THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 4 1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm về quản trị 4 1.1.2.Khái niệm Văn phòng 4 1.1.3. Chức năng của văn phòng 5 1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng 6 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty than Cao Sơn 6 1.2.1. Vị trí địa lí ,điều kiện địa chất của Công ty than Cao Sơn 7 1.2.2 Cơ sở vật chất, kĩ thuật của doanh nghiệp 8 1.2.3. Công nghệ khai thác 8 1.2.4. Hoạt động kinh doanh của công ty than Cao Sơn 8 1.3. Cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết 9 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 10 2.1. Nhận thức của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng 10 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng 10 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 11 2.2.2. Tổ chức nhân sự 13 2.3.Tổ chức quản lí công tác văn thư ,lưu trữ 13 2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư ,lưu trữ 14 2.3.2.Kiểm tra đánh giá về công tác văn thư ,lưu trữ 15 2.3.3.Công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15 2.3.4.Công tác tổ chức hậu cần 22 2.3.5.Công tác tổ chức các cuộc hội họp 24 2.4.Nhận thức về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty than Cao Sơn 24 2.4.1. Ưu điểm 24 2.4.2 Hạn chế 25 2.4.3. Nguyên nhân 26 Tiểu kết 27 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 28 3.1. Giải pháp hoàn thiện nhân sự trong bộ máy văn phòng 28 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty than Cao Sơn 29 3.2.1. Công tác tham mưu tổng hợp 29 3.2.2.Công tác hậu cần 29 3.2.3. Công tác văn thư lưu trữ. 29 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO trong công tác văn phòng. 30 Tiểu kết 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong đề tài:” Công tácQuản trị văn phòng tại Công ty than Cao Sơn” đều là số liệu thực tại của Công

ty than Cao Sơn ,em không sao chép sử dụng thông tin của cơ quan khác.Em xinchịu trách nhiệm về sự cam đoan này

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài nghiên cứu này.Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắctới cô giáo TS.Bùi Thị Ánh Vân- là giảng viên học phần phương pháp nghiêncứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành đề tài.Tôi xin gửi lời cảm

ơn đến cán bộ, công nhân viên tại công ty than Cao Sơn đã cung cấp những tàiliệu và thông tin có ích và thuận lợi để tôi hoàn thành bài nghiên cứu này

Do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế nên còn nhiều phần thiếu xót, tôimong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cưu của tôiđược hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH SÁCH CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Cùng với sự phát triển của khoa học- công nghệ,đặc biệt đối với cácthành tựu về tin học,máy tính điện tử ,kỹ thuật viễn thông và sự phát triển củakinh tế ,hội nhập của nước ta.Nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa có sựu điều tiết của nhà nước với nhieuf thành phần kinh tế tự do cạnhtranh,tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng các nhà cung cấp quantrọng.Không ngoại trừ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào muốn tìnhhình hoạt động không có hiệu quả,không đem lại lợi nhuận cao cho doanhnghiệp , Công ty than Cao Sơn cũng không ngoại lệ Các doanh nghiệp muốnphát triển lâu dài và bền vững thì bắt buộc phải tạo dựng vun đắp các quan hệcùng với bộ phận Văn Phòng Công ty than Cao Sơn luôn góp phần giúp đỡCông ty thực hiện công tác Văn Phòng

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG đốivới các cơ quan tổ chức Công tác văn phòng được coi là” bộ nhớ “ trong hoạtđộng với nhiệm vụ,chức năng là thực hiện tham mưu ,tổng hợp và hậu cần cholãnh đạo.Duy trì và hoạt động của cơ quan,tổ chức ,doanh nghiệp được vận hành

ổn định để chăm lo cho đời sống cán bộ,nhân viên

Xuất phát từ tình hình thực tiễn hiện nay về coogn tác QUẢN TRỊ VĂNPHÒNG tại Công ty than Cao Sơn

Là sinh viên đag theo học ngành quản trị văn phòng ,em muốn được họchỏi và am hiểu hơn về lí thuyết được học ở trường của mình để thực hiện đề tài”:Công tác quản trị văn phòng tại Công ty than Cao Sơn

