Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của dề tài 3 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 4 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 7 1.2.1. Chức năng 7 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 8 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. 8 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh 9 1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng 9 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 10 1.3.1. Khái quát chung 10 1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 11 Tiểu kết 12 Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 13 2.1. Khái niệm 13 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.2.1. Vai trò quan hệ với con người: 13 2.2.2.Vai trò quyết định: 14 2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự. 14 2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin 14 2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa 17 2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 17 2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng 19 2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng 20 2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự 21 2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21 2.5. Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị văn phòng 22 2.5. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 25 TIỂU KẾT 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 27 3.1. Nhận xét, đánh giá. 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập 29 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng 29 3.2.2. Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự. 30 3.2.3. Kỹ năng của nhà quản trị: 31 3.2.4. Kiểm soát nội bộ 32 3.2.5. Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em thời gian qua Em xin chịu trách nhiệm thông tin tiểu luận LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths Nguyễn Hữu Danh, thầy giúp đỡ dẫn tận tình, giúp em có định hướng rõ tiểu luận Tuy cố gắng hoàn thành tiểu luận phạm vi khả chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì , mong nhận bảo tận tình quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu .2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương nghiên cứu khác sử dụng Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc dề tài .3 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1 Khái quát quát chung Công ty cổ phần Misa 1.1.1 Lịch sử hình thành .4 1.1.2 Cơ cấu tổ chức .6 1.2 Khái qt chung văn phòng Cơng ty cổ phần Misa 1.2.1 Chức 1.1.2.2 Chức giúp việc điều hành lãnh đạo 1.1.2.3 Chức hậu cần 1.1.2.4 Chức hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa 10 1.3.1 Khái qt chung 10 1.3.2 Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 11 Tiểu kết 12 Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 13 2.1 Khái niệm .13 2.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng .13 2.2.1 Vai trò quan hệ với người: 13 2.2.2.Vai trò định: 14 2.2.3 Vai trò Nhà quản trị công tác hoạch định nhân 14 2.2.4 Tổ chức thu thập thông tin 14 2.2.5 Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng Nhà quản trị văn phòng cơng ty cổ phần Misa .17 2.3.1 Tổ chức máy phân công công việc 17 2.3.2 Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động văn phòng .19 2.3.3 Điều hành cơng việc văn phòng 20 2.3.3 Kiểm tra đánh giá nhân 21 2.4 Hiệu quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21 2.5 Những yêu cầu cầu văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng 22 2.5 Những thuận lợi khó khăn cơng ty q trình hoạt động 25 TIỂU KẾT 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA .27 3.1 Nhận xét, đánh giá .27 3.1.1 Ưu điểm .27 3.1.2 Nhược điểm .28 3.