòng thì cần phải dựa vào

tiêu chuẩn của Lãnh đạo, chuyên viên như sau: 25

2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin: 26

2.3 Cần chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của cơ quan: 27

2.4 Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị: 27

2.5 Xây dựng kho lưu trữ và tăng cường cơ sở vật chất: 27

2.5.1 Xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho UBND xã: 28

2.5.2 Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ: 30

3 Kiến nghị, đề xuất 31

3.1 Đối với UBND xã Trung Hòa: 31

3.2 Đối với nhà trường 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quantrọng trong toàn bộ hoạt động quản lý Nhà nước, đảm bảo cung cấp mọi thôngtin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cảicách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảmtối thiểu bệnh quan liêu trên giấy tờ Văn thư - Lưu trữ đóng vai trò quan trọngảnh hưởng đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan Để thựchiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến, hướng dẫn,phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi với cơ quan hữu quan, ghi lạinhững sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơquan Vì vậy, trong bất kì cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư - Lưu trữ làmột lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan

dù lớn hay nhỏ

Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chất lượng, chính xác, phải đảm bảo nguyên tắc bí mật củaĐảng, Nhà nước và các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọihoạt động của cơ quan đơn vị Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó, việc quản lýcông tác Văn thư - Lưu trữ là hết sức cần thiết dòi hỏi phải có những cán bộ vănthư có được một trình độ, kiến thức nhất định Kết hợp với phương châm " Học

đi đôi với hành" phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựngphong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu

ngành nghề Vì vậy tôi quyết định lấy chuyên đề:" Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa" làm

đề tài thực tập

Quá trình học tập tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng như thời gianthực tập tiếp cận với thực tế, được trực tiếp làm một số thao tác đã được học.Làm cơ sở đánh giá khả năng hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức

đã học để đối chiếu giữa lý thuyết vào công việc thực tế Qua đợt thực tập tôi đã

có được những thuận lợi và một vài khó khăn đó là:

- Thuận lợi: được sự hướng dẫn chỉ đạo tận tình của các Thầy cô khoa

Văn thư Lưu trữ đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh Sự hướng dẫn trực tiếpnhiệt tình của các cô, chú trong UBND xã Trung Hòa luôn quan tâm tạo điềukiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thực tập vừa qua.

- Khó khăn: từ thực tế đến lý thuyết không đồng bộ, nên việc áp dụng lýthuyết vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn

Sắp xếp công việc đôi khi còn thiếu khoa học Đó cũng là một hạn chếtrong quá trình thực tập

- Sau thời gian thực tập tôi đã hoàn thành bài báo cáo gồm có 03 chương:Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND xã Trung Hòa

Chương II: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại UBND xã Trung HòaChương III: Những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác Vănthư - Lưu trữ trong hoạt động Văn phòng tại UBND xã Trung Hòa

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HÒA

-Từ những năm 1936, phong trào cách mạng ở huyện Chương Mỹ pháttriển mạnh mẽ Một số cán bộ cốt cán của huyện được rèn luyện, bồi dưỡng vàtích cực hoạt động cách mạng Ngày 26/11/1938, bốn thanh niên tích cực, tiêntiến ở Trường Yên được kết nạp vào Đảng và thành lập Chi bộ Đây là Chi bộĐảng cộng sản đàu tiên được thành lập ở huyện Chương Mỹ Phong trào cáchmạng của các xã trong huyện tiếp tục được phát triển mạnh Cùng với nhân dântrong huyện, nhân dân xã Trung Hòa đã bùng lên lật đổ bộ máy bù nhìn tay saicủa chế độ thực dân, phong kiến ở địa phương Ngay sau đó, thực hiện sự chỉđạo của cấp trên để chuẩn bị cho sự thành lập chi bộ Đảng đầu tiên và chuẩn bịcho cuộc bầu cử HĐND cấp tỉnh và cấp xã khóa I,II làng Cao Bộ và Trung Bộđược hợp nhất thành xã Trung Cao, làng Chi Nê, Tinh Mỹ,Tiền Phối hợp nhấtthành xã Chi Tinh Tiến Do nhiệm vụ cách mạng sau này hai xã này được hợpnhất và lấy tên là xã Trung Hòa