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác quản trị văn phòng là môn học trong nhà trường và hiện naycông tác quản trị văn phòng đang là đề tài được rất nhiều cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp quan tâm Có những công trình khoa học, những nghiên cứu củanhững tác giả như: Cao Xuân Đỗ, Nguyễn Thành Độ, Lê Văn In,”Quản trị vănphòng” Là những tác giả có công trình nghiên cứu về công tác quản trị vănphòng coi như những cuối sách để đời cho công tác quản trị văn phòng.Nêu rõ

được tầm quan trọng của Công tác văn phòng và đưa ra những giải pháp đểhoàn thiện công tác quản trị văn phòng hiện nay.Tuy nhiên đề tài chưa đi sâu màchỉ đi khái quát rồi đưa ra các biện pháp và hiện nay đất nước ngày càng pháttrển, như cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều Vì vậy cần đổimới những giải pháp và làm rõ được vài trò của công tác quản trị văn phòngtrong doanh nghiệp

Tìm hiểu tại Công ty than Cao Sơn, là doanh nghiệp đã bắt đầu chú trọngtới công tác quản trị văn phòng nhưng vẫn chưa thực hiện đầy đủ và tuân theoquy định của nhà nước vì vậy em chọn đề tài “Công tác Quản trị Văn phòng tạiCông ty than Cao Sơn”làm đề tài nghiên cứu của mình

3. Mục tiêu nghiên cứu

Nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại Công ty than Cao Sơn

4.Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và quản trị Văn phòng

- Tìm hiểu chức năng và nhiện vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng tại công ty than Cao Sơn

- Tìm ưu điểm, hạn chế trong công tác văn phòng tại Công ty than CaoSơn

- Nghiên cứu những giải pháp nâng cao công tác Quản trị văn phòng tạiCông ty than Cao Sơn

5 Đối tượng và phạm vị nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Hoạt động Quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Hoạt động Quản trị văn phòng tại công ty than Cao Sơn

- Về thời gian: Nghiên cứu hoạt động quản trị văn phòng tại công ty thancao sơn từ năm 2006 đến năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu

đó là:

Chương 1: Những vấn đề chung về Công tác Quản trị Văn phòng tại Công

ty than Cao Sơn

Chương 2: Thực trạng công tác Quản trị Văn phòng tại Công ty than CaoSơn

Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại Công tythan Cao Sơn

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY THAN CAO SƠN 1.1 Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng

1.1.1 Khái niệm về quản trị

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị:

- Theo Nguyễn Hải Sản:” Quản trị là quá trình làm việc với con người

và thông qua con người đề thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động “( Quản trị học,NXB Thống kê, Hà nội)

- Theo H.L Sisk: “ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông

qua tiến trình hoạch định ,tổ chức ,lãnh đạo,và kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề

ra [2;14].

- Theo Mary Parker Follet “ Quản trị là một nghệ thuật khiến cho công

việc được thực hiện thông qua người khác “.Theo Robert Kreinen “Quản trị là tiến hành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”[31;]

Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu khái niệm quản trị như sau

Quản trị là quá trình tác động có tổ chức ,có định hướng và có mục đíchcủa chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất cácđiều kiện và cơ hội có tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức

1.1.2 Khái niệm Văn phòng

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chínhtrong cơ quan đơn vị ( Theo từ điển Tiếng việt năm 1992 )

Văn phòng có thể hiểu theo nhiều góc độ khác nhau:

- Khái niệm” Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp: là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trông công việc quản lí

và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng,nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp” (Trích giáo trình” Tổng quan về quản trị văn

phòng”,Trường đại học Sài gòn, 2014)

- Khái niệm” văn phong là trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ qaun đơn vị đó”, Nguyễn Thành Độ,2012)

Từ các định nghĩa ta rút ra được định nghĩa đầy đủ về văn phòng :” Vănphòng là bộ máy điều hành ,tổng hợp của của cơ quan, đơn vị :Lá nơi thu thập,

xử lí cung cấp, truyền đạt thông tin hỗ trợ giúp cho hoạt động quản lí ; là nơichăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất của đơn vị

1.1.3 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có hai chức năng đó là chức năng tham mưu tổng hợp và chứcnăng giúp việc hậu cần