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập 29 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng 29 3.2.2 Nâng cao động lực thúc nguồn nhân .30 3.2.3 Kỹ nhà quản trị: 31 3.2.4 Kiểm soát nội .32 3.2.5 Nâng cao nhận thức vai trò nguyên tắc quản trị 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược có tác động mãnh liệt đến phát triển lợi nhuận doanh nhiệp Là nhà quản trị, người ta biết “thành cơng hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo sẵn sàng” Louis Vuittonmột quản trị gia tài ba khẳng định “khơng có khái niệm cho may mắn, có may mắn hay khơng thân định, thương trường ” Cơ hội đơi tự tìm đến đơi thân có khả tạo ra, hội đến với doanh nghiệp có lực phát huy hết khả quản trị Điều đề cập đến cấu tổ chức doanh nghiệp Tài vấn đề nguồn nhân lực doanh nghiệp, doanh nghiệp khơng có nhiều nhân viên quản trị giỏi với cấu tổ chức hợp lý phát huy nguồn nhân lực cách tốt Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng nhân tố quan trọng nhất, mơ hình tổ chức thích hợp có khả lường trước tình xảy ra, khơng bị ngỡ ngàng trước biến động thị trường yếu tố tác động khác Tất cho thấy vai trò cấu tổ chức phủ nhận Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Khơng nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy công ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Bấy nhiêu đủ coi nhà quản trị văn phòng giống người “làm dâu trăm họ” Để hiểu rõ vấn đề em chọn đề tài: “Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Công ty đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” để nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp viết kế thừa đưa kết cụ thể cơng ty cổ phần Misa Có số tác giả đề cập tới vấn đề Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành văn phòng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… viết khoa học tạp chí Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh Nhà quản trị doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa Phạm vị thời gian: Dựa số tài liệu tham khảo thu thập thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Thơng qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò Nhà quản trị hoạt động cơng tác văn phòng giúp em hiểu rõ ý nghĩa nhà quản trị cơng tác văn phòng tầm quan trọng văn phòng phát triển chung cảu hệ thống công ty, doanh nghiệp * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái quát chung văn phòng doanh nghiệp - Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần MiSa - Đề xuất số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp Cơng ty cổ phần MiSa Cơ sở phương pháp luận phương nghiên cứu khác sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu mạng, sách… - Phương pháp phân tích - Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế - phương pháp vấn trực tiếp Giả thuyết khoa học Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của Nhà quản trị tìm nguyên nhân hạn chế đưa sở lý luận giải pháp cho việc Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Cơng ty đáp ứng u cầu thời kỳ hội nhập Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ý kiến, quan điểm chung nhằm nắm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp tạo hệ thống biện pháp có tính khả thi, có sở khoa học nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị thời kì hội nhập Cấu trúc dề tài Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo mục lục; đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng ty cổ phần Misa Chương 1: KHÁI QT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1 Khái quát quát chung Công ty cổ phần Misa Công ty cổ phần MiSa doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành nhà nước cho quan quản lý nhà nước Bộ máy quản trị gồm người, chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long người nắm cổ phần nhiều công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ phần chiếm 62% tổng số cổ phần công ty Tên giao dịch: MISA Joint stock Company Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994 Tổng giám đốc: Thạc sỹ Lữ Thành Long Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971 Địa (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Tỉnh /thành phố: Hà Nội Điện thoại:04 3795 9595 Số máy Fax04 3795 8088 Website: www.misa.com.vn Emailpr@misa.com.vn Đại diện pháp nhân: Nguyễn Xuân Hoàng Chức vụ: Tổng giám đốc 1.1.1 Lịch sử hình thành MISA tên gọi ngắn gọn Công ty cổ phần MISA, công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý cho quan nhà nước, cho DN Tên gọi MISA xuất phát từ chữ đầu cụm từ "Management Information system for Accounting" giai đoạn đầu thành lập, MISA sản xuất phần mềm kế tốn Hiện MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01 Trung tâm tư vấn hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Bn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ Tiền thân Cơng ty cổ phần MISA MISA Group thành lập vào ngày 25 tháng 12 năm 1994 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần chia thành 03 giai đoạn: - Xác định chỗ đứng thương trường (1994-1996) - Vận dụng hội, phát triển thương hiệu (1996-2001) - Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp (2001- nay) * Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo khoa học, công nghệ đổi quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có phần mềm dịch vụ sử dụng phổ biến nước quốc tế * Sứ mệnh: Sứ mệnh MISA phát triển sản phẩn dịch vụ phần mềm để giúp khách hàng thực công việc cũ theo phương thức hiệu hơn, tiết kiệm nhằm thay đổi suất hiệu không cá nhân, tổ chức mà góp phần thúc đẩy suất hiệu đất nước * Giá trị cốt lõi: tin cậy - tiện ích - tận tình - Tin cậy: Các sản phẩm dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàng có độ tin cậy cao, người MISA với tri thức văn hóa cao ln mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy giao dịch chuyển giao tri thức, công nghệ - Tiện ích: Các sản phẩm dịch vụ MISA ln thỏa mãn yêu cầu nghiệp vụ khách hàng Khách hàng dễ dàng tiếp cận sử dụng sản phẩm, dịch vụ MISA nào, nơi Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng MISA sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm 24h/ngày - Tận tình: Con người MISA từ người phát triển sản phẩm đến người kinh doanh tư vấn phận khác luôn tận tâm, tận lực phục vụ lợi ích khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy yêu mến người bạn, người đồng hành nghiệp * Đội ngũ động, sáng tạo có động lực mạnh mẽ Đội ngũ cán nhân viên tài sản lớn doanh nghiệp MISA trọng việc tuyển dụng nhân viên có tính động sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để phát huy tối đa khả người 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Một DN hoạt động hiệu đòi hỏi cần phải có cấu tổ chức chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng hoạt động Hiểu điều này, MISA luôn trọng vào việc xây dựng tổ chức công ty - Trong đứng đầu đại hội cổ đơng Chủ tịch HĐQT ơng Lữ Thành Long có nhiệm vụ vạch chiến lược cho tồn cơng ty, giám sát hoạt động kinh doanh công ty giải rủi ro xảy - Ban kiểm sốt gồm trưởng ban kiểm sốt bà Ngơ Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ giám sát, kiểm sốt hoạt động công ty, báo cáo lên đại hội đồng cổ đơng - Ban tổng giám đốc có ơng Nguyễn Xuân Hoàng làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn dài hạn cho công ty Giám sát chặt chẽ hoạt động cơng ty - Ban thư kí có ơng Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư kí Nhiệm vụ bạn thư kí xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị văn thư, văn báo cáo chuẩn bị họp, chuyến đi… * Văn phòng tổng cơng ty: - Phòng quan hệ cộng đồng: thực chức thiết lập quan hệ đối tác, nhà tài trợ cho chương trình, hoạt động cơng ty Phòng tổ chức hành chính: thực chức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý dấu giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành công ty, đảm bảo tốt sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc… Phòng nhân sự: thực chức quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, chế độ khen thưởng, kỉ luật, đào tạo cán nhân viên cơng ty… Phòng tài kế tốn: thực chức quản lý tài chính, lưu trữ, mối quan hệ nhân viên với sếp Dưới cách tạo lòng tin nhân viên cấp dưới: - Bạn người lắng nghe tuyệt vời - Bạn chủ động tìm giải pháp cho vấn đề phức tạp - Bạn bám sát mục tiêu nỗ lực tạo thống minh bạch - Bạn truyền đạt thơng tin với phòng ban hỗ trợ tốt cho quy trình làm việc tạo dựng hình ảnh bạn - Bạn tập trung tạo cảm hứng cho nhân viên thay làm họ sợ hãi - Bạn chấp nhận thay đổi phần tăng trưởng khích lệ nhân viên làm - Việc tin tưởng đến nhân viên giúp cho họ cảm thấy yêu môi trường làm việc phong cách làm việc Từ đó, làm giảm biến động nhân doanh nghiệp, không gây xáo trộn đội ngũ nhân viên * Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên cơng việc * Kỹ quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chun