THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 4 1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm về quản trị 4 1.1.2.Khái niệm Văn phòng 4 1.1.3. Chức năng của văn phòng 5 1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng 6 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty than Cao Sơn 6 1.2.1. Vị trí địa lí ,điều kiện địa chất của Công ty than Cao Sơn 7 1.2.2 Cơ sở vật chất, kĩ thuật của doanh nghiệp 8 1.2.3. Công nghệ khai thác 8 1.2.4. Hoạt động kinh doanh của công ty than Cao Sơn 8 1.3. Cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết 9 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 10 2.1. Nhận thức của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng 10 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng 10 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 11 2.2.2. Tổ chức nhân sự 13 2.3.Tổ chức quản lí công tác văn thư ,lưu trữ 13 2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư ,lưu trữ 14 2.3.2.Kiểm tra đánh giá về công tác văn thư ,lưu trữ 15 2.3.3.Công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15 2.3.4.Công tác tổ chức hậu cần 22 2.3.5.Công tác tổ chức các cuộc hội họp 24 2.4.Nhận thức về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty than Cao Sơn 24 2.4.1. Ưu điểm 24 2.4.2 Hạn chế 25 2.4.3. Nguyên nhân 26 Tiểu kết 27 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 28 3.1. Giải pháp hoàn thiện nhân sự trong bộ máy văn phòng 28 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty than Cao Sơn 29 3.2.1. Công tác tham mưu tổng hợp 29 3.2.2.Công tác hậu cần 29 3.2.3. Công tác văn thư lưu trữ. 29 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO trong công tác văn phòng. 30 Tiểu kết 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất số liệu kết đề tài:” Công tác Quản trị văn phòng Cơng ty than Cao Sơn” số liệu thực Công ty than Cao Sơn ,em không chép sử dụng thông tin quan khác.Em xin chịu trách nhiệm cam đoan LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này.Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo TS.Bùi Thị Ánh Vân- giảng viên học phần phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình dạy giúp tơi hồn thành đề tài.Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công nhân viên công ty than Cao Sơn cung cấp tài liệu thơng tin có ích thuận lợi để tơi hồn thành nghiên cứu Do lực thân nhiều hạn chế nên nhiều phần thiếu xót, tơi mong nhận góp ý thầy bạn để đề tài nghiên cưu tơi hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ VTLT Văn thư lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Cùng với phát triển khoa học- công nghệ,đặc biệt thành tựu tin học,máy tính điện tử ,kỹ thuật viễn thơng phát triển kinh tế ,hội nhập nước ta.Nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sựu điều tiết nhà nước với nhieuf thành phần kinh tế tự cạnh tranh,tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp quan trọng.Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế muốn tình hình hoạt động khơng có hiệu quả,khơng đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp , Công ty than Cao Sơn không ngoại lệ Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài bền vững bắt buộc phải tạo dựng vun đắp quan hệ với phận Văn Phòng Cơng ty than Cao Sơn ln góp phần giúp đỡ Cơng ty thực cơng tác Văn Phòng Xuất phát từ tầm quan trọng công tác QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG quan tổ chức Cơng tác văn phòng coi là” nhớ “ hoạt động với nhiệm vụ,chức thực tham mưu ,tổng hợp hậu cần cho lãnh đạo.Duy trì