• Chức năng tham mưu tổng hợp:

“Tham mưu “ là tư vấn ,góp ý kiến có tính chất chỉ đạo ;” Tổng hợp “ là

thống kê xử lí ,tổng hợp nhiều vấn đề [29 ;].Tham mưu tổng hợp nhằm mục đíchphục vụ lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo,quản lí ,điều hành và thựchiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan ,tổ chức

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lí Người quản

lí phải thường xuyên mọi đối tượng trong đơn vị và kết cấu được các hoạt độngmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn như vậy đòi hỏi người quản lí phải tinhthông nhiều lĩnh vực , phải có mặt ở mọi lúc ,mọi nơi ,phải ra quyết định chínhxác và kịp thời Điều đó vượt quá mọi khả năng hiện thực của các nhà quản lí[2;9].Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm tối ưu cho quátrình quản lí ,điều hành.Chủ thể công tác tham mưu trong cơ quan ,tổ chức cóthể là cá nhân hay tập thể độc lập tương đối với chủ thể quản lí.Trong thực tế các

cơ quan ,đơn vị thường do văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện coogn tác tahm mưu vừa là nơithu thập tiếp nhận , tổng hợp các ý kiến các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo

cơ quan ,đơn vị để thực hiện chính xác, kịp thời ,đầy đủ

• Chức năng giúp việc hậu cần :

“Hậu cần “ là đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất ,trang thiết bị kỹ thuật ,y

tế , môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan ,tổ chức[29;].Hoạt động của cơ quan đơn vị ,tổ chức không thể thiếu các điều kiện vật

chất như nhà cửa ,phương tiện ,thiết bị,dụng cụ.Văn phòng là bộ phận xây dựng

kế hoạch ,tổ chức mua sắm ,cung cấp , quản lí ,các phương tiện thiết bị dụng cụ

để đảm bảo quản lí và sử dụng có hiệu quả các hoạt động mang tính chất phục

vụ y tế, Đó là chức năng hậu cần của Văn phòng [2;10]

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên ,văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhưsau

- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị,xây dựngchương trình kế hoạch công tác hàng ngày ,tháng,năm của lãnh đạo

- Thu thập xử lí,quản lí sử dụng thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lí của lãnh đạo ,,theo dõi việc triển khaithực hiện các quyết định

- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu

- Tổ chức công tác hành chính

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm ,quý

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty than Cao Sơn

Địa chỉ: Phường Cẩm Sơn –Thành phố Cẩm phả - Tỉnh Quảng Ninh

Công ty cổ phần than Cao Sơn – Vinacomin, trước đây là xí nghiệp xây

dựng Mỏ than Cao Sơn ,được thành lập ngày 06-06-19744 do Liên xô thiết kế

và xây dựng Sau 8 năm xây dựng và khai thác ,ngày 26-06-1982 , xí nghiệpphát triển thành mỏ than Cao Sơn Đến nagyf 16-10-2001 mỏ đổi tên thànhCông ty than Cao Sơn Theo thiết kế trước đây ,trữ lượng than nguyên khaicông nghiệp toàn mỏ là 70.235.000 tấn than ,công suất mỏ là 2.000.000tấn/năm Theo thiết kế mới nhất của công ty tư vấn đầu tư mỏ và công nghiệp –TKV lập, Công ty khai thác đến độ sâu -350m so với mức thuỷ chuẩn với trữlượng than nguyên khai công nghiệp : 137 triệu tấn ,công suất khai thác đạt từ3.500.000 tấn/năm trở lên ,đảm bảo chất lượng than ổn định , tận thu tối đa tàinguyên so với phương pháp khai thác hầm lò, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trongnước và xuất khẩu theo chỉ đạo của Tập đoàn Công nghiệp Khoáng sản ViệtNam

Chuyển đổi sở hữu thành công ty cổ phần:

Ngày 05-08-2006,công ty chuyển thành Công ty Cổ phần than Cao SơnTKV,nay là công ty cổ phần than Cao Sơn –Vinacomni là công ty con của tậpđoàn Công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam theo quyết điịnh số :2041/ QĐ-BCN ngày 05-08-2006 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp Ngày 02-01-2007,công

ty chính thức hoạt động theo cơ chế công ty cổ phần số:5700101098,đănng kílần đầu: ngày 02 tháng 01 năm 2007 ,thay đổi lần thứ năm : ngày 07 tháng 10năm 2014 ,đăng kí tại sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh với tổng số vốnđiều lệ: 149.992.000 đồng