mơn vừa đủ, để biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… * Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trò điều hành, nhà quản trị văn phòng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thông tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò chủ tọa * Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên 23 công ty Tất nhiên, họ làm việc công ty khơng có cán cơng đồn thơi * Kỹ nhận thức: Hoạt động văn phòng khơng túy thực nhiệm vụ mà lãnh đạo quan, doanh nghiệp giao; không thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng đơn vị tham mưu cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành Chính vậy, đòi hỏi nhà quản trị hành văn phòng phải kỹ nhận thức tốt để đề đường lối, sách, biện pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành định xác nhằm đối phó có hiệu với bất trắc, nguy kìm hãm phát triển tổ chức Người quản trị hành văn phòng cần phải có phương pháp tư hệ thống, phân tích mối liên hệ phận, nhận thức xác vấn đề, thuận lợi, thách thức, rủi ro để từ có biện pháp làm giảm phức tạp rắc rối tổ chức Chẳng hạn công ty, xảy vụ đình cơng nhóm cơng nhân làm sản xuất đình trệ gây ảnh hưởng tiêu cực tới tư tưởng số đông cán nhân viên Có nhiều ý kiến cho cần phải sa thải nhóm cơng nhân tham gia đình cơng để đảm bảo kỷ luật Tuy nhiên, người tham mưu cho lãnh đạo nhân công ty, người trưởng phòng Hành cần cân nhắc ngun nhân vụ đình cơng hay khơng đúng? Sự việc sa thải luật hay khơng? Việc công nhân ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất? Việc tìm kiếm cơng nhân thay dàng hay khơng? Người thay có đáp ứng yêu cầu công việc không? Phản ứng anh chị em công ty sa thải công nhân? Tất cần phải tư duy, phân tích, cân nhắc, tính tốn để đưa phương án khả thi để giải êm đẹp việc Chính thế, kỹ tư kỹ khơng thể thiếu nhà quản trị công việc quản lý điều hành * Kỹ truyền thơng: Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng cơng tác truyền thơng quan trọng nhằm đảm bảo công việc thực hiệu Kỹ truyền thơng đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp khác để thu thập thông 24 tin truyền đạt thơng tin xác, kịp thời, hiệu thơng qua hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ Truyền thông nhằm giúp cho phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu tất các thông tin cần thiết cho công việc Việc nắm bắt đầy đủ thông tin giúp cho phận, cá nhân hiểu nhiệm vụ cụ thể mình, u cầu cơng việc cần phải đạt được, nắm phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi nhiệm vụ Đồng thời trình thực nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt vấn đề phát sinh, hiểu tâm tư, tình cảm khúc mắc công việc phận, cá nhân giúp nhà quản trị hành văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý cách kịp thời hiệu quả, đảm bảo cho nhiệm vụ đạt kết tốt dự kiến đề Ví dụ quan, lãnh đạo u cầu văn phòng tiến hành cơng tác lấy phiếu tín nhiệm người cấp xem xét, bổ nhiệm cần có biện pháp khéo léo, tế nhị Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như văn bản, biểu họp) phương pháp gián tiếp (thơng qua đánh giá nhân định kỳ mà người hỏi ý kiến không biết) Mục tiêu cuối lấy ý kiến nhân cách xác, khách quan không gây xáo trộn tập thể Do vậy, kỹ truyền thông kỹ mà người làm cơng tác quản trị hành văn phòng cần ý 2.5 Những thuận lợi khó khăn cơng ty q trình hoạt động Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty gặp nhiều thuận lợi khơng khó khăn, kinh tế biến động khơng ngừng, việc cạnh tranh doanh nghiệp diễn ngày gay gắt Tuy nhiên công ty tự tin lựa chọn cho hƣớng riêng điều đem lại thành cơng lĩnh vực kinh doanh công ty * Thuận lợi Công ty nhận quan tâm, đạo kịp thời quan tâm Nhà quản trị có chiến lược đắn tạo điều kiện cho cơng ty 25 trình thực nhiệm vụ Ngồi ra, kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm qua nguồn động viên khích lệ cho cán cơng nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao Mặt khác xây dựng uy tín thƣơng hiệu cơng ty thị trường nƣớc quốc tế tạo vị vững cho công ty chế thị trường * Khó khăn Trong q trình hoạt động cơng ty gặp khơng khó khăn, thử thách vừa khách quan vừa chủ quan Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chưa