hoạt động quan,tổ chức ,doanh nghiệp vận hành ổn định để chăm lo cho đời sống cán bộ,nhân viên Xuất phát từ tình hình thực tiễn coogn tác QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Công ty than Cao Sơn Là sinh viên đag theo học ngành quản trị văn phòng ,em muốn học hỏi am hiểu lí thuyết học trường để thực đề tài”: Cơng tác quản trị văn phòng Cơng ty than Cao Sơn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác quản trị văn phòng mơn học nhà trường cơng tác quản trị văn phòng đề tài nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm Có cơng trình khoa học, nghiên cứu tác giả như: Cao Xuân Đỗ, Nguyễn Thành Độ, Lê Văn In,”Quản trị văn phòng” Là tác giả có cơng trình nghiên cứu cơng tác quản trị văn phòng coi cuối sách để đời cho cơng tác quản trị văn phòng.Nêu rõ tầm quan trọng Công tác văn phòng đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác quản trị văn phòng nay.Tuy nhiên đề tài chưa sâu mà khái quát đưa biện pháp đất nước ngày phát trển, cầu ứng dụng công nghệ thơng tin ngày nhiều Vì cần đổi giải pháp làm rõ vài trò cơng tác quản trị văn phòng doanh nghiệp Tìm hiểu Cơng ty than Cao Sơn, doanh nghiệp bắt đầu trọng tới công tác quản trị văn phòng chưa thực đầy đủ tuân theo quy định nhà nước em chọn đề tài “Cơng tác Quản trị Văn phòng Công ty than Cao Sơn”làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nâng cao cơng tác Quản trị Văn phòng Cơng ty than Cao Sơn 4.Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lý luận Văn phòng quản trị Văn phòng - Tìm hiểu chức nhiện vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng cơng ty than Cao Sơn - Tìm ưu điểm, hạn chế cơng tác văn phòng Cơng ty than Cao Sơn - Nghiên cứu giải pháp nâng cao công tác Quản trị văn phòng Cơng ty than Cao Sơn Đối tượng phạm vị nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: - Hoạt động Quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Hoạt động Quản trị văn phòng cơng ty than Cao Sơn - Về thời gian: Nghiên cứu hoạt động quản trị văn phòng cơng ty than cao sơn từ năm 2006 đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu là: - Phương pháp mô tả - Phương pháp thống kê - Phương pháp sánh - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp nhận xét Bố cục đề tài Chương 1: Những vấn đề chung Cơng tác Quản trị Văn phòng Công ty than Cao Sơn Chương 2: Thực trạng cơng tác Quản trị Văn phòng Cơng ty than Cao Sơn Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phòng Cơng ty than Cao Sơn CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN CAO SƠN 1.1 Cơ sở lí luận cơng tác quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm quản trị Hiện có nhiều khái niệm khác quản trị: - Theo Nguyễn Hải Sản:” Quản trị trình làm việc với người thông qua người đề thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động “( Quản trị học,NXB Thống kê, Hà nội) - Theo H.L Sisk: “ Quản trị phối hợp tất tài nguyên thơng qua tiến trình hoạch định ,tổ chức ,lãnh đạo,và kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề [2;14] - Theo Mary Parker Follet “ Quản trị nghệ thuật khiến cho công việc thực thông qua người khác “.Theo Robert Kreinen “Quản trị tiến hành làm việc với người thông qua người nhằm đạt mục tiêu tổ chức môi trường thay đổi”[31;] Từ khái niệm ta hiểu khái niệm quản trị sau Quản trị q trình tác động có tổ chức ,có định hướng có mục đích chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu điều kiện hội có tổ chức để đạt mục tiêu đề tổ chức 1.1.2 Khái niệm Văn phòng Văn phòng phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành quan đơn vị ( Theo từ điển Tiếng việt năm 1992 ) Văn phòng hiểu theo nhiều góc độ khác nhau: - Khái niệm” Văn phòng phận khơng thể tách rời quan, đơn vị, doanh nghiệp: nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trông công việc quản lí điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng,nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp” (Trích giáo trình” Tổng quan quản trị văn phòng”,Trường đại học Sài gòn, 2014) - Khái niệm” văn phong trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại qaun đơn vị đó”, Nguyễn Thành Độ,2012) Từ định nghĩa ta rút định nghĩa đầy đủ văn phòng :” Văn phòng máy điều hành ,tổng hợp của quan, đơn vị :Lá nơi thu thập, xử lí cung cấp, truyền đạt thơng tin hỗ trợ giúp cho hoạt động quản lí ; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất đơn vị 1.1.3 Chức văn phòng Văn phòng có hai chức chức tham mưu tổng hợp chức giúp việc hậu cần • Chức tham mưu tổng hợp: “Tham mưu “ tư vấn ,góp ý kiến có tính chất đạo ;” Tổng hợp “ thống kê xử lí ,tổng hợp nhiều vấn đề [29 ;].Tham mưu tổng hợp nhằm mục đích phục vụ lãnh đạo quan cơng tác lãnh đạo,quản lí ,điều hành thực chức nhiệm vụ quan ,tổ chức Tham mưu hoạt động cần thiết cho cơng tác quản lí Người quản lí phải thường xuyên đối tượng đơn vị kết cấu hoạt động cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lí phải tinh thơng nhiều lĩnh vực , phải có mặt lúc ,mọi nơi ,phải định xác kịp thời Điều vượt khả thực nhà quản lí [2;9].Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm tối ưu cho q trình quản lí ,điều hành.Chủ thể cơng tác tham mưu quan ,tổ chức cá nhân hay tập thể độc lập tương chủ thể quản lí.Trong thực tế quan ,đơn vị thường văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp Như văn phòng vừa nơi thực coogn tác tahm mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận , tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan ,đơn vị để thực xác, kịp thời ,đầy đủ • Chức giúp việc hậu cần : “Hậu cần “ đảm bảo điều kiện sở vật chất ,trang thiết bị kỹ thuật ,y tế , môi trường yếu tố khác phục vụ cho hoạt động quan ,tổ chức [29;].Hoạt động quan đơn vị ,tổ chức thiếu điều kiện vật chất nhà cửa ,phương tiện ,thiết bị,dụng cụ.Văn phòng phận xây dựng kế hoạch ,tổ chức mua sắm ,cung cấp , quản lí ,các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo quản lí sử dụng có hiệu hoạt động mang tính chất phục vụ y tế, Đó chức hậu cần Văn phòng [2;10] 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức ,văn phòng thực nhiệm vụ cụ thể sau - Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị,xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng ngày ,tháng,năm lãnh đạo - Thu thập xử lí,quản lí sử dụng thơng tin - Truyền đạt định quản lí lãnh đạo ,,theo dõi việc triển khai thực định - Thực công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tổ chức công tác hành - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo - Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hàng năm ,quý 1.2 Lịch sử hình thành phát triển Công ty than Cao Sơn Địa chỉ: Phường Cẩm Sơn –Thành phố Cẩm phả - Tỉnh Quảng Ninh Công ty cổ phần than Cao Sơn – Vinacomin, trước xí nghiệp xây dựng Mỏ than Cao Sơn ,được thành lập ngày 06-06-19744 Liên xô thiết kế xây dựng Sau năm xây dựng khai thác ,ngày 26-06-1982 , xí nghiệp phát triển thành mỏ than Cao Sơn Đến nagyf 16-10-2001 mỏ đổi tên thành Công ty than Cao Sơn Theo thiết kế trước ,trữ lượng than ngun khai cơng nghiệp tồn mỏ 70.235.000 than ,công suất mỏ 2.000.000 tấn/năm Theo thiết kế công ty tư vấn đầu tư