MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HÒA 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển: 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Trung Hòa: 4 3. Nguyên tắc làm việc của UBND xã Trung Hòa: 6 4. Cơ cấu của UBND xã Trung Hoà: 6 5. Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ: 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA 10 A. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Trung Hòa: 10 1. Tổ chức cán bộ làm công tác Văn thư: 10 2. Ban hành văn bản và quản lý công tác văn thư: 10 3. Công tác soạn thảo văn bản: 11 3.1. Quy trình soạn thảo 12 3.2. Đánh máy in văn bản: 12 3.3. Trình ký 13 4. Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản: 13 4.1 Giải quyết văn bản đến: 14 4.1.1/ Tiếp nhận văn bản đến: 14 4.1.2/ Đăng ký văn bản đến: 14 4.1.3/ Trình văn bản đến: 14 4.1.4/ Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 14 4.1.5/ Phân phối chuyển giao văn bản: 14 4.2. Quản lý văn bản đi: 15 4.2.1/ Giải quyết hồ sơ công văn đi: 15 4.2.2/ Thẩm tra pháp chế hành chính: 15 4.2.3/ Ký tắt: 16 4.2.4/ Ký duyệt: 16 4.2.5/ Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: 16 4.2.6/ Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản: 17 5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 18 5.1/ Quản lý dấu: 18 5.2/ Sử dụng dấu: 18 6. Công tác lập hồ sơ: 19 B. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 19 1. Tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ: 19 2. Công tác chỉ đạo về công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20 3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại UBND xã Trung Hòa: 20 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 20 3.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ: 21 3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu: 21 3.4. Công tác chỉnh lý tài liệu: 21 3.5. Công tác thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 22 3.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 22 3.7. Công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ: 22 C. Những kết quả đạt được và những tồn tại hạn chế về công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND xã Trung Hòa: 23 1. Kết quả đạt được: 23 2. Tồn tại và hạn chế: 23 CHƯƠNG III. NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TRUNG HÒA 25 1. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan 25 2. Một số giải pháp: 25 2.1. Để đáp ứng các vị trí trong bộ máy Văn phòng thì cần phải dựa vào tiêu chuẩn của Lãnh đạo, chuyên viên như sau: 25 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin: 26 2.3. Cần chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của cơ quan: 27 2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị: 27 2.5. Xây dựng kho lưu trữ và tăng cường cơ sở vật chất: 27 2.5.1. Xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho UBND xã: 28 2.5.2. Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ: 30 3. Kiến nghị, đề xuất 31 3.1. Đối với UBND xã Trung Hòa: 31 3.2. Đối với nhà trường 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN “Học đôi với hành”, lý luận cần thực tiễn để chứng minh, thân sinh viên năm cuối Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, lứa sinh viên tốt nghiệp trường, nhận thấy đợt thực tập UBND xã Trung Hòa đem cho lại tơi nhiều điều bổ ích hoạt động Văn thư Lưu trữ mà trước tơi biết qua sách Quá trình thực tập quan hành Nhà nước để nhìn nhận mơi trường làm việc thực tế qua biết vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, trải nghiệm công việc văn phòng, từ cơng việc nhỏ cơng tác Văn thư lưu trữ giúp tơi chín chắn trưởng thành Có điều nhờ giúp đỡ nhiệt tình đồng chí Lãnh đạo chuyên viên công chức UBND xã, đặc biệt thầy cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hướng dẫn giúp đỡ tạo điều kiện cho cá nhân tơi hồn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới: - Cô giáo: Trịnh Thị Kim Oanh - Giảng viên hướng dẫn thực tập - Ông Trần Trọng Luyện - Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ - Ơng Nguyễn Đức Giang - Phó Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ - Ơng Nguyễn Quang Huy - Phó Chủ tịch UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ - Ông Nghiêm Xuân Vũ - Chuyên viên Văn phòng - Thống kê UBND xã Trung Hòa - Chương Mỹ Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN THỰC TẬP Nguyễn Thị Huế MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HỊA