1.2.1 Vị trí địa lí ,điều kiện địa chất của Công ty than Cao Sơn

- Phía Bắc giáp mỏ than Khe chàm 1

- Phía Đông giáp mỏ than Bắc Cọc Sáu

- Phía Nam giáp mỏ than Đèo Nai

- Phía Tây tiếp giáp công trường tây cao sơn đã tạm dừng khai thác

- Diện tích khai trường : 10 km2

Hiện nay khu mỏ nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, một năm

có hai mùa rõ dệt :

-Mùa mưa từ tháng 4 tới tháng 10, vào mùa này nhiệt độ trung bình từ

27oC – 30oC có thời điểm lên tới 35oC – 40oC, mùa này thường có giông, bãokèm theo mưa Mưa lớn và kéo dài gây khó khăn cho việc khai thác, thoát nướcgây tốn kém nhiều chi phí.

- Mùa khô từ tháng 11 tới tháng 3 năm sau, nhiệt độ vào mùa này là từ130oC – 170oC, lượng mưa vào mùa này không đáng kể, tuy nhiên từ tháng 1đến cuối tháng 3 có nhiều sương mù và mưa phùn gây bất lợi cho công tác vậnchuyển than do đường trơn và dính

Với kiểu khí hậu này mùa mưa không thuận lợi và ảnh hưởng xấu đếnhoạt động sản xuất của công ty Ngược lại mùa khô lại tạo điều kiện tốt để công

ty đẩy mạnh sản xuất

1.2.2 Cơ sở vật chất, kĩ thuật của doanh nghiệp

Dây chuyền sản xuất của công ty gồm các trang thiết bị hầu hết là củaLiên Xô Những năm gần đây, các thiết bị hiện đại của Nhật, Mỹ, Thuỵ Điển,Hàn Quốc đang được công ty đầu tư dần nhằm thay thế các thiết bị lạc hậu Tuymột số máy móc, thiết bị do thời gian sử dụng lâu xong công ty vẫn vận dụng,phục hồi và sửa chữa, một số máy mới được đầu tư có công nghệ kĩ thuật tiêntiến, hiện đại, năng suất cao hơn, hao phí vật liệu ít, khả năng hoạt động tốt

1.2.3 Công nghệ khai thác

Công ty than Cao Sơn là khai thác lộ thiện, bao gồm: cắt tầng, bốc đất đỏ

để lộ vỉa than, xóc than và tiêu thụ

1.2.4 Hoạt động kinh doanh của công ty than Cao Sơn

Công ty than Cao Sơn – Vinacomin là một doanh nghiệp có nhiệm vụ sảnxuất và tự hạch toán độc lập trong cơ chế thị trường, hiểu rõ tầm quan trọng củatính chuyên môn hoá trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh củacông ty Vì thế công ty đã có sự chuyên môn hoá từ nội bộ phòng ban, phânxưởng đến các tổ, đội sản xuất

Sản phẩm sản xuất chủ yếu là than khai thác, chế biến, tiêu thụ than phục

vụ chủ yếu cho xuất khẩu và tiêu thụ dùng nội địa

- Tổ chức sản xuất và chế biến kinh doanh than

- Xây dựng các công trình mỏ, công nghiệp, dân dụng

- Sản xuất vật liệu xây dựng

- Xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng hàng hoá ngànhthan, vận tải

Lực lượng lao động công ty hiện nay với trình độ tay nghề công nhân kỹthuật lành nghề, sáng tạo, áp dụng công nghệ khoa học kĩ thuật tiên tiến vào kĩthuật sản xuất, đảm bảo qúa trình sản xuất, khai thác than phát triển mạnh