mỏ công nghiệp – TKV lập, Công ty khai thác đến độ sâu -350m so với mức thuỷ chuẩn với trữ lượng than nguyên khai công nghiệp : 137 triệu ,công suất khai thác đạt từ 3.500.000 tấn/năm trở lên ,đảm bảo chất lượng than ổn định , tận thu tối đa tài nguyên so với phương pháp khai thác hầm lò, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ nước xuất theo đạo Tập đồn Cơng nghiệp Khống sản Việt Nam Chuyển đổi sở hữu thành công ty cổ phần: Ngày 05-08-2006,công ty chuyển thành Công ty Cổ phần than Cao Sơn TKV,nay công ty cổ phần than Cao Sơn –Vinacomni cơng ty tập đồn Cơng nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam theo điịnh số :2041/ QĐBCN ngày 05-08-2006 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp Ngày 02-01-2007,cơng ty thức hoạt động theo chế cơng ty cổ phần số:5700101098,đănng kí lần đầu: ngày 02 tháng 01 năm 2007 ,thay đổi lần thứ năm : ngày 07 tháng 10 năm 2014 ,đăng kí sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Ninh với tổng số vốn điều lệ: 149.992.000 đồng 1.2.1 Vị trí địa lí ,điều kiện địa chất Cơng ty than Cao Sơn - Phía Bắc giáp mỏ than Khe chàm - Phía Đơng giáp mỏ than Bắc Cọc Sáu - Phía Nam giáp mỏ than Đèo Nai - Phía Tây tiếp giáp công trường tây cao sơn tạm dừng khai thác - Diện tích khai trường : 10 km2 Hiện khu mỏ nằm vùng khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, năm có hai mùa rõ dệt : -Mùa mưa từ tháng tới tháng 10, vào mùa nhiệt độ trung bình từ 10 Văn có trách nhiệm tiếp nhận tồn văn từ nơi khác chuyển đến, kiểm tra, phân loại, bọc bì đánh dấu đến - Đăng kí văn đến Văn đến từ nguồn văn thư đăng kí Mẫu sổ đăng kí văn đến Ngày tháng Số cơng văn Tên đơn vị (1) (2) (3) Số công văn đến (4) Ngày tháng Số công văn Nội dung Số Nơi nhận Ghi (5) (6) (7) (8) (9) (10) Sau đăng kí văn chuyển đến cho chánh văn phòng để xem xét nghiên cứu phương hướng giải quyết, sau lãnh đạo bút phê chuyển đến đơn vị có trách nhiệm để giải 22 Văn đến in thành nhiều văn Hiện công ty dùng máy photo để truyền tải thơng tin Sau có ý kiến phân phối chánh văn phòng, người phụ trách có trách nhiệm chuyển đến đơn vị để giải đôn đốc giải văn Nghiệp vụ lưu trữ Thứ nhất: thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ chọn tài liệu, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị, hình thành hoạt động cơng ty để phục vụ cho công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu sau Hầu hết tài liệu quản lý phòng ban, cán nhân viên trình làm việc sản sinh văn bản, tài liệu, cá nhân tự thu thập lưu giữ Văn thuộc phạm vi thẩm quyền phòng ban, cá nhân phòng ban, cá nhân tự giải Thứ hai: phân loại tài liệu Văn bản, tài liệu cán văn thư phân loại cách cụ thể : định, hợp đồng, công văn loại văn khác, tên xếp theo thứ tự, số văn Văn thư xếp tài liệu theo nguyên tắc từ vào trong, từ trái sang phải, từ xuống dưới, xếp thẳng đứng cho việc tiện lấy tra cứu Công ty trọng việc phân loại tài liệu để thuận tiện cho cơng việc phòng ban Thứ ba: bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu Tất tài liệu lưu trữ đưa vào hộp đựng tài liệu để xếp lên giá tủ nhằm hạn chế nguyên nhân gây hại cho tài liệu, tài liệu bảo quản phòng an tồn trang bị đầy đủ hộp, giá áp dụng theo tiêu chuẩn mới, thiết bị phòng cháy chữa cháy, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, điều hoà thiết bị chống mọt, ẩm mốc Tài liệu theo quan ban hành văn bản, theo ngày tháng năm, ban hành văn theo số kí hiệu văn cán lưu trữ Hiện cơng ty chưa có kho lưu trữ, tài liệu bảo quản an 23 tồn phòng, công tác bảo quản diễn tương đối tốt, tài liệu không