Lịch sử hình thành phát triển: .3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Trung Hòa: Nguyên tắc làm việc UBND xã Trung Hòa: .6 Cơ cấu UBND xã Trung Hoà: Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ: CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA .10 A Thực trạng cơng tác Văn thư UBND xã Trung Hòa: .10 Tổ chức cán làm công tác Văn thư: 10 Ban hành văn quản lý công tác văn thư: 10 Công tác soạn thảo văn bản: 11 3.1 Quy trình soạn thảo 12 3.2 Đánh máy in văn bản: 12 3.3 Trình ký 13 Tổ chức quản lý giải văn bản: 13 4.1 Giải văn đến: .14 4.1.1/ Tiếp nhận văn đến: 14 4.1.2/ Đăng ký văn đến: 14 4.1.3/ Trình văn đến: 14 4.1.4/ Xem xét nội dung, giao việc cho đơn vị: 14 4.1.5/ Phân phối chuyển giao văn bản: .14 4.2 Quản lý văn đi: 15 4.2.1/ Giải hồ sơ công văn đi: 15 4.2.2/ Thẩm tra pháp chế hành chính: .15 4.2.3/ Ký tắt: .16 4.2.4/ Ký duyệt: 16 4.2.5/ Vào sổ lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành: .16 4.2.6/ Trình quan cấp chuyển quan liên quan văn bản: 17 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 18 5.1/ Quản lý dấu: .18 5.2/ Sử dụng dấu: .18 Công tác lập hồ sơ: 19 B Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Trung Hòa: .19 Tổ chức cán làm công tác Lưu trữ: 19 Công tác đạo công tác Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: 20 Thực trạng công tác Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: 20 3.1 Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu: 20 3.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ: .21 3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu: .21 3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu: 21 3.5 Công tác thống kê Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: .22 3.6 Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ: .22 3.7 Công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ: 22 C Những kết đạt tồn hạn chế công tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: 23 Kết đạt được: 23 Tồn hạn chế: 23 CHƯƠNG III NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TRUNG HÒA 25 Báo cáo kết thực tập quan .25 Một số giải pháp: 25 2.1 Để đáp ứng vị trí máy Văn phòng cần phải dựa vào tiêu chuẩn Lãnh đạo, chuyên viên sau: 25 2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin: 26 2.3 Cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quan: 27 2.4 Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị: 27 2.5 Xây dựng kho lưu trữ tăng cường sở vật chất: 27 2.5.1 Xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho UBND xã: 28 2.5.2 Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ: 30 Kiến nghị, đề xuất 31 3.1 Đối với UBND xã Trung Hòa: 31 3.2 Đối với nhà trường .32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .34 PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CBVT Cán văn thư LỜI MỞ ĐẦU Công tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng toàn hoạt động quản lý Nhà nước, đảm bảo cung cấp thông tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành nâng cao chất lượng hiệu cơng tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ Văn thư - Lưu trữ đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động tồn quan Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên quan cấp trên, trao đổi với quan hữu quan, ghi lại kiện, vụ việc xảy trình hoạt động hàng ngày quan Vì vậy, quan đơn vị cơng tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực vô quan trọng, thiếu hoạt động quan dù lớn hay nhỏ Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, chất lượng, xác, phải đảm bảo nguyên tắc bí mật Đảng, Nhà nước quan tổ chức, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan đơn vị Với ý nghĩa tác dụng to lớn đó, việc quản lý cơng tác Văn thư - Lưu trữ cần thiết dòi hỏi phải có cán văn thư có trình độ, kiến thức định Kết hợp với phương châm " Học đôi với hành" phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt u ngành nghề Vì tơi định lấy chun đề:" Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Lưu trữ UBND xã Trung Hòa" làm đề tài thực tập Quá trình học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thời gian thực tập tiếp cận với thực tế, trực tiếp làm số thao tác học Làm sở đánh giá khả hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức học để đối chiếu lý thuyết vào công việc thực tế Qua đợt thực tập tơi có thuận lợi vài khó khăn là: - Thuận lợi: hướng dẫn đạo tận tình Thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ đặc biệt cô Trịnh Thị Kim Oanh Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình cơ, UBND xã Trung Hòa ln quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ tơi hoàn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập vừa qua - Khó khăn: từ thực tế đến lý thuyết không đồng bộ, nên việc áp dụng lý thuyết vào thực tế gặp nhiều khó khăn Sắp xếp cơng việc đơi thiếu khoa học Đó hạn chế trình thực tập - Sau thời gian thực tập tơi hồn thành báo cáo gồm có 03 chương: Chương I: Giới thiệu vài nét UBND xã Trung Hòa Chương II: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ UBND xã Trung Hòa Chương III: Những giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động Văn phòng UBND xã Trung Hòa PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TRUNG HỊA Lịch sử hình thành phát triển: Xã Trung Hòa, huyện Chương Mỹ thuộc vùng bán sơn địa, nằm phía tả ngạn sơng Bùi Trung hòa có ba thơn: Trung Cao, Chi Nê Tinh Mỹ Diện tích: 595.2 Dân số: 10.873 người; Số hộ gần 2.600 hộ Về vị trí địa lý, xã Trung Hòa cách thị trấn Chúc Sơn, trung tâm văn hóa trị huyện Chương Mỹ khoảng 8km phía tây nam Phía đơng xã Trung Hòa giáp xã Trường Yên Phía tây giáp xã Nam Phương Tiến Phía bắc giáp hai xã Đơng Phương n xã Thanh Bình Phía nam giáp xã Tốt Động Từ năm 1936, phong trào cách mạng huyện Chương Mỹ phát triển mạnh mẽ Một số cán cốt cán huyện rèn luyện, bồi dưỡng tích cực hoạt động cách mạng Ngày 26/11/1938, bốn niên tích cực, tiên tiến Trường Yên kết nạp vào Đảng thành lập Chi Đây Chi Đảng cộng sản đàu tiên thành lập huyện Chương Mỹ Phong trào cách mạng xã huyện tiếp tục phát triển mạnh Cùng với nhân dân huyện, nhân dân xã Trung Hòa bùng lên lật đổ máy bù nhìn tay sai chế độ thực dân, phong kiến địa phương Ngay sau đó, thực đạo cấp để chuẩn bị cho thành lập chi Đảng chuẩn bị cho bầu cử HĐND cấp tỉnh cấp xã khóa I,II làng Cao Bộ Trung Bộ hợp thành xã Trung Cao, làng Chi Nê, Tinh Mỹ,Tiền Phối hợp thành xã Chi Tinh Tiến Do nhiệm vụ cách mạng sau hai xã hợp lấy tên xã Trung Hòa Phát huy chủ nghĩa anh hùng Cách mạng truyền thống yêu nước, sau 41 năm kể từ đất nước thống nhất, với nhân dân nước, đảng nhân dân xã Trung Hòa bắt tay vào công xây dựng phát triển kinh tế - xã hội địa phương Sau thời gian dài xây dựng phát triển cấu kinh tế UBND xã Trung Hòa có chuyển dịch tích cực Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Trung Hòa: 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, UBND xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND huyện phê duyệt; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã, thi trấn báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định pháp luật; - Quản lý sử dụng có hợp lý, hiệu quả; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai; 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực quyền hạn, nhiệm vụ sau: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi; - Tổ chức việc xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng nhằm phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt gây ra; - Quản lý, kiểm tra bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triền ngành nghề mới; 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng; - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao, UBND xã thực nhiệm vụ, quyền han sau: - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động trường mẫu giáo, phối hợp với cấp quản lý trường tiểu học trung học địa bàn; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ ; - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa Chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương; 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương, UBND xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; - Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an tồn xã hội; mơn như: Tư pháp, Địa chính, Tài chính, Văn hóa xã hội, Thương binh xã hội, Văn phòng tài liệu khác, để xếp, xác định giá trị tài liệu, phân loại hồ sơ theo năm đưa vào tủ lưu trữ UBND xã Trung Hòa 3.2 Cơng tác phân loại tài liệu lưu trữ: - Phân loại tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn tới lưu trữ tài liệu Phân loại tốt giữ lại tài liệu có giá trị cao loại tài liệu hết giá trị - Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu - Tại UBND xã Trung Hòa tiến hành khâu phân loại tài liệu nhóm khác việc phân loại chưa thực hiệu quả, khoa học 