Khảo sát và đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng của công ty cổ phần misa xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng của công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của dề tài 3 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 4 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 7 1.2.1. Chức năng 7 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 8 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. 8 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh 9 1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng 9 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 10 1.3.1. Khái quát chung 10 1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 11 Tiểu kết 12 Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 13 2.1. Khái niệm 13 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.2.1. Vai trò quan hệ với con người: 13 2.2.2.Vai trò quyết định: 14 2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự. 14 2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin 14 2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa 17 2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 17 2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng 19 2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng 20 2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự 21 2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21 2.5. Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị văn phòng 22 2.5. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 25 TIỂU KẾT 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 27 3.1. Nhận xét, đánh giá. 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập 29 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng 29 3.2.2. Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự. 30 3.2.3. Kỹ năng của nhà quản trị: 31 3.2.4. Kiểm soát nội bộ 32 3.2.5. Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em trong thời gian qua Emxin chịu trách nhiệm về những thông tin trong bài tiểu luận này

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận của mình cho phép em gửi lời cảm ơn chânthành này đến Ths Nguyễn Hữu Danh, thầy đã giúp đỡ chỉ dẫn tận tình, giúp

em có được những định hướng rõ về bài tiểu luận này

Tuy đã cố gắng hoàn thành bài tiểu luận trong phạm vi khả năng của mìnhnhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy , rất mong nhậnđược sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của dề tài 3

Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 4

1.1 Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 7

1.2.1 Chức năng 7

1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 8

1.1.2.3 Chức năng hậu cần 8

1.1.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh 9

1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 9

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 10

1.3.1 Khái quát chung 10

1.3.2 Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 11

Tiểu kết 12

Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 13

2.1 Khái niệm 13

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13

2.2.1 Vai trò quan hệ với con người: 13

2.2.2.Vai trò quyết định: 14

2.2.3 Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự 14

2.2.4 Tổ chức thu thập thông tin 14

2.2.5 Tổ chức thiết lập mục tiêu 16

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa 17

2.3.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 17

2.3.2 Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng 19

2.3.3 Điều hành công việc của văn phòng 20

2.3.3 Kiểm tra đánh giá nhân sự 21

2.4 Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21

2.5 Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị văn phòng 22

2.5 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động 25

TIỂU KẾT 26

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 27

3.1 Nhận xét, đánh giá 27

3.1.1 Ưu điểm 27

3.1.2 Nhược điểm 28

3.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập 29

3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng 29

3.2.2 Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự 30

3.2.3 Kỹ năng của nhà quản trị: 31

3.2.4 Kiểm soát nội bộ 32

3.2.5 Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị 33

KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệtđến sự phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nhiệp Là một nhà quản trị,người ta đều biết “thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng,

sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng” Louis Vuittonmột quản trị gia tài ba khẳng định

“không có khái niệm nào cho sự may mắn, có may mắn hay không là do chínhbản thân quyết định, thương trường cũng vậy ” Cơ hội đôi khi nó tự tìm đếnnhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệpnào có năng lực cũng như phát huy được hết khả năng quản trị Điều được đềcập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Tài năng chính là vấn

đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp, có thể một doanh nghiệp không có nhiềunhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy đượcnguồn nhân lực một cách tốt nhất Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng đây chính lànhân tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lườngtrước được các tình huống sẽ xảy ra, không bị ngỡ ngàng trước những biến độngcủa thị trường cũng như các yếu tố tác động khác Tất cả đều cho thấy vai tròcủa cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận

Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu mộtnhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông Tuykhông cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị vănphòng cần biết nhiều kỹ năng

Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trịvăn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trongcông ty Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,

cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lý giấy tờ,

dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cáchdung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty Bấynhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu

trăm họ” Để hiểu rõ hơn về vấn đề này em đã chọn đề tài: “Khảo sát và đánh

giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” để nghiên cứu.

3 Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp, xây dựng hình ảnh của Nhà quản trị doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa

Phạm vị về thời gian: Dựa trên một số tài liệu tham khảo và thu thập đượctrong thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu:

- Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạtđộng công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của nhà quản trị trongcông tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triểnchung cảu cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

- Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phầnMiSa

- Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty cổphần MiSa

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu trên mạng, sách…

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế

- phương pháp phỏng vấn trực tiếp

6 Giả thuyết khoa học

Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của của Nhà quảntrị tìm ra những nguyên nhân hạn chế và đưa ra những cơ sở lý luận và giải phápcho việc Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổphần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêucầu trong thời kỳ hội nhập

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chungnhất nhằm nắm rõ vai trò của nhà quản trị trong văn phòng doanh nghiệp

Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp và tạo ra một hệ thống cácbiện pháp có tính khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tácquản lý, lãnh đạo nhà quản trị, các biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trịtrong thời kì hội nhập

8 Cấu trúc của dề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục; đề tài có cấutrúc gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn

phòng doanh nghiệp tại Công ty cổ phần Misa

Chương 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

1.1 Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa

Công ty cổ phần MiSa là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất

và kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân

sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành chính nhà nước chocác cơ quan quản lý nhà nước

Bộ máy quản trị gồm 6 người, trong đó chủ tịch HĐQT ông Lữ ThànhLong là người nắm cổ phần nhiều nhất trong công ty ông sở hữu 3.100.000 cổphần chiếm 62% tổng số cổ phần của công ty

Tên giao dịch: MISA Joint stock Company

Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994

Tổng giám đốc: Thạc sỹ Lữ Thành Long

Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971

Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, PhườngDịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội

Hiện nay MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01Trung

tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, ĐàNẵng, Buôn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ

Tiền thân của Công ty cổ phần MISA là MISA Group được thành lập vàongày 25 tháng 12 năm 1994 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổphần được chia thành 03 giai đoạn:

- Xác định chỗ đứng trên thương trường (1994-1996)

- Vận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu (1996-2001)

- Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp (2001- nay)

* Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mớitrong quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có phần mềm và dịch vụđược sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế

* Sứ mệnh: Sứ mệnh của MISA là phát triển các sản phẩn và dịch vụ phầnmềm để giúp khách hàng thực hiện công việc cũ theo một phương thức mới hiệuquả hơn, tiết kiệm hơn nhằm thay đổi năng suất và hiệu quả không chỉ một cánhân, tổ chức mà còn góp phần thúc đẩy năng suất và hiệu quả của đất nước

* Giá trị cốt lõi: tin cậy - tiện ích - tận tình

- Tin cậy: Các sản phẩm và dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàngđều có độ tin cậy cao, con người MISA với tri thức và văn hóa cao luôn manglại cho khách hàng cảm giác tin cậy trong giao dịch và chuyển giao tri thức,công nghệ

- Tiện ích: Các sản phẩm và dịch vụ MISA luôn thỏa mãn mọi yêu cầunghiệp vụ của khách hàng Khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng sảnphẩm, dịch vụ của MISA bất cứ khi nào, bất cứ nơi nào Đội ngũ tư vấn, hỗ trợkhách hàng MISA luôn sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm và 24h/ngày

- Tận tình: Con người MISA từ những người phát triển sản phẩm đếnnhững người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm, tận lựcphục vụ vì lợi ích của khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy và yêu mến nhưmột người bạn, một người đồng hành trong sự nghiệp

* Đội ngũ năng động, sáng tạo và có động lực mạnh mẽ

Đội ngũ cán bộ nhân viên chính là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp.MISA chú trọng việc tuyển dụng các nhân viên có tính năng động và sáng tạocao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để có thể phát huy tối đakhả năng của mỗi người

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Một DN hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chức chặtchẽ, phối hợp nhịp nhàng trong mọi hoạt động Hiểu được điều này, MISA luônluôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty

- Trong đó đứng đầu đại hội cổ đông là Chủ tịch HĐQT ông Lữ ThànhLong có nhiệm vụ vạch ra chiến lược cho toàn công ty, giám sát các hoạt độngkinh doanh của công ty cũng như giải quyết các rủi ro xảy ra

- Ban kiểm soát gồm trưởng ban kiểm soát bà Ngô Thị Thanh Hoa, cónhiệm vụ giám sát, kiểm soát các hoạt động của công ty, báo cáo lên đại hộiđồng cổ đông

- Ban tổng giám đốc có ông Nguyễn Xuân Hoàng làm tổng giám đốc vớinhiệm vụ đưa ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn và dài hạn chocông ty Giám sát chặt chẽ các hoạt động của công ty

- Ban thư kí có ông Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư kí Nhiệm vụbạn thư kí là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản vàcác báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi…

* Văn phòng tổng công ty:

- Phòng quan hệ cộng đồng: thực hiện chức năng thiết lập quan hệ đối tác,nhà tài trợ cho các chương trình, hoạt động của công ty

Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng tổ chức công tác văn thưlưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành củacông ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc…

Phòng nhân sự: thực hiện chức năng quản lý nhân sự, chấm công, tínhlương, chế độ khen thưởng, kỉ luật, đào tạo cán bộ nhân viên của công ty…

Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng quản lý tài chính, lưu trữ,

theo dõi, báo cáo hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính

Trung tâm phát triển phần mềm:

- Phòng phát triển phần mềm: thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai cácsản phẩm phần mềm của công ty

Phòng kiểm soát chất lượng: thực hiện chức năng đảm bảo chất lượng cácphần mềm đúng theo yêu cầu của KH trước khi được đưa vào sử dụng chínhthức

Phòng tư vấn nghiệp vụ: tư vấn hỗ trợ các vấn đề về nghiệp vụ cho côngtác phát triển phần mềm của trung tâm