1.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty than Cao Sơn – TKV là công ty thuộc hình thức cổ phần, hoạtđộng theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà

xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động tối đa hoá các khoản lợi nhuậncho công ty, tạo việc làm cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước

và không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh

Nhiệm vụ

- Khai thác và thu gom than cứng

- Vận tải hàng hoá bằng đường bộ

- Thoát nước và xử lý nước thải

- Sản xuất các cấu kiện kim loại

- Sủa chữa máy móc thiết bị

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

* Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề về lý luận chung về côngtác quản trị văn phòng và khái quát về Công ty than Cao Sơn.Những nội dung ởchương 1 sẽ là cơ sở để tôi triển khai các vấn đề mà tôi sẽ trình bày ở chươngchương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

THAN CAO SƠN 2.1 Nhận thức của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng

Muốn đổi mới bất cứ điều gì thì cần phải đổi mới con người Đó là việc

đầu tiên và thiết yếu nhất trong công việc đổi mới, con người luôn là trung tâm,

là nhân tố quyết định cho sự thành công trong bất cứ lĩnh vực nào Vì vậy nhậnthức của lãnh đạo là yếu tố quyết định đối với sự phát triển và thành công,ngược lại nếu nhận thức, sự quan tâm của lãnh đạo không đúng thì việc thựchiện các nghiệp vụ về công tác quản trị văn phòng sẽ không đem lại hiệu quảcao mà còn gây khó khăn trong công tác quản lý

Công tác quản trị văn phòng tại công ty than Cao Sơn, tôi nhận thấy lãnhđạo và nhân viên trong công ty đã nhận thức được hiệu quả của việc thực hiệntốt công tác quản trị văn phòng Lãnh đạo đã ban hành các văn bản phù hợp vềmọi mặt hoạt động của công ty, nhân lực văn phòng của công ty cũng được đầu

tư, nhân viên thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của mình Lãnh đạo đã quan tâm,chú trọng đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn phòng như:máy tính, máy in, máy photo, tủ, kệ, bàn làm việc, hộp đựng tài liệu đây lànhững trang thiết bị cần được bố trí trong văn phòng Công ty đã thường xuyên

cử cán bộ nhân viên đi học nâng cao nghiệp vụ và cử nhân viên đi học các lớptập huấn đào tạo nghiệp vụ văn phòng

Công tác quản trị văn phòng tuy được lãnh đạo quan tâm nhưng vẫn cònnhững khó khăn khi thực hiện khi nguồn kinh phí hạn hẹp, lãnh đạo chưa quántriệt để các nhân viên thực hiện công tác văn phòng, thực hiện đúng nội quy,đúng quy định Cho nên để mang lại hiệu quả cao thì cần sự quan tâm, đầu tưcủa lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng

2.2 Tổ chức bộ máy văn phòng

Công ty than Cao Sơn tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyếnchức năng Cơ cấu tổ chức được chia thành các khối đứng đầu để có một ngườiphụ trách dưới sự chỉ đạo của giám đốc, các phòng chức năng nghiệip vụ giúpgiám đốc theo dõi, kiểm tra từng mặt hoạt động trong công tác quản lý

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

CHÁNH VĂN PHÒNG

* Chánh văn phòng

Căn cứ vào chủ trương và chương trình công tác của giám đốc, chỉ đạo

hoàn thành mọi nhiệm vụ của văn phòng, đôn đốc các bộ phận liên quan chuẩn

bị kế hoạch trình giám đốc xét duyệt

- Lập chương trình công tác của giám đốc và phó giám đốc hàng tuần, tháng

- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của công ty đúng theo quy định

- Xử lý các công văn, tài liệu gửi đến công ty, rà soát và trình giám đốc

- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chung của công ty

- Đôn đốc việc thực hiện nội quy, văn hoá doanh nghiệp của công ty

- Tổ chức quản lý tài sản, trang thiết bị ở khu vực văn phòng quản lý

- Lập kế hoạch mua sắm, thay thế trang thiết bị, phương tiện làm việc tại cơ quan

- Cấp các loại giấy tờ thuộc lĩnh vực hành chính cho cán bộ công nhân viên chức

được giám đốc giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc phân công

• Công tác thi đua tuyên truyền, lễ tân, quan hệ công chúng

- Tổ chức, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi, đánh giá hoạt động thi đua