3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu: - Công tác xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ khó cơng tác lưu trữ Góp phần quan trọng việc tìm tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản tìm tài liệu hết giá trị để tiêu hủy - Xác định giá trị tài liệu trình áp dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị - Tại UBND xã Trung Hòa có tiến hành xác định giá trị tài liệu chưa trọng Hầu hết văn bản, tài liệu quan trọng gốc UBND xã Trung Hòa giữu lại - UBND xã Trung Hòa chưa tiến hành việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị 3.4 Công tác chỉnh lý tài liệu: - Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý 21 - Hiện nay, UBND xã Trung Hòa chưa tiến hành chỉnh lý tài liệu Vì tài liệu tình trạng phân tán, rời lẻ 3.5 Cơng tác thống kê Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: - Thống kê tài liệu lưu trữ xác định thành phần, số lượng tài liêu theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê - Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu phòng, kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu Kho lưu trữ - Hiện UBND xã Trung Hòa chưa tiến hành thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 3.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu tương lai - Hiện tại, UBND xã chưa có Kho lưu trữ riêng, đảm bảo diện tích 20m2, mà lưu trữ phòng làm việc Văn phòng UBND xã, trang thiết bị cần thiết, đáp ứng cho công tác lưu trữ tài liệu quan 3.7 Công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tài liệu lưu trữ thực phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội Chính vậy, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược quan lưu trữ - Thực khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đảm bảo, xác, quy định Các tài liệu, hồ sơ lưu trữ phục vụ kịp thời cho công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND xã Trung Hòa thực nhiệm vụ chun mơn phận, cán bộ, công chức 22 C Những kết đạt tồn hạn chế công tác Văn thư - Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: Kết đạt được: - Được quan tâm đạo cấp, đặc biệt Phòng Nội vụ huyện Chương Mỹ, UBND xã làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động quan, giúp cho việc quản lý, tra cứu tài liệu nhanh chóng, xác thuận tiện, phục vụ tốt công tác địa phương - Văn phòng cấp thường xun kiểm tra cơng tác Văn thư - Lưu trữ để có đánh giá chất lượng sở - Hàng năm mở lớp bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ văn thư để cập nhật văn như: Chỉ thị, Thông tư, Nghị Đảng Nhà nước công tác Văn thư - Công tác lưu trữ UBND xã thực theo văn hướng dẫn cấp -Về nghiệp vụ công tác văn phòng: + Nghiệp vụ cơng tác văn phòng ngày cải thiện, nâng cao để đáp ứng với yêu cầu công việc ngày cao + UBND xã bước áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lí Văn thư - Lưu trữ + Quy trình quản lí văn - đến giải văn đến thực quy trình + Việc quản lý dấu thực theo quy định Nhà nước Tồn hạn chế: Bên cạnh kết đạt được, công tác Văn thư - Lưu trữ UBND xã Trung Hòa bộc lộ số tồn tại, hạn chế là: - Về nghiệp vụ cơng tác văn phòng: + Văn phòng chưa có chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng như: (Quy trình tổ chức hội họp, quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo) 23 + Cán bộ, chuyên viên chưa linh hoạt trình soạn thảo ban hành văn Việc chuyển giao văn nhiều chậm chễ, chí có bỏ xót khơng chuyển giao gây nên chậm trễ, ảnh hưởng đến hiệu công việc + Hồ sơ tài liệu q trình hoạt động quản lí UBND xã Trung Hòa phân tán phòng ban chun mơn, chưa tập chung kho lưu trữ gây khó khăn cho việc thu thập, quản lí tài liệu lưu trữ UBND xã chưa thực báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên số liệu báo chưa đầy đủ - Về ứng dụng khoa học công nghệ: Tốc độ xử lý văn phần mềm chưa tối đa, việc ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác hành văn phòng nhiều hạn chế, chưa thể xây dựng môi truờng hành khoa học, đại - Về trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tài liệu chưa đạt tiêu chuẩn công tác lưu trữ theo quy định Nhà nước ( chưa có giá, tủ, cặp; chưa tiến hành phân loại, chỉnh lý tài liệu, ) - Một số phận, công chức trình tham mưu cho UBND xã soạn thảo văn thuộc lĩnh vực ngành chưa đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định; - Chưa bố trí kho lưu trữ riêng 24 CHƯƠNG III NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TRUNG HÒA