hư hỏng tài liệu, tài liệu đưa lên giá để tài liệu Các hồ sơ bảo quản cẩn thận hộp catton Hình ảnh giá, kệ đựng tài liệu văn phòng cơng ty than Cao Sơn Tất tài liệu bảo quản thoáng mát, lau chùi có điều hồ bảo quản Thứ tư: Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu 24 Các phòng ban, đơn vị, cá nhân cơng ty có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho cơng việc tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu, tài liệu quan trọng tình trạng hư hỏng văn thư cung cấp • Cơng tác văn thư lưu trữ cơng ty có ưu điểm Việc soạn thảo ban hành văn công ty diễn thường xuyên liên tục phục vụ cho hoạt động công ty Tài liệu phân loại xếp theo tên loại, ngày tháng năm tên loại phân theo số văn bản, sau văn thư lưu vào hồ sơ Dấu đóng lên văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khơng có nội dung Công tác quản lý giải văn chặt chẽ qua khâu nghiệp vụ, có phân công trách nhiệm rõ ràng Bảo quản tài liệu diễn tương đối tốt, đưa lên kệ chắn, dễ • dàng cho việc bảo quản tra tìm tài liệu Nhược điểm cơng tác văn thư lưu trữ công ty Bên cạnh thiết bị đại số thiết bị cũ cần thay bổ sung, tránh ảnh hưởng đến hiệu qủa cơng việc Phòng văn thư chung với văn phòng diện tích nhỏ, hẹp lại có nhiều máy móc, thiết bị khiến khơng gian bị thu hẹp Một số văn đến văn thư không đăng ký văn đến vào sổ đăng ký sau nhiều bị thất lạc, khơng có sở tra tìm tài liệu 2.3.4.Cơng tác tổ chức hậu cần Cơng tác hậu cần phục vụ công ty chức quan trọng quản trị văn phòng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành công ty Hoạt động quan thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, phương tiện phải quản lý, xếp, phối hợp không ngừng để tu sửa, bổ sung để nâng cấp, phục vụ kịp thời Văn phòng có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động công việc quan, chăm lo sở vật chất phục vụ hoạt động công ty Dưới đạo văn phòng, cơng ty than Cao Sơn với phòng tài 25 , phòng kế hoạch phòng ban cơng ty trang bị đầy đủ máy móc, văn phòng phẩm: máy in, máy tính, mạng internet, điện thoại, máy photo Cơng ty trang bị đầy đủ kệ , giá để tài liệu, hồ sơ, văn phòng phẩm như: bút,giấy in ,thước ,mực dấu -Bố trí phòng họp ,hình thức ,nghi lễ theo quy định theo họp ,lam việc Công ty -Bảo đảm điều kiện phương tiện lại cho cán bộ,nhân viên công ty -Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phục vụ công việc cán nhân viên công ty -Tham mưu đề xuất kế hoạch tổ chức hoạt động trào mừng ngyaf lễ năm -Bảo đảm môi trường cảnh quan ,vệ sinh nơi làm việc khu vực trụ sở của quan Đảm bảo an ninh tuyệt đối Công ty : hàng năm xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy tổ chức hướng dẫn triển khai thực cho cán ,nhân viên,người lao động công ty Công tác hậu cần công ty thực tương đối tốt công tác tổ chức hội nghị đảm bảo sở vật chất hoạt động công ty 26 2.3.5.Công tác tổ chức hội họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2016 Công ty than Cao Sơn trọng đến công tác tổ chức Hội họp công ty ,bởi công tác tổ chức hội họp quan trọng cơng tác đối nội đối ngoại Nó thể khả giao tiếp cảu Lãnh đạo cán nhân viên Công ty với đối tác “ khách hàng ,đối tác ” 2.4.Nhận thức thực trạng cơng tác quản trị văn phòng cơng ty than Cao Sơn 2.4.1 Ưu điểm Văn phòng ln phát huy hết vai trò lãnh đạo ,đóng góp thành công không nhỏ vào kêt hoạt động chung công ty -Giúp lãnh đạo theo dõi kiểm tra hữu ích để lãnh đạo đưa ý kiến xác kịp thời đắn -Xây dựng chương trình cơng tác không trùng lặp , chồng chéo lẫn -Tham mưu cho lãnh đạo ý kiến hữu ích Xây dựng chương trình làm