- Xây dựng phương án, kế hoạch và triển khai thực hiện các việc về công tác thi

đua

- Trực, nghe và chuyển điện thoại

- Tổ chức sắp xếp phòng nghỉ cho khách có nhu cầu lưu trú tại công ty

- Quản lý hoạt động tài chính: xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như phiếu đề

- Tuyên truyền để biết tin theo từng ca kịp thời để động viên các gương mặt điểnhình, đồng thời phê phán những thói hư tật xấu vi phạm các quy chế của công ty

- Làm các việc khác mà chánh văn phòng phân công

• Công tác văn thư, lưu trữ; thư viện; photocopy, scan

- Tiếp nhận xử lý phân phối văn bản đi-đến kịp thời, đúng địa chỉ, phân loại,chuyển công văn đến các bộ phận theo đúng chức năng, nhiệm vụ

- Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong công ty thực hiện đúng thể thức trình bàyvăn bản

- Photo, scan tài liệu theo yêu cầu

- Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị đại hội trong công ty

- Quản lý việc mua, cấp phát văn phòng phẩm

- Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của công ty

- Giữ bí mật các công văn, tài liệu ở mức độ tuyệt mật chỉ vào sổ theo dõi vàchuyển cho người có trách nhiệm

- Phải tuyệt đối giữ bí mật các văn bản trong công ty khi chưa có ý kiến chỉ đạocủa giám đốc

- Thường xuyên theo dõi các công văn để kịp thời báo cáo

- Làm các việc khác do chánh văn phòng phân công

- Tổ chức quản lý, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả các loại dụng cụ, tài sản,các giá trị thực kho lưu trữ, thư viện

• Công tác văn hoá, thể thao

- Chuẩn bị các điều kiện về vật chật tinh thần, tổ chức quản lý nhân lực và chịutrách nhiệm về pháp lý

- Lâp kế hoạch chương trình và tổ chức quản lý, triển khai các hoạt động về vănhoá, văn nghệ, thể thao trong công ty

- Tổ chức thực hiện quản lý hướng dẫn tất cả các đối tượng có nhu cầu nghiêncứu, tìm hiểu, khai thác giá trị truyền thống văn hoá

- Làm việc khác do chánh văn phòng phân công

2.2.2 Tổ chức nhân sự

Công ty tổ chức nhân sự phù hợp với từng nhu cầu của công việc, vănphòng sẽ chia ra cho mỗi nhân viên một công việc để thực hiện Trong đó, chánhvăn phòng 1 người, phó chánh văn phòng 1 người, nhân viên 8 người

- Nhân viên văn thư 1 người,

-Nhân viên lưu trữ 1 người,

-Nhân viên lễ tân 1 người,

- Nhân viên thư viện 1 người,

- Nhân viên thi đua tuyên truyền 1 người,

- Nhân viên mạng 3 người,

- Nhân viên văn hoá, văn nghệ thể thao 1 người

*Qua thời gian tìm hiểu về Công ty than Cao Sơn tôi thấy bộ phận vănphòng của công ty ở mức độ quy mô ưa phải ,với qy mô không lớn nhưng bộphận văn phòng vẫn đáp ứng được những yêu cầu của lãnh đạo Đội ngũ cán bộcông nhân viên lam việc văn phòng đều có trình độ cao đăng ,đại học đáp ứngđầy đủ về trình độ chuyên môn ,vối độ ngũ làm việc lâu năm ,dày dặn kinhnghiệm nên có nhiều sáng tạo trong giải quyết công việc

2.3.Tổ chức quản lí công tác văn thư ,lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ luôn có vai trò quan trọng trong cơ quan ,đơn vị ,doanh nghiệp Việc thực hiện công tác văn thư , lưu trữ luôn cần thiết trong tất

cả các cơ quan đó là quá trình hoạt động để sản sinh ra giấy tờ , những văn bảntài liệu có giá trị đều được lưu trữ để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Nó đảm bảothông tin phục vụ kịp thời cho lãnh đạo , quản lí ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết hàng ngày , tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan ,tổ chứcdoanh nghiệp

2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư ,lưu trữ

Xây dựng các văn bản quy định về công tác văn thư ,lưu trữ công ty làđiều không thể thiếu vì đó là yếu tố pháp lí Dựa trên thông tư số04/2013/TT/BNV ban hành ngày 16/04/2013 về hướng dẫn xây dựng quy chế vềcông tác văn thư lưu trữ khi xây đựng quy định này tạo điều kiện cho việc thốngnhất trong qua trình thực hiện công tác văn thư ,lưu trữ

Quy định về văn thư ,lưu trữ của Công ty than Cao Sơn kèm theo Quyếtđịnh số 751/QĐ-VKCC ngày 1 tháng 8 năm 2013 của bạn Giiasm đốc Công tythan Cao Sơn trong quy định về lưu trữ được ban hành theo Thông tư số07/1012/TT-BNV Hướng dẫn văn bản lập hồ sơ và nộp hồ sơ và nộp hồ sơ và tàiliệu vào lưu trữ cơ quan và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lí và sử dụngcon dấu được nhà nước quy định rõ ràng về việc quản lí sử dựng con dấu trongnghị định số 58/2001/NĐ-CP

Quy định về công tác văn thư ,lưu trữ tại công ty than Cao Sơn quy định

rõ trách nhiệm,nguyên tắc ,quy định sử dụng con dấu nên công tác văn thư ởcông ty được thực hiện nghiêm túc.

Thường xuyên kiểm tra ,hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ và Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng

05 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Thanh tra ,kiểm tra việc sử dụng con dấu theo đúng quy định của phápluật,để bảo quản hồ sơ cho Công ty

2.3.2.Kiểm tra đánh giá về công tác văn thư ,lưu trữ

Kiểm tra nhằm đảm bảo các mục tiêu kế hoạch đặt ra đang được thực hiệnKiểm tra sẽ giúp đảm bảo cho những kết quả được phù hợp với các mục tiêu đề

ra ,phát hiện kịp thời sai sót để chấn chỉnh Để thực hiện tốt công tác văn thư lưutrữ mỗi năm một lần công ty tiến hành các đợt kiểm tra

Như vậy để các phòng ban thực hiện đúng quy định và thống nhất trongcác khâu và nghiệp vụ.Sẽ kiểm tra sổ công văn ,quản lí và sử dụng con dấu ,sắpxếp hồ sơ ,bảo quản tài liệu và kiểm tra các phòng ban về công tác soạn thảo vănbản ,lưu trữ ,bảo quản hồ sơ ,tài liệu các phòng ban trong quá trình làm việc vàquản lí

2.3.3.Công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Công tác VTLT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lí nóichung và hoạt động quản lí của từng cơ quan nói riêng.Trong văn phòng côngtác VTLT không thể thiếu được và là nội dungquan trọng chiếm một phần khôngnhỏ trong hoạt động của văn phòng.VTLT được xem như là một bộ phân quản lícủa mỗi cơ quan nó có hưởng trực tiếp đến chât lượng quản lí và Công ty thanCao Sơn

Việc tổ chức nghiệp vụ văn thư ,lưu trữ có thực hiện được tốt đều tuỳthuộc vào mức độ quan tâm cuuar lãnh đạo về công tác này,lãnh đạp nhận thứcđúng đắn và đầy đủ về tầm quan trọng cũng như ý nghĩ của công tác VTLT đốivới công ty tạo điều kiện phát triển và đi vào khuôn khổ.Thực hiện tốt VTLT SẼgiúp công việc dduowvj thực hiện nhanh chóng mang lại hiểu quả cao cho côngty.Chính vì vậy thường xuyên mở lớp đào tạo ,hướng dẫn nghiệp vụ VTLT chocán bộ nhân viên của công ty Công ty đã ý thức được hiệu quả cảu công tácVTLT nên đã tổ chức được bộ phận chuyên trách và tuyển dụng cán bộ được đàotạo ở bậc đại học và cao đẳng để đảm bảo trình độ chuyên môn ,nghiệp vụ

Mô hình tổ chức văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảmbảo thông tin hiệu quả Tất cả coogn việc tiếp nhận ,đăng kí ,chuyển giao vàtheo dõi thời hạn giản quyết công văn đến ,đánh máy ,in ân, đóng dấu , vào sổlàm thủ tục gửi công văn đi của công ty và các đơn vị trực thuộc của bộ phận