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng: thực hiện chức năng chăm sóc

KH sau bán hàng cũng như tư vấn KH mua hàng

* Các văn phòng đại diện:

- VP MISA Hà Nội: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộckhu vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra

- VP MISA Đà Nẵng: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 6tỉnh thành thuộc khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng,Quảng Nam, Quảng Ngãi

- VP MISA Buôn Ma Thuột: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ kháchhàng 4 tỉnh thuộc khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và ĐăkNông

- VP MISA TP.Hồ Chí Minh: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ kháchhàng từ Bình Định trở vào

- VP MISA Cần Thơ: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 9 tỉnhthành thuộc khu vực đồng bằng song Cửu Long

*sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty MISA (Phụ lục 01)

1.2 Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa

1.2.1 Chức năng

* Chức năng tổng hợp - tham mưu

Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệmchính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt

động của cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thậpthông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thựchiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơquan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thôngtin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấplãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động và yêu cầu củalãnh đạo.

Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nênvăn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý

và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đãđược thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trongphạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháphợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thờinhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý

và điều hành

1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trongnhững chức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định haychủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặctham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa cácchủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quátrình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt,văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực

tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinhtrong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điềuchỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về

cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng đểviệc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

1.1.2.3 Chức năng hậu cần

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ

sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn công ty; đảm bảo các trang thiết bị,phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, vănphòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảotrì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụcho hoạt động của toàn c Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, antoàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thườngxuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ công ty

1.1.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉgiải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào côngviệc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài cáccông việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hảiquan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác,với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với kháchhàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt độngtiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chứcnăng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trongnền kinh tế thị trường

1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng

Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan,doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau như:

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướngdẫn các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theođúng quy định

- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của vănphòng

- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhànước Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định củapháp luật

- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.

- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự

- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công)

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa

1.3.1 Khái quát chung

* Chức năng của nhà quản trị

Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìnchung, các nhà khoa học đã tương đối có sựthống nhất về bốn chức năng quảntrị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát

- Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị.Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xâydựng vàlựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lậpmột hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức Đồng thờiđưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức

- Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xácđịnh những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nàocần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộphận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức

- Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên,chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết cácxung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổchức

- Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dựkiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, baogồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức.Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực

tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành cácđiều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu

Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp

bậc trong mọi tổ chức Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian chocác chức năng quản trị giữa các cấp quản trị Theo nghiên cứu của Mahoney,nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức,trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhàquản trị cấp thấp chỉ dành 39%.

1.3.2 Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa

Nhà quản trị là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi Nhàquản trị chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho các thành viên hiểuđúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để tạo dựng các giá trị văn hóa cho doanhnghiệp Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo

sợ và thiếu an toàn của các thành viên trong doanh nghiệp

Ông Lữ Thành Long là lãnh đạo cấp cao của công ty vì vậy những quyếtđịnh của ông có ảnh hưởng trực tiếp tới các giá trị được tuyên bổ trong các biểuhiện văn hóa doanh nghiệp như kiến trúc, quy tắc, nề nếp… Và ngay khi mớixây dựng ông cũng đã xây dựng được sứ mệnh, tầm nhìn Từ đó ông đã xâydựng được mục tiêu ngắn hạn cho công ty mình và phương hướng chiến lượccủa công ty

- Mặc trang phục khi tới công ty

- Không để điện thoại ảnh hưởng khi đang làm việc đặc biệt trong cuộchọp

- Tôn trọng và lắng nghe người khác

LƯỢNG, cùng nhau mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ thật sựTIN CẬY – TIỆN ÍCH – TẬN TÌNH.

Bằng sự cống hiến của mình, lao động không ngừng nghỉ ông đã địnhhướng công ty phát triển một cách vững mạnh nhất, góp phần vào xây dựng chủnghĩa xã hội Ông được nhà nước trao tặng huân chương Lao động Hạng ba, cácsản phẩm của MISA nhiều năm liền được khách hàng tin tưởng bình chọn là giảipháp công nghệ thông tin ưa chuộng nhất và giành được rất nhiều giải thưởngCNTT uy tín

Tiểu kết

Qua những khái quát chung về doanh nghiệp, chúng ta thấy đước chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp Và các cấp bậc cũng như tiêuchuẩn của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Như vậy ở chương 1 là cơ

sở lý luận, là tiền đề để hiểu rõ được về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơbản

Chương 2:

VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 2.1 Khái niệm

* Quản trị văn phòng:

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quantới việc tổ chức, diều hành và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lýthông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của

tổ chức

*Nhà quản trị văn phòng

- Là một nhà quản trị có quyền điều khiển, giám sát công việc của nhânviên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời là người chịu trách nhiệm trướclãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viên trong văn phòng

- Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm vụthực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách, đượcgiao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trướckết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổchức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng

2.2.1 Vai trò quan hệ với con người:

Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động hướng đếnmục tiêu của tổ chức Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng cácthành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp

Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong

đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnhtập thể.