việc Tổ chức hội nghị ,các hộp chuyến công tác thực theo kế hoạch,cán văn phòng tham gia buổi tập huấn nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ lĩnh trị : tham gia lớp huấn luyện nâng cao kĩ 27 chuyên môn soạn thảo văn ,nghiệp vụ thư kí Chương trình làm việc công ty đề phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị cơng ty • Cơng tác văn thư Cán văn thư có tinh thần, trách nhiệm công việc - Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức - nội dung Văn phòng ban, đơn vị, cá nhân soạn thảo để thực phạm vi - chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Việc quản lý sử dụng dấu tiến hành nghiêm ngặt, theo quy - định Cán làm cơng tác văn thư người có trách nhiệm, tâm huyết với nghề, có - kinh nghiệm Tài liệu lưu trữ trạng thái tốt, không ẩm mốc, hư hỏng, khơng xảy tình • - trạng thất lạc hay mát tài liệu Công tác hậu cần Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý Tổ chức hội nghị họp, kiện thành công tốt đẹp Các vật tư thiết bị cung cấp đầy đủ để phục vụ cho công tác Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cơng ty than Cao Sơn có nhiều đổi 2.4.2 Hạn chế Bố trí phòng làm việc chưa khoa học, phòng văn thư chung với văn phòng gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu Lãnh đạo công tác xa xử lý kịp thời hạn chế cập nhật thông tin Nhận thức cán văn phòng chưa cao dẫn đến việc quản lý văn chưa hiệu Cán nhân viên văn phòng chưa đào tạo đầy đủ ứng dụng cơng • - nghệ thơng tin Cơng tác văn thư lưu trữ Phòng chật hẹp, chưa đảm bảo điều kiện tiêu chuẩn Các phòng ban đơn vị cơng ty soạn thảo văn cá nhân có cách trình bày riêng, chưa có hợp tác thống 28 - Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa diễn thường • - xun Cơng tác hậu cần Bố trí phòng làm việc chưa hợp lý Trang thiết bị văn phòng chưa đáp ứng nhu cầu cơng việc, số máy móc cũ kĩ, hay hỏng cần thay đổi 2.4.3 Nguyên nhân Lãnh đạo công ty văn phòng chưa thường xun kiểm tra quy trình quản lý giải văn bản, lãnh đạo chưa có bố trí, xếp phòng làm việc cách khoa học Trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán hạn chế nên soạn thảo, tổ chức, xử lý văn bản, tình trạng cơng tác nghiệp vụ chưa đạt hiệu cao, thái độ làm việc chưa thật nghiêm túc Ban hành văn chưa theo quy định nhà nước mà áp dụng phần chủ yếu điều hành, đạo lãnh đạo cơng tác văn phòng Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn chưa phát huy vai trò nhận thức Cán nhân viên chưa thực dẫn đến việc tra tìm lưu trữ tài liệu khó thời gian Cơng ty chưa trang bị đầy đủ sở vật chất phục vụ cho cơng việc, bố trí phòng làm việc chưa khoa học, gây ảnh hưởng đến công việc 29 * Tiểu kết Trong chương 2,đã đề cập tới “ Thực trạng cơng tác quản trị văn phòng Cơng ty than Cao Sơn” Trong cho thấy cơng tác quản trị văn phòng cơng ty lãnh đạo quan tâm ý tới đầu tư vật chất, trang thiết bị, thực tương đối tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ số mặt hạn chế yếu nên chưa thực đem lại hiệu cơng tác Từ để rút giải pháp nâng cao hiểu để triển khai chương 30 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN CAO SƠN 3.1 Giải pháp hoàn thiện nhân máy văn phòng Lãnh đạo cần thay đổi quan điểm, nhận thức vai trò cơng tác quản trị văn phòng cơng ty Đội ngũ nhân cần có trình độ chun mơn nghiệp vụ để giải cơng việc nhanh chóng, mang lại hiệu cao Cần bố trí nhân hợp lý, tuyển dụng nhân có trình độ chun mơn cao, có lực phẩm chất tốt Công ty cần mở lớp huấn luyện nghiệp vụ cử nhân viên học để hướng dẫn lại cho cá nhân Bố trí người, việc nâng cao hiệu cơng việc Văn phòng