Phát huy chủ nghĩa anh hùng Cách mạng và truyền thống yêu nước, sau

41 năm kể từ khi đất nước thống nhất, cùng với nhân dân cả nước, đảng bộ vànhân dân xã Trung Hòa bắt tay vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế -

xã hội ở địa phương Sau một thời gian dài xây dựng và phát triển thì cơ cấukinh tế của UBND xã Trung Hòa đã có sự chuyển dịch tích cực

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Trung Hòa:

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã, thi trấn vàbáo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng có hợp lý, hiệu quả;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản

lý các khoản đóng góp phải công khai;

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện những quyền hạn, nhiệm vụ sau:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi;

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng nhằm phòng chống và khắc phục hậu quả do thiêntai, bão lụt gây ra;

- Quản lý, kiểm tra bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theopháp luật;

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriền các ngành nghề mới;

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền han sau:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của trường mẫu giáo,phối hợp với cấp trên quản lý trường tiểu học và trung học trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thểthao;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ ;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa Chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định củapháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương;

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ của địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

- Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương;

2.6.Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã Trung Hòa thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật;

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và khuyến nghị của côngdân theo thẩm quyền;

- Tổ chức thực hiện phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật;

3 Nguyên tắc làm việc của UBND xã Trung Hòa:

- UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai tròtập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch,Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách vàchịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên UBND xã chịu trách nhiệm cá nhân vềlĩnh vực được phân công

- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnhđạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND xã; phối hợp chặt chẽ giữa UBND xãvới Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triểnkhai thực hiện mọi nhiệm vụ

- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịpthời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình,

kế hoạch công tác của UBND xã

- Cán bộ, công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đónggóp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạtđộng của UBND xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chínhquyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

4 Cơ cấu của UBND xã Trung Hoà:

Sơ đồ cơ cấu của UBND xã Trung Hòa ( phụ lục 1)

- Hiện tại cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Hòa gồm:

+ 01 Chủ tịch

+ 02 Phó chủ tịch

+ 02 Ủy viên ủy ban

Các ban,ngành ban chuyên môn:

+ Giáo dục đào tạo

+ Dân số kế hoạch hóa gia đình

+ Quân sự công an

+ Quy hoạch kế hoạch tài nguyên đất

+ Xây dựng - Môi trường

+ Công thương nghiệp

5 Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ:

+ Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thựchiện chương trình, lịch làm việc đó; Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế– xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảovăn bản trình cấp có thẩm quyền;

+ Làm công tác Thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả trong giao dịchcông việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa”;

+ Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND hoặc cấp có thẩm quyền giảiquyết;

+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp HĐND, cho côngviệc của UBND;

+ Giúp HĐND và UBND thực hiện nhiện vụ công tác bầu cử đại biểuHĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác được giao;

+Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo thống kê;

+ Theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã, làmbáo cáo gửi cấp trên Giúp Văn phòng Đảng ủy thực hiện một số nhiệm vụ củaĐảng

- Về số lượng cán bộ làm công tác V¨n th - Lu tr÷ cña UBND x· TrungHòa : UBND xã giao nhiệm vụ cho 01 cán bộ văn phòng - thống kê phụ tráchcông tác văn thư lưu trữ, có nhiệm vụ:

+ Phô tô, đánh máy các văn bản phục vụ công tác của lãnh đạo UBND xã

và các ngành đoàn thể

+ Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến Viết phiếu trình văn bản, chuyểngiao văn bản đến cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo củalãnh đạo UBND xã Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến theo ý kiếnchỉ đạo của lãnh đạo

+ Tiếp nhận các dự thảo các văn bản đi trình lãnh đạo UBND xã xem xét,duyệt, ký ban hành Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số,ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, độ mật (nếu có)

+ Quản lý dấu và đóng dấu các loại, cấp phát giấy giới thiệu

+ Tổ chức công tác văn thư và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản khiphát hành

+ Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin vàchuyển giao kịp thời cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, các phòng ban xử lý.Nhập dữ liệu thông tin định kỳ vào mạng vi tính theo quy định