2.2.2.Vai trò quyết định:

Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cáchcải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnhmột kỹ thuật đang áp dụng

Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạtđộng bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định

Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạthiệu quả cao Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn,trang bị hay vật liệu

Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vịkhác cũng như với bên ngoài

2.2.3 Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự.

Nhà quản trị văn phòng là yếu tố nhận được cơ quan có hoạt động tốt haykhông, chính là lực lượng nhân sự

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị;

- Nâng cao năng xuất lao động của cơ quan;

- Giảm bớt thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho cơ quan;

- Cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý;

- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị;

- Giúp hoạt động của cơ quan được duy trì, kiểm soát chặt chẽ

Nhà gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng phải bộphân nhân sự Nhà quản trị văn phòng là yếu tố quan trọng k thể thiếu trong cơquan

2.2.4 Tổ chức thu thập thông tin

Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùngquan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan đơn vị.Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt độngcủa cơ quan

Nhà quản trị thu thập bằng cách giao phó cho các bộ phận trong vănphòng thu thập thông tin, sau đó các bộ phận này sẽ cung cấp thông tin cho nhàquản trị, hoặc nhà quản trị trực tiếp thu thập thông tin qua các kênh thông tinnhư văn bản, qua báo chí, qua hội họp

- Thông tin của Nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện qua vai tròcung cấp thông tin của nhà quản trị

- Nhà quản trị văn phòng sau khi phân tích, xử lý các thông tin liên quantới hoạt động của đơn vị của cơ quan nhà quản trị sẽ cung cấp thông tin cholãnh đạo cơ quan phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tớimục tiêu chung của cơ quan

- Thu thập thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổchức hoạt động của cơ quan tổ chức,chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quantrọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh laođộng, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượngtrong quá trình làm việc…

- Nhà quản trị văn phòng thu thâp thông tin về các hoạt động thực tế củanhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mốiquan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp hoạtđộng với các nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cáchthức làm việc với loại máy móc, trang bị kỹ thuật

- Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai tròthông tin của Nhà quản trị văn phòng

- Quá trình hoạt động Nhà quản trị văn phòng liên tiếp nhận các thôgn tinquản lý từ lãnh đạo, các thông tin quản lý có liên quan từ các phòng ban , đơn vịkhác

- Các thông tin đó là cơ sở để giải quyết các công việc liên quan đến chứcnăng nhiệm của văn phòng

- Tìm hiểu và kiểm tra thông tin trước khi truyền đạt các thông tin , kịpthời cho đối tượng cần truyền đạt thông tin

- Các thông tin được Nhà quản trị truyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các

nhân viên trong văn phòng, các đơn vị liên quan đến cá nhân, đơn vị trong vănphòng dựa vào đó thực hiện nhiệm vụ của mình.

2.2.5 Tổ chức thiết lập mục tiêu

* Mục tiêu Chất lượng:

- Nhà quản trị văn phòng xác định mục tiêu các phương tiện nguồn nhân

sự và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng nhân sự Hoạch định xácđịnh mục tiêu, phương hướng phát triển chất lượng chung cho toàn công ty theomột hướng thống nhất

- Triển khai họp triển khai chính sách chất lượng , mục tiêu chất lượng cho toàn bộ cơ quan

- Xây dựng chương trình, chiến lược chính sách chất lượng và kế hoạchhóa chất lượng;

- Xác định vai trò của chất lượng trong chiến lược của cơ quan tổ chức

- Tạo điều kiện cho nhân viên, nâng cao trình độ bằng cách nhập học tạicác trường Đại học, Cao đẳng, Tại chức dành cho cán bộ công nhân viên

- Xác định yêu cầu chất lượng đạt đến từng giai đoạn nhất định,đề raphương hướng, kế hoạch cụ thể để thực hiện được những mục tiêu chất lượng

- Xác định kết quả dài hạn của những biện pháp thực hiện

- Liên kết hoạt động của các nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt đọng thànhmột thể thống nhất thực hiện mục tiêu đã đề ra

- Xây dựng một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, phân chia nhiệm vụquyền hạn cho các nhân, cơ quan tổ chức…

- Cần phải hoàn thiện các quy định, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, chế

độ chính sách

* Mục tiêu Số Lượng:

- Đảm bảo được số lượng nhân sự trong cơ quan tổ chức

- Chủ trương luân chuyển với những lý do thiết thực, điều động cán bộgiữ các phòng ban nhưng đảm bảo số lượng

- Đưa ra các tiêu chuẩn chuyên môn trong công tác tuyển dụng, sử dụngđúng người, đúng việc