làm việc văn thư cần tách riêng với văn phòng nhân viên để dễ dàng bảo quản tài liệu, dấu tránh tình trạng nhân viên phòng bantrong cơng ty trực tiếp đóng dấu văn Đội ngũ cán phải đề cao tinh thần trách nhiệm, năng, lực cơng tác giữ bí mật, chọn cán có lực tham mưu, khar đạo, phối hợp cơng việc, có khả sử dụng cơng nghệ để xử lý cơng việc nhanh chóng đạt hiệu Công ty cần nâng cao ý thức cán công nhân viên việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chun mơn thơng qua hoạt động thực tế, qua sách báo, đặc biệt trình độ chuyên ngành, công ty nên cử công nhân viên học lớp huấn luyện nâng cao trình độ nghiệp vụ cho phận, thường xuyên mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên như: nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, lập chương trình kế hoạch Nâng cao lực, kĩ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Các trang thiết bị phục vụ công việc máy tính, máy photo, máy in khơng phải nhân viên sử dụng thành thạo cán nhân viên phải tự nghiên cứu, tìm hiểu, nâng cao hiểu biết tiến cơng nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu máy móc thiết bị văn phòng 31 Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để cán cơng nhân tiếp xúc với tri thức mới, kĩ thuật để áp dụng với công việc hàng ngày giao tiếp, đặc biệt đối ngoại cơng ty cần mở lớp học tiếng anh cho cán nhân viên công ty vào thời gian hợp lý tạo điều kiện cho họ học 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng công ty than Cao Sơn 3.2.1 Công tác tham mưu tổng hợp Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động công ty diễn theo quy trình thống nhất, logic chặt chẽ đảm bảo cho hoạt động mang lại hiệu qủa cao - Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác để nhân viên thục tốt cơng việc - Cán bộ, nhân viên cần chủ động công việc tham gia đề xuất, góp ý để - cho ban lãnh đạo Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban cho hợp lí 3.2.2.Cơng tác hậu cần -Đầu tư trang thiết bị đại như: máy photo, ghế làm việc, máy tính để phục vụ cho hoạt động công việc - Lãnh đạo cơng ty phải bố trí, xếp lại phòng làm việc cho khoa học để hoạt động công ty diễn ổn định -Cần kết nối mạng internet nối mạng LAN giữ phòng để dễ dàng trao đổi thơng tin.Cùng với dụng cụ cần thiết trang bị đầy đủ đặt chỗ thuận tiện dễ sử dụng 3.2.3 Công tác văn thư lưu trữ - Công tác soạn thảo văn : Hiện nhà nước chưa quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn cho doanh nghiệp Nên cơng ty quy định thống sử dụng văn nhà nước quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Cơng ty áp dụng văn sau “ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 32 - Quy trình quản lí giải văn : ban lãnh đạo phải thường xuyên thực công tác kiểm tra ,để trách tương phòng ban ,đơn vị khơng tn thủ qquy trình quản lý giải văn mà công ty quy định -Bảo quản tài liệu :Lãnh đạo văn phòng phải giám sát thường xuyên coogn tác bảo quản tài liệu cơng ty để tránh tình trạng mát thất lác tài liệu lưu trữ -Thực đầy đủ quy định công tác văn thư ,lưu trữ để dàng lưu hồ sơ,,bảo quản dễ tra cứu cần thiết 3.3 Ứng dụng công nghệ thơng tin, ISO cơng tác văn phòng Ứng dụng cơng nghệ thoogn tin cơng tác văn phòng ,cơng ty chủ yesu sử dụng máy tính vào soạn thảo văn ứng dụng cơng nghẹ thơng tin vào việc xử lí văn ,quản lí văn ,lập hồ sơ ,quản lí tài liệu tra tìm tài liệu chưa tạo điều kiện quản lí cho việc phục vụ cho quản lí Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho q trình truyền đạt thơng tin nhanh chóng lãnh đạo phong ban đơn vị quan Hiên công ty sử dụng