đáp ứng đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng Thêm vào cơng ty có nhiều đối thủ cạnh tranh phạm vi nước.Vì việc giữ vững vị cơng ty tín nhiệm khách hàng khó khăn đòi hỏi cơng ty phải có biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn TIỂU KẾT Ở chương nêu rõ sở lí luận từ hiểu vai trò Nhà quản trị văn phòng khơng thể thiếu khơng thể trong cơng tác văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị Văn phòng có vai trò trách nhiệm lớn công tác tổ chức thiết lập mục tiêu nhân sự, tổ chức kiểm tra đánh giá công tác hoạch định nhân sự, nâng cao vai trò, vị trí, tầm quan trọng nguồn nhân phục vụ cho hoạt động daonh nghiệp Đồng thời qua lực quản lý, tổ chức Nhà quản trị văn phòng phát huy nâng cao 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm giúp đỡ nhân viên công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Với vị trí Nhà quản trị cơng ty nói chung lãnh đạo Văn phòng nói riêng thực tốt công tác tổ chức quản lý mặt hoạt động chức Nhiệm vụ, quyền hạn Thể tốt vai trò, trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn Phòng Vai trò trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn phòng doanh nghiệp thể cụ thể công tác tổ chức, quản lý cơng tác hoạch định nhân sự,Lãnh đạo văn Phòng nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác hoạch định nhân Nhà quản trị văn phòng làm tốt cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá nhân Để từ làm sở khen thưởng cán suất sắc xử lý tùy vào mức độ vi phạm Nhà quản trị Văn phòng đặt mục tiêu hoạt động công tác hoạch định nhân lên kế hoạch cụ thể nhân mục tiêu phục vụ hoạt động quan Đội ngũ cán chun mơn có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công viêc khơng ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, cơng việc Lãnh đạo phòng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với cơng việc, thường xun đơn đốc, kiểm tra, nhắc nhỡ, rà sốt cơng việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý Nhà quản tr ln quan tâm giúp đỡ cán công việc 27 sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Doanh nghiệp trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên hành Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà Sở yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, nghành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có mơi trường làm việc tốt để họ phát huy hêt lực thân Việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc quan chuyên môn đặc biệt quan tâm, cụ thể trọng đến công tác tuyển dụng đầu vào thông qua việc thi tuyển công chức hàng năm, công tác đào tạo bồi dưỡng trọng hơn, hàng năm có bố trí kinh phí cho lớp đào tạo huyện hỗ trợ kinh phí cho cơng tác học tập chiếm tỷ trọng lớn tổng kinh phí đào tạo tồn huyện Ngồi việc bố trí, sử dụng, xếp, luân chuyển cán bộ, công chức quan chun mơn chưa hồn tồn hợp lý song có bước chuyển biến tốt, có ý việc giúp cho cán cơng chức có lực hoạt động thực tiễn cách mạnh dạn luân chuyển cán công chức từ quan chuyên môn huyện sở, qua phần tạo chuyển biến chất đội ngũ cán huyện 3.1.2 Nhược điểm - Do lãnh đạo thường xuyên công tác lâu ngày, việc quản lý nhân chưa thực sát sao, nhiều cơng việc tồn đọng chưa giải kịp thời - Công tác khen thưởng kỉ luật chưa thực rõ ràng, xác tới đối tượng khen thưởng, kỉ luật - Việc bố trí nhân nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực hợp lý với 28 yêu cầu thực tế - Đa phần cán đào tạo trường, chưa có nhiều nguồn nhân lực trường đào tạo 3.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng Là nhà Lãnh đạo phải người gương mẫu, đầu trọng hoạt động; tư hoạt động nhỏ đến hoạt động lớn Tự nâng cao trách nhiệm, vai trò qua việc chủ động học hỏi kinh nghiệm quản lý, tổ chức lãnh đạo cấp đơn vị khác Có thái độ nghiêm túc, tích cực đạo đức nghề nghiệp, lối sống lành mạnh Tăng cường giao lưu với quan đơn vị khác để tăng cường hợp tác, kinh nghiệm quản lý tổ chức Là nhà Nhà quản trị Văn phòng phải có cơng khách quan việc phân công nhiệm vụ, công việc Tự tạo kỷ cương nề nếp cho thân :luôn di làm giấc Một người lãnh đạo thực không hội tụ tố chất lãnh đạo vốn có mà phải trau dồi kỹ cần thiết để lãnh