+ Sắp xếp và bảo quản phục vụ công tác tra cứu, sử dụng tài liệu

+ Quản lý sổ công văn đi, công văn đến Sử dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư, lưu trữ cơ quan

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ vàchuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

+ Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.+ Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu

+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

+ Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA

A Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Trung Hòa:

1 Tổ chức cán bộ làm công tác Văn thư:

Để đảm bảo thực hiện có hiệu quả công tác Văn thư, UBND xã TrungHòa đã phân công cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm côngtác văn thư đúng quy định Đối với UBND xã Trung Hòa, có 02 Công chức Vănphòng - thống kê, trong đó phân công 01 đồng chí là người trực tiếp giúp Chủtịch UBND xã quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đảm bảotheo đúng quy định

2 Ban hành văn bản và quản lý công tác văn thư:

Trong những năm qua, UBND xã luôn quan tâm, chú trọng đến công tácvăn thư tại cơ quan Triển khai kịp thời và thực hiện nghiêm túc các văn bản chỉđạo, hướng dẫn của cấp trên về công tác văn thư như:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định 110 ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hànhthay thế Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 vềviệc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 31/ 2009/ NĐ- CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

- Công văn số 425/ VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thưlưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫ quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước,

UBND thành phố, UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ

- Các yêu cầu về nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản đúng với nộidung bản thảo đã được phê duyệt và được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, phục

vụ tốt công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành UBND xã

Tính từ đầu năm 2016 đến hết tháng 9/2016:

- Đối với văn bản đi: UBND xã Trung Hòa đã ban hành được 246 văn bảnđúng thẩm quyền, trong đó:

+ Quyết định: 96 văn bản;

+ Báo cáo: 42 văn bản;

+ Công văn: 30 văn bản;

+ Tờ trình: 27 văn bản;

+ Thông báo: 09 văn bản;

+ Kế hoạch; 30 văn bản;

+ Văn bản khác: 12 văn bản

Các văn bản đều được bộ phận văn thư kiểm tra và đăng ký vào Sổ đăng

ký văn bản đi theo đúng quy định Hầu hết các văn bản được ban hành cơ bảnđảm bảo yêu cầu về nội dung, thể thức trình bày; tỷ lệ sai sót trong văn bản đãgiảm so với các năm trước đây

- Đối với văn bản đến: UBND xã Trung Hòa đã tiếp nhận được 450 vănbản đến và phân loại, xác định giá trị lưu trữ của văn bản để cập nhật vào Sổđăng ký văn bản đến là 197 văn bản; đồng thời chuyển lãnh đạo xem xét, phêduyệt và sao gửi các bộ phận chuyên môn có liên quan giải quyết, đảm bảo kịpthời, chính xác Cụ thể:

+ Văn bản của UBND huyện là 84 văn bản các loại;

+ Văn bản của các Phòng chuyên môn của huyện là 113 văn bản các loại

3 Công tác soạn thảo văn bản:

Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan Tại UBND xãTrung Hòa, công tác soạn thảo , ban hành Văn bản được tiến hành đúng quytrình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúng đảm bảo

đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.

3.1 Quy trình soạn thảo

- Chủ tịch UBND xã phân công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản Cán

bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnhvực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định; phốihợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh vănbản trình Chủ tịch UBND hoặc Phó Chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định

- Đối với các quyết định, chỉ thị của UBND, căn cứ vào tính chất và nộidung của dự thảo, Chủ tịch UBND xã tổ chức việc lấy ý kiến của các cơ quanchức năng, các tổ chức, đoàn thể có liên quan và của nhân dân tại các thôn, cáckhu dân cư để chỉnh lý dự thảo

Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo phải gửi tờ trình, dự thảoquyết định, chỉ thị, bản tổng hợp ý kiến góp ý và các tài liệu có liên quan đếncác thành viên UBND chậm nhất là 3 ngày trước ngày họp UBND

- Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành quyết định, chỉ thị saukhi được UBND quyết định thông qua

3.2 Đánh máy in văn bản:

- Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, UBND xã đã trang bị 02 máytính và một máy in, một máy fax Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máyriêng Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bảnthảo tay với người soạn thảo, khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyênvăn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểmtra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban(đối với văn bản ban hanh nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối với văn bảngửi đi ngoài cơ quan )

giấy theo quy định của Nhà nước

Lề trên 2.5 cm, lề dưới 2.5cm, lề trái 3,5cm, lề phải 2cm

Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của văn bản đánh máy

3.3 Trình ký

- Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệulực pháp lý của văn bản , văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nộidung chặt chẽ

- Chủ tịch UBND xã Trung Hòa ký các văn bản trình UBND huyện vàHĐND xã; các Quyết định, Chỉ thị của UBND xã, các văn bản thuộc thẩmquyền cá nhân quy định tại Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân năm 2003

Khi Chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký thay.Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay

- Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể,chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công

- Nhận xét: bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy định về trình kýtheo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn bản nên đã giúpcho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch sắp xếp văn bản cần trình ký một cách nhanhchóng, trình ký đúng thẩm quyền, tạo điều kiện cho văn bản được ban hànhđúng quy định

4 Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản:

- Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các vănbản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số vănbản Những văn bản chuyển giao qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc vănbản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư

- Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ

+ Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ cáckhâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trìnhduyệt, ký, in ấn, phát hành và nộp lưu

+ Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn

+ Đạt chất lượng và hiệu quả cao, đúng thời gian quy định.

4.1 Giải quyết văn bản đến:

4.1.1/ Tiếp nhận văn bản đến:

- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho

cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhânviên Bưu điện

- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sáchbáo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bảntin, không phải vào sổ công văn đến Đối với văn bản gửi đến cơ quan đềuphải vào sổ đăng ký văn bản đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loạikhông bóc bì

4.1.2/ Đăng ký văn bản đến:

Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vàđăng ký công văn vào sổ đăng ký văn bản đến đối với các văn bản phải vào Sổđăng ký văn bản đến

4.1.3/ Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư phải trìnhngay cho Văn phòng - Thống kê để nắm bắt nội dung sau đó Văn phòng - Thống

kê trực tiếp trình lên Chủ tịch UBND xã

4.1.4/ Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:

Sau khi văn bản được duyệt, chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cánhân giải quyết theo thẩm quyền

4.1.5/ Phân phối chuyển giao văn bản:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:

- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng ban chuyên môn

- Thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới kýnhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngaytrong ngày đó CBVT không để người không có trách nhiệm xem văn bản củangười khác, đơn vị, phòng ban khác

* Đánh giá chung:

Qua thời gian thực tập tôi đã được tìm hiểu về quy trình quản lí và giảiquyết văn bản đến và rút ra một số nhận xét như sau:

- Ưu điểm:

+ Việc quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Trung Hòa được

thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ đã được quy định Các sổ đăng ký vănbản đến được lập thành từng sổ riêng thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếmthông tin khi cần thiết Văn bản lưu được sắp xếp gọn gàng, không để lẫn lộn,không xảy ra tình trạng mất bản lưu

+ Việc chuyển giao văn bản được thực hiện nhanh chóng nghiêm túc, có

ký biên nhận

+ Đã áp dụng chương trình quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Nhược điểm:

+ Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được công tác quản lý và giải quyết văn

bản đến của UBND xã Trung Hòa còn một số hạn chế:

+ Văn bản đến nhiều khi không xử lý ngay mà chờ nhiều văn bản tới rồi

mới xử lí, nhiều văn bản còn không chuyển giao ngay trong ngày gây chậm trễcho quá trình giải quyết công việc

4.2 Quản lý văn bản đi:

Đối với tất cả các văn bản của UBND xã Trung Hòa được gửi đi đều phảiđăng ký như sau:

- Các sổ đăng ký văn bản đi được lập thành từng sổ riêng, thuận lợi choviệc quản lý, tra cứu và tìm kiếm thông tin khi cần thiết

- Chia thành các loại sổ đăng kí văn bản đi

4.2.1/ Giải quyết hồ sơ công văn đi:

- Phân công cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản và chịu tráchnhiệm về độ chính xác về nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản

Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản, chuyển cho Văn phòng Thống kê

-4.2.2/ Thẩm tra pháp chế hành chính:

CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ,