THỰC TRẠNG CÔNG tác QUẢN TRỊ văn PHÒNG tại PHÒNG QUY HOẠCH, PHÁT TRIỂN tài NGUYÊN DU LỊCH của sở văn hóa, THỂ THAO và DU LỊCH hải PHÒNG

Với một cơ quanlớn văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều các bộ phận, phòng ban, đơn vịvới một đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả các công việc cần thiết.Với một cơ quan nhỏ và hoạt

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm về văn phòng

1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

1.1.2 Khái niệm văn phòng

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

1.3 Chức năng, nhiệm vụ cả văn phòng

1.4 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị

1.4.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

1.4.2 Điều hành công việc văn phòng

1.4.3 Xây dựng quy chế

1.4.4 Tổ chức các cuộc hội nghị

1.4.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

1.4.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

1.4.7 Công tác hậu cần

1.5 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

1.5.1 Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan

1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

1.5.3 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ SỞ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCHHẢI PHÒNG

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Văn hóa, thể thao và du lịch HảiPhòng

2.2 Khái quát về Sở Văn hóa thể thao và du lịch Hải Phòng

2.2.1Khái quát về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Sở Văn hóa thể thao và dulịch Hải phòng

2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Văn hóa thể thao và du lịch Hải Phòng2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Văn hóa thể thao và du lịch HảiPhòng.

2.2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ

2.3 Tình hình hoạt động của Sở Văn hóa, thể thao và du lịch Hải Phòng

2.4 Thuận lợi và khó khăn của Sở Văn hóa, thể thao và du lịch Hải Phòng

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠIPHÒNG QUY HOẠCH, PHÁT TRIỂN TÀI NGUYÊN DU LỊCH CỦA SỞVĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH HẢI PHÒNG

3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng tại phòng quy hoạch, phát triển tài nguyên dulịch

3.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của phòng

3.3 Chế độ làm việc

3.4 Trang thiết bị văn phòng

3.5 Đội ngũ cán bộ, nhân viên của Phòng

3.6 Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại Phòng Quy hoach, phát triển tàinguyên du lịch

3.6.1 Công tác thông tin

3.6.2 Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác

3.6.3 Công tác hậu cần

3.6.4 Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

3.6.5 Công tác văn thư – lưu trữ

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG 1.1 Một số quan niệm về văn phòng

1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Bất kì cơ quan, tổ chức nào cũng có bộ phận văn phòng Với một cơ quanlớn văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều các bộ phận, phòng ban, đơn vịvới một đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả các công việc cần thiết.Với một cơ quan nhỏ và hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơngiản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ, ở đó cán bộ văn phòngphải kiêm nhiệm nhiều công việc

Ở cơ quan lớn thì việc thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hànhchính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chứcsản xuất kinh doanh Ở đó chỉ cần một hoặc hai người đảm đương tất cảcác công việc của văn phòng

Tất cả những điều trên đã nói lên văn phòng được thành lập xuất phát từnhu cầu khách quan do công việc của cơ quan, tổ chức quy định Nhưngtùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà vănphòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp

1.1.2 Khái niệm về văn phòng

Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là

một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

Nếu tiếp cận theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại

để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành củanhà quản trị

Nếu tiếp cận theo hướng chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại

để thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan tổchức

Nghiên cứu theo góc độ thực tế, người ta còn quan niệm rằng: Văn phòng

là phòng làm việc của nhà lãnh đạo

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm củamọi cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc

Tóm lại : Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức

là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm

lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạtđộng của cơ quan, của tổ chức

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạotrong mọi hoạt động của tổ chức Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúpcho các nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện

kĩ thuật phục vụ cho công việc quản lý, điều hành

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệtrong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Dovăn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, dối ngoại của cơquan Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa cơ quan cấp trên, cơ quan ngangcấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân

Khác với các bộ phận khác trong tổ chức văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên liên tục Văn phòng phải có một bộ phận làmviệc liên tục cả ngày lẫn đem, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt

động những ngỳa nghỉ, lễ tết, thứ7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh

và thông tin thông suốt cho cơ quan

1.2.2 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơquan và tổ chức Bởi vì các quy định, chỉ thị của thủ trưởng đều phảithông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác.Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyếtđịnh và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệđối với các tổ chức khác đến cơ quan mình Văn phòng được coi như làcồng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hoặc đi đềuqua bộ phận văn phòng

Từ những nguôn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thôngtin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưư giữ Đây là hoạtđộng quan trọng nó quyết định thành bại của tổ chức

Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo

Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tỏ chức, điều hành

Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong vàngoài tổ chức

Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt đông của các đơn vịnói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.3.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có hai nhóm chức năng chính : Chức năng tham mưu, tổnghợp và chức năng hậu cần

1.3.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tácvăn phòng Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đe thống kê, xử lýthông tin, số liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thựcchất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động

quản lý của thủ trưởng cơ quan Nếu tách rời thì hoạt động quản lý sẽ rơivào tình trạng phiến diện, chủ quan, thiếu căn cứ khoa học.