Báo cáo kết thực tập quan Thực Quyết định số 30/QĐ-ĐHNV ngày 05/01/2017 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội kế hoạch đào tạo bậc Đại học hệ quy khố 2013-2017 Được giới thiệu nhà trường, nhận đồng ý UBND xã Trung Hòa, tơi có điều kiện thực tập làm quen với công tác Văn thư - Lưu trữ học nhà trường Và sau công việc làm UBND xã: - Soạn thảo văn bản; - Cập nhật văn đi, đến ( tiếp nhận, đăng ký, viết bì, dán bì ) - Đóng dấu văn bản; - Vào sổ đăng ký văn đi, đến; - Chuyển cơng văn phòng ban Lãnh đạo; - Sắp xếp văn bản, tài liệu; - Phô tô văn bản, tài liệu Một số giải pháp: 2.1 Để đáp ứng vị trí máy Văn phòng cần phải dựa vào tiêu chuẩn Lãnh đạo, chuyên viên sau: + Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thành với nghiệp cách mạng Đảng, nhân dân, có tinh thần cầu thị, chịu khó, kiên trì ý chí tiến thủ + Có sức khoẻ tốt +Tốt nghiệp Đại học có văn thạc sỹ, tiến sỹ thuộc ngành chun mơn lĩnh vực Văn phòng, thơng thạo tin học văn phòng, có trình độ ngoại ngữ B anh văn trở lên; + Có kinh nghiệm cơng tác ngành Quản trị Văn phòng; + Có khả tổ chức triển khai thực nhiệm vụ giao cách chủ động, sáng tạo có trách nhiệm; có khả nghiên cứu ứng dụng 25 khoa học cơng nghệ - Chun viên văn phòng: + Trình độ chun mơn : Tốt nghiệp Đại học Cao đẳng Quản trị văn phòng Văn thư lưu trữ + Sử dụng thành thạo trang thiết bị Văn phòng + Có trình độ kỹ thuật máy tính + Có sức khỏe, tinh thần làm việc, động sáng tạo + Kỹ giao tiếp thích ứng với mơi trường làm việc tốt 2.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin: Quy trình giải cơng việc quan hành nhà nước xây dựng sở ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mục đích tạo dựng mơi trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo, hoạt động nghiệp vụ chuyên nghiệp chuyên môn cán bộ, chuyên viên nội quan giữ quan với bên ngồi mạng máy tính, nâng cao khả giám sát, đạo, điều hành thường xuyên xác kịp thời Như vậy, để thực mục đích nêu trên, vấn đề đặt phải xây dựng phần mềm cho quản lý hành phải thực chức sau đây: - Quản lý toàn văn đi, văn đến, thực việc thực tổng hợp thống kê, tra cứu, gửi nhận văn quan, tổ chức, cá nhân bên quan thông qua hệ thống mạng cục quan (LAN) mạng rộng Chính phủ (CPNET) Thực quy trình xử lý văn đến ban hành văn mạng phận trực thuộc cán bộ, quan - Theo dõi tiến trình giải cơng việc mạng thông qua hồ sơ xử lý công việc mạng thông qua hồ sơ xử lý công việc hàng ngày - Kiểm tra quản lý chế độ báo cáo hoạt động phận, cá nhân quan - Hỗ trợ đắc lực công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu 26 2.3 Cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quan: Các quy trình nghiệp vụ UBND xã Trung Hòa cần phải thực theo quy trình định, cụ thể để tạo thống đạt hiệu cao cơng việc Việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cần văn hóa Ví dụ quy trình tổ chức họp: Bước 1: Chuẩn bị hội họp: - Xây dựng kế hoạch, phân công nhiệm vụ tổ chức họp; - Chuẩn bị văn giấy tờ phục vụ họp; - Lập danh sách đại biểu, gửi giấy mời; - Chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phương tiện lại Bước 2: Trong họp: - Đón tiếp đại biểu; - Tuyên bố lý khai mạc họp, giới thiệu đại biểu; - Văn phòng bố trí người theo dõi họp; - Phục vụ hội họp ( điện, máy tính, nước…) - Ghi biên họp Bước 3: Cuộc họp kết thúc: - Dọn dẹp; - Tổng hợp kết quả; - Xây dựng chương trình hoạt động, tổ chức thực kết quả; - Quyết tốn kinh phí; - Lập hồ sơ 2.4 Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị: Phòng làm việc phải đảm chất lượng, không gian, ánh sáng làm việc cho văn phòng Trang thiết bị phải đảm bảo hoạt động tốt, đáp ứng yêu cầu cho nhân viên làm việc; tránh trang thiết bị mà ngưng trệ cơng việc 2.5 Xây dựng kho lưu trữ tăng cường sở vật chất: - Quản lý văn không văn giai đoạn văn thư mà phải tài liệu lưu trữ Vì vậy, phải tăng cường sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị cần thiết diện tích kho, hệ thống giá tủ, máy hút ẩm, điều hồ, 27 thơng gió, dụng cụ phòng cháy chữa cháy… để bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Quốc gia Cụ thể: 2.5.1 Xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho UBND xã: - Địa điểm xây kho phải bảo đảm yêu cầu sau: + Ở nơi khơ +Có mơi trường khơng khí + Địa chất cơng trình ổn định, có độ chịu tải cao + Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy tổ chức khai thác sử dụng tài liệu - Quy mô kho: Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu có kế hoạch thu tài liệu từ nguồn nộp lưu vào kho khoảng 15-20 năm sau - Hướng nhà kho: Hướng nhà kho nên làm hướng Nam Đông Nam Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ - Diện tích phòng kho + Diện tích phòng kho bao gồm: diện tích kê giá bảo quản tài liệu, diện tích lối giữ hàng giá, lối đầu giá, lối kho + Mỗi phòng kho khơng rộng q 200 mét vng - Lối + Lối kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng) + Lối kho, việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy lại dễ dàng, tiếp cận nơi xảy cháy - Cửa kho + Cửa kho phải chắn, có khóa tốt + Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ + Cửa kho có đặt máy điều hòa, làm cánh, có lớp, có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt + Cửa sổ kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp chống loại côn trùng xâm nhập vào kho 28 + Không nên thiết kế nhiều cửa sổ - Hệ thống điện kho: Kho lưu trữ có hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc kho hệ thống điện bảo vệ kho - Hệ thống nước kho + Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước Không đặt đường ống cấp nước qua khu vực bảo quản tài liệu + Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể mái tường - Chế độ nhiệt độ - độ ẩm Trong kho tài liệu giấy cần trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24 ngày đêm sau: + Nhiệt độ: 20 ± 2oC + Độ ẩm: 50 ± 5% - Chế độ ánh sáng + Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu Các cửa số cần có rèm che, màu đậm Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết, không bật điện thường xuyên kho + Độ chiếu sáng mặt tài liệu: kho 15-25 lux, phòng đọc 100 lux + Nên dùng cửa hay rèm để chắn nắng cho kho - Chế độ thông gió + Ln ln trì lượng gió thơng kho + Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích kho - Trong trường hợp phải dùng lại ngơi nhà phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa vào, hệ thống điện, nước 29 2.5.2 Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ: - Phương tiện bảo quản + Phương tiện chủ yếu dùng kho lưu trữ hộp, giá để bảo quản tài liệu Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn + Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com - pắc - Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm + Mỗi phòng kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trung tâm phòng + Ngồi kho cần đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết kho + Thường xuyên phải kiểm tra làm vệ sinh dụng cụ đo Hàng năm phải kiểm định lại độ xác dụng cụ đo - Quạt thơng gió + Quạt thơng gió thường dùng quạt gắn tường + Số lượng cơng suất quạt bố trí cho phòng tùy thuộc vào diện tích yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu phòng - Máy hút ẩm, máy điều hòa khơng khí + Số lượng cơng suất máy hút ẩm, máy điều hòa khơng khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín kho vàg vào yêu cầu trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu phòng + Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để bảo đảm máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm - Thiết bị phòng chống cháy + Kho lưu trữ cần trang bị đủ phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu + Các dụng cụ biện pháp chữa cháy thơng thường cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy nước dùng, dùng khu vực kho chứa tài liệu + Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, dùng loại bình khí CO2 30 loại bình bột tetraclorua cácbon - Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác Kiến nghị, đề xuất 3.1 Đối với UBND xã Trung Hòa: - Có tiêu thêm 01 cán có chun mơn, nghiệp vụ phụ trách công tác lưu trữ địa phương để đảm bảo công tác lưu trữ tài liệu ngày hiệu - Thực tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn - Quản lý văn đi, đến theo hướng dẫn công văn số 425/VTLTNN –NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn đăng ký văn đi, văn đến - Có biện pháp nhằm nâng cao nhận thức tầm quan trọng tài liệu khoa học cho Lãnh đạo cấp cho cán bộ, viên chức nói chung, Việc cần tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt văn quy phạm pháp luật việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Tổ chức hướng dẫn cho cán bộ, viên chức công tác lập hồ sơ Định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khắc phục tồn kiến nghị cấp có thẩm quyền để tháo gỡ khó khăn; - Quan tâm, đạo đơn vị trực thuộc bố trí cán làm