đạo hiệu Thế nhưng, nhiều người xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Vì nhà lãnh đạo phải biết đâu tố chất kỹ cần có cho để xây dựng phát huy chúng cách hiệu Những phẩm chất kỹ ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh người lãnh đạo tảng thành công doanh nghiệp Doanh nghiệp thành cơng khơng thể khơng nói đến yếu tố nhà lãnh đạo với tố chất cần thiết có hiểu biết ham học hỏi, có tầm nhìn đốn, dũng cảm kiên trì 29 Sự hiểu biết ham học hỏi: Người lãnh đạo điều hành tốt họ khơng hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, người lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để khơng ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức Điều giúp cho nhà lãnh đạo có vốn kiến thức sâu rộng vừa hồn thiện thân lại vừa có nhìn tổng thể để phát triển doanh nghiệp Tầm nhìn đoán: Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc tài nhà lãnh đạo đốn tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo.Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu phát triển có nhiểu mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa kế hoạch tiến triển cơng việc Nếu khơng có khả phán đốn tương lai khó để đưa tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài doanh nghiệp Bên cạnh đó, tính đốn cơng việc giúp cho họ có định kịp thời sáng suốt Dũng cảm kiên trì: Một nhà lãnh đạo tốt khơng đầu hàng khó khăn, thất bại mà quan trọng họ biết đối mặt dũng cảm vượt qua khó khăn, thất bại đồng thời để trải nghiệm thêm cho vốn tích lũy thiết thực quản lý hay chiến lược kinh doanh Mọi thứ lúc dễ dàng người đứng đầu nên biết chấp nhận thử thách kiên trì, giữ vững ý chí thành cơng thơi Niềm hy vọng lòng kiên trì, khơng ngại khó khăn động lực lớn để phát triển doanh nghiệp 3.2.2 Nâng cao động lực thúc nguồn nhân Tạo môi trường điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ, cơng chức phát triển nhằm thu hút, khuyến khích, động viên cán bộ, cơng chức giỏi, có lực tích cực, nhiệt tình, tận tâm, hết lòng cơng việc, tạo động lực cho cán bộ, cơng chức trẻ có lực triển vọng phát triển Đổi chế, sách tài đối với, thu hút nguồn lực đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực, đổi chế đào tạo, sử dụng đãi ngộ tri thức, trọng dụng nhân tài, có chế sách đãi ngộ phù hợp, tạo mơi trường 30 thuận lợi, tạo động lực cho đội ngũ cán bộ, cơng chức phát triển có ý nghĩa quan trọng việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đội ngũ cán nhân viên tài sản lớn doanh nghiệp MISA trọng việc tuyển dụng nhân viên có tính động sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để phát huy tối đa khả người 3.2.3 Kỹ nhà quản trị: Kỹ kỹ thuật trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị, khả cần thiết họ nhằm thực cơng việc cụ thể Kỹ nhà quản trị có cách thơng qua đường học tập, bồi dưỡng mà có Ví dụ thiết kế máy móc trưởng phòng kỹ thuật, tổ chức cơng tác kế tốn kế tốn trưởng, lập trình điện tốn trưởng phòng máy tính, xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường trưởng phòng Marketing… Cấp quản trị cao, kỹ giảm dần ngược lại cấp quản trị thấp kỹ cấn thiết, cấp thấp nhà quản trị thường tiếp xúc trực tiếp với cơng việc cụ thể, với tiến trình sản xuất, mơi trường mà tài kỹ thuật đặc biệt sử dụng nhiều Kỹ nhân (human skills): Kỹ nhân phản ảnh khả làm việc, động viên điều khiển người tập thể tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Chẳng hạn kỹ thông đạt hữu hiệu (viết & nói), có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng bầu khơng khí hợp tác người, động viên nhân viên quyền… Đối với kỹ nhân yêu cầu cần thiết 03 cấp quản trị, dù thuộc cấp nào, nhà quản trị phải làm việc với tất người Kỹ tư duy: Kỹ tư yêu cầu nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp môi trường giảm thiểu phức tạp xuống mức mà tổ chức đối 31 phó thích ứng Cuối cùng, tính cách (personality) thuộc tính cá nhân thứ tư mơ hình kỹ có ảnh hưởng tới phát triển kỹ lãnh đạo Ví dụ: cởi mở, khoan dung, ham hiểu biết ảnh hưởng tới động lực người lãnh đạo việc cố gắng giải số vấn đề tổ chức Hoặc tình xung đột, thuộc tính lòng tin khả thích nghi có lợi thực cơng việc người lãnh đạo Mơ hình kỹ đưa giả thuyết