Hoạt động của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu

tố chủ quan thuộc về nhà quản lý, thuộc về thủ trưởng cho nên muốn cóquyết định đúng đắn khách quan khoa học thì thủ trưởng cơ quan phải căn

cứ vào những ý kiến tham gia đóng góp khách quan của nhân viên cấpdưới Những ý kiến đóng góp đó phải được phân tích, chọn lọc, tổng hợpnhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết, kịp thời Nghiệp

vụ này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấnvừa mang tính chuyên sâu Mặt khác kết quả tham vấn đó xuất phát từnhiều nguồn thông tin, từ thông tin ở đầu vào, đầu ra cho đến những thôngtin ngược trên mọi lĩnh vực mà văn phòng thu thập được Nguồn thông tin

đó phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ, sử dụng theo yêu cầucủa nhà quản lý

1.3.1.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của bất kì cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu cácđiều kiện vật chất như: nhà cửa, công cụ, thiết bị, tài chính… Các điềukiện, phương tiện phải được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừngđược bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơquan, đơn vị Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của vănphòng Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, phương tiện và nguồntài chính song hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào phương tức quản lý, tùythuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng.Phương châm hoạt động chung cả công tác văn phòng: Chi phí thấp nhất

để đạt hiệu quả cao nhất

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năngtham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổsung hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồntại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ cức

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta phânthành các chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể, chi tiết ấylại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất hìnhthức và nội dung cụ thể nên gọi là những nhiệm vụ Ví dụ như với chứcnăng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm

vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất Trong tham mưu lại

có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về tuyển dụng nhânsự… Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động mà văn phòng phảithực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy đối với chức năng hậucần, tổng hợp

Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụthể của văn phòng như sau:

1.3.2.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế của cơ quan, đơn vị.

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phảituân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điềukiện để duy trì hoạt động Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữacác cơ quan trong đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chưc năngkhác nhau nên mỗi tổ chức đều cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng.Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh, thông qua lãnhđạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế họatđộng của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quantrọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đựoc tổ chức và

đi vào hoạt động

1.3.2.2 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lượcphát triển Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mụctiêu, biện pháp cụ thể cho từng thời kì hoạt động 5 năm, 1năm, quý, tháng,tuần… cần phải có kế hoạch chương trình cụ thể Đơn vị muốn đạt được mụctiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kếhoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt

động Kế hoạc tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phậntrong đơn vị cùng triển kshi thực hiện Căn cứ vào chiến lược phát triển vănphòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể trong từng năm, tháng, quý, tuần cho cơquan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộphận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình Cũng qua việc chỉ đạo chươngtrình kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên

hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn

1.3.2.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.

Hoạt động của bất kì cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có những yếu tốtối thiểu về thông tin Thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, hành chính,

dự báo… Thônh tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra nhữngquyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập,

xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong licnhx vực này là vănphòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cảcác thông tin đến hay đi đều được thu thâp, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từnhững thông tin tiếp nhận( bên ngoài và nội bộ) văn phòng phải phân loại theocác kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọngtrong cơ quan, đơn vị nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chứcnên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữkhi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin, nếu thông tin được thuthập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo

sẽ có được quyết định hữu hiệu nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả,ảnh hưởng đến môi trường của đơn vị

1.3.2.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiên nay nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điềuhành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các vănbản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý vềkinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việclưu trữ và lưu hành văn bản Hiện nay ở nh\ước ta đã có luật ban hành văn bản

quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vao luật, chính phủ, các bộ ngành đãđược ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế,

xã hội của các đơn vị, tổ chức Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn nứ để các

cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chếcác quy định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành được những vănbản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động tíchcực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyêntrách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thôngtin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin biết sử dụng và chuyển phát thông tin,

đó chính là văn phòng

1.3.2.5 Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt đông của cơ quan.

Bất kì một cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có cácyếu tố kĩ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổchức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời còn

là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đén môi trườngkinh tế, xã hội Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạtđộng gồm: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công

cụ lao động, các chi phí cần thiết khác mang tính thường xuyên, liên tục vì vậyvăn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt độngcủa đơn vị mà cung cấp kịp htời, đầy đủ Nếu việc cuung cấp các yếu tố đókhông đủ về ssố lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn khôngđúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị đẻ làmtốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

1.3.2.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.

Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòngnhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòngcũng cần tuân thủ nững nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thốngnhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng,

phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng caonhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra cho công tác văn phòng Không những thế trongthời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sưc cố găngtheo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối vănphòng Yêu cầu nó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điềuhành công việc.

1.3.2.7 Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị văn phòng phai hoạtđộng thường xuyên, liên tục cả trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa thực thi,vừa giám sát Đặc tính này là do chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhậnmọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Theocách đó văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ với hoạt độngchung của đơn vị Còn một bộ phận(không lớn) làm việc liên tục cả ngày đêmngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tinthông suốt Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo

và đơn vi thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn liền với các bộphận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức, quản lý lấycác hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế duy trìđược hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộphận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

1.4 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị.

Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc vănphòng Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung như sau:

1.4.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

 Tổ chức bộ máy:

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏiphải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng lớp, mộ hoạtđộng trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiẹu quả, cácmối quan hệ phải rõ ràng

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kếthợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấphơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban

để tránh sự lặp lại hay trùng lặp không cần thiết

 Phân công công việc:

Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân côngcông việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí và thẩm quyền( hai yêu stố này do pháp luật quyđịnh) Mỗi cơ quan, đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhautrong xã hội Vì vậy đặc điểm hoạt hoạt động, nhiệm vụ được giao củatừng cơ quan, tổ chức đó hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công laođộng trong các cơ quan, đơn vị cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan Việc phân công côngviệc phải dựa trên những cơ sở sau:

+ Dựa vào kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất mỗi loại công việc,theo công việc thực tế

+ Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay tổchức đó là biên chế cơ quan

Không có chức năng nhiệm vụ nào mà không có cơ quan, tổ chức hay conngười đảm nhiệm

Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ

Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều cơ quanhay nhiều người đảm nhận

1.4.2 Điều hành công việc văn phòng.

Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điềuhành công việc trong văn phòng

Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dướiquyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chínhxác, kịp thời triển khai công việc được giao

Điều hành công việc văn phòn là sự tác động đúng đắn vào một khâu cầnthiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việcphải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi

- Mục tiêu đặt ra cho việc đièu hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau trongkhuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

- Thủ tục áp dụng trong qua trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

1.4.3 Xây dựng quy chế

Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thốngvăn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ cụ thể của cán bộ, côngchức quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp

để hoạt động có hiệu quả

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:

Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn

bộ các cơ quan, trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyếtcác nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp nghạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển

Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,

phòng ban mang tính chất đặc thù

1.4.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủnghĩa, để phát huy trí tuệ của tập thể Đó là hình thức tập thể lao động ra quyếtđịnh hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổithông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xéttính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thờigian cuộc họp

Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xácđịnh rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu chocuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

1.4.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rấtquan trọng Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạtđộng văn phòng thông suốt và có kết quả.

1.4.5.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản

và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dungchính sau đây:

- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo, đánh máy, ban hành vănbản

- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm : Quản lý và giải quyết văn bảnđến, văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

1.4.5.2 Công tác lưu trũ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn vị để làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phông lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê

- Bảo quản tài liệu

- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

1.4.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị.

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nóichung và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cẩm thụ và đượcđánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụnào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị

là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong

cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiệncho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất

Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bảnquản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng lànhằm thực hiện các mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.Đặc biệt thông tin cần thiết để:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt các mục tiêu đó

+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả vàhiệu quả cao nhất

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mongmuốn đóng góp

+ Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.4.7 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làmviệc của cơ quan, cải thiện môi trường làm việc cho người lao động các điềukiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cungứng

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kĩ thuật cũngnhư cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt độnghậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ SỞ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hải Phòng

Giám đốc là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy bannhân dân thành phố và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở

Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định bổnhiệm, miễn nhiệm theo tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ trưởng BộVăn hóa, Thể thao và Du lịch quy định và theo các quy định về quản lý công táccán bộ

- Phó giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở phụ trách một hoặc một sốlĩnh vực công tác do Giám đốc Sở phân công và chịu trách nhiệm trướcGiám đốc Sở, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Giám