cơng tác lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ - Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị trực thuộc - Thường xuyên mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lập hồ sơ tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu cho cán văn thư, lưu trữ cán chủ chốt - Tăng cường đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt trọng đến việc lập hồ sơ 31 hành cán bộ, viên chức liên quan đến công văn giấy tờ thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu, vào lưu trữ hành theo quy định Luật lưu trữ - Cần có kế hoạch cụ thể bố trí diện tích, kinh phí để tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu từ năm 2007 trở trước quy định hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực Chỉ thị số 05/2007/CTTTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Thực chế độ nộp lưu tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ theo quy định - Quan tâm đầu tư kinh phí cho cơng tác thu thập, chỉnh lý, xác định tiêu hủy tài liệu, bảo quản tài liệu, công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm sửa chữa thiết bị phục vụ cho công tác thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ 3.2 Đối với nhà trường - Kính mong nhà trường, khoa Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện cho có hội thực hành, tiếp xúc với cơng việc thực tiễn để thấy lý luận thực tiễn có khác biệt Và trường thành thạo hơn, nắm bắt rõ công việc cụ thể công tác Văn thư Lưu trữ - Trong trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều buổi thực tế quan, đơn vị để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa thấy mối liên hệ với thực tiễn 32 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập UBND xã Trung Hoà, thực tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, UBND xã tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Qua q trình thực tập tơi nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí công tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng toàn hoạt động quản lý Nhà nước, đảm bảo cung cấp thơng tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý Văn thư - Lưu trữ đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động tồn quan Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên quan cấp trên, trao đổi với quan hữu quan, ghi lại kiện, vụ việc xảy trình hoạt động hàng ngày quan Vì vậy, quan đơn vị cơng tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực vô quan trọng, thiếu hoạt động quan dù lớn hay nhỏ Thực tập UBND xã Trung Hòa tơi cơ, giúp đỡ nhiệt tình Đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình Trịnh Thị Kim Oanh, tơi hiểu công tác Văn thư - Lưu trữ, giúp tơi có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau Đây coi học quý báu, hội cho rèn luyện kĩ làm việc q trình thực tập củng cố cho tơi lòng tin u nghề nghiệp chọn, từ tơi có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang web UBND xã Trung Hòa : - http://trunghoa.gov.vn/ Một số tài liệu tổ chức, hoạt động UBND xã Trung Hòa Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định 58/2011/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị đinh 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 ngày 24/01/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Một số thơng tư nghị định có liên quan công tác văn thư, công tác quản lý sử dụng dấu Hiến pháp năm 1992, năm 2013 34 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu UBND xã Trung Hòa: SƠ ĐỒ CƠ CẤU CỦA UBND XÃ TRUNG HÒA CHỦ TỊCH UBND XÃ ( Phụ trách chung) PHÓ CHỦ TỊCH UBND Phụ trách kinh tế PHÓ CHỦ TỊCH UBND Phụ trách VH- XH LĐ- Văn hóa Tư Dân Giáo Qn Văn Kế Quy Xây Cơng TBX thơng pháp - số kế dục phòng tốn hoạch, kế dựng, thương H Trẻ tin hộ hoạch đào cơng UBND ngân hoạch mơi nghiệp em TDTT tịch hóa tạo an tổ sách Tài trường gia chức nguyên đình CBCC đất ... trữ UBND xã Trung Hòa: .19 Tổ chức cán làm công tác Lưu trữ: 19 Công tác đạo công tác Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: 20 Thực trạng công tác Lưu trữ UBND xã Trung Hòa: 20 3.1 Cơng tác thu... nét UBND xã Trung Hòa Chương II: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ UBND xã Trung Hòa Chương III: Những giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động Văn phòng UBND xã. .. Văn phòng UBND xã Trung Hòa có nhiệm vụ: CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA .10 A Thực trạng cơng tác Văn thư UBND xã Trung Hòa: .10