đặc điểm riêng biệt giúp người đương đầu với tình phức tạp tổ chức có liên quan tới lực lãnh đạo (Mumford, Zaccaro, đồng tác giả, 2000) 3.2.4 Kiểm soát nội Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lòng tin họ Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 32 3.2.5 Nâng cao nhận thức vai trò nguyên tắc quản trị Để nâng cao lực quản trị, trước hết nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, làm sở cho trình thực hành quản trị Khi nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, nhà lãnh đạo tự nguyện hướng doanh nghiệp theo nguyên tắc quản trị tốt để tối đa hóa hiệu hoạt động doanh nghiệp, nâng cao khả tiếp cận thị trường vốn, thực tốt việc tuân thủ giảm xung đột lợi ích bên có quyền lợi liên quan * Xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội Bên cạnh việc xây dựng cấu quản trị vững mạnh sở tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam kết hợp với việc vận dụng thông lệ quốc tế quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội nhằm tạo chế quản trị thống xuyên suốt để kiểm soát, giám sát hoạt động doanh nghiệp cách chuyên nghiệp, minh bạch hiệu quả, góp phần đảm bảo lợi ích cổ đơng hài hòa với lợi ích bên liên quan bao gồm cổ đông, khách hàng, người lao động cộng đồng 33 KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế giới ngày nay, diễn biến kinh doanh vận động biến đổi liên tục không ngừng Các yếu tố tác động đến doanh nghiệp thường thay đổi nhanh, phức tạp khó kiểm sốt Vì vậy, q trình hoạt động, doanh nghiệp cần phải nắm bắt thay đổi mơi trường bên ngồi thân doanh nghiệp, muốn tồn thay đổi bên nội phải nhanh mức độ thay đổi thị trường Tuy nhiên thay đổi cần phải thực theo qui trình phải cân nhắc kĩ lưỡng để phù hợp với thực trạng doanh nghiệp Có thể nói, sáng suốt, tầm nhìn xa trông rộng Nhà quản trị giúp công công ty ngày phát triển hơn, vận dụng vào thực tiễn quản lý góp phần đưa doanh nghiệp đến thành cơng Qua khảo sát đánh giá trực tiếp Công ty cổ phần Misa ta thấy vai trò trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp tổ chức xây dựng Lãnh đạo Văn phòng cơng tác hướng kiểm tra, đánh giá, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn công tác quản lý điều hành hành Thấy ưu điểm mặt hạn chế nhà quản trị văn phòng Từ đư giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp Thấy tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng vai trò quản trị, thấy tầm quan trọng nhân lực để phục vụ cho u cầu mục đích quan Tóm lại với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng thành cơng hay thất bại doanh nghiệp lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước Nhà quản trị giỏi người ln hồn thành mục tiêu nhiệm vụ mình, với kết hiệu cao, mơi trường thuận lợi hay khó khăn Chính họ người mà xã hội cần đến chế độ xã hội Sự thành công tổ chức thường gắn liền với trình hoạt động nhà quản trị, có nhà quản trị giỏi tổ chức 34 có kho báu tiềm tàng Tuy nhiên khơng phải trở thành nhà quản trị giỏi, họ phải có phẩm chất cần thiết cho trình quản trị doanh nghiệp 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị văn phòng, NXB Lao động Xã hội Quản trị học - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - NXB Thống Kê 1997 Tham khảo tiểu luận , công ty cổ phần Tài liệu Công ty cổ phần Misa Một số trang web: www.quantrihoc.com.vn, https://voer.edu.vn 36 PHỤ LỤC 01 sơ đồ cấu tổ chức công ty MISA Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm sốt Phòng nhân Ban Tổ chức Đối ngoại Hội đồng quản trị Phòng kỹ thuật Trung tâm phát triển Phòng kiểm Trung tâm tư vấn hỗ trợ soát chất phần mềm lượng khách hàng Ban giám đốc Phòng tổ chức hành Phòng quan hệ cộng đồng Phòng tài kế tốn VPĐD Bn Mê 37 VPĐD Hà Nội VPĐD Cần Thơ VP tổng cơng ty Phòng tư vấn nghiệp ... luận giải pháp cho việc Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Công ty đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Ý nghĩa lý luận thực... Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Cơng ty đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập để nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp... quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty cổ phần Misa