phần mềm portalOffice đưa vào công ty chưa thực sử dụng phần mềm nhiều Lãnh đạo công ty cần triển khai quán triệt với cán nhân viên cần phải sử dụng phần mềm Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động văn phòng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu , trình trải qua giai đoạn, trang bị kiến thức bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống, cải tiến, chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng để đạt hiệu cao Hiện cơng tác quản trị văn phòng công ty lãnh đạo quan tâm việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng chưa thực hiện, cần ứng dụng tới hoạt động cơng tác văn phòng soan thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi- đến, công tác tổ chức 33 kiện, công tác quản lý tài liệu cơng tác khác có liên quan đến văn phòng Khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phòng giúp văn phòng dễ dàng việc xác định, thu thập, phân tích, sử dụng liệu nhằm cải tiến hoạt động văn phòng ngày tốt Để áp dujng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần quan tâm lãnh đạo cách triệt để, phải học hỏi, liên kết với doanh nghiệp ứng dung tiêu chuẩn ISO sở vật chất ứng dụng công nghệ * Tiểu kết Trong chương 3, mạnh dạn đưa số giải pháp thiết thực với điều kiện tình hình phát triển phù hợp với cơng tác văn phòng cơng ty thiếu.Cơng ty cần quan tâm mặt,nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ISO 9001-2008 để mang lại hiệu cao công tác soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lí văn đi,đến, Từ góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao trình độ chun mơn cao cho nhân viên bắt kịp với xu phát triển giới 34 KẾT LUẬN Để triển khai đề tài, tơi trình bày vấn đề qua chương để làm rõ vấn đề công tác Quản trị Văn phòng Cơng ty than Cao Sơn.Qua cho ta thấy hoạt động doanh nghiệp văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan phát triển doanh nghiệp.Văn phòng thực chức chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần Văn phòng trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin Chúng dễ dàng nhận thấy vai trò văn phòng hoạt động doanh nghiệp nay.Từ nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng cơng tác Quản trị Văn phòng việc đưa định thực cơng tác, văn phòng cần phải thường xuyên tra,kiểm tra việc thực nhân viên Hồ nhập xu đất nước, cơng nghệ thông tin vấn đề cần quan tâm việc sử dụng trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ Khi triển khai đề tài tơi biết nhiều vấn đề cần quan tâm củng cố mà tơi mong muốn tìm hiểu thêm sâu cơng tác văn phòng để góp phần nhỏ bé vào phát triển quý quan 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trìnhQuản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội 2.Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học,NXB Thống kê, Hà nội 3.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 4.Nghị định số 110/2004/NĐ/-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 phủ cơng tác văn thư 5.Từ điển Bách khoa Việt Nam,NXB từ điển Bách Khoa 2005; 6.Nguyễn Văn Hảo (2014),Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn,Trường Đại học Nội vụ Hà nội 36 ... công văn Ngày tháng Số công văn Nội dung Đơn vị gửi Số Đơn vị nhận Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) (1) Hằng năm công ty thường ban hành loại văn bản: định tờ trình, biên bản, báo cáo để lưu hành... văn đến Văn đến từ nguồn văn thư đăng kí Mẫu sổ đăng kí văn đến Ngày tháng Số công văn Tên đơn vị (1) (2) (3) Số công văn đến (4) Ngày tháng Số công văn Nội dung Số Nơi nhận